Hotărârea nr. 306/2013 - Timișoara HCL

Număr	306
An	2013
Data emiterii	30.05.2013
Link oficial	Primăria Timisoara
Proces verbal	PV din 30.05.2013

Programul dee Reabilitare

Io

e a Monum

osefin, Fabr

Manu

mentelor Isto

ric şi Cetate

ual de P

orice în Car

e din Timişo

Procedur

2

rtierele Isto

oara, Româ

ri (Proie

24 aprilie 2

orice

ânia

ct)

013

WWW

EA CLĂDIR ar pentru r [ION OF HI port for the

Fir

telor istoric ric monur

Kf

:ABILITARE rijin financi HABILITAT lancial

ILOR ISTOI eabilitarea ISTORIC Bl rehabilitat

RICE monumeni UJILDINGS ion of histc

Manual de Proceduri al BRCCI

BRCCI Aprilie 2013

Cuprins

1. Introducere ............................................................................................................... ……..………1

2. Finanţarea şi Condiţiile Programului ........................................................................................... 4

2.1 Condiţiile Generale ale Programului .................................................................................... 5

2.2 Condiţii pentru Proprietari .................................................................................................... 6

2.3 Lucrări Eligibile .................................................................................................................... 7

2.4 Rolul BRCCI şi Principii Generale de Lucru ........................................................................ 7

3. Organizarea Programului ............................................................................................................. 9

3.1 BRCCI ................................................................................................................................. 9

3.2 Interacţionarea cu alte Direcţii ale Primăriei ...................................................................... 10

3.3 Consultanţă Internaţională ................................................................................................ 10

4. Implementarea proiectelor de reabilitare .................................................................................... 12

4.1 Informaţii, Accesare şi Acord Preliminar de Cooperare ..................................................... 14

4.1.1 Conţinut sumar .............................................................................................................. 14

4.1.2 Metoda de lucru ............................................................................................................ 14

4.2 Evaluarea fezabilităţii tehnice, financiare şi sociale .......................................................... 19

4.2.1 Conţinut sumar .............................................................................................................. 19

4.2.2 Modalitate de lucru ........................................................................................................ 20

4.3 Analiza Evaluării de către Comitetul Director şi Acordul Final de Cooperare .................... 33

4.3.1 Conţinut sumar .............................................................................................................. 33

4.3.2 Metoda de lucru ............................................................................................................ 33

4.4 Proiectul Tehnic ................................................................................................................ 38

4.4.1 Conţinut sumar .............................................................................................................. 38

4.4.2 Modalitate de lucru ........................................................................................................ 38

4.5 Acorduri de Finanţare cu proprietarii individuali ................................................................ 44

4.5.1 Conţinut sumar .............................................................................................................. 44

4.5.2 Modalitate de lucru ........................................................................................................ 45

4.6 Procedura de achiziţie publică .......................................................................................... 49

4.6.1 Conţinut sumar .............................................................................................................. 49

4.6.2 Modalitate de lucru ........................................................................................................ 50

4.7 Lucrări de Reabilitare ........................................................................................................ 59

4.7.1 Conţinut sumar .............................................................................................................. 59

Manual de Proceduri al BRCCI

BRCCI Aprilie 2013

4.7.2 Modalitate de lucru ........................................................................................................ 59

4.8 Rambursarea Finanţării ..................................................................................................... 63

4.8.1 Conţinut sumar .............................................................................................................. 63

4.8.2 Modalitate de lucru ........................................................................................................ 63

5. Cerinţe Specifice de Achiziţie în Conformitate cu Acordul Separat ........................................... 68

5.1 Atribuirea Contractelor de Achiziţie de Bunuri, Lucrări şi alte Servicii ............................... 68

5.2 Atribuirea Consultanţilor şi Auditorului pentru Managementul Fondului de Dispunere. ..... 69

5.3 Lista de bunuri, lucrări şi servicii ....................................................................................... 70

6. Managementul Procedurilor pentru Fondul de Dispunere .......................................................... 73

6.1 Conţinut sumar .................................................................................................................. 73

6.2 Modalitate de lucru ............................................................................................................ 78

7. Comunicare şi Marketing ........................................................................................................... 82

7.1.1 Conţinut sumar .............................................................................................................. 82

7.1.2 Informaţii de bază pentru Managementul Activităţilor de Marketing .............................. 83

7.1.3 Modalitate de lucru ........................................................................................................ 85

8. Adoptarea deciziilor şi Monitorizarea Programului ..................................................................... 92

8.1 Comitetul Director ............................................................................................................. 92

8.1.1 Conţinut sumar .............................................................................................................. 92

8.1.2 Modalitate de lucru ........................................................................................................ 92

8.2 Raportarea ........................................................................................................................ 94

8.2.1 Conţinut sumar .............................................................................................................. 94

8.2.2 Modalitate de lucru ........................................................................................................ 94

8.3 Baza de date pentru proiecte ........................................................................................... 95

8.3.1 Conţinut sumar .............................................................................................................. 95

8.3.2 Modalitate de lucru ........................................................................................................ 95

Manual de Proceduri al BRCCI

BRCCI Aprilie 2013

Lista Tabelelor şi Figurilor Tabelul şi Figura 1: Informaţii, Aplicare şi Acord Preliminar de Cooperare ........................................ 15

Tabelul şi Figura 2: Evaluări de Fezabilitate ...................................................................................... 27

Tabelul şi Figura 3: Evaluarea Comitetului Director şi Acordul Final de Cooperare .......................... 32

Tabelul şi Figura 4: Proiectul Tehnic ................................................................................................ 38

Tabelul şi Figura 5: Acorduri de Finanţare ......................................................................................... 44

Tabelul şi Figura 6: Proceduri de Achiziţie Publică ............................................................................ 54

Tabelul şi Figura 7: Lucrări de Reabilitare ………………………………………………………………...58

Tabelul şi Figura 8: Recuperarea Cheltuielilor de Finanţare…………………………………………….62

Anexe Anexa 1: Derularea Contractelor pentru Proiecte de Reabilitare

Anexa 1 A: Acord Preliminar de Cooperare

Anexa 1 A.1: Grafic de Implementare (Anexa la Acordul Preliminar de Cooperare)

Anexa 1 B: Decizia Asociaţiei de Proprietari de semnare a Acordului Preliminar de Cooperare

Anexa 1 C: Acord Final de Cooperare

Anexa 1 C.1: Model Contract de Proiectare şi Asistenţă Tehnică

Anexa 1 C.2: Linii Directoare pentru Reabilitare

Anexa 1 C.3: Grafic Implementare Acord Final de Cooperare

Anexa 1 C.4: Decizia Asociaţiei de Proprietari de semnare a Acordului Preliminar de Cooperare

Anexa 1 D: Acord de Finanţare cu Proprietarii Individuali

Anexa 1 D.1: Acord Ipotecar (Contract de Ipotecă)

Anexa 1 D.2: Grafic Implementare Acord de Finanţare

Anexa 1 E: Acord de Finanţare pentru Plătitori Direcţi

Anexa 1 G: Acord de Finanţare pentru Proiecte Publice

Anexa 1 H: Model Garanţie Bancară

Anexa 1 I: Decizia Asociaţiei de Proprietari de acceptare a Proiectului Tehnic

Anexa 2: Comitetul Director

Anexa 2 A: Structura Comitetului Director

Anexa 2 B: Procesul Verbal de Şedinţă a Comitetului Director

Anexa 2 C: Program de Şedinţe 2013

Manual de Proceduri al BRCCI

BRCCI Aprilie 2013

Anexa 3: Fişa Postului

Anexa 3 A: Consilier Tehnic

Anexa 3 B: Consilier Financiar (Contabilitate)

Anexa 3 C: Consilier Financiar (Evaluare Financiară)

Anexa 3 D: Şeful BRCCI

Anexa 3 E: Consilier Juridic

Anexa 3 F: Consilier Comunicare

Anexa 4: Materiale Informative

Anexa 4 A: Pliant Informaţii Generale

Anexa 4 B: Broşura Condiţiile Programului

Anexa 5: Documente solicitate pentru intenţia de participare

Anexa 5 A: Chestionar de participare

Anexa 5 B: Extras de carte Funciară

Anexa 5 C: Tabel cu cotele de proprietate ale imobilului

Anexa 6: Evaluarea fezabilităţii

Anexa 6 A: Raport de Evaluare Consolidat pentru Comitetul Director

Anexa 6 A': Raport de Evaluare Consolidat pentru Asociaţia de Proprietari

Anexa 6 B: Raport de Consultanţă Tehnică

Anexa 6 C: Raport Sintetic de Evaluare Tehnică

Anexa 6 D: Proces Verbal de Aprobare a Raportului de Consultanţă Tehnică

Anexa 6 E: Cerere pentru Obţinerea Certificatului de urbanism

Anexa 6 F: lista de contacte a Asociaţiei de proprietari

Anexa 6 G: Declaraţie de Venit

Anexa 6 H: Declaraţie de Impunere

Anexa 6 I: Declaraţie bancară

Anexa 6 J: Cartea Imobilului

Anexa 6 K: Certificat de Naştere

Anexa 6 L: Chestionar de Evaluare Financiară

Anexa 6 M: Raport de Evaluare Financiară Proprietari Individuali

Anexa 6 N: Software Evaluare Financiară (FAT)

Anexa 6 O: Raport de Evaluare Socială

Anexa 6 P: Certificat de Urbanism

Manual de Proceduri al BRCCI

BRCCI Aprilie 2013

Anexa 6 Q: Autorizaţie de Construcţie

Anexa 7: Proiect Tehnic

Anexa 7 A: Cerere de licitaţie pentru Proiect Tehnic şi Asistenţă Tehnică

Anexa 7 B: Model Contract Proiect Tehnic şi Asistenţă Tehnică

Anexa 7 C: Evaluare Intermediară Proiect Tehnic

Anexa 7 D: Evaluare Finală Proiect Tehnic

Anexa 7 E: Cerere pentru Obţinerea Autorizaţiei de Construcţie

Anexa 8: Fondul de Dispunere

Anexa 8 A: Plan Anual de Cheltuieli Materiale

Anexa 8 B: Referat de Justificare Bugetară

Anexa 8 C: Referat de Rectificare Bugetară

Anexa 8 D: Solicitare de includere în planul Anual de Achiziţii

Anexa 8 E: Angajament Bugetar

Anexa 8 F: Propunere de Angajare a unei Cheltuilei

Anexa 8 G: Autorizare de Plată

Anexa 8 H: Notificare de transfer din contul de EUR în contul de RON

Anexa 8 I: Cerere de Tragere

Anexa 8 K: Reconciliere Conturilor Speciale

Anexa 8 L: Decla�ie de Cheltuieli

Anexa 8 M: Formular 1 – Raport privind Fondurile Rambursabile (OMF 1059/2008)

