Hotararea 62/26.02.2008 privind aprobarea Acordului separat la Acordul de Împrumut, Finanţare şi Program

ROMÂNIA JUDEŢUL TIMIŞ MUNICIPIUL TIMIŞOARA DIRECŢIA ECONOMICĂ NR. _________________________

APROBAT PRIMAR

GHEORGHE CIUHANDU

R E F E R A T privind aprobarea Acordului separat la Acordul de Împrumut, Finanşare şi

Program

Municipalitatea intenţionează să implementeze un proiect pilot de sprijin al proprietarilor de clădiri care fie sunt monumente arhitecturale, fie clădiri care fac parte dintr- un ansamblu definit ca un monument arhitectural conform Legii nr.422/2001 privind protejarea monumentelor istorice, modificată şi completată. În acest sens a fost înaintat spre aprobare Consiliului Local al Municipiului Timişoara Proiectul de hotărâre privind aprobarea Acordului de Împrumut, Finanţare şi Program încheiat între KfW, Republica România si Municipiul Timisoara, în vederea întocmirii documentaţiei necesare obţinerii autorizării împrumutului de către Comisia de autorizare a împrumuturilor locale. În conformitate cu prevederile pct. 3.1 din Acordul de Împrumut, Finanţare şi Program, detaliile programului, precum şi bunurile şi serviciile care vor fi finanţate de împrumut şi contribuţia financiară, procedura de plată a împrumutului şi în special dovada ce atestă folosirea sumelor solicitate ca împrumut şi contribuţie financiară în scopurile stipulate şi detaliile referitoare la implementarea programului, se stabilesc de comun acord între Agenţia de Executare a Programului – Municipiul Timişoara şi KfW, printr-un acord separat. Având în vedere cele de mai sus,

PROPUNEM:

Aprobarea Acordului Separat la Acordul de Împrumut, Finanţare şi Program pentru reabilitarea monumentelor istorice din cartierele istorice ale Timişoarei (Infrastructură municipală Faza II), îmrepună cu anexele care fac parte integrantă din acesta, şi anume:

- Anexa 01: Conceptul Proiectului pentru Reabilitarea Cartierelor Istorice din Timişoara, România din 16 Februarie 2007

- Anexa 01b: Schiţa necesarului de personal şi costurilor aferente din iunie 2007

- Anexa 01c: Organizarea instituţională - Anexa 02: Obiective şi rezultate ale Programului şi premize pentru

realizarea lor - Anexa 03: Graficul cu termenele - Anexa 04: Codul total şi finanţarea - Anexa 05: Liniile directoare pentru numirea Consultanţilor în cadrul

Cooperării Financiare cu Ţările în curs de Dezvoltare

- Anexa 06: Liniile Directoare pentru Atribuirea de Contracte de Furnizare de bunuri şi Lucrări în cadrul Cooperării Financiare cu Ţările în curs de Dezvoltare

- Anexa 07: Procedura de efectuare a plăţilor - Anexa 08: Conţinutul şi forma rapoartelor

DIRECTOR ECONOMIC EC. SMARANDA HARACICU

ÎNTOCMIT DIRECTOR EXECUTIV

EC. ADRIAN BODO

Avizat juridic Direcţia Fiscală a Municipiului Timişoara

Consilier juridic Lucian Stănescu

Avizat juridic Consiliul local al Municipiului Timişoara

Consilier juridic Mirela Lasuschevici

1

L III a 4 Cooperare Financiară Germană cu România Reabilitarea Cartierelor Istorice din Timişoara

Acordarea unui grant (credit nerambursabil) de 2.0 milioane Euro plus un împrumut de 3.0 milioane Euro cu numărul : 2005 65 333 Acord separat la Acordul de Împrumut, Finanţare şi Program datat ...

Stimate Domn, Conform Acordului de Împrumut, Finanţare şi Program, încheiat între Republica România (“Debitor”), Municipiul Timişoara (“Agenţia de Executare a Programului”) şi KfW (“KfW”), datat………., se vor stabili printr-un acord separat următoarele:

Conform articolului 1.2: Detaliile Programului, precum şi bunurile şi serviciile care vor fi finanţate din Împrumut şi din Contribuţia Financiară;

Conform articolului 3.1: Procedura de achitare a sumelor, în special dovada potrivit căreia sumele din Împrumut şi din Contribuţia financiară sunt folosite pentru scopul stipulat;

Conform articolului 8.2: Detaliile referitoare la articolul 8.1 (Implementarea Programului).

Propunem să se convină asupra următoarelor:

Număr telefax: 0040 256 490 635 Dr. Gheorghe Ciuhandu Primar B-dul C.D. Loga Nr. 1 1900 Timisoara

Telefax 0049 69 7431 3490 our ref.: Rth telefon: +49 69 7431-2344 email: [email protected] Data: xx.xx.2007

2

I. Descrierea Programului

1. Detaliile Programului

Programul priveşte Reabilitarea Monumentelor Istorice din Cartierele Istorice ale Timişoarei. Scopul programului este să sprijine proprietarii monumentelor istorice din zonele stabilite ale cartierelor istorice Iosefin, Cetate şi Fabric prin furnizarea de împrumuturi în condiţii de finanţare preferenţiale şi de asemenea, în unele cazuri, grant-uri (credite nerambursabile) pentru finanţarea activităţilor de reabilitare a clădirilor lor conform cu standardele tehnice şi arhitecturale adecvate stabilite prin Programul Municipalităţii de Reabilitare Prudentă şi Revitalizare Economică a Cartierelor Istorice Fabric, Cetate şi Iosefin. Aceasta va contribui la îmbunătăţirea condiţiilor de viaţă a locuitorilor din cartierele istorice ale municipiului şi va iniţia păstrarea durabilă a moştenirii culturale a oraşului. Criteriile de realizare a acestor obiective, rezultatele programului şi activităţile prevăzute de program precum şi premizele care stau la baza scopului şi rezultatelor programului sunt cuprinse în Anexa 1 („Conceptul Proiectului convenit între Agenţia de Executare a Programului şi KfW în 16 Februarie 2007” = ”Conceptul Proiectului” în textul ce urmează). Programul va suplimenta astfel şi va deveni parte integrantă a Programului Municipalităţii de Reabilitare Prudentă şi Revitalizare Economică a Cartierelor Istorice Fabric, Cetate şi Iosefin care este sprijinit de GTZ. Următoarele activităţi ale Programului vor fi finanţate din Împrumut: În cadrul Programului de Reabilitare Prudentă şi Revitalizare Economică a Cartierelor Istorice Fabric, Cetate şi Iosefin al Agenţiei de Executare a Programului:

• Programul de Împrumut în condiţii financiare preferenţiale conform Conceptului Proiectului (Anexa 1) pentru a sprijini proprietarii clădirilor care sunt fie monumente istorice de arhitectură sau care fac parte din ansambluri definite ca monumente arhitecturale conform Legii 422 din 18 Iulie 2001 privind protejarea monumentelor istorice, cu modificările şi completările ulterioare (denumite „clădiri” în textul următor) care intenţionează să realizeze lucrări de reabilitare.

• Grant-uri (credite nerambursabile) pentru măsurile specifice de

reabilitare datorate caracteristicilor arhitecturale şi istorice ale clădirilor.

3

• Cheltuieli neprevăzute, cum ar fi asistenţă de specialitate pentru

înfiinţarea şi funcţionarea unei unităţi financiare, auditul fondului de dispoziţie, Evaluările Tehnice şi Supervizarea Arhitecturală, dacă este necesar.

O prezentare sumară a elementelor principale ale Programului, scopurile sale, măsurile şi obiectivele este cuprinsă în Anexa 2 la acest Acord Separat. 2. Graficul cu termenele Graficul cu termene care stă la baza pregătirii, implementării şi realizării Programului este prezentat în Anexa 3. 3. Costul Total şi Finanţarea Costul total estimat al Programului („Costul Total”) este de aproximativ 5 milioane Euro. Valoarea Împrumutului este de 3 milioane Euro. Contribuţia Financiară este de 2 milioane de Euro. Componenţa Costului Total şi Planul de Finanţare sunt prezentate în Anexa 4. Plata sumelor de către KfW către Municipalitatea Timişoara va fi efectuată pari- passu atât în ceea ce priveşte Împrumutul cât şi Contribuţia Financiară. Plata de către Municipalitatea Timişoara pentru sub-proiectele finanţate prin acest Acord Separat va fi efectuată conform Conceptului Proiectului din Anexa 1. 4. Modificări la Descrierea Programului Pentru orice modificări importante ale descrierii programului se va solicita acordul prealabil al KfW. Agenţia de Executare a Programului va informa KfW imediat despre orice modificare expunând motivele, măsurile prevăzute şi consecinţele modificării (inclusiv la Costul Total). Executarea unor asemenea măsuri va putea începe numai pe baza unei planificări revizuite şi cu aprobarea KfW. II. Implementarea Programului

1. Responsabilităţi şi Planificarea Timpului, Costului şi Finanţării 1.1. Agenţia de Executare a Programului va fi responsabilă pentru

implementarea Programului. Aceasta va înfiinţa o Unitate Financiară

4

ataşată CCRCIT-ului (Centrul de Coordonare pentru Reabilitarea Cartierelor Istorice din Timişoara – numit CRUT în Conceptul Proiectului) în cadrul Municipalităţii sub supervizarea Directorului Direcţiei Economice şi va transfera întreaga responsabilitate a implementării programului acestei Unităţi Financiare. Toate activităţile aşa cum au fost descrise în Conceptul Proiectului vor fi realizate în strânsă cooperare cu personalul CCRCIT şi cu experţii GTZ. Pe baza Conceptului Proiectului (Anexa 1) aceştia vor coopera îndeaproape şi cu alte unităţi responsabile din Municipalitate pe parcursul pregătirii şi implementării Programului şi vor stabili de comun acord aspectele Programului care sunt esenţiale pentru executarea acestuia.

1.2. Planificarea detaliată a timpului, costului şi finanţării, actualizată în mod

regulat pentru implementarea tehnică şi financiară corectă a Programului va fi pregătită cât mai curând posibil de către Agenţia de Executare a Programului şi de Unitatea Financiară ataşată CCRCIT şi înaintată KfW. Această planificare va arăta, cu termene limită şi sume, relaţiile cronologice urmărite dintre activităţile Programului şi cerinţele financiare rezultate. În cazul în care sunt necesare abateri de la programul stabilit în timpul implementării Programului, KfW va primi planul revizuit.

2. Desemnarea unui Consultant

2.1. GTZ sprijină în prezent CCRCIT în cadrul Programului de Reabilitare Prudentă şi Revitalizare Economică a Cartierelor Istorice Fabric, Cetate şi Iosefin al Agenţiei de Executare a Programului şi va furniza asistenţă şi pentru activităţile legate de programul de împrumut descrise în Anexa 1.

2.2. În plus, pe baza confirmării comune prealabile a Caietului de Sarcini de

către Agenţia de Executare a Programului şi KfW serviciile de consultanţă pentru sprijinirea Municipalităţii în vederea înfiinţării unei Unităţii Financiare ataşate CCRCIT-ului se vor putea furniza aşa cum este prevăzut mai jos în articolele 2.2. şi 2.3. Obligaţiile consultantului vor cuprinde în principal asistenţa în elaborarea structurii Unităţii Financiare, a fişelor de post şi în selecţionarea personalului calificat, instruire şi asistenţă în stabilirea activităţilor desfăşurate, a procedurilor decizionale şi consilierea proprietarilor referitor la conceptul proiectului. Dacă este necesar, se vor furniza în aceeaşi manieră şi alte servicii pentru Evaluările Tehnice şi Supervizarea Arhitecturală.

2.3. Urmând procedura de licitaţie publică competitivă, contractul va fi acordat

unui consultant calificat independent. Dacă serviciile necesare furnizate de expert sunt estimate la o valoare mai mică de 300.000 Euro şi în urma

5

aprobării prealabile a KfW, procedura de atribuire a contractului va respecta legislaţia română cu privire la procedurile de achiziţii publice. Altfel, procedura de atribuire a contractului se va face conform „Liniilor Directoare pentru Numirea Consultanţilor în cadrul Cooperării Financiare cu Ţările în Curs de Dezvoltare” (Anexa 5) care este parte integrantă din prezentul acord.

2.4. În notificarea de precalificare sau - dacă nu se organizează precalificare - în

invitaţia de participare la licitaţie, Agenţia de Executare a Programului va obliga ofertanţii să depună împreună cu documentaţia pentru licitaţie sau împreună cu oferta lor şi o declaraţie de angajament, întocmită în mod adecvat (Anexa 5, pag 16).

3. Atribuirea Contractelor de Furnizare de Bunuri şi alte Servicii

3.1. Aşa cum s-a convenit prin Conceptul Proiectului, contractele de furnizare

de bunuri şi alte servicii vor fi atribuite conform legislaţiei române cu privire la achiziţiile publice prin licitaţie competitivă sau prin licitaţie competitivă restrânsă sau cerere de oferte (vezi şi Anexa 1).

3.2. În cazul bunurilor şi serviciilor, altele decât cele furnizate în cadrul sub-

proiectelor proprietarilor, documentaţia pentru licitaţie va fi înaintată în timp util KfW-ului pentru comentarii, anterior publicării invitaţiei de participare la licitaţie, dacă valoarea unui bun sau serviciu individual scos la licitaţie este estimată de către Agenţia de Executare a Programului că va depăşi 100.000 Euro.

3.3. Perioada de ofertare trebuie stabilită astfel încât să lase ofertanţilor suficient

timp pentru pregătirea ofertelor. 3.4. În notificarea de precalificare sau - dacă nu se organizează precalificare - în

documentaţia pentru licitaţie, Agenţia de Executare a Programului va obliga ofertanţii să depună împreună cu documentaţia pentru precalificare sau cu oferta lor şi o declaraţie de angajament (Anexa 6, pag 27).

3.5. Alte detalii referitoare la procedura de atribuire şi alte prevederi

contractuale sunt explicate în „Liniile Directoare pentru Atribuirea de Contracte de Furnizare de bunuri şi Lucrări în cadrul Cooperării Financiare cu Ţările în Curs de Dezvoltare” (Anexa 6), care este parte integrantă din prezentul acord şi va fi aplicată în cazul cererii exprese a KfW.

6

3.6. La încheierea contractelor de furnizare de bunuri şi servicii finanţate din Împrumut şi/sau din Contribuţia Financiară, Agenţia de Executare a Programului va respecta de asemenea următoarele principii:

a) Dat fiind că taxele de import nu pot fi finanţate din Împrumut şi/sau

din Contribuţia Financiară conform Articolului 1.3 din Acordul de Împrumut, Finanţare şi Program, aceste taxe de import, dacă sunt incluse în valoarea contractului, vor fi specificate separat în contracte de furnizare de bunuri şi servicii şi în facturi.

b) Dacă plăţile stabilite prin contractele de furnizare de bunuri şi

servicii se vor face din Împrumut şi din Contribuţia Financiară, contractele respective vor include o clauză care va stipula că orice rambursări, garanţii sau plăţi similare care pot fi pretinse şi orice plăţi pentru asigurări datorate Debitorului sau Agenţiei de Executare a Programului vor fi făcute pentru contul Agenţiei de Executare a Programului în contul nr. 38 000 000 00 (IBAN: DE53 5002 0400 3800 0000 00) la KfW, Frankfurt am Main (BIC: KFWIDEFF; BLZ 500 204 00), KfW creditând cu aceste sume contul Debitorului. Dacă aceste plăţi sunt efectuate în moneda locală, ele vor fi direcţionate într-un cont special al Agenţiei de Executare a Programului, în ţara acesteia, asupra căruia se pot opera retrageri doar cu aprobarea KfW. Aceste fonduri pot fi reutilizate pentru executarea Programului cu aprobarea KfW.

III. Lista bunurilor şi serviciilor şi Procedura de efectuare a plăţilor

1. Lista bunurilor şi serviciilor

1.1. Lista bunurilor şi serviciilor care vor fi finanţate din Împrumut şi din

Contribuţia Financiară va fi elaborată pe baza contractelor încheiate pentru furnizarea de asemenea bunuri şi servicii. În conformitate, KfW va primi o listă cu a) toate contractele încheiate cu proprietarii pentru sub-proiecte, conţinând

următoarele informaţii: data şi valoarea contractului, clădirea ce va fi reabilitată, proprietar, număr de referinţă, suma de finanţat din Împrumut şi din Contribuţia Financiară;

b) contractele de consultanţă şi expertiză conţinând următoarele informaţii: data şi valoarea contractului, descrierea serviciilor, număr de referinţă, suma de finanţat din Împrumut şi din Contribuţia Financiară;

7

c) orice alte servicii şi bunuri conţinând următoarele informaţii: data şi valoarea contractului, descrierea serviciilor şi bunurilor, număr de referinţă, suma de finanţat din Împrumut şi din Contribuţia Financiară.

1.2. KfW va informa Agenţia de Executare a Programului la cerere asupra

sumelor din Împrumut şi din Contribuţia Financiară care au fost rezervate pentru finanţare (lista bunurilor şi serviciilor).

2. Procedura de efectuare a plăţilor

Plăţile efectuate de către KfW se vor face conform reglementărilor stipulate în Anexa nr. 7 (Procedura de efectuare a plăţilor), care este parte integrantă din acest acord. Plăţile efectuate de către Agenţia de Executare a Programului se vor face conform Conceptului Proiectului (Anexa 1).

IV. Raportarea şi alte clauze

1. Raportarea

1.1. Până la noi dispoziţii, Agenţia de Executare a Programului va raporta către

KfW bianual despre progresele Programului (rapoarte de progres) şi despre dezvoltarea tuturor celorlalte condiţii generale importante. Raportul va include punctele enumerate în Anexa 8. În plus, Agenţia de Executare a Programului va raporta despre toate circumstanţele care ar putea periclita realizarea obiectivelor globale, scopul Programului şi rezultatele. La momentul încheierii fizice şi desăvârşirii Programului, Agenţia de Executare a Programului va înainta un raport final al măsurilor derulate. Primul raport asupra stării lucrurilor va fi înaintat la xx.xx.200x (Dată ce va fi stabilită). Rapoartele trebuie primite de KfW nu mai târziu de 4 săptămâni de la sfârşitul perioadei analizate.

1.2. După terminarea Programului, Agenţia de Executare a Programului va raporta cu privire la evoluţia sa ulterioară (vezi Anexa 8 pentru detalii). KfW va informa în timp util Agenţia de Executare a Programului în ceea ce priveşte sfârşitul perioadei de raportare.

2. Alte prevederi 2.1. Agenţia de Executare a Programului va transmite către KfW toate

documentele aferente care sunt necesare pentru KfW pentru a face comentariile şi a putea da aprobările menţionate mai sus sau în liniile

8

directoare anexate, cu suficient timp înainte pentru a permite o perioadă rezonabilă pentru examinare.

2.2. Agenţia de Executare a Programului va monta pancarte indicatoare a

Proiectului care să conţină cel puţin următorul mesaj:

" Proiect de dezvoltare al Municipalităţii Timişoara, co-finanţat de Republica Federală Germania prin KfW".

Pe pancarta indicatoare a proiectului va fi plasat un sigiliu de proiect furnizat de Ambasada Germană.

2.3 Prevederile de mai sus pot fi amendate sau modificate în orice moment prin

acord mutual, dacă acest lucru este util pentru implementarea Programului sau pentru executarea Acordului de Împrumut, Finanţare şi Program. În toate celelalte privinţe, prevederile Articolului 7.3 şi 9 din Acordul de Împrumut, Finanţare şi Program se vor aplica şi în cazul acestui Acord.

Vă rugăm confirmaţi acceptul dvs. la Acordul de mai sus prin semnarea într-o formă obligatorie din punct de vedere legal şi să returnaţi copiile anexate. Cu stimă, KfW Anexe Anexa 1: Conceptul Proiectului pentru Reabilitarea Cartierelor Istorice din

Timişoara, Romania din 16 Februarie 2007. Schiţa necesarului estimat de personal şi costurilor aferente din iunie

2007. Anexa 2: Obiective şi rezultate ale Programului şi premize pentru realizarea

lor Anexa 3: Graficul cu termenele Anexa 4: Costul Total şi Finanţarea Anexa 5: Liniile Directoare pentru numirea Consultanţilor în cadrul

Cooperării Financiare cu Ţările în Curs de Dezvoltare Anexa 6: Liniile Directoare pentru Atribuirea de Contracte de Furnizare de

bunuri şi Lucrări în cadrul Cooperării Financiare cu Ţările în Curs de Dezvoltare

Anexa 7: Procedura de efectuare a plăţilor Anexa 8: Conţinutul şi forma rapoartelor

9

Citit şi aprobat: Timişoara …………….. (data) Primar

1

Conceptul Proiectului sub forma convenită în data de 16 Feb. 2007 Conceptul Proiectului pentru Programul de Reabilitare a Cartierelor Istorice din Timişoara, România (sub forma convenită între Municipalitatea Timişoarei şi KfW în data de 16 Februarie 2007 ) Municipalitatea Timişoarei a initiat Programul pentru Reabilitare Prudenta si Revitalizare Economica a Cartierelor Istorice Fabric, Cetate si Iosefin si doreste sa incurajeze si sa sprijine proprietarii cladirilor din aceste cartiere ale orasului in reabilitarea cladirilor lor in conformitate cu standardele tehnice si arhitecturale fixate de program. Un Birou de Coordonare a Reabilitarii Cartierelor Istorice din oras, “CRUT”, a fost infiintat, este subordonat direct Primarului Timisoarei si este sprijinit de catre experti de la firma germana GTZ pana la sfarsitul anului 2008. CRUT are, printre alte sarcini, responsabilitatea consilierii proprietarilor de cladiri referitor la stabilirea nevoilor cladirilor in ceea ce priveste reabilitarea, si acordarea sprijinului in implementarea masurilor necesare. CRUT a angajat si va finanta arhitecti locali pentru a asigura aceasta asistenta , pe langa personalul CRUT care este parte integranta din administratia orasului. In asistenta oferita asociatilor de proprietari in luarea deciziilor aferente procesului, CRUT este sprijinit de o organizatie locala a proprietarilor privati- FALT. Cladirile din Fabric, Cetate si Iosefin sunt, de obicei, impartite in mai multe apartamente si uneori spatii comerciale, detinute de proprietari privati sau proprietari publici care formeaza asociatii de proprietari pentru fiecare cladire conform legislatiei romanesti. In anumite cazuri, cererile de retrocedare ale fostilor proprietari nu au fost inca clarificate. Pe baza experientelor dintr-un program similar implementat la Sibiu, costurile obisnuite pentru reabilitarea elementelor cladirilor ce tin de mostenirea culturala, stabilitate, instalatii si infrastructura obisnuita (cum ar fi fundatia, peretii, acoperisul, geamurile, intrarile, fatadele, instalatiile electice si sanitare, sistemul de incalzire) au fost estimate la aproximativ 250 000 Euro pentru o cladire de circa 15-20 de unitati ( apartamente, mici magazine etc.). Din cauza diversitatii cladirilor si starii actuale de intretinere, aceste costuri variaza in mod considerabil. Totusi, majoritatea proprietarilor si a asociatiilor de proprietari nu au mijloacele financiare necesare pentru a implementa masurile necesare pentru reabilitare cu toate ca ar fi dispusi sa participe si sa respecte liniile directoare trasate de program in vederea conservarii caracterului arhitectural al fiecarui cartier din oras si, astfel, asigurand un impact de imbunatatire a conditiilor de viata si de revitalizare a activitatilor economice locale. Proiectul pilot al Programului de imprumut pentru proprietarii care participa la Programul de Reabilitare

2

Prin urmare, Municipalitatea intentioneaza sa implementeze un proiect pilot de sprijin al proprietarilor de cladiri care fie sunt monumente arhitecturale fie cladiri care fac parte dintr-un ansamblu definit ca monument arhitectural conform Legii 422 din 18 iulie 2001 privind Protejarea Monumentelor Istorice cu modificarile si completarile ulterioare (denumite pe scurt “cladiri” in text) prin asigurarea unui program de imprumut pentru masurile de reabilitare. O suma de 5 milioane de Euro va fi furnizata de Banca de dezvoltare germana KfW, prin Guvernul Roman sub forma unui imprumut de 3 milioane de euro pe o durata de 30 de ani, cu o perioada de gratie de 10 ani si o rata a dobanzii de 2 % p.a. si un grant (credit nerambursabil) de 2 milioane de Euro pentru implementarea proiectului “Conceptul Programului de Reabilitare a Cartierelor Istorice din Timisoara”. Municipalitatea intentioneaza sa furnizeze fonduri suplimentare pentru programe similare sub forma de donatii, granturi, si imprumuturi aditionale - soft - care pot fi furnizate bugetului municipal de catre Fondurile Structurale ale UE. Asemenea fonduri aditionale vor fi administrate si implementate de catre Unitatea Financiara a CRUT ce urmeaza a fi creata in cadrul acestui program. Pe baza a doua investigatii initiale facute de consultanti internationali si pe baza clarificarilor finale cu Ministerul Finantelor cu privire la o posibila structura a proiectului, si pe baza discutiilor desfasurate cu toate partile interesate aceasta propunere de implementare a proiectului a fost dezvoltata si acceptata de catre Municipalitatea Timisoarei si KfW ca baza pentru procedura interna de decizie in cadrul Administratiei Municipiului si pentru evaluarea viitoarelor finantari KfW. Conditiile imprumutului KfW (pana la 3 milione Euro) facut Romaniei si Municipiului Timisoara Se intentioneaza incheierea unui Contract de Imprumut si de Finantare a Proiectului tripartit, intre Romania (reprezentata, in principiu, de catre Ministerul Economiei si Finantelor) ca si Debitor si Beneficiar a fondurilor, Municipalitatea Timisoarei ca Agentie de Executare a Proiectului, si KfW, care prevede o suma totala de 5 milioane de Euro ca si grant de 2 milioane de Euro plus un imprumut suplimentar de 3 milioane de Euro pe o durata de 30 de ani, cu o perioada de gratie de 10 ani si o rata a dobanzii de 2% p.a. Aceste conditii si urmatoarele descrise sunt supuse aprobarii finale a Guvernului German si conducerii KfW. Un comision de angajament de 0,25% va fi aplicat de catre KfW la sumele imprumutului neachitate pe o perioada ce incepe la trei luni dupa semnarea Acordului de Imprumut si Finantare a Proiectului si se incheie la data in care platile vor fi debitate. Dobanda de 2 % p.a. va fi aplicata de la data in care platile sunt debitate pana la data in care rambursarile sunt facute in contul KfW. Platile comisioanelor de angajament, dobanzile vor fi calculate pe baza unui an de 360 de zile si a unei luni de 30 zile. Toate aceste plati vor fi facute de doua ori pe an, la 30 iunie si la 30 decembrie pentru jumatatea de an precedenta. Primul comision de angajament va fi scadent la data primei plati a dobanzii.

3

Rambursarea va fi facuta in 40 de rate semestriale egale de 75 000 Euro la 30 iunie si la 30 decembrie ale fiecarui an, prima plata urmand a se face dupa terminarea perioadei de gratie de 10 ani. In cazul incheierii Acordului de Imprumut si Finantare a Proiectului in al doilea sfert al anului 2007, prima data de rambursare ar fi 30 decembrie 2017 iar data ultimei rambursari ar fi 30 iunie 2037. (Clarificare: Platile vor ajunge in contul KfW cel tarziu in 30 iunie respectiv 30 decembrie. Este, evident, posibil sa se transfere sumele cu cateva zile inainte de termen, de ex. pe 15 decembrie avand in vedere timpul necesar pentru realizarea transferurilor bancare intre Romania si Germania la sfarsitul anului.) Daca ratele de ramburs nu sunt puse la dispozitia KfW la termenul scadent, KfW poate creste rata dobanzii pe restanta la dobânda de referinţă (publicata de catre Banca Nationala a Germaniei ca dobândă de referinţă aplicabila la data scadenta respectiva) plus 3% p.a. pentru perioada incepand cu data scadentei datoriei si terminand atunci cand asemenea rambursari au fost debitate in contul KfW. Fondurile vor fi asigurate Municipalitatii Timisoarei de catre Guvernul Roman in aceleasi conditii. Trebuie subliniat faptul ca Guvernul German a acceptat sa aloce cele 2 milioane de Euro mentionate mai sus ca un grant pentru a da posibilitatea Municipalitatii de a oferi conditii preferentiale de finantare proprietarilor saraci (in principal pentru cei al caror venit lunar este sub 250 Euro per capita) si care doresc sa participe la Programul de Reabilitare a “Cladirilor” din Cartierele Cetate, Fabric si Iosefin. Structura Costurilor pentru Programul de Imprumut si Grant finantat de catre KfW O parte a grantului de 1,5 milioane de Euro plus o parte a imprumutului de 2,5 milioane Euro, vor fi canalizate ca imprumuturi si combinate partial cu granturi (pentru proprietari privati cu venituri mici) catre proprietarii cladirilor care participa in programul de reabilitare conform cu conditiile definite mai jos. Un grant suplimentar de 0,5 milioane de Euro va fi alocat sub forma de granturi pentru masuri specifice -costisitoare- de reabilitare datorate caracteristicilor arhitecturale ale cladirii daca acestea sunt aprobate de catre o comisie formata din reprezentanti ai Municipalitatii si experti GTZ. Restul de imprumut de 0,5 milioane de Euro va fi pastrat ca si “Cheltuieli neprevazute” pentru a acoperi, in principal, costurile necesare asistentei expertilor in crearea unei Unitati Financiare in cadrul CRUT (responsabila cu implementarea si administrarea programului de finantare, si in legatura cu Trezoreria Municipiului Timisoara) si, daca este necesar, pentru a furniza serviciile de supervizare arhitecturala in numele Municipalitatii Timisoarei, pentru a se asigura ca sunt indeplinite criteriile de calitate ale programului de reabilitare de catre proprietari si arhitectii responsabili ai acestora, asa

4

cum sunt definite de catre Municipalitate si CRUT precum si a cheltuielilor de audit (pentru estimarea detaliata a costurilor a se vedea Anexa 6). Conditiile Programului de Imprumut pentru proprietari individuali si publici Toate contractele de finantare vor fi incheiate si implementate in RON (in sume de 1 000 RON). Sumele imprumuturilor vor fi stabilite in conformitate cu nevoile de finantare ale fiecarui proprietar individual, pe baza costurilor evaluate de CRUT si a costurilor suplimentare necesare rezultate din autorizatiile cladirii si a deciziilor luate de catre asociatiile proprietarilor de cladiri, si pot fi adaptate in conformitate cu costurile revizuite asa cum au fost contractate in conditiile stabilite de comun acord intre proprietar si CRUT. In acest program urmatoarele conditii de imprumut si grant ( pe scurt “Imprumuturi”) vor fi oferite proprietarilor interesati si eligibili (pentru detalii suplimentare a se vedea urmatorul capitol): Toti proprietarii care participa in program si al caror venit lunar pe gospodarie este mai mic decat echivalentul a 1000 Euro per capita vor fi eligibili sa solicite un imprumut cu o durata de 10 ani, cu o perioada de gratie de 3 luni si cu o dobanda de 2% p.a. pentru a finanta partea alocata lor din costurile masurilor de reabilitare stabilite. Veniturile lunare si numarul membrilor pe gospodarie vor trebui dovedite cu declaratiile de venit corespunzatoare si declaratii de inregistrare conform celor folosite de obicei pentru cererile adresate serviciilor de securitate sociala etc. Proprietarii spatiilor comerciale au dreptul sa solicite un imprumut daca venitul lunar per capita este sub 1000 Euro. Pentru fiecare imprumut, proprietarii trebuie sa asigure o ipoteca de 10 ani pe cladirea lor/apartament/spatiu comercial Municipalitatii pe toata suma imprumutului ca si garantie conform Legii 422 din 18 iulie 2001 privind Protejarea Monumentelor Istorice cu modificarile si completarile ulterioare. Rambursarea va fi facuta in cote anuale (sume egale care contin dobanda si rambursarea pe toata perioada rambursarii). Pentru a reduce greutatea financiara a proprietarilor in primii 9 ani, toti proprietarii participanti vor avea ca optiuni de ramburs fie 75% fie 0% din partea imprumutata a fondurilor asigurate ca si suma globala la sfarsitul anului 9 de la incheierea contractului. Daca aceasta suma globala sau orice alte sume nu sunt primite de catre Municipalitate la termen, acesta are dreptul de a aplica procedurile codului fiscal pentru incasare si/sau pentru executarea silita a ipotecii. Rambursarile inainte de termen a cel putin 10% din suma imprumutului pot fi facute fara taxe suplimentare astfel reducand: 1) orice suma globala ce trebuie platita la sfarsitul anului 9, si 2) durata (acest lucru inseamna ca ratele de rambursare de o valoare echivalenta la sfarsitul perioadei vor fi anulate). (Clarificare: Acest lucru inseamna ca orice rambursare suplimentara facuta de catre un proprietar inainte de termen va fi dedusa prima oara dintr-o suma globala ce trebuie

5

platita la sfarsitul celui de-al 9-lea an. In cazul in care proprietarul nu a ales plata unei some globale sau daca acea suma globala a fost deja achitata (prin rambursari suplimentare inainte de termen sau achitarea in luna a 12-a a celui de-al 9-lea an) o astfel de rata suplimentara va reduce rata ultimei rambursari care mai trebuie achitata conform planificarii originale a rambursarii. Acest lucru inseamna ca o rambursare inainte de termen va fi dedusa din rata initiala a rambursarii pentru luna 12 a anului 10, iar suma ramasa din rambursarea inainte de termen din rata initiala de rambursare pentru luna 11 a anului 10 s.a.m.d. Proprietarii privati sunt eligibili sa primeasca o parte din grant ca si parte a sprijinului alcatuit din imprumut si grant acordat de Municipalitate in conformitate cu criteriile stipulate mai jos. Proprietarii publici si companiile etc. nu au dreptul sa obtina o parte de grant, cu exceptia costurilor pentru necesitati arhitecturale specifice.

- Proprietarii privati cu un venit lunar pe gospodarie intre 250 si 1000 Euro per capita sunt eligibili sa primeasca o parte din grant de 20% din costurile de reabilitare alocate lor.

- Proprietarii privati cu un venit lunar pe gospodarie intre 100 si 250 Euro per capita sunt eligibili sa primeasca un grant de 40% din costurile de reabilitare alocate lor.

- Proprietarii privati cu un venit lunar pe gospodarie sub 100 Euro per capita sunt eligibili sa primeasca un grant de 60% din costurile de reabilitare alocate lor.

Pentru detalii suplimentare ale costurilor de finantare semnificative pentru proprietari per echivalentul a 1.000 Euro va rugam sa consultati tabelul de mai jos:

Tabelul 1 - Imprumutul standard cu o dobanda de 2% (incluzand o parte a grantului de 20%)

Plati lunare facute de catre proprietar la 1.000 Euro Rambursare anuitate 100% Anul 1 Anii 2-8 Anul 9 Anul 10 Lunile

1-3 Lunile 4-12

Lunile 1-11

Luna12

Plata sumei globale

0 0 0 0 0 0

Dobanda la suma globala 2% p.a.

0 0 0 0 0 0

Dobanda in perioada de gratie (3 luni) la suma de platit in anuitati

1.33 0 0 0 0 0

Anuitate 7.53 7,53 7,53 7,53 7,53

6

Plata totala lunara

1,33 7,53 7,53 7,53 7,53 7,53

Rambursare totala

885,00

Rambursare anuitate 25% Anul 1 Anii

2-8 Anul 9 Anul 10

Lunile 1-3

Lunile 4-12

Lunile 1-11

Luna12

Plata sumei globale 600 Euro

0 0 0 0 600 0

Dobanda la suma globala 2% p.a.

