Hotararea 450/10.10.2014 privind modificarea şi aprobarea Statului de funcţii, Organigramei şi a Regulamentului de Organizare şi Funcţionare la Direcţia de Evidenţă a Persoanelor Timişoara

ROMÂNIA CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI TIMIŞOARA DIRECŢIA DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR BIROUL JURIDIC RESURSE UMANE COMUNICARE Nr.

Bd. Mihai Eminescu nr. 11, 300028 Timişoara, tel: +40 256 225 179, fax:+40 256 499 359 APROBAT PRIMAR NICOLAE ROBU

REFERAT privind modificarea Statului de funcţii, Organigramei şi a Regulamentului de Organizare şi Funcţionare la Direcţia de Evidenţă a Persoanelor Timişoara

Având în vedere prevederilor instituite de dispoziţiile punctului 1.3. – „1.3.1” şi „1.3.2” din H.G. nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activităţii de audit public coroborată cu prevederile Ordinului M.F.P. nr. 946/2005 – pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial modificat şi completat prin Ordinul M.F.P. nr. 1649/2011:

Pentru implementarea la nivelul Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor Timişoara a Standardului 25 – Audit intern – propunem în conformitate cu prevederile art. 11 lit. (f) şi a art. 12 din Legea nr. 672/2002:

-Înfiinţarea structurii de audit public intern la nivel de compartiment din subordinea directorului executiv;

-Înfiinţarea a 2 posturi – funcţii publice de execuţie – auditor, clasa I, gradul superior; -Menţinerea unui post – funcţie publică de execuţie – consilier, clasa I, gradul

superior; -Completarea Regulamentului de Organizare şi Funcţionare cu atribuţii pentru

compartimentul nou înfiinţat în conformitate cu Legea nr. 672/2002 respectiv: a) elaborează norme metodologice specifice entităţii publice în care îşi desfăşoară

activitatea, cu avizul UCAAPI, iar în cazul entităţilor publice subordonate, respectiv aflate în coordonarea sau sub autoritatea altei entităţi publice, cu avizul acesteia;

b) elaborează proiectul multianual de audit public intern, de regulă pe o perioadă de 3 ani, şi, pe baza acestuia, proiectul planului anual de audit public intern;

c) efectuează activităţi de audit public intern pentru a evalua dacă sistemele de management financiar şi control ale entităţii publice sunt transparente şi sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienţă şi eficacitate;

d) informează UCAAPI despre recomandările neînsuşite de către conducătorul entităţii publice auditate, precum şi despre consecinţele acestora;

e) raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor şi recomandărilor rezultate din activităţile sale de audit;

f) elaborează raportul anual al activităţii de audit public intern; g) în cazul identificării unor iregularităţi sau posibile prejudicii, raportează imediat

conducătorului entităţii publice şi structurii de control intern abilitate;

h) verifică respectarea normelor, instrucţiunilor, precum şi a Codului privind conduita etică în cadrul compartimentelor de audit intern din entităţile publice subordonate, aflate în coordonare sau sub autoritate şi poate iniţia măsurile colective necesare, în cooperare cu conducătorul entităţii publice în cauză.

Facem precizarea că, direcţiei noastre îi sunt incidente prevederile punctului 2 din Anexa la O.U.G. nr. 63/2010 modificată şi completată de Legea nr. 13/2011 prin care se statuează numărul maxim de posturi, respectiv un post la 6.500 de locuitori – (numărul maxim de posturi comunicat de către prefect prin Adresa nr. 3791/S3/24.02.2014 fiind 59 posturi), iar posturile propuse prin prezentul referat se includ în numărul de posturi stabilit conform punctului 1 din actul normativ mai sus menţionat, acela de 800. Ne întemeiem propunerea avînd în vedere că D.E.P. Timişoara deserveşte populaţia municipiului Timişoara şi a celor 24 de comune arondate subscrisei direcţii şi pe obligativitatea instituită de legiuitor la p-ctele 1.3.1 din H.G. nr. 1086/2013 în cazul incidenţei dispoziţiilor p-ctului 1.3.2 ale aceluiaşi act normativ cu respectarea prevederilor inserate la art. 2 lit. „f” respectiv ale art. 11, 12 alin. (1) şi (13) din Legea nr. 672/2002 – republicată privind auditul public intern.

Faţă de cele de mai sus, propunem modificarea şi aprobarea Organigramei, Statului de funcţii şi a Regulamentului de Organizare şi Funcţionare , conform Anexelor 1-3 la prezentul referat.

Ataşăm prezentului referat următoarele înscrisuri: -Proiect de hotărâre; -Anexele 1-3 la proiectul de hotărâre (Organigramă, Stat de funcţii, R.O.F.); -Stat de funcţii – Anexă la HCLMT nr. 33/2014; -Organigrama – Anexa la HCLMT nr. 583/2013; -Adresa nr. 3792/S3/24.02.2014 – Ordinul Prefectului judeţului Timiş – privind

numărul maxim de posturi stabilit pentru anul 2014.

