Hotararea 583/21.11.2013 privind modificarea şi aprobarea Statului de funcţii , Organigramei şi Regulamentului de Organizare şi Funcţionare la Direcţia de Evidenţă Persoanelor Timişoara

1

Anexa nr. 3 la HCL nr._____din___________

CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI TIMIŞOARA

REGULAMENT PRIVIND ORGANIZAREA ŞI FUNCŢIONAREA SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL

„ DIRECŢIA DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR TIMIŞOARA”

CAP. I – DISPOZIŢII GENERALE Art.1.Direcţia de Evidenţă a Persoanelor Timişoara este serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor, înfiinţat prin H.C.L.M.T.nr.5/2005, organizat la nivel de direcţie, cu personalitate juridică, care funcţionează sub autoritatea Consiliului Local al Municipiului Timişoara potrivit H.C.L.M.T.nr.40/2006 . Art.2.Prin direcţie în înţelesul prezentului regulament se înţelege instituţia publică de specialitate, de interes local, cu personalitate juridică subordonată şi structurată pe competenţe potrivit organigramei. Art.3.Pe toate actele emise de Direcţia de Evidenţă a Persoanelor, se va menţiona România Consiliul Local al Municipiului Timişoara – Direcţia de Evidenţă a Persoanelor Timişoara. Aceleaşi elemente vor fi inscripţionate şi pe sigiliul şi firma direcţiei. Art.4.Durata de funcţionare a Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor este nelimitată. Art.5. Direcţia de Evidenţă a Persoanelor Timişoara îşi desfăşoară activitatea în baza prezentului Regulament de Organizare şi Funcţionare şi a prevederilor legale în vigoare . Art.6. Structura organizatorică a Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor Timişoara cuprinde următoarele tipuri de compartimente/birouri/servicii :

• Conducere - 1 post • Serviciul Evidenţa Persoanelor - 23 posturi • Serviciul Stare Civilă - 17 posturi • Serviciu Financiar Administrativ - 11 posturi • Biroul Juridic Resurse Umane Comunicare - 6 posturi • Compartimentul Informatică - 2 posturi

Art.7. Direcţia de Evidenţă a Persoanelor Timişoara dispune de cod fiscal, cont propriu bancar şi de sigiliu. Art.8. Obiectul de activitate îl constituie: întocmirea, păstrarea, evidenţa şi eliberarea cărţilor de identitate şi a cărţilor de alegător şi înregistrarea actelor şi faptelor de stare civilă. Art.9. În problemele de specialitate, Direcţia de Evidenţă a Persoanelor Timişoara, întocmeşte proiecte de hotărâri şi dispoziţii, însoţite de referate de specialitate pe care le prezintă spre aprobare autorităţilor locale competente .

2

Art.10.Consiliul Local al Municipiului Timişoara, aprobă :

a. Regulamentul de Organizare şi Funcţionare a Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor Timişoara, precum şi modificările şi completările ulterioare ale acestuia ;

b. Structura organizatorică , Statul de Funcţii , funcţiile publice şi numărul de posturi ;

c. Numirea şi eliberarea din funcţie a directorului executiv, cu avizul Direcţiei pentru Evidenţă Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date;

d. Asigură dotarea Direcţiei cu materiale şi alte bunuri destinate desfăşurării activităţii.

e. Asigură spaţiile necesare desfăşurării activităţilor, respectiv amenajarea şi dotarea corespunzătoare a acestor spaţii ;

f. Bugetul de venituri şi cheltuieli, contul de execuţie bugetară şi programul de activitate pentru exerciţiul financiar următor;

Art.11.Primarul Municipiului Timişoara, în calitate de ordonator principal de credite:

a. Aprobă fişa postului, pontajul şi cererile de concedii de odihnă sau alte concedii, ori absenţe motiovate (delegaţii,... etc) ale directorului executiv ;

b. Aprobă referatele la proiectele de hotărâri propuse spre aprobare Consiliului Loacal ;

c. Aprobă organizarea concursurilor pentru ocuparea posturilor unice sau ale căror atribuţii specifice nu se regăsesc la celelalte posturi din cadrul structurii organizatorice a Direcţiei.

d. Asigură gestiunea sistemului de salarizare a personalului conform prevederilor Legii. nr. 284/2010 privind salarizarea unitară a personalului plătit din fonduri publice – în calitate de ordonator principal de credite.

e. Aprobă referatele ce stau la baza emiterii Dispoziţiilor având ca obiect Legea nr. 119/1996 privind actele de stare civilă şi Metodologia de aplicare a acesteia - H.G. nr. 64/2011.

f. Îndeplineşte orice alte atribuţii conferite de legiuitor, în calitate de ordonator principal de credite.

