Hotararea 40/28.02.2006 privind organizarea şi funcţionarea Serviciului Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor Timişoara cu personalitate juridică

ROMANIA CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI TIMIŞOARA Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Anexa nr. 2 la HCL nr. 40 din 28.02.2006 APROBAT PRIMAR Gheorghe Ciuhandu

STAT DE FUNCŢII Funcţia publică Nr.

crt Denumirea funcţiei Nivel

studii Nr. posturi

Clasa Grad Treapta

de salarizare

A. Funcţii publice de conducere 1 Director executiv S 1 2 Director executiv adjunct S 1 3 Şef serviciu S 1 4 Şef birou S 3 Total funcţii publice de conducere 6 B. Funcţii publice de execuţie 1 Consilier juridic S 1 I superior 3 2 Consilier juridic S 1 I asistent 3 3 Consilier S 1 I principal 2 4 Consilier S 2 I asistent 3 5 Consilier S 2 I debutant 6 Referent de specialitate SSD 1 II debutant 7 Referent M 13 III superior 1 8 Referent M 2 III asistent 2 Total funcţii publice de execuţie 23 C. Funcţii personal contractual 1 Inginer de sistem S 1 II 2 Analist programator S 1 II 3 Inspector de specialitate S 1 III 4 Referent de specialitate S 8 II 5 Referent de specialitate S 16 III 6 Inspector de specialitate S 1 IA 7 Inspector de specialitate S 1 III 8 Referent M 5 IA 9 Referent M 5 I 10 Referent M 7 II 11 Referent M 1 III 12 Secretar-dactilograf M 2 I 13 Funcţionar M 1 I 14 Casier M 1 I 15 Arhivar M 1 I

16 Administrator M 1 I 17 Muncitor calificat G 1 I 18 Muncitor calificat G 1 III 19 Portar M 1 III 20 Ingrijitor G 1 I Total personal contractual 57 TOTAL GENERAL

Număr total de posturi 86 din care: 1. Funcţii publice 29 - de conducere 6 - de execuţie 23 2. Personal contractual 57 - de conducere 5 - de execuţie 50 - de deservire 2

1

1

TOTAL POSTURI 86 Din care : FUNCTII PUBLICE 29 -de conducere 6 -de executie 23 PERSONAL CONTRACTUAL 57 -de conducere 5 -de executie 50 -de deservire 2

1+9

BIROUL ACTUALIZARE A REGISTRULUI PERMANENT

DE EVIDENTA A PERSOANELOR

DIRECTOR EXECUTIV ADJUNCT

SERVICIUL GHISEUL UNIC

1+11

BIROUL JURIDIC RESURSE UMANE

COMUNICARE

BIROUL FINANCIAR ADMINISTRATIV

1+11

SERVICIUL STARE CIVILA 1+9

1+3+21+10

BIROUL VERIFICARE

AVIZARI CERERI

SERVICIUL DE EVIDENTA A PERSOANELOR

1+7

2

BIROUL ELIBERARE ACTE LA CERERE

1+5

BIROUL OPERARE MODIFICARI IN

STATUTUL CIVIL AL PERSOANEI

1+6

C O

M P

A R

TIM E

N T

IN FO

R M

A TIC

A DIRECTOR EXECUTIV

SERVICIUL PUBLIC DE EVIDENTA A PERSOANELOR

CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI TIMIŞOARA SERVICIUL PUBLIC COMUNITAR DE EVIDENŢA PERSOANELOR Nr. SC2006- 2524 – 9.02.2006 APROBAT

Primar, Dr. ing. Gh. Ciuhandu

REFERAT privind organizarea şi funcţionarea

Serviciului Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor Timişoara ca entitate cu personalitate juridică

Serviciul Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor Timişoara a fost înfiinţat în baza OG 84/2001 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, aprobată, cu modificări şi completări prin Legea 372/2002, la rândul ei cu modificări şi completări ulterioare, prin Hotărârea nr. 5/25.01.2005 a Consiliului Local al Municipiului Timişoara, pe structura serviciului de Stare Civilă din aparatul propriu al Consiliului Local şi a fostului Birou de Evidenţă Informatizată a Persoanei, din cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor.

Serviciul public comunitar astfel înfiinţat, funcţionează în subordinea Consiliului Local al Municipiului Timişoara, în cadrul aparatului propriu al acestuia, fără personalitate juridică.