DIRECTOR EXECUTIV SEF BIROU TĂRCIATU VASILE MARINESCU MEDINA CODRUŢA

Organigrama Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor

Consiliul Local al   Municipiului

Consiliul Local al Municipiului Timişoara Anexa nr.  2  la  HCL nr. ______ din __________            

Primar Municipiului    Timişoara

Total posturi 62 Funcţii publice 55

de conducere 6

Direcţia de Evidenţă a Persoanelor Timişoara

Primar

‐ de conducere 6 ‐ de execuţie 49

Funcţii contractuale de execuţie   7

Persoanelor Timişoara Director executiv

1

Serviciul Evidenţa  Persoanelor

1+22

Serviciul Stare  Civilă 1+16

Biroul Juridic  Resurse Umane Comunicare

1+5

Serviciul Financiar Administrativ

1+10

Compartiment  Informatica

2

Compartiment Audit  Public Intern

2

Biroul Acte de  Identitate

1+17

Compartimentul Verificări Furnizări 

Date 4

Compartimentul Buget Contabilitate

5

Compartimentul Administrativ

5

Director executiv Tărciatu Vasile

Şef birou Marinescu Medina

1

Anexa nr. 3 la HCL nr._____din___________

CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI TIMIŞOARA

REGULAMENT PRIVIND ORGANIZAREA ŞI FUNCŢIONAREA SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL

„ DIRECŢIA DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR TIMIŞOARA”

CAP. I – DISPOZIŢII GENERALE Art.1.Direcţia de Evidenţă a Persoanelor Timişoara este serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor, înfiinţat prin H.C.L.M.T.nr.5/2005, organizat la nivel de direcţie, cu personalitate juridică, care funcţionează sub autoritatea Consiliului Local al Municipiului Timişoara potrivit H.C.L.M.T.nr.40/2006 . Art.2.Prin direcţie în înţelesul prezentului regulament se înţelege instituţia publică de specialitate, de interes local, cu personalitate juridică subordonată şi structurată pe competenţe potrivit organigramei. Art.3.Pe toate actele emise de Direcţia de Evidenţă a Persoanelor, se va menţiona România Consiliul Local al Municipiului Timişoara – Direcţia de Evidenţă a Persoanelor Timişoara. Aceleaşi elemente vor fi inscripţionate şi pe sigiliul şi firma direcţiei. Art.4.Durata de funcţionare a Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor este nelimitată. Art.5. Direcţia de Evidenţă a Persoanelor Timişoara îşi desfăşoară activitatea în baza prezentului Regulament de Organizare şi Funcţionare şi a prevederilor legale în vigoare . Art.6. Structura organizatorică a Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor Timişoara cuprinde următoarele tipuri de compartimente/birouri/servicii :

 Conducere - 1 post  Serviciul Evidenţa Persoanelor - 23 posturi  Serviciul Stare Civilă - 17 posturi  Serviciu Financiar Administrativ - 11 posturi  Biroul Juridic Resurse Umane Comunicare - 6 posturi  Compartimentul Informatică - 2 posturi  Compartimentul Audit Public Intern - 2 posturi

Art.7. Direcţia de Evidenţă a Persoanelor Timişoara dispune de cod fiscal, cont propriu bancar şi de sigiliu. Art.8. Obiectul de activitate îl constituie: întocmirea, păstrarea, evidenţa şi eliberarea cărţilor de identitate şi a cărţilor de alegător şi înregistrarea actelor şi faptelor de stare civilă.

2

Art.9. În problemele de specialitate, Direcţia de Evidenţă a Persoanelor Timişoara, întocmeşte proiecte de hotărâri şi dispoziţii, însoţite de referate de specialitate pe care le prezintă spre aprobare autorităţilor locale competente . Art.10.Consiliul Local al Municipiului Timişoara :

a. Aprobă Regulamentul de Organizare şi Funcţionare a Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor Timişoara, precum şi modificările şi completările ulterioare ale acestuia ;

b. Aprobă Structura organizatorică , Statul de Funcţii , funcţiile publice şi numărul de posturi ;

c. Numeşte şi eliberează din funcţie a directorul executiv, cu avizul Direcţiei pentru Evidenţă Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date;

d. Asigură dotarea Direcţiei cu materiale şi alte bunuri destinate desfăşurării activităţii.

e. Asigură spaţiile necesare desfăşurării activităţilor, respectiv amenajarea şi dotarea corespunzătoare a acestor spaţii ;

f. Aprobă Bugetul de venituri şi cheltuieli, contul de execuţie bugetară şi programul de activitate pentru exerciţiul financiar următor ;

g. Îndeplineşte orice alte atribuţii conferite de legiuitor raportate la organizarea şi funcţionarea serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor - din subordine .

Art.11.Primarul Municipiului Timişoara, în calitate de ordonator principal de credite:

a. Aprobă fişa postului, pontajul şi cererile de concedii de odihnă sau alte concedii, ori absenţe motiovate (delegaţii,... etc) ale directorului executiv ;

b. Aprobă referatele la proiectele de hotărâri propuse spre aprobare Consiliului Loacal ;

c. Aprobă organizarea concursurilor pentru ocuparea posturilor unice sau ale căror atribuţii specifice nu se regăsesc la celelalte posturi din cadrul structurii organizatorice a Direcţiei.

d. Asigură gestiunea sistemului de salarizare a personalului conform prevederilor Legii. nr. 284/2010 privind salarizarea unitară a personalului plătit din fonduri publice – în calitate de ordonator principal de credite.

e. Aprobă referatele ce stau la baza emiterii Dispoziţiilor având ca obiect Legea nr. 119/1996 privind actele de stare civilă şi Metodologia de aplicare a acesteia - H.G. nr. 64/2011.

f. Îndeplineşte orice alte atribuţii conferite de legiuitor, în calitate de ordonator principal de credite.

CAP.II. PATRIMONIUL ŞI FINANŢELE DIRECŢIEI DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR .

3

Art.12.Patrimoniul Direcţiei este format din bunuri mobile, mijloace fixe şi obiecte de inventar, necesare în vederea desfăşurării în bune condiţii a activităţii din imobilul pus la dispoziţie de Consiliul Local al Municipiului Timişoara. Art.13.(1).Finanţarea cheltuielilor curente şi de capital a Direcţiei se asigură din subvenţii de la bugetul local şi din venituri proprii. (2).Bugetul de venituri şi cheltuieli al Direcţiei se aprobă de către Consiliul Local al Municipiului Timişoara. Art.14.(1).Directorul executiv al Direcţiei are calitatea de ordonator terţiar de credite. (2).Ordonatorul terţiar de credite, cu avizul ordonatorului principal de credite întocmeşte şi prezintă spre aprobare Consiliului Local al Municipiului Timişoara, proiectul de buget al Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor Timişoara. Art.15.Direcţia de Evidenţă a Persoanelor Timişoara în completarea surselor bugetare alocate din bugetul local , va putea obţine şi venituri proprii, în condiţiile prevăzute de lege. Art.16.Veniturile proprii ale Direcţiei se încasează, administrează, utilizează şi contabilizează de către aceasta potrivit prevederilor legale în vigoare. Art.17.Angajarea şi efectuarea cheltuielilor din creditele bugetare aprobate în buget, se aprobă de către ordonatorul terţiar de credite, şi se efectuează numai cu viza prealabilă de control financiar preventiv intern, care atestă respectarea condiţiilor legale, încadrarea în creditele bugetare aprobate şi destinaţia acestora. CAP. III. MANAGEMENTUL ŞI ORGANIZAREA DIRECŢIEI DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR . Art.18.(1).Conducerea curentă a Direcţiei de Evidenţă Persoanelor Timişoara este asigurată de:

Directorul executiv al Direcţiei de Evidenţă Persoanelor Timişoara ; Directorul executiv al Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor Timişoara, este

funcţionar public, numit în funcţie prin hotărâre a consiliului local, în urma susţinerii concursului organizat de către Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici Bucureşti, declarat admis prin Ordinul Preşedintelui A.N.F.P.şi cu avizul Inspectoratului Naţional pentru Evidenţa Persoanelor, în conformitate cu prevederile art. 9 din alin. 2 din Metodologia aprobată prin H.G.nr.2104/2004. În exercitarea atribuţiilor ce-i revin Directorul executiv al Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor Timişoara, emite dispoziţii. Directorul executiv asigură conducerea, îndrumarea şi controlul compartimentelor din structura Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor Timişoara .

Încadrarea salariaţilor (personal contractual/funcţionari publici) se face de către Directorul executiv al Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor Timişoara, în limita posturilor din organigrama şi statul de funcţii aprobate prin hotărâre de consiliu, în conformitate cu dispoziţiile legale în materie, în urma concursului organizat şi desfăşurat în condiţiile legii în vederea ocupării posturilor vacante. Pe perioada concediilor de odihnă şi a altor concedii legale, atribuţiile directorului executiv vor fi preluate şi îndeplinite de un funcţionar public desemnat în acest sens, şi cu acordul Primarului.

4

CAP.IV.- ATRIBUŢIILE DIRECŢIEI DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR Art.19. Direcţia are următoarele atribuţii principale :

a) întocmeşte, ţine evidenţa şi eliberează, actele de stare civilă, cărţile de identitate şi cărţile de alegător; b) înregistrează actele şi faptele de stare civilă; c) operează menţiunile şi modificările intervenite în statutul civil,

domiciliul şi reşedinţa persoanelor; d) actualizează şi valorifică Registrul local de evidenţă a

persoanelor; e) furnizează Sistemului Naţional Informatic de Evidenţă a

Persoanelor, date necesare actualizării Registrului permanent de evidenţa persoanelor;

f) ţine registrele de evidenţă pentru fiecare categorie de documente eliberate; g) constată contravenţii şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii; h) îndeplineşte şi alte atribuţii stabilite prin reglementări legale.

Secţiunea I – ATRIBUŢII IN DOMENIUL EVIDENŢEI PERSOANELOR ŞI ELIBERARII ACTELOR DE IDENTITATE

În domeniul evidenţei persoanelor şi eliberării actelor de identitate, Serviciul

de Evidenţă a Persoanelor are următoarele atribuţii principale:

a) primeşte, analizează şi soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate, cărţilor de alegător, stabilirea domiciliului, înscrierea în actul de identitate a menţiunii privind stabilirea reşedinţei în conformitate cu prevederile legale;

b) primeşte şi soluţionează cererile de eliberare a actelor de identitate pentru persoanele care îşi schimbă domiciliul din străinătate în România;

c) primeşte şi soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate ale persoanelor internate în unităţi sanitare şi de protecţie socială, precum şi ale celor aflate în locurile de reţinere şi de arest preventiv din cadrul unităţilor de politie sau în penitenciar din zona de responsabilitate şi înmânează documentele solicitate;

d) înregistrează toate cererile, în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru;

e) preia imaginea cetăţenilor care solicită eliberarea actelor de identitate; f) actualizează Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor cu informaţiile din

cererile cetăţenilor pentru eliberarea actului de identitate, precum şi din comunicările autorităţilor publice prevăzute de lege;

g) răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise în formularele necesare eliberării actelor de identitate;

h) înmânează actele de identitate titularilor care au solicitat eliberarea acestora; i) desfăşoară activităţi de distribuire a cărţilor de alegător;