CAP.II. PATRIMONIUL ŞI FINANŢELE DIRECŢIEI DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR . Art.12.Patrimoniul Direcţiei este format din bunuri mobile, mijloace fixe şi obiecte de inventar, necesare în vederea desfăşurării în bune condiţii a activităţii din imobilul pus la dispoziţie de Consiliul Local al Municipiului Timişoara. Art.13.(1).Finanţarea cheltuielilor curente şi de capital a Direcţiei se asigură din subvenţii de la bugetul local şi din venituri proprii. (2).Bugetul de venituri şi cheltuieli al Direcţiei se aprobă de către Consiliul Local al Municipiului Timişoara.

3

Art.14.(1).Directorul executiv al Direcţiei are calitatea de ordonator terţiar de credite. (2).Ordonatorul terţiar de credite, cu avizul ordonatorului principal de credite întocmeşte şi prezintă spre aprobare Consiliului Local al Municipiului Timişoara, proiectul de buget al Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor Timişoara. Art.15.Direcţia de Evidenţă a Persoanelor Timişoara în completarea surselor bugetare alocate din bugetul local , va putea obţine şi venituri proprii, în condiţiile prevăzute de lege. Art.16.Veniturile proprii ale Direcţiei se încasează, administrează, utilizează şi contabilizează de către aceasta potrivit prevederilor legale în vigoare. Art.17.Angajarea şi efectuarea cheltuielilor din creditele bugetare aprobate în buget, se aprobă de către ordonatorul terţiar de credite, şi se efectuează numai cu viza prealabilă de control financiar preventiv intern, care atestă respectarea condiţiilor legale, încadrarea în creditele bugetare aprobate şi destinaţia acestora. CAP. III. MANAGEMENTUL ŞI ORGANIZAREA DIRECŢIEI DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR . Art.18.(1).Conducerea curentă a Direcţiei de Evidenţă Persoanelor Timişoara este asigurată de:

Directorul executiv al Direcţiei de Evidenţă Persoanelor Timişoara ; Directorul executiv al Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor Timişoara, este

funcţionar public, numit în funcţie prin hotărâre a consiliului local, în urma susţinerii concursului organizat de către Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici Bucureşti, declarat admis prin Ordinul Preşedintelui A.N.F.P.şi cu avizul Inspectoratului Naţional pentru Evidenţa Persoanelor, în conformitate cu prevederile art. 9 din alin. 2 din Metodologia aprobată prin H.G.nr.2104/2004. În exercitarea atribuţiilor ce-i revin Directorul executiv al Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor Timişoara, emite dispoziţii. Directorul executiv asigură conducerea, îndrumarea şi controlul compartimentelor din structura Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor Timişoara .

Încadrarea salariaţilor (personal contractual/funcţionari publici) se face de către Directorul executiv al Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor Timişoara, în limita posturilor din organigrama şi statul de funcţii aprobate prin hotărâre de consiliu, în conformitate cu dispoziţiile legale în materie, în urma concursului organizat şi desfăşurat în condiţiile legii în vederea ocupării posturilor vacante. Pe perioada concediilor de odihnă şi a altor concedii legale, atribuţiile directorului executiv vor fi preluate şi îndeplinite de un funcţionar public desemnat în acest sens, şi cu acordul Primarului. CAP.IV.- ATRIBUŢIILE DIRECŢIEI DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR Art.19. Direcţia are următoarele atribuţii principale :

a) întocmeşte, ţine evidenţa şi eliberează, actele de stare civilă, cărţile de identitate şi cărţile de alegător; b) înregistrează actele şi faptele de stare civilă;

4

c) operează menţiunile şi modificările intervenite în statutul civil, domiciliul şi reşedinţa persoanelor;

d) actualizează şi valorifică Registrul local de evidenţă a persoanelor;

e) furnizează Sistemului Naţional Informatic de Evidenţă a Persoanelor, date necesare actualizării Registrului permanent de evidenţa persoanelor;

f) ţine registrele de evidenţă pentru fiecare categorie de documente eliberate; g) constată contravenţii şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii; h) îndeplineşte şi alte atribuţii stabilite prin reglementări legale. Secţiunea I – ORGANIZAREA ACTIVITĂŢII DE ELIBERAREA a CĂRŢILOR DE IDENTITATE ŞI A CĂRŢILOR DE ALEGĂTOR Art.20. Direcţia are următoarele atribuţii principale: a) verifică autenticitatea actelor prezentate, precum şi dacă fizionomia

solicitantului corespunde cu fotografia din documentele prezentate sau, după caz, cu imaginea solicitantului înregistrată în Registrul judeţean de evidenţă a persoanelor, denumit în continuare R.J.E.P. ;.