OG nr. 16/26.01.2006, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 80/30.01.2006, modifică şi completează din nou actul normativ enunţat anterior. Astfel, la art. 4 din OG 84/2001 se introduce un nou aliniat, cu următorul cuprins:

“Serviciile publice comunitare de evidenţă a persoanelor, înfiinţate în subordinea consiliilor locale ale comunelor, oraşelor, municipiilor sau sectorului municipiului Bucureşti, se pot constitui cu personalitate juridică, prin Hotărâre a consiliilor locale”.

Faţă de aceste prevederi legale şi pentru eficientizarea activităţii Serviciului Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor Timişoara, propunem organizarea acestuia ca entitate cu personalitate juridică, în subordinea Consiliului Local al Municipiului Timişoara.

Dată fiind situaţia juridică nou creată, în vederea funcţionării efective a serviciului, se impune adaptarea corespunzătoare a organigramei, statutului de funcţii, numărului de posturi şi a regulamentului de organizare şi funcţionare.

Secretar, Director executiv, Ioan Cojocari Vasile Tărciatu Avizat juridic, Şef serviciu juridic-contencios Mirela Lasuschievici

1

CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI TIMIŞOARA

REGULAMENT PRIVIND ORGANIZAREA ŞI FUNCŢIONAREA

SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR TIMIŞOARA

CAPITOLUL I - DISPOZIŢII GENERALE ART.1. Serviciului Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor Timişoara, s-a înfiinţat prin Hotărârea nr. 5/25.01.2005 a Consiliului Local al Municipiului Timişoara, în temeiul art.1, alin.(1) din Ordonanţa Guvernului nr.84 / 2001 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea serviciilor publice comunitare de evidenţa persoanelor, aprobată şi completată prin Legea 372 / 2002, precum şi prin Ordonanţa de Urgenţă nr.50 / 2004 şi HG 2104 / 2004, pentru aprobarea Metodologiei privind criteriile de dimensionare a numărului de funcţii din aparatul serviciilor comunitare de evidenţă a persoanelor, constituirea patrimoniului şi managementul resurselor umane, financiare şi materiale. ART.2. Prin Hotărârea nr. __________________________ a Consiliului Local al Municipiului Timişoara, în baza OG nr. 16/26.01.2006, Serviciului Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor Timişoara a dobândit personalitate juridică şi funcţionează în subordinea Consiliului Local al Municipiului Timişoara. ART.3. Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor care s-a organizat la nivel de direcţie, prin reorganizarea Serviciului de Stare Civilă şi a Direcţiei de Evidenţă Informatizată a Persoanei are în componenţă servicii , birouri şi compartimente având ca principale atribuţii: înregistrarea actelor şi faptelor de stare civilă, evidenţa persoanelor şi eliberarea cărţilor de identitate, a cărţilor de alegător, a paşapoartelor simple, a permiselor de conducere auto şi a certificatelor de înmatriculare, informatică, analiză-sinteză, secretariat-arhivă şi relaţii cu publicul.

ART.4. Conducerea direcţiei este asigurată de Directorul executiv, funcţionar public, numit sau eliberat din funcţie prin hotărâre a consiliului local, în condiţiile legii, cu avizul Inspectoratului Naţional pentru Evidenţa Persoanelor, în conformitate cu prevederile art.9 alin.(2) din Metodologia aprobată prin Hotărârea Guvernului nr.2104 / 2004. ART.5. Directorul executiv răspunde în faţa consiliului local de întreaga activitate pe care o desfăşoară, a primarului şi a secretarului consiliului local, potrivit prevederilor fişei postului. ART.6. (1) Directorul executiv reprezintă direcţia în relaţiile cu şefii celorlate structuri din cadrul primăriei, cu comandanţii (şefii) unităţilor din Ministerul Administraţiei şi Internelor precum şi cu celelalte instituţii şi autorităţi, potrivit competenţelor legale. (2) În aplicarea ordinelor şi instrucţiunilor de nivel superior, directorul executiv emite dispoziţii, în conformitate cu prevederile legale, obligatorii pentru tot personalul din subordine.

2

(3) Directorul executiv poate delega atribuţii din competenţa sa altor persoane din subordine, în condiţiile legii. (4) Personalul direcţiei răspunde de întreaga activitate pe care o desfăşoară în faţa directorului executiv. (5) Directorul executiv este ajutat de un director executiv adjunct ART.7. În îndeplinirea prerogativelor cu care este investită, direcţia cooperează cu celelalte structuri ale primăriei şi Ministerului Administraţiei şi Internelor şi colaborează în probleme de interes comun, în condiţiile legii, cu autorităţi publice, societăţi, agenţi economici şi persoane fizice .