5

j) preia în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor, datele privind persoana fizică în baza comunicărilor nominale pentru născuţii vii, cetăţeni români ori, cu privire la modificările intervenite asupra datelor de stare civilă ale minorilor cu vârstă mai mică de 14 ani, precum şi datele persoanelor decedate;

k) desfăşoară activităţi de primire, examinare şi rezolvare a petiţiilor cetăţenilor; l) furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei

către autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene şi locale, agenţii economici şi către cetăţeni;

m) identifică – pe baza menţiunilor operative – persoanele urmărite, cele cu interdicţia prezenţei în anumite localităţi etc. şi anunţă unităţile de poliţie în vederea luării măsurilor legale ce se impun;

n) soluţionează cererile formaţiunilor operative din M.A.I., S.R.I., Justiţie, Parchet, M.Ap.N., privind verificarea şi identificarea punctuală a persoanelor fizice;

o) formulează propuneri pentru îmbunătăţirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru etc.;

p) întocmeşte situaţiile statistice şi analizele activităţilor desfăşurate lunar, trimestrial şi anual în cadrul serviciului;

q) asigură gestiunea cărţilor de identitate provizorii şi întocmeşte procesele- verbale de scădere din gestiune;

r) răspunde de activităţile de selecţionare, creare, folosire şi păstrare a arhivei specifice;

s) organizează, asigură conservarea şi utilizează, în procesul muncii, evidenţele locale manuale;

t) asigură protecţia datelor cu caracter personal şi a informaţiilor clasificate, precum şi securitatea documentelor serviciului, în conformitate cu dispoziţiile legale;

u) sesizează dispariţia, în alb, a tipizatelor înseriate pe linie de evidenţă a persoanelor şi raportează dispariţia acestora pe cale ierarhică;

v) răspunde de aplicarea întocmai a dispoziţiilor legale, a ordinelor şi instrucţiunilor care reglementează activitatea pe linia regimului de evidenţă a persoanelor;

w) constată contravenţiile şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii; x) îndeplineşte şi alte atribuţii specifice activităţii de evidenţă a persoanelor,

reglementate prin acte normative.

Secţiunea a II-a ATRIBUŢII ÎN DOMENIUL STĂRII CIVILE

Art.21. În domeniul stării civile, direcţia are următoarele principale atribuţii :

a) întocmeşte, la cerere sau din oficiu, potrivit legii, acte de naştere, de căsătorie şi de deces, în dublu exemplar, şi eliberează persoanelor fizice îndreptăţite certificate doveditoare privind actele şi faptele de stare civilă înregistrate;

6

b) înscrie menţiuni pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare şi trimite comunicări de menţiuni pentru înscriere în registrele de stare civilă - exemplarul I sau, după caz, exemplarul II; c) eliberează gratuit, la cererea autorităţilor publice, extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civilă, precum şi fotocopii ale documentelor aflate în arhiva proprie, cu respectarea prevederilor Legii nr.16/1996 a Arhivelor Naţionale, precum şi ale Legii nr.677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date; d) eliberează, la cererea persoanelor fizice, dovezi privind înregistrarea unui act de stare civilă; e) trimite structurilor de evidenţă a persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P., la care este arondată unitatea administrativ-teritorială, în termen de 10 zile de la data întocmirii actului de stare civilă sau a modificărilor intervenite în statutul civil, comunicări nominale pentru născuţii vii, cetăţeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al cetăţenilor români; actele de identitate ale persoanelor decedate ori declaraţiile din care rezultă că persoanele decedate nu au avut act de identitate se trimit la structura de evidenţă a persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P. de ultimul loc de domiciliu; f) trimite centrelor militare, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării decesului, documentul de evidenţă militară aflat asupra cetăţenilor incorporabili sau recruţilor; g) întocmeşte buletine statistice de naştere, de căsătorie şi de deces, în conformitate cu normele Institutului Naţional de Statistică, pe care le trimite, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării, la Direcţia Judeţeană de Statistică; h) dispune măsurile necesare păstrării registrelor şi certificatelor de stare civilă în condiţii care să asigure evitarea deteriorării sau a dispariţiei acestora şi asigură spaţiul necesar destinat desfăşurării activităţii de stare civilă; i) atribuie codurile numerice personale, denumite în continuare C.N.P., din listele de coduri precalculate; j) propune necesarul de registre, certificate de stare civilă, formulare, imprimate auxiliare şi cerneală specială, pentru anul următor, şi îl comunică anual structurii de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P.; k) reconstituie registrele de stare civilă pierdute ori distruse - parţial sau total - prin copierea textului din exemplarul existent, certificând exactitatea datelor înscrise prin semnare şi aplicarea sigiliului şi parafei; l) primeşte cererile de schimbare a numelui pe cale administrativă şi documentele prezentate în motivare, precum şi cele transmise de către primăriile arondate S.P.C.L.E.P. Timişoara; m) primeşte cererile de înscriere de menţiuni cu privire la modificările intervenite în străinătate, în statutul civil al persoanei, determinate de divorţ, adopţie, schimbare de nume şi/sau prenume, precum şi documentele ce susţin cererile respective, pe care le înaintează D.E.P.A.B.D., în vederea avizării înscrierii menţiunilor corespunzătoare sau, după caz, a emiterii aprobării; n) primeşte cererile de transcriere a certificatelor şi extraselor de stare civilă procurate din străinătate, însoţite de actele ce le susţin, întocmeşte referatul cu propunere de aprobare sau respingere a cererii de transcriere pe care îl