b) verifică corectitudinea datelor înscrise de solicitant pe formular şi solicită acestuia să semneze cererea ;

c) certifică pentru conformitate copiile documentelor prezentate, prin înscrierea menţiunii „conform cu originalul” şi a datei, precum şi semnarea de către lucrător, după care restituie originalele documentelor ;

d) preia imaginea solicitantului; în cazul în care imaginea este preluată de un alt lucrător decât cel care a primit documentele la ghişeu, efectuează confruntarea fizionomiei cu fotografia din documentele prezentate;

e) atunci când există suspiciuni cu privire la identitatea solicitantului şi exactitatea datelor, efectuează verificări şi întreprinde măsurile stabilite prin instrucţiuni ale D.E.P.A.B.D.;

f) înregistrează cererea în Registrul de evidenţă a cererilor pentru eliberarea actelor de identitate şi pentru stabilirea reşedinţei ;

g) comunică solicitantului data la care urmează să se prezinte pentru a-şi ridica actul de identitate şi, după caz, cartea de alegător ;

h) efectuează, după caz, verificări în următoarele evidenţe: evidenţa operativă, evidenţa informatică sau manuală, centrală ori locală ;

i) prezintă spre avizare directorului executiv, persoanelor sau persoanei desemnate de acesta cererea şi documentele depuse;

j) efectează operaţiunile informatice necesare actualizării R.J.E.P. şi asociază imaginea prelucrată solicitantului la datele de stare civilă ale acestuia;

k) completează Fişa de însoţire a lotului de producţie a cărţilor de identitate;

l) primeşte cărţile de identitate şi cărţile de alegător produse, precum şi raportul de producţie cu seriile şi numerele tipărite pentru fiecare carte de identitate şi carte de alegător ;

5

m) completează cererile titularilor la rubricile privind seria şi numărul cărţii de identitate, codul de secretizare, perioada de valabilitate şi numărul cărţii de alegător ;

n) înmânează cartea de identitate şi, după caz, cartea de alegător solicitantului, care semnează de primire pe Cererea pentru eliberarea actului de identitate;

o) completează Registrul de evidenţă a cererilor pentru eliberarea actelor de identitate şi pentru stabilirea reşedinţei la rubrica privind seria şi numărul actului de identitate eliberat;

p) efectuează în R.J.E.P. menţiunea privind data înmânării cărţii de identitate şi după caz, a cărţii de alegător;

q) asigură înregistrarea intrării / ieşirii tuturor documentelor şi clasarea acestora în vederea arhivării;

r) repartizează corespondenţa şi o predă după executarea operaţiunilor de înregistrare în registrele special destinate;

s) transmite/primeşte corespondenţa prin poşta militară; t) asigură primirea şi înregistrarea petiţiilor şi urmăreşte rezolvarea acestora în termenul legal; u) constată contravenţiile şi aplică sancţiuni la regimul actelor de identitate. Secţiunea a II-a ATRIBUŢII ÎN DOMENIUL STĂRII CIVILE

Art.21. În domeniul stării civile, direcţia are următoarele principale atribuţii :

a) întocmeşte la cerere sau din oficiu - potrivit legii, acte de naştere, căsătorie şi de deces în dublu exemplar şi eliberează certificate doveditoare;

b) înscrie menţiuni, în condiţiile legii şi ale metodologiilor, pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare şi trimite comunicări de menţiuni pentru înscriere în registre, exemplarul I sau II, după caz;

c) înregistrează toate cererile în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru;

d) răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise în formulare;

e) eliberează extrase de pe actele de stare civilă, la cererea autorităţilor,

precum şi dovezi privind înregistrarea unui act de stare civilă la cererea persoanelor fizice;

f) trimite structurilor de evidenţa persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P. la care este arondată unitatea administrativ teritorială până la data de 5 a lunii următoare înregistrării, comunicările nominale pentru născuţii vii cetăţeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statulul civil al persoanelor în vârstă de 0 - 14 ani, precum şi actele de identitate ale persoanelor decedate ori declaraţiile din care rezultă că persoanele decedate nu au avut acte de identitate;

6

g) trimite centrelor militare, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării decesului, livretul militar sau adeverinţa de recrutare a persoanei supuse obligaţiilor militare;

h) întocmeşte buletine statistice de naştere, de căsătorie, de deces şi de divorţ în conformitate cu normele Institutului Naţional de Statistică, pe care le trimite lunar Direcţiei Judeţene de Statistică .