CAPITOLUL II - ORGANIZAREA DIRECŢIEI DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR TIMIŞOARA

ART.8. (1) Structura organizatorică şi personalul direcţiei sunt stabilite prin hotărâre a Consiliului Local al Municipiului Timişoara, cu avizul Inspectoratului Naţional pentru Evidenţa Persoanelor. (2) Direcţia de Evidenţă a Persoanelor are următoarea structură: - Serviciul de Stare Civilă - Biroul eliberări acte la cerere - Biroul de operare a modificărilor în statutul civil al persoanelor - Serviciul de Evidenţă a Persoanei - Biroul verificări şi avizări cereri - Biroul actualizare a registrului permanent de

evidenţă a persoanei - Serviciul Ghişeu Unic - Biroul Finaciar -Administrativ - Compartimentul Informatică - Biroul Juridic – Resurse umane-Comunicare ART.9. (1) Direcţia exercită atribuţiile ce-i revin potrivit legii, pentru soluţionarea cererilor cetăţenilor care au domiciliul sau reşedinţa în municipiul Timişoara . (2) Direcţia primeşte şi soluţionează, în materie de evidenţă a persoanelor şi cererile cetăţenilor domiciliaţi în oraşele şi comunele arondate fostului Birou de Evidenţă Informatizată a Persoanei Timişoara, până la organizarea Serviciilor publice comunitare locale ale acestor entităţi administrative. Acestea sunt: - oraşul Recaş şi comunele Becicherecu Mic , Biled , Bogda , Cenei , Checea Dumbrăviţa , Dudeştii Noi , Fibiş , Foeni ,Giulvăz , Giarmata , Ghiroda , Giroc , Maşloc , Moşniţa Nouă , Orţişoara , Parţa , Peciu Nou , Pişchia , Remetea Mare , Şandra , Satchinez , Săcălaz , Sânandrei , Sânmihaiu Român , Şag şi Uivar . ART.10. (1) În vederea exercitării atribuţiilor stabilite prin lege, activitatea direcţiei are la bază relaţii de autoritate (ierarhice , funcţionale ), de cooperare, de coordonare şi control, potrivit atribuţiilor stabilite pentru fiecare structură componentă în parte.

3

(2) Relaţiile de autoritate ierarhice se stabilesc între conducerea direcţiei şi structurile subordonate acesteia, în scopul menţinerii şi perfecţionării stării de funcţionalitate a direcţiei. Acelaşi tip de relaţii se stabilesc şi între şefii de compartimente şi personalul subordonat acestora. (3) În cadrul compartimentelor unde nu sunt prevăzute funcţii de conducere se stabilesc relaţii de autoritate funcţionale între personalul cu funcţia cea mai mare şi restul personalului acestor structuri, în vederea îndrumării şi îmbinării în mod unitar a activităţii acestora şi a echilibrării atribuţiilor de serviciu . ART.11. La nivelul direcţiei, activitatea de control şi coordonare este atributul directorului executiv şi se exercită direct sau prin intermediul şefilor de servicii, birouri şi compartimente. În activitatea de control, în ceea ce priveşte relaţiile de muncă specifice, directorul executiv poate angrena şi alt personal specializat din cadrul structurilor proprii.

CAPITOLUL III - ATRIBUŢIILE DIRECŢIEI DE EVIDENŢĂ A PERSOANEI

ART.12. Direcţia are următoarele atribuţii principale: a) întocmeşte, ţine evidenţa şi eliberează, în sistem de ghişeu unic,

certificatele de stare civilă, cărţile de identitate şi cărţile de alegător. b) primeşte cererile şi documentele necesare şi eliberează, în sistem de

ghişeu unic, paşapoartele simple, permisele de conducere auto şi certificatele de înmatriculare a vehiculelor .

c) înregistrează actele şi faptele de stare civilă d) operează menţiunile şi modificările intervenite în statutul civil, domiciliul

şi reşedinţa persoanelor e) actualizează şi valorifică Registrul local de evidenţă a populaţiei f) furnizează Sistemului Naţional Informatic de Evidenţă a Populaţiei, date

necesare actualizării Registrului permanent de evidenţa populaţiei g) întocmeşte listele electorale permanente, în colaborare cu structurile

teritoriale ale Centrului Naţional pentru Administrarea Bazelor de date de evidenţă a persoanelor

h) ţine registrele de evidenţă pentru fiecare categorie de documente eliberate

i) constată contravenţii şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii j) îndeplineşte şi alte atribuţii stabilite prin reglementări legale.