7

înaintează, împreună cu întreaga documentaţie, în vederea avizării prealabile de către S.P.C.J.E.P.; o) primeşte cererile de rectificare a actelor de stare civilă şi efectuează verificări pentru stabilirea cu exactitate a erorilor depistate în cuprinsul actelor de stare civilă sau a menţiunilor înscrise pe acestea, întocmeşte documentaţia şi referatul cu propunere de aprobare sau respingere şi le înaintează S.P.C.J.E.P., pentru aviz prealabil, în vederea emiterii dispoziţiei de aprobare/respingere de rectificare de către primar; p) primeşte cererile de reconstituire şi întocmire ulterioară a actelor de stare civilă, întocmeşte documentaţia şi referatul prin care se propune primarului unităţii administrativ-teritoriale emiterea dispoziţiei de aprobare sau respingere, cu avizul prealabil al S.P.C.J.E.P.; r) înscrie în registrele de stare civilă, de îndată, menţiunile privind dobândirea, redobândirea sau renunţarea la cetăţenia română, în baza comunicărilor primite de la D.E.P.A.B.D. prin structura de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P.; s) înaintează S.P.C.J.E.P. exemplarul II al registrelor de stare civilă, în termen de 30 de zile de la data când toate filele din registru au fost completate; t) sesizează imediat S.P.C.J.E.P., în cazul pierderii sau furtului unor documente de stare civilă cu regim special; u) eliberează, la cererea persoanelor fizice îndreptăţite, certificate care să ateste componenţa familiei, necesare reîntregirii familiei aflate în străinătate; v) eliberează livrete de familie cu ocazia oficierii căsătoriei şi la cererea persoanelor fizice îndreptăţite; x) efectuează verificările necesare avizării cererilor de reconstituire şi de întocmire ulterioară a actelor de stare civilă pentru cetăţenii români şi persoanele fără cetăţenie domiciliate în România; z) efectuează verificări şi întocmeşte referate cu propuneri în vederea avizării de către S.P.C.J.E.P. a cererilor de transcriere a certificatelor/extraselor de stare civilă eliberate de autorităţile străine, precum şi a cererilor de rectificare a actelor de stare civilă; w) efectuează verificări cu privire la cererile de schimbare a numelui pe cale administrativă; aa) colaborează cu direcţiile de sănătate judeţene şi cu maternităţile pentru prevenirea cazurilor de internare a gravidelor fără acte de identitate asupra lor sau a căror identitate nu este cunoscută şi a cazurilor de părăsire a copiilor nou- născuţi şi neînregistraţi la starea civilă; bb) colaborează cu unităţile sanitare, Direcţia Generală Protecţia Copilului, denumită în continuare D.G.P.C., şi reprezentanţii serviciului public de asistenţă socială, denumit în continuare S.P.A.S., şi unităţile de poliţie, după caz, pentru cunoaşterea permanentă a situaţiei numerice şi nominale a persoanelor cu situaţie neclară pe linie de stare civilă şi de evidenţă a persoanelor, a demersurilor ce se fac pentru punerea acestora în legalitate, până la rezolvarea fiecărui caz în parte, precum şi pentru clarificarea situaţiei persoanelor/cadavrelor cu identitate necunoscută;

8

cc) constată desfacerea căsătoriei, prin divorţ pe cale administrativă, dacă soţii sunt de accord cu divorţul şi nu au copii minori, născuţi din căsătorie sau adoptaţi;

dd) transmite lunar la S.P.C.J.E.P. situaţia indicatorilor specifici; ee) transmite lunar la S.P.C.J.E.P. situaţia căsătoriilor mixte;

ff) constată contravenţiile şi aplică sancţiuni la regimul actelor de stare civilă; gg) răspunde de aplicarea întocmai a dispoziţiilor legale, a ordinelor şi

instrucţiunilor care reglementează activitatea pe linia regimului de stare civilă a persoanelor;

hh) îndeplineşte şi alte atribuţii specifice activităţii de stare civilă, reglementate prin acte normative.

Secţiunea a III –a ATRIBUŢII ÎN DOMENIUL FINANCIAR CONTABIL ADMINISTRATIV : Art.22. În domeniul financiar contabil administrativ, direcţia are următoarele atribuţii

a) fundamentează şi întocmeşte proiectul de buget ; b) verifică şi analizează sursele de venituri ale bugetului local ; c) urmăreşte şi stabileşte baza legală a cheltuielilor, creşterea eficienţei în

utilizarea resurselor bugetare ; d) verifică, analizează legalitatea , necesitatea şi oportunitatea propunerilor de modificare în cursul anului a bugetului instituţiei ; e) desfăşoară execuţia bugetară urmărind ca nivelul plăţilor nete de casă să se încadreze în structura creditelor aprobate, răspunzînd totodată de întocmirea actelor prevăzute de lege în vederea corelării şi asigurării disponibilităţilor din cont; f) întomeşte rapoarte statistice referitoare la execuţia bugetului aprobat ; g) înregistrează şi contabilizează plăţile şi încasările prin casierie ; h) întocmeşte execuţia bugetară „la casă”, fişele conturilor şi a balanţei cu partea de casierie; i) înregistrează şi contabilizează plăţile şi încasările prin bancă (trezorerie); j) ţine evidenţa contului de autofinanţare; k) efectuează înregistrarea analitică a mijloacelor fixe; l) efectuează înregistrarea analitică a obiectelor de inventar; m) întocmeşte şi coordonează bugetul; n) organizează inventarierea bunurilor patrimoniale; o) urmăreşte aplicarea şi respectarea legislaţiei în domeniul financiar economic şi exercită controlul financiar preventiv; expediază corespondenţa;

p) elaborează documentaţia necesară pentru organizarea procedurilor de cerere de ofertă, licitaţii, cumpărare directă, negociere directă, în condiţiile prevăzute de lege, încheind contracte de achiziţii publice în acest sens;

q) asigură necesarul de materiale, echipamente birotică, etc…, necesar bunei funcţionări;