1,00 1,00 1,00 1,00 0 0

Dobanda in perioada de gratie (3 luni) la suma de platit in anuitati

0,33 0 0 0 0 0

Anuitate 0 1,88 1,88 1,88 1,88 1,88 Total 1,33 2,88 2,88 2,88 601,88 1,88 Rambursare totala 927,95

Tabelul 2: Imprumutul redus cu o dobanda de 2% (incluzand o parte a grantului de 40%)

Plati lunare facute de catre proprietar la 1000 Euro Rambursare anuitate 100% Anul 1 Anii 2-8 Anul 9 Anul 10 Lunile

1-3 Lunile 4-12

Lunile 1-11

Luna12

Plata sumei globale 0 0 0 0 0 0 Dobanda la suma globala 2% p.a.

0 0 0 0 0 0

Dobanda in perioada de gratie (3 luni) la suma de platit in anuitati

1.00 0 0 0 0 0

Anuitate 5,65 5,65 5,65 5,65 5,65

7

Plata totala lunara 1,00 5,65 5,65 5,65 5,65 5,65 Ramburs total 664,05

Rambursare anuitate 25% Anul 1 Anii

2-8 Anul 9 Anul 10

Lunile 1-3

Lunile 4-12

Lunile 1-11

Luna12

Plata sumei globale 4500 Euro

0 0 0 0 450,00 0

Dobanda la suma globala 2% p.a.

0,75 0,75 0,75 0,75 0 0

Dobanda in perioada de gratie (3 luni) la suma de platit in anuitati

0,25 0 0 0 0 0

Anuitate 0 1,41 1,41 1,41 1,41 1,41 Total 1,00 2,16 2,16 2,16 451,41 1,41 Ramburs total 695,97 Tabelul 3. Imprumutul preferential cu o dobanda de 2% (incluzand o parte a grantului de 60%) Plati lunare facute de catre proprietar la 1.000 Euro Rambursare anuitate 100% Anul 1 Anii 2-8 Anul 9 Anul 10 Lunile

1-3 Lunile 4-12

Lunile 1-11

Luna12

Plata sumei globale 0 0 0 0 0 0 Dobanda la suma globala 2% p.a.

0 0 0 0 0 0

Dobanda in perioada de gratie (3 luni) la suma de platit in anuitati

0,67 0 0 0 0 0

Anuitate 3,77 3,77 3,77 3,77 3,77 Plata totala lunara 0,67 3,77 3,77 3,77 3,77 3,77

8

Ramburs total 443,10 Rambursare cota anuala 25% Anul 1 Anii

2-8 Anul 9 Anul 10

Lunile 1-3

Lunile 4-12

Lunile 1-11

Luna12

Plata sumei globale 300 Euro

0 0 0 0 300 0

Dobanda la suma globala 2% p.a.

0,17 0,17 0,17 0,17 0 0

Dobanda in perioada de gratie(3 luni) la suma de platit in anuitati

0,50 0 0 0 0 0

Anuitate 0 0,94 0,94 0,94 0,94 0,94 Total 0,67 1,44 1,44 1,44 300,94 0,94 Ramburs total 463,99 Criteriile principale pentru stabilirea conditiilor vor fi situatia veniturilor si posibilitatile financiare ale proprietarilor, urmarindu-se mentinerea in limitele acceptabile ale obligatiilor imprumutului si ale obligatiilor realiste de rambursare. Deciziile finale referitoare la conditiile imprumutului vor fi luate de catre un Consiliu de Decizie alcatuit din Primar, Directorul Directiei Economice, Seful Serviciului de Dezvoltare Locala si Relatii Internationale, conducerea Unitatii Tehnice a CRUT (pana la sfarsitul anului 2008: Directorul de Proiect GTZ sau un reprezentant imputernicit), seful Departamentului Juridic si, daca este solicitat de catre KfW, un reprezentat numit de KfW. Seful Unitatii Financiare a CRUT care este subordonat Directorului Directiei Economice va fi prezent la sedintele Consiliului de Decizie pentru a participa activ la discutii si a furniza toate informatiile necesare punctelor de discutie si decizie de pe ordinea de zi, dar fara a avea drept de vot in procesul decizional. Cererile, Propunerile de Decizie ale CRUT si Deciziile vor fi documentate incluzand informatiile cerute si motivatia pentru raportarile periodice catre KfW. Municipalitatea va avea dreptul sa foloseasca pana la 30% din cele 4,5 milioane Euro in conditiile de imprumut ale KfW, daca este necesar si cu aprobarea KfW chiar pana la 50% din cele 4,5 milioane de Euro in conditiile de imprumut ale KfW pentru partile din costurile de reabilitare a cladirilor unde Municipalitatea este coproprietara. Alti proprietari publici (institutii publice nationale si regionale, biserici etc) si companii etc. au dreptul sa solicite imprumuturi cu o durata de 10 ani, cu o perioada de gratie de trei

9

luni si cu o dobanda de 2% p.a. cu rambursare de 100% a sumei in anuitati si fara stipulari pentru acordarea de parti din grant. Dobanda in perioada de gratie de 3 luni va fi calculata pe baza sumei totale a imprumutului care va fi furnizat indiferent de actuala furnizare si se va plati ca o rata lunara. Rambursarea se va face in rate lunare din anuitate (sume fixe egale care contin dobanda si rambursarea) pe o perioada de pana la 10 ani asa cum s-a stabilit in conditiile imprumutului. Rambursarea inainte de termen a imprumutului total sau a unor sume partiale de cel putin 10 % din imprumutul total va fi posibila pentru toti proprietarii oricand, fara costuri suplimentare pentru acestia. Contractele financiare de imprumuturi - si granturi - vor fi pregatite de catre Unitatea Financiara a CRUT si incheiate/semnate de catre reprezentantii legali ai Municipalitatii cu proprietarii individuali eligibili (a se vedea mai jos) ai apartamentelor si/sau spatiilor comerciale etc. din cladirile care urmeaza a fi reabilitate. Proprietarii trebuie sa puna la dispozitia Municipalitatii o ipoteca inregistrata având valoarea rambursarii totale si a dobanzii la partea de imprumut a fondurilor asigurate plus orice costuri legale legate de ipoteca. Aceasta va include si dreptul Municipalitatii de a pretinde intreaga suma restanta de imprumut in cazul vanzarii proprietatii inainte de inregistrarea schimbarii proprietarului in cadastru. Imprumuturile si granturile vor fi limitate la un volum maxim comun de 250 000 Euro pentru fiecare cladire. In anumite cazuri suma maxima poate fi marita pana la un echivalent de 350 000 de Euro pe baza aprobarii anterioare a KfW. Astfel, se preconizeaza ca 15-30 de cladiri si proprietarii lor sa poata fi inclusi in acest program initial de imprumut. Din totalul imprumutului si grantului in valoare de 4 milioane Euro cel putin 20% vor fi alocati cladirilor din fiecare zona delimitata a Cetatii, Iosefin, Fabric (a se vedea in lista din Anexa 9). Acelasi principiu se va aplica partii grantului de 0,5 mil. Euro pentru masuri specifice de arhitectura. In general, acei proprietari care isi exprima primii interesul vor participa in program daca toate conditiile descrise sunt indeplinite. Eligibilitate, Garantii, Contract Proprietarii vor fi eligibili pentru a solicita fonduri in cadrul acestui program, daca:

- “cladirea” lor este situata in zonele definite ale cartierelor Cetate, Iosefin, sau Fabric, inclusa in lista din Anexa 9 si indeplineste criteriul prioritatii stabilit de catre CRUT/GTZ si acceptat de catre KfW

- pot dovedi proprietatea prin inscrierea in cartea funciara - nu sunt inregistrate cerereri de retrocedare nesolutionate referitoare la proprietatea

lor la momentul depunerii cererii pentru finantare

10

- pot face proba venitului lunar pe gospodarie per capita prin declaratii de venit autorizate si pot demonstra numarul de membrii inregistrati pe gospodarie conform cu criteriile cerute la obtinerea asigurarii sociale si alte regulamente

- toti proprietarii cladirilor au alcatuit o asociatie a proprietarilor conform cu legislatia romaneasca si au numit un reprezentant legal al asociatiei pentru executarea programului

- toti proprietarii cladirilor sau asociatia de locatari a cladirii si-au declarat unanim, in scris si legalizat la notar, interesul de a coopera cu CRUT in Reabilitarea Cartierelor Istorice si de a aplica criteriile Programului pentru masurile de reabilitare

- necesitatile de reabilitare ale cladirilor au fost stabilite sau confirmate de CRUT in conformitate cu exemplele din Anexele 1a si b

- o estimare initiala a costurilor si capacitatilor financiare ale proprietarilor a fost efectuata de catre Unitatea Financiara a CRUT - s-a luat o decizie unanima, in scris si legalizata de un notar, a proprietarilor sau a asociatiei de proprietari asupra masurilor de reabilitare care vor fi aplicate si

asupra sistemului de impartire a costurilor care corespund fiecarui proprietar individual

- s-a semnat un Contract de Cooperare referitor la criteriile tehnice si arhitecturale care vor fi indeplinite de masurile de reabilitare, de catre toti proprietarii cladirii sau de asociatia de proprietari si de CRUT conform indicatiilor din Programul Reabilitare Prudenta si Revitalizare Economica a Cartierelor Istorice Cetate, Fabric si Iosefin. Acest Contract de Cooperare va contine si detalii referitoare la licitarea serviciilor si lucrarilor conform reglementarilor de achizitie publica precum si detalii de acceptare a facturilor si achitare a platilor prestatorilor de servicii si lucrari, precum si alocarea costurilor care corespund imprumutului si grantului fiecarui proprietar individual. In Contractul de Cooperare semnat intre Municipalitate si asociatia de proprietari va fi stipulat sistemul de organizare a platilor facturilor daca unii dintre proprietari beneficiaza de fonduri publice iar altii nu au nevoie de ele. In acest caz Unitatea Financiara a CRUT va fi responsabila pentru achitarea acelor sume legate de partea de costuri alocata acelor proprietari care beneficiaza de fonduri in cadrul acestui program.

- masurile care vor fi finantate sunt destinate pastrarii mostenirii culturale, stabilitatii cladirii si modernizarii instalatiilor si infrastructurii comune ca si fundatia, peretii, fatadele, acoperisul, geamurile, intrarile, instalatiei sanitare si electrice, sistemului de incalzire. Masurile de modernizare ale apartamentelor individuale care depasesc asigurarea unui standard normal de viata nu vor fi finantate de catre program. Unitatea Financiara va pregati o propunere de finantare pentru fiecare proprietar individual interesat care se va aproba de catre o comisie de decizie formata din reprezentanti ai Municipalitatii si ai CRUT dupa cum se explica mai jos. In urma acestei aprobari, Unitatea Financiara a CRUT va pregati un contract de finantare care va fi incheiat intre proprietarul individual si reprezentanti din partea Municipalitatii iar ipoteca si celelalte conditii se vor stipula in favoarea Municipalitatii.

11

In cazul neachitarii obligatiilor financiare de catre proprietari, Municipalitatea va aplica procedurile codului fiscal pentru incasarea si/sau executarea silita a ipotecilor. Evaluarea tehnica si cea a costurilor necesitatilor de reabilitare vor fi efectuate de catre CRUT gratuit pentru proprietari pana in 2008, in limita porgramului de suport financiar oferit de GTZ. Daca Municipalitatea nu va putea oferi fonduri suplimentare destinate acestor evaluari tehnice si financiare gratuite elaborate de CRUT, incepand cu sfarsitul anului 2008 aceste evaluari in conformitate cu liniile directoare CRUT vor fi efectuate de catre arhitecti si ingineri independenti si calificati confirmati de CRUT. Aceste evaluari vor fi achitate de catre proprietarii cladirii. Daca KfW isi exprima in prealabil acordul, aceste fonduri pot fi subventionate partial sau total din suma destinata cheltuielilor neprevazute daca raman fonduri. Implementarea sub-proiectelor pentru cladiri individuale Responsabilitatea pentru proiectarea si implementarea masurilor de reabilitare Proprietarilor „cladirii” sau asociatiei de proprietari le revine responsabilitatea de a proiecta si implementa masurile de reabilitare convenite. In urma aprobarii unanime a masurilor ce vor fi executate, proprietarii vor avea responsabilitatea de a asigura suficienta finantare, de ex. prin solicitarea unor credite individuale in cadrul programului sau gasind alte surse de finantare. Proprietarii vor angaja si vor suporta costurile serviciilor unui arhitect ales de ei, pentru proiectarea masurilor de reabilitare prevazute si pentru verificarea altor necesitati sau probleme suplimentare. Arhitectul va asista proprietarii in obtinerea tuturor autorizatiilor necesare etc. pentru implementarea masurilor de reabilitare. Proprietarii vor angaja si un inginer diriginte de santier ales de ei, care sa-i ajute sa aleaga (prin licitare sau informare asupra preturilor) companii calificate pentru lucrarile ce vor fi efectuate si pentru a controla si aproba volumul si calitatea lucrarilor si facturile in numele proprietarilor sau asociatiei de proprietari. Licitarea si achitarea facturilor pentru servicii si lucrari finantate de acest Program Pentru serviciile si lucrarile care sunt finantate partial sau total cu fonduri prevazute in acest program se vor aplica reglementarile OUG nr. 34 privind atribuirea contractelor de achizitii publice . Definitia serviciilor si lucrarilor care vor fi efectuate trebuie convenita intre asociatia proprietarilor si CRUT si trebuie ofertata in conformitate cu OUG nr. 34 publicata in Monitorul Oficial nr. 418/15.05.2006 privind atribuirea contractelor de achizitii publice. Reprezentantul asociatiei proprietarilor va fi prezent la toate intalnirile comisiilor de licitatie etc. Evaluarea ofertelor trebuie acceptata de toti proprietarii inainte de incheierea

12

contratului tripartit intre asociatia de proprietari, prestatorul serviciilor sau lucrarilor si Municipalitatea. Contractele vor contine definitiile etapelor lucrarilor, rezultatele si nivelul calitativ care trebuie atins in fiecare etapa. Dupa fiecare etapa va fi semnata o acceptare partiala a lucrarilor completate si nivelului calitativ atins, intre prestatorul de servicii sau lucrari, asociatia de proprietari si arhitectul acesteia. Acest protocol de acceptare a lucrarilor partiale va fi inaintat arhitectului supervizor al CRUT impreuna cu respectiva factura si spre aprobare si achitare Municipalitatii. In caz de indoiala asupra volumului sau calitatii serviciilor sau lucrarilor prestate, Unitatea Financiara a CRUT va contacta asociatia de proprietari pentru clarificari suplimentare inainte de a efectua platile. Municipalitatea nu isi asuma nici o responsabilitate pentru reclamatiile asociatiei de proprietari aduse prestatorului de servicii sau lucrari. Municipalitatea va achita direct prestatorului de servicii si lucrari partea de costuri pentru acei proprietari care au obtinut un imprumut si va informa proprietarii asupra platilor efectuate. Impactul financiar asupra proprietarilor Asa cum s-a explicat mai sus si s-a ilustrat in exemplele de evaluare a necesitatilor de reabilitare si de estimare a costurilor din Anexa 1, costurile pe cladire si partile ce vor fi acoperite de catre proprietarii individuali vor varia considerabil. Cu toate acestea, in vederea evaluarii capacitatii de impartire a incarcarii financiare intre proprietarii individuali si familii, s-a presupus ca o cladire tipica poate avea necesitati de reabilitare care se ridica la ca. 250.000 Euro. O astfel de cladire are de ex. 20 de apartamente de dimensiuni egale sau diferite cu 20 proprietari/ familii. Se presupune ca proprietarii cu venituri scazute vor opta doar pentru implementarea masurilor urgente intr-o prima faza astfel reducand sumele de finantare solicitate. In urmatoarele calcule s-a presupus ca datoria totala incarcata pentru o astfel de cladire ar putea fi echivalentul a ca. 100.000 Euro. Impartirea costurilor se poate efectua in functie de suprafata in metri patrati, de numarul apartamentelor sau de orice alt sistem util acceptat de catre toti proprietarii cladirii. Pentru stabilirea impartirii incarcarii financiare, s-a stabilit cate o parte de 5.000 Euro pentru fiecare proprietar individual/ familie si s-au calculat rate lunare in Anexa 2. Combinatia de imprumut si grant pentru proprietarii privati rezulta in achitarea lunara a unor rate care sa fie accesibile chiar si familiilor cu venituri foarte scazute. Raportarea la venitul lunar per capita ofera o includere facila a gospodariilor de diferite marimi si cu unul sau mai multe venituri. Conditiile definite vor oferi in special persoanelor in varsta, bolnave sau somere posibilitatea de a ramane in apartamentele lor si, daca e necesar, de a transfera achitarea obligatiilor financiare in viitor cand se presupune o crestere a veniturilor si o facilitare a accesului la imprumuturi care pot fi achitate de catre viitorii mostenitori ai proprietatii.

13

In cazul unui imprumut redus de 5.000 Euro, incarcarea financiara per capita la inceputul rambursarii ar fi de pana la 28% din venitul lunar per capita in cazul rambursarii intregii sume in anuitati. Incarcarea financiara lunara poate fi redusa la 7% prin schimbarea platii a 75% din suma pe 9 ani si astfel fiind acceptabila si pentru gospodarii cu o singura persoana. Situatia este similara si pentru gospodarii cu un venit lunar per capita sub 100 Euro. Daca un caz particular va demonstra ca si aceasta capacitate lipseste, ar fi necesar sa se discute din nou criteriile de alocare a costurilor intre proprietari sau sa se reduca masurile de reabilitare ce urmeaza sa fie finantate. In cazul unui imprumut standard de 5.000 Euro furnizat gospodariilor cu un venit lunar per capita de peste 250 Euro incarcarea financiara per capita la inceputul rambursarii ar fi de 15% sau mai putin din venitul lunar per capita si de aceea un stimulent clar pentru participare. Gospodariile cu mai mult de o persoana se vor confrunta astfel cu incarcari financiare reduse in mod evident in raport cu venitul total al gospodariei. Deoarece este foarte probabil ca gospodariile cu mai multi membri sa detina apartamente mai mari, ele vor putea suporta parti mai mari din costurile de reabilitare (de ex. in cazul alocarii costurilor in functie de marimea apartamentelor). Proprietarii pot locui ei insisi in apartamentele lor sau le pot inchiria. In cazul din urma, ei ar trebui sa fie obligati in contractul financiar sa nu mareasca chiria datorita masurilor de reabilitare (pentru o perioada de minim 3 ani). Ofertele si deciziile referitoare la conditiile de imprumut si/sau contributiile grantului pentru masuri de reabilitare specifice datorate caracteristicilor arhitecturale ale cladirii, vor fi realizate si luate pentru a permite proprietarilor sa contribuie la imbunatatirea impactului cladirii asupra mostenirii culturale a cartierelor orasului si asupra dezvoltarii economice si sociale, acestia putand ramane in acest timp in locuintele lor. Achitarea sumei, fond de dispozitie si audit Lucrarile de reabilitare si calitatea lor trebuie sa fie supravegheate si acceptate de catre arhitectul supervizor in numele Unitatii Financiare CRUT. Achitarea sumei va fi efectuata doar direct companiei care asigura respectivele servicii si lucrari, pe baza acceptarii prealabile a lucrarilor si a facturii de catre asociatia proprietarilor si de catre Unitatea Financiara a CRUT sau de catre arhitectul/inginerul ales de acestia. Nicio suma nu va fi achitata direct catre proprietari. Respectivele transferuri bancare vor fi pregatite de catre Unitatea Financiara a CRUT si contrasemnate, in conformitate cu regulamentul intern al Municipalitatii. Fondurile furnizate de catre KfW vor fi depuse intr-un cont separat pentru Fondul de Dispozitie deschis in numele Municipiului Timisoara si administrat de catre Unitatea Financiara a CRUT si Directia Economica. O rata initiala va acoperi nevoile financiare estimate pentru o perioada de trei luni si se asteapta sa se ridice la o suma de 250.000-

14

300.000 Euro. Dupa achitarea unei transe majore din aceasta rata initiala Unitatea Financiara va pregati o cerere de realimentare a fondului de dispozitie catre KfW si va asigura dovezile cerute in conformitate cu indicatiile KfW. In calcularea ratei initiale si a celor viitoare la fondul de dispozitie, Unitatea Financiara a CRUT si KfW vor lua in consideratie si procedura curenta obligatorie de plata a Municipalitatii prin Trezoreria Romaniei. Astfel, fondurile furnizate vor fi pastrate de Municipalitate intr-un cont in Euro din care sumele necesare vor fi schimbate si transferate intr-un cont in Lei. Pentru achitarea sumei catre companii respectivele sume sunt transferate din contul in Lei in contul Municipalitatii la Trezorerie care va transfera suma catre compania care trebuie, la randul ei, sa aiba un cont deschis la Trezorerie. Municipalitatea primeste extrasele de cont de la sediul central al Trezoreriei din Bucuresti pentru confirmarea platilor de obicei dupa 2 -3 saptamani de la efectuarea acestora. Personalul si necesarul de birouri si echipament pentru Unitatea Financiara a CRUT va fi furnizat de catre Municipalitate de preferinta in aceeasi locatie sau in apropierea Unitatii Tehnice a CRUT. Unitatea Financiara a CRUT va fi asistata de catre un expert extern in organizarea structurilor necesare si fluxului de lucru, precum si in pregatirea personalului pentru consilierea proprietarilor referitor la program, pentru incheierea contractelor, pentru administrarea si achitarea imprumutului si sumelor din grant, pentru colectarea dobanzii imprumutului si rambursarea si executarea ipotecilor, daca va fi cazul. Municipalitatea Timisoarei isi va da acceptul asupra Caietulului de sarcini si asupra selectarii expertului. Platile vor fi efectuate numai dupa aprobarea serviciilor expertului de catre Municipalitate si KfW. Fondul de Dispozitie va fi supus unui audit anual efectuat de catre un auditor acceptat de KfW. Auditul va fi finantat din suma alocata pentru cheltuieli neprevazute. Impactul financiar asupra bugetului Municipalitatii si administrarea fondurilor Sub aceasta structura Municipalitatea va suporta intreaga responsabilitate pentru plata dobanzii si rambursarea imprumutului in conformitate cu acordurile incheiate cu KfW si Guvernul Roman. Acestea includ impartirea costurilor pentru sumele folosite de catre Municipalitate in reabilitarea cladirilor aflate in proprietatea sa plus riscul cursului de schimb al Ron/Euro si temporar riscul de neachitare a platilor din partea proprietarilor. Cele trei scenarii ale Municipalitatii din Anexa 3 au fost indicate in functie de cererea pentru conditiile oferite. In cazul raspandirii relativ egale asa cum se descrie in Anexa 1 riscurile pe care si le-ar asuma bugetul Municipalitatii se rezuma la riscul cursului de schimb si la riscul neefectuarii temporare a platii de catre proprietari, care pot fi controlate de catre administratia Municipalitatii printr-o monitorizare stransa si printr-o reactie prompta aplicand executarea silita a ipotecilor asupra apartamentelor proprietarilor. Municipalitatea va asigura si personalul CRUT pentru servicii de supervizare si consiliere referitoare la masurile de reabilitare efectiva, precum si personalul Unitatii Financiare a

15

CRUT ce ofera consultanta financiara proprietarilor interesati, care incheie si implementeaza acorduri financiare cu proprietarii, achita sumele fondurilor catre firmele ce efectueaza masurile de reabilitare si administreaza fondurile din programul KfW in perioada de implementare a proiectului cuprinsa intre 2007-2010. Incasarea obligatiilor de plata ale proprietarilor va fi efectuata de catre Municipalitate de-a lungul duratelor imprumuturilor contractate. Pentru detalii suplimentare vedeti Anexele 4, 5,7,8 (trebuie pregatite). Trebuie acordata atentie deosebita controlului platii sumelor globale in al 9-lea an de la incheierea contractelor cu proprietarii. Acestea inseamna ca din 2016 pana in 2020 s-ar putea sa fie necesara asigurarea unei capacitati suficiente pentru aplicarea procedurilor codului fiscal referitoare la incasarea si executarea silita a ipotecilor atata timp cat inca mai sunt valide in cazul in care sumele globale nu au fost achitate la timp. Definitii si organizare institutionala O casa este considerata o “cladire” in sensul acestui program daca este un monument arhitectural sau o cladire dintr-un ansamblu definit ca monument arhitectural conform Legii nr. 422 din 18 iulie 2001 privind Protejarea Monumentelor Istorice, si daca este situata in zonele delimitate ale Cetatii, Fabric, Iosefin si inclusa in lista din Anexa 9. Daca mai multe case sunt situate pe o parcela de pamant, asa cum rezulta din inregistrarile in cadastru, ele vor fi considerate ca fiind mai multe cladiri. Deciziile proprietarilor unei cladiri trebuie luate de catre toti proprietarii cladirii in cadrul asociatiei de proprietari a cladirii, legal constituite. Municipalitatea a infiintat un Birou de Coordonare pentru Reabilitarea Prudenta si Revitalizarea Economica a Cartierelor Istorice Cetate, Iosefin si Fabric care raporteaza direct Primarului (a se vedea Anexa 4). Acest birou este in prezent compus dintr-o Unitate Tehnica cu personal (arhitecti, administrator, secretara, traducator, relatii publice) asistat de experti GTZ. Pe langa acesta se intentioneaza sa se infiinteze o Unitate Financiara formata din 5-10 persoane si care sa raporteze Primarului si Directorului Directiei Economice. Corpul Decizional va fi responsabil cu deciderea conditiilor de imprumut si aprobarea cererilor de imprumut individuale precum si cu orice alt fel de probleme relevante (ca de ex. incheierea Acordurilor de Colaborare cu asociatiile de proprietari) in cadrul Programului de Reabilitare. Acest Corp Decizional este format din Primarul Timisoarei, Seful Directiei Economice, Seful Serviciului de Dezvoltare Locala si Relatii Internationale, precum si din sefii Unitatii Tehnice (pana la sfarsitul anului 2008 Director de Proiect al GTZ sau un reprezentant imputernicit) si Şeful Departamentului Juridic si la cererea KfW, a unui reprezentant nominalizat de catre KfW. Seful Unitatii Financiare a CRUT care este subordonat Directorului Directiei Economice va fi prezent la sedintele Consiliului de Decizie pentru a participa activ la discutii si a furniza toate informatiile necesare

16

punctelor de discutie si decizie de pe ordinea de zi, dar fara a avea drept de vot in procesul decizional. In prezent Unitatea Tehnica este asistata de catre expertii GTZ in urmatoarele 4 domenii: 1. Coordonare si training: infiintarea CRUT, coordonarea activitatilor de reabilitare, sprijin oferit institutiilor de training in cursuri specifice de reabilitare 2. Programe si proiecte de finantare: Identificarea resurselor de finantare si pregatirea proiectelor de reabilitare 3. Informarea si mobilizarea cetatenilor: pregatirea materialelor informative, impulsionarea participarii cetatenilor 4. Consultanta gratuita: Elaborarea sistemului de consultanta pentru evaluarile tehnice ale necesitatilor de reabilitare. In conformitate cu contractele curente acest sprijin se va termina in 2008. Dupa acea data cel putin urmatoarele servicii vor fi furnizate de CRUT (Unitatea Tehnica) cel putin pana la finalizarea Programului de Imprumut si Grant al KfW: - Unitatea Tehnica: verificarea si confirmarea evaluarii tehnice si costurilor masurilor de reabilitare necesare asa cum sunt furnizate de proprietarii cladirilor dupa incetarea sprijinului GTZ pana la finalul programului finantat de KfW. - Unitatea Tehnica: Supervizarea lucrarilor de reabilitare in desfasurare efectuate de proprietari in vederea indeplinirii criteriilor tehnice si arhitecturale ale programului in numele CRUT si al Municipalitatii. Acest lucru va fi necesar din 2007 pana la terminarea ultimelor lucrari de reabilitare finantate de KfW in paralel cu proiectul GTZ in desfasurare. - Unitatea tehnica: Acceptul Final al lucrarilor in vederea indeplinirii criteriilor tehnice si arhitecturale ale programului in numele CRUT si al Municipalitatii. Acest lucru va fi necesar din 2007 pana la terminarea ultimelor lucrari de reabilitare finantate de KfW in paralel cu proiectul GTZ in desfasurare. Municipiul Timisoara va informa KfW inaintea primei plati ca a fost semnata o scrisoare de intentie de cel putin un arhitect/inginer acreditat si calificat care va asigura serviciile descrise mai sus in numele CRUT si al Municipalitatii din 2007 si pana la terminarea ultimelor lucrari de reabilitare finantate de KfW. Aranjamente si contracte detaliate vor fi incheiate de catre Municipalitate pana la jumatatea anului 2008. Caietele de sarcini pentru acele servicii vor fi stabilite impreuna cu KfW care va aproba si alegerea finala a arhitectului/inginerului. O copie si o traducere a contractului care urmeaza a fi incheiat va fi inaintata KfW inaintea semnarii precum si o copie a contractului semnat. Municipiul Timisoara va informa KfW cel tarziu in decembrie 2007 despre viitoarele finantari si organizarea institutionala a CRUT pentru a asigura furnizarea acestor servicii. Planificarea temporala KfW intentioneaza sa evalueze programul si sa prezinte un raport Guvernului German spre aprobare in primul trimestru al anului 2007.

17

Se urmareste sa se incheie un Contract tripartit de Imprumut si Finantare intre Guvernul Romaniei, Municipalitatea Timisoarei si KfW care sa reglementeze termenii generali pentru furnizarea si rambursarea fondurilor precum si transferul fondurilor de la Guvernul Romaniei catre Municipiul Timisoara. Un Contract Separat va fi incheiat intre Municipalitatea Timisoarei si KfW pentru a reglementa toate detaliile legate de proiect cum ar fi procedurile, platile, etc. Negocierile contractuale si incheierea contractului intre Guvernul Romaniei, Municipalitatea Timisoara si KfW vor trebui finalizate cat mai curand posibil astfel incat programul sa poata incepe in al doilea, cel tarziu al treilea trimestru al anului 2007. Toate conditiile de plata (Opinia Legala a Ministerului Justitiei asupra conformitatii Contractului cu legislatia romana, infiintarea Unitatii Financiare a CRUT, infiintarea Contului Fondului de Dispozitie, etc.) vor fi astfel indeplinite in aceeasi perioada. Finalizarea la timp a acestor etape va depinde in mare masura de posibilitatile Municipalitatii Timisoarei de a asigura sprijinul necesar la nivel national. Primele contracte financiare cu proprietari individuali ar putea fi pregatite(si incheiate) de catre CRUT in paralel cu semnarea si aprobarea legala a Contractului de Finantare cu KfW, iar furnizarea fondurilor poate sa inceapa dupa indeplinirea conditiilor de plata in al doilea sau al treilea trimestru al anului 2007 (de ex. pentru planificarea costurilor si implementarea primelor masuri). KfW va cere aprobarea Guvernului German pentru a permite prefinantarea costurilor efectuate incepand cu martie 2007 de catre proprietari sau Municipalitate chiar inainte de indeplinirea conditiilor de plata si pentru rambursarea lor ulterioara. Se presupune ca evaluarile necesitatilor de reabilitare, proiectele detaliate si masurile de implementare pentru 15-30 cladiri plus serviciile pentru unele cladiri suplimentare unde proprietarii nu vor participa la final, vor necesita o perioadă de 3-4 ani. Aceste estimări reflectă timpul necesar pentru ca procedurile, serviciile şi lucrările efective să fie efectuate şi timpul necesar pentru luarea deciziilor de către asociaţiile de proprietari. Asadar, partea de „Cheltuieli neprevăzute” din grant consta in asistenta asigurata de experţi în infiintarea Unităţii Financiare a CRUT şi asigurarea pentru CRUT a serviciilor unui expert in arhitectura necesare pentru a supraveghea şi, în cele din urmă, a accepta măsurile de reabilitare la sfarsitul prezentului program de sprijin din 2009 până în 2010. Detaliile suplimentare ar trebui discutate şi convenite între toate partile interesate în cursul implementării programului dacă este necesar. Completarile 1. Exemple de Evaluare Tehnică şi a Costurilor asigurate de CRUT (în Româna şi Germana) – conform Anexei 1 a şi b în Minutele Întâlnirii din Noiembrie 2006 2. Calcularea plăţilor lunare pentru partea proprietarilor din costurile de reabilitare în valoare de 1000 şi 5000 Euro în diferite condiţii de împrumut 3. Scenarii de flux de numerar pentru Municipalitatea Timişoarei inclusiv obligaţiile de rambursare catre KfW

18

4. Organizarea instituţională prevazuta pentru implementarea programului (de pregătit) 5. Procedurile şi punctele cheie ale implementării (de pregătit) 6. Structura de Costuri a Programului inclusiv resursele furnizate de GTZ şi Municipalitate 7. Estimarea serviciilor de expertiză necesare pentru organizarea şi implementarea programului (de pregătit) 8. Descrierea sarcinilor Unităţii Financiare a CRUT, inclusiv evaluarea volumului de servicii şi profilul personalului necesar (de pregătit) 9. Lista indicativă a clădirilor din zonele delimitate pentru programul de reabilitare – în Cetate, Iosefin şi Fabric – conform prezentarii din Minutele Întâlnirii din Noiembrie 2006

Seite 1Jurnal Cadru Reabilitarea Cartierelor Istorice din Timisoara Format pentru introducerea informatiilor Junie 2007

Text pentru Diagrama

Obiective globale Contributia la imbunatatirea conditiilor de viata a locuitorilor din cartierele istorice Cetate, Iosefin si Fabric din Timişoara si initierea pastrarii durabile a mostenirii culturale

Indicatori pentru obiectivele globale 1 Obiectivele globale vor fi realizate cand indicatorii pentru

obiectivele proiectului vor fi indepliniti 2 3 4 5 6

Premize pentru realizarea obiectivelor globale R I Indicatori (optional) 1 Proiectul Municipalitatii de reabilitare a cartierelor

istorice este implementat continuu si cu succes 1 1

2 Resurse financiare aditionale pentru masurile de reabilitare întreprinse de municipalitate inclusiv fonduri aditionale pentru sprijinirea participarii proprietarilor sunt obtinute

2 1

3 Rezultatele masurilor de reabilitare a cladirilor proprietarilor si finantate din fonduri motiveaza alti proprietari de cladiri istorice sa ia in considerare si sa implementeze masuri adecvate de reabilitare conform programului de reabilitare al municipalităţii

2 1

4 5 6

Obiectivele Proiectului Reabilitarea monumentelor istorice (cladiri) din cartierele istorice ale orasului; actualii proprietari şi chiriasi vor putea sa locuiasca in apartamentele lor in ciuda dificultatilor financiare ale reabilitarii.Unitatea financiară a CCRCIT este capabilă şi are experienţa necesară pentru a administra programe similare şi a oferi asistenţă proprietarilor.