Anexa 8 N: Formular 1.A – Grafic Estimat (OMF 1059/2008)

Anexa 8 O.1: Rambursarea Finanţării – Proiecte Private

Anexa 8 O.2: Rambursarea Finanţării – Proiecte Publice

Anexa 8 O.3: Flux de Lichidităţi: Decontări – Fond de Dispunere

Anexa 8 O.4: Flux de Lichidităţi: Decontări – Contul Revolving – până 2020

Anexa 8 O.5: Flux de Lichidităţi: Decontări – Contul Revolving – până 2020

Anexa 8 O.6: Flux de Lichidităţi: Decontări – Ministerul de Finanţe

Anexa 9: Documente necesare pentru Achiziţia Publică

Anexa 9 A: Evaluarea documentelor de licitaţie

Anexa 9 B: Evaluarea versiunii preliminare a Caietului de Sarcini

Anexa 9 C: Evaluarea ofertelor tehnico-financiare – Raportul Experţilor Externi

Anexa 9 D: Model de Contract pentru Executarea Lucrărilor de Construcţie

Manual de Proceduri al BRCCI

BRCCI Aprilie 2013

Anexa 9 F: Model de Contract pentru Dirigenţia de Şantier

Anexa 9 E: Declaraţie de Angajament

Anexa 9 G: Declaraţie de Confidenţialitate

Anexa 10: Procedura de Rambursare

Anexa 10 A: Notificare de Plată (Direcţia Economică)

Anexa 10 B: Invitaţie la Conciliere (Direcţia Economică)

Anexa 10 C: Proces Verbal de Conciliere

Anexa 10 D: Documente pentru Proceduri Legale

Anexa 10 E: Raport de Facturare şi Colectare (Direcţia Economică)

Anexa 10 F: Extras din Procedura de Conciliere participanţi rău platnici

Anexa 11: Lucrări de Reabilitare

Anexa 11 A: Fişa de Control al Calităţii

Anexa 11 B: Confirmarea Materialelor de Construcţie

Anexa 11 C: Model de Instrucţiuni de Şantier

Anexa 11 D: Model de Recepţie Finală Parţială a Lucrărilor

Anexa 11 E: Formular Supraveghere

Anexa 12: Strategia de Marketing şi Comunicare

Anexa 12A: Versiune preliminară Plan Strategic de Marketing şi PR pentru BRCCI

Anexa 12 B: Cuprins Plan Marketing şi PR pentru BRCCI

Anexa 13: Acordul Separat

Anexa 13A: Acordul Separat

Anexa 13B: Proceduri de Achiziţie ale KfW

Anexa 14: Istoria Proiectului

Anexa 15: Legislaţie Relevantă

Anexa 15 A: Extras din Legea 230 / 2007

Anexa 15 B: link către OUG 70/2011 Subvenţia la încălzire

Anexa 15 C: HG 1588 din 2007 pentru aprobarea Norme metodologice de aplicare a Legii 230

Anexa 15 D: OUG Nr. 146/2002

Anexa 15 E: ORDIN Nr. 1059/2008

Anexa 15 F: HG 925/2006

Anexa 15 G: 10/1995

Anexa 15 H: 50/1991

Manual de Proceduri al BRCCI

BRCCI Aprilie 2013

Anexa 15 I: 34/2006

Anexa 15 J: LEGE nr. 422-2001

Anexa 15 K: Art. 2431 Codul Civil

Anexa 16: Lista Prioritară

Anexa 17: Linii Directoare pentru Reabilitarea Monumentelor Istorice din Timişoara

Anexa 18: Raportare către KfW

Anexa A: Model Raport

Anexa B: Lista de potenţiali Participanţi la Program

Anexa C: Standardele de Monitorizare a Programului

Anexa 19: Acordul de Împrumut şi Finanţare (Romania, Primăria Timisoara, KfW; ROM/ENG)

Anexa 20: Structura Bazei de Date

Anexa 21: Organizarea Primăriei

Anexa 22: Minuta Şedinţei Primăriei

Anexa 23: Minuta Şedinţei Comitetului Director (ROM/ENG)

Anexa 24: Termeni de Referinţă pentru Contractarea Serviciilor de Consultanţă (LOT 1 şi LOT 2)

Anexa 25: Împrumut Subsidiar şi Acord de Finanţare (Ministerul de Finanţe, Primăria Timisoara; ROM/ENG)

Manual de Proceduri al BRCCI

BRCCI Aprilie 2013

Premise importante / decizii structurale:

o Există trei categorii de condiţii:

o "Condiţii permisive" pentru proprietarii privaţi cu venituri lunare per capita sub 100 EUR = contribuţie lunară de EUR 0,9x ( x 120 plăţi lunare ) pentru 1.000 EUR sprijin financiar.

o "Contribuţii medii" pentru proprietarii privaţi cu venituri lunare per capita între 101-xxx EUR = contribuţie lunară de EUR .xxx ( x 120 plăţi lunare ) pentru 1.000 EUR sprijin financiar.

o "Contribuţii integrale" pentru proprietarii privaţi cu venituri lunare per capita peste xxx EUR = contribuţie lunară de EUR .xxx ( x 120 plăţi lunare ) pentru 1.000 EUR sprijin financiar.

o Taxa pe Valoarea Adăugată se va achita ca parte a sprijinului financiar în cazul proprietarilor privaţi. Primăria va achita TVA-ul din propriul buget. De asemenea, proprietarii, societăţilor comerciale care pot deduce TVA-ul trebuie să acopere valoarea TVA din resurse proprii. Alţi proprietari publici trebuie de asemenea să verifice posibilitatea de a achita TVA-ul din bugetele lor curente. Primăria şi alţi proprietari publici ar trebui să verifice posibilitatea de rambursare a TVA prin Ministerul de Finanţe.

o Acordurile Finale de Cooperare respectiv Acordurile de Finanţare vor intra în vigoare imediat după semnare, dar obligativitatea plăţii contribuţiilor intervine abia în luna următoare semnării sau intrării în vigoare a primului contract de dirigenţie de şantier sau de execuţie lucrări de construcţie pentru un sub-proiect. Din acel moment se vor calcula 120 de contribuţii lunare.

o Contractele de ipotecă vor fi predate după semnarea Acordului de Finanţare, dar intră în vigoare doar în paralel cu prima plată de contribuţie.

o Garanţiile de bună execuţie şi calitate aferente contractelor de execuţie a lucrărilor de construcţie şi dirigenţiei de şantier vor fi solicitate începând cu semnarea contractelor pentru a evita deducerea plăţilor finale din plăţile lunare şi necesitatea utilizării de fonduri din fondul de finanţare după trimestrul I/II 2016.

o Proprietarii privaţi vor fi complet implicaţi în toate etapele având drept integral de veto în vederea garantării proprietăţii lor asupra proiectului şi a întregii lor responsabilităţi asupra construcţiei.

Manual de Proceduri al BRCCI

BRCCI Aprilie 2013

Abrevieri şi Clarificări

Arhitecţii proprietarilor (Arhitectul Responsabil)

Arhitecţii contractaţi de proprietari / de asociaţia de proprietari

ANRMAP Agenţia Naţională pentru Reglementarea şi Monitorizarea Procedurilor de Achiziţie Publică

Arhitect Consilier

În cadrul echipei BRCCI – Coordonarea procedurilor de consiliere a proprietarilor în ceea ce priveşte aspectele tehnice din etapa de planificare şi implementare

Raport de Evaluare Conţine şi consolidează Evaluarea Tehnică, Financiară şi Socială – vezi Anexa 6A: Raport Consolidat de Evaluare

BMZ Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung – Ministerul German pentru Cooperare Economică şi Dezvoltare – Finanţatorul Programului

Cartea Imobilului Conţine datele tuturor locatarilor imobilului şi este ţinută de preşedintele sau de administratorul asociaţiei de proprietari – vezi Anexa 6J : Imobilul

BRCCI Biroul de Coordonare şi Conservare a Clădirilor Istorice din Timişoara ; denumiri anterioare CCRCIT (2009-2013) respectiv CRUT (2006-2009)(după cum am fost menţionat în Conceptul Proiectului şi Acordul Separat, etc)

Consilier Comunicare Comunicarea cu clienţii (persoană de contact pentru proprietarii care aplică pentru participarea la proiect), managementul procedurilor de relaţionare cu clienţii

Linii Directoare pentru Reabilitarea Clădirilor Istorice din Timişoara

Manual cuprinzând regulile aplicabile pentru o reabilitare adecvată a clădirilor istorice din Timişoara (Decizia Consiliului Local Nr. 224 din 22.04.2008) – vezi Anexa 18 Linii Directoare pentru Reabilitarea Clădirilor istorice din Timişoara

Acord Final de Cooperare

Al doilea acord semnat între BRCCI şi Asociaţia de Proprietari: confirmă cooperarea (aprobată de Comitetul Director) dintre Primărie şi Asociaţia de Proprietari şi defineşte măsurile de reabilitare care vor fi aplicate - vezi Anexa 1C: Acord Final de Cooperare

Acord Financiar Contract individual de finanţare încheiat cu fiecare proprietar participant; include graficul de plăţi – vezi Anexa 1D Acord de Finanţare pentru Proprietarii Individuali, Anexa 1E Acord de Finanţare pentru Plătitorii Direcţi.