i) ia măsuri de păstrare în condiţii corespunzătoare a registrelor şi certificatelor de stare civilă pentru a evita deteriorarea sau dispariţia acestora;

j) atribuie coduri numerice personale, pe baza listelor de coduri precalculate, pe care le arhivează şi le păstrează în condiţii depline de securitate;

k) propune anual necesarul de registre, certificate de stare civilă, formulare, imprimate auxiliare şi cerneală specială pentru anul următor şi îl comunică Serviciului Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor al Judeţului Timiş;

l) reconstituie registrele de stare civilă pierdute ori distruse - parţial sau total - prin copierea textului din exemplarul existent, certificând exactitatea datelor înscrise;

m) ia măsuri de reconstituire sau întocmire ulterioară a actelor de stare civilă, în cazurile prevăzute de lege;

n) înaintează Serviciului Public Comunitar Judeţean de Evidenţă a Persoanelor, exemplarul II al registrelor de stare civilă, în termen de 30 de zile de la data când toate filele din registru au fost completate, după ce au fost operate toate menţiunile din exemplarul I ;

o) sesizează imediat serviciul judeţean de specialitate, în cazul dispariţiei unor documente de stare civilă cu regim special;

p) primeşte cererile şi efectuează verificări, întocmesc referate cu propuneri în vederea avizării de către S:P.C.J.E.P. cu privire la schimbarea numelui pe cale administrativă şi transcrierea certificatelor de stare civilă procurate din străinătate; q) la solicitarea instanţelor de judecată, efectuează verificări cu privire la anularea, completarea, ori modificarea actelor de stare civilă, declararea dispariţiei sau a morţii pe cale judecătorească şi înregistrarea tardivă a naşterii;

r) desfăşoară activităţi de primire , examinare, evidenţă şi rezolvare a petiţiilor cetăţenilor;

s) desfăşoară activităţi specifice solicitărilor de rectificare a actelor de stare civilă; t) întocmeşte situaţiile statistice sintezele ce conţin activităţile desfăşurate lunar , trimestrial şi anual, în cadrul serviciului public al direcţiei, precum şi procesele- verbale de scădere din gestiune;

u) răspunde de activităţile de selecţionare, creare, folosire şi păstrare a arhivei;

v) colaborează cu unităţile sanitare, Direcţia Generală de Protecţia a Copilului, reprezentaţii serviciului de asistentă socială şi unităţile de poliţie pentru

7

punerea în legalitate a persoanelor cu situaţie neclară pe linie de stare civilă şi pentru identificarea cadavrelor cu identitate necunoscută;

w) primeşte cererile de divorţ pe cale administrativă, z) înregistrează cererile de divorţ pe cale administrativă, în Registrul de intrare- ieşire al cererilor de divorţ şi acordă soţilor un termen de 30 zile calendaristice;

aa) confruntă documentele cu care se face dovada identităţii solicitanţilor (cererile de divorţ pe cale administrativă, certificatele de naştere, certificatul de căsătorie şi actele de identitate şi, după caz, declaraţiile pe propria răspundere, date în faţa ofiţerului de stare civilă, în cazul în care ultima locuinţă comună declarată nu este aceeaşi cu domiciliul sau reşedinţa ambilor soţi înscris/ă în actele de identitate ) şi constituie dosarul de divorţ;

bb) constată desfacerea căsătoriei prin acordul soţilor, în conditiile Metodologiei cu privire la aplicarea unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă, aprobată prin H.G. 64/2011, eliberează certificatul de divorţ care va fi înmânat foştilor soţi într-un termen maxim de 5 zile lucrătoare;

cc) solicită, prin intermediul structurii de stare civilă din cadrul serviciului public comunitar judeţean de evidenţă a persoanelor, alocarea, din Registrul unic al certificarelor de divorţ, a numărului certificatului de divorţ, care urmează a fi înscris pe acesta;

dd) transmite copia certificatului de divorţ la SPCLEP de la domiciliul sotilor în vederea înregistrării menţiunii în R.N.E.P., şi respectiv copia Certificatului de divorţ comunicată de notarul public; ee) constată contravenţiile şi aplică sancţiuni la regimul actelor de stare civilă. Secţiunea a III –a ATRIBUŢII ÎN DOMENIUL FINANCIAR CONTABIL ADMINISTRATIV : Art.22. În domeniul financiar contabil administrativ, direcţia are următoarele atribuţii

a) fundamentează şi întocmeşte proiectul de buget ; b) verifică şi analizează sursele de venituri ale bugetului local ; c) urmăreşte şi stabileşte baza legală a cheltuielilor, creşterea eficienţei în

utilizarea resurselor bugetare ; d) verifică, analizează legalitatea , necesitatea şi oportunitatea propunerilor de modificare în cursul anului a bugetului instituţiei ; e) desfăşoară execuţia bugetară urmărind ca nivelul plăţilor nete de casă să se încadreze în structura creditelor aprobate, răspunzînd totodată de întocmirea actelor prevăzute de lege în vederea corelării şi asigurării disponibilităţilor din cont; f) întomeşte rapoarte statistice referitoare la execuţia bugetului aprobat ; g) înregistrează şi contabilizează plăţile şi încasările prin casierie ; h) întocmeşte execuţia bugetară „la casă”, fişele conturilor şi a balanţei cu partea de casierie;