Indicatori pentru Obiectivele Proiectului 1 Numarul cladirilor reabilitate in Cetate, Iosefin si Fabric

finantate din fondurile Programului 2 Masuri de reabilitare au fost intreprinse conform

criteriilor Programului de Reabilitare al Mucipalitatii 3 Actualii proprietari si chiriasi pot locui in apartamentele

lor

4 5 6

Premizele de realizare a obiectivelor Proiectului R I Indicatori (optional) 1 Nu exista intarzieri la inceperea programului si la

implementarea deciziilor si aprobarilor necesare programului

2 2 Inceperea programului in vara anului 2007 si desfăşurarea conform graficului stabilit

2 Existenta vointei proprietarilor de a decide asupra conceptelor de reabilitare viabile d.p.d.v. financiar si de a-si asuma la un moment dat obligatii financiare foarte substantiale

2 1

3 Municipalitatea Timisoara furnizeaza suficient personal calificat pentru Unitatea Financiara a CCRCIT

2 2

4 5 6

Definitia detaliata a indicatorilor obiectivelor proiectului Contracte de imprumut si acorduri de cooperare pentru masuri de reabilitare au fost incheiate, implementate si platite pentru cel putin 15 cladiri

Aprobarea lucrărilor de către Municipalitate sau plata artitectilor/inginerilor coordonatori finantata de Program pentru cel putin 75% din cladiri 50 % din acei proprietari si chiriasi care locuiesc in cladiri pentru care masurile de reabilitare sunt finantate prin Program locuiesc inca in apartamentele lor 4 ani după începerea implementării.

Specificatii detaliate

Definitia detaliata a indicatorilor pentru obiective globale

Anexa 2 Jurnal cadru - obiective si rezultate.xls 19.02.2008

Seite 2Jurnal Cadru Reabilitarea Cartierelor Istorice din Timisoara Format pentru introducerea informatiilor Junie 2007

Text pentru Diagrama Specificatii detaliate

Risc Influenta (care poate fi exercitata pentru a diminua efectele efectele negative ale risc "1" or "n" = niciun/ risc scazut "1" or "n" = nicio/influenta scazuta "2" or "m" = risc mediu "2" or "m" = influenta medie "3" or "h" = risc ridicat "3" or "h" = influenta ridicata "4" or "vh" = risc foarte ridicat

Rezultate

Rezultatul 1 Unitatea Financiara a CCRCIT este creata si functionala

Indicatori pentru Rezultatul 1: 1 Selectarea si dispobilitatea personalului de catre

municipalitate 2 Birourile, preferabil in apropiere de CCRCIT, sunt

amenajate si echipate 3

Masuri pentru Rezultatul 1 1.1 Servicii expert pentru a asista Municipalitatea sau

pentru a crea Unitatea Financiara a CCRCIT 1.2 Selectarea si dispobilitatea personalului de catre

municipalitate 1.3 --------- 1.4 1.5 1.6

Rezultatul 2 Proprietarii cladirilor istorice din Cetate, Iosefin si Fabric stiu despre sprijinul financiar acordat de KfW pentru activitatile de reabilitare si accepta oferta CCRCIT pentru pregatirea masurilor de reabilitare si finantare

Indicatori pentru Rezultatul 2: 1 Cereri de informatii si consiliere furnizate proprietarilor

sau asociatiilor de proprietari interesate 2 Nr. de concepte de reabilitare elaborate (inclusiv oferte

de finantare) 3

Masuri pentru Rezultatul 2: 2.1 Publicari relevante ale conditiilor programului de catre

Municipalitate/CCRCIT 2.2 Consiliere acordata cetatenilor/asociatiilor proprietarilor

interesaţi din Fabric, Cetate şi Josefin 2.3 Analiza capacitatilor financiare ale proprietarilor si

pregatirea propunerilor de finantare pentru conceptele de reabilitare in cooperare cu arhitectii si personalul CCRCIT

2.4 2.5 2.6

Rezultatul 3 Totalitatea fondurilor a fost implementata pentru masuri de reabilitare in principal pentru locuitorii cu venituri mici din Cetate, Fabric, Iosefin

Indicatori pentru Rezultatul 3: 1 Numarul si volumul contractelor de imprumut incheiate

cu proprietarii

2 3

Masuri pentru Rezultatul 3: 3.1 Consiliere intensiva si asistenta pentru asociatiile

proprietarilor in definirea masurilor de reabilitare necesare si fezabile

3.2 Incheierea de contracte de imprumut in concordanta cu propunerile de finantare

3.3 ---------- 3.4 3.5 3.6

Un volum de 4,5 milioane Euro a fost complet utilizat in conditiile stabilite in proiectul concept pentru măsuri de reabilitare pentru cel puţin 15 monumente istorice din Cetate, Iosefin şi Fabric. Din această sumă de 4,5 milioane, un maxim de 1/3 a fost cheltuit de către municipalitate pentru reabilitarea monumentelor istorice care se află în proprietatea sa.

Implementarea masurilor conform planului cu privire la - cantitate

- calitate (design) - grafic de termene

-graficul costurilor si finantarii planificate

5-10 persoane calificate si specializate in consultanta lucreaza pentru a indeplini actiunile planificate

Implementarea masurilor conform planului cu privire la - cantitate

- calitate (design) - grafic de termene

- graficul costurilor si finantarii planificate

Definitia Detaliata a Indicatorilor cel putin 15

Implementarea masurilor conform planului cu privire la - cantitate

- calitate (design) - grafic de termene

- graficul costurilor si finantarii planificate

Definitia detaliata a indicatorilor

cel putin 15

Definitia detaliata a Indicatorilor

Anexa 2 Jurnal cadru - obiective si rezultate.xls 19.02.2008

Seite 3Jurnal Cadru Reabilitarea Cartierelor Istorice din Timisoara Format pentru introducerea informatiilor Junie 2007

Text pentru Diagrama Specificatii detaliate

Rezultatul 4 Implementarea masurilor de reabilitare pentru pastrarea mostenirii culturale conform programului Municipalitatii

Indicatori pentru Rezultatul 4: 1 Numarul de accepturi pentru masurile de reabilitare din

partea Municipalitaţii si arhitectilor/inginerilor insarcinati cu realizarea lor

2 3

Masuri pentru Rezultatul 4: 4.1 Consiliere Intensiva pentru asociatiile de proprietari

participante 4.2 Sedinte de consiliere periodice in cursul etapei de

planificare detaliata si a lucrarilor de constructii cu aducerea in discutie a problemelor calitative si tehnice

4.3 Verificarea indeplinirii cerintelor arhitecturale/tehnice ale programului Municipalitatii in cursul fazei de acceptare a masurilor de reabilitare

4.4 4.5 4.6

Definitia detaliata a indicatorilor

Implementarea masurilor conform planului cu privire la - cantitate

- calitate (design) - grafic de termene

- graficul costurilor si finantarii planificate

cel putin 75% din cladirile monumete istorice primesc fonduri prin acest program

Anexa 2 Jurnal cadru - obiective si rezultate.xls 19.02.2008

Seite 4Jurnal Cadru Reabilitarea Cartierelor Istorice din Timisoara Format pentru introducerea informatiilor Junie 2007

Text pentru Diagrama Specificatii detaliate Rezultatul 5

Fondurile oferite au fost in totalitate platite si rambursarile imprumuturilor respecta obligatiile contractuale

Indicatori pentru Rezultatul 5: 1 Auditul fondului de dispozitie 2 Rambursari 3

Masuri pentru Rezultatul 5: 5.1 Servicii expert pentru infiintarea Unitatii Financiare

ataşate CCRCIT 5.2 Plata sumelor din imprumut destinate sub-proiectelor de

catre CCRCIT/Municipalitate 5.3 Administrarea financiara si incasarea sumelor de catre

CCRCIT/Municipalitate conform conditiilor contractuale ale imprumuturilor si Codului Fiscal

5.4 5.5 5.6

Masuri cerute pentru mai mult de un rezultat 1 2 3 4

Premize pentru obtinerea rezultatelor R I Indicatori (optional) 1 2 3 4

fara plângeri cazuri de neplată sub 25 %

Definitia detaliata a indicatorilor

Implementarea masurilor conform planului cu privire la - cantitate

- calitate (design) - grafic de termene

- graficul costurilor si finantarii planificate

Anexa 2 Jurnal cadru - obiective si rezultate.xls 19.02.2008

Anexa 7

la Acordul Separat

Responsabil: Caroline Möller Tel.: 0049 30 20264-3542 E-mail: [email protected]

PROCEDURA DE EFECTUARE A PLĂŢILOR Programul de Cooperare Financiară Germană cu România Acordul de Împrumut/Finanţare/Proiect/Program al KfW 5.000.000,00 EURO Numele Proiectului/Programului: Reabilitarea cartierelor din oraşul Timişoara Nr. referinţă KfW: 2005 65 333

1. Introducere Această anexă stipulează procedura de plată pentru proiectul/programul mai sus menţionat. Acordul Separat incluzând această Anexă trebuie să fie disponibil pentru întregul personal al debitorului, destinatarului, sau agenţiei de executare a proiectului/programului („Parte Autorizată”) şi oricărei alte părţi care are legătură cu plăţile. KfW efectuează plăţi în cadrul împrumuturilor şi contribuţiilor financiare ne-rambursabile („Fonduri”) la cererea Părţii Autorizate, în conformitate cu evoluţia proiectelor/programelor finanţate. KfW controlează utilizarea conform contractului a Fondurilor pe care le-a rezervat pentru bunuri şi servicii specifice, în baza „Acordului Separat” care aparţine de Acordul de Împrumut/Finanţare/Proiect/Program. Lista Bunurilor şi Serviciilor, precum şi Fondurile corespunzătoare rezervate astfel formează cadrul în care Partea Autorizată poate solicita efectuarea de plăţi din partea KfW, cu condiţia îndeplinirii tuturor obligaţiilor contractuale pentru efectuarea de plăţi.

2. Prevederi Generale

2.1 Toate solicitările de retragere trebuie - să indice Numărul de Referinţă al KfW, - să fie numerotate consecutiv şi - să fie semnate de reprezentanţii Părţii Autorizate care au fost desemnaţi ca persoane

autorizate faţă de KfW şi de la care KfW a primit specimen de semnături (a se vedea exemplul din Anexa A).

2.2 În general, KfW acceptă numai cereri de retragere în original. Dacă, în cazuri excepţionale, o cerere de retragere a fost transmisă prin fax, originalul trebuie transmis imediat după aceea prin poştă, reprezentând confirmarea faxului. KfW este absolvit de către Partea Autorizată de răspundere pentru orice pagubă care rezultă din transmiterile false, datorate în special erorilor de transmitere, abuzurilor, neînţelegerilor sau greşelilor.

2.3 Pentru plăţile efectuate într-o altă monedă decât cea stabilită („Monedă Străină”), KfW va recupera de debitor sau primitor acea sumă care a fost cheltuită de KfW pentru obţinerea monedei străine, inclusiv costurile suplimentare.

2.4 KfW nu este responsabil pentru întârzieri datorate instituţiilor care fac transferurile bancare pentru plata sau virarea Fondurilor. Dacă vreo întârziere este cauzată de KfW, responsabilitatea sa va fi limitată la plata dobânzii datorate.

3. Prevederi Speciale

3.1 Partea Autorizată este Municipiul Timişoara.

3.2 Procedura care trebuie aplicată Fondurile stabilite pentru bunuri şi servicii, specificate în Acordul Separat I.1. + I.3, trebuie să fie plătite în conformitate cu Procedura privind Fondul de Dispoziţie (Cont Special).

3.3 Operaţiunea privind Fondul de Dispoziţie (Cont/uri Speciale) Pentru Fondul de Dispoziţie va fi deschis un Cont Special în numele Municipiului Timişoara. Detaliile sunt precizate la punctul 1 din Condiţiile Suplimentare ale KfW pentru Plăţi în cadrul Procedurii privind Fondul de Dispoziţie „Condiţii Suplimentare” ataşate (Ataşamentul B). Condiţiile esenţiale pentru plăţi sunt definite la punctul 2 din „Condiţiile Suplimentare”. Contul trebuie să fie în EURO şi să fie purtător de dobândă. În cazul în care va fi mai eficient să se facă plăţi locale dintr-un cont local, un asemenea cont ar trebui să fie ţinut suplimentar ca şi Cont Local Special. Pentru a evita pierderile datorate devalorizării monedei, este permis ca doar suma planificată necesară pentru o lună să fie transferată din contul special mai sus menţionat în contul special în moneda locală. 3.3.1 Astfel, Partea Autorizată solicită KfW să vireze un depozit iniţial (avans) în contul de depozit stabilit, în valoare de până la 250.000,00 EURO. Suma exactă care trebuie plătită va fi stabilită în urma prezentării previziunilor de plăţi pe următoarele patru luni de către Partea Autorizată cu planificarea cheltuielilor. Prezentarea documentelor justificative privind folosirea fondurilor, dacă este necesar, împreună cu depunerea cererii de realimentare (a se vedea formularul specimen din Anexa 3 „Condiţii Suplimentare”) vor fi făcute de către Partea Autorizată după ce cheltuirea a cel puţin 125.000,00 EURO poate fi justificată, dar nu mai târziu de patru luni după plata precedentă. Dacă termenul limită nu poate fi respectat, KfW va fi informat imediat cu privire la situaţia existentă (a se vedea punctul 8 din „Condiţii Suplimentare”).

3.4 Un auditor extern trebuie să examineze anual (în conformitate cu Caietul de Sarcini pentru Auditori al KfW, Ataşamentul C) dacă Fondul de Dispoziţie a fost gestionat corect. Auditul final va fi efectuat la şase luni după ultima plată din Contul Special. O copie a raportului fiecărui auditor va fi trimisă la KfW la timpul potrivit după sfârşitul perioadei de verificare.

3.5 În cazul în care există diferenţe între condiţiile suplimentare şi aceste „prevederi speciale” acestea din urmă vor fi valide.

3.6 Notificările bancare privind debitările vor fi automat transmise la adresele părţilor din Acordul Separat şi celorlalte părţi implicate, aşa cum au fost comunicate la KfW de către Partea Autorizată.

Dacă aveţi orice întrebare referitoare la procedura de plată, vă rugăm să contactaţi reprezentantul KfW menţionat mai sus, precizând numărul de referinţă al KfW. Ataşamente A) Exemplu de Scrisoare care Desemnează Semnatarii Autorizaţi B) Condiţii Suplimentare ale KfW pentru Plăţi în cadrul Procedurii privind Fondul de

Dispoziţie (incluzând Formularul cererii de retragere) C) Caietul de Sarcini pentru Auditori

Ataşament A

EXEMPLU DE SCRISOARE CARE DESEMNEAZĂ SEMNATARII AUTORIZAŢI De la: __________________________________________________________________ Parte a Reprezentantului Autorizat conform Acordului de Împrumut/Finanţare/Proiect/Program Către: KfW Bankengruppe Attn: L3a4 Postfach 11 11 41 60046 Frankfurt am Main Programul de Cooperare Financiară Germană cu România Acordul de Împrumut/Finanţare/Proiect/Program al KfW 5.000.000,00 Euro Numele Proiectului/Programului: Reabilitarea cartierelor din oraşul Timişoara Nr. referinţă KfW: 2005 65 333 Stimate Domnule/Stimată Doamnă, Cu privire la Acordul de Împrumut/Finanţare/Proiect/Program al KfW pentru proiectul/programul mai sus menţionat, dorim să vă informăm că oricare dintre persoanele al căror specimen de semnătură autentificată apare în această scrisoare este autorizată să semneze cererile de retragere în numele Debitorului/Destinatarului/Agenţiei de Executare a Proiectului/Programului a) Numele: Funcţia: Specimen de semnătură:________________________________________________ b) Numele: Funcţia: Specimen de semnătură:________________________________________________ c) Numele: Funcţia: Specimen de semnătură:________________________________________________ Toate notificările precedente (dacă există) care prevăd semnături ale oficialilor autorizaţi să semneze cereri de retragere în cadrul acestui împrumut/contribuţii financiare sunt revocate prin aceasta. Cu stimă, __________________________________________________________________________________ Semnătura Reprezentantului Autorizat pentru Acordul de Împrumut/Finanţare/Proiect/Program Data Notă: În cazul în care fiecare solicitare trebuie semnată de mai mult de un oficial, autorizaţia trebuie să precizeze acest lucru în mod clar. Dacă semnatarii autorizaţi sunt împărţiţi în două grupuri, şi este necesară semnarea concomitentă, acest lucru de asemenea trebuie să fie precizat în mod clar

Ataşament B Pagina 1

Definiţie: Parte Autorizată: Debitor, Destinatar, Agenţie de Executare a Proiectului Terţă Parte Autorizată: de exemplu Consultantul

Condiţii Suplimentare ale KfW

pentru plăţi în cadrul Procedurii privind Fondul de Dispoziţie („Condiţii Suplimentare”)

Următoarele condiţii sunt aplicabile plăţilor în cadrul Procedurii privind Fondul de Dispoziţie:

1. După înţelegerea prealabilă cu KfW Partea Autorizată1 va face demersurile pentru a deschide un cont special („Cont Special”) la o bancă renumită (banca care administrează contul) care va fi deţinut în nume propriu sau în numele unei terţe părţi autorizate de către Partea Autorizată şi, în special, pentru a se ocupa de:

a) cheltuielile în valută: cu o bancă comercială din Germania sau din altă ţară de unde majoritatea achiziţiilor vor fi făcute

b) cheltuielile în moneda locală: cu o bancă comercială/ banca centrală din ţara Părţii Autorizate. Pe cât posibil acest cont va fi deţinut ca şi cont de valută în ţara Părţii Autorizate pentru a evita pierderile din devalorizarea monedei şi pentru a permite re-transferarea în orice moment; în cazurile adecvate cheltuielile în valută pot fi de asemenea efectuate din acest cont.

Contul Special trebuie menţinut exclusiv pentru plăţi din Fondul de Dispoziţie pe bază de creditare. KfW are dreptul de a obţine informaţii despre acest cont în orice moment.

2. Dacă nu este altfel convenit, KfW va efectua un depozit iniţial, la cererea Părţii Autorizate până la valoarea stabilită, în general pentru acoperirea cheltuielilor planificate pentru patru luni imediat ce

a) a fost informat de numele şi locul unde se află banca care administrează contul special şi al deţinătorului contului, ca şi numărul şi destinaţia contului (proiect/program/măsură, natura contului, ex. cont la dispoziţia beneficiarului); şi a primit o Confirmare a Băncii care administrează contul, în forma cerută de către KfW (vezi Anexa nr. 1);

b) a fost prezentată o previziune a cheltuielilor pentru perioada relevantă c) toate celelalte obligaţii contractuale sunt îndeplinite; d) KfW se aşteaptă ca fondurile să fie folosite fără întârzieri. Dacă deţinătorului contului este o Terţă Parte Autorizată 1) e) o Declaraţie de Numire trebuie ataşată de asemenea (vezi Anexa nr. 2) În cazul în care Partea Autorizată solicită o majorare a depozitului iniţial (avansului) trebuie prezentată o previziune actualizată a cheltuielilor împreună cu cererea de retragere semnată corespunzător.

3. Plăţile pot fi efectuate numai în scopul convenit şi numai pentru măsurile aprobate de KfW în scris (de exemplu, pe baza contractelor de furnizare de bunuri şi servicii încheiate, tabelelor privind costurile şi termenele pentru implementarea lucrărilor efectuate în regie, listelor de achiziţii convenite cu KfW, etc.)

Ataşament B Pagina 2

4. KfW va realimenta Fondul de Dispoziţie la cererea Părţii Autorizate/Părţii Terţe Autorizate în limita plafonului stabilit imediat ce a primit, în cadrul perioadei stabilite, şi a acceptat situaţia justificativă adecvată a cheltuielilor în formă simplificată (vezi Anexa nr.3, specimenul cererii pentru realimentare). Taxele şi alte impozite publice care trebuie plătite de către Debitor/Agenţia de Executare a Proiectului/Programului/Destinatarul contribuţiei financiare, precum şi taxele de import şi, în cazul lucrărilor efectuate în regie, cheltuielile generale administrative ale Debitorului/Agenţiei de Executare a Proiectului/Programului/Destinatarului contribuţiei financiare, nu pot fi finanţate.

5. Dacă nu este altfel convenit în mod expres, Partea Autorizată/Terţa Parte Autorizată

va păstra situaţia justificativă, în original, a cheltuielilor corespunzătoare plăţilor efectuate din Fondul de Dispoziţie (inclusiv extrasele de cont, confirmările băncii asupra ratelor de schimb utilizate, garanţii bancare, orice chitanţă sau alt document bancar care evidenţiază că bunurile şi serviciile au fost livrate şi executate la timp, de ex. facturi comerciale, documente de transport, confirmări ale efectuării plăţilor şi primirii sumelor, etc.) până la trecerea a cel puţin cinci ani de la încheierea măsurilor finanţate şi le va pune la dispoziţie în orice moment pentru verificări din partea KfW sau din partea terţilor împuterniciţi de KfW (ex. auditori) sau le va trimite la cererea KfW sau a terţilor împuterniciţi de KfW.

6. Partea Autorizată/Partea Terţă Autorizată se va asigura că plata avansurilor se va face

pentru bunurile livrate şi serviciile angajate şi că se vor folosi discount-urile disponibile.

7. Orice dobândă obţinută la depozite va fi utilizată cu prioritate pentru acoperirea

comisioanelor bancare corespunzătoare Contului Special; orice sume rămase se vor folosi pentru măsurile menţionate la punctul 3 de mai sus.

8. Dacă suma disponibilă în Fondul de Dispoziţie nu este necesară integral, contrar

planificării (în mod uzual cheltuielile pentru 4 luni), Partea Autorizată/Partea Terţă Autorizată din proprie iniţiativă va returna şi va informa KfW despre orice fonduri nesolicitate în afara cazului în care alte aranjamente au fost stabilite).

Partea Autorizată/Partea Terţă Autorizată se va asigura că întreaga situaţie justificativă a cheltuielilor care a fost convenită este complet la dispoziţia KfW în 6 luni de la încheierea măsurilor/terminarea proiectului/programului sau după plata integrală a fondurilor din Fondul de Dispoziţie. Orice sumă care nu poate fi justificată în mod adecvat că a fost cheltuită pentru scopul convenit va fi imediat returnată de către Partea Autorizată/Partea Terţă Autorizată la KfW.

9. KfW nu mai este obligată să realimenteze Fondul de Dispoziţie şi este îndreptăţită să anuleze orice credit încă disponibil în Fond dacă este îndreptăţită faţă Debitor/Destinatarul împrumutului/contribuţiei financiare să suspende plăţile în cadrul Acordului de Împrumut/Finanţare.

10. KfW are dreptul în orice moment:

a) să reducă volumul Fondului de Dispoziţie b) să ceară returnarea sumelor care nu au fost justificate în mod adecvat ca fiind

corect folosite.

Ataşament B Pagina 3

11. Toate rambursările în favoarea contului relevant al Acordului de Împrumut/

Finanţare/Proiect/Program se vor face via Deutche Bundesbank (MARKDEFF) către KfW, Frankfurt am Main (BIC: KFWIDEFF; BLY 500 204 00 cont nr. 38 000 000 00 (IBAN DE53 5002 0400 38 000 000 00), specificând numărul de referinţă al KfW.

Anexa nr. 1: Specimen pentru „Confirmarea băncii care administrează Contul” conform

punctului 2.b. Anexa nr. 2: Specimen pentru „Declaraţia de Numire” conform cu punctul 2.e (aplicabil

numai dacă Contul Special este deţinut în numele unei Terţe Părţi Autorizate) Anexa nr. 3: Specimen pentru „Cererea de retragere pentru realimentare şi prezentarea

situaţiei justificative folosirii fondurilor”

Anexa nr. 1 la " Condiţiile Suplimentare " ale KfW Numele şi adresa băncii:………………………………………………………………………..

Confirmarea Băncii care administrează contul KfW Bankengruppe TM a 10865 Berlin Republica Federală Germania Programul de Cooperare Financiară Germană cu România Acordul de Împrumut/Finanţare/Proiect/Program al KfW Numele Proiectului/Programului: Reabilitarea cartierelor din oraşul Timişoara Nr. referinţă KfW: 2005 65 333 (Partea Autorizată sau Partea Terţă Autorizată)............................................................. ne-a solicitat prin scrisoarea din data de ................................... să deschidem un cont special care să fie menţinut exclusiv pe bază de credit pentru plăţi care să fie făcute din fondurile din cadrul Programului de Cooperare Financiară Germană sau ale unor programe similare ale KfW. Prin urmare am deschis contul special nr. ............................... pentru plăţi din cadrul Împrumutului/Contribuţiei Financiare mai sus menţionate în numele …………………………………………….. ţinut în moneda ……………(Cod ISO). Am luat la cunoştinţă că în contul mai sus menţionat se vor face plăţi şi va fi realimentat din fonduri cu destinaţie stabilită din cadrul Împrumutului/Contribuţiei Financiare şi prin aceasta renunţăm la dreptul de compensare şi reţinere, precum şi la dreptul de garanţie privind aceste sume la care suntem îndreptăţiţi în baza condiţiilor generale bancare sau la care putem să fim îndreptăţiţi din alte motive. Vă vom informa fără întârziere de orice reţineri impuse de terţele părţi asupra mai sus menţionatului Cont Special. Partea/părţile/persoanele autorizate să facă retrageri din cont este/sunt .................................... Nu vom schimba autoritatea care face retrageri din contul mai sus menţionat decât dacă şi numai după ce am primit acordul KfW. Suntem autorizaţi de către Deţinătorul Contului/Partea autorizată să facă retrageri din cont, să vă informăm oricând despre cont şi tranzacţiile efectuate prin cont. Deţinătorul Contului/Partea autorizată să facă retrageri din cont, ne-a dat dispoziţie irevocabilă să transferăm soldurile existente în contul mai sus menţionat şi în orice alte subconturi adiacente la prima dumneavoastră solicitare. Transferul trebuie făcut prin Deutsche Bundesbank (MARKDEFF) către KfW, Frankfurt am Main (BIC: KFWIDEFF; BLZ 500 204 00 cont nr. 38 000 000 00 (IBAN DE53 5002 0400 3800 0000 00), menţionând numărul de referinţă al KfW. Această confirmare a Băncii se aplică în mod egal la orice subcont. _____________________ __________________________________________________ Data Ştampila şi Semnătura autorizată a Băncii care administrează contul

Anexa nr. 2 la " Condiţiile Suplimentare " ale KfW Numele şi adresa Părţii Terţe:………………………………………………………………………..

Declaraţia de Numire a Părţii Terţe Autorizate

dacă contul este deschis în nume propriu ca şi cont la dispoziţia beneficiarului

KfW Bankengruppe TM a 10865 Berlin Republica Federală Germania Programul de Cooperare Financiară Germană cu România Acordul de Împrumut/Finanţare/Proiect/Program al KfW Numele Proiectului/Programului: Reabilitarea cartierelor din oraşul Timişoara Nr. referinţă KfW: 2005 65 333 Măsura Proiectului/Programului: ................................................................................. Cont Special nr.:/Moneda ……………………………………………………..………. Banca care administrează contul: .................................................................................. La ....................... am deschis contul nr. ............................ în nume propriu la .................................... (Numele băncii care administrează contul) în care veţi face plăţile legate de implementarea proiectului/programului ........................... (indicarea măsurii) finanţat de dumneavoastră, în conformitate cu Procedura privind Fondul de Dispoziţie stabilită de dumneavoastră şi cunoscută de noi. Va trebui să folosim aceste fonduri exclusiv pentru a plăti bunurile şi serviciile (cu excepţia propriilor servicii remunerate) stabilite pentru proiectul/programul mai sus menţionat. Prin acesta vă cedăm toate soldurile din contul mai sus menţionat. Această declaraţie se aplică în mod egal la orice subcont. .......................................... ........................................................................................... Data Semnătura Deţinătorului Contului/Părţii Autorizate să facă retrageri ....................................................................................... Confirmarea semnăturii de către banca care administrează contul Dacă contul este administrat de o bancă din Germania în numele unui cetăţean, pentru a evita riscul reţinerilor în avans ale taxelor pe venituri de capital este necesar ca Deţinătorul Contului să dovedească băncii atunci când îşi deschide contul că acesta este un cont la dispoziţia beneficiarului şi că beneficiarul acestui cont nu are nici sediul şi nici reşedinţa în Germania.

Ataşament B Anexa 3

Anexa nr. 3 la " Condiţiile Suplimentare " ale KfW .......................................................................................... Data ............................ Numele şi adresa Părţii/Părţii Terţe autorizate să solicite realimentarea KfW Bankengruppe TM a 10865 Berlin Republica Federală Germania Programul de Cooperare Financiară Germană cu România Acordul de Împrumut/Finanţare/Proiect/Program al KfW Numele Proiectului/Programului: Reabilitarea cartierelor din oraşul Timişoara Nr. referinţă KfW: 2005 65 333 Măsura Proiectului/Programului: ................................................................................. Cont Special nr.:/Moneda ……………………………………………………..………. Banca care administrează contul: .................................................................................. Cererea de retragere nr.:…………………….. Cererea de realimentare şi prezentarea situaţiei justificative cu folosirea fondurilor conform Procedurii privind Fondul de Dispoziţie pentru perioada ………………………………….. Stimate Domnule/Stimată Doamnă, În conformitate cu Procedura privind Fondul de Dispoziţie convenită, vă transmitem alăturat situaţia justificativă privind utilizarea fondurilor în formă simplificată care dovedeşte folosirea EURO/altei monede ........................(Cod ISO). Această situaţie este compusă din: 1. ⌧ Situaţia de Reconciliere pentru cont/uri special/e, împreună cu extrasele de cont bancare/ pentru întreaga

perioadă *1/ doar pentru ultimul extras, Sub-Anexa nr. 1 2. ⌧ Situaţia cheltuielilor pentru bunuri/servicii furnizate pe baza Acordului Separat, Anexa „Costul Total şi

Finanţare”, convenit cu KfW, pentru fiecare tip de măsură specifică, Sub-Anexa nr. 2. Confirmăm că cheltuielile au fost făcute şi înregistrate în conformitate cu prevederile Procedurii privind Fondul de Dispoziţie şi nu au fost finanţate din alte surse. Evidenţa documentelor în original este ţinută la biroul nostru din ........................................ şi este disponibilă pentru verificări pentru dumneavoastră sau pentru orice parte terţă care a primit dispoziţii de la KfW în orice moment. Solicităm realimentarea Contului Special pentru Fondul de Dispoziţie nr. ................................ deţinut t în numele ....................................................................... de ............................................ Banca (numele şi sediul băncii care administrează contul*2) cu valoarea de EURO/altă monedă ........................... (Cod ISO). ...................................................................................................... Semnătura Părţii/Părţii Terţe autorizate să solicite realimentarea Sub-Anexa nr. 1: Situaţia Reconcilierii Sub-Anexa nr. 2: Situaţia cheltuielilor

*1 Dacă un auditor va examina managementul distribuirii fondurilor, prezentarea ultimului/ultimelor extras/e de cont va fi suficientă, dacă nu vor fi solicitate situaţii pentru întreaga perioadă. *2 În afară de aceasta, dacă banca primitorului nu este situată în ţara monedei de plată, ar trebui să fie furnizate numele şi adresa băncii corespondentului din acea ţară.

Ataşament B Sub-Anexa 2 Anexa 3

Sub-Anexa nr. 1 la cererea de retragere nr. …..…… Ref. KfW nr.:…………………………… Reconcilierea contului/conturilor special/e pentru perioada financiară …..…. până la …….… Contul Special nr. ……….de la (Numele Băncii) EURO 1. Balanţa contului la începutul perioadei financiare (în conformitate cu extrasul de cont)

2. Sumele creditate a) Sume primite de la KfW b) Dobânda creditată

Total creditat 3. Sume debitate a) Plăţi efectuate în perioada actuală, conform coloanei 4 a Sub-Anexei 2 (Situaţia

cheltuielilor - SC)

b) Costuri bancare c) Transferuri în contul în moneda locală (dacă este relevant)

Total debitat 4. Balanţa contului la sfârşitul perioadei financiare (în conformitate cu extrasul de

cont)

5. Suma care trebuie realimentată (3a + 3b)

Dacă este relevant, şi pentru: Contul Special Local nr. ……….de la (Numele Băncii) Moneda locală 1. Balanţa contului la începutul perioadei financiare (în conformitate cu extrasul de cont)

2. Sumele creditate a) Transfer din contul nr. ………………( Contul Special în EURO) b) Dobânda creditată

Total creditat 3. Sume debitate a) Plăţi efectuate în perioada actuală, conform coloanei 4 a Sub-Anexei 2 (Situaţia

cheltuielilor - SC)

b) Costuri bancare Total debitat 4. Balanţa contului la sfârşitul perioadei financiare (în conformitate cu extrasul de

cont)

5. Suma care trebuie realimentată (3a + 3b)

Data ................................ Semnătura .................................. Partea Autorizată/Partea Terţă Autorizată

Ataşament B Sub-Anexa 2 Anexa 3

Sub-Anexa 2 la Cererea de retragere nr.:……..( Realimentare) din data …… Situaţia Cheltuielilor (SC) Nr. referinţă KfW: ………………….. Numele Proiectului/Programului: Perioada financiară: ……………………………………………………….. De la ………………la ……………………. Coloana 1* 2 3 4 5 6 Nr. consecutiv şi descrierea măsurilor individuale

Suma pentru măsură (convenită)/ Moneda:

Cheltuielile în perioada financiară precedentă Moneda:

Cheltuielile în perioada financiară actuală Moneda:

Totalul cheltuielilor Moneda:

Rămas de plată (coloana 2 mai puţin coloana 5) Moneda:

TOTAL

Confirmăm că bunurile şi serviciile nu au fost deja finanţate din granturi sau împrumuturi pe termen lung. Data……….. Data……………….. ……………………………………………………………... ………………………………………………….. Semnătura Părţii Autorizate dacă este relevant Semnătura Consultantului *Vă rugăm să enumeraţi punctele în conformitate cu cele indicate în Anexa la Acordul Separat, „Costul Total şi Finanţarea”.

Ataşament C

Caietul de Sarcini: Auditarea „Fondului (Fondurilor) de Dispoziţie”

Obiectiv 1. Obiectivul auditării Fondului (Fondurilor) de Dispoziţie, incluzând Contul Special

deschis la … [numele Băncii] este să permită auditorului să-şi spună părerea cu privire la rapoartele financiare (de ex. situaţia conturilor şi situaţia cumulată aşa cum este definită în Anexa „Procedura de Efectuare a Plăţilor” din Acordul Separat) şi situaţiile cheltuielilor bazate pe cererile de retragere pentru Fondul (Fondurile) de Dispoziţie. Asemenea cheltuieli au fost făcute în cadrul poziţiei financiare a împrumutului/grantului KfW nr. 2005 65 333 [Referinţa KfW nr.] pentru finanţarea … [(parte a) numele proiectului/programului] .

2. Auditarea trebuie făcută anual („Perioadă de Auditare”). În timpul Perioadei de

Auditare totalul plăţilor în valoare de … au fost transferate în Fondul (Fondurile) de Dispoziţie.

Scopul

3. Auditarea va fi făcută în conformitate cu Standardele Internaţionale de Auditare

publicate de Comitetul Internaţional de Auditare şi Asigurare a Standardelor al Federaţiei Internaţionale a Contabililor, cu referiri în mod special la ISA 800 (Raportul Auditorilor privind Angajamentele de Auditare în Scopuri Speciale) şi va include acele teste şi controale pe care auditorul le consideră necesare. Auditorul trebuie să ţină cont, că pentru stabilirea părerii privind auditarea, trebuie să facă o auditare de conformitate şi nu o auditare statutară normală.

Pregătirea rapoartelor financiare şi a situaţiilor privind cheltuielile în numerar pe

bază de chitanţe şi evidenţa primară contabilă a plăţilor şi încasărilor sunt responsabilitatea Agenţiei de Executare a Proiectului. Informaţia financiară trebuie stabilită în conformitate cu Standardele Contabile aplicate consecvent şi punând în evidenţă Acordul de împrumut/finanţare incluzând Acordul Separat corespunzător.