Evaluare Financiară şi Raport Financiar

Este realizată de BRCCI în vederea identificării capacităţii individuale de finanţare ale proprietarilor şi a Asociaţiei de Proprietari ca entitate şi conţine sugestii / propuneri de participare la distribuirea cheltuielilor între proprietari – vezi Anexa 6A: Raport Consolidat de Evaluare

Consilier Financiar (Evaluare Financiară)

Angajat al BRCCI responsabil pentru managementul procedurilor financiare, raportări financiare cu privire la Program şi monitorizarea acestuia, management şi raportare către KfW

Manual de Proceduri al BRCCI

BRCCI Aprilie 2013

cu privire la Fondul de Finanţare

Consilier Financiar (Contabilitate)

Angajat al BRCCI responsabil pentru consilierea financiară a proprietarilor, managementul procedurilor financiare, monitorizarea financiară a Programului.

GTZ Fosta Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit – Societatea Germană pentru Cooperare Tehnică (Din 2011 GIZ – Societatea pentru Cooperare Internaţională) – vezi https://www.giz.de/en/aboutgiz/profile.html

KfW Kreditanstalt für Wiederaufbau . Bancă publică germană de dezvoltare care finanţează Programul cu fonduri alocate de BMZ(Ministerul Federal pentru Cooperare Economică şi Dezvoltare) din bugetul public german şi acordă servicii de consultanţă – vezi http://www.kfw- entwicklungsbank.de/ebank/EN_Home/index.jsp

MoF Ministerul Român al Finanţelor Publice, Bucureşti

Proprietar(i) Proprietari individuali ai unei părţi din imobil sau al unui apartament dintr-un imobil.

Asociaţie de Proprietari Formă de asociere între proprietarii părţilor dintr-un imobil în conformitate cu prevederile Legii 230/2007 (vezi Anexa 16A: Extras din Legea 230/2007) care este responsabilă cu toate deciziile comune – de ex. decizia cu privire la repararea şi reabilitarea unei clădiri (în capitolele următoare se va folosi termenul "asociaţie de proprietari" şi pentru cazul în care există un singur proprietar al întregului imobil)

Acord Preliminar de Cooperare

Primul acord încheiat între BRCCI şi Asociaţia de Proprietari : confirmă intenţia Asociaţiei de Proprietari de a colabora cu Primăria în cadrul Programului, aderarea acesteia la regulile stabilite de Program, eligibilitatea generală a unui imobil şi implementarea / întocmirea evaluării tehnice, financiare şi sociale de către BRCCI – vezi Anexa 1A: Acord Preliminar de Cooperare

Proiect Proiect individual de reabilitare a unei clădiri eligibile desfăşurat în cadrul Programului (sub-proiect în cadrul Conceptului Programului)

Program

Program de Reabilitare a Monumentelor Istorice în Cartierele Istorice Iosefin, Fabric şi Cetate din Timişoara, România finanţat de KfW conform Acordului dintre Primăria Timişoara şi KfW

Broşura Condiţiile Programului

Broşură cuprinzând informaţii generale cu privire la condiţiile şi procedurile Programului – vezi Anexa 4B: Broşura Condiţiile Programului

SEAP Sistem Electronic de Achiziţii Publice al Primăriei

Şef de Şantier Reprezentant / angajat al firmei de construcţii responsabil cu managementul şi coordonarea şantierului unui proiect din cadrul Programului .

Manual de Proceduri al BRCCI

BRCCI Aprilie 2013

Evaluare Socială şi Raport Social

Derulată de Direcţia Socială a Primăriei la cererea proprietarilor individuali pentru a verifica eligibilitate pentru o contribuţie redusă sau medie a participanţilor cu venituri reduse .

Comitet Director Corp Decizional şi de Monitorizare a Programului

Diriginte de Şantier Contractat prin licitaţie publică/licitaţie directă de Primărie cu implicarea proprietarilor – responsabil cu asigurarea calităţii lucrărilor şi controlul facturilor de lucrări din partea proprietarilor şi a primăriei

Evaluare Tehnică şi Raport Tehnic

Proceduri derulate de BRCCI în vederea stabilirii fezabilităţii tehnice generale, a priorităţii lucrărilor şi a costurilor estimative. Rezultatul este concretizat într-un Raport Tehnic (din perioada implementării proiectului KfW – 2012 - 2015) care va fi furnizat de Arhitecţii Consultanţii internaţionali şi locali pentru până la 100 de clădiri eligibile – vezi Anexa 6B : Raport de Consultanţă Tehnică

Consilier Tehnic (Administrativ)

Consilier, inginer desemnat pentru acordarea de suport Consilierului Tehnic pentru supervizarea şantierelor şi a Arhitectului Consilier in relaţia cu proprietarii

Consilier Tehnic (Arhitect)

Consilier, arhitect desemnat pentru evaluarea necesarului de reabilitare la un imobil istoric. (În cadrul perioadei de implementare a Proiectului KfW 2012-2015, Arhitecţii Consultanţi (Lotul 2) vor sprijini BRCCI în ceea ce priveşte supravegherea proiectelor finanţate prin fonduri KfW)

Consilier Tehnic (Supraveghetor)

Consilier, inginer desemnat din partea BRCCI pentru asistenţa proprietarilor la supravegherea şantierelor (În cadrul perioadei de implementare a Proiectului KfW 2012-2015, Arhitecţii Consultanţi (Lotul 2) vor sprijini BRCCI în ceea ce priveşte supravegherea proiectelor finanţate prin fonduri KfW)

Proiect Tehnic. Elaborat de arhitectul contractat şi remunerat de Asociaţia de Proprietari. Defineşte măsurile de reabilitare adecvate şi o estimare acurată a costurilor. Constituie documentaţia de bază în obţinerea Autorizaţiei de Construcţie precum şi în demararea procedurilor de achiziţie publică

Supraveghetor Tehnic Reprezentantul / angajatul firmei de construcţii responsabil cu calitatea tehnică a lucrărilor

Manual de Proceduri al BRCCI

BRCCI Aprilie 2013

Cuprins al Programului de Reabilitare a Monumentelor Istorice în Cartierele Istorice Iosefin, Fabric şi Cetate din Timişoara, România

Posturile persoanelor implicate în implementarea Programului

Cuprins al etapelor principale ale Programului

Organigrama BRCCI

Cuprins al Activităţilor Programului

Posturile persoanelor implicate în implementarea Programului

BRCCI Şeful BRCCCI

Consilier Financiar (Contabilitate)

Consilier Financiar (Evaluare Financiară)

Arhitect Consilier

Consilier Tehnic (Administrativ)

Consilier Tehnic (Supraveghetor)

Consilier Comunicare

Consilier Juridic

Sunt planificate şi alte posturi de Consilieri Financiari în echipa BRCCI, dar încă neocupate Sunt planificate şi alte posturi de Consilieri Tehnici în echipa BRCCI, dar încă neocupate Direcţii din cadrul Primăriei Director Executiv Direcţie Urbanism

Director Executiv Direcţie Economică

Şef Birou Contabilitate din cadrul Direcţiei Economice

Consilier Birou Contabilitate din cadrul Direcţiei Economice

Şeful Serviciului de Buget din cadrul Direcţiei Economice Consilier Serviciu de Buget din cadrul Direcţiei Economice Şef Birou Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcţiei Economice

Consilier Birou Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcţiei Economice

Consilier Serviciu Achiziţii Publice

Director Direcţie de Asistenţă Socială Comunitară

Director Adjunct Direcţie de Asistenţă Socială Comunitară

Consilier Juridic / Serviciul Juridică

Consilier Direcţie Comunicare

Echipă Consultanţi Lot 1 Şef Echipă, Expert Suport Instituţional

Lot 1 Adjunct Şef Echipă, Expert Financiar

Lot 1 Socio-Economic

Manual de Proceduri al BRCCI

BRCCI Aprilie 2013

Lot 1 Expert Juridic

Lot 1 PR & Comunicare

Lot 2 Arhitect Şef

Lot 2 Arhitect Şef Adjunct

Lot 2 Expert PR

Lot 2 Dirigenţie Şantier

Lot 2 Training şi Coordonare

Lot 2 Raportare Tehnică

Responsabilităţi Externe Arhitectul Proprietarilor (responsabil din partea proprietarilor)

Dirigintele de Şantier din partea BRCCI şi proprietari / Primărie

Şef de Şantier firmă de construcţii

Supraveghetor Tehnic firmă de construcţii

BRCCCI

Cuprinsul ettapelor majoore ale Progrramului

Aprilie 2013

11

Iei

upămâni |

“ma” Su cas] Apdp PRR DUBA |MIBIDIĂ

ASE EI aa GUI VP MIL NU UA VIN

a pe PIN Vp ed up

grill firii stii 0 up RDI

i

&

IE

AI Apart VOS APAN TI II

o

a TUGUI

DVD

a asi au n 90 simon A

Ik

IL

ii ti

i

aaid RIGA IRI

“IRU PD ( up LIBER,

[o

A

|

Pre

DB ep Nesu op

OMS DD OSII MA

op ISI o1oqoude 3

i aprobare Beto rond Proverelede dedice SEP" RE RO RR

PRI ep PALIN! [ue

Pol e

AM ME E PICIU

UE ISA IEEE IF ui

MBA o Urna

nic iii

edionna

UR CRĂND "WR.