9

r) întocmeşte şi prezintă spre aprobarea conducerii, necesarul de materiale, bunuri cu oferte de preţuri conform legilor în vigoare; s) întocmeşte referatele de necesitate pentru achiziţionarea bunurilor şi asigurarea serviciilor necesare bunei funcţionări a activităţilor direcţiei;

t) întocmeşte necesarul de materiale consumabile la sfârşitul fiecărui an pentru anul următor;

u) urmăreşte lucrările de reparaţii, modernizări, etc…, şi toate lucrările de orice natură ce se efectuează de terţi;

v) depistează, mediază orice defecţiuni sau disfuncţiuni care ar putea influenţa buna desfăşurare a activităţilor de orice fel din cadrul direcţiei; w) se preocupă de încheierea contractelor cu furnizorii de utilităţi, etc…; y) asigură respectarea normelor de pază, securitate şi de prevenire a incendiilor;

z) organizează şi asigură întreţinerea, exploatarea şi selecţionarea fondului arhivistic neoperativ constituit la nivelul direcţiei, în conformitate cu dispoziţiile legale în materie.

Secţiunea a IV –a – ATRIBUŢII ÎN DOMENIUL JURIDIC RESURSE UMANE COMUNICARE. Art.23.În domeniul Juridic şi al Resurselor Umane Comunicare, direcţia are următoarele atribuţii: (1).În domeniul juridic, atribuţii şi competenţe:

a) colaborează cu serviciile/birourile/compartimentele din cadrul Direcţiei, în vederea întocmirii proiectelor de hotărâri;

b) acordă consultanţă juridică tuturor serviciilor şi birourilor din cadrul Direcţiei;

c) vizează pentru legalitate dispoziţiile, regulamentele, instrucţiunile elaborate de Direcţie;

d) vizează şi/sau întocmeşte proiecte de contracte sau proiectele oricăror acte cu caracter juridic, în legătură cu activitatea Direcţiei; e) reprezintă interesele instituţiei în faţa instanţelor de judecată în cauzele având ca obiect „acte de stare civilă” – înregistrare tardivă a naşterii, modificare şi completare acte de stare civilă, anulare acte stare civilă, declararea judecătorească a dispariţiei/morţii, exeqator, contestaţii formulate împotriva Proceselor Verbale de constatare a contravenţiilor la regimul actelor de identitate şi la regimul actelor de stare civilă, acţiuni în „obligaţia a face”, litigii de muncă, precum şi în alte cauze în care Direcţia are calitate procesuală ; f) definitivează hotărârile judecătoreşti la acţiunile promovate de D.E.P.Timişoara şi după caz le investeşte cu formulă executorie , urmărind şi efectuând demersurile necesare pentru punerea în aplicare a acestora, inclusiv a celor care au ca obiect amenzi contravenţionale .

10

g) comunică către instanţele judecătoreşti referatele de specialitate întocmite ce conţin concluziile verificărilor privind temeinicia sau netemeinicia cererii în cauzele având ca obiect „înregistrarea tardivă a naşterii”, „anulare/modificare şi completare a actelor de stare civilă””declarare judecătorească a dispariţiei/morţii verificări efectuate cf. Lg.119/96 privind actele de stare civilă şi H.G.nr.64/2011 privind Metodologia pentru aplicarea unitară a Legii nr.119/96.

h) urmăreşte şi studiază actele nou apărute cu caracter normativ şi semnalează conducerii, sarcinile ce revin instituţiei potrivit acestor dispoziţii, comunicând atunci când este cazul, compartimentelor interesate, actul normativ apărut ;

i) primeşte, înregistrează şi ţine evidenţa ordinelor şi instrucţiunilor; j) rezolvă orice lucrări sau situaţii cu caracter juridic ( cereri, sesizări ,

etc..); k) îndeplineşte orice alte atribuţii la cererea directorului executiv, pentru

bunul mers al activităţii; (2).În domeniul resurselor umane :  colaborează cu serviciile şi birourile din cadrul Direcţiei, în vederea

întocmirii proiectelor de hotărâri privind organigrama, statul de funcţii şi statul de personal;

 ţine evidenţa fişelor de post conform prevederilor legale;  colaborează cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici, în vederea

transmiterii datelor personale ale funcţionarilor publici, precum şi funcţiile publice vacante, sau modificările intervenite în situaţia funcţionarilor publici;

 monitorizează posturile vacante şi participă la organizarea concursurilor pentru ocuparea acestor posturi, asigurând secretariatul comisiei de examinare;

 asigură organizarea concursurilor pentru promovarea angajaţilor care absolvesc o formă de învăţământ superior;

 întocmeşte, ţine evidenţa, păstrează şi completează Registrul de evidenţă a salariaţilor - personal contractual şi Registrul de evidenţă al funcţionarilor publici;