Părerea auditorului, exprimată în raportul de auditare, va afirma explicit dacă:

(a) Plăţile din Fondul (Fondurile) de Dispoziţie au fost făcute în conformitate

cu condiţiile Acordului (acordurilor) respectiv/e (de împrumut/finanţare) şi ale Acordului Separat corespunzător. Acolo unde sunt identificate cheltuieli neeligibile, acestea ar trebui notate separat.

(b) Fondul (Fondurile) de Dispoziţie au fost menţinute în conformitate cu

prevederile Acordului (de împrumut/finanţare) şi ale Acordului Separat (incluzând Condiţiile Suplimentare ale KfW pentru plăţi în cadrul Procedurii privind Fondul de Dispoziţie). Acesta conţine şi dobânda la sold.

Ataşament C Pagina 2

(c) Cheltuielile sunt ţinute într-o evidenţă relevantă şi corectă. Toate documentele justificative şi registrele de evidenţă privind situaţia cheltuielilor pe baza cărora s-au făcut cererile de retragere au fost puse la dispoziţie.

(d) Situaţiile de cheltuieli auditate pot servi ca justificare pentru cererile de

retragere adiacente. Între situaţiile de cheltuieli, cererile de retragere prezentate la KfW şi situaţiile contabile ar trebui să existe legături clare.

(e) Bunurile şi serviciile finanţate au fost achiziţionate în conformitate cu

Acordul (de împrumut/finanţare) şi Acordul Separat corespunzător.

Rapoarte 4. Rapoartele de auditare ar trebui primite de KfW nu mai târziu de trei luni după

sfârşitul perioadei vizate. Raportul (rapoartele) de auditare vor include toate aspectele specificate în paragraful precedent („Scopul”). În acest/e raport/rapoarte auditorul va trebui să indice un plan pentru prezentarea chitanţelor şi sumelor plătite în timpul Perioadei de Auditare şi balanţa Contului (Conturilor) Special/e şi a tuturor subconturilor (dacă există) la începutul şi la sfârşitul Perioadei de Auditare. În plus, auditorul trebuie să stabilească valoarea şi cantitatea consecinţelor datorate deficienţelor specifice, dacă există.

5. Dacă este considerat adecvat, auditorul va pregăti în plus o „scrisoare de

management”, în care:

(a) va face comentarii şi observaţii privind înregistrările contabile, sistemele şi controalele pe care le-a făcut pe perioada auditării (atât cât este necesar pentru înţelegerea rapoartelor financiare şi a situaţiilor de cheltuieli);

(b) va identifica deficienţele specifice şi părţile cu slăbiciuni din sistemele şi

controalele Agenţiei de Executare a Proiectului care au ajuns în atenţia auditorului, în mod special cu privire la retrageri, achiziţii, depozitare şi tranzacţii , şi va face recomandări pentru îmbunătăţirea lor;

(c) va raporta acţiunile întreprinse de conducerea Agenţiei de Executare a

Proiectului pentru eliminarea deficienţelor şi părţilor deficitare semnalate în trecut;

(d) va aduce în atenţia Agenţiei de Executare a Proiectului orice altă problemă

pe care o consideră pertinentă.

Anexa 8

Conţinutul şi Forma Rapoartelor

Agenţia de Executare a Programului va raporta KfW despre evoluţia programului bianual. În general, Agenţia de Executare a Programului va furniza următoarele informaţii:

- Descrierea şi informaţii despre activităţile programului şi evoluţia de la ultimul raport

- Progresele programului municipalităţii de Reabilitare Prudentă şi Revitalizare Economică a Cartierelor Istorice Fabric, Cetate şi Iosefin

- Dificultăţi şi probleme întâmpinate cu indicarea soluţiilor posibile şi realizate şi/sau propunerilor de reacţie la aceste probleme (cu privire la probleme majore întâmpinate vă rugăm să informaţi KfW cât mai curând posibil)

- Dezvoltarea şi realizările referitoare la indicatorii prezentaţi in Anexa 1 (Logframe)

- Actualizarea listei contractelor de sub-proiecte, bunuri şi servicii - Actualizarea graficului cu termene - Actualizarea Planului de Costuri şi Finanţare - Evoluţii generale privind mediul economic, politic şi legal pentru

reabilitarea monumentelor istorice din România - Evoluţia generală a municipalităţii Timişoara şi în special a condiţiilor de

viaţă în cartierele Cetate, Fabric şi Iosefin. Mai multe detalii referitoare la raportare vor fi stabilite cu Unitatea Financiară a CCRCIT-ului imediat după începerea implementării. Auditul Mai multe detalii despre auditul regulat al fondului de Dispoziţie vor fi convenite în primele 6 luni ale implementării programului. Agenţia de Executare a Programului va furniza proiectul Caietului de sarcini pentru serviciile de audit pentru a fi aprobat în prealabil de KFW.

Jurnal Cadru Reabilitarea Cartierelor Istorice din Timisoara Evaluarea riscurilor

Spaţiile cu fond închis necesita introducere de date in acest tabel Risc Influenta niciun/scazut mediu ridicat foarte ridicat nicio/scazuta medie ridicata

I. Riscuri si influenta in obtinerea Rezultatelor (a) cauzate de variatii ale planurilor si programelor in ceea ce priveste

- Design - Graficul de termene - Costuri

(b) cauzate de abateri de la premizele stabilite

Riscurile globale si influenta in obtinerea Rezultatelor

II. Riscuri si influenta in realizarea Obiectivelor Proiectului (cauzate de abateri de la premizele stabilite) Nu exista intarzieri la inceperea programului si la implementarea deciziilor si aprobarilor necesare programului X X Existenta vointei proprietarilor de a decide asupra conceptelor de reabilitare viabile d.p.d.v. financiar si de a-si asuma la un moment dat obligatii financiare foarte substantiale X X Municipalitatea Timisoara furnizeaza suficient personal calificat pentru Unitatea Financiara a CCRCIT X X

Riscul global si influenta in realizarea Obiectivelor Proiectului

III. Riscuri si influenta in realizarea Obiectivelor Globale ale Proiectului (cauzate de abateri de la premizele asumate) Proiectul Municipalitatii de reabilitare a cartierelor istorice este implementat continuu si cu succes X X Resurse financiare aditionale pentru masurile de reabilitare întreprinse de municipalitate inclusiv fonduri aditionale pentru sprijinirea participarii proprietarilor sunt obtinute X X Rezultatele masurilor de reabilitare a cladirilor proprietarilor si finantate din fonduri motiveaza alti proprietari de cladiri istorice sa ia in considerare si sa implementeze masuri adecvate de reabilitare conform programului de reabilitare al municipalităţii X X

0

Riscul global si influenta in realizarea Obiectivelor Globale Proiectului

IV. Riscul global si influenta

Reabilitarea Monumentelor Istorice din Cartierele Vechi ale Timisoarei

Graficul cu termenele

Activitati Responsabil 2011-2016 2017-2020

Evaluarea Proiectului KfW

Acordul de Imprumut si Finantare, Conditiile de Plata

Romania, MunicipalitateaTimi soara, KfW

Asistenta si Expertiza in Crearea Unitatii Financiare a CCRCIT

Municipalitatea, Experti

Asistenta oferită Proprietarilor si Elaborarea Propunerilor de Finantare pentru Reabilitare

CCRCIT

30% / ajustat la 0

%

Incheierea Contractelor cu Proprietarii

CCRCIT, Municipalitatea

30% / ajustat la 0

%

Implementarea si finantarea activitatilor de reabilitare

Proprietarii, CCRCIT, Municipalitatea

Urmarirea contractelor de imprumut

CRUT, Municipalitate ajustat la

15% şi neîntrerupt

intensiv datorita

eventualelor cazuri de neplata

2008

30% / ajustat la 40 % 10% / ajustat la 20 %30% / ajustat la 30 %

Nota: Datele au la baza graficul cu termene discutat infebruarie. Ele trebuie ajustate datorita intarzierii incheierii Acordului de Imprumut, Finantare si Program si intârzierii probabile in indeplinirea tuturor conditiilor pentru a putea face platile initiale

2007

30% 30% / ajustat la 40 % 10% / ajustat la 30 %

asistenta ocazionala

20102009

10% / ajustat la 15 %

30% / ajustat la 15 % 30% / ajustat la 35 % 30% / ajustat la 35 %

30% / ajustat la 15 % 30% / ajustat la 35 % 30% / ajustat la 35 %

A nexa3

Structura Costurilor: Sprijin Financiar pentru Reabilitarea Prudentă a Cartierelor Istorice Cetate, Iosefin si Fabric din Timişoara

Nr. Activitate Fonduri KfW în mil. euro GTZ Municipalitate Timişoara Împrumt 3,0 Grant 2,0

Dezvoltarea planului general de Reabilitare Prudentă a Cartierelor Istorice din Timişoara (inclusiv definirea zonelor esenţiale şi standardelor de calitate, training pentru meseriaşi)

0 0

Sprijin de specialitate din partea GTZ până la sfârşitul anului 2008 conform acordului dintre Municipalitate şi GTZ

Resursele Administraţiei Municipiului aşa cum sunt solicitate

Crearea Biroului Pentru Coordonare CRUT şi a unităţii operative până la sfarşitul anului 2010 (= sfârşitul programului de sprijin financiar) 0 0

Sprijin de specialitate din partea GTZ până în 2008 conform acordului dintre Municipalitate şi GTZ

Furnizare de personal şi echipamente 2006-2010 (=sfârşitul programului de sprijin financiar)

0)

Consultanţa pentru proprietarii interesaţi prin evaluarea tehnică a necesităţilor de reabilitare a clădirilor individuale de către arhitecţii colaboratori ai CRUT

0

0,00 daca este necesar

până la 0,25 mil. Euro din sumele destinate

cheltuielilor ocazionale cu evaluarea tehnică

2009/2010

Finanţat de GTZ până la sfârşitul anului 2008

Se va finanţa din fondurile Municipalităţii în 2009 şi 2010 (=sfârşitul programului de sprijin financiar), dacă este necesar prin introducerea de tarife pentru evaluarea tehnică

1)

Crearea Unităţii Financiare a CRUT - furnizarea de personal (5-7 persoane) şi echipamente 2007 - 2010 -sprijin de specialitate în crearea Unităţii Financiare şi operative

0,00 Până la 0,25 mil euro din sumele destinate

cheltuielilor ocazionale

Din fondurile Municipalităţii

2)

Împrumut şi Granturi proprietarilor publici si privaţi ai clădirilor din zonele Cetate, Iosefin, Fabric conform condiţiilor stabilite (vezi Proiectul Concept din 22 Noi. 2006) 3 1

------- Municipalitatea Timişoara/Romania suporta riscurile cursului de schimb valutar şi al neplăţii ratelor de către proprietari

3) Granturi pentru măsuri specifice de reabilitare datorate caracteristicilor arhitectonice şi istorice ale clădirilor 0,5

4)

Cheltuieli neprevăzute cu - Asistenţa de specialitate pentru unitatea financiară (creare şi operare) - Evaluarea tehnică în 2009/2010 şi Supervizarea Arhitecturală si Acceptarea Calităţii Lucrărilor conform cu criteriile definite de Program în numele Unitţii Financiare a CRUT/ Municipalităţii - Auditul Fondului de Dispoziţie

0,5 Până la 0,20 Până la 0,25

0,05

Alte activităţi de reabilitare Fonduri furnizate de Municipalitate ex. Fonduri UE etc. Sumele totale pentru Programul finanţat de KfW 3 2 nu pot fi identificate ca şi categorii separate de costuri

Elaborat pe baza Proiectului Concept din 15 Februarie 2007; module de program cofinantate de KfW

Noiembrie 2006

Anexa 5

Liniile Directoare pentru Numirea Consultanţilor în cadrul Cooperării Financiare cu Ţările în Curs de Dezvoltare

Noiembrie 2006

2

Publicat de către: KfW Bankengruppe, Group Communication Palmengartenstrasse 5-9, 60325 Frankfurt am Main, Germania Telefon: +49 69 7431-0, Fax: +49 69 7431-2944 Editat de către: KfW Entwicklungsbank, Secretariatul Afaceri Credite Internaţionale 2 Pentru materiale informative în legătură cu cooperarea cu ţări în curs de dezvoltare, contactaţi: Secretariatul Afaceri Credite Internaţionale 1 Telefon: +49 69 7431-4595, Fax: +49 69 7431-3363 În cazul în care aveţi întrebări cu privire la aceste Linii Directoare, contactaţi: Secretariatul Afaceri Credite Internaţionale 4 Telefon +49 69 7431-2649, Fax: +49 69 7431-3363

Noiembrie 2006

3

Cuprins Introducere ..................................................................................................................... 4 1 Principii Majore pentru Numirea Consultanţilor ......................................... 5 1.1 Servicii de Consultanţă în cadrul Cooperării Financiare .......................................... 5 1.2 Responsibilitatea pentru Numirea Consultanţilor ..................................................... 5 1.3 Rolul KfW ................................................................................................................ 5 1.4 Independenţa Consultanţilor ..................................................................................... 6 1.5 Asigurarea Concurenţei Loiale ................................................................................. 6 1.6 Cooperarea dintre Firmele de Consultanţă ............................................................... 7 1.7 Confidenţialitate ....................................................................................................... 7 1.8 Clauze esenţiale ale Contractului de Consultanţă .................................................... 8 2 Selecţia Consultanţilor ....................................................................................... 8 2.1 Principii de bază ale Procedurii de Atribuire ............................................................. 8 2.2 Preselecţia .................................................................................................................. 9 2.3 Licitaţia ...................................................................................................................... 10 2.4 Evaluarea Ofertelor .................................................................................................... 10 2.5 Negocierea Contractului ............................................................................................ 11 Anexe Domeniile de Activitate ale Consultanţilor Anexa 1 Drepturile KfW de Informare şi Aprobare Anexa 2 Articole Esenţiale din Anunţul de Preselecţie Anexa 3 Informaţii privind Evaluarea Preselecţiei Anexa 4 Componente Esenţiale ale Documentaţiei de Atribuire Anexa 5 Observaţii privind Evaluarea Ofertelor Anexa 6 Componente Esenţiale ale Contractului de Consultanţă Anexa 7 Informaţii privind Contractele cu Sumă Globală Anexa 8

Noiembrie 2006

4

Introducere Aceste Linii Directoare furnizează informaţii privind cerinţele pentru numirea consultanţilor1 în elaborarea şi execuţia proiectelor de Cooperare Financiară (CF). Aceste Linii Directoare se ghidează după practicile şi normele internaţional acceptate şi se aplică tuturor serviciilor de consultanţă2 care sunt finanţate, integral sau parţial, din fonduri CF. Liniile Directoare acoperă toate regulamentele existente pentru numirea consultanţilor în cadrul Cooperării Financiare. În prezentarea acestei versiuni revizuite, KfW a ţinut cont, deasemenea, de un anumit număr de progrese importante, inclusiv:

- necesitatea de a face procedura de selecţie mai transparentă, - un accent mai mare pe rolul partenerilor KfW în Cooperarea Financiară, ca fiind agenţiile

de execuţie a procedurii de selecţie, şi - o practică internaţională tot mai des folosită, de a acorda o mai mare importanţă cotaţiei

preţurilor atunci când se selectează consultanţii. Aceste Linii Directoare prezintă condiţiile pentru asigurarea unei concurenţe loiale şi transparente care va oferi oportunităţi egale tuturor consultanţilor participanţi. Detalii suplimentare sunt date în fiecare documentaţie de atribuire. Astfel se oferă suficientă flexibilitate pentru a fi luaţi în considerare toţi factorii în mod corespunzător, în fiecare proiect individual. În interesul uniformităţii pentru agenţiile de executare a proiectului în ţările în curs de dezvoltare este recomandabil să se adopte procedurile altor organizaţii de dezvoltare competente, bilaterale sau multilaterale, în cazuri individuale, dacă agenţia de executare a proiectului cunoaşte aceste proceduri şi cu acceptul KfW. Ce este Cooperarea Financiară? Cooperarea Financiară (CF) este o componentă a cooperării germane în scopul dezvoltării. Funcţia sa este de a finanţa investiţii în economie, infrastuctura socială, pentru a reduce sărăcia şi a proteja mediul înconjurător în ţările în curs de dezvoltare, prin împrumuturi în condiţii favorabile şi granturi (credite nerambursabile) utilizând fonduri de la bugetul federal. Aceste fonduri pot fi suplimentate cu fonduri de piaţă strânse de către KfW. CF este condusă de KfW din partea Ministerului Federal pentru Cooperare Economică şi Dezvoltare (BMZ). Fondurile de CF ajută, printre altele, la îmbunătăţirea distribuţiei cu apă şi electricitate, la îmbunătăţirea sistemelor de sănătate şi învăţământ şi la extinderea reţelelor de transport precum şi la promovarea producţiei agricole. Deasemenea, sunt finanţate programe de împrumuturi pentru întreprinderi mici şi mijlocii şi este acordat sprijin programelor de reforme economice. 1 Termenul “consultant” se referă la un consultant individual sau o firmă de consultanţă; în aceste Linii Directoare are şi sensul de inginer consultant. 2 Pentru serviciile experţilor în cadrul contractelor pe termen scurt şi a cursurilor de perfecţionare elementare şi avansate din cadrul proiectului, se aplică reguli diferite.

Noiembrie 2006

5

1 Principii Majore pentru Numirea Consultanţilor

1.1 Servicii de Consultanţă în cadrul Cooperării Financiare 1.01 În general, prin natura şi gama de proiecte de CF, pentru elaborarea, execuţia şi posibil şi pentru operare este necesar ca agenţia de executare a proiectului să utilizeze serviciile consultanţilor locali sau străini (detaliile privind domeniile de lucru ale consultanţilor sunt date în Anexa 1). KfW poate finanţa aceste activităţi prin fonduri CF. Detalii privind serviciile care trebuie prestate de consultanţi şi procedura de selecţie sunt prezentate pentru fiecare proiect CF, în cadrul acordului de împrumut sau de finanţare sau în alte acorduri încheiate între agenţia de executare a proiectului şi KfW. Drepturile şi obligaţiile agenţiei de executare a proiectului şi ale consultantului sunt prezentate în documentaţia de atribuire şi în contractul dintre agenţia de executare a proiectului şi consultant. În toate cazurile agenţia de executare a proiectului este partea contractantă pentru consultant, aşa încât toate reclamaţiile în ceea ce priveşte drepturile şi plăţile pot fi făcute numai către agenţia de executare şi nu către KfW. 1.2 Responsabilitatea pentru Numirea Consultanţilor 1.02 Agenţia de executare a proiectului din ţările în curs de dezvoltare este întotdeauna responsabilă pentru elaborarea, implementarea şi operarea tuturor proiectelor CF. Aceasta reprezintă contractantul şi va efectua întreaga procedură de licitaţie, efectuând încheierea contractelor şi controlul îndeplinirii acestora în calitate de parte contractantă faţă de consultant. Aceasta se aplică totodată şi în cazuri excepţionale în care KfW realizează procedura de selecţie în cadrul unui contract de agenţie, pentru şi în numele agenţiei de executare a proiectului (vezi 1.07). 1.3 Rolul KfW 1.03 KfW joacă un rol activ în elaborarea şi implementarea proiectelor CF. Obligaţia băncii de a-şi exercita rolul cu diligenţa adecvată implică exercitarea influenţei de către aceasta în direcţionarea proiectului, conform fiecărui caz individual, pentru a evita evoluţiile nefavorabile. Acest lucru trebuie făcut nu numai în faza de planificare şi implementare, ci şi pe durata operării. Direcţionarea ia forma unui dialog constant şi a cooperării în parteneriat cu agenţia de executare a proiectului. 1.04 KfW va asigura ca fondurile publice utilizate în Cooperarea Financiară să fie cheltuite cât mai eficient posibil. Prin urmare, va asigura ca acordarea contractele să fie făcută pe bază de concurenţă loială şi transparentă, adecvată, şi care oferă oportunităţi egale tuturor ofertanţilor. Obiectivul este de a identifica solicitantul cel mai convenabil, din punct de vedere al prestării şi preţului, şi de a asigura astfel ca resursele deficitare să fie utilizate cât mai eficient posibil. În plus, KfW va examina documentele de licitaţie, rapoartele de evaluare, propunerile de atribuire a contractelor şi proiectele de contracte, care trebuie toate prezentate către KfW ca parte a procedurii de licitaţie, pentru a se asigura că acestea sunt în conformitate cu acordurile încheiate cu agenţia de executare a proiectului şi cu practicile internaţionale, în special în ceea ce priveşte descrierea serviciilor necesare, condiţiile de plată, responsabilităţile şi garanţiile, şi de a asigura că proiectele nu conţin lipsuri şi contradicţii grave. În final, KfW evaluează controlul efectuat de

Noiembrie 2006

6

către agenţia de executare a proiectului, cu privire la îndeplinirea contractelor pe durata fazei de implementare.

1.05 Publicarea documentelor pentru preselecţie şi licitaţie, selecţia consultanţilor şi contractele de consultanţă necesită întotdeauna aprobarea prealabilă din partea KfW. În mod similar, toate amendamentele la contract şi recepţia serviciilor de consultanţă de către agenţia de executare a proiectului, trebuie prezentate către bancă pentru aprobare prealabilă (pentru detalii suplimentare, vezi Anexa 2). 1.06 KfW poate refuza finanţarea serviciilor de consultanţă şi chiar a întregului proiect CF, dacă un consultant nu a fost ales în conformitate cu procedurile convenite, dacă calificările consultantului nu sunt corespunzătoare, dacă termenii contractului de consultanţă nu îndeplinesc cerinţele minime ale KfW, şi dacă procedura de selecţie a fost influenţată prin plăţi ilegale, acordarea sau promiterea unor alte avantaje, sau dacă circumstanţele sugerează că a fost exercitată o asemenea influenţă. 1.07 La cererea agenţiei de executare a proiectului, în cazuri individuale, KfW poate să îndeplinească, în parte sau în întregime, procedura de selecţie şi numirea consultantului, în numele agenţiei de executare a proiectului. În acest scop, KfW va semna un contract de agenţie cu agenţia de executare a proiectului, în care se stabileşte gama de servicii şi precum detaliile serviciilor ce urmează a fi prestate de KfW. Această muncă este gratuită. Aceasta se încheie în general la semnarea contractului de consultanţă de către KfW în numele şi pe seama agenţiei de executare a proiectului. 1.4 Independenţa Consultanţilor 1.08 În principiu, KfW solicită consultanţilor să fie neutri şi independenţi faţă de posibilii furnizori ai proiectului. Membrii unei asociaţii de firme pot lua parte la un proiect CF fie în calitate de consultanţi, fie în calitate de firme de producţie/furnizare/construcţie, aceştia trebuind să aleagă între aceste variante. Atunci când îşi înaintează propunerile, consultanţii trebuie să dezvăluie orice legături cu alte firme şi să dea o declaraţie obligatorie prin care, în cazul că li se va acorda contractul, firmele cu care sunt asociaţi nu vor intenţiona să participe la proiect, sub nici o altă formă. Această regulă se aplică şi pentru specialişti şi firme de consultanţă care participă, în cazul societăţilor mixte. Aceste reguli nu se aplică la modele operator sau alte proiecte BOT. 1.5 Asigurarea Concurenţei Loiale 1.09 Pentru a asigura o concurenţă loială, firmele de consultanţă care acţionează ca şi consultanţi generali3 ai agenţiei de executare a proiectului, nu pot participa, nici dacă activităţile acestora nu sunt legate direct de proiectul CF în cauză. În mod similar, consultanţii sau membrii individuali ai firmelor de consultanţă care au fost implicaţi în elaborarea condiţiilor repartizării consultanţei şi/sau în furnizarea informaţiilor suplimentare pentru licitaţia pentru proiectul CF, nu sunt, în principiu, eligibili pentru a participa. În cazul licitaţiilor pentru faze ulterioare ale

3 de ex. consultanţi care au acces la probleme de strategie de afaceri în afara proiectului individual, în special orice comenzi sau însărcinări planificate.

Noiembrie 2006

7

proiectului, această regulă nu se aplică pentru consultanţii care au fost angajaţi la o fază anterioară. 1.10 Firmele de consultanţă care aparţin de acelaşi concern sau asociaţie de firme, sau care sunt legate în alt mod financiar, organizatoric, prin personal, pot în principiu să participe individual doar dacă celelalte firme de consultanţă cu care sunt asociate sunt de acord să nu participe. 1.6 Cooperarea dintre Firmele de Consultanţă 1.11 Consultanţii pot participa la procedura de licitaţie ca şi companii sub orice formă juridică şi în asociere cu alţi consultanţi. După finalizarea procedurii de preselecţie, este permisă cooperarea între consultanţii preselectaţi, cu aprobarea agenţiei de executare a proiectului şi a KfW, doar dacă acest lucru nu va împiedica competiţia. 1.12 În Cooperarea Financiară se acordă o mare prioritate cooperării cu personal şi firme de consultanţă locale calificate. Această cooperare poate fi făcută obligatorie în notificarea pentru preselecţie sau în documentaţia de atribuire. Selecţia de personal şi firme de consultanţă locale calificate este o chestiune care ţine în întregime de solicitant. Agenţia de executare a proiectului nu poate recomanda cooperarea cu anumite firme, grupuri de firme sau personal local calificat. 1.13 Dacă este propusă o asemenea cooperare, documentele înaintate pentru procesul de preselecţie trebuie să conţină informaţiile necesare privind toţi partenerii avuţi în vedere. În particular, acestea trebuie să includă o descriere obligatorie a competenţelor/domeniilor de activitate ale acestora şi a formei de cooperare. Documentele trebuie să includă o declaraţie de intenţie, semnată de toţi partenerii şi care să numească firma de consultanţă care va conduce munca. Dacă li se va atribui contractul, partenerii se angajează să ia toate măsurile necesare pentru a presta munca descrisă în structura stabilită şi în forma de cooperare stabilită. În cazuri particulare (de ex. proiecte mari) în documentaţia de atribuire se poate solicita prezentarea unui acord detaliat şi obligatoriu între partenerii dintr-un grup (de ex. sub forma unui contract preliminar). 1.7 Confidenţialitatea 1.14 Procedura de selecţie este confidenţială. Acest lucru dă dreptul agenţiei de executare a proiectului şi KfW să evite intervenţiile inadmisibile. Prin urmare, agenţia de executare a proiectului şi KfW nu vor da solicitanţilor sau altor persoane care nu sunt implicate oficial în procedura de selecţie, nici un fel de informaţii privind evaluarea ofertelor şi recomandări privind atribuirea contractelor. Dacă se încalcă principiul confidenţialităţii, KfW poate solicita declararea licitaţiei ca fiind nulă şi neavenită. 1.15 Între anunţarea publică a licitaţiei şi atribuirea contractului, nu sunt permise discuţiile cu solicitanţii cu privire la ofertele acestora. Constituie excepţii vizitele pentru a obţine informaţii la faţa locului, participarea la şedinţa solicitanţilor preselectaţi sau inspecţia documentelor disponibile. Aceste contacte au ca scop exclusiv familiarizarea solicitanţilor cu condiţiile locale şi cu documentele de lucru disponibile. În afară de acestea, sunt permise doar adresele scrise prin care sunt cerute clarificări. Răspunsurile vor fi date de către agenţia de executare a proiectului, în

Noiembrie 2006

8

scris, după acordul din partea KfW, iar o copie va fi transmisă tuturor solicitanţilor. Orice alte solicitări de informaţii sau intervenţii pot fi considerate ca intervenţii nepermise şi pot duce la excluderea solicitantului. 1.8 Clauze esenţiale ale Contractului de Consultanţă 1.16 KfW a întocmit un model de contract4 care standardizează conţinutul şi cerinţele formale pentru contracte de consultanţă şi poate fi adaptat la condiţiile naţionale. Acest model de contract trebuie folosit oriunde este posibil (pentru detalii, vezi Anexa 7). 1.17 Acordurile concrete care se încheie în cadrul contractului trebuie menţionate în detaliu în documentele de licitaţie. Proiectul adaptat corespunzător al contractului de consultanţă care va fi semnat trebuie ataşat documentaţiei de atribuire. 1.18 Agenţia de executare a proiectului, în consens cu KfW, poate conveni împreună cu consultantul asupra remuneraţiei bazate fie pe lucrările prestate propriu-zis, fie pe sumă globală. Remuneraţia bazată pe lucrările prestate propriu-zis este recomandabilă în cazul în care munca depusă de consultant nu a fost definită în mod concludent la momentul negocierilor contractuale, de exemplu pentru îndatoririle legate de managementul construcţiilor. Remuneraţia pe sumă globală este recomandată dacă serviciile care urmează a fi prestate sunt definite clar iar consultantul îşi asumă doar un risc economic limitat pe care nu îl poate controla ca rezultat al abordării pe sumă globală. Un avantaj al remuneraţiei pe sumă globală este că aceasta facilitează implementarea contractului, ceea ce este atât în beneficiul angajatorilor cât şi al contractanţilor. Astfel, consultantul este stimulat să aplice tehnici inovatoare, ceea ce duce la o responsabilitate crescută faţă de rezultatele obţinute, deschizând în acest fel mai multe posibilităţi pentru realizarea lucrării. Remuneraţia pe sumă globală este de preferat pentru studii. Pentru contracte de sumă globală este suficient să se convină în mod contractual doar asupra personalului cheie. (Anexa 8 atrage atenţia asupra particularităţilor de notat la întocmirea contractelor cu sumă globală). 2 Selecţia Consultanţilor 2.1 Principii de bază ale Procedurii de Atribuire 2.01 Procedura de atribuire a contractelor pentru servicii de consultanţă ia forma unei licitaţii publice. Numai în cazuri excepţionale şi doar pentru motive întemeiate se poate renunţa la procedura de licitaţie. În general, alegerea consultanţilor va avea forma de preselecţie urmată de licitaţie. În această procedură formată din două etape, va fi selectat consultantul care a făcut cea mai bună ofertă în ceea ce priveşte calitatea serviciilor şi a preţului, prin concurenţă între solicitanţii preselectaţi. Abaterile de la această procedură sunt posibile pentru lucrări mici. Pentru arhivare documentele trebuie să fie transmise pe hârtie şi în format electronic (fişier PDF). 4 disponibil pe pagina web a KfW de pe Internet (www.kfw.de)

Noiembrie 2006

9

2.2 Preselecţia 2.02 În procesul de preselecţie, consultanţii care îşi depun ofertele trebuie să-şi demonstreze capacitatea de a realiza lucrarea prin înaintarea documentelor necesare. După ce aceste documente au fost evaluate, vor fi aleşi maximum cinci solicitanţi care par a fi cei mai capabili de a presta serviciile de consultanţă necesare pentru proiectul CF în cauză. 2.03 Procedura de preselecţie va fi anunţată public în mass media locală şi internaţională, dar cel puţin în publicaţia „Nachrichten für Aussenhandel” (News for Foreign Trade/Buletinul de Comerţ Exterior). Astfel se dă posibilitatea tuturor consultanţilor interesaţi să îşi depună ofertele pentru contractul în cauză. Agenţia de executare a proiectului va publica o descriere sumară a proiectului şi a serviciilor solicitate. Detalii privind anunţul de preselecţie sunt date în Anexa 3. Agenţia de executare a proiectului va transmite KfW textul anunţului şi descrierea serviciilor solicitate (caietul de sarcini), pentru aprobare, în timp util înainte de publicare. Solicitanţilor li se va acorda o perioadă de timp de cel puţin 30 de zile calendaristice, pentru a-şi înainta propunerile, înainte ca procedura de preselecţie să aibă loc. 2.04 Documentele înaintate de ofertanţi trebuie să facă dovada resurselor financiare ale acestora, a capacităţii profesionale generale, a experienţei, precum şi a cunoştinţelor în sectorul respectiv şi în regiune; aceste documente trebuie deasemenea să prezinte dovada existenţei unei structuri de personal adecvate. Documentele trebuie să contureze, scurt şi concis, lucrările relevante realizate în ultimii zece ani şi să rezume calificarea şi experienţa ofertantului. La aceste documente va fi inclusă şi o declaraţie de angajament din partea ofertantului, semnată şi obligatorie din punct de vedere legal, conform Apendix 1 la Anexa 3. 2.05 În cadrul procesului de prelesecţie vor fi luaţi în considerare doar acei ofertanţi ale căror resurse financiare sunt apreciate de către agenţia de executare a proiectului şi KfW ca fiind adecvate pentru cantitatea de lucrări ce trebuie prestate. Preselecţia consultanţilor corespunzători va fi făcută utilizându-se un tabel de evaluare (pentru detalii şi explicaţii suplimentare vezi Anexele 3 şi 4). 2.06 Vor fi selectaţi acei ofertanţi care întrunesc cel puţin 70% din punctajul alocat. Dacă sunt mai mult de cinci ofertanţi care întrunesc acest barem atunci vor fi selectaţi primii cinci cu cel mai mare punctaj. Preselecţia se face cu aprobarea KfW. În acest scop, agenţia de executare a proiectului va transmite băncii raportul de evaluare a preselecţiei şi toate documentele necesare în legătură cu aceasta, în timp util. 2.07 După confirmarea rezultatului preselecţiei de către KfW, agenţia de executare a proiectului va informa ofertanţii cu privire la rezultatul preselecţiei. La cererea unuia dintre ofertanţi, agenţia de executare a proiectului poate să explice pe scurt principalele motive pentru descalificarea ofertei. Cu toate acestea însă, nu vor fi dezvăluite detalii privind procedura de evaluare sau informaţii privind ofertele concurente. Ofertanţii nu au dreptul de apel, în afară de drepturile prevăzute de legislaţia ţării acceptante. Ofertanţii selectaţi vor fi informaţi în plus referitor la celelalte firme de consultanţă preselectate.

Noiembrie 2006

10

2.3 Licitaţia 2.08 Agenţia de executare a proiectului va solicita consultanţilor preselectaţi să participe la licitaţie. Aceasta le va transmite o listă cu serviciile care urmează a fi prestate, documentaţia suplimentară referitoare la proiect, care este necesară ofertanţilor pentru întocmirea ofertelor şi cotaţiilor de preţ, precum şi contractul de consultanţă preliminar (detalii privind documentaţia de atribuire sunt date în Anexa 5). În Caietul de Sarcini se va preciza dacă remuneraţia va fi plătită conform muncii efectiv prestate sau pe bază de sumă globală. În cazul remuneraţiei pe bază de sumă globală, caietul de sarcini trebuie să definească funcţiile considerate ca funcţii cheie care vor fi descrise în detaliu în oferta tehnică. Agenţia de executare a proiectului va prezenta către KfW pentru aprobare documentele necesare pentru elaborarea ofertelor, în timp util, înainte de a le expedia. Aceasta va permite ofertanţilor un termen pentru înaintarea ofertelor de cel puţin 45 de zile calendaristice. 2.09 Oferta pentru servicii şi cotaţia preţurilor trebuie înaintate în plicuri separate sigilate. Cel puţin un exemplar în original din fiecare trebuie trimis agenţiei de executare a proiectului şi la KfW, la termenul limită dat în documentaţia de atribuire. După acel termen nu mai pot fi făcute amendamente sau adăugiri la oferte. Orice încercare de a face asemenea lucruri poate cauza excluderea din procesul de selecţie rămas. Ofertele de servicii vor fi deschise imediat după expirarea termenului. Plicurile conţinând cotaţiile de preţuri rămân sigilate şi vor fi deschise doar cu aprobarea KfW, pentru acei ofertanţi care au întrunit cel puţin 75% din punctajul acordat în evaluarea ofertelor de servicii. 2.10 Ofertele vor fi, în principiu, descalificate în următoarele cazuri: - consultantul a influenţat procedura de selecţie prin plăţi ilegale sau prin acordarea sau

promiterea de alte avantaje, sau dacă circumstanţele sugerează că a fost exercitată o asemenea influenţă;

- oferta a fost primită după expirarea termenului limită, în afară de cazul în care ofertantul

poate dovedi că nu este responsabil pentru întârziere, aceasta datorându-se forţei majore; - oferta nu îndeplineşte criteriile din documentaţia de atribuire în punctele esenţiale, dacă

este incompletă sau dacă conţine restricţii inadmisibile; - în declaraţia ofertantului în care se arată că este asociat cu alte companii, nu se prezintă în

mod clar faptul că acesta sau companiile respective nu vor solicita să participe la acelaşi proiect în calitate de producători, furnizori sau firme de construcţii;

- consultantul nu a înaintat o declaraţie de angajament în conformitate cu 2.04. 2.4 Evaluarea Ofertelor 2.11 Ofertele vor fi evaluate de agenţia de executare a proiectului. La atribuirea contractelor de consultanţă, calificările tehnice ale ofertanţilor şi calitatea serviciilor oferite sunt de o importanţă decisivă.