UD ride PI

EDURULI 'ENUUEI EMI

UAL DI

BRCCI Aprilie 2013 2

Organigrama BRCCI

Arhitect Consilier Cristian

Paşcalǎu

Consilier Comunicare Melania Pop

+ 1*

Consilier Financiar (Evaluări

Financiare) Cristina Toma

+ 1*

Consilier Financiar

(Contabilitate) Daniela Ţeicu

+ 1*

Şef BRCCI Post încă neocupat

Consilier Tehnic (Supraveghere)

Ovidiu Purdea Loredana Brihac Monica Mitrofan

Consilier Tehnic

(Administrativ) Raul Stroescu Dona Crişan

Consilier Juridic (contracte şi aspecte

juridice legate de proprietăţi)

Post încă neocupat

Direcţia Urbanism Director Executiv

Sorin Emilian Ciurariu

BRCCI Aprilie 2013 3

Cuprinsul Activităţilor Programului

Implementarea Proiectelor de Reabilitare

(în colaborare cu proprietarii)

Monitorizarea Programului și Raportare:

Raportare Internă; Raportare către Ministerul de Finanțe şi KfW

Promovarea Programului (Marketing):

Public țintă: toți cetățenii dar în special Asociațiile de Proprietari

și membrii acestora

Implementarea Programului

Implementarea Tehnică • Evaluarea Tehnică a clădirilor, consilierea

Asociațiilor de Proprietari și determinarea măsurilor de reabilitare

• Asistență la elaborarea Proiectului Tehnic • Asistență la implementarea procedurii de

atribuirea a contractelor • Supravegherea implementării proiectului de

Reabilitare

Implementarea Financiară • Evaluarea Financiară și Socială a proprietarilor și consilierea

proprietarilor și Asociațiilor de Proprietari • Informarea proprietarilor cu privire la contribuția financiară a

fiecărui proprietar • Managementul și administrarea Fondului de Dispunere al

Programului, a Fondului Revolving și a Proceselor de Transfer (Plata facturilor către firmele de construcții, monitorizarea plății contribuțiilor din partea proprietarilor)

Programul de Reabilitare a Monumentelor Istorice din Cartierele Istorice Iosefin, Fabric și Cetate din Timișoara, România

Adoptarea Deciziilor și Coordonarea Programului și Supervizare de către Comitetul

Director al Programului

BRCCI Aprilie 2013 1

1. INTRODUCERE

Primăria Timişoara implementează un program de reabilitare pentru proprietarii clădirilor istorice selectate în cartierele Iosefin, Fabric şi Cetate. Programul pune la dispoziţia proprietarilor de clădiri istorice eligibile şi a Asociaţiilor de Proprietari de astfel de clădiri istorice sprijin financiar pentru a-i încuraja şi a-i sprijini în ceea ce priveşte reabilitarea clădirilor lor istorice în conformitate cu capacităţile financiare ale acestora, dar şi cu standardele tehnice şi arhitecturale adecvate.

Scopul primordial al Programului de Reabilitare este acela de a sprijini proprietarii de imobile istorice în demersurile de reabilitare ale caselor şi proprietăţilor lor, creând astfel un impact pozitiv asupra condiţiilor de viaţă ale cetăţenilor din Timişoara . Proiectele individuale trebuie să fie fezabile pentru participanţi în cadrul condiţiilor prestabilite ale Programului şi implementate de aşa manieră, încât să minimizeze excluderile sociale ale diverselor categorii.

Un alt obiectiv ţintă este efectul pozitiv obţinut prin valorificarea potenţialului economic şi cultural al vechilor cartiere istorice. Astfel, unul dintre criteriile de selectare a imobilelor istorice include locaţia imobilului în zone centrale ale oraşului pentru a crea efecte vizibile, dar şi îmbunătăţiri de ordin economic şi turistic. De asemenea, în zone proeminente de importanţă culturală pot fi prezentate tehnici suplimentare de reabilitare pentru a crea efecte de multiplicare.

O finanţare iniţială pentru perioada 2012 – 2015, prevăzută pentru implementare a fost pusă la dispoziţie de Fondurile Germane de Cooperare prin KfW şi include un împrumut rambursabil de 3 milioane de EURO şi un grant de 2 milioane de EURO care vor fi utilizaţi pentru a sprijini proprietarii de imobile, în special proprietarii cu venituri reduse, în condiţii de finanţare favorabile.

BRCCI (Biroul de Reabilitare şi Conservare a Cartierelor Istorice), o unitate din cadrul Direcţiei de Urbanism a Primăriei este responsabilă pentru implementarea Programului în colaborare cu alte departamente din cadrul primăriei, cu proprietarii de imobile eligibile precum şi cu alte părţi implicate. Prezentul manual oferă informaţii cu privire la toate etapele procedurale pentru implementarea proiectului precum şi o documentaţie asupra documentelor proiectului, decizii, etc. Primele capitole ale acestui manual vor descrie condiţiile Programului şi vor detalia rolul şi organizarea unităţii de implementare, BRCCI.

• Capitolul 2 va stabili condiţiile Programului

• Capitolul 3 va descrie rolul BRCCI

• Capitolul 4 va detalia organizarea BRCCI

Punctul central al manualului va fi stabilirea unor linii directoare (cuprinzând toate etapele implementării) pentru elaborarea proiectelor individuale de reabilitare în cadrul Programului. Oricum, anumite activităţi ale Programului (precum procedurile de alocare a finanţărilor printr-un Fond de Dispunere, procedurile pentru comunicare şi marketing, dar şi proceduri pentru monitorizare şi raportare către KfW) trebuie derulate ca proceduri generale şi vor fi descrise separat. Figura de pe pagina următoare descrie cele mai importante activităţi ale Programului având în vedere trei aspecte distincte: implementarea, promovarea şi monitorizarea Programului. Aceste trei aspecte vor determina structura următoarelor capitole.

• Capitolul 5 prezintă procedurile pentru implementarea proiectelor individuale

• Capitolul 6 stabileşte procedurile pentru Fondul de Dispunere

• Capitolul 7 detaliază procedurile pentru comunicare şi marketing

• Capitolul 8 descrie procedurile pentru monitorizarea Programului

BRCCI Aprilie 2013 2

Acest Manual împreună cu Anexele sale a fost aprobat de Comitetul Director (în data de 17.04.2013), de Primarul Timişoarei (în data de XX.XX. 2013) şi KfW (în data de XX.XX. 2013) ca şi linii directoare interne pentru echipa din cadrul Primăriei. Manualul conţine toate procedurile şi reglementările pentru implementarea Programului de Reabilitare a Clădirilor Istorice din Cartierele Istorice Iosefin, Fabric şi Cetate din Timişoara, servind în acelaşi timp ca şi bază informaţională cu privire la Program pentru public.

În cazul în care vor fi necesare clarificări sau alte modificări, se va informa echipa BRCCI şi se va elabora o propunere care va fi prezentată spre adoptare Comitetului Director de iniţiator sau/şi de către BRCCI şi care va fi declinată spre aprobare Primarului şi KfW. BRCCI va furniza copii ale prezentului Manual în variantă editată sau ca şi fişier electronic către toate Departamentele şi Direcţiile din cadrul Primăriei implicate în implementarea Programului.

BRCCI va avea responsabilitatea verificării la intervale regulate (cel puţin anual) a validităţii Manualului şi a documentării tuturor sugestiilor şi deciziilor privind conţinutul Manualului şi al Anexelor sale.

BRCCI Aprilie 2013

Structura activităţilor

Implementarea Proiectelor de Reabilitare

(în colaborare cu proprietarii)

Monitorizarea Programului și Raportare:

Raportare Internă; Raportare către Ministerul de Finanțe și KfW

Promovarea Programului (Marketing):

Public țintă: toți cetățenii dar în special către Asociațiile de

Proprietari și membrii acestora

Implementarea Programului

Implementarea Tehnică • Evaluarea Tehnică a clădirilor, consilierea

Asociațiilor de Proprietari și determinarea măsurilor de reabilitare

• Asistență la elaborarea Proiectului Tehnic • Asistență la implementarea procedurii de

atribuirea a contractelor • Supravegherea implementării proiectului de

Reabilitare

Implementarea Financiară • Evaluarea Financiară și Socială a proprietarilor și consilierea

proprietarilor și Asociațiilor de Proprietari • Informarea proprietarilor cu privire la contribuția financiară a

fiecărui proprietar • Managementul și administrarea Fondului de Dispunere al

Programului, a Fondului Revolving și a Proceselor de Transfer (Plata facturilor către firmele de construcții, monitorizarea plății contribuțiilor din partea proprietarilor)

Programul de Reabilitare a Monumentelor Istorice din Cartierele Istorice Iosefin, Fabric și Cetate din Timișoar România

Adoptar Deciziilo Coordona Programu Superviza către Com

Director Program

BRCCI Aprilie 2013 4

2. FINANŢAREA ŞI CONDIŢIILE PROGRAMULUI

Structura şi condiţiile Programului au la bază conceptul de proiect agreat între Primăria Timişoara, Ministerul Finanţelor Publice din România şi KfW (Anexa 14 Istoria Programului, Anexa 13 Acordul Separat)

Figura următoare oferă o privire de ansamblu asupra fondurilor disponibile prin KfW şi asupra celor mai importante condiţii de finanţare ale Programului.

Structura finanţării şi condiţiile pentru fondurile KfW

Sumele menţionate mai sus reprezintă limitele maxime disponibile prin programul finanţat de KfW

Datorită caracterului specific al fondurilor alocate de KfW din partea Guvernului German, Primăria va transmite rapoarte periodice către KfW cu privire la dezvoltarea şi progresul Programului, utilizarea fondurilor şi atingerea obiectivelor Programului (vezi Anexa 2 a Acordului Separat în Anexa 13). Conform acordurilor încheiate, Primăria va obţine acceptul fără obiecţii al KfW cu privire la aspecte speciale precum modificări în cadrul procedurii de atribuire prin licitaţie a contractelor de valori mari, etc.

Fondurile puse la dispoziţie de Guvernul German prin KfW pentru Timişoara

1,25 mil. EUR

pentru servicii de consultanţă

+ 2,0 mil. EUR grant

pentru sprijinirea participanţilor/proprietarilor cu venituri reduse în cadrul Programului de Reabilitare

Împrumut de 3,0 mil. EUR pe o durată de 30 de ani, rambursarea începând

peste 10 ani dobânda de 2% la sold

0,25% taxă de angajament pentru sumele neutilizate

vor fi administrate de Primăria Timişoara / BRCCI şi vor fi utilizate după cum urmează

Fondul Dispunere (alocare progresivă prin KfW în funcţie de evolu�ia Programului)

50.000 EUR Cheltuieli pentru

auditarea Fondului de Dispunere

Grant de 1,95 mil. EUR + Împrumut de 3,0 mil. EUR

Fond de Sprijin Financiar pentru Reabilitarea Clădirilor Istorice (va fi implementat ca fond revolving)

• Finanţare pentru lucrări de reabilitare şi design-ul aferent în limita maximă de 250.000 EURO pentru clădiri istorice eligibile ai căror proprietari participă la Program

• Contribuţia proprietarilor individuali la aceste cheltuieli să se eşaloneze pe o perioadă de 10 ani (cu reduceri în funcţie de evaluarea veniturilor acestora – vezi condiţiile de mai jos)

• Primăria poate utiliza până la 30% din fondurile disponibile pentru reabilitarea clădirilor eligibile aparţinând Statului (există permisiunea expresă a BMZ pentru utilizarea sumei maxime de 700.000 EUR pentru reabilitarea Liceului Lenau ca proiect pilot )

• Cel puţin 20% din fonduri vor fi folosite pentru fiecare cartier al oraşului

+

BRCCI Aprilie 2013 5

2.1 Condiţiile Generale ale Programului

Condiţiile generale ale Programului sunt :

Suma maximă a sprijinului financiar pentru un proiect de reabilitare individual nu poate depăşi 250.000 EUR (cuantumul total al costurilor pentru un proiect poate depăşi limita maximă de finanţare dacă surplusul este acoperit direct de proprietari din alte surse de finanţare)

Acord de finanţare cu KfW pentru 30 de ani cu perioadă de graţie de 10 ani

2% acoperire de costuri în forma de cheltuieli de finanţare (contribuţii) pentru proprietari

Bugetul maxim al grant-ului este de 2 mil. EUR

Până la 30% din fondurile disponibile pot fi utilizate pentru reabilitarea clădirilor aflate în patrimoniul municipalităţii.