Secţiunea I - ATRIBUŢII ÎN DOMENIUL EVIDENŢEI PERSOANELOR ŞI ELIBERĂRII ACTELOR DE IDENTITATE

ART.13. În domeniul evidenţei persoanelor şi eliberării actelor de identitate, direcţia are următoarele atribuţii principale: a) organizează activitatea de eliberare a actelor de identitate şi a cărţilor de

alegător, sens în care primeşte , analizează şi soluţionează cererile pentru eliberarea cărţilor de identitate, stabilirea, restabilirea ori schimbarea domiciliului, precum şi acordarea vizei de reşedinţă în conformitate cu prevederile legale.

4

b) pentru îndeplinirea întocmai a atribuţiilor şi sarcinilor din competenţă, răspunde de aplicarea dispoziţiilor legale, a ordinelor şi instrucţiunilor care reglementează activitatea în domeniul regimului de evidenţă a persoanelor .

c) înregistrează toate cererile, în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru.

d) răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise în formularele necesare eliberării actelor de identitate.

e) colaborează cu formaţiunile de Poliţie organizând în comun acţiuni şi controale la locuri de cazare în comun, hoteluri, moteluri, campinguri şi alte unităţi de cazare turistică, în vederea identificării persoanelor nepuse în legalitate din punct de vedere al evidenţei populaţiei, precum şi a celor urmărite în temeiul legii .

f) asigură aplicarea menţiunilor corespunzătoare în actele de identitate ale cetăţenilor faţă de care s-a luat măsura interdicţiei de a se afla în anumite localităţi sau de a părăsi localitatea de domiciliu.

g) identifică pe baza menţiunilor operative, persoanele urmărite, cele cu interdicţia prezenţei în anumite localităţi şi anunţă unităţile de poliţie în vederea luării măsurilor legale ce se impun.

h) înmînează actele de identitate titularilor care au solicitat eliberarea acestora .

i) actualizează registrul permanent de evidenţă a populaţiei cu informaţiile din cererile cetăţenilor pentru eliberarea actului de identitate, precum şi din comunicările autorităţilor publice prevăzute de lege .

j) desfăşoară activităţi de primire, examinare şi rezolvare a petiţiilor cetăţenilor.

k) asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii cu unităţile operative ale M.A.I., în scopul realizării operative şi în condiţii de calitate a sarcinilor comune ce le revin, în temeiul legii .

l) formulează propuneri pentru îmbunătăţirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru etc.

m) întocmeşte situaţiile statistice, sintezele ce conţin activităţile desfăşurate lunar, trimestrial şi anual, în cadrul direcţiei, precum şi procesele - verbale de scădere din gestiune .

n) răspunde de activităţile de selecţionare, creare , folosire şi păstrare a arhivei specifice .

o) soluţionează cererile formaţiunilor operative din M.A.I., S.R.I., S.P.P., Justiţie, Parchet , M.Ap.N., persoane fizice şi juridice , privind verificarea şi identificarea persoanelor fizice.

p) organizează , asigură conservarea şi utilizează, în procesul muncii, evidenţele locale.

q) eliberează acte de identitate persoanelor internate în unităţi sanitare şi de protecţie socială , precum şi celor aflate în arestul unităţilor de poliţie ori în unităţi de detenţie din zona de responsabilitate.

r) acordă sprijin în vederea identificării operative a persoanelor internate în unităţi sanitare , ce nu posedă asupra lor acte de identitate. s) asigură securitatea documentelor direcţiei.