Noiembrie 2006

11

2.12 Ofertele de servicii vor fi evaluate pe baza unei liste de criterii stabilite în avans (detalii şi explicaţii suplimentare sunt date în Anexa 6). Pentru a da posibilitatea KfW să-şi exercite dreptul de aprobare, agenţia de executare a proiectului trebuie să trimită raportul de evaluare a ofertelor de servicii către KfW în timp util, împreună cu toate documentele solicitate de bancă. 2.13 În principiu, cotaţiile de preţuri vor fi evaluate prin preţul total (fără a include taxele de vamă şi accizele, taxele şi impozitele din ţara agenţiei de executare a proiectului), după corectarea tuturor erorilor aritmetice şi după deducerea costurilor referitoare la articolele care nu trebuie incluse în evaluare, conform documentaţiei de atribuire. Costurile incidentale şi serviciile adiţionale care sunt facturate separat pot fi evaluate cantitativ, dacă acesta este singurul mod de a compara cotaţiile de preţuri. Pentru cazuri individuale, poate fi adăugat orice articol (care lipseşte), iar acest lucru va fi făcut pe baza ofertei celei mai costisitoare deschise. În scopul comparării, preţul total ajustat calculat va fi convertit în valuta care se aplică în evaluare conform prevederilor documentaţiei de atribuire, la rata de schimb stabilită. Măsurile luate pentru calcularea preţului total ajustat vor fi explicate în detaliu de către agenţia de executare a proiectului în cadrul raportului de evaluare. 2.14 În general, cotaţia preţului va reprezenta 30% din evaluarea globală. Dacă urmează a i se da o pondere mai mare, ca de exemplu în cazul supervizării lucrărilor de construcţie, atunci acest lucru trebuie prevăzut în documentaţia de atribuire. 2.15 Cotaţia preţurilor cu valoarea ajustată cea mai scăzută va primi numărul maxim de puncte posibil (în general 30). Numărul de puncte acordat celorlalte cotaţii de preţuri deschise este calculat prin împărţirea preţului total ajustat din cea mai scăzută ofertă la preţul total ajustat al celeilalte respective oferte iar apoi prin multiplicare cu numărul maxim de puncte posibil. 2.16 Oferta de servicii cu cea mai mare evaluare va primi numărul maxim de puncte posibil (în general 70). Numărul de puncte acordat celorlalte oferte de servicii este obţinut prin împărţirea evaluării/cotei fiecărei oferte la evaluarea/cota ofertei de servicii celei mai bune, iar apoi multiplicare cu numărul maxim de puncte posibil. Numărul de puncte acordat pentru cotaţia preţurilor va fi adăugat la numărul acordat pentru oferta de servicii. Ordinea ofertanţilor va fi stabilită de numărul total de puncte acordate. Oferta cu cel mai mare punctaj va fi cea mai indicată. 2.17 Agenţia de executare a proiectului va prezenta propunerea pentru atribuirea contractului, împreună cu rapoartele de evaluare privind cotaţiile preţurilor şi cu selecţia finală, către KfW spre aprobare, în timp util, împreună cu toate documentele aferente acestora, care sunt cerute de bancă. 2.5 Negocierea contractului 2.18 După ce KfW a aprobat atribuirea contractului, agenţia de executare a proiectului va negocia contractul cu ofertantul situat pe locul întâi pe listă. Dacă aceste negocieri nu se vor desfăşura cu succes, atunci va fi chemat la negocieri cel de-al doilea ofertant, după aprobarea primită din partea KfW. Nu este permisă reluarea negocierilor cu un ofertant după ce acestea au fost oprite.

Noiembrie 2006

12

Agenţia de executare a proiectului va derula aceste negocieri în ritm alert şi le va limita în general la următoarele puncte: - clarificarea lucrărilor şi a metodelor care urmează a fi utilizate, iar dacă este necesar ajustarea

schemei de personal; - orice lucrare care urmează a fi prestată în parteneriat de către agenţia de executare a

proiectului şi nivelul taxelor vamale şi accizelor, a taxelor şi impozitelor din ţara agenţiei de executare a proiectului şi obligaţiile contractuale de plată a acestora;

- reglementări din contract privind alte articole de cost care nu au fost incluse în evaluarea

referitoare la cotaţia preţurilor; Taxele şi preţurile unitare pentru costuri secundare nu fac, în principiu, obiectul negocierii, întrucât acestea au fost luate în calcul la evaluarea cotaţiei preţurilor. 2.18a În măsura în care s-a căzut de acord asupra remuneraţiei pe bază de sumă globală, trebuie fixat calendarul de plată în concordanţă cu serviciile planificate a fi făcute. După ce 70% din suma contractului a fost plătită, restul ratelor vor fi plătite pe baza prezentării de documente referitoare la etapele specifice de realizare a proiectului.

2.19 După ce oferta a fost înaintată, nu mai pot fi făcute schimbări ale personalului sau personalului cheie angajat ferm în proiect, fără aprobarea din partea agenţiei de executare a proiectului şi a KfW. Schimbarea personalului poate cauza re-evaluarea ofertei. 2.20 Rezultatul negocierilor contractului şi a contractului de consultanţă preliminar necesită aprobarea KfW. 2.21 După încheierea negocierilor de contract şi după ce KfW şi-a dat acordul, agenţia de executare a proiectului va informa toţi ofertanţii cu privire la decizia de atribuire. La cererea ofertanţilor, agenţia de executare a proiectului poate informa ofertanţii cu privire la principalele puncte slabe ale ofertei acestora. Nu vor fi dezvăluite detalii privind decizia de atribuire. Ofertanţii care nu au fost incluşi în evaluarea cotaţiilor de preţ vor primi înapoi cotaţiile de preţ nedeschise. Nu există drept de apel pentru ofertanţi, în afară de drepturile prevăzute de legislaţia ţării acceptante. 2.22 Procedura de licitaţie poate fi anulată cu aprobarea KfW, dacă:

- nu a existat o concurenţă adecvată - nici una din ofertele de servicii nu a acumulat punctajul minim cerut - bazele procedurii de licitaţie s-au schimbat fundamental, sau - cotaţiile preţurilor au fost în mod evident excesive. În acest caz, există următoarele

alternative: fie să se urmeze o nouă procedură de licitaţie - cu sau fără preselecţie -, fie să se înceapă negocieri referitoare la preţ cu ofertantul situat pe primul loc.

Dacă licitaţia este anulată, agenţia de executare a proiectului va informa toţi ofertanţii fără a preciza motivele.

Noiembrie 2006

13

Anexa 1

Domeniile de Activitate ale Consultanţilor În cadrul Cooperării Financiare, agenţiile de executare a proiectului utilizează sprijinul şi asistenţa consultativă a consultanţilor în principal în următoarele domenii de mai jos. Agenţia de executare a proiectului şi KfW vor decide în fiecare caz, care din următoarele activităţi de consultanţă sunt necesare pentru un proiect anume. a) Pregătirea

- studii preliminare şi de sector, înaintea luării deciziei de a continua pregătirile pentru un

proiect. Scopul este de a efectua o selecţie iniţială dintre posibilităţile existente, cu un efort corespunzător justificabil, şi de a stabili domeniul propunerilor convenabile sub aspect tehnic, economic, instituţional, socio-economic, socio-cultural, şi ecologic.

- Studii de fezabilitate ca şi bază pentru luarea deciziilor asupra unui proiect care urmează a

fi elaborat complet sub aspect tehnic, economic, instituţional, socio-economic, socio- cultural, şi ecologic.

b) Execuţia

Sprijin acordat agenţiei de executare a proiectului în proiectarea detaliată a proiectului ca şi bază pentru documentele de licitaţie (inclusiv specificaţiile tehnice şi contractele preliminare pentru furnizări şi servicii), în desfăşurarea licitaţiei, evaluarea ofertelor şi propunerea unui ofertant pentru atribuirea contractului, întocmirea schemei contractului, întocmirea proiectului final, inclusiv planurile de arhitectură, supervizarea execuţiei proiectului şi monitorizarea dezvoltării acestuia. Serviciile consultantului includ deasemenea, şi analizarea şi aprobarea facturilor şi asistenţa acordată agenţiei de executare a proiectului în managementul financiar şi al costurilor preconizate proiectului, în rezolvarea problemelor din contract, în recepţia proiectului şi întocmirea rapoartelor privind evoluţia proiectului. c) Operarea Asistenţă acordată agenţiei de executare a proiectului în dezvoltarea unor concepte operaţionale şi de întreţinere, în instruirea şi perfecţionarea personalului calificat pentru operarea şi întreţinerea unităţilor construite în cadrul proiectului, şi îndeplinirea măsurilor adiacente (de ex. campanii de popularizare în domeniul igienei în conexiune cu proiectele de alimentare cu apă potabilă). d) Alte Măsuri privind Consultanţa şi Asistenţa Asistenţă acordată agenţiei de executare a proiectului cu recomandări privind politica sectorială (de ex. reforma tarifelor), privind reformele instituţionale, privind îmbunătăţirea structurilor organizatorice şi de management şi/sau în desfăşurarea inspecţiilor de protecţia mediului.

Noiembrie 2006

14

Anexa 2

Drepturile KfW de Informare şi Aprobare 1. Planificarea Procedurii de Licitaţie Agenţia de executare a proiectului va prezenta către KfW următoarele documente spre aprobare, în timp util, înainte a începerea procedurii de licitaţie pentru servicii de consultanţă: - descrierea tuturor aspectelor particulare locale şi a prevederilor tuturor regulamentelor

locale care trebuie aplicate în cadrul procedurilor de licitaţie - lista preliminară a serviciilor necesare (caietul de sarcini) - graficul în timp al procedurii de licitaţie - devizul costurilor pentru serviciile de consultanţă - graficul estimativ al prestării serviciilor de consultanţă - contractul de consultanţă preliminar, cu precizările referitoare la, printre altele:

- aspectele specifice locale şi regulamentele obligatorii referitoare la încheierea contractelor de consultanţă

- servicii în parteneriat oferite gratuit de către agenţia de executare a proiectului (de ex. asigurarea spaţiilor de birouri, a vehiculelor, echipamentelor şi personalului)

- posibilităţi şi condiţii pentru scutiri de la taxele de vamă şi accize, impozite şi taxe, pentru serviciile de consultanţă, în ţara agenţiei de executare a proiectului

- tipul contractului (remuneraţia pe bază de sumă globală sau în raport cu munca prestată)

Agenţia de executare a proiectului va informa KfW, cu promptitudine şi în toate cazurile, referitor la orice întârzieri şi alte modificări apărute pe parcursul procedurii de licitaţie, şi care ar putea periclita finalizarea reuşită, conform graficului, a proiectului, şi va accepta să ia măsuri pentru remedierea acestei situaţii faţă de KfW. 2. Implementarea Procedurii de Licitaţie Pentru a permite KfW să-şi exercite dreptul de aprobare, agenţia de executare a proiectului va transmite băncii următoarele documente, în timp util pentru examinare şi comentare. Aprobarea KfW este necesară înaintea începerii următoarelor activităţi:

- înainte de publicare: anunţul de preselecţie preliminar (principalele componente, vezi anexa 3) şi toate informaţiile suplimentare pentru consultanţii interesaţi;

- înainte de informarea ofertanţilor: raportul de evaluare privind preselecţia şi lista preliminară a ofertanţilor selectaţi, cu toate documentele aferente acestuia conform celor cerute de KfW;

- înaintea expedierii către solicitanţii preselectaţi, cu aprobarea anterioară din partea KfW: documentele preliminare pentru licitaţie (invitaţia de a înainta oferta, caietul de sarcini, condiţiile de licitaţie şi condiţiile contractului pentru ofertanţi; pentru detalii, vezi anexa 5);

- înaintea deschiderii cotaţiilor de preţuri: raportul de evaluare privind serviciile oferite, care trebuie să precizeze motivele oricărei excluderi, şi toate documentele legate de acestea, conform celor cerute de KfW;

Noiembrie 2006

15

- înainte de anularea licitaţiei: propunerea din partea agenţiei de executare a proiectului ca licitaţia să fie anulată, cu motivele de rigoare. Aceasta trebuie să respecte criteriile din aceste Linii directoare pentru anulare şi trebuie transmisă împreună cu toate documentele aferente solicitate de KfW;

- înainte de începerea negocierilor la contract cu ofertantul care s-a clasat primul: propunerea de atribuire a contractului împreună cu raportul de evaluare privind cotaţiile preţurilor şi referitor la selecţia finală, precum şi toate documentele aferente solicitate de KfW;

- înaintea începerii negocierilor la contract cu ofertantul care s-a clasat al doilea: propunerea de începere a negocierilor cu acest ofertant, în care trebuie să precizeze motivele pentru care negocierile cu primul ofertant au eşuat;

- înaintea deciziei privind propunerea din partea consultantului selectat, de a face schimbări de personal: propunerea din partea consultantului, reevaluarea rezultată a ofertei sale, precum şi o declaraţie de poziţie din partea agenţiei de executare a proiectului, cu argumente, referitor la această propunere;

- înainte de semnarea contractului de consultanţă: rezultatul negocierilor la contract şi contractul preliminar, cu referire la fiecare schimbare de personal şi fiecare modificare a serviciilor sau a contractului preliminar;

- înaintea primei plăţi: un exemplar al versiunii semnate a contractului de consultanţă. 3. Supervizarea Serviciilor de Consultanţă şi Amendamente la Contractul de Consultanţă Agenţia de executare a proiectului este responsabilă cu supervizarea îndeplinirii contractului şi recepţia serviciilor de consultanţă. Agenţia de executare a proiectului va obliga consultantul să efectueze următoarele:

- să trimită către KfW numărul convenit de rapoarte de progres şi alte rapoarte privind lucrările sale;

- să informeze KfW fără nici o întârziere cu privire la orice împrejurări neobişnuite care apar pe durata prestării serviciilor, precum şi asupra tuturor problemelor care necesită aprobarea KfW;

- să permită KfW şi celorlalţi reprezentanţi să inspecteze registrele care trebuie ţinute de consultant, şi a documentelor privind serviciile prestate de acesta, şi să facă copii după acestea.

Orice prelungire, adăugare majoră sau amendament la contract sau la descrierea serviciilor conţinute în acesta, orice anulare a unei clauze din contract şi orice schimbare de personal necesită aprobarea prealabilă din partea KfW. În acest scop, agenţia de executare a proiectului va informa KfW în timp util cu privire la amendamentul intenţionat, argumentând motivele şi anexând o copie după amendamentul la contract.

Noiembrie 2006

16

Anexa 3 Articole Esenţiale din Anunţul de Preselecţie Anunţul de preselecţie trebuie să informeze firmele de consultanţă cu privire la proiectul CF preconizat şi la serviciile de consultanţă necesare. Publicarea trebuie să fie succintă şi să conţină toate informaţiile. Informaţii suplimentare vor fi puse la dispoziţie. Aceste documente trebuie să precizeze deasemenea, ponderea care va fi acordată sub-criteriilor individuale. Preselecţia trebuie anunţată în mass media locală şi internaţională, însă cel puţin în publicaţia „Nachrichten für Aussenhandel” (News for Foreign Trade/Buletinul pentru Comerţ Exterior, Bundesagentur für Außenwirtschaft – bfai – Postfach 10 05 22, D-50445 Köln, telefax: +49 221 2057-446 şi, în paralel, prin e-mail la [email protected])∗. Anunţul de preselecţie trebuie să conţină cel puţin următoarele elemente: - referirea la preselecţie - numele agenţiei de executare a proiectului şi a ţării - sectorul/sectoarele vizate pentru acordare de sprijin - scurtă descriere a proiectului - scurtă descriere a serviciilor de consultanţă necesare (cu referire la fazele prestării

acestora, dacă este cazul) - tipul de ofertant solicitat (independent, consultant calificat, cu toate restricţiile) - cooperarea cu consultanţii locali, dacă este dorită sau solicitată - finanţarea serviciilor de consultanţă (sursa/sursele şi stadiul de elaborare) - referirea la orice alte informaţii suplimentare disponibile şi locul de obţinere al acestor

documente - cereri (un exemplar original din fiecare) în (limba respectivă), care urmează a fi transmise

la: adresa/-ele cu legături de comunicare - termenul limită de primire (cel puţin 30 de zile de la data publicării anunţului) - documentele care trebuie înaintate: profilul/forma juridică şi statutul firmei, dovada

resurselor financiare în legătură cu volumul de servicii solicitate (printre altele, confirmare a liniei garanţiei dată de banca principală a companiei; declaraţie de angajament semnată, obligatorie din punct de vedere legal, din partea solicitantului, în conformitate cu modelul anexat (vezi Apendix 1 la această anexă). Alte acte doveditoare necesare, în funcţie de cantitatea serviciilor care urmează a fi prestate (de ex. bilanţurile şi contul de profit şi pierderi pe ultimii trei ani ), referinţe relevante din ultimii zece ani care să dovedească calificarea tehnică şi experienţa în străinătate, în regiunea sau ţara respectivă (maximum zece referinţe pentru fiecare sector de operare), curriculum vitae ale personalului cheie al consultanţilor, care vor presta servicii de monitorizare şi asistenţă de la sediul principal, declaraţie privind structura de personal (numărul şi calificarea), declaraţia de intenţie privind cooperarea (numele companiei principale), declaraţie privind firmele asociate, indicarea altor documente care trebuie înaintate dacă este cazul.

∗ Textele în limbi străine pot fi de asemenea ataşate publicaţiei ca şi download-uri gratuite de pe pagina web bfai

Noiembrie 2006

17

Anexa 3 Apendice 1

Declaraţie Subliniem importanţa unui proces liber, corect şi competitiv de achiziţii publice care preîntâmpină utilizarea de metode frauduloase. În acest sens, nici nu am oferit nici nu am acordat, direct sau indirect, nici un avantaj inadmisibil nici unui funcţionar public sau altor persoane aflate în legătură cu oferta noastră, nici nu vom oferi sau acorda niciun astfel de tip de stimulente sau avantaje în prezentul proces de achiziţii publice, sau, în cazul în care ni se atribuie contractul, pe parcursul execuţiei ulterioare a contractului. Subliniem de asemenea importanţa alinierii la standarde sociale minime (“Standarde Fundamentale de Muncă”) în cadrul implementării proiectului. Noi ne obligăm să ne supunem standardelor fundamentale de muncă ratificate de către…………….. (numele ţării). Ne vom informa personalul cu privire la obligaţiile ce le revin precum şi despre obligaţia acestora de a completa această declaraţie de angajament şi de a se supune legilor ţării…………….(numele ţării). (Locul)................................., astăzi ………………… ziua.................................. Numele companiei.......................................................................................... Semnătura/semnături

Noiembrie 2006

18

Anexa 4

Informaţii privind Evaluarea Preselecţiei 1. Documentele de participare trebuie să dovedească existenţa resurselor financiare ale solicitantului, experienţa şi capacitatea generală de a presta serviciile solicitate, precum şi a cunoştinţelor sale în sector şi în regiune. Deasemenea, ele trebuie să dovedească existenţa personalului adecvat. Documentele trebuie să fie concise şi lizibile, acoperind principalele domenii de activitate ale firmei şi serviciile relevante prestate pe durata ultimilor zece ani, şi să rezume calificările şi experienţa consultanţilor. Dacă firmele licitează împreună, trebuie dată o declaraţie obligatorie prin care se precizează managerul principal şi forma de cooperare (societate mixtă, sub-contractare, alte forme). Trebuie anexată şi o declaraţie de intenţie. 2. Cererea trebuie să fie scurtă. Prezentarea unei documentaţii foarte extinse şi imprecise atrage după sine depunctarea. 3. Vor fi incluşi pentru preselecţie doar acei ofertanţi ale căror resurse financiare sunt considerate de agenţia de executare a proiectului şi de KfW ca fiind adecvate în legătură cu volumul serviciilor solicitate. Ofertanţii trebuie să dovedească faptul că resursele financiare ale acestora sunt adecvate, printre altele prin prezentarea unei confirmări a limitei de garanţie din partea băncii lor, care să nu fie mai veche de şase luni. Celelalte acte doveditoare cerute (de ex. bilanţuri şi conturi de profit şi pierderi pe ultimii trei ani) depind de volumul de servicii care urmează a fi prestate. Ofertanţii care nu prezintă documentaţia cerută sau prezintă documentaţie insuficientă în această privinţă, nu vor fi incluşi la preselecţie. 4. Ponderea sub-criteriilor va fi stabilită pentru fiecare caz individual conform cerinţelor proiectului. 5. În cazul firmelor de consultanţă nou înfiinţate sau a firmelor care doresc să îşi extindă gama de servicii şi să includă noi sectoare de operare şi/sau regiuni, potenţialul experienţei personalului cheie disponibil pentru proiectul CF va fi utilizat în evaluare, întrucât altfel, firma respectivă ar fi dezavantajată în competiţie cu alţi ofertanţi, datorită lipsei de proiecte de referinţă. Criterii Puncte 1. Dovezi privind experienţa câştigată în ultimii 10 ani: 40 1.1. Experienţă în realizarea de proiecte similare 1.2. Experienţă în condiţii de lucru variate, în ţări în curs de dezvoltare 1.3. Experienţă în regiune sau în ţară, preferabil în acelaşi sector 2. Competenţa pentru acest proiect specific 60 2.1. Evaluarea cunoştinţelor tehnice disponibile specifice pentru acest proiect 2.2. Evaluarea structurii de personal în raport cu sarcinile de îndeplinit 2.3. Evaluarea personalului cheie angajat permanent şi disponibil în permanenţă pentru monitorizarea echipei şi oferirea de servicii de asistenţă de la sediul principal 2.4. Forma documentelor de participare: sunt acestea sunt complete şi relevante faţă de proiect? Total 100

Noiembrie 2006

19

Note privind criteriile 1.1. Experienţa în realizarea de proiecte similare: Principala preocupare este obţinerea de dovezi privind experienţa consultantului în derularea de proiecte similare pe durata ultimilor 10 ani. Evaluarea acestui element va include atât referinţe pozitive cât şi negative cu privire la acest consultant, din ultimii ani (2-3 ani). Vor fi adăugate sau scăzute puncte pentru experienţa concretă pozitivă sau negativă. Se vor efectua depunctări pentru lucrări nesatisfăcătoare, neîndeplinirea termenelor limită şi pentru necesitatea repetată de schimbare a personalului. În cazuri extreme, experienţa negativă cu consultantul poate duce la excludere. 1.2 Experienţă în condiţii de lucru variate, în ţări în curs de dezvoltare Acest criteriu acoperă atât experienţa în condiţii de lucru comparabile în ţări în curs de dezvoltare cât şi în condiţii diferite (domeniul de experienţă), cu accent principal pe condiţii de lucru comparabile. Declaraţiile trebuie să includă referiri la dovezile adecvate. 1.3. Experienţă în regiune sau în ţară, preferabil în acelaşi sector Termenul „regiune” se referă în principal la ţara în care este localizat proiectul, însă va fi inclusă în evaluare şi experienţa în ţări învecinate comparabile sau într-o regiune geografică largă. Cunoştinţele în sector (sau dacă e cazul în mai multe sectoare5) trebuie prezentate sub forma unor scurte descrieri6 ale proiectului, incluzând o descriere a serviciilor prestate de consultant în fiecare caz. 2.1. Evaluarea cunoştinţelor tehnice disponibile specifice pentru acest proiect Consultantul trebuie să arate că dispune de cunoştinţele necesare din domeniul tehnic. Dacă firma nu dispune de know-how în mod adecvat, în toate domeniile necesare, atunci trebuie să-şi crească potenţialul prin cooperare cu alte firme sau personal calificat şi să dea aceeaşi dovadă a cunoştinţelor lor tehnice. Consultantul trebuie să furnizeze separat un text scurt cu tabele sau diagrame indicând experienţa sa specifică în proiecte, dând descrieri ale proiectelor precum şi curriculum vitae. 2.2. Evaluarea structurii de personal în raport cu sarcinile de îndeplinit Evaluarea precizează dacă personalul intern al firmei este specializat strict în domeniu sau pe larg în raport cu serviciile solicitate (total personal, domenii de specializare, materii de specialitate, 5 Dacă serviciile acoperă mai multe sectoare, descrierea proiectului trebuie grupată pe sectoare; dacă un proiect de referinţă este menţionat de mai multe ori, la mai multe sectoare, se vor menţiona doar serviciile relevante pentru sectorul în cauză, prestate de către firmă. Nu se vor da mai mult de zece cazuri pentru fiecare sector. 6 Pagina aferentă proiectului va fi scurtă. Ar trebui să ofere următoarele informaţii: firma (în cazul firmelor tinere se precizează şi personalul), ţara, denumirea proiectului, agenţia de executare a proiectului, clientul, finanţele, schema în linii mari a proiectului, serviciile prestate de firmă, scurtă descriere a serviciului(-ilor), extinderea serviciilor (număr de personal, luni şi taxa).

Noiembrie 2006

20

calificări speciale). În funcţie de serviciile care urmează a fi prestate, capacitatea de a face faţă problemelor apărute neaşteptat poate fi de o importanţă deosebită. 2.3. Evaluarea personalului cheie angajat permanent şi disponibil în permanenţă pentru monitorizarea echipei şi oferirea de servicii de asistenţă de la sediul principal În acest caz criteriul nu are ca scop să arate că firma are o echipă pregătită să îndeplinească lucrarea, ci să demonstreze că dispune de personal intern, calificat, care poate furniza cunoştinţele profesionale şi experienţa în domeniu necesare şi că lucrarea va fi condusă şi monitorizată în mod corespunzător. Personalul intern este constituit din angajaţi ai firmei şi consultanţi cu care s-a propus cooperarea; poate fi folosit şi personal liber profesionist, la o evaluare mai joasă, dacă firma poate arăta că are o experienţă concretă şi pozitivă cu persoana în cauză, de ex. printr-un contract în avans pe mai mulţi ani. Dacă nu sunt acoperite domeniile tehnice majore prin personalul intern, ofertantul poate fi exclus. Pentru preselecţie nu sunt necesare biografii detaliate; sunt suficiente curriculum vitae succinte într-o prezentare uniformă7. 2.4. Forma documentelor de participare - măsura în care acestea sunt complete şi relevante faţă de proiect În mod esenţial, documentele trebuie compilate şi prezentate într-un mod specific în raport cu proiectul (nu sub formă de broşură), şi trebuie să fie clare şi lizibile.

7Un Curriculum vitae succinct trebuie să conţină: numele, calificarea profesională, anul obţinerii, vechimea în serviciu la firma respectivă, funcţia în cadrul firmei, domeniul tehnic şi aria de specializare, limbi străine, serviciu efectuat în străinătate (ţara, anul, durata, proiectul, sarcina de îndeplinit, funcţiunea); dacă activitatea include mai multe sectoare, Curriculum vitae succincte vor fi grupate pe sectoare.

Noiembrie 2006

21

Anexa 5

Componente esenţiale ale documentaţiei de atribuire Documentaţia de atribuire trebuie să ofere firmelor de consultanţă preselectate informaţii detaliate privind proiectul CF preconizat şi serviciile de consultanţă solicitate. Documentele trebuie să furnizeze informaţiile şi datele necesare pentru o compilare eficientă a ofertelor de servicii şi a cotaţiilor de preţ. Aceasta include stabilirea detaliilor pentru evaluarea ofertelor. Documentaţia de atribuire constă în următoarele documente, întocmite în limba utilizată în tranzacţiile internaţionale: 1. Invitaţie de participare la licitaţie 2. Condiţiile licitaţiei şi condiţiile contractului (inclusiv contractul de consultanţă preliminar

în forma adaptată la proiectul în cauză) 3. Caietul de Sarcini Pot fi deasemenea indicate şi formatele de prezentare a ofertelor de servicii şi a cotaţiilor de preţ.8 Dacă nu sunt indicate formatele, atunci prezentarea va fi făcută conform prezentării din caietul de sarcini şi din informaţiile pentru ofertanţi. Componentele esenţiale ale condiţiilor de licitaţie şi condiţiilor contractului sunt: 1. Elemente generale Agenţia de executare a proiectului - Procedura de trimitere prin două plicuri: ofertele de servicii şi cotaţiile de preţ vor fi

trimise separat, în două plicuri sigilate - Limba utilizată la licitaţie - Vizita de informare pe teren (pe cheltuiala şi riscul ofertantului) - Solicitările de informaţii sunt permise doar în scris şi cu cel puţin trei săptămâni înaintea

termenului limită de prezentare a actelor; răspunsurile vor fi transmise tuturor ofertanţilor - Consultanţii preselectaţi pot forma societăţi mixte doar cu aprobarea agenţiei de executare

a proiectului şi KfW - Trebuie date motivele pentru toate amendamentele la componenţa societăţilor mixte sau

fuziunilor preselectate, iar acestea trebuie aprobate, în caz contrar ofertanţii vor fi excluşi de la procedura de licitaţie

- Numele consultanţilor preselectaţi 2. Înaintarea ofertelor - Un set de exemplare în original pentru agenţia de executare a proiectului şi KfW - data şi ora de înaintare (în UTC/GMT; ofertanţii trebuie să aibă la dispoziţie cel puţin 45

de zile pentru întocmirea ofertelor, iar dacă lucrările sunt complexe, o perioadă de timp considerabil mai lungă

8 de ex., formatele pentru referinţe, pentru comentarii din partea ofertantului cu privire la caietul de sarcini şi serviciile complementare oferite de agenţia de executare a proiectului, pentru planul de personal şi programul de lucru, pentru biografiile personalului cheie şi pentru structurarea cotaţiilor de preţ.

Noiembrie 2006

22

- locul unde vor fi primite la termen documentele - adresa agenţiei de executare a proiectului, la care vor fi primite ofertele, într-un exemplar

original şi un număr specificat de copii - adresa KfW la care vor fi primite ofertele, într-un exemplar original şi un număr specificat

de copii - întâlnirea de prezentare publică - termenul limită obligatoriu pentru ofertele de servicii şi cotaţiile de preţ; garanţii pentru

neîndeplinirea îndatoririlor 3. Conţinutul ofertei de servicii - În cazul în care s-a desfăşurat preselecţia, nu mai trebuie prezentate din nou referinţele şi

nici declaraţia de angajament (cf. Apendice 1 de la Anexa 3) - analiza critică a caietului de sarcini - conceptul şi metodele - organizarea şi logistica - graficul în timp şi programarea personalului - componenţa echipei de proiect inclusiv personalul auxiliar, iar pentru contractele pe sumă

globală doar personalul cheie - explicaţii privind îndatoririle fiecărui membru al echipei - explicaţii privind serviciile complemetare preconizate, de la sediul principal - serviciile care trebuie prestate de către sub-contractanţi - declaraţia privind firmele asociate - declaraţia privind alte servicii sau bunuri furnizate de către agenţia de executare a

proiectului (de ex. spaţii de birouri, transport, echipamente, etc.) 4. Conţinutul cotaţiilor de preţ - Structura cotaţiei de preţ (dacă este cazul, în formatul prescris) - moneda utilizată (costuri de schimb valutar în moneda străină, costuri locale în moneda

naţională) - taxe (prezentate separat în funcţie de luni personal expert9, diurna străină şi costuri de

cazare la locul de serviciu - costuri de transport între ţara respectivă şi ţara de serviciu - costuri de transport local - costuri de birou în ţara de serviciu - achiziţii - întocmirea rapoartelor - alte costuri (în general, acestea pot fi doar costuri pentru sub-contractare, echipamente

închiriate, teste de laborator, foraje, etc.); pentru fiecare alte costuri trebuie date justificări.

9 de ex. evaluarea pentru un angajat calificat, la sediul principal: salariu de bază, asigurare socială, costuri generale, administrarea personalului, concedii de odihnă şi boală, servicii de birou, costuri de comunicaţii pentru comisioane, servicii complementare şi monitorizare, procesarea datelor, asigurarea firmei, profitul şi pierderile. Aceasta acoperă în general, monitorizarea şi activităţile auxiliare de către personalul de conducere din sediul principal. Serviciile personalului de conducere de la sediul principal pot fi taxate separate doar dacă acestea reprezintă îndatoriri distincte pe domenii şi timp, faţă de lista convenită de servicii individuale.

Noiembrie 2006

23

5. Condiţii de plată - Moneda - tipul contractului (pe sumă globală sau pe baza muncii prestate) - preţuri fixe/creşterea preţurilor; unde este cazul, declararea formulei pentru creşterea

preţurilor (schimbări de preţuri doar pe baza de statistici oficiale) - aranjamente pentru plata taxelor vamale, accizelor şi a impozitelor; trebuie precizat dacă

consultantul este scutit de taxe, taxe vamale şi accize, impozite şi taxe, în ţara agenţiei de executare a proiectului (unde este cazul, declararea tuturor taxelor şi impozitelor pentru care nu se poate da scutire) sau asigurarea că aceste cheltuieli vor fi rambursate de către agenţia de executare a proiectului

- metoda de plată; garanţie de plată în avans (vezi Anexa 1); unde este cazul, garanţia de reţinere (vezi Anexa 2), criteriile de plată a plăţilor intermediare/finale

- dacă consultantul solicită o metodă de plată diferită, el va trebui să justifice aceasta. 6. Organizarea prestării serviciilor - Durata totală preconizată; data preconizată pentru începerea lucrărilor; unde este cazul,

defalcarea pe faze - persoana din cadrul agenţiei de executare a proiectului, responsabilă pentru solicitări de

informaţii - recomandări/cereri de cooperare cu consultanţi/experţi locali - locul de desfăşurare a lucrărilor; ţara de serviciu/sediul principal - prezentarea logisticii preconizate de consultant pentru lucrarea respectivă. 7. Declaraţia obligatorie privind serviciile prestate de angajator - Agenţia de executare a proiectului va furniza consultantului toate informaţiile, hărţile,

fotografii aeriene, aflate în posesia sa, gratuit, pentru durata serviciilor - agenţia de executare a proiectului va facilita obţinerea de către consultant a permiselor

necesare pentru documentele, hărţile şi fotografiile aeriene necesare - agenţia de executare a proiectului va sprijini consultantul în obţinerea tuturor permiselor

necesare de muncă, şedere şi a licenţelor de import - agenţia de executare a proiectului va furniza unele elemente în mod gratuit, de ex. spaţii

de birou şi echipamente (mobilier, instalaţie de aer condiţionat, electricitate, apă, telefon, curăţenie, siguranţă, etc.), personal calificat (tipul, numărul, calificarea, numiţi sau în subordine, durata), asistenţi, alte servicii auxiliare

- agenţia de executare a proiectului va suporta impozitele, taxele vamale şi accizele, precum şi alte taxe apărute în legătură cu implementarea proiectului în ţara în care se execută proiectul

8. Evaluarea ofertelor de servicii şi a cotaţiilor de preţ - Criteriile pentru ofertele de servicii: declaraţii conform Anexei 6, Fig. 5 din aceste Linii

directoare (şi orice sub-criterii convenite) cu o schemă de punctaj pentru evaluare - declaraţie în care se precizează dacă taxele vamale şi accizele, taxele şi impozitele din ţara

agenţiei de executare a proiectului vor fi incluse în comparaţia preţurilor

Noiembrie 2006

24

- calitatea minimă a ofertelor de servicii care va fi luată în considerare în evaluarea cotaţiilor de preţ şi evaluarea generală (minim 75% din punctajul acordat)

- ponderea ofertei de servicii (în general 70%) şi ponderea cotaţiei de preţ (în general 30%) în evaluarea totală

- precizarea că negocierile contractuale servesc doar pentru clarificarea elementelor neclare

9. Rapoarte - Rapoartele din partea consultantului (descrieri, termen de raportare, destinatar, număr,

dacă nu este specificat deja în caietul de sarcini); un fax de o pagină la sfârşitul fiecărei luni, către KfW, prezentând stadiul curent

- conţinutul indicat şi divizarea convenită (secţiunea principală, anexa/anexe, tipul şi lungimea oricărui rezumat cerut)

- formatul indicat pentru rapoarte (faţă/verso, număr maxim de pagini cerut).