8

i) înregistrează şi contabilizează plăţile şi încasările prin bancă (trezorerie); j) ţine evidenţa contului de autofinanţare; k) efectuează înregistrarea analitică a mijloacelor fixe; l) efectuează înregistrarea analitică a obiectelor de inventar; m) întocmeşte şi coordonează bugetul; n) organizează inventarierea bunurilor patrimoniale; o) urmăreşte aplicarea şi respectarea legislaţiei în domeniul financiar economic şi exercită controlul financiar preventiv; expediază corespondenţa;

p) elaborează documentaţia necesară pentru organizarea procedurilor de cerere de ofertă, licitaţii, cumpărare directă, negociere directă, în condiţiile prevăzute de lege, încheind contracte de achiziţii publice în acest sens;

q) asigură necesarul de materiale, echipamente birotică, etc…, necesar bunei funcţionări; r) întocmeşte şi prezintă spre aprobarea conducerii, necesarul de materiale, bunuri cu oferte de preţuri conform legilor în vigoare; s) întocmeşte referatele de necesitate pentru achiziţionarea bunurilor şi asigurarea serviciilor necesare bunei funcţionări a activităţilor direcţiei;

t) întocmeşte necesarul de materiale consumabile la sfârşitul fiecărui an pentru anul următor;

u) urmăreşte lucrările de reparaţii, modernizări, etc…, şi toate lucrările de orice natură ce se efectuează de terţi;

v) depistează, mediază orice defecţiuni sau disfuncţiuni care ar putea influenţa buna desfăşurare a activităţilor de orice fel din cadrul direcţiei; w) se preocupă de încheierea contractelor cu furnizorii de utilităţi, etc…; y) asigură respectarea normelor de pază, securitate şi de prevenire a incendiilor;

z) organizează şi asigură întreţinerea, exploatarea şi selecţionarea fondului arhivistic neoperativ constituit la nivelul direcţiei, în conformitate cu dispoziţiile legale în materie.

Secţiunea a IV –a – ATRIBUŢII ÎN DOMENIUL JURIDIC RESURSE UMANE COMUNICARE. Art.23.În domeniul Juridic şi al Resurselor Umane Informatică, direcţia are următoarele atribuţii: (1).În domeniul juridic, atribuţii şi competenţe:

a) colaborează cu serviciile/birourile/compartimentele din cadrul Direcţiei, în vederea întocmirii proiectelor de hotărâri;

b) acordă consultanţă juridică tuturor serviciilor şi birourilor din cadrul Direcţiei;

c) vizează pentru legalitate dispoziţiile, regulamentele, instrucţiunile elaborate de Direcţie;

9

d) avizează asupra legalităţii măsurilor ce urmează a fi luate, în desfăşurarea activităţii, precum şi a altor acte care pot angaja răspunderea patrimonială a Direcţiei;

e) vizează şi întocmeşte proiecte de contracte sau proiectele oricăror acte cu caracter juridic, în legătură cu activitatea Direcţiei;

f) reprezintă interesele instituţiei în faţa instanţelor judecătoreşti ori în faţa oricăror autorităţi precum şi în relaţiile cu terţe persoane fizice sau juridice;

g) colaborează cu Serviciul de Stare Civilă în vederea efectuarii verificărilor solicitate de instanţele judecătoreşti întocmind în acest sens Referatele de specialitate cu concluziile privind temeinicia sau netemeinicia cererii în cauzele având ca obiect „înregistrarea tardivă a naşterii”, „anulare/modificare şi completare a actelor de stare civilă” conform prevederilor din Metodologia nr. 64/2011 de aplicare unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă.

h) urmăreşte şi studiază actele nou apărute cu caracter normativ şi semnalează conducerii, sarcinile ce revin instituţiei potrivit acestor dispoziţii, comunicând săptămânal, sub semnătura persoanelor interesate, actul normativ apărut ;

i) primeşte, înregistrează şi ţine evidenţa ordinelor şi instrucţiunilor; j) rezolvă orice lucrări sau situaţii cu caracter juridic (petiţii, cereri, sesizări

, etc..); k) îndeplineşte orice alte atribuţii la cererea directorului executiv, pentru

bunul mers al activităţii; (2).În domeniul resurselor umane :

colaborează cu serviciile şi birourile din cadrul Direcţiei, în vederea întocmirii proiectelor de hotărâri privind organigrama, statul de funcţii şi statul de personal;

ţine evidenţa fişelor de post conform prevederilor legale; colaborează cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici, în vederea

transmiterii datelor personale ale funcţionarilor publici, precum şi funcţiile publice vacante, sau modificările intervenite în situaţia funcţionarilor publici;

monitorizează posturile vacante şi participă la organizarea concursurilor pentru ocuparea acestor posturi, asigurând secretariatul comisiei de examinare;

asigură organizarea concursurilor pentru promovarea angajaţilor care absolvesc o formă de învăţământ superior;