Minim 20% din fonduri se vor utiliza pentru reabilitarea de clădiri istorice din fiecare cartier.

BRCCI Aprilie 2013 6

2.2 Condiţii pentru Proprietari

Condiţiile relevante pentru proprietarii care doresc să participe la Program:

Finanţare: Primăria va furniza sprijin financiar pentru lucrările de reabilitare (excluzând

cheltuielile cu Proiectul Tehnic). Proprietarii vor contribui la costurile de finanţare ale Primăriei către KfW pe o perioadă

de 10 ani în funcţie de veniturile acestora la demararea proiectului (spre exemplu contribuţia participanţilor care beneficiază de sprijin la încălzire este mai redusă)

Este posibil ca proprietarii să achite direct lucrările de reabilitare beneficiind însă de serviciile de consultanţă ale BRCCI şi ale consultanţilor internaţionali în perioada participării la Program.

Limita maximă a sprijinului financiar este pentru un proiect individual este de 250.000 EUR (cuantumul total al costurilor pentru un astfel de proiect poate depăşi limita maximă de finanţare dacă surplusul este acoperit din alte surse de finanţare)

Condiţii de Eligibilitate: Clădirea este monument istoric în conformitate cu prevederile Legii 422, se situează în

zonele definite din Cartierele Cetate, Iosefin sau Fabric şi este inclusă pe Lista Prioritară

Este făcută Dovada Proprietăţii cu Extras de Carte Funciară. Nu există înregistrată nici o cerere nesoluţionată de restituire a proprietăţii la momentul

înregistrării în Program Toţi proprietarii clădirii s-au asociat într-o Asociaţie de Proprietari care are un

reprezentant legal Proprietarii trebuie să prezinte o garanţie ipotecară pentru valoarea contribuţiei lor

individuale. Alte Condiţii: Dovada venitului lunar per gospodărie poate fi făcută prin declaraţii de venit sau

declaraţii de impunere Se poate aduce dovada numărului de membri per gospodărie Toţi proprietarii semnează un Acord de Cooperare Preliminar şi sunt de acord să aplice

criteriile Programului în cadrul măsurilor de reabilitare Proprietarii acceptă să participe la Evaluările tehnice şi financiare care trebuie

elaborate pentru a verifica fezabilitatea unui proiect de reabilitare. Proprietarii care doresc sa determine cuantumul contribuţiei lor individuale în baza

situaţiei lor de venituri trebuie să parcurgă o Evaluare Socială realizată de Direcţia Socială în baza unei proceduri similare celei pentru obţinerea subvenţiei la încălzire

Toţi proprietarii vor semna un Acord Final de Cooperare care va confirma măsurile de reabilitare care se vor implementa şi va fixa regulile de elaborare a unui proiect tehnic.

Se vor semna Acorduri de Finanţare individuale cu fiecare participant (şi, după caz, Acorduri de Subvenţionare) care vor defini graficele de plăţi pentru fiecare participant.

BRCCI Aprilie 2013 7

2.3 Lucrări Eligibile

Următoarele măsuri pot fi implementate în cadrul proiectelor:

Toate lucrările trebuie să respecte Liniile Directoare pentru Reabilitarea Clădirilor Istorice din Timişoara (Anexa 18: Linii Directoare de Reabilitare)

2.4 Rolul BRCCI şi Principii Generale de Lucru

Misiunea prioritară a BRCCI este aceea de a asigura o realizare adecvată şi de succes a Programului. Acesta trebuie să sprijine implementarea proiectelor prin consiliere şi monitorizare continuă. Mai mult, obiectivul BRCCI va fi acela de a asigura o dezvoltare sustenabilă a Programului în viitor. Astfel, BRCCI va contribui la îmbunătăţirea condiţiilor de trai în imobilele participante la Program şi la eficientizarea utilizării potenţialului economic şi cultural al cartierelor istorice.

În ceea ce priveşte principiile etice şi metodele de lucru ale BRCCI care vor reflecta obiectivele Programului menţionate mai sus, dar şi în ceea ce priveşte misiunea şi viziunea; BRCCI va stabili un echilibru între implementarea multor proiecte de succes şi păstrarea orientării sociale a Programului.

Rolul BRCCI în cadrul Programului vizează următoarele aspecte:

Izolarea clădirii împotriva infiltrării apei Lucrări la structura de rezistenţă a clădirii Reabilitarea acoperişului Lucrări de tâmplărie la acoperiş Lucrări de reparaţie la hornuri şi cămine Lucrări de consolidare (ziduri exterioare, fundaţie) Lucrări la faţada clădirii Reparaţia şi înlocuirea ferestrelor Reparaţia porţilor Reparaţia balcoanelor şi arcadelor Demolarea anexelor la clădiri din curţi şi amenajarea spaţiilor comune Lucrări de izolaţie la acoperiş şi faţade cu respectarea standardelor de

protejare a monumentelor Istorice Reparaţii la casa scărilor şi intrarea în imobil Repararea sau modernizarea infrastructurii tehnice a spaţiilor comune

(burlane, reţea electric, reţele de gaz, apă, apă menajeră) Repararea sau modernizarea sistemelor comune de încălzire Dirigenţia de şantier pentru lucrările de construcţie

BRCCI Aprilie 2013 8

• Implementarea operaţională a Programului de Reabilitare

• Stabilirea şi controlul procedurilor financiare şi tehnice ale Programului

• Comunicarea cu departamentele municipalităţii implicate în proiect în vederea analizării şi optimizării proceselor.

• Garantarea unor standarde ridicate ale măsurilor de reabilitare.

• Organizarea lucrărilor şi soluţionarea problemelor ca reprezentant al municipalităţii

• BRCCI va fi motorul Programului care va asigura dezvoltarea acestuia de la perspectiva îngustă a unui proiect pilot (doar implementarea împrumutului KfW şi instituţionalizarea Programului) în direcţia unei perspective lărgite de viitor (atragerea de fonduri suplimentare şi determinarea sustenabilităţii Programului pe termen lung)

Mai jos sunt expuse unele dintre obiectivele pe care BRCCI trebuie să le realizeze în cadrul derulării Programului: Management eficient şi implementare operaţională a Programului de Reabilitare cu un

impact pozitiv vizibil asupra mediului economic şi cultural, dar şi asupra condiţiilor de trai ale locuitorilor cartierelor istorice din Timişoara,

Relaţii bune de cooperare cu celelalte departamente ale municipalităţii implicate în dezvoltarea Programului.

Utilizarea fondurilor de finanţare în cel mai eficient mod posibil care să asigure implementarea unui număr semnificativ de proiecte (cel puţin 15-20) într-o manieră adecvată din punct de vedere social şi care să creeze efecte vizibile pentru oraş.

Ocupanţii actuali ai apartamentelor reabilitate (la demararea proiectului) pot să îşi continue traiul în apartamente (evitarea gentrificării).

Atât populaţia cât şi clasele politice au dobândit un nivel optim de conştientizare a importanţei programului

Au fost identificate noi oportunităţi de finanţare care să permită o continuitate durabilă a programului.

BRCCI a dobândit o reputaţie solidă a ca şi expert credibil în probleme de reabilitare a monumentelor istorice . Echipa este bine cunoscută în tot oraşul.

Din punct de vedere al organizării interne, BRCCI a reuşit să implementeze o cultură corporatistă exemplară şi orientată către performanţa echipei.

BRCCI Aprilie 2013 9

3. ORGANIZAREA PROGRAMULUI

3.1 BRCCI

Ca şi departament al municipalităţii, BRCCI este subordonat Direcţiei de Urbanism din cadrul Primăriei. Organizarea internă a BRCCI este descrisă în figura următoare . Pentru descrierea posturilor aferente se va consulta Anexa 3: Fişa Postului

Organizarea BRCCI (valabilă în aprilie 2013*)

*După clarificarea aspectului cu privire la confirmarea d-rei Ţeicu în funcţia de Şef al BRCCI sau de Consilier Financiar (contabilitate) este necesară nominalizarea unei persoane pentru poziţia neocupată

Arhitect Consilier Cristian

Paşcalǎu

Consilier Comunicare Melania Pop

+ 1*

Consilier Financiar (Evaluări

Financiare) Cristina Toma

+ 1*

Consilier Financiar

(Contabilitate) Daniela Ţeicu

+ 1*

(Adjunct)Şef BRCCI Post încă neocupat

Consilier Tehnic (Supraveghere)

Ovidiu Purdea Loredana Brihac Monica Mitrofau

Consilier Tehnic

(Administrativ) Raul Stroescu Dona Crişan

Consilier Juridic (contracte şi aspecte

juridice legate de proprietăţi)

Post încă neocupat

Direcţia Urbanism Director Executiv

Sorin Emilian Ciurariu

BRCCI Aprilie 2013 10

3.2 Interacţionarea cu alte Direcţii ale Primăriei

Implementarea programului necesită implicare activă şi asistenţă din partea mai multor departamente din cadrul Primăriei. Următorul tabel relevă Direcţiile Primăriei implicate ca şi parteneri pentru BRCCI şi care vor sprijini implementarea programului.