Noiembrie 2006

25

Anexa 6 Observaţii privind Evaluarea Ofertelor 1. Ofertele de servicii trebuie să arate că cerinţele din caietul de sarcini şi obiectivele acestuia au fost pe deplin înţelese şi că metodele şi resursele propuse sunt adecvate şi vor fi folosite în mod corespunzător pentru îndeplinirea sarcinilor necesare. La întocmirea ofertelor de servicii, ofertanţii trebuie să respecte caietl de sarcini, orice cerinţe particulare din documentaţia de atribuire şi criteriile de evaluare aferente. 2. În evaluarea ofertelor de servicii se va lua în considerare prezentarea scurtă şi precisă. Întrucât evaluarea este efectuată de personal calificat, solicitanţii vor evita să prezinte explicaţii în stilul unui manual şcolar. Documentele trebuie să fie complete, clare şi ordonate în mod lizibil. În special în cazul caietelor de sarcini de complexitate mai mare, prezentarea trebuie să includă diagrame, tabele şi grafice.

3. Doar solicitanţii care întrunesc punctajul minim precizat în documentaţia de atribuire pot fi luaţi în considerare la evaluarea cotaţiilor de preţuri. 4. Ponderea criteriilor va fi fixată în documentaţia de atribuire conform cerinţelor din proiect. Ponderea „conceptului şi metodei” va fi în general de 55%-60% în faza de studiu, şi de 40%-45% la supervizarea construcţiei. În cazul în care au fost stabilite sub-criterii între agenţia de executare a proiectului şi KfW, acestea precum şi ponderea lor vor fi date în documentaţia de atribuire. 5. Evaluarea ofertelor de servicii se va baza pe următoarele criterii: Criterii: Puncte 1. Conceptul şi metoda 40-60 1.1. Claritatea şi integralitatea ofertei cca. 10% 1.2. Analiza critică a obiectivului proiectului şi a cerinţelor din caietului de sarcini cca. 30% 1.3. Conceptul şi metoda propusă, cu programul de lucru, cca.60% programarea personalului şi mecanismele de monitorizare şi coordonare 2. Calificarea personalului numit definitiv 60-40 2.1. Calificarea personalului cheie care va fi angajat în proiect, în special managerul de proiect cca.90% 2.2. Calificarea personalului de la sediul principal care va monitoriza şi controla echipa şi va oferi servicii auxiliare cca. 10% Total 100

Noiembrie 2006

26

Note privind criteriile 1.1. Claritatea şi integralitatea ofertei Ofertele de servicii trebuie să ţină cont pe deplin, în conţinut şi formă, de caietl de sarcini şi de condiţiile pentru ofertele de servicii, din documentaţia de atribuire. Trebuie prezentate toate componentele solicitate ale ofertei de servicii. Claritatea în ofertă înseamnă o structură clară, declaraţii în text susţinute de tabele corespunzătoare, liste şi alte mijloace de redactare conform complexităţii caietului de sarcini, precum şi o utilizare echilibrată a anexelor pentru ca textul principal să rămână clar şi precis. Dacă sunt omisiuni minore în legătură cu caietul de sarcini, vor fi aplicate depunctări. Omisiunile care restrâng în mod considerabil comparaţia cu alte oferte pot cauza excluderea ofertantului. 1.2. Analiza critică a obiectivului proiectului şi a cerinţelor din caietul de sarcini Din oferta de servicii trebuie să reiasă că consultantul a luat în considerare obiectivul proiectului şi cerinţele din caietul de sarcini deduse din acesta în mod critic şi aprofundat. Trebuie exprimate orice dubii privind oportunitatea, concordanţa şi fezabilitatea aspectelor individuale şi a conceptului în ansamblu. Secţiunea metodologică trebuie să ţină cont de acestea în mod constructiv şi să evite restricţiile inadmisibile. 1.3. Conceptul şi metoda propusă, cu programul de lucru, programarea personalului şi mecanismele de monitorizare şi coordonare Oferta de servicii trebuie să prezinte abordarea metodologică şi programul de lucru în asemenea manieră încât să poată fi evaluată oportunitatea acestora în raport cu caietul de sarcini şi să poată fi comparate cu alte oferte calificate. Aceasta include o declaraţie privind organizarea lucrărilor planificate şi a logisticii. Dacă, conform opiniei profesionale a evaluatorilor şi a KfW există discrepanţe evidente între cerinţele din caietul de sarcini şi cantităţile date, în principiu, oferta nu va luată în considerare. Textul trebuie să menţioneze clar modul în care vor fi îndeplinite sarcinile şi modul de utilizare a resurselor, repartizarea sarcinilor între membrii echipei, cum va fi organizată coordonarea dintre cei implicaţi şi cei afectaţi şi cum va fi asigurată calitatea muncii. Vor fi inserate diagrame, tabele şi, în cazul unei munci complexe, graficele corespunzătoare.10 2.1. Calificarea personalului cheie care va fi angajat în proiect, în special managerul de proiect Curriculum vitae ale personalului specializat - pentru contracte cu sumă globală, a personalului cheie – trebuie să aibă prima pagină de însoţire care să conţină un rezumat11 şi să includă, în

10 Cel puţin cele ce urmează:

- rezumat al programului prevăzut (grafic cu bare: etape de muncă interdependentă, persoane pentru fiecare etapă, termene limită de discuţii, decizii şi înaintări de rapoarte, etc.)

- programarea personalului (diagramă cu bare: timpul şi locul de distribuire al fiecărui specialist, distribuire continuă/intermitentă, activitatea; inclusiv un tabel care prezintă programul de serviciu riguros al fiecărui specialist, şi locul de desfăşurare a activităţii).

11 Curriculum vitae trebuie să fie actualizate şi semnate de către specialist şi de un reprezentant autorizat al ofertantului. Prima pagină de însoţire (o pagină) trebuie să conţină: numele firmei, numele persoanei, calificările profesionale şi anul în care au fost obţinute acestea, specializarea tehnică şi experienţa, natura experienţei (de ex.

Noiembrie 2006

27

aceasta sau în text, o scurtă declaraţie din partea ofertantului, în care să se menţioneze faptul că aceştia sunt calificaţi corespunzător pentru a îndeplini munca şi funcţia prevăzută în cadrul acestui proiect particular (cu mai multe detalii pentru experţii locali). În cazul contractelor pe sumă globală, ofertantul trebuie deasemenea, să prezinte componenţa întregii echipe de proiect – fără a preciza nici un nume – şi a perioadelor planificate pentru repartizarea acelor experţi. Aceste personal calificat nu va fi evaluat în termeni absoluţi, ci în raport cu sarcinile de îndeplinit, conform funcţiunilor şi a domeniilor tehnice cerute, şi prin comparaţie cu experienţa şi profilul cerinţelor. Evaluarea criteriilor formale (pregătirea, experienţa profesională, experienţa regională, cunoaşterea limbilor străine, experienţa în management şi perfecţionare) va fi variabilă, în funcţie de cerinţele din caietul de sarcini şi de funcţie. Evaluatorii vor lua deasemenea, în considerare modul în care sunt acoperite toate domeniile tehnice şi funcţionale necesare, conform cerinţelor proiectului. O pondere specială va fi acordată calificării managerului de proiect, dat fiind faptul că acesta poartă responsabilitatea operativă pentru prestarea serviciilor. În acest caz, experienţa în management, cunoaşterea limbilor străine, cunoaşterea metodelor de planificare şi experienţa în moderare, vor fi apreciate mai mult decât pentru celelalte categorii de personal calificat. 2.2. Calificarea personalului care va oferi servicii auxiliare de la sediul principal şi va monitoriza şi controla echipa Consultantul trebuie să arate că acesta (singur sau împreună cu firme partenere) poate oferi servicii auxiliare pentru echipa care lucrează pe plan local, la toate problemele tehnice care pot apare, utilizând personal intern experimentat, şi că poate controla şi monitoriza lucrarea. În general, aici sunt apreciate mai mult experienţa profesională şi în management, decât cunoaşterea limbilor străine sau a regiunii. În cazul serviciilor pe termen lung şi a studiilor detaliate, va fi apreciată mai mult asistenţa acordată de la sediul principal, decât în cazul studiilor scurte, deoarece în aceste cazuri se transmite o responsabilitate mai mare managerului de proiect.

studii, implementarea unui proiect, industrie, cercetare, administraţie, etc.), experienţa în management, (de ex. şef de echipă, şef de departament, manager commercial, etc.), experienţa regională (ţara, natura activităţii, durata), limba maternă, limbi străine cunoscute, relaţia cu ofertantul (de la…), scurtă expunere cronologică a activităţii profesionale şi a angajatorilor (perioada de timp, angajatorul, activitatea, ţara în care şi-a desfăşurat serviciul), observaţii.

Noiembrie 2006

28

Anexa 7 Componente Esenţiale ale Contractului de Consultanţă 1. Contractul KfW a întocmit un model de contract12 care standardizează cerinţele privind conţinutul şi forma contractelor de consultanţă şi care poate fi adaptat la condiţii particulare pe plan naţional. Acest model de contract trebuie utilizat în toate cazurile posibile. Toate celelalte contracte de consultanţă prezentate către KfW spre aprobare trebuie să fie întocmite pe baza practicilor şi normelor internaţional acceptate. Acordurile concrete care se fac în cadrul contractului trebuie prezentate în detaliu în documentele de licitaţie. Acestora li se va anexa forma adaptată a contractului de consultanţă preliminar. Contractele de consultanţă care nu corespund modelului de mai sus trebuie să includă cel puţin următoarele condiţii: 2. Serviciile prestate de Consultant 2.1 Descriere Prin semnarea contractului de consultanţă, consultantul se angajează să îndeplinească sarcinile ce-i revin. Serviciile detaliate convenite în acest scop, precum şi metodele de lucru utilizate, rezultă din caietul de sarcini, suplimentat de oferta de servicii înaintată de consultant. Această ofertă detaliată de servicii, pe care se bazează decizia de atribuire a contractului, este o parte esenţială a contractului de consultanţă, cu toate adăugirile sau amendamentele rezultate din negocierile la contract. În general, descrierea serviciilor va include: - o prezentare a obiectivului consultantului şi caietul de sarcini care rezultă pentru consultant - o listă detaliată a serviciilor minime individuale necesare pentru îndeplinirea acelui obiectiv - o listă a documentelor (studii, rapoarte, planuri) care trebuie prezentate de consultant pentru a

arăta progresul şi rezultatele muncii sale. Cerinţele referitoare la amplitudinea, frecvenţa şi calitatea acestor rapoarte trebuie prezentată în detaliu şi sunt obligatorii. Pentru întârzieri sau lipsuri ale acestor rapoarte, pot fi aplicate penalizări, până la nivel maxim.

2.2 Graficul în timp Graficul trebuie să prezinte ordinea cronologică în care vor fi prestate serviciile şi conţinutul acestora şi va fi obligatoriu. Deasemenea, trebuie să arate principalele puncte din proiect („repere”), legate de serviciile de consultanţă. Pentru întârzieri pot fi aplicate penalizări, până la nivel maxim. 2.3 Programarea personalului 12 care se găseşte pe pagina web KfW de pe Internet (www.kfw.de )

Noiembrie 2006

29

Programarea personalului stabileşte numărul şi calificarea specifică în raport cu proiectul, a personalului care urmează a fi angajat în diversele domenii de servicii precum şi durata serviciilor şi repartizarea clară a personalului în program. Deasemenea, va stabili şi cooperarea cu personalul angajatorului, distribuit în proiect. 3. Serviciile care urmează a fi prestate de agenţia de executare a proiectului (în calitate de

angajator)13 3.1. Obligaţia de a furniza informaţii Agenţia de executare a proiectului va oferi consultantului, pentru durata serviciilor şi în mod gratuit, toate datele, documentele şi informaţiile la care are acces, şi care sunt necesare pentru îndeplinirea contractului de consultanţă. 3.2. Servicii în parteneriat („servicii complementare”) Agenţia de executare a proiectului se angajează să ofere consultantului, în timp util şi în întregime, toate serviciile necesare pentru îndeplinirea obligaţiilor sale prezentate detaliat în documentele de licitaţie. 3.3. Obligaţia generală de a acorda sprijin Agenţia de executare a proiectului se angajează să obţină în timp util autorizaţiile oficiale necesare consultantului pentru a-şi îndeplini sarcinile (vize, permise de lucru etc.). 4. Remuneraţia Remuneraţia consultantului (taxe şi alte cheltuieli neprevăzute) va fi convenită pe baza cotaţiei sale de preţ detaliate, modificate dacă este cazul, pe durata negocierilor la contract. Plata se va face separat pentru componentele monedei locale şi străine. Taxa este calculată pentru personalul propus în ofertă, corespunzător serviciilor convenite, proporţional cu rata expert-lună pentru calificările necesare. Se vor efectua plăţi şi pentru cheltuielile necesare pentru materiale şi costuri de deplasare precum şi alte cheltuieli neprevăzute. Aceste costuri trebuie plătite sub formă de sumă globală. Contractul stabileşte dacă plata serviciilor va fi efectuată sub formă de sumă globală, pentru serviciile prestate sau în tranşe la realizarea obiectivelor convenite. În cazul studiilor se va prefera modalitatea prin sumă globală. În general, KfW nu acceptă un acord asupra sumelor ca şi procentaj din costurile proiectului. 5. Termene de plată Agenţia de executare a proiectului este responsabilă pentru executarea proiectului precum şi pentru efectuarea plăţilor în cadrul contractului de consultanţă. În particular, este responsabilă pentru asigurarea efectuării tuturor plăţilor fără întârziere şi în conformitate cu condiţiile

13 Dacă, prin excepţie, agenţia de executare a proiectului nu este angajatorul, principiile respective se aplică angajatorului propriu-zis, prin analogie.

Noiembrie 2006

30

contractului. Dacă plăţile nu sunt primite la timpul potrivit, din motive care ţin de agenţia de executare a proiectului, consultantul poate solicita rambursarea costurilor suportate în urma întârzierii. Consultantul nu are drept de recurs şi în particular, nici o pretenţie de plată faţă de KfW în cadrul acordului de finanţare sau de împrumut încheiat pentru proiect. KfW efectuează plăţi în cadrul unui acord de finanţare sau de împrumut, doar la cererea unei persoane autorizate în condiţiile acestui contract. 5.1 Plata în avans Plata avansului este un serviciu preliminar care trebuie făcut de agenţia de executare a proiectului pentru a acoperi costurile de mobilizare a consultantului. Este făcută atunci când este semnat contractul sau imediat după aceea pe baza prezentării unei facturi. De regulă nu trebuie să depăşească 15% din valoarea totală a contractului sau 150,000 EURO sau echivalentul în altă monedă. Partea din plata de avans care depăşeşte acest procent trebuie asigurată printr-o garanţie de plată în avans abstractă.Garanţia trebuie să fie plătibilă către KfW14. 5.2 Plăţi intermediare Plăţile ulterioare (plăţi intermediare) vor fi efectuate pe măsură ce serviciile progresează, nu mai mult de o plată pe trimestru la prezentarea unei facturi. După plata a 70% din suma contractului orice plată intermediară ulterioară va fi făcută doar pe bază de documente referitoare la etapele de realizare specifice ale proiectului (de ex. rapoarte de progres a serviciilor). În cazul serviciilor pe termen lung (de ex. supervizarea construcţiei), plăţile intermediare vor fi întotdeauna calculate după timpul propriu-zis consumat pentru munca pentru proiect; dacă este cazul, plata avansului va fi compensată, iar pentru plata finală va fi reţinută o sumă. Dacă se convine ca o parte din taxă să depindă de rezultate sau de reuşita lucrării, acea parte a taxei trebuie facturată separat. Plăţile vor fi efectuate doar la prezentarea dovezii convenite privind rezultatele sau reuşita lucrării. 5.3 Plata finală Plata finală va fi efectuată după încheierea serviciilor şi recepţia acestora de către agenţia de executare a proiectului şi KfW. Aceasta va reprezenta cel puţin 5% din suma contractată (de ex. în cazul proiectului final şi al supervizării construcţiei). În cazul studiilor, acestea vor reprezenta în mod obişnuit 10% (pentru contractele de lucrări 20%) din suma contractată. În cazul designului şi al supervizării construcţiei finale, plata datorată la recepţia finală poate fi efectuată deja pe baza unei recepţii provizorii, la prezentarea unei garanţii bancare pentru suma respectivă, valabilă până la data recepţiei finale. Plata va fi efectuată fie în tranşe cu plăţi intermediare, în loc de reţinerea unei sume, fie într-o singură sumă la recepţia preliminară. Garanţia trebuie să fie plătibilă către KfW.15

14 un model de garanţie de plată în avans este dat în Apendice 1 15 un model de garanţie de reţinere este dat în Apendice 2

Noiembrie 2006

31

5.4 Clauza privind creşterea preţurilor Contractele cu durata mai mare de un an pot conţine o clauză de creştere a preţurilor. În general, aceasta trebuie orientată spre nivelul oficial al salariilor şi preţurilor din ţara consultantului (costurile tranzacţiei valutare) sau din ţara agenţiei de executare a proiectului (costurile monedei locale). În contract trebuie să se precizeze formula creşterii preţurilor şi baza de calcul sub forma de indici bazaţi pe statisticile oficiale. 6. Procedura de plată Se poate conveni pentru una din următoarele două proceduri de plată: - Agenţia de executare a proiectului poate dispune ca sumele facturate de consultant să fie

plătite în mod direct consultantului de către KfW la data scadentă (metoda de plată directă)

- Agenţia de executare a proiectului poate efectua plăţile pentru serviciile de consultanţă prestate, care vor fi rambursate de către KfW (procedura de rambursare)

7. Alte condiţii 7.1 Independenţa consultantului Consultantul şi firmele cu care acesta este asociat se angajează să nu liciteze în calitate de producători, furnizori sau firme de construcţii pentru acelaşi proiect pentru care aceştia acţionează ca şi consultanţi. Încălcarea acestei reguli poate atrage după sine rezilierea imediată a contractului de consultanţă şi rambursarea tuturor cheltuielilor suportate de angajator până la acea dată, cu plata tuturor pagubelor şi pierderilor suportate de angajator datorită rezilierii contractului. 7.2 Responsabilitatea Consultantul se angajează faţă de agenţia de executare a proiectului să presteze serviciile convenite, în întregime, în conformitate cu programul stabilit şi cu standardele profesionale recunoscute. În acest context, acesta este responsabil pentru orice încălcare a contractului care i se poate atribui. În caz de neglijenţă minoră, responsabilitatea consultantului este limitată la valoarea contractului. Responsabilitatea pentru neglijenţă gravă şi intenţionată nu este afectată de aceasta. Responsabilitatea este încheiată atunci când serviciile stabilite în contract au fost recepţionate de către agenţia de executare a proiectului sau la expirarea perioadei de garanţie. În mod normal, responsabilitatea pentru pagube ulterioare este exclusă. 7.3 Forţa majoră Forţa majoră constă în evenimente extraordinare, în afara controlului părţilor contractante, care împiedică una din părţi sau ambele să-şi ducă la îndeplinire contractul. Acestea includ evenimente de criză care determină consultantul să-şi retragă personalul la cererea Guvernului

Noiembrie 2006

32

Republicii Federale a Germaniei. Responsabilitatea pentru astfel de pagube pe durata absenţei consultantului din această cauză, este exclusă. Pe perioada în care se continuă un asemenea caz, partea afectată este eliberată de obligaţia care îi revine prin contract. În principiu, consultantul are dreptul să pretindă continuarea aferentă a contractului şi – în general- rambursarea pentru pagubele şi pierderile suportate de acesta. În cazul în care forţa majoră continuă fără întrerupere pentru o perioadă mai îndelungată (de ex. 90 de zile), fiecare parte poate rezilia contractul. 7.4 Rezilierea contractului Agenţia de executare a proiectului poate, în mod normal, să rezilieze contractul la orice moment, cu eliberarea unui preaviz de 30 de zile. În mod similar, consultantul poate rezilia contractul dacă plăţile datorate acestuia nu sunt primite în termen de 60 de zile de la data scadentă. Dacă contractul este reziliat fără nici o vină din partea consultantului, acesta are dreptul de a primi onorariul până la data rezilierii. Consultantul poate solicita rambursarea tuturor costurilor suportate până la acea dată şi compensarea tuturor pagubelor şi pierderilor suportate datorită rezilierii. Dacă contractul este reziliat din vina consultantului, agenţia de executare a proiectului are dreptul de a pretinde daune. După reziliere, serviciile de consultanţă trebuie încheiate în ritm susţinut şi cu atenţia şi diligenţa cuvenite. Rapoartele, schiţele şi orice alte documente finalizate până la acea dată trebuie predate angajatorului, fără întârziere. 7.5 Legislaţia predominantă şi rezolvarea litigiilor Contractul de consultanţă trebuie să precizeze legislaţia care se aplică la contract. Deasemenea, trebuie să conţină o clauză privind rezolvarea litigiilor. În opinia KfW, este de preferat rezolvarea prin curţile internaţionale de arbitraj. 7.6 Limba utilizată în contract Contractele de consultanţă pot fi întocmite în germană, engleză, franceză sau spaniolă. 7.7 Asigurări Contractul de consultanţă trebuie să conţină prevederi pentru asigurarea adecvată a personalului şi a echipamentului utilizat. Se presupune că consultantul a încheiat o asigurare adecvată pentru răspundere profesională. 7.8 Impozitarea serviciilor de consultanţă Contractul de consultanţă trebuie să precizeze dacă consultantul şi personalul angajat de acesta sunt scutiţi de impozite, taxe vamale şi alte taxe oficiale, în ţara angajatorului. În general, onorariul consultantului este scutit de aceste impozite şi taxe, iar salariile personalului angajat de acesta deasemenea. Echipamentele importate de către consultant, precum şi bunurile gospodăreşti şi obiectele de uz personal importate de personalul acestuia (echipamentul iniţial) sunt de obicei scutite de plata taxelor vamale. Dacă nu se poate garanta scutirea de la plata impozitelor, taxelor vamale şi altor taxe oficiale, trebuie stabilit faptul că agenţia de executare a proiectului va rambursa consultantului toate sumele plătite în acest scop.

Noiembrie 2006

33

7.9 Declaraţia de angajament Declaraţia de angajament prezentată pe parcursul procesului de preselecţie sau la înaintarea propunerii de către ofertantul câştigător va deveni parte integrantă a contractului de consultanţă. Dacă declaraţia de angajament este încălcată pe durata executării contractului, KfW va fi autorizată să iniţieze consecinţele prevăzute la 1.06.

Noiembrie 2006

34

Apendice 1 Model de Garanţie de Plată în Avans Adresa băncii garante: ……………………………. ……………………………. Adresa beneficiarului (Agenţia contractantă): …………………………….. …………………………….. La data de……………..dvs. aţi încheiat cu (numele şi adresa completă)………………………………(“Contractantul”) un contract pentru ……………(proiect, obiectul contractului) la preţul de

………………………………………….. Conform prevederilor din contract, Contractantul primeşte un avans de plată în suma de ………………………………, echivalent a ……………………procente din preţul contractului. Noi, subsemnaţii……………………………………………………………….(banca), renunţând la toate obiecţiile şi contestaţiile în cadrul contractului mai sus menţionat, prin prezenta garantăm în mod independent şi irevocabil plata, la prima cerere în scris din partea dvs., a oricărei sume avansate Contractantului, până la un total de ………………………………………………. (în litere)…………………………………………… la prezentarea declaraţiei scrise a dvs. arătând că că Contractantului nu a a îndeplinit contractul mai sus menţionat. Această garanţie va intra în vigoare îndată ce plata în avans a fost creditată în contul Contractantului. Această garanţie va fi redusă automat în conformitate cu plăţile prestate de către Contractant. În cazul oricărei reclamaţii în cadrul acestei garanţii, plata va fi efectuată către KfW, Frankfurt am Main (S.W.I.F.T.: KFWIDEFF, BLZ 500 204 00), cont nr. 38 000 000 00 (IBAN: DE53 5002 0400 3800 0000 00, în folosul…………………………(Cumpărător, Agenţia de executare a proiectului). Această garanţie va expira cel târziu la data de………………………………, dată la care noi trebuie să fi primit orice reclamaţie, prin adresă scrisă sau mijloace de telecomunicaţie electronică. Se subînţelege faptul că dvs. ne veţi returna această garanţie, la expirare sau după achitarea întregii sume pretinse aici. ………………………………. ………………………………………. Locul, data Garant

Noiembrie 2006

35

Apendice 2 Model de Garanţie de Reţinere Adresa băncii garante: ……………………………. ……………………………. Adresa beneficiarului (Agenţia contractantă): …………………………….. …………………………….. La data de……………..dvs. aţi încheiat cu firma (nume şi adresă completă) ……………………………………………………………………………………………………... (“Contractantul”) un contract pentru ………………………………………..(proiect, obiectul contractului) la preţul de

………………………………………….. Conform prevederilor din contract, Contractantul va primi suma de ………………………………, care corespunde la ……………………% procente din valoarea contractului, ca plată finală. Noi, subsemnaţii……………………………………………………………….(banca), renunţând la toate obiecţiile şi contestaţiile în cadrul contractului mai sus menţionat, prin prezenta garantăm în mod independent şi irevocabil plata, la prima cerere în scris din partea dvs., a unei sume de până la ………………………………………………. (în litere)…………………………………………… la prezentarea declaraţiei în scris din partea dvs. arătând că Contractantul nu şi-a îndeplinit obligaţiile sale în cadrul contractului mai sus menţionat. În cazul oricărei reclamaţii în cadrul acestei garanţii, noi vom efectua toate plăţile către KfW, Frankfurt am Main (S.W.I.F.T.: KFWIDEFF, BLZ 500 204 00), cont nr. 56 000 000 00, în folosul……………………………..(Angajator, Agenţia de executare a proiectului/Cumpărător). Această garanţie va expira cel târziu la data de………………………………, dată la care noi trebuie să fi primit orice reclamaţie, prin adresă scrisă sau mijloace de telecomunicaţie electronică. Dvs. ne veţi returna această garanţie, la expirare sau după achitarea întregii sume pretinse aici. ………………………………. ………………………………………. Locul, data Garant

Noiembrie 2006

36

Anexa 8 Informaţii privind Contractele cu Sumă Globală Avantajele remuneraţiei prin sumă globală 1. În cadrul unui contract cu sumă globală, cheltuielile referitoare la remuneraţie şi materiale sunt stabilite într-o singură sumă globală. Nu mai sunt necesare astfel, acte justificative pentru verificarea condiţiilor de numire a experţilor. Pe lângă o simplificare a procedurii de reglementare, această regulă are ca scop oferirea mai multor posibilităţi de îndeplinire a sarcinilor iar prin aceasta, încurajarea simţului responsabilităţii şi a creativităţii inovatoare a consultanţilor precum şi punerea unui accent mai mare pe rezultatele contractului. 2. Metoda prin suma globală trebuie aplicată în cazul în care serviciile care trebuie prestate sunt clar definite iar consultantul are posibilităţi largi de a decide pe propria răspundere, cu privire la modul de îndeplinire a sarcinilor. Riscurile legate de prestarea muncii trebuie să poată fi estimabile şi atât de mici încât acestea să poată fi suportate de consultant. Metoda prin suma globală se pretează mai ales pentru studii, planificare detaliată şi sarcini similare care pot fi definite clar. 3. Ca regulă generală, formularul de contract cu suma globală trebuie să fie pregătit pe durata licitaţiei. Particularităţi legate de pregătirea contractelor cu sumă globală 4. În cadrul contractelor cu sumă globală nu mai este necesară recomandarea personalului pentru fiecare funcţie, inclusiv curriculum vitae, ci este suficientă solicitarea curriculum vitae pentru personalul cheie al licitaţiei tehnice. Doar acestea vor fi evaluate. Categoriile de personal cheie necesare pentru îndeplinirea sarcinilor trebuie specificate în caietul de sarcini. Doar înlocuirea personalului cheie necesită aprobarea agenţiei de executare a proiectului şi KfW. Schimbările în programul de stabilire a sarcinilor nu necesită aprobare atât timp cât nu se reduce perioada de însărcinare a personalului cheie. Consultantul este responsabil pentru respectarea termenelor limită şi pentru prestarea muncii, convenite prin contract. 5. Plăţile efectuate în cadrul contractului de consultanţă ar trebui să fie efectuate în continuare conform progresului lucrărilor şi trebuie efectuate pe baza serviciilor certificate legate de etapele proiectului, în momentul în care s-a ajuns la 70% din suma contractată. 6. Încheierea unui contract cu sumă globală nu exclude plata sumelor rambursabile pentru anumite lucrări suplimentare (precum lucrări de foraj geotehnic), ale căror anvergură nu este cunoscută la timpul încheierii contractului, pe baza prezentării unui act justificativ corespunzător.

Mai 2007

Anexa 6 Linii Directoare pentru Atribuirea Contractelor de Furnizare de bunuri şi Lucrări în cadrul Cooperării Financiare cu Ţările în Curs de Dezvoltare

Mai 2007 2

Publicat de către: KfW Bankengruppe, Group Communication PalmengartenStraße 5-9, 60325 Frankfurt am Main, Germania Telefon: +49 69 7431-0, Fax: +49 69 7431-2944 www.kfw.de Editat de către: Kfw Entwicklungsbank, Departamentul de Strategie (AS) Pentru materiale informative în legătură cu cooperarea cu ţări în curs de dezvoltare, contactaţi: Divizia Politică şi Strategie (AS 1) Telefon: +49 69 7431-3751, Fax: +49 69 7431-3363 În cazul în care aveţi întrebări cu privire la aceste Linii Directoare, contactaţi: Divizia Produse Financiare şi Politică (AS 2) Telefon +49 69 7431-1631, Fax: +49 69 7431-3363

Mai 2007 3

Cuprins: INTRODUCERE………………………………………………………………………… 5 1. PRINCIPII……………………………………………………………………………. 6 1.1 Licitaţie competitivă………………………………………………………………... .6 1.2 Procedura de Licitaţie Corectă şi Transparentă, Standarde Principale de Muncă……………………………………………………………………………………..6 1.3 Ofertanţi Eligibili…………………………………………………………………….6 1.4 Angajarea unui Consultant………………………………………………………….7 2 PROCEDURI ÎN LICITAŢIA COMPETITIVĂ INTERNAŢIONALĂ………….7 2.1 Înaintarea documentelor către KfW, Publicarea anunţului de achiziţie şi Perioada de ofertare.…………………………………………………………………… 7 2.2 Procedura de Calificare……………………………………………………………. 8 2.2.1 Precalificarea………………………………………………………………………. 8 2.2.2 Postcalificarea……………………………………………………………………… 8 2.2.3 Raportul de Evaluare a Calificării, Informarea Ofertanţilor…..…………………… 9 2.2.4 Etapele Ulterioare Încheierii Procedurii de Calificare…..…………………..………9 2.3 Documentele şi Termenii Procedurii de Licitaţie………………………………… 10 2.4 Moneda Ofertei …………………………………………...……………………….. 11 2.5 Deschiderea Ofertelor…………………………………………….………………... 11 2.6 Examinarea şi Respingerea Ofertelor……………………………………………. 11 2.7 Evaluarea Ofertelor………………………………………………………………... 12 2.8 Anularea Procedurii de Licitaţie………………………………………………….. 13 2.9 Informarea Ofertanţilor…………………………………………………………… 14 3. ALTE FORME DE ACHIZIŢIE, ATRIBUIREA DIRECTĂ ŞI MASURI CORESPUNZĂTOARE………………………………………………………………. 14 3.1 Bunuri şi Servicii limitate la Germania sau la Statele Membre ale Uniunii Europene………………………………………………………………………………. 14

Mai 2007 4

3.2 Licitaţia Competitivă Locală…………………………………………………………14 3.3 Licitaţia Competitivă Restrânsă..…………………………………………………… 14 3.4 Cotaţia de Preţ.. ……………………………………………………………………… 14 3.5 Procesul în Multiple Etape ………………………………………………………...... 15 3.6 Atribuirea Directă……………………………………………………………………. 15 3.7 Force Account, Grupul Ţintă – Măsuri Aplicate………………………………….. 15 4. CONDIŢII GENERALE ALE CONTRACTULUI…………………………………. 15 4.1 Generalităţi…………………………………………………………………………… 15 4.2 Răspunderea………………………………………………………………………….. 16 4.3 Termene de Plată………………………………………………………………………16 4.4 Ajustarea Preţului…………………………………………………………………….17 4.5 Garanţia Bancară (Warranty)……………………………………………………….17 4.6 Garanţii………………………………………………………………………………...17 4.7 Penalităţi (Daune)……………………………………………………………………..18 4.8 Asigurări……………………………………………………………………………….18 4.9 Forţă Majoră…………………………………………………………………………..18 4.10 Legea Aplicabilă, Rezolvarea Litigiilor…………………………………………….19 Anexe: Solicitări ale KfW-ului pentru Informare şi Revizuire Anexa 1 Formular Standard de Garanţie de Licitaţie Anexa 2 Formular Standard al unei Garanţii de Plată în Avans Anexa 3 Formular Standard de Garanţie de bună execuţie Anexa 4 Declaraţie de Angajament Anexa 5 Abreviaţii şi Glosar Anexa 6

Mai 2007 5

Introducere Aceste linii directoare oferă informaţii asupra cerinţelor minime necesare pentru atribuirea contractelor de lucrări şi furnizare de bunuri în cadrul implementării programelor finanţate prin German Financial Cooperation (CF) (Cooperarea Financiară Germană)1. Aceste linii directoare se bazează pe proceduri şi standarde recunoscute internaţional şi se aplică la orice fel de furnizare de bunuri şi lucrări2 care sunt finanţate în totalitate sau în parte din fondurile CF Germane. În cadrul CF, contractele de furnizare de bunuri sunt atribuite întotdeauna de către agenţia („client”) răspunzătoare de implementarea proiectului, agenţie care, în cele mai multe cazuri, este cea care organizează licitaţia. De obicei acesteia îi sunt aplicabile legile naţionale. KfW are grijă ca:

• fondurile accesate în cadrul CF să fie folosite cât mai eficient şi economic; • procesul de licitaţie să permită o competiţie corectă care va conferi tuturor ofertanţilor

şanse egale şi să asigure selecţia celei mai favorabile oferte şi, prin aceasta, cea mai eficientă utilizare a fondurilor limitate existente;

• decizia în ceea ce priveşte atribuirea contractelor să fie luată într-o manieră inteligibilă şi transparentă;

În plus, KfW va revizui contractele preliminare, care trebuie înaintate către KfW, pentru a asigura respectarea practicilor comerciale internaţionale aplicabile în domeniul economic în cauză, în special cu privire la răspundere, termene de plată şi garanţii, precum şi pentru a se asigura că contractele preliminare nu au vicii sau defecte semnificative şi nu conţin contradicţii care ar putea împiedica execuţia proiectului.3 Acolo unde aceste Linii Directoare necesită o declaraţie din partea KfW, o apreciere pozitivă („fără obiecţii”) a KfW constituie o condiţie preliminară pentru finanţarea contractului din fondurile CF. KfW sprijină armonizarea principiilor şi procedurilor aplicate în cadrul cooperării dezvoltării internaţionale. În acest sens, vor fi utilizate în general documentele standard pentru ofertanţi şi contracte, introduse de către instituţiile financiare internaţionale (IFI) ca agenţii conducătoare. În cazuri excepţionale, de exemplu pentru programe specifice, pot fi urmate şi alte proceduri de atribuire. În cazurile necesare, KfW poate conveni cu Agenţia de Executare Proiect asupra unei proceduri simplificate de analiză, în urma unei analize generale a sistemului de achiziţii al Agenţiei de Executare Proiect. În scopul arhivării documentele vor fi trimise atât pe hârtie cât şi în format electronic (PDF file). 1 Expresiile scrise cu caractere italice sunt explicate în Anexa 6. 2 Serviciile de consultanţă vor fi îndeplinite conform cu „Liniile Directoare pentru numirea Consultanţilor în cadrul Cooperării Financiare Germane cu Ţări în curs de Dezvoltare” 3 O listă cu cerinţele de informare şi revizuire ale KfW este conţinută de Anexa 1

Mai 2007 6

Cooperarea Financiară – ce este aceasta? Cooperarea Financiară (CF) este o componentă a Cooperării Germane pentru Dezvoltare. Scopul CF este de a finanţa investiţii în infrastructura economică şi socială, în procesul de diminuare a sărăciei, precum şi în protecţia mediului înconjurător în ţări în curs de dezvoltare, prin împrumuturi oferite în condiţii favorabile şi granturi provenite din bugetul federal al Germaniei şi, acolo unde este cazul, suplimentate prin fonduri private strânse de KfW. CF este implementată de către KfW în numele Ministerului German pentru Cooperare Economică şi Dezvoltare (BMZ). Fondurile CF sunt utilizate, printre altele, pentru creşterea distribuţiei cu apă şi electricitate, pentru îmbunătăţirea sistemelor de sănătate şi învăţământ, pentru dezvoltarea infrastructurii de transport şi pentru a îmbunătăţi rezultatele producţiei agricole. Aceste fonduri sunt utilizate şi pentru a sprijini programele de împrumut pentru întreprinderi mici şi mijlocii şi pentru reformele economice.