 întocmeşte referate şi dispoziţii pentru stabilirea salariilor de încadrare , indemnizaţii, sporuri ce se acordă salariaţilor conform prevederilor legale;

 primeşte, înregistrează şi ţine evidenţa dispoziţiilor, şi comunicarea lor în cadrul direcţiei;

 întocmeşte documentaţia în vederea exercitării cu caracter temporar ale funcţiilor publice, ale căror titulari au suspendat raportul de muncă în condiţiile legii;

 întocmeşte documentaţia în vederea încadrării funcţionarilor publici/personalului contractual pe perioadă determinată, a căror titulari de post au suspendat raportul/contractul de muncă în condiţiile legii;

 întocmeşte şi gestionează dosarele profesionale ale funcţionarilor publici, conform prevederilor legale;

11

 întocmeşte dispoziţiile de sancţionare a salariaţilor în baza referatelor şefilor de servicii/birouri şi respectiv a propunerilor comisiilor de disciplină în urma efectuării cercetărilor prealabile;

 solicită şi centralizează, conform prevederilor legale, fişele de evaluare a personalului contractual şi rapoartele de evaluare a funcţionarilor publici;

 ţine evidenţa concediilor de odihnă, a învoirilor, a concediilor medicale, a concediilor pentru evenimente deosebite, a concediilor pentru studii şi a concediilor pentru îngrijirea copiilor până la 2 ani (respectiv 7 ani);

 ţine evidenţa orelor suplimentare pe baza pontajelor şi a registrului de evidenţă a orelor suplimentare;

 colaborează cu firma producătoare de legitimaţii de serviciu ale angajaţilor şi ţine evidenţa acestora;

 colaborează cu cabinetul de medicina muncii în vederea programarii salariaţilor pentru efectuarea controlului medical periodic;

 solicită şefilor de servicii/birouri în baza ofertelor instituţiilor specializate, propuneri privind participarea la cursurile de formare/perfecţionare profesională a funcţionarilor publici şi personalului contractual, comunicând în acest sens instituţiilor organizatoare, confirmările de participare la cursurile organizate;

 întocmeşte dosarele de pensionare pentru limită de vârstă şi invaliditate ;  întocmeşte şi eliberează la solicitarea scrisă a angajaţilor, adeverinţe care

atestă calitatea de salariat şi vechimea în muncă ;  întocmeşte referate şi dispoziţii pentru încadrarea în muncă/numirea în

funcţie publică, modificarea, suspendarea şi încetarea contractului de muncă/raportului de serviciu.

 întocmeşte statul de personal ori de câte ori intervin schimbări privind drepturile salariale de încadrare, indemnizaţii de conducere, salarii de merit, sporuri de vechime,etc…;

 întocmeşte şi transmite situaţiile statistice instituţiilor de statistică;  completează registrul de evidenţă al funcţionarilor publici/ salariaţilor;  completează registrul declaraţiilor de avere şi de interese;  centralizează pontajele în vederea calculării drepturilor salariale ale tuturor

salariaţilor, funcţionari publici/personal contractual;  efectuază calculul tuturor drepturilor salariale stabilite în conformitate cu

legislaţia în vigoare, întocmind în acest sens fluturaşii aferenţi drepturilor calculate;

 efectuează calculul viramentelor atât pentru angajati cât şi pentru angajator;

 întocmeşte fişierele, ordinele de plată pentru Trezorerie şi pentru banci ;  întocmeşte declaraţiile aferente drepturilor salariale şi le depune la

Administraţia Financiară, şi Casa de Asigurări de Sănătate;  întocmeşte bugetul estimativ pentru cheltuelile cu salariile acordate în

temeiul legii sau în baza unor hotărâri judecătoreşti, a altor drepturi stabilite prin lege şi a cheltuielilor privind formarea/perfecţionarea profesională pe care îl înaintează Serviciuluiului Finaciar Administrativ;

12

 întocmeşte anual Declaraţia informativă privind impozitul reţinut la sursă şi câştigurile/pierderile realizate pe beneficiar de venit ;

 depune la Casa de Asigurări de Sănătate Anexa 12 împreună cu documentaţia aferentă în vederea recuperării sumelor de la F.N.U.A.S.S. pentru concedii şi indemnizaţii ;

 întocmeşte şi eliberează la solicitarea scrisă a angajaţilor adeverinţe de salariu si respectiv adeverinţe pentru deduceri ;

(3) În domeniul comunicării :  Elaborează în colaborare cu conducerea şi compartimentele din structura

D.E.P. un model de comunicare bazată pe o planificare strategică, care va ţine cont de misiunea, nevoile şi obiectivele instituţiei precum şi de necesităţile publice ;

 Asigură accesul la informaţiile de interes public, conform Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, cu modificările şi completările ulterioare, cu respectarea prevederilor procedurii interne ;

 Întocmeşte raportul privind aplicarea Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, cu modificările şi completările ulterioare ;

 Inaintează petiţiile înregistrate către structurile funcţionale ale Direcţiei, în funcţie de obiectul acestora ;

 Urmăreşte soluţionarea şi redactarea în termenul legal a răspunsului la petiţii ;

 Asigură relaţionarea instituţiei cu mass-media ;  Asigură cadrul, căile şi mijloacele pentru dezvoltarea şi eficientizarea

circuitelor de comunicare între instituţie şi cetăţean ;  Realizează zilnic revista presei, lunar sinteza apariţiilor D.E.P. în presa

scrisă, raporte de evaluare a imaginii Direcţiei în presa scrisă şi anual, analiza de imagine a Direcţiei ;

 Colaborează cu purtătorii de cuvânt şi structurile funcţionale de comunicare din autorităţile şi instituţiile publice în vederea gestionării acţiunilor de imagine, când situaţia o impune ;

 Înregistrează corespondenţa şi o distribuie conducerii Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor Timişoara în vederea repartizării acesteia în funcţie de obiect - documentele urmându-şi apoi destinaţia menţionată de factorul de decizie.