Partenerii din cadrul Direcţiilor Primăriei

Direcţie Birou (Serviciu) Nume Poziţie

Urbanism Sorin Emilian Director Executiv

Economică

Haracicu Smaranda Director Executiv

Buget Steliana Stanciu Şef Serviciu

Buget Irina Timiş Consilier

Contabilitate Mariana Dumiriu Şef Birou

Contabilitate Daniela Antonie Consilier

UrmărireVenituri din Valorificarea Patrimonilui

Bogdan Dumitru Şef Birou

Achiziţii Publice Lavinia Alexandrescu Consilier

Dezvoltare Aurelia Junie Director Executiv

Juridică Juridic Cristian Marchis Consilier

Comunicare Comunicare Violeta Mihalache Consilier

Asistenţă Socială Comunitară

Maria Stoianov Director

Asistenţă Socială Comunitară

Gabriela Curuţ Director Adjunct

3.3 Consultanţă Internaţională

În perioada de implementare a Programului 2012-2015, BRCCI va fi sprijinit de o echipă de consultanţi internaţionali care îi vor acorda asistenţă în ceea ce priveşte dezvoltarea procedurilor Programului şi a capacităţilor în vederea implementării acestora. Mai mult, consultanţii vor asigura un control al calităţii din punct de vedere tehnic, financiar şi juridic, dar şi asistenţă în ceea ce priveşte supravegherea şi partea de arhitectură pentru a reduce şi minimiza riscurile Programului pentru toate părţile implicate.

BRCCI Aprilie 2013 11

Următorul tabel prezintă membrii echipei de consultanţă.

Echipa de Consultanţi

Echipa de Consultanţi Lot 1: Suport Instituţional Matthias Hitzel (Şef Echipă, Consultant Suport Instituţional) Dr Thomas Schiller (Adjunct Şef Echipă, Consultant Financiar) Karina Hornung (Consultant Financiar) începând cu 01.03 2013 Martin Wessely (Consultant Socio-Economic) până în 31.03.2013 Birgit Nölke (Consultant PR & Comunicare) Alice Serban (Consultant Juridic) Raluca Ciobanu (Consultant PR & Comunicare) Lot 2: Echipa de Asistenţă Arhitecţi Thorsten Spohler Şef Echipă, Arhitect Consultant Şef) Rudi Gräf (Arhitect Consultant Adjunct) Michael Engel (Arhitect, Consultant PR) Jochen Gauly (Consultant Training, Coordonare Arhitecţi ) Mihai Ordodi (Consultant Dirigenţie Şantier) Marius Pascariu (Consultant Dirigenţie Şantier) Victor Popovici, Brânduşa Havasi, Maja Baldea, Roxana Surca (Arhitecţi Consultanţi locali – Evaluare şi Raportare Tehnică)

BRCCI Aprilie 2013 12

4. IMPLEMENTAREA PROIECTELOR DE REABILITARE

Următoarele capitole vor descrie detaliat şi complet toate etapele procedurale care stau la baza unui proiect de reabilitare. Întregul proces este structurat în 8 etape ilustrate în graficele din capitolele următoare

Fiecare dintre etape este descrisă ulterior prin grafice detaliate precum şi printr-un tabel explicativ care prezintă responsabilităţile în ceea ce priveşte diferitele activităţi în cadrul BRCCI precum şi în cadrul celorlalte departamente implicate, dar şi asistenţa acordată acestora. Fiecare capitol include de asemenea o descriere narativă a sub-procedurilor.

Mai mult, tabelele aferente fiecărui capitol fac referire şi la toate documentele relevante în funcţie de diferitele sub-proceduri detaliate. Toate documentele aferente tuturor etapelor procedurale sunt prezentate în anexele aferente

Figura următoare descrie în mod simplificat ciclul complet al unui proiect. În cazul proiectelor în care Primăria este singurul proprietar sau proprietarul principal, vor apărea variaţii care vor fi indicate în etapele relevante ale procedurilor.

Figura următoare oferă o imagine de ansamblu asupra etapele majore ale implementării Programului. Toate etapele sunt detaliate distinct în următoarele capitole ale Manualului de Proceduri, fiecare capitol prezentând în detaliu activităţi, decizii relevante şi coordonare, dar şi responsabilităţi şi obligaţii pentru fiecare etapă.

Termenele prevăzute în partea stângă a figurii indică timpul mediu necesar pentru implementarea activităţilor în sarcina municipalităţii şi a BRCCI, făcând însă referire şi la timpul necesar pentru şedinţele Asociaţiilor de Proprietari, adoptarea deciziilor la nivel de asociaţie, implementarea etapelor administrative relevante şi obţinerea Autorizaţiilor de Construcţie respectiv a altor autorizaţii suplimentare.

BRRCCI

DDescriere proceduurală simplificată a

Aprilie 2013

a principalelor etaape ale implementtării Programului

133

MIRĂ

1 SE AU

tor

Bani după |

EI) |

32 luni |

* e RSS SEG Sg

IL

|n

Procedurile specifice pentru Fondel

Divine patura Citi

i

"|

n |.

Suprevaghera 1]

|[ cca

mul e e PR UE E Pee Pe e muie

„EHS PURA PI

ir dili i

ep

n etate set

SD

1 1 RA IRM

SIMI d vad VS UN PE

p VA |] GT

UE pe VCL ii

TU

1 a

onstrucție vin rantrart ună S-

Sr af duri €-

WI LIN Vp Sp

PA et BSP sie

IPB 83 |

dt d pd d |

Si (405 Pau DUBII

e TETIERE (eu

= PE PUPAT | Rp sdozuj

e egideoau IP& AD IMI IN

um ||.

luni

| Bacurasr ut

BRCCI Aprilie 2013 14

4.1 Informaţii, Accesare şi Acord Preliminar de Cooperare

4.1.1 Conţinut sumar

Prima etapă a unui proiect individual presupune primele discuţii de informare cu proprietarii interesaţi, iniţierea unui dialog care poate duce la încheierea Acordului Preliminar de Cooperare cu proprietarii. Acordul Preliminar de Cooperare reprezintă exprimarea interesului general al unui proprietar sau al unei asociaţii de proprietari în ceea ce priveşte participarea la Program şi prin semnarea acestuia, proprietarii se angajează să coopereze cu BRCCI şi Primăria pe parcursul următoarei faze a proiectului, dar şi să accepte Liniile Directoare pentru Reabilitarea Monumentelor Istorice din Timişoara. În baza acestui Acord, BRCCI va elabora o Evaluare Tehnică a clădirii, dar şi o Evaluare Financiară şi Socială a capacităţii financiare a proprietarului de a implementa măsurile de reabilitare în cadrul Programului. Prin acest Program finanţat de KfW, experţii finanţaţi de asemenea de KfW (vezi capitolul 4.4) vor elabora pentru BRCCI un număr de până la 100 de Evaluări Tehnice a unor clădiri eligibile. Acordul Preliminar de Cooperare nu include nici o obligaţie de natură financiară, astfel încât proprietarii nu sunt obligaţi să treacă la etapa de finanţare a proiectului de reabilitare. De asemenea, Acordul Preliminar de Cooperare nu obligă necondiţionat Primăria sau KfW să acorde finanţarea proiectului. Totuşi, termenul de valabilitate al unui Acord Preliminar de Cooperare este limitat la 6-9 luni timp în care trebuie semnat Acordul Final de Cooperare. Dacă este necesar şi adecvat, termenul de valabilitate al Acordului Preliminar de Cooperare poate fi prelungit până la o perioadă maximă de 12 luni în total.

4.1.2 Metoda de lucru

a) Primul contact: Dacă un proprietar sau o asociaţie de proprietari manifestă interes în ceea ce priveşte reabilitarea unei clădiri în cadrul Programului prin contactarea echipei BRCCI, Consilierul de Comunicare din cadrul BRCCI sau orice alt Consilier BRCCI – având în vedere că toţi consilierii sunt instruiţi să implementeze o întâlnire de contact în mod adecvat - va parcurge cu proprietarul informaţiile de ordin general.

Responsabilitate principală: Consilier Comunicare

Asistenţă: Arhitect Consilier, Consilieri Tehnici, Consilier Financiar, Consilier Juridic

Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client, grup training dinamic, experienţă în cadrul Programului şi Q&A )

b) Dialog de informare între proprietari şi BRCCI: Consilierul în probleme de Comunicare (sau orice alt Consilier BRCCI) va solicita adresa clădirii pentru a verifica dacă aceasta se află în arealul eligibil pentru Program (vezi cap. 2.2 şi Anexa 17 Lista Prioritară). În cazul în care clădirea nu se încadrează în arealul eligibil pentru Program, Consilierul BRCCI va prezenta totuşi proprietarului un material informativ succint cu privire la Program (Anexa 4A: Pliant Informaţii Generale) şi o copie a Broşurii Linii

Durată estimativă: până la 4-12 săptămâni (plus timpul necesar Asociaţiei de Proprietari în funcţie de procesele de adoptare a deciziilor)

BRCCI Aprilie 2013 15

Directoare pentru Reabilitarea Clădirilor Istorice din Timişoara (Anexa 17) şi va indica acestuia posibilităţile de cooperare fără acordare a sprijinului financiar pentru referinţe viitoare. Astfel se asigură furnizarea informaţiilor relevante pentru o reabilitare adecvată către toţi proprietarii interesaţi chiar dacă aceştia nu sunt eligibili pentru finanţare. Dacă clădirea se încadrează în parametrii de eligibilitate, etapa de consiliere va continua mai detaliat şi Consilierul în probleme de Comunicare va furniza proprietarului sau asociaţiei de proprietari alte materiale informative în formă tipărită cuprinzând termenii şi condiţiile programului şi informaţii procedurale (Anexa 4B Broşura Condiţiile Programului) expunând în cadrul discuţiei şi obiectivele, condiţiile şi procedurile Programului. În funcţie de tematica discuţiei, Consilierul în probleme de Comunicare va fi sprijinit de Arhitectul Consilier sau de Consilierul Financiar din cadrul BRCCI.