1 Principii 1.1 Licitaţia Competitivă 1.01 În principiu, pentru proiecte finanţate din fondurile CF, bunurile şi serviciile vor fi

achiziţionate de către agenţia contractantă în baza licitaţiei competitive internaţionale. În cazul în care nu sunt restricţii justificate în cazuri individuale sau daca nu sunt aplicabile motivele de excludere specificate în paragraful 1.04, nu vor fi restricţii în ceea ce priveşte ţara de domiciliu a ofertantului sau ţara de origine a bunurilor şi serviciilor .

1.02 Restricţii la principiului licitaţiei competitive internaţionale descris în Secţiunea 2 sunt

admisibile în cazuri justificate doar în urma unei aprobări iniţiale de către KfW. Trăsăturile specifice ale unei proceduri alternative de achiziţie aplicabile în aceste cazuri sunt descrise în Secţiunea 3. Prevederile Secţiunii 2 se vor aplica în conformitate în aceste cazuri.

1.2 Procedura de Licitaţie Corectă şi Transparentă, Standarde Fundamentale de Muncă 1.03 Toate părţile implicate într-un procedură de achiziţie finanţată în cadrul CF trebuie să

asigure o competiţie corectă şi transparentă şi să respecte cel puţin acele Standarde Internaţionale Fundamentale de Muncă care au fost ratificate de către ţara în curs de dezvoltare. Aceasta trebuie să fie însoţită de o declaraţie de angajament (Anexa 5) a tuturor părţilor implicate în procesul de licitaţie. Declaraţia de angajament trebuie sa fie semnată într-o manieră obligatorie din punct de vedere legal de către reprezentanţii autorizaţi ai ofertantului. A nu trimite această declaraţie precum şi ne-conformitatea în ceea ce priveşte condiţiile vor duce la excluderea ofertantului din procesul de licitaţie.

1.3 Ofertanţi Eligibili 1.04 Participanţii pot depune oferte în cazul în care nu intervine nici unul din următoarele

motive de excludere:

Mai 2007 7

• Participarea unui ofertant este interzisă prin sancţiuni emise de către Consiliul de

Securitate al Naţiunilor Unite; • Ofertantul este sau a fost implicat în calitate de consultant în pregătirea sau

implementarea proiectului. Aceasta se aplică şi unei întreprinderi sau unei persoane fizice apropiate de ofertant printr-un grup de companii sau o legătură de afaceri asemănătoare, sau unor întreprinderi sau persoane fizice asociate în acelaşi mod. (excepţie: în proiectele BOT sau de tip „la cheie” participarea unor viitori furnizori sau producători poate fi chiar de dorit);

• lipsa declaraţiei de angajament conform paragrafului 1.03; • ofertantului îi este interzisă din punct de vedere legal participarea la procesul de

licitaţie în ţara agenţiei contractante pentru că a încălcat anterior regulile prin fraudă şi corupţie;

• ofertanţii sau sub-contractanţii eligibili pentru o parte considerabilă din contract sunt întreprinderi relaţionate economic cu agenţia contractantă în ţara gazdă, şi/sau întreprinderi controlate de stat care nu sunt independente din punct de vedere financiar sau legal;

1.4 Angajarea unui Consultant 1.05 În perioada procedurii de atribuire, agenţia contractantă este asistată de obicei de către

un consultant independent calificat în pregătirea documentelor de licitaţie, evaluarea ofertelor, atribuirea contractului, elaborarea documentelor contractuale şi negocierea contractului.

2 Proceduri în licitaţia competitivă internaţională 2.1 Înaintarea documentelor către KfW, Publicarea Anunţului de Achiziţie şi Perioada de Ofertare 2.01 Ca regulă, documentele de pre-calificare şi de licitaţie trebuie înaintate către KfW pentru

comentarii, în timp util, înainte de publicarea planificată. KfW verifică dacă documentele îndeplinesc, atât ca formă cât şi ca şi conţinut, cerinţele proiectului, acordurilor de împrumutului şi finanţare încheiate pentru realizarea proiectului şi prevederile acestor linii directoare. Printre altele, va asigura că perioada de ofertare pentru licitaţie permite ofertanţilor să-şi pregătească în mod temeinic ofertele şi condiţiile procedurii de achiziţie să nu influenţeze competiţia.

2.02 Scopul publicării invitaţiei de a depune oferte este de a atrage atenţia tuturor potenţialilor ofertanţi asupra procedurii de licitaţie şi asupra oportunităţii de a participa. Anunţul de achiziţie trebuie publicat în timp util înainte de emiterea documentelor de pre-calificare şi licitaţie, într-o formă potrivită care va preciza data şi locul emiterii. Invitaţia de a participa la o licitaţie competitivă internaţională este de obicei publicată în respectiva ţară în curs de dezvoltare şi în Germania, şi, în cazul în care se impune, în presa internaţională. Anunţul este dat de către agenţia contractantă.

• Anunţul de achiziţie trebuie publicat în Germania, în publicaţia „Nachrichten für

Aussenhandel” precum şi în baza de date a Bundesagentur für Außenwirtschaft (bfai) înainte sau în acelaşi timp cu publicarea sa în altă parte. În acest sens, agenţia contractantă va informa bfai cu privire la textul anunţului de achiziţie şi, în acelaşi

Mai 2007 8

timp, fără costuri, va trimite copii ale documentelor complete ale licitaţiei, fie în format electronic direct prin e-mail, fie sub forma unei copii, în respectiva ţară în curs de dezvoltare. Publicarea nu presupune nici un cost.

• Publicarea în ţara în curs de dezvoltare va respecta regulile şi prevederile legale aplicabile agenţiei contractante. În principiu, publicarea va avea loc într-un cotidian din ţara în curs de dezvoltare.

2.03 Termenul limită în ceea ce priveşte pregătirea documentelor de calificare şi pregătirea

ofertelor va ţine cont de caracteristicile particulare ale proiectului, mărimea şi complexitatea acestuia şi va asigura o competiţie adecvată şi transparentă. În principiu, trebuie alocate cel puţin 30 de zile calendaristice pentru pre-calificare şi 45 pentru depunerea ofertelor.

2.04 Extinderea perioadei de depunere a ofertelor este permisă doar în cazuri excepţionale.

Ca urmare a informării prealabile a KfW, toţi participanţii la licitaţie vor fi anunţaţi în scris, în timpul util, înainte de expirarea perioadei iniţiale.

2.05 Comentariile agenţiei contractante la neclarităţile participanţilor la licitaţie în timpul

perioadei de ofertare vor fi comunicate ofertanţilor simultan în scris, în timp util, adică cel puţin cu 14 zile înainte de expirarea perioadei de ofertare.

2.2 Procedura de Calificare 2.06 Calificarea ofertanţilor va fi evaluată ţinând cont de amploarea şi complexitatea

proiectului. În cadrul unor proiecte complexe şi dificile din punct de vedere tehnic care solicită un efort deosebit din partea ofertanţi pentru pregătirea ofertelor sau în cadrul unor proceduri de licitaţie care pot atrage un număr prea mare de ofertanţi, agenţia contractantă va demara un proces de pre-calificare cu consultarea KfW, înainte de licitaţia propriu-zisă. În orice alte cazuri de licitaţie va fi realizată o post-calificare (conform secţiunii 2.2.2).

2.2.1 Precalificarea 2.07 În procedurile de achiziţie care presupun un proces de pre-calificare, licitaţia se va

desfăşura în două etape. În prima etapă, cea de pre-calificare, documentele primite vor fi verificate pentru a stabili capacitatea ofertanţilor de a furniza bunurile şi lucrările la timp şi în mod adecvat. În cadrul pre-calificării sunt urmărite în principal următoarele criterii esenţiale:

• absenţa unor motive de excludere (vezi criteriile în paragraful 1.04); • experienţa în executarea unor proiecte similare; • experienţa în ţări în curs de dezvoltare sau similare; • disponibilitatea personalului calificat şi a facilităţilor şi echipamentelor adecvat într-o

cantitate suficientă; • capacitatea financiară adecvată.

2.08 Invitaţia de a participa la procesul de pre-calificare va specifica condiţiile minime de

calificare, matricea de evaluare şi criteriile care vor determina numărul de participanţi care vor fi invitaţi să depună oferte în urma calificării. Numărul maxim de ofertanţi depinde de natura proiectului şi de efortul necesar în pregătirea ofertelor.

Mai 2007 9

2.2.2 Postcalificarea 2.09 În procedurile de licitaţie care presupun un proces de post-calificare, documentele de

calificare şi oferta propriu-zisă sunt depuse în mod normal simultan, în două plicuri separate (procedura celor două plicuri). În cadrul primei sesiuni publice vor fi deschise doar documentele de calificare care vor fi examinate pentru a stabili integralitatea, includerea garanţiei de licitaţie, precum şi respectarea criteriilor de calificare. Procesul de calificare va fi evaluat conform criteriilor menţionate în paragraful 2.08.

2.10 Procedura celor două plicuri nu se aplică în cazuri de excepţie, de exemplu în cadrul

achiziţiei unor bunuri comerciale standardizate, sau atunci când licitaţia este restrânsă la întreprinderi a căror calificare a fost verificată în cadrul înregistrării lor de către agenţia contractantă. În acest caz, îndeplinirea condiţiilor necesare de calificare va fi examinată la începutul procesului de evaluare a ofertelor.

2.2.3 Raportul de Evaluare a Calificării, Informarea Ofertanţilor 2.11 Agenţia contractantă va întocmi un raport detaliat de evaluare asupra rezultatelor

procedurii de calificare. Dacă agenţia contractantă este asistată de un consultant (cf. paragrafului 1.05) acest raport va conţine certificarea consultantului respectiv sau comentariul său separat. În cadrul procedurilor care presupun pre-calificarea, raportul de evaluare va include recomandarea agenţiei contractante asupra participanţilor care vor fi invitaţi să depună oferte. Dacă se vor califica mai mulţi ofertanţi decât numărul maxim (paragraful 2.08), aceştia vor fi selectaţi conform numărului de puncte obţinut.

2.12 Raportul de evaluare va fi trimis KfW de către agenţia contractantă. Finanţarea

bunurilor şi lucrărilor din fonduri ale CF este condiţionată de lipsa obiecţiilor din partea KfW faţă de recomandarea exprimată în cadrul raportului de evaluare, anterior trimiterii invitaţiilor de participare la licitaţie (în cazul procedurilor care presupun pre-calificarea), şi înainte de deschiderea ofertelor în cazul procedurii celor două plicuri.

2.13 După primirea comentariilor KfW cu „lipsa obiecţiilor” agenţia contractantă va informa

imediat toţi ofertanţii asupra rezultatului procesului de evaluare. 2.2.4 Etapele Ulterioare Încheierii Procedurii de Calificare 2.14 În cazul procedurilor de achiziţie cu pre-calificare, ofertanţii selectaţi în conformitate cu

concluziile raportului de evaluare vor fi invitaţi să înainteze ofertele lor în a doua etapă. În cazul procedurilor de achiziţie cu post-calificare doar ofertele acelor ofertanţi care au îndeplinit criteriile de calificare vor fi deschise în a doua sesiune publică. Procedura pentru deschiderea ofertelor va fi efectuată în conformitate cu paragraful 2.22. Dacă procedura celor două plicuri nu se aplică (vezi paragraf 2.10), după evaluarea criteriilor de calificare doar ofertele acelor ofertanţi care au îndeplinit aceste criterii vor fi evaluate în continuare.

Mai 2007 10

2.3 Documentele şi Termenele Procedurii de Licitaţie 2.15 Documentele licitaţiei conţin informaţii pentru ofertanţi despre natura şi complexitatea bunurilor şi lucrărilor care vor fi furnizate, precum şi asupra condiţiilor contractului. Acestea vor fi formulate în aşa fel încât să asigure o competiţie corectă şi transparentă care să ofere şanse egale tuturor participanţilor. În acest scop, ofertanţii vor fi informaţi despre criteriile de selecţie precum şi asupra ponderii acestora în evaluarea ofertelor. Ca regulă generală, documentele vor conţine:

• informaţii generale asupra proiectului, bunurile şi serviciile care vor fi furnizate; • informaţii asupra desfăşurării procesului de licitaţie şi procedura de evaluare; • formularul tip de ofertă; • condiţiile generale şi specifice ale contractului şi, dacă este cazul, forma

preliminară a contractului; • condiţiile tehnice generale ale contractului, specificaţii tehnice neutre cu indicarea

cantităţii, specificaţii ale criteriilor de performanţă în cazul contractelor bazate pe performanţă;

• documente clare şi complete; • specificaţii ale standardelor şi sistemul de măsurare aplicat; • specimen de declaraţie de angajament; • formularele tip ale garanţiei de licitaţie, garanţiei de plată în avans şi garanţiei de

bună execuţie (vezi secţiunea 4.6); • costurile preliminare estimate, în cazul în care nu există rezerve serioase faţă de

dezvăluirea acestora. 2.16 Acolo unde este posibil vor fi utilizate documentele standard ale IFI (Instituţii Financiare Internaţionale). Acestea vor fi utilizate, daca este posibil, fără modificări, în special referitor la împărţirea riscurilor între părţile contractuale. Orice abatere necesară va fi precizată în mod clar într-o anexă. 2.17 Acordurile şi convenţiile de implementare ale KfW, cum ar fi includerea măsurilor de prevenire HIV/AIDS în cadrul proiectelor de construcţii în Africa sub-sahariană, în măsura în care sunt relevante pentru contracte, în general vor fi luate în considerare în cazul condiţiilor specifice sau tehnice ale contractului, nu şi în ceea ce priveşte condiţiile generale ale acestuia. 2.18 Condiţiile de achiziţie definesc clar şi fără echivoc obligaţiile părţilor contractuale subsecvente. În special, acestea se aplică complexităţii bunurilor şi locului de livrare, angajamentelor de răspundere şi garanţie, precum şi taxele publice şi impozitele care vor fi suportate de ofertant. Va fi determinată împărţirea riscurilor datorate condiţiilor geotehnice sau hidrologice sau din cerinţele de protecţie a mediului. Agenţia contractantă va pune la dispoziţia ofertanţilor studiile necesare. 2.19 Condiţiile procesului de achiziţie vor preciza de asemenea daca sunt admisibile oferte alternative precum şi modalitatea în care acestea vor fi luate în considerare în cadrul evaluării ofertelor.

Mai 2007 11

2.4 Moneda Ofertei 2.20 Documentele licitaţiei vor preciza moneda în care va fi exprimat preţul ofertei. De obicei, moneda ofertei este una din monedele utilizate internaţional (cum ar fi dolarul american sau Euro) şi/sau moneda naţională a agenţiei contractante. 2.21 Referitor la posibilele schimbări ale cursului de schimb pe durata procedurii de achiziţionare, agenţia contractantă va stabili data relevantă a conversiei preţurilor ofertei; această dată trebuie să fie cât mai aproape posibil de data deschiderii ofertelor. În acest context, agenţia contractantă va indica de asemenea şi rata utilizată la conversie ( de obicei, rata de vânzare publicată de o sursă oficială la o anumită dată). 2.5 Deschiderea Ofertelor 2.22 Ofertele, care trebuie înaintate în plicuri sigilate, trebuie deschise la ora şi în locul stabilite în documentele de licitaţie. Deschiderea ofertelor va avea loc în public, iar numele ofertantului şi valoarea totală a ofertei şi orice ofertă alternativă vor fi citite cu voce tare şi înregistrate. O înregistrare a sesiunii de deschidere a ofertelor va fi pregătită, semnată de membrii comisiei de deschidere a ofertelor şi înaintată către KfW imediat. La cererea KfW, simultan o copie a ofertei va fi prezentată KfW într-un plic sigilat. 2.6 Examinarea şi Respingerea Ofertelor 2.23 În urma deschiderii, se va constata dacă ofertele sunt complete, dacă sunt conform documentelor de licitaţie şi dacă garanţia de licitaţie oferită de participant respectă precizările documentelor de licitaţie. 2.24 În general, ofertele sunt respinse în următoarele cazuri:

• dacă oferta este primită după data limită; • dacă oferta nu este conform documentelor de licitaţie în punctele concrete, de ex.

condiţiile generale ale contractului sau specificaţiile tehnice majore; • dacă oferta conţine rezerve sau restricţii majore; sau • oferta nu conţine declaraţia de angajament specificată în paragraful 1.03;

2.25 Negocierile între agenţia contractantă şi un ofertant, precum şi modificarea ofertelor între momentul deschiderii acestora şi momentul atribuirii contractului nu sunt admise. Totuşi, agenţia contractantă poate solicita participanţilor clarificări care sunt necesare pentru evaluarea ofertelor. Nici clarificările solicitate de agenţia contractantă, şi nici modificările efectuate de ofertant nu pot conduce la schimbări în ceea ce priveşte conţinutul sau valoarea ofertei. Solicitările din partea agenţiei contractante precum şi răspunsurile ofertantului trebuie să fie în scris. 2.26 Procedura de achiziţie este confidenţială. Confidenţialitatea permite agenţiei contractante şi KfW să prevină intervenţiile inadmisibile. Prin urmare, agenţia contractantă şi KfW, precum şi persoanele responsabile de evaluarea şi pregătirea recomandării pentru atribuirea contractului, nu vor oferi nici o informaţie asupra evaluării ofertelor şi nici nu vor face recomandări pentru atribuirea contractului ofertanţilor sau altor persoane care nu sunt implicate în mod oficial în procedura de achiziţie. În cazul încălcării confidenţialităţii, KfW poate solicita anularea procedurii de licitaţie.

Mai 2007 12

2.7 Evaluarea Ofertelor 2.27 Ofertele care nu au fost respinse sunt evaluate de către agenţia contractantă în cooperare cu consultantul sau de către consultant. Scopul evaluării este de a stabili oferta cea mai avantajoasă prin evaluarea factorilor relevanţi ai ofertelor individuale şi prin compararea apoi a tuturor ofertelor înaintate. Dacă este specificat în documentele de licitaţie (vezi paragraful 2.15), evaluarea implică luarea în considerare nu numai a preţului oferit, ci şi a altor factori care sunt relevanţi pentru reuşita proiectului şi care pot fi cuantificaţi, cum ar fi perioada de livrare sau construcţie, personalul, listele echipamentelor, costuri de exploatare şi durata de viaţă, furnizarea pieselor de schimb, service-ul, precum şi posibilitatea de a instrui personalul local. În cazul în care evaluarea a fost precedată de o pre-calificare, factorii de care s-a ţinut cont deja nu vor mai fi luaţi în considerare din nou, excepţie făcând cazul în care au apărut ulterior îndoieli în legătură cu îndeplinirea criteriilor minime de calificare. 2.28 Ofertele care nu au fost respinse sunt examinate separat cu privire la corectitudinea tehnică şi aritmetică a acestora. Ofertele sunt evaluate şi apreciate în termeni cantitativi, în unităţi monetare dacă este posibil şi doar în conformitate cu criteriile stipulate în documentele licitaţiei. Cea mai avantajoasă ofertă, determinată în baza acestei proceduri după corectarea oricăror greşeli de calcul/aritmetice, va obţine contractul. În general, nu este decisiv doar cel mai mic preţ al ofertei. 2.29 În cazul în care preţul unei oferte neobişnuit de mic raportat la serviciile care vor trebui executate, ofertantului i se va solicita o explicaţie scrisă cu privire la modalitatea de calcul al preţului. Dacă, după verificarea acestuia, persistă îndoieli rezonabile cu privire la posibilitatea ofertantului de a furniza bunurile şi lucrările necesare la acel preţul oferit şi acest lucru se consideră că poate constitui un risc la adresa executării contractului, oferta respectivă va fi exclusă. 2.30 Pentru a face posibilă compararea ofertelor, evaluarea preţurilor ofertelor va include taxele de import şi alte taxe aplicabile în momentul respectiv. În cazurile în care, în baza reglementărilor locale cu privire la acordul de dublă impozitare, competiţia dintre ofertanţii calificaţi ar fi în mod grav distorsionată, agenţia contractantă şi KfW pot conveni, înaintea licitaţiei, asupra unei proceduri convenabile pentru a corecta această distorsiune; în documentele de licitaţie va fi inclusă o notă în acest sens. 2.31 La finalizarea evaluării ofertelor, KfW va primi un raport detaliat privind evaluarea şi compararea tuturor ofertelor („Raportul de Evaluare”) şi o recomandare argumentată privind acordarea contractului în colaborare cu orice agenţie guvernamentală din ţara în curs de dezvoltare a cărei implicare poate fi necesară. În cazul în care agenţia contractantă este asistată de un consultant (cf. paragrafului 1.05), acest raport să includă certificarea sa sau comentariul său separat. 2.32 Dacă o prelungire a termenului în care ofertele pot fi depuse/perioadei de validitate devine necesară, motivele pentru aceasta vor fi expuse în raportul de evaluare. Prelungirea termenului nu poate conduce la modificări în ceea ce priveşte preţul unei oferte. Prelungirea îndreptăţeşte participanţii la licitaţie să-şi retrage ofertele după expirarea termenului iniţial, fără a permite retragerea garanţiei de licitaţie. KfW îşi rezervă dreptul de a-şi retrage finanţarea în cazul în care procedura de achiziţie este întârziată în mod nejustificat.

Mai 2007 13

2.33 Agenţia contractantă va înainta către KfW raportul de evaluare şi recomandarea de atribuire într-o perioadă ce va permite KfW să formuleze comentarii, nu mai tîrziu de trei săptămâni înainte de expirarea perioadei de depunere a ofertelor/perioadei de validitate. KfW îşi rezervă dreptul de a-şi retrage finanţarea în cazul în care raportul nu este trimis în acest interval. 2.34 KfW îşi rezervă, în general, dreptul de verifica ofertele tuturor participanţilor sau a unor participanţi anume, precum şi toate celelalte documente în legătură cu procedura de achiziţie şi atribuire, pe o perioadă de până la doi ani de la finalizarea proiectului. 2.8 Anularea Procedurii de Licitaţie 2.35 Procedura de licitaţie poate fi anulată în următoarele cazuri:

• competiţia a fost inadecvată; • nu a fost primită nici o ofertă corespunzătoare; • ofertele corespunzătoare depuse depăşesc in mod substanţial bugetul; • condiţiile tehnice sau financiare ale achiziţiei s-au modificat în mod concret, înainte de

atribuire; sau • condiţiile de preţ ale ofertelor sunt, evident, mari in mod nerezonabil.

2.36 Competiţia este considerată inadecvată în cazul în care s-au calificat pentru evaluare mai puţine oferte faţă de aşteptări, având în vedere dimensiunea pieţei, dacă preţul este exagerat sau dacă sunt aranjamente evidente ale preţurilor. 2.37 Dacă nu a fost primită nicio ofertă corespunzătoare, poate fi iniţiat un nou proces de licitaţie, în acest caz o nouă procedură de calificare fiind dispensabilă, sau, având în vedere circumstanţele precizate în Secţiunea 3.6, contractul poate fi atribuit direct de către agenţia contractantă unuia din ofertanţii calificaţi anterior. 2.38 Dacă cea mai mică ofertă depăşeşte costurile estimate, doar acest fapt nu poate constitui un motiv pentru anularea procedurii de licitaţie. 2.39 Dacă cea mai mică ofertă corespunzătoare depăşeşte în mod evident cu mult costurile estimate, raportul de evaluare trebuie să decidă, pe baza analizei cauzelor, dacă un preţ rezonabil poate fi obţinut printr-un nou proces de licitare. Dacă aceasta este improbabil, în cazul în care KfW nu va obiecta şi va anula procedura de licitare, pot fi purtate negocieri cu participantul care a depus oferta cea mai avantajoasă, pentru a stabili cum poate fi obţinut un preţ rezonabil, prin modificarea amplorii contractului sau/şi prin modificarea împărţirii riscurilor şi responsabilităţilor 2.40 Anularea procedurii de licitaţie ca şi orice alt etapă ulterioară necesită lipsa obiecţiilor din partea KfW. Anularea procesului de licitaţie trebuie notificat de către agenţia contractantă tuturor ofertanţilor, expunând motivele. Dacă procedura de licitaţie este anulată, de obicei, un nou proces de achiziţie este iniţiat în circumstanţe diferite care să asigure o competiţie mai mare, de exemplu, prin modificarea obiectului sau condiţiilor achiziţiei.

Mai 2007 14

2.9 Informarea Ofertanţilor 2.41 După atribuirea contractului, agenţia contractantă va fi informa restul participanţilor cu privire la faptul că ofertele acestora nu au fost alese precum şi dacă ofertele acestora îndeplineau condiţiile generale şi tehnice ale achiziţiei. 3. Alte Forme de Achiziţie, Atribuirea Directă şi Măsuri Corespunzătoare 3.01 În condiţiile lipsei de obiecţii din partea KfW, în cazuri specifice, este posibilă o derogare de la principiile licitaţiei competitive internaţionale. În mod special în forma descrisă de secţiunile cuprinse între 3.2 şi 3.4, KfW poate accepta unele cerinţe ale revizuirii mai puţin riguroase decât cele precizate în secţiunea 2, sau poate accepta condiţii ale contractului diferite faţă de cele precizate în secţiunea 4, dacă prin aceasta nu se încalcă principiile menţionate în secţiunea 1. În locul licitaţiei competitive internaţionale pot fi aplicate următoarele proceduri de achiziţie: 3.1 Bunuri şi Servicii Limitate la Germania sau la Statele Membre ale Uniunii Europene 3.02 În cazul unei competiţii adecvate procedura de achiziţie poate limitată la întreprinderi având reşedinţa de exemplu în Germania sau UE, care îşi desfăşoară o mare parte din afaceri în ţările respective şi care nu recurg la resurse sau servicii din terţe ţări. 3.2 Licitaţia Competitivă Locală 3.03 Dacă se presupune o competiţie adecvată şi dacă este probabil că întreprinderi internaţionale nu vor participa la licitaţie din cauza dimensiunii reduse a proiectului, din motive de ordin logistic sau datorită nivelului scăzut al preţului local, procesul de licitare poate fi limitat la respectiva ţară în curs de dezvoltare. În acest caz este posibilă publicarea anunţului de licitaţie doar în presa naţională şi în limba naţională oficială, precum şi desfăşurarea acesteia în conformitate cu procedurile financiare şi contractuale uzuale din ţara respectivă. În general, întreprinderile care nu au reşedinţa în ţara în curs de dezvoltare pot participa la licitaţie. 3.3 Licitaţia Competitivă Restrânsă 3.04 Procesul de achiziţie poate fi restrâns încă de la început la un număr limitat de firme, de exemplu, dacă acestea sunt singurele firme capabile să îndeplinească condiţiile sau dacă dimensiunea contractului nu justifică un proces de licitaţie publică. 3.4 Cotaţia de Preţ 3.05 În cazuri specifice, achiziţia unor produse şi servicii comerciale de un fel, valoare sau amploare care nu justifică un proces de licitaţie competitivă, se poate desfăşura în baza cotaţiei de preţ şi a unui număr suficient (cel puţin trei) cotaţii de preţ obţinute de la distribuitori sau producători locali sau internaţionali. 3.5 Procesul în Multiple Etape 3.06 În cadrul proiectelor complexe din punct de vedere tehnic, în special în cazul achiziţiilor pentru proiectele gen turn-key ”la cheie” (BOT, BOOT sau asemenea) de multe ori nu pot fi

Mai 2007 15

făcute precizări tehnice exacte în avans. În asemenea cazuri, poate fi desfăşurat un proces de achiziţie în multiple etape. Detaliile acestui proces sunt convenite între agenţia executantă a proiectului şi KfW la evaluarea proiectului. 3.6 Atribuirea Directă 3.07 Atribuirea directă a contractelor este permisă doar în cazuri excepţionale precum:

• în contracte existente, amendate, în cazul în care obiectul adiţional este minor în comparaţie cu contractul existent, natura bunurilor şi a lucrărilor este aceeaşi, şi dacă atribuirea acestora nu necesită un nou proces de licitaţie;

• după anularea unui proces de licitaţie, dacă este improbabil ca un nou proces de licitaţie să determine rezultate rezonabile (vezi secţiunea 2.8);

• dacă, din cauze specifice, doar o anumită întreprindere este potrivită pentru a oferi bunurile şi serviciile necesare (de exemplu componente de rezervă originale, bunuri protejate prin drept de autor sau brevet de invenţie, experienţă sau echipament specific);

• dacă achiziţia de bunuri şi servicii este atât de urgentă încât un proces de licitaţie desfăşurat in contextul acestor linii directoare nu este posibil, cum este cazul unor măsuri de urgenţă.

3.08 În cazul atribuirii directe, agenţia contractantă va verifica dacă preţul ofertei precum şi alte elemente ale acesteia sunt rezonabile. 3.7 Force Account, Grup Ţintă – Măsuri Aplicate 3.09 Procedurile de licitaţie nu sunt necesare în cazul în care sunt luate măsuri de către agenţia contractantă, de unităţi care i se subordonează, sau, în mod direct, de către grupul ţintă, pentru a obţine o susţinere mai mare sau o eficienţă crescută a personalului datorită unor circumstanţe specifice (de exemplu în cazul măsurilor de urgenţă). În acest caz, contractul trebuie adaptat cerinţelor particulare. 4 Condiţiile Generale ale Contractului 4.1 Generalităţi 4.01 Condiţiile Generale ale Contractului constituie parte integrantă a documentelor de licitaţie. Acestea definesc obligaţiile părţile contractuale şi împărţirea riscurilor. 4.02 Condiţiile Generale ale Contractului pot fi schiţate conform liniilor directoare ale contractelor standard aplicabile internaţional, în conformitate cu natura şi scopul bunurilor şi serviciilor care trebuie atribuite. Pentru proiecte de lucrări civile, acestea sunt, de obicei, Condiţiile Contractului emise de către FIDIC. IFI au emis documentele standard pentru contractele de furnizare. Alte prevederi, cum sunt condiţiile şi termenii contractanţilor sau formularele standard ale acordului, ar trebui să fie convenite adiţional doar dacă acest lucru este inevitabil. În asemenea cazuri, trebuie să fie precizată ordinea în care convenţiile particulare vor fi luate în considerare.

Mai 2007 16

4.2 Răspunderea 4.03 Răspunderea între părţile contractuale va fi stabilită de o asemenea manieră astfel încât să se poată preveni orice fel de omisiuni din cadrul răspunderii. În mod special, în procese complexe care sunt dificil de coordonat în timp sau din punct de vedere tehnic şi în care sunt implicate diverse întreprinderi, contractul trebuie să stipuleze faptul că răspunderea generală pentru execuţia şi finalizarea reuşită a proiectului va fi asumată de una din părţile contractului pentru a evita omisiunile din cadrul răspunderii. Acolo unde măsurile trebuie îndeplinite de o societate mixtă, în contract trebuie stipulată răspunderea individuală şi colectivă a firmelor participante. 4.3 Termene de plată 4.04 Termenele de plată vor fi în conformitate cu practicile internaţionale uzuale folosite în domeniul respectiv şi va prevedea ca plăţile să fie efectuate în funcţie de livrarea bunurilor şi prestarea serviciilor şi pe măsura evoluţiei proiectului. 4.05 Plata în avans reprezintă contribuţia de către agenţia contractantă care este prevăzută să acopere cheltuielile de mobilizare care-i revin contractantului. Ca regulă, nu ar trebui să depăşească 20% din preţul contractului şi trebuie plătită imediat, după intrarea în vigoare şi producere a efectelor contractului şi după prezentarea garanţiilor plăţii în avans şi de bună execuţie. 4.06 Următoarele plăţi se vor face sub formă de avans sau în rate proporţional cu evoluţia proiectului. 4.07 Plata se va face în monedele specificate în contract. Dacă este necesar, rata de schimb şi riscul valutar vor fi reglementate în aşa fel încât nici una din părţile contractuale să nu se afle faţă de cealaltă în avantaj sau în dezavantaj. 4.08 Plata finală, care în general este de 10% din valoarea contractului, trebuie efectuată după recepţia preliminară. Trebuie garantată printr-o garanţie de bună execuţie echivalând cu banii reţinuţi pentru servicii care trebuiesc prestate în perioada de garanţie (în mod normal 5% din valoarea contractului). Dacă contractantul nu prezintă la termen această garanţie, plata părţii din plata finală reprezentând banii reţinuţi, se va face la acceptarea finală, în afară de cazul în care s-au înţeles altfel conform paragrafului 4.12. 4.09 Termenii de plată trebuie să fie în conformitate cu informaţia din prospectul “Plata de fonduri în cadrul cooperării financiare cu ţările în curs de dezvoltare”. În particular, documentele necesare justificative ale folosirii corespunzătoare a fondurilor trebuie prezentate pentru plată. Întrucât taxele de import şi taxele publice care trebuie suportate de către Agenţia de contractare, în general nu sunt finanţate din fondurile de Cooperare Financiară Germană, acestea trebuie prezentate în mod separat în facturi de către contractant. Dacă contractantul pre - finanţează taxele şi taxe vamale, termenele limită pentru rambursare şi consecinţele oricăror încălcări ale obligaţiilor de rambursare trebuie să fie convenite.