întocmeşte, ţine evidenţa, păstrează şi completează Registrul general de evidenţă a salariaţilor, personal contractual şi funcţionari publici;

întocmeşte referate şi dispoziţii pentru stabilirea salariilor de încadrare , indemnizaţii, sporuri ce se acordă salariaţilor conform prevederilor legale;

primeşte, înregistrează şi ţine evidenţa dispoziţiilor, şi comunicarea lor în cadrul direcţiei;

10

întocmeşte documentaţia în vederea exercitării cu caracter temporar ale funcţiilor publice, ale căror titulari au suspendat raportul de muncă în condiţiile legii;

întocmeşte documentaţia în vederea încadrării funcţionarilor publici/personalului contractual pe perioadă determinată, a căror titulari de post au suspendat raportul/contractul de muncă în condiţiile legii;

întocmeşte şi gestionează dosarele profesionale ale funcţionarilor publici, conform prevederilor legale;

întocmeşte dispoziţiile de sancţionare a salariaţilor în baza referatelor şefilor de servicii/birouri şi respectiv a propunerilor comisiilor de disciplină în urma efectuării cercetărilor prealabile;

solicită şi centralizează, conform prevederilor legale, fişele de evaluare a personalului contractual şi rapoartele de evaluare a funcţionarilor publici;

ţine evidenţa concediilor de odihnă, a învoirilor, a concediilor medicale, a concediilor pentru evenimente deosebite, a concediilor pentru studii şi a concediilor pentru îngrijirea copiilor până la 2 ani (respectiv 7 ani);

ţine evidenţa orelor suplimentare pe baza pontajelor şi a registrului de evidenţă a orelor suplimentare;

colaborează cu firma producătoare de legitimaţii de serviciu ale angajaţilor şi ţine evidenţa acestora;

colaborează cu cabinetul de medicina muncii în vederea programarii salariaţilor pentru efectuarea controlului medical periodic;

solicită şefilor de servicii/birouri în baza ofertelor instituţiilor specializate, propuneri privind participarea la cursurile de formare/perfecţionare profesională a funcţionarilor publici şi personalului contractual, comunicând în acest sens instituţiilor organizatoare, confirmările de participare la cursurile organizate;

întocmeşte dosarele de pensionare pentru limită de vârstă şi invaliditate ; întocmeşte şi eliberează la solicitarea scrisă a angajaţilor, adeverinţe care

atestă calitatea de salariat şi vechimea în muncă ; întocmeşte referate şi dispoziţii pentru încadrarea în muncă/numirea în

funcţie publică, modificarea, suspendarea şi încetarea contractului de muncă/raportului de serviciu.

întocmeşte statul de personal ori de câte ori intervin schimbări privind drepturile salariale de încadrare, indemnizaţii de conducere, salarii de merit, sporuri de vechime,etc…;

întocmeşte şi transmite situaţiile statistice instituţiilor de statistică; completează registrul de evidenţă al funcţionarilor publici/ salariaţilor; completează registrul declaraţiilor de avere şi de interese; centralizează pontajele în vederea calculării drepturilor salariale ale tuturor

salariaţilor, funcţionari publici/personal contractual; efectuază calculul tuturor drepturilor salariale stabilite în conformitate cu

legislaţia în vigoare, întocmind în acest sens fluturaşii aferenţi drepturilor calculate;

efectuează calculul viramentelor atât pentru angajati cât şi pentru angajator;

11

întocmeşte fişierele, ordinele de plată pentru Trezorerie şi pentru banci ; întocmeşte declaraţiile aferente drepturilor salariale şi le depune la

Administraţia Financiară, şi Casa de Asigurări de Sănătate; întocmeşte bugetul estimativ pentru cheltuelile cu salariile acordate în

temeiul legii sau în baza unor hotărâri judecătoreşti, a altor drepturi stabilite prin lege şi a cheltuielilor privind formarea/perfecţionarea profesională pe care îl înaintează Serviciuluiului Finaciar Administrativ;

întocmeşte anual Fişele fiscale FF1 şi respectiv FF2 ale tuturor salariatilor şi le depune la Administraţia Financiară;

întocmeşte şi eliberează la solicitarea scrisă a angajaţilor adeverinţe de salariu si respectiv adeverinţe pentru deduceri ;

(3) În domeniul comunicării : Elaborează un model de comunicare bazată pe o planificare strategică,

care va ţine cont de misiunea, nevoile şi obiectivele instituţiei precum şi de necesităţile publice ;

Asigură accesul la informaţiile de interes public, conform Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, cu modificările şi completările ulterioare, cu respectarea prevederilor procedurii interne ;