5

Secţiunea a II a - ATRIBUŢII DE ELIBERARE A PAŞAPOARTELOR, A PERMISELOR DE CONDUCERE ,A CERTIFICATELOR DE ÎNMATRICULARE ŞI A PLĂCILOR CU NUMERE DE ÎNMATRICULARE A VEHICULELOR

ART.14. Pentru eliberarea paşapoartelor , a permiselor de conducere, a certificatelor de înmatriculare şi a plăcilor cu numere de înmatriculare a vehiculelor, direcţia are următoarele principale atribuţii: a) primeşte cererile şi documentele necesare în vederea eliberării şi preschimbării paşapoartelor simple, includerii minorilor în paşapoartele părinţilor , eliberării şi preschimbării permiselor de conducere auto, a certificatelor de înmatriculare şi a plăcilor cu numere de înmatriculare a vehiculelor pentru cetăţenii care domiciliază în raza de competenţă. b) trimite Serviciului public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor , respectiv Serviciul public comunitar regim permise de conducere şi înmatriculare a vehiculelor al judeţului Timiş, cererile şi documentele necesare în vederea producerii paşapoartelor simple, permiselor de conducere, certificatelor de înmatriculare a vehiculelor şi plăcilor cu numere de înmatriculare a vehiculelor. c) preia de la Serviciul public comunitar competent paşapoartele simple, permisele de conducere, certificatele de înmatriculare a vehiculelor şi plăcile cu numere de înmatriculare a vehiculelor în vederea înmânării lor de către solicitanţi. d) înmânează paşapoartele, permisele de conducere auto, certificatele de înmatriculare şi plăcile cu numere de înmatriculare a vehiculelor, titularilor care au solicitat eliberarea acestora. e) răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise de cetăţeni în formularele utilizate pentru eliberarea paşapoartelor , permiselor de conducere auto şi certificatelor de înmatriculare. f) ţine registrele de evidenţă pentru fiecare categorie de documente eliberate.

Secţiunea a III - a ATRIBUŢII ÎN DOMENIUL INFORMATICII ART.15. În domeniul informatic, direcţia are următoarele atribuţii principale : a) actualizează Registrul permanent de evidenţă a populaţiei local cu datele privind persoana fizică, în baza comunicărilor înaintate de ministere şi alte autorităţi ale administraţiei publice centrale şi locale, precum şi a documentelor prezentate de cetăţeni cu ocazia soluţionării cererilor acestora. b) preia în Registrul permanent de evidenţa populaţiei datele privind persoana fizică în baza comunicărilor nominale pentru născuţii vii, cetăţeni români ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al persoanelor în vârstă de 0 - 14 ani, precum şi actele de identitate ale persoanelor decedate ori declaraţiile din care rezultă că persoanele decedate nu au avut acte de identitate. c) preia imaginea cetăţenilor care solicită eliberarea actelor de identitate şi a paşapoartelor. d) actualizează datele şi pregăteşte lotul în vederea producerii cărţilor de identitate şi a paşapoartelor.

6

e) copiază pe dischete sau CD lotul cu cererile pentru producerea cărţilor de identitate şi a paşapoartelor şi completează fişa de însoţire a lotului şi celelalte evidenţe. f) operează în baza de date locală data înmânării cărţii de identitate . g) execută activităţi pentru întreţinerea preventivă a echipamentelor din dotare. h) evidenţiază incidentele de hard - soft şi de aplicaţie. i) clarifică neconcordanţele dintre nomenclatorul străzilor şi situaţia din teren, respectiv din documentele cetăţenilor, împreună cu serviciul Banca de Date Urbane. j) rezolvă erorile din baza de date locală (constatate cu ocazia unor verificări sau semnalate de alţi utilizatori) . k) salvează şi arhivează pe suport magnetic, fişierul de imagini pentru loturile de cărţi de identitate . l) furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene şi locale, agenţii economici şi către cetăţeni, în cazul în care sunt necesare prelucrări de date în sistem informatic. m) întocmeşte listele electorale permanente. n) administrează sistemul informatic în problemele ce ţin de competenţa direcţiei. o) desfăşoară activităţi de studiu şi documentare tehnică , în scopul cunoaşterii tehnologiilor în domeniul informatic şi a posibilităţilor de implementare a acestora în cadrul sistemului informatic local . p) colaborează cu specialiştii structurilor informatice interconectate la bazele de date comune ale Ministerului Administraţiei şi Internelor , în vederea asigurării utilizării datelor în conformitate cu prevederile legale . q) execută operaţii de instalare a sistemelor de operare a software -ului de bază şi de aplicaţie pe echipamentele de calcul care compun sistemul informatic local şi participă la depanarea şi repunerea în funcţiune a echipamentelor de calcul , împreună cu specialiştii firmei care asigură asistenţa tehnică în cadrul contractului de service al echipamentelor de calcul , de comunicaţie şi software . r) asigură protecţia datelor şi informaţiilor gestionate şi ia măsuri de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate şi secrete de serviciu s) pentru asigurarea compatibilităţii hardware şi software, a sistemelor informatice şi de comunicaţii pentru emiterea cărţilor de identitate şi a cărţilor de alegător, echipamentele necesare preluării imaginii cetăţenilor care solicită cărţi de identitate, precum şi cele necesare actualizării registrelor locale de evidenţă a persoanelor se achiziţionează de către serviciile publice comunitare locale în baza specificaţiilor tehnice elaborate de Centrul Naţional de Administrare a Bazelor de Date privind Evidenţa Persoanelor t) pentru înlocuirea sistemelor de operare sau modificarea parametrilor acestora, pentru modificarea tehnicii de calcul, precum şi instalarea produselor software şi aplicaţiilor necesare operării bazelor de date, sunt autorizaţi specialiştii structurilor teritoriale ale Centrului Naţional de Administrare a Bazelor de Date privind Evidenţa Persoanelor u) compartimentul Informatică din cadrul direcţiei va efectua analiza, proiectarea şi implementarea lucrărilor financiar-contabile necesării funcţionării direcţiei; de asemenea, specialiştii din compartimentul Informatică pot participa la analiza şi