Mai 2007 17

4.4 Ajustarea preţului 4.10 În cazurile în care furnizarea de bunuri şi lucrări pentru un proiect se poate extinde pe o perioadă mai lungă de timp, documentele de licitaţie pot conţine clauze privind ajustarea preţurilor, care compensează rezonabil modificările de cost care ar putea apărea pe parcursul implementării contractului. Aceste clauze ar trebui să ţină cont de modificările în preţurile principalelor componente de cost ale contractului (cum ar fi forţa de muncă, materii prime, materiale şi echipamente) în conformitate cu un sistem de indici dat sau pe alte baze contractuale asupra cărora s-a convenit. Dovezile privind modificările costurilor trebuie furnizate regulat prin înaintarea unor documente oficiale, de exemplu acelea de la Camera de Comerţ sau Birourile de Statistică. Pentru prevenirea avantajelor sau dezavantajelor unei părţi contractuale, trebuie asigurat faptul că sumele prevăzute pentru ajustarea preţului sunt plătite în valuta care a fost convenită în contract pentru costurile supuse ajustării de preţ (a se vedea secţiunea 4.3). 4.5 Garanţia bancară (Warranty) 4.11 Obligaţiile de garanţie ale contractantului sunt definite în acord cu practica internaţională specializată. Perioada de garanţie este de obicei de la 1 la 2 ani. 4.12 Dacă acceptarea finală spre sfârşitul perioadei de garanţie este amânată cu mai mult de 90 de zile din motive pentru care nu poate fi răspunzător contractantul, agenţia contractantă poate mandata o firmă internaţională de audit pentru a determina dacă şi în ce măsură serviciile s-au dus la îndeplinire în mod adecvat. Rezoluţia sa va fi obligatorie pentru ambele părţi. În cazuri particulare se poate conveni asupra faptului, ca obligaţia de garanţie a contractantului să fie considerată îndeplinită, dacă ultimul termen stabilit în contract a fost depăşit din motive independente de voinţa contractantului. 4.6 Garanţii 4.13 Contractantul va furniza garanţii de licitaţie abstracte, garanţii de plată în avans şi garanţii de bună execuţie. Garanţiile de plată în avans şi garanţiile de bună execuţie trebuie să fie plătibile către KfW. Garantul şi conţinutul garanţiei (a se vedea specimenele în anexele 2- 4) va solicita ca KfW să nu aibă obiecţii. Agenţia contractantă va returna garanţiile din proprie iniţiativă şi imediat după expirarea lor sau după ce a fost folosită întreaga sumă. 4.14 Garanţia de licitaţie asigură faptul că ofertantul îşi menţine oferta pe durata perioadei de valabilitate. Ea trebuie returnată ofertantului perdant după ce s-a atribuit contractul sau după ce a expirat perioada de valabilitate, oricare eveniment se întâmplă primul. 4.15 Garanţiile de plată în avans asigură faptul, ca în cazul în care serviciile nu sunt executate, agenţiei de contractare i se vor returna plăţile pe care le-a făcut în avans. Valoarea garanţiei de plată în avans este egală cu suma plăţii în avans. Ca regulă, garanţia va scădea corespunzător, în conformitate cu valoarea bunurilor şi serviciilor furnizate. 4.16 Garanţia de bună execuţie garantează că toate obligaţiile contractuale vor fi îndeplinite corespunzător de către contractant. Garanţia de bună execuţie este de obicei valabilă pe toată perioada derulării contractului fiind de regulă la 10 procente din preţul comenzii până la acceptarea preliminară şi de 5 procente din preţul comenzii după acceptarea preliminară.

Mai 2007 18

4.7 Penalităţi 4.17 Penalităţile contractuale vor fi convenite în cazul în care contractantul nu reuşeşte să-şi execute serviciile înăuntrul perioadei convenite din motive care îi sunt imputabile contractantului şi dacă această neexecutare duce la o întârziere în ceea ce priveşte acceptarea şi începerea desfăşurării proiectului. Valoarea penalităţilor este stabilită de obicei în documentele de licitaţie ca o valoare specifică sau cotă-parte în funcţie de perioada de timp (o sumă de bani sau procent din preţul contractului pe săptămână) cu un plafon (de obicei 5 până la 10 procente din preţul contractului). Această penalitate este o despăgubire care acoperă costurile adiţionale şi pierderile activităţii datorate întârzierii. În special în cazul contractelor pentru instalaţii şi utilaje, penalităţile de neexecutare sunt de asemenea stipulate, fiind datorată în cazul nerealizării anumitor parametrii contractuali asupra cărora s-a convenit. 4.8 Asigurări 4.18 Bunurile şi lucrările trebuie asigurate în mod adecvat şi în măsura practicată în mod obişnuit, împotriva tuturor riscurilor care pot apărea până la finalizarea adecvată şi recepţia proiectului, aşa încât în cazul unei pagube, să poată fi posibilă înlocuirea sau repararea. 4.19 Asigurarea de transport trebuie prevăzută pentru durata întregului transport. Asigurările care trebuie stabilite trebuie să fie pentru acoperirea totală (toate riscurile) şi acolo unde este necesar ar trebui să cuprindă clauze de război (Cargo) şi clauze cu privire la grevă şi la tulburări în acord cu clauze recunoscute internaţional, cum ar fi Clauzele Standard ale Asociaţiei Germane de Asigurări. 4.20 Pentru lucrări de construcţii, instalaţii şi utilaje, asigurarea prevăzută trebuie să acopere riscurile provenite din funcţionarea şantierului de construcţii şi montajul structurii. În acest caz, principala asigurare care trebuie furnizată o constituie Asigurarea Contractantului pentru toate riscurile, precum şi Asigurarea împotriva daunelor cauzate persoanelor. 4.21 Asigurările trebuie făcute de asemenea împotriva unor evenimente extraordinare cum ar fi: războiul, revoltă, terorism sau revoluţie în limitele posibile în condiţii şi termeni rezonabili. Altfel, agenţia contractantă şi contractantul trebuie să ajungă la o înţelegere privind distribuirea acestor riscuri în coordonare cu KfW. 4.22 În cazul finanţării unor costuri în monedă străină, asigurarea se va face în monedă convertibilă în mod liber şi va fi valabilă pentru toate plăţile către asigurator, care vor fi plătite de KfW în contul agenţiei contractante. Clauza financiară corespunde cu aceea a garanţiei de plată în avans şi a garanţiei de bună execuţie (anexele 3 şi 4). Dacă astfel de asigurări financiare sunt achitate în monedă naţională, ele trebuie transferate într-un cont special al agenţiei contractante care nu poate fi accesat fără consimţământul KfW. 4.9 Forţa majoră 4.23 Forţa majoră înseamnă acele circumstanţe extraordinare care împiedică executarea corespunzătoare a obligaţiilor contractuale şi care nu depind de voinţa vreuneia din părţile contractuale, precum dezastre naturale, război sau perturbarea ordinii (şi liniştii) publice.

Mai 2007 19

4.24 Se stabileşte faptul că dovada existenţei evenimentului de forţă majoră precum şi a responsabilităţii sale pentru neîndeplinirea de către contractant a obligaţiilor sale contractuale, trebuie furnizată prin înaintarea unui certificat corespunzător emis de Camera de comerţ locală sau de o instituţie similară. 4.25 Un eveniment de forţă majoră implică suspendarea obligaţiilor contractuale şi prin aceasta, amânarea datelor stabilite pentru livrarea de bunuri şi prestarea de servicii şi, în mod corespunzător, a perioadelor de garanţie. După caz, contractantul este obligat să înlăture obstacolul, să ia măsuri pentru repararea pagubelor, sau să ia orice alte măsuri extraordinare preventive împotriva rambursării costurilor (de ex. depozitarea bunurilor). În cazul în care cauza de forţă majoră persistă, contractul se va rezilia; condiţiile generale ale contractului vor conţine clauze privind compensaţia serviciilor efectuate de către contractant într-un astfel de caz. 4.10 Legea aplicabilă, Rezolvarea litigiilor 4.26 Va fi inclusă o clauză care prevede legea aplicabilă contractului şi o prevedere referitoare la rezolvarea litigiilor. În proiectele de o mai mare amploare sau mai complexe, părţile pot conveni ca proiectul să fie însoţit de Consiliul de Decizie asupra Disputelor care va judeca în cazul disputat dacă se eşuează la început încercarea unei înţelegeri amiabile. În plus, va fi numită o Curte Internaţională de Arbitraj în orice caz, ceea ce înseamnă, pe lângă Consiliul de Decizie asupra Disputelor, de ex. o Curte de Arbitraj în conformitate cu regulile de arbitraj ale Camerei Internaţionale de Comerţ (ICC). În cazul în care părţile convin asupra unui Consiliu de Decizie asupra Disputelor, acestea nu se vor adresa unei Curţi Internaţionale de Arbitraj decât în cazul în care cel puţin una dintre părţi va refuza să accepte decizia Consiliului de Decizie asupra Disputelor. În principiu, având în vedere procedura mai rapidă şi mai puţin complexă, este de preferat decizia Consiliul de Decizie asupra Disputelor, faţă de cea a unei Curţi Internaţionale de Arbitraj sau a unei curţi ordinare pentru rezolvarea finală a unei dispute.

Mai 2007 20

Anexa 1 Solicitări ale KfW-ului de informare şi revizuire Anterior publicaţiei sau invitaţiei de pre-calificare sau licitaţie în cadrul procesului de achiziţii publice fară pre-calificare, vor fi supuse comentariului KfW următoarele documente:

• Invitaţia de participare la licitaţie • Criteriile de selecţie pentru calificare (în formă detaliată) • Documentele de licitaţie, inclusiv specimenul de contract • Schiţa planului care specifică taxele de cumpărare a documentelor de licitaţie şi

utilizarea lor, precum şi lista ziarelor în care se va publica anunţul În cursul procedurii cu pre-calificare, următoarele documente trebuie să fie supuse KfW-ului pentru comentariu înainte de invitaţia de participare la licitaţie:

• Raportul de evaluare al calificării, inclusiv certificarea sau opinia consultantului • Recomandarea listei ofertanţilor care vor fi invitaţi să participe la licitaţie

În cursul procedurii cu post-calificare, următoarele documente trebuie să fie supuse KfW- ului pentru comentariu înainte de invitaţia de deschidere a ofertelor:

• Raportul de evaluare al calificării, inclusiv certificarea sau opinia consultantului • Recomandarea listei ofertanţilor ale căror oferte financiare trebuie deschise

Înainte de atribuirea contractului, următoarele documente trebuie să fie supuse KfW-ului pentru comentariu:

• Raportul semnat cu ocazia deschiderii ofertelor • Raportul de evaluare • Recomandarea la atribuirea contractului • Certificareal sau opinia consultantului privind recomandarea la atribuirea contractului • Dacă este cazul, o explicaţie de ce perioada obligatorie nu a putut fi respectată • La solicitarea KfW, dacă este cazul, toate sau anumite oferte.

Dacă se recomandă o suspendare a procesului de achiziţii publice în locul atribuirii contractului, lipsa de obiecţii din partea KfW cu privire la suspendare şi cu privire la următorii paşi trebuie obţinută înainte de suspendarea procesului de achiziţii publice. Pe parcursul procesului de ofertare şi atribuire, contacte între ofertanţi şi KfW sunt de nedorit, decât dacă KfW este, în cazuri excepţionale, agenţia de contractare. Cererile de clarificări trebuie trimise direct agenţiei de contractare sau reprezentanţilor acesteia. Dacă după notificarea rezultatelor calificării sau atribuirii contractului, un ofertant înaintează o obiecţie sau protestează, KfW trebuie informat în consecinţă şi despre deciziile ulterioare imediat.

Mai 2007 21

Anexa 2 Formular standard de garanţie de licitaţie Adresa băncii garante: ………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………….. Adresa beneficiarului (Agenţia de contractare): ………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………... Noi, subsemnaţii………………………(Garant), pentru a permite ................………………… să liciteze pentru…………………………(proiect, obiectul contractului), garantăm astfel plata către dvs. în mod irevocabil şi independent, a sumei de până la ……………………………. . renunţând la toate obiecţiile şi contestaţiile. Vom efectua plăţi sub această garanţie la prima cerere scrisă a dumneavoastră, care trebuie să fie însoţită de confirmarea dumneavoastră că aţi acceptat oferta mai sus menţionată şi că firma…………………………………….. nu mai este pregătită să respecte această ofertă. Această garanţie va expira nu mai târziu de……………………………………………….. Până la această dată trebuie sa fi primit orice fel de cereri cu privire la plăţi prin adresă scrisă sau mijloace de telecomunicaţie electronice. Este de înţeles faptul că veţi returna această garanţie către noi la expirarea termenului sau după efectuarea plăţii a întregii sume care este solicitată mai jos. Această garanţie este guvernată de legile din ………………………………………………….. ……………………………….. …………………………………………. Data Garant

Mai 2007 22

Anexa 3 Formular standard al unei garanţii de plată în avans Adresa băncii garante: ………………………………………………………… ………………………………………………………… ……………………………………………………….... Adresa beneficiarului (Agenţia contractantă): …………………………………………………………. …………………………………………………………. …………………………………………………………. La data de……………………… dumneavoastră aţi încheiat cu………………………… (“Contractantul”) un contract pentru……………………(proiect, obiectul contractului) la preţul de……………………….. Conform prevederilor din contract, Contractantul primeşte un avans de plată în sumă de……………………………., care reprezintă………………………% din valoarea comenzii. Noi, subsemnaţii…………….................(Garantul), renunţând la toate obiecţiile şi contestaţiile în cadrul contractului mai înainte menţionat, prin prezenta garantăm în mod independent şi irevocabil plata, la prima cerere scrisă din partea dvs., a oricărei sume avansate Contractantului, până la un total de……………………………….. (în cuvinte:…………………………………………) la prezentarea declaraţiei în scris din partea dvs. arătând că Contractantul nu a reuşit să îndeplinească adecvat contractul mai înainte menţionat. Această garanţie va intra în vigoare şi îşi va produce efectele, îndată ce plata în avans a fost creditată în contul Contractantului. În cazul oricărei reclamaţii în cadrul acestei garanţii, plata va fi efectuată către KfW, Frankfurt am Main (BIC: KFWIDEFF, BLZ 500 204 00), cont nr. 38 000 000 00 (IBAN: DE53 5002 0400 3800 0000 00) în folosul………………………………(Agenţia contractantă/ Agenţia de executare a proiectului). Această garanţie va expira nu mai târziu de…………………………………………… Până la această dată, trebuie să fi primit orice reclamaţie legată de plată prin adresă scrisă sau telecomunicaţie electronică. Este de înţeles faptul că dvs. ne veţi returna această garanţie, la expirare sau după efectuarea plăţii întregii sume pretinse aici. Această garanţie este guvernată de legile………………………………………………….. …………………………………… …………………………………………… Locul, data Garant

Mai 2007 23

Anexa 4 Formular standard de Garanţie de bună execuţie Adresa băncii garante: ………………………………………………………… ………………………………………………………… ……………………………………………………….... Adresa beneficiarului (Agenţia contractantă): …………………………………………………………. …………………………………………………………. …………………………………………………………. La data de……………………… dumneavoastră aţi încheiat cu………………………… (“Contractantul”) un contract pentru……………………(proiect, obiectul contractului) la preţul de……………………….. Conform prevederilor din contract, Contractantul este obligat să furnizeze garanţia de bună execuţie pentru ………………………% din valoarea contractului. Noi, subsemnaţii…………….................(Garantul), renunţând la toate obiecţiile şi contestaţiile în cadrul contractului mai înainte menţionat, prin prezenta garantăm în mod independent şi irevocabil plata, la prima cerere scrisă din partea dvs., a unei sume până la un total de…………………(în cuvinte:…………………………………………) la prezentarea declaraţiei în scris din partea dvs. arătând că Contractantul nu a reuşit să îndeplinească în mod corespunzător contractul mai înainte menţionat . În cazul oricărei reclamaţii în cadrul acestei garanţii, plata va fi efectuată către KfW, Frankfurt am Main (BIC: KFWIDEFF, BLZ 500 204 00), cont nr. 38 000 000 00 (IBAN: DE53 5002 0400 3800 0000 00) în folosul………………………………(Agenţia de executare a contractului/achizitor). Această garanţie va expira nu mai târziu de…………………………………………… Până la această dată, trebuie să fi primit orice reclamaţie legată de plată prin adresă scrisă sau mijloace de telecomunicaţie electronică. Este de înţeles faptul că dvs. ne veţi returna această garanţie, la expirare sau după efectuarea plăţii întregii sume pretinse aici. Această garanţie este guvernată de legile din ………………………………………………….. …………………………………… …………………………………………… Locul, data Garant

Mai 2007 24

Anexa 5 Declaraţie Subliniem importanţa unui proces liber, corect şi competitiv de achiziţii publice care preîntâmpină utilizarea de metode frauduloase. În acest sens, nici nu am oferit nici nu am acordat, direct sau indirect, nici un avantaj inadmisibil nici unui funcţionar public sau altor persoane aflate în legătură cu oferta noastră, nici nu vom oferi sau acorda niciun astfel de tip de stimulente sau avantaje în prezentul proces de achiziţii publice, sau, în cazul în care ni se atribuie contractul, pe parcursul execuţiei ulterioare a contractului. Subliniem de asemenea importanţa alinierii la standarde sociale minime (“Standarde fundamentale de muncă”) în cadrul implementării proiectului. Noi ne obligăm să ne supunem standardelor fundamentale de muncă ratificate de către…………….. (numele ţării). Ne vom informa personalul cu privire la obligaţiile ce le revin precum şi despre obligaţia acestora de a completa această declaraţie de angajament şi de a se supune legilor ţării…………….(numele ţării). ………………………………….. …………………………………….. Locul, data Ofertant

Mai 2007 25

Anexa 6 Abrevieri şi glosar Bfai = Agenţia federală de comerţ exterior, Cod poştal

10 05 22, D-50445 Köln/Germany, Tel.: +49 221 2057 – 377, Fax: +49 221 2057-446, -275, e-mail: [email protected], Internet: http//:www.bfai.de

Perioada de ofertare = Perioada între data editării documentelor de ofertare şi data de prezentare a ofertelor BOT = Transfer pe bază de operaţiuni; termenul este

folosit aici similar cu alţi termeni ca BOOT, BOO Agenţia de contractare = A se vedea în introducere Standarde fundamentale de muncă = Standardele fundamentale de muncă definesc

standardele internaţionale minime pentru drepturile muncitorilor, asupra cărora s-a convenit. Acestea privesc munca forţată la copii şi alte forme de exploatare a copiilor, libertatea de asociere şi nediscriminarea. Acestea sunt stabilite de către Organizaţia Internaţională a Muncii (ILO). Detalii privind standardele fundamentale de muncă precum şi o listă care atestă care sunt ţările care au ratificat şi ce standarde au ratificat pot fi găsite pe pagina de internet la www.ilo.org

Poarta dezvoltării = O listă a proceselor de achiziţii publice în

derulare poate fi găsită pe pagina de internet la www.dgmarket.com

Atribuirea discreţionară = Cuvântul este sinonim cu “atribuirea directă” Raport de evaluare = A se vedea definiţiile în paragrafele 2.12 şi 2.32

FIDIC = Federaţia Internaţională a Inginerilor

Consultanţi (www.fidic.org). Proiectele de lucrări civile sunt cuprinse în aşa numita “Carte roşie”, utilajele electronice şi tehnologice şi proiectele de proiectare şi construcţie în “Cartea galbenă” şi proiectele mici atribuite limitat în “Cartea verde”. “Cartea argintie” pentru instalaţii şi echipamente turn-key este de importanţă minoră pentru că nu asigură o consultanţă independentă pentru proiectele financiare.

Cooperare financiară (CF) = A se vedea definiţia din introducere Linii directoare pentru numirea = Disponibil în 4 limbi pe http://www.kfw-

Mai 2007 26

Consultanţilor în cadrul cooperării entwicklungsbank.de/EN Home/Service/Online Library/ financiare germane cu ţări Gudlines.jsp aflate în dezvoltare. ICC = Camera Internaţională de Comerţ. Adresa de

internet www.icc-deutschland.de şi altele IFI = Instituţii financiare internaţionale cum ar fi

Banca Mondială, Banca asiatică de dezvoltare, Banca africană de dezvoltare, Banca europeană de reconstrucţie şi dezvoltare, Banca inter- americană de dezvoltare, Banca caribiană de dezvoltare.

Prospect privind plata fondurilor = Disponibil în germană, engleză, spaniolă, şi

franceză pe www.kfw-entwicklungsbank.de/EN Home/Service/Online Library/ Gudlines.jsp

Agenţia de executare a proiectului = Agenţie din ţara destinatară, care este

responsabilă cu implementarea proiectului, de obicei de asemenea agenţia de contractare.

Procedura de achiziţie = Procedura de atribuire a contractului şi

rezultatele sale. Procedura de licitaţie cuprinde informaţii preliminarii, calificarea, prepararea şi evaluarea ofertelor perdante.

Ţara destinatară = Ţara care primeşte împrumutul sau grantul

CF sau ţara în care destinatarul nonguvernamental îşi are domiciliul

Sancţiuni ale Consiliului de Securitate = Sancţiuni impuse de Consiliul de Securitate al al Naţiunilor Unite Naţiunilor Unite împotriva statelor individuale (a se vedea www.un.org/News/ossg/sanction.htm) Condiţii standard ale Asociaţiei = www.tis-gdv.de/tis/bedingungen/ inhalt2.htm Germane de Asigurări Documente standard = (“Documente standard de licitaţie”), ale IFI- ului pentru licitaţie, documentele contractuale şi de atribuire sunt specimene standardizate ale documentelor de achiziţii ale IFI. Acestea sunt disponibile în engleză, de exemplu la www.worldbank.org/ , sau la www.adb.org/ Perioada de valabilitate = Perioada de valabilitate a ofertelor; perioada de valabilitate este aceeaşi cu perioada pentru garanţia de licitaţie

Obiective şi rezultate ale proiectului şi premize pentru realizarea lor din Iunie 2007 Anexa 1

Indicatori pentru obiectivele globale Obiective globale

Obiectivele globale vor fi realizate cand indicatorii pentru obiectivele proiectului vor fi indepliniti

Premize pentru realizarea obiectivelor globale Proiectul Municipalitatii de reabilitare a cartierelor istorice este implementat continuu si cu succes Resurse financiare aditionale pentru masurile de reabilitare întreprinse de municipalitate inclusiv fonduri aditionale pentru sprijinirea participarii proprietarilor sunt obtinute

Indicatori pentru Obiectivele Proiectului Obiectivele Proiectului

Numarul cladirilor reabilitate in Cetate, Iosefin si Fabric finantate din fondurile Programului Masuri de reabilitare au fost intreprinse conform criteriilor Programului de Reabilitare al Mucipalitatii Actualii proprietari si chiriasi pot locui in apartamentele lor

Premizele de realizare a obiectivelor Proiectului Nu exista intarzieri la inceperea programului si la implementarea deciziilor si aprobarilor necesare programului

Municipalitatea Timisoara furnizeaza suficient personal calificat pentru Unitatea Financiara a CCRCIT

Rezultatul 1 Rezultatul 2 Rezultatul 3 Rezultatul 4 Rezultatul 5

Rezultatele masurilor de reabilitare a cladirilor proprietarilor si finantate din fonduri motiveaza alti proprietari de cladiri istorice sa ia in considerare si sa implementeze masuri adecvate de reabilitare conform programului de reabilitare al municipalităţii

Existenta vointei proprietarilor de a decide asupra conceptelor de reabilitare viabile d.p.d.v. financiar si de a-si asuma la un moment dat obligatii financiare foarte substantiale

Jurnal Cadru Reabilitarea Cartierelor Istorice din Timisoara

Sedinte de consiliere periodice in cursul etapei de planificare detaliata si a lucrarilor de constructii cu aducerea in discutie a problemelor calitative si tehnice

Numarul si volumul contractelor de imprumut incheiate cu proprietarii

Reabilitarea monumentelor istorice (cladiri) din cartierele istorice ale orasului; actualii proprietari şi chiriasi vor putea sa locuiasca in apartamentele lor in ciuda dificultatilor financiare ale reabilitarii.Unitatea financiară a CCRCIT este capabilă şi are experienţa necesară pentru a administra programe similare şi a oferi asistenţă proprietarilor.

Contributia la imbunatatirea conditiilor de viata a locuitorilor din cartierele istorice Cetate, Iosefin si Fabric din Timişoara si initierea pastrarii durabile a mostenirii culturale

Consiliere acordata cetatenilor/asociatiilor proprietarilor interesaţi din Fabric, Cetate şi Josefin

Incheierea de contracte de imprumut in concordanta cu propunerile de finantare

Servicii expert pentru a asista Municipalitatea sau pentru a crea Unitatea Financiara a CCRCIT

Verificarea indeplinirii cerintelor arhitecturale/tehnice ale programului Municipalitatii in cursul fazei de acceptare a masurilor de reabilitare

Plata sumelor din imprumut destinate sub- proiectelor de catre CCRCIT/Municipalitate

Administrarea financiara si incasarea sumelor de catre CCRCIT/Municipalitate conform conditiilor contractuale ale imprumuturilor si Codului Fiscal

Implementarea masurilor de reabilitare pentru pastrarea mostenirii culturale conform programului Municipalitatii

Fondurile oferite au fost in totalitate platite si rambursarile imprumuturilor respecta obligatiile contractuale

Servicii expert pentru infiintarea Unitatii Financiare ataşate CCRCIT

Consiliere Intensiva pentru asociatiile de proprietari participante

Proprietarii cladirilor istorice din Cetate, Iosefin si Fabric stiu despre sprijinul financiar acordat de KfW pentru activitatile de reabilitare si accepta oferta CCRCIT pentru pregatirea masurilor de reabilitare si finantare

Unitatea Financiara a CCRCIT este creata si functionala

Totalitatea fondurilor a fost implementata pentru masuri de reabilitare in principal pentru locuitorii cu venituri mici din Cetate, Fabric, Iosefin

Publicari relevante ale conditiilor programului de catre Municipalitate/CCRCIT

Consiliere acordata cetatenilor/asociatiilor proprietarilor interesaţi din Fabric, Cetate şi Josefin

---------- ---------

Selectarea si dispobilitatea personalului de catre municipalitate

Administratia Financiara a Programului de Imprumut si Grant pentru Reabilitarea Cartierelor Istorice din Timisoara Schita necesarului estimat de personal si costurilor aferente - Iunie 2007

Unitatea Financiara a CRUT

Sarcini/ Activitati Metode de estimare ∑ in zile (8 h/zi)

Capacitat ea maxima de personal calificat necesar = pana la ….

Calificarea necesara Comentarii Cost Estimat şi necesar de fonduri

1 2 3 4 1 2 3 4

1) Informarea initiala a cetatenilor/proprietarilor

3 x nr. Final de contracte a 1 h: 600 x 3 = 1800 h

225 0,50 30% 30% 30% 10% 0,338 0,338 0,338 0,113

Excelente abilitati de comunicare, cunostinte de baza despre structura imprumuturilor si a conditiilor programului

2) Discutii cu asociatiile de proprietari interesate si evaluari/modele financiare

pana la 60 cladiri cu 20 proprietari fiecare: 1200 discutii a 8 h fiecare (incl. pregatirea = 9.600 h

1.200 2,00 30% 30% 30% 10% 1,8 1,8 1,8 0,6

Excelente abilitati de comunicare, intelegerea excelenta a structurii imprumuturilor si a conditiilor programului, excelente abilitati de a dezvolta si structura propuneri de finantare, cunostinte de baza

3) Incheierea de contracte; constituirea garantiilor

in 30 cladiri a 20 proprietari: 600 contracte a 2 zile

1.200 2,00 30% 30% 30% 10% 1,8 1,8 1,8 0,6

Excelente abilitati de comunicare, intelegerea excelenta a structurii imprumuturilor si a conditiilor programului, excelente abilitati de a elabora si

Sugestie: 1 avocat calificat plus un asistent (poate fi o secretara calificata)

4) Verificarea facturilor si plata fondurilor catre firme

30 cladiri cu 20 contracte de lucrari si servicii cu cite 5 rate de plata = 3.000 a 2 h

750 1,00 10% 30% 30% 30% 0,375 1,125 1,125 1,125

u e cu ost te de contabilitate primara si abilitati de comunicare, intelegere de bază a aspectelor legale ale contractelor de servicii şi lucrări

5)Colectarea ratelor si a platilor integrale inclusiv a platilor intarziate in anii 1-4

0,5 h pe contract pe luna: 600 * 0,5 * 48 luni = 14.400 h

1.800 3,00 10% 30% 30% 30% 0,9 2,7 2,7 2,7

Bune cunostiinte de contabilitate primara si abilitati de comunicare, buna intelegere a aspectelor legale ale contractelor de credit

6) Administrarea fondului de dispozitie si raportare/audit

cca. 3 zile pe luna * 48 luni = cca. 150 zile

150 0,50 10% 30% 30% 30% 0,075 0,225 0,225 0,225

Bune cunostinte de contabilitate primara si abilitati de comunicare, buna intelegere a cerintelor de audit

7) Alte activitati (Coordonare, Training, Probleme de personal, Secretariat etc.)

800 zile pentru Seful Unitatii/Secretariat plus 10 zile training p.a. pentru fiecare angajat 10*20*4= 1.600 1,00 25% 25% 25% 25% 2 2 2 2

Pentru Seful Unitatii Financiare - Excelente abilitati de administrare si de comunicare

Sugestie: 1 economist/avocat calificat plus o secretara care poate participa si la alte activitati

Total (estimat pana la) 6.925 10,00 7,29 9,99 9,99 7,36

Servicii de arhitectura

Controale regulate ale calitatii lucrarilor in derulare; daca este necesar, atentionarea proprietarilor si

30 de cladiri a 4 vizite de 4 h * 6 luni =2.880 h 360 10% 30% 30% 30% 0,18 0,54 0,54 0,54

Arhitect cu calificare in Romania cu excelenta capacitate de intelegere si identificare cu criteriile de calitate ale programului t bilit d CRUT

Acceptarea finala a indeplinirii cerintelor de calitate ale programului in numele Municipalitatii / CRUT. 30 de cladiri a 2 zile 60 10% 30% 30% 30% 0,03 0,09 0,09 0,09

Arhitect cu calificare in Romania cu excelenta capacitate de intelegere si identificare cu criteriile de calitate ale programului t bilit d CRUTTotal (estimat pana la) 420 0,75 0,18 0,54 0,54 0,54

0,75

Sugestie: Pentru a evita conflictele de interese, Municipalitatea ar trebui să aprobe ca un arhitect extern sa preia responsabilitatea ca si colaborator part time pe intreaga perioada de derulare a programului. Acest arhitect ar trebui sa fie calificat in reabilitarea monumentelor istorice si ar putea fi asistat de arhitecti asistenţi din echipa sa in controlalele regulate ale calitatii lucrarilor derulate. Acest arhitect ar fi responsabil de asemenea cu atentionarea proprietarilor despre nerespectarea cerintelor programului in timp util pentru a preveni irosirea fondurilor obtinute si cu documentatia de acceptare finala a cerintelor programului in numele Municipalitatii/CRUT

●Costuri Estimate: 10 Persoane cu un salariu lunar brut mediu de 1.000 Euro = 120.000 € p.a. plus costurile anuale pentru Birouri, Telecomunicatii etc. de 50.000 € = ca. 170.000 € pe an ●Sumele pentru acoperirea cheltuielilor cu personalul si birourile vor proveni din bugetul Municipalitatii ●Trainingul si expertiza externa pentru infiintarea unitatii financiare vor fi finantate din imprumutul de la KfW ●Daca este necesar din cauza lipsei de personal calificat din Primarie: Seful Unitaii Finaciare plus una sau două persoane din personalul departamentului economic sau juridic ar putea fi experti externi full sau part-time si ar putea fi platiti din imprumutul KfW (ca. 40.000 Euro p.a. = 4*40.000 = ca. 160.000 Euro)

●Totalul de 420 zile pentru 30 cladiri = 14 zile de cladire = ca. 3 saptamani de cladire ●Taxa lunara bruta este estimata la 5.000 Euro ●75% din 5.000 Euro = 3.750 Euro de cladire ● total cost estimat 112.500 Euro > ca. 120.000 Euro din imprumutul KfW

Distributia estimata a muncii in anii 1 - 4 ai implementarii

Capacitatea personalului necesar pe ani ( 1 persoana = 200 zile p.a.)

Sugestie: 3 persoane ar trebui sa fie permanent disponibile pentru activitatile 1 si 2; una dintre ele poate fi si Sef al Unitatii Financiare si una poate indeplini si sarcinile secretariale

Sugestie: 4-5 contabili calificaţi care pot prelua partial si activitatile secretariale si /sau informarea initiala a proprietarilor interesati (1)

Primarul Municipiului Timisoara

Organizarea Institututională

Reabilitarea Cartierelor Istorice din Timisoara

( din 15 Februarie 2007)

Corpul Decizional al Programului de finantare:

Primar, Director Economic, Director Dezvoltare Locală, Seful Serviciului Juridic, Seful Unitatii Tehnice (pana in 2008/9 = Director Proiect GTZ)

Seful CRUT (până in 2008/9 = Directorul Proiectului GTZ

Unitatea Financiară: Responsabila cu:

-Consilierea proprietarilor interesati

-Evaluarea capacitatilor financiare

-Pregatirea si incheierea contractelor de împrumut

-Efectuarea platilor din imprumut

-Controlul regulat al indeplinirii criteriilor de calitate ale programului de reabilitare

-Incasarea dobanzilor si ratelor

Personal: 5-10

Unitatea de Arhitectura/Tehnica Responsabila cu:

Planificarea şi dezvoltare urbană,

aspectele arhitecturale ale

programului de reabilitare

Evaluarea tehnica a nevoilor de

reabilitare a cladirilor

Personal: 5-10 (finantata de GTZ)

Arhitecti si

ingineri calificaţi locali(fin

antati de GTZ pana in 2008)

Proprietari (asociatii) interesaţi/participanţi ai cladirilor din zonele Iosefin,Cetate,Fabric (vor angaja arhitecti si ingineri in numele lor in timpul

implementarii lucrarilor de reabilitare

Relatii Internationale

Administratia Orasului –

Departamente Directia Economica

Serviciul Juridic Arhitecti si Inginerii locali calificaţi

(finantati de KfW) in numele

CRUT/Municipalitatii

Personal din

Administr atia

Orasului (experti pentru

infiintare finantati de KfW)

Sprijin de la

expertii GTZ