Întocmeşte raportul privind aplicarea Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, cu modificările şi completările ulterioare ;

Inaintează petiţiile înregistrate către structurile funcţionale ale Direcţiei, în funcţie de obiectivul acestora, cu precizarea termenului de trimitere a răspunsului ;

Urmăreşte soluţionarea şi redactarea în termen a răspunsului la petiţii şi expediază răspunsurile către petiţionari ;

Asigură relaţionarea instituţiei cu presa şi mass-media ; Asigură cadrul, căile şi mijloacele pentru dezvoltarea şi eficientizarea

circuitelor de comunicare între instituţie şi cetăţean ; Realizează zilnic revista presei, lunar sinteza apariţiilor D.E.P. în presa

scrisă, raporte de evaluare a imaginii Direcţiei în presa scrisă şi anual, analiza de imagine a Direcţiei ;

Colaborează cu purtătorii de cuvânt şi structurile funcţionale de comunicare din autorităţile şi instituţiile publice în vederea gestionării acţiunilor de imagine, când situaţia o impune ;

Înregistrează corespondeţa şi o distribuie conducerii D.E.P. Timişoara iar după avizare documentele îşi urmează destinaţia menţionată de factorul de decizie.

Organizează păstrarea corespondenţei primite şi expediate prin Registre de corespondenţă ;

Întocmeşte raportul anual de activitate al biroului.

Secţiunea a V –a – ATRIBUŢII ÎN DOMENIUL INFORMATICII :

12

În domeniul informatic, direcţia are următoarele atribuţii principale : a) crearea premiselor trecerii la Societatea Informaţională în România; b) stabilirea strategiei de informatizare a direcţiei; c) realizarea analizei, programării, implementării programelor informatice

proprii direcţiei; d) implementarea programelor informatice utilizate la nivel naţional; e) stabilirea dotărilor în domeniul informatic, necesare desfăşurării în condiţii optime şi mai eficiente a activităţii direcţiei şi în funcţie de necesităţile stabilite la nivel naţional; f) extinderea reţelelor de calculatoare existente, prin achiziţionarea de calculatoare, echipamente periferice şi reţelistică pentru a permite partajarea resurselor hardware şi software ;

g) întreţinerea reţelelor de calculatoare ale direcţiei, împreună cu firma care asigură service la tehnica de calcul din dotarea direcţie;

h) verificarea privind integritatea bazelor de date de la starea civilă; i) realizarea operaţiunilor pentru păstrarea bazelor de date j) perfecţionarea programelor specifice stării civile k) actualizarea sitului direcţiei, accesibil la

http://www.primariatm.ro/evpers

CAP. VI. DISPOZIŢII FINALE Art.24. Atribuţiile directorului executiv al direcţiei şi ale celorlate persoane cu funcţii de conducere sau de execuţie sunt prevăzute în fişele posturilor, care se întocmesc şi se aprobă conform legii. Art.25.Prevederile prezentului Regulament se completează de drept cu prevederile actelor normative noi, ce reglementează materia . Art.26. Modificările aduse prezentului regulament se vor face cu aprobarea Consiliului Local al Municipiului Timişoara.

DIRECTOR EXECUTIV ŞEF BIROU VASILE TĂRCIATU MEDINA CODRUŢA MARINESCU

Organigrama Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor

C ili l L l l

Consiliul Local al Municipiului Timişoara Anexa nr.  2  la  HCL nr. ______ din __________            

Consiliul Local al   Municipiului    Timişoara

Primar

Total posturi 60 Funcții publice 53 ‐ de conducere 6 ‐ de execuție 47

Funcții contractuale de execuție   7

Direcţia de Evidenţă a Persoanelor Timişoara

Director executiv 1

Serviciul EvidențaServiciul Stare Biroul Juridic S i i l Fi iC ti tServiciul Evidența  Persoanelor

1+22

Serviciul Stare  Civilă

1+16

Biroul Juridic  Resurse Umane Comunicare

1+5

Compartimentul

Serviciul Financiar Administrativ

1+10

Compartiment  Informatica

2

Biroul Acte de  Identitate

1+17

Compartimentul Verificări Furnizări 

Date

4

Compartimentul Buget Contabilitate

5

Compartimentul Administrativ

5

Director executiv Tărciatu Vasile

Şef birou Marinescu Medina

ROMÂNIA CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI TIMIŞOARA DIRECŢIA DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR

Anexa nr. 1 la HCL nr. _______din_______________

STAT DE FUNCŢII

Nr. posturi Clasă Grad

1 Director executiv S 1 II 2 Şef serviciu S 3 I 3 Şef birou S 2 I

4 consilier S 8 I superior 5 consilier S 9 I principal 6 consilier juridic S 1 I principal 7 consilier S 14 I asistent 8 referent M 13 III superior 9 referent M 1 III principal

10 referent M 1 III asistent

11 referent M 1 II 12 casier M 1

13 administrator M 1 I 14 arhivar M 1 15 şofer M 1 I 16 muncitor calificat M 1 I 17 îngrijitor G 1

Număr total posturi 60 din care: 1. Funcţii publice 53 - de conducere 6 - de executie 47 2. Personal contractual 7 - de conducere 0 - de executie 7

DIRECTOR EXECUTIV ŞEF BIROU VASILE TĂRCIATU MEDINA CODRUŢA MARINESCU

Funcţia publică/contractuală Nr. Crt.