7

proiectarea sistemelor informatice la nivel de ţară necesare serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, în măsura în care aceştia sunt solicitaţi. v) execută alte sarcini dispuse de conducerea direcţiei .

Secţiunea a IV-a ATRIBUŢII ÎN DOMENIUL STĂRII CIVILE

ART.16. În domeniul stării civile, direcţia are următoarele principale atribuţii : a) întocmeşte, la cerere sau din oficiu - potrivit legii, acte de naştere,

căsătorie şi de deces şi eliberează certificate doveditoare . b) înscrie menţiuni, în condiţiile legii şi ale metodologiilor, pe marginea

actelor de stare civilă aflate în păstrare şi trimite comunicări de menţiuni pentru înscriere în registre, exemplarul I sau II, după caz .

c) pentru îndeplinirea întocmai a atribuţiilor şi sarcinilor din competenţă, răspunde de aplicarea întocmai a dispoziţiilor legale, a ordinelor şi instrucţiunilor care reglementează activitatea de stare civilă .

d) înregistrează toate cererile în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru .

e ) răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise în formulare.

f) eliberează extrase de pe actele de stare civilă, la cererea autorităţilor, precum şi dovezi privind înregistrarea unui act de stare civilă,

la cererea persoanelor fizice . g) trimite structurii informatice din cadrul direcţiei până la data de 5 a lunii

următoare înregistrării, comunicările nominale pentru născuţii vii cetăţeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statulul civil al persoanelor în vârstă de 0 - 14 ani, precum şi actele de identitate ale persoanelor decedate ori declaraţiile din care rezultă că persoanele decedate nu au avut acte de identitate .

h) trimite centrelor militare, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării decesului, livretul militar sau adeverinţa de recrutare a persoanei supuse obligaţiilor militare .

i) întocmeşte buletine statistice de naştere, de căsătorie şi de deces, în conformitate cu normele Institutului Naţional de Statistică, pe care le trimite lunar Direcţiei Judeţene de Statistică .

j) ia măsuri de păstrare în condiţii corespunzătoare a registrelor şi certificatelor de stare civilă pentru a evita deteriorarea sau dispariţia acestora .

k) atribuie coduri numerice personale, pe baza listelor de coduri precalculate, pe care le arhivează şi le păstrează în condiţii depline de securitate.

l) propune anual necesarul de registre, certificate de stare civilă, formulare, imprimate auxiliare şi cerneală specială pentru anul următor şi îl comunică Serviciului Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor al Judeţului Timiş .

m) se îngrijeşte de reconstituirea prin copiere a registrelor de stare civilă pierdute ori distruse - parţial sau total - după exemplarul existent, certificând exactitatea datelor înscrise .

n) ia măsuri de reconstituire sau întocmire ulterioară a actelor de stare civilă, în cazurile prevăzute de lege .

o) înaintează Serviciului Public Comunitar Judeţean de Evidenţă a Persoanelor, exemplarul II al registrelor de stare civilă, în termen de 30 de