Responsabilitate principală: Consilier Comunicare

Asistenţă: Arhitect Consilier, Consilieri Financiari,

Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client, Q&A ), elaborarea de materiale informative

c) Întâlnire de informare cu proprietari Consilierul în probleme de Comunicare din cadrul BRCCI va invita toţi proprietarii individuali din cadrul asociaţiilor de proprietari la o întâlnire de informare. În cadrul acestei întâlniri, BRCCI va furniza invitaţilor mai multe informaţii (cu privire la proceduri şi contracte) şi, împreună cu proprietarii va elabora un grafic estimativ de implementare a proiectului lor. În baza acestor informaţii, asociaţia de proprietari va lua decizia de semnare a Acordului Preliminar de Cooperare şi va numi un Reprezentant Responsabil de Proiect (Anexa 1B Decizia de participare a Asociaţiei de Proprietari)

Responsabilitate principală: Consilier Comunicare

Asistenţă: Arhitect Consilier, Consilier Financiar, Consilier Tehnic, Consilier Juridic

Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client, Q&A ), elaborarea de materiale informative

d) Clarificări cu privire la cerinţele de participare: Consilierul în probleme de Comunicare va prezenta etapele, formularele şi documentele necesare pentru enunţarea intenţiei de participare la şi cooperare în cadrul Programului. Documentele şi formularele necesare sunt:

• Un chestionare de cooperare (Anexa 5A Chestionar de Participare) care va fi completate împreună cu Asociaţia de Proprietari

• O decizie a asociaţiei de proprietari cu privire la semnarea Acordului Preliminar de Cooperare (conform Legii 230/2007 ) în forma enunţată în Anexa 1 B: Decizia de Participare a Asociaţiei de Proprietari

• Un Extras de Carte Funciară la zi (nu mai vechi de 4 săptămâni). Extrasul de Carte Funciară este un document standard, uşor de obţinut. Având în vedere că documentul este unul oficial, acesta este valabil fără autentificare notarială.

Responsabilitate principală: Consilier Comunicare

Asistenţă: Arhitect Consilier, Consilier Financiar

BRCCI Aprilie 2013 16

Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client), elaborarea de chestionare

e) Verificarea eligibilităţii: După primirea, respectiv actualizarea tuturor documentelor în cazul Cererilor existente, Consilierul Financiar (Evaluare Financiară) din cadrul BRCCI va verifica dacă toate criteriile de eligibilitate ale Programului menţionate la cap. 2.2 (şi în Anexa 4B Broşura Condiţiile Programului) sunt îndeplinite şi pot fi probate. Consilierul Financiar (Evaluare Financiară) va verifica cu Arhitecţii Consultanţi dacă mai este posibilă o Evaluare Tehnică gratuită (numărul maxim de Evaluări Tehnice finanţate de KfW până cel târziu la finalul anului 2015 este de aprox. 100). În cazul în care situaţie o impune, Consilierul Financiar (Evaluare Financiară) va fi sprijinit în această etapă de ceilalţi Consilieri din cadrul BRCCI. Încă de acum se poate preconiza că numărul de Evaluări Financiare va fi în continuă creştere, devenind astfel necesară completarea echipei BRCCI cu noi Consilieri Financiari. Orice neclarităţi intervin, vor trebuii clarificate împreună cu proprietarii şi soluţionarea argumentată cu documente relevante. De asemenea, dacă situaţia impune, se va face o verificare şi de către Arhitectul Consilier (împreună cu Arhitecţii Consultanţi) cu privire la includerea în criteriul de eligibilitate a unei clădiri care nu se găseşte pe Lista Prioritară (cf Anexa 16: Lista Prioritară). În acest caz este necesar acceptul fără obiecţii din partea KfW şi a Comitetului Director înainte de orice altă acţiune.

Responsabilitate principală: Consilierul Financiar (Evaluare Financiară)

Asistenţă: Arhitect Consilier,Consilier Comunicare/ Financiar, Consilier Juridic

Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client, criterii eligibilitate ), asistenţă juridică

f) Acordul Preliminar de Cooperare Imediat ce documentaţia este completă şi eligibilitatea generală a proiectului este confirmată, Şeful BRCCI va pregăti Acordul Preliminar de Cooperare (Anexa 1A: Acord Preliminar de Cooperare) pentru asociaţia de proprietari respectivă. Acordul Preliminar de Cooperare este validat din partea Primăriei prin semnarea acestuia de către Şeful BRCCI. Şeful BRCCI va fi autorizat de Comitetul Director şi în mod explicit şi de Directorul responsabil, Dl. Ciurariu, să semneze Acordul Preliminar de Cooperare în numele Primăriei. Această autorizare trebuie să fie întocmită după aprobarea Manualului de Proceduri în Consiliul Local şi înainte de semnarea primului Acord Preliminar de Cooperare

Responsabilitate principală: Şef BRCCI

Asistenţă: Consilier Comunicare

Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client, înţelegerea cerinţelor, a rolului şi impactului Acordului Preliminar de Cooperare), asistenţă juridică

g) Analiza Acordului Preliminar de Cooperare de către Asociaţia de Proprietari: După întocmirea Acordului Preliminar de Cooperare, asociaţia de proprietari poate revizui documentul şi adopta o decizie internă de continuare cu următorii paşi ai Programului de Reabilitare sau de sistare a acestuia. Decizia va fi anexată Acordului Preliminar de

BRCCI Aprilie 2013 17

Cooperare (Anexa 1B: Decizia de Participare a Asociaţiei de Proprietari) şi în baza acesteia, reprezentantul asociaţiei de proprietari poate valida Acordul Preliminar de Cooperare prin semnătură.

Responsabilitate principală: Asociaţia de Proprietari

Asistenţă: Consilierul Comunicare, Şeful BRCCI

Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client, înţelegerea cerinţelor, a rolului şi impactului Acordului Preliminar de Cooperare), asistenţă juridică

h) Iniţierea Evaluării Fezabilităţii (tehnice) După semnarea Acordului Preliminar de Cooperare, Expertul în Comunicare va informa Arhitecţii Consilieri din cadrul BRCCI în vederea demarării evaluării tehnice.

Responsabilitate principală: Arhitect Consilier

Asistenţă: Consilier Comunicare

Consultanţă: Coordonarea arhitecţilor consultanţi locali pentru realizarea Evaluării Tehnice

i) Iniţierea Evaluării Fezabilităţii (financiare şi sociale): După semnarea Acordului Preliminar de Cooperare, Consilierul de Comunicare va informa Consilierii Financiari ai BRCCI în vederea demarării procedurilor de evaluare financiară şi, după caz şi solicitare din partea proprietarilor individuali, de evaluare socială.

Responsabilitate principală: Consilieri Financiari (Evaluare Financiară)

Asistenţă: Consilier Financiar (Contabilitate), Consilier Comunicare

Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client, cunoştinţe cu privire la problematici şi opţiuni adiacente - spre exemplu distribuirea costurilor între proprietari, condiţii de finanţare în cadrul Programului, modele financiare) şi furnizarea unui model financiar.

BRCCI Aprilie 2013 18

Tabelul şi Figura 1: Informaţii, Aplicare şi Acordul Preliminar de Cooperare

BRCCI Aprilie 2013 19

4.2 Evaluarea fezabilităţii tehnice, financiare şi sociale

4.2.1 Conţinut sumar

Cea de a doua etapă majoră a procedurii vizează evaluarea tehnică, financiară şi socială pentru a determina fezabilitatea proiectelor individuale de reabilitare.

Evaluarea tehnică include o expertizare a deteriorărilor şi a cauzelor acestora, prioritizarea măsurilor de reabilitare necesare în funcţie de cauzele identificate ale degradărilor şi o primă estimare a costurilor în baza unei liste de preţuri pentru lucrări de reabilitare şi materiale – listă cu o vechime mai mică de 6 luni. Toate aceste informaţii sunt obţinute în strânsă colaborare cu proprietarii. Lista de preţuri a va actualizată de Supraveghetorul Tehnic al Lotului 2 şi de Supraveghetorul Tehnic al BRCCI

Evaluarea financiară va determina dacă proiectul de reabilitare analizat este fezabil din perspectivă financiară.

Cele trei variabile semnificative pentru Evaluarea Financiară sunt

1. estimarea preliminară de costuri din cadrul Evaluării Tehnice,

2. capacităţile financiare individuale ale proprietarilor şi

3. cotele de proprietate individuale ale acestora din imobil.

În baza acestora se va elabora o propunere pentru un pachet financiar viabil de măsuri de reabilitare şi sprijinul financiar aferent va fi pregătit pentru alocare. Această propunere va include şi sugestii de distribuire a costurilor între proprietarii individuali precum şi informaţii confidenţiale pentru fiecare proprietar cu privire la sprijinul financiar disponibil şi contribuţiile individuale la costurile de finanţare a Programului în funcţie de veniturile individuale – cu respectarea Condiţiilor Programului. Ca şi cerinţă de bază, participanţii la Program trebuie să aibă în vedere o garanţie ipotecară în favoarea municipalităţii pe durata de rambursare a contribuţiilor individuale (maxim 10 ani) în vederea garantării finanţării.

În funcţie de situaţia veniturilor pentru fiecare proprietar, se va realiza după caz o Evaluare Socială de către Direcţia Socială din cadrul Primăriei care va fi structurată în baza aceleiaşi proceduri ca şi evaluarea pentru acordarea subvenţiei la încălzire, subvenţie acordată cetăţenilor români cu venituri reduse în baza Legii 70/2011. Proprietarii deja cuprinşi în evidenţele Direcţiei Sociale şi care primesc subvenţia la încălzire devin automat eligibili şi pentru calcularea calcului nivelului lor de contribuţie ca nivel mediu sau redus în funcţie de clasa de venituri la care se încadrează (s. Error! Reference source not found.). În cazul în care un proprietar nu a aplicat pentru obţinerea subvenţiei la încălzire şi totuşi consideră că este eligibil, acesta poate aplica pentru obţinerea subvenţiei la încălzire în intervalul octombrie - martie sau poate aplica pentru o evaluare preliminară din partea Direcţiei Sociale în lunile rămase. BRCCI poate furniza informaţii de bază şi consiliere cu privire la cerinţele pentru

Durată estimativă: până la 8-12 săptămâni (în funcţie de numărul de participanţi şi procese de decizie ale Asociaţiei de Proprietari)

BRCCI Aprilie 2013 20

aplicarea pentru subvenţia la încălzire, dar informaţii detaliate şi consiliere în acest sens se vor obţine de la Direcţia Socială.