Denumire funcţie de conducere Nivel

studii

Total funcţii contractuale de executie 7 TOTAL GENERAL 60

C. FUNCŢII CONTRACTUALE DE EXECUŢIE

A. FUNCŢII PUBLICE DE CONDUCERE

Total funcţii publice de conducere 6 B. FUNCŢII PUBLICE DE EXECUŢIE

Total funcţii publice de execuţie 47

ROMÂNIA CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIUL UI TIMIŞOARA APROBAT DIRECŢIA DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR PRIMAR BIROUL JURIDIC RESURSE UMANE INFORMATICĂ NICOLAE ROBU Nr.121030/12.11.2013

R E F E R A T Privind propunerea de modificare a Statului de Funcţii , Organigramei şi a Regulamentului de

Organizare şi Funcţionare la Direcţia de Evidenţă a Persoanelor Timişoara.

Prin Hotărârea C.L.M.T. nr.5/2012 s-a aprobat Statul de Funcţii, Organigrama şi R.O.F. la Direcţia de Evidenţă a Persoanelor Timişoara iar prin Hotărârea nr.156/23.10.2012 s-a aprobat modificarea Anexei 1 (Statul de Funcţii ) la H.C.L.M.T. nr.5/2012 - urmare a promovării în clasă a unor funcţionari publici. Prin adresa nr.121031/18.10.2013 am solicitat conform dispoziţiilor instituite de alin.(1 ) al art.107 din Lg.188/99 – privind Statutul Funcţionarilor Publici (rep. -2 ) Avizul Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici - pentru următoarele modificări în structura noastră organizatorică, respectiv : 1. Reorganizarea Biroului Juridic Resurse Umane Informatică prin constituirea Compartimentului Informatică având în componenţă 2 funcţii publice de consilier 1 gr. principal şi 1 gr.superior ; Mutarea definitivă a două posturi funcţii publice - consilier (1 gr. principal şi 1 gr. superior) de la Serviciul Financiar Administrativ – Compartimentul Buget Contabilitate la Biroul Juridic Resurse Umane care va deveni Biroul Juridic, Resurse Umane, Comunicare. Mutarea definitivă a celor două posturi de consilier de la Serviciul Financiar Administrativ se întemeiază pe dispoziţiile instituite de alin.(2) lit.”a” al art.91 din Lg. nr.188/99 privind Statutul Funcţionarilor publici ( rep. 2) - fiind determinată de :

- obligativitatea respectării şi îndeplinirii cerinţelor prevăzute de O.M.F.P. nr.946/2005 – privind standardul de control managerial intern de separare a atribuţiilor şi realizării activităţii de gestionare a salarizării în condiţii optime (postul de consilier gr.superior) ;

- asigurarea accesului cetăţeanului la informaţiile de interes public conform prevederilor reglementate de dispoziţiile Lg nr. 544/2001 privind liberul acces la informatiile de interes public, dezvoltarea sistemului de consiliere şi orientare spre cetăţeni, relaţionarea instituţiei cu mass-media,etc.. (postul de consilier gr.principal). 2. Modificarea funcţiei publice de referent cls.III gr. superior (funcţie publică vacantă )

din cadrul Serviciului Stare Civilă în consilier cls. I gradul asistent, întrucât majoritatea funcţiilor existente sunt de cls. I – Studii superioare .

Raportat la cele de mai sus, propunem aprobarea modificării Statului de Funcţii, Organigramei şi a Regulamentului de Organizare şi Funcţionare la Direcţia de Evidenţă a Persoanelor Timişoara conform Anexelor ataşate prezentului referat. Ataşăm prezentului Referat : - Proiect de Hotărâre ; - Statul de Funcţii – Anexa 1 ; - Organigrama – Anexa 2 ; - Regulamentul de Organizare şi Funcţionare – Anexa 3 ; - Avizul nr.39957/2013 al Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici ; - H.C.L.M.T.nr.156/2012 – Anexa Statul de Funcţii ; - H.C.L.M.T.nr. 5/2012 – Anexa 2 – Organigrama . DIRECTOR EXECUTIV VASILE TĂRCIATU AVIZAT JURIDIC ŞEF BIROU MEDINA C. MARINESCU Cod FP 53-01, ver.1