8

zile de la data când toate filele din registru au fost completate, după ce au fost operate toate menţiunile din exemplarul I .

p) sesizează imediat serviciul judeţean de specialitate, în cadrul dispariţiei unor documente de stare civilă cu regim special .

q) primeşte cererile şi efectuează verificări cu privire la schimbarea numelui pe cale administrativă şi transcrierea certificatelor de stare civilă procurate din străinătate. r) la solicitarea instanţelor, efectuează verificări cu privire la anularea, completarea, rectificarea ori modificarea actelor de stare civilă, declararea dispariţiei sau a morţii pe cale judecătorească şi înregistrarea tardivă a naşterii . s) desfăşoară activităţi de primire , examinare, evidenţă şi rezolvare a petiţiilor cetăţenilor. t) asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii cu unităţiile operative ale Ministerului Administraţiei Internelor, în scopul realizării operative şi de calitate a sarcinilor comune ce -i revin în temeiul legii . u) formulează propuneri pentru îmbunătăţirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru etc. v) întocmeşte situaţiile statistice sintezele ce conţin activităţile desfăşurate lunar , trimestrial şi anual, în cadrul serviciului public direcţiei, precum şi procesele- verbale de scădere din gestiune . w) răspunde de activităţile de selecţionare, creare, folosire şi păstrare a arhivei. x) execută acţiuni şi controale cu personalul propriu sau în colaborare cu formaţiunile de ordine publică, în unităţile sanitare şi de protecţie socială, în vederea depistării persoanelor a căror naştere nu a fost înregistrată în registrele de stare civilă şi a persoanelor cu identitate necunoscută . y) colaborează cu formaţiunile de poliţie pentru identificarea unor cadavre şi persoane cu identitate necunoscută, precum şi a părinţilor copiilor abandonaţi .

Secţiunea a V -a ATRIBUŢII DE ANALIZĂ - SINTEZĂ , SECRETARIAT ŞI RELAŢII CU PUBLICUL

ART.17. În domeniul analiză - sinteză, secretariat şi relaţii cu publicul, direcţia are următoarele atribuţii : a) primeşte, înregistrează şi ţine evidenţa ordinelor, dispoziţiilor, instrucţiunilor, ştampilelor şi sigiliilor, asigurând repartizarea lor în cadrul direcţiei. b) verifică modul în care se aplică dispoziţiile legale cu privire la apărarea secretului de stat şi de serviciu, modul de manipulare şi de păstrare a documentelor secrete. c) organizează şi asigură întreţinerea, exploatarea şi selecţionarea fondului arhivistic neoperativ constituit la nivelul direcţiei, în conformitate cu dispoziţiile legale în materie. d) asigură înregistrarea inrării / ieşirii tuturor documentelor şi clasarea acestora în vederea arhivării acestora. e) repartizează corespondenţa, o predă după executarea operaţiunilor de înregistrare în registrele special destinate . f) expediază coerspondenţa. g) asigură primirea şi înregistrarea petiţiilor şi urmăreşte rezolvarea acestora în termenul legal.

9

h) organizează şi desfăşoară activitatea de primire în audienţă a cetăţenilor de către conducerea direcţiei sau lucrătorul desemnat. i) centralizează principalii indicatori realizaţi, verifică modul de îndeplinire a sarcinilor propuse şi întocmeşte sintezele, situaţiile comparative şi analizele activităţilor desfăşurate periodic . j) transmite Serviciului Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor al Judeţului Timiş sintezele şi analizele întocmite. k) asigură constituirea fondului arhivistic neoperativ al direcţiei, din documentele rezultate din activitatea de profil.

CAPITOLUL IV. DISPOZIŢII FINALE

ART.18. Atribuţiile directorului executiv al direcţiei şi ale celorlate persoane cu funcţii de conducere sau de execuţie sunt prevăzute în fişele posturilor, care se întocmesc şi se aprobă conform legii . ART.19. Personalul direcţiei va fi încadrat în grupa de muncă în conformitate cu reglementările în vigoare. ART.20. Personalul direcţiei este obligat să cunoască şi să aplice întocmai prevederile prezentului regulament. ART.21. În toate actele direcţiei se va folosi antetul “ ROMÂNIA - CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI TIMIŞOARA - Direcţia de Evidenţă a Persoanelor Timişoara”. Aceleaşi elemente vor fi inscripţionate şi pe sigiliul şi firma direcţiei.