 Organizează păstrarea corespondenţei primite şi expediate prin Registre de corespondenţă ;

 Întocmeşte raportul anual de activitate al biroului.

Secţiunea a V –a – ATRIBUŢII ÎN DOMENIUL INFORMATICII :

În domeniul informatic, direcţia are următoarele atribuţii principale : a) crearea premiselor trecerii la Societatea Informaţională în România;

13

b) stabilirea strategiei de informatizare a direcţiei; c) realizarea analizei, programării, implementării programelor informatice

proprii direcţiei; d) implementarea programelor informatice utilizate la nivel naţional; e) stabilirea dotărilor în domeniul informatic, necesare desfăşurării în condiţii optime şi mai eficiente a activităţii direcţiei şi în funcţie de necesităţile stabilite la nivel naţional; f) extinderea reţelelor de calculatoare existente, prin achiziţionarea de calculatoare, echipamente periferice şi reţelistică pentru a permite partajarea resurselor hardware şi software ;

g) întreţinerea reţelelor de calculatoare ale direcţiei, împreună cu firma care asigură service la tehnica de calcul din dotarea direcţie;

h) verificarea privind integritatea bazelor de date de la starea civilă; i) realizarea operaţiunilor pentru păstrarea bazelor de date j) perfecţionarea programelor specifice stării civile k) actualizarea sitului direcţiei, accesibil la

http://www.primariatm.ro/evpers

Secţiunea a VI –a – ATRIBUŢII ÎN DOMENIUL AUDITULUI PUBLIC INTERN a) elaborează norme metodologice specifice entităţii publice în care îşi desfăşoară activitatea, cu avizul UCAAPI, iar în cazul entităţilor publice subordonate, respectiv aflate în coordonarea sau sub autoritatea altei entităţi publice, cu avizul acesteia; b) elaborează proiectul planului multianual de audit public intern, de regulă pe o perioadă de 3 ani, şi, pe baza acestuia, proiectul planului anual de audit public intern; c) efectuează activităţi de audit public intern pentru a evalua dacă sistemele de management financiar şi control ale entităţii publice sunt transparente şi sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienţă şi eficacitate; d) informează UCAAPI despre recomandările neînsuşite de către conducătorul entităţii publice auditate, precum şi despre consecinţele acestora; e) raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor şi recomandărilor rezultate din activităţile sale de audit; f) elaborează raportul anual al activităţii de audit public intern; g) în cazul identificării unor iregularităţi sau posibile prejudicii, raportează imediat conducătorului entităţii publice şi structurii de control intern abilitate; h) verifică respectarea normelor, instrucţiunilor, precum şi a Codului privind conduita etică în cadrul compartimentelor de audit intern din entităţile publice subordonate, aflate în coordonare sau sub autoritate şi poate iniţia măsurile corective necesare, în cooperare cu conducătorul entităţii publice în cauză.

14

CAP. VI. DISPOZIŢII FINALE Art.24. Atribuţiile directorului executiv al direcţiei şi ale celorlate persoane cu funcţii de conducere sau de execuţie sunt prevăzute în fişele posturilor, care se întocmesc şi se aprobă conform legii. Art.25.Prevederile prezentului Regulament se completează de drept cu prevederile actelor normative noi, ce reglementează materia . Art.26. Modificările aduse prezentului regulament se vor face cu aprobarea Consiliului Local al Municipiului Timişoara.

DIRECTOR EXECUTIV ŞEF BIROU VASILE TĂRCIATU MEDINA CODRUŢA MARINESCU

ROMÂNIA CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI TIMIŞOARA DIRECŢIA DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR

Anexa nr. 1 la HCL nr. _______din_______________

STAT DE FUNCŢII

Nr. posturi

Clasă Grad

1 Director executiv S 1 II

2 Şef serviciu S 3 I

3 Şef birou S 2 I

4 auditor S 2 I superior

5 consilier S 8 I superior

6 consilier S 9 I principal

7 consilier juridic S 1 I principal

8 consilier S 13 I asistent

9 referent M 14 III superior

10 referent M 1 III principal

11 referent M 1 III asistent

12 referent M 1 II

13 casier M 1

14 administrator M 1 I

15 arhivar M 1

16 şofer M 1 I

17 muncitor calificat M 1 I

18 îngrijitor G 1

Număr total posturi 62

din care:

1. Funcţii publice 55

- de conducere 6

- de executie 49

2. Personal contractual 7

- de conducere 0

- de executie 7

DIRECTOR EXECUTIV ŞEF BIROU

VASILE TĂRCIATU MEDINA CODRUŢA MARINESCU

Funcţia publică/contractuală Nr. Crt.

Denumire funcţie de conducere Nivel

studii

Total funcţii contractuale de executie 7

TOTAL GENERAL 62

C. FUNCŢII CONTRACTUALE DE EXECUŢIE

A. FUNCŢII PUBLICE DE CONDUCERE

Total funcţii publice de conducere 6

B. FUNCŢII PUBLICE DE EXECUŢIE

Total funcţii publice de execuţie 49