În final, cele trei evaluări vor fi sistematizate într-un Raport Consolidat de Evaluare care va detalia măsurile tehnice fezabile, costurile totale estimate şi contribuţiile financiare individuale ale participanţilor şi care va fi prezentat asociaţiei de proprietari şi înaintat Comitetului Director pentru evaluări suplimentare după obţinerea aprobării proprietarilor în ceea ce priveşte dimensionarea măsurilor de reabilitare (Anexa 6A: Raport Consolidat de Evaluare). Este importantă îndepărtarea tuturor informaţiilor private sau confidenţiale din raport.

În cadrul implementării finanţărilor KfW pentru Program, până la 100 de Evaluări Tehnice si asistenţa experţilor internaţionali vor fi puse în mod gratuit la dispoziţia asociaţiilor de proprietari. Acelaşi lucru este valabil şi pentru Evaluările Sociale şi Financiare derulate de BRCCI şi Primărie în cazul clădirilor pentru care Evaluarea Tehnică este gratuită.

În cazul Proiectelor Publice, este necesară doar o Evaluare Tehnică. Se va omite atât Evaluarea Socială cât şi cea Financiară.

4.2.2 Modalitate de lucru

Întâlnirea de Informare

a) Întâlnirea de informare va fi organizată de reprezentantul asociaţiei de proprietari în colaborare cu Consilierul pe probleme de Comunicare. În conformitate cu prevederile Legii 230/2007, Art 23, aceasta va fi anunţată în formă scrisă şi afişată în interiorul imobilului cu 7 zile în avans, inclusiv tematicile de dezbătut. O copie a notificării de anunţ va fi predată către reprezentantul asociaţiei de proprietari şi se va anexa ulterior Acordului Preliminar de Cooperare în momentul semnării acestuia. Anunţul va include ziua, ora şi locaţia întâlnirii, scopul acesteia, deciziile care trebuie adoptate şi condiţiile principale ale Programului. În cadrul întâlnirii, Consilierul Financiar şi Arhitectul Consilier vor explica succint Procedurile de Evaluare Tehnică, Financiară şi Socială şi se va stabili un termen de elaborare a acestor evaluări. Tot în cadrul acestei întâlniri se stabilesc termenele pentru următoarele întâlniri cu Asociaţia de Proprietari pentru 1) prezentarea Raportului de Evaluare Consolidat şi 2) adoptarea deciziilor cu privire la etapele următoare. În cele ce urmează, accesul consultanţilor în imobil pentru realizarea Evaluării Tehnice este coordonat împreună cu reprezentantul asociaţiei de proprietari. Pentru fiecare imobil, BRCCI va desemna o echipă formată dintr-un Consilier Tehnic şi un Consilier Financiar care vor asista la elaborarea evaluărilor şi vor deveni pe viitor persoane de contact ale BRCCI pentru respectiva Asociaţie de Proprietari.

Responsabilitate principală: Consilieri Financiari, Arhitecţi Consilieri

Asistenţă: Consilier Comunicare, Arhitect Consilier Administrativ

Consultanţă: Consultanţă în domeniul arhitecturii (Evaluare Tehnică) training (comunicare, arhitectură)

BRCCI Aprilie 2013 21

Evaluarea tehnică a) Implementarea Evaluării Tehnice : Evaluarea Tehnică este realizată de Arhitectul

Consultant desemnat (asistat de Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI) în termen de 1- 2 luni după întâlnirea de informare (în funcţie de dimensiunile şi starea clădirii). Evaluarea Tehnică se limitează la spaţiile comune ale imobilului (construcţii şi/sau instalaţii) aşa cum sunt acestea definite de Hotărârea de Guvern Nr. 1588/2007 în conformitate cu prevederile Legii 230/2007 (vezi Anexa 15C) şi Statutul / Regulamentul Asociaţiei de Proprietari (după cum este specificat în această Hotărâre de Guvern – Anexa 15C) şi va face referire la lista de măsuri de reabilitare eligibile (vezi cap. 2.3). Accesul la părţile comune ale imobilului cu trecere prin părţile private (apartamente) trebuie să fie asigurat pentru reprezentantul Asociaţiei de Proprietari şi echipa de experţi a BRCCI dacă este solicitat cu 5 zile în avans. Un model adecvat de document va fi furnizat de BRCCI (vezi Anexa). Evaluarea Tehnică se desfăşoară la faţa locului şi include:

• Evaluarea şi prioritizarea deteriorărilor vizibile

• Determinarea cauzelor pentru deteriorările existente

• Determinarea şi prioritizarea măsurilor care se impun pentru eliminarea deteriorărilor existente

• Elaborarea unei estimări de cost pentru măsurile de reabilitare şi definirea tranşelor de costuri pentru a permite adoptarea deciziilor prioritare în ceea ce priveşte măsurile de reabilitare

• Costul total al proiectului (inclusiv costuri neprevăzute)

În timpul evaluării tehnice sunt luate în considerare inclusiv opiniile proprietarilor în vederea definirii rezonabile a măsurilor şi costurilor de reabilitare. Evaluarea este documentată de Arhitectul Consultant local desemnat într-un Raport Tehnic detaliat (Anexa 6B: Raport de Consultanţă TehnicăError! Reference source not found.) care include un deviz estimativ.

Responsabilitate principală: Arhitect Consultant (local)

Asistenţă: Arhitect Consilier, Consilier Tehnic (administrativ)

Consultanţă: Consultanţă în domeniul arhitecturii (Evaluare Tehnică) training (comunicare, arhitectură)

b) Controlul calităţii evaluării: După întocmirea Evaluării Tehnice de către arhitecţii consultanţi locali, Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI (asistat de Arhitectul Şef Internaţional sau de adjunctul acestuia) verifică evaluarea în termen de 10 zile în ceea ce priveşte eventuale completări necesare dar şi a stabilirii plauzibilităţii costurilor, a măsurilor şi a prioritizării (Anexa 6D: Proces Verbal de Aprobare a Raportului de Consultanţă Tehnică). Arhitectul Consilier va întocmi un Raport Tehnic Succint (Anexa 6C: Raport Succint de Evaluare Tehnică) care va fi prezentat împreună cu Evaluarea Tehnică şi va constitui parte din Raportul de Evaluare Consolidat . Calitatea evaluării este confirmată prin semnătură de către Arhitectul Şef Internaţional sau de către adjunctul acestuia si, după finalizarea implicării KfW, prin semnătură de către Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI. Raportul Succint de Evaluare Tehnică şi

BRCCI Aprilie 2013 22

Procesul Verbal de Aprobare vor fi prezentate Comitetului Director. Raportul Succint de Evaluare include propuneri pentru pachetele de măsuri în funcţie de prioritate şi estimările de costuri pentru pachetele de măsuri şi de activităţile de proiect recomandate care stau la baza acestora..

Responsabilitate principală: Arhitectul Consultant Şef, Arhitect Consultant Adjunct

Asistenţă: Arhitect Consilier, Arhitect Consultant Administrativ

Consultanţă: consultanţă în arhitectură, training (controlul calităţii în arhitectură)

BRCCI Aprilie 2013 23

Evaluarea Financiară Obiectivul principal este acela de a identifica capacităţile de finanţare (şi disponibilitatea) atât a Asociaţiei de Proprietari ca entitate, dar şi a proprietarilor individuali în baza unei analize a capacităţilor individuale de contribuire la costurile de finanţare ale Programului şi/sau de participare directă la costurile de reabilitare.

a) Obţinerea documentelor necesare:

În această etapă BRCCI va solicita următoarele documente:

- de la Preşedintele Asociaţiei de Proprietari sau de la un alt reprezentant al acesteia

1. o listă cuprinzând persoanele de contact pentru toţi proprietarii dacă aceasta nu a fost încă predată la dosar (vezi Anexa 6F)

2. Extras de Carte Funciară pentru a evalua părţile din construcţie deţinute de proprietarii individuali.

3. Cartea Imobilului pentru confirmarea numărului de membrii ai fiecărei gospodării

- de la fiecare proprietar individual şi de la toţi membrii gospodăriei acestuia:

1. Declaraţie de venituri oficială, declaraţie de impunere sau declaraţie bancară (determinate după caz) pentru a obţine informaţii tangibile şi credibile despre capacităţile de finanţare individuale ale fiecărui membru al gospodăriei

2. Copii după cărţile de identitate sau certificatele de naştere pentru o nouă verificare a numărului de membrii din fiecare gospodărie

Dacă Extrasele de Carte Funciară şi Cartea Imobilului pot fi furnizate de către Preşedintele Asociaţiei de Proprietari, colectarea şi furnizarea celorlalte informaţii necesare cade în sarcina proprietarilor individuali.

În baza acestei listei de contacte obţinute, proprietarii individuali vor fi contactaţi de către Consilierii Financiari din cadrul BRCCI, care vor colecta toate documentele lipsă. În vederea protejării datelor cu caracter personal, toate documentele relevante vor fi colectate în mod individual, nefiind permis accesul membrilor asociaţiei de proprietari la acestea. Aceste documente vor fi depozitate în fişiere în cadrul BRCCI şi utilizate doar în scopul acestui program. După perioada de recuperare, aceste documente vor fi distruse de Consilierii Financiari din cadrul BRCCI

Responsabilitate principală: Consilier Financiar (Evaluare Financiară)

Asistenţă: Consilier Financiar (Contabilitate), Consilier Comunicare, Consilier Juridic

Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client, analiza legală a documentelor)

b) Interviuri financiare: Consilierul Financiar (Evaluare Financiară) şi Consilierul Financiar (Contabilitate) vor organiza câte un interviu cu fiecare proprietar individual în parte completând cu această ocazie un scurt chestionar (Anexa 6L: Chestionar de Evaluare Financiară) pentru a evalua nivelul de venit al fiecărei gospodării participante în baza costurilor de trai lunare şi a priorităţilor financiare (proiectate pentru următorii

BRCCI Aprilie 2013 24

10 ani) care vor determina bugetul disponibil pentru proiect . Informaţiile obţinute cu ocazia interviului vor fi comparate cu informaţiile cuprinse în documentele primite la dosar în vederea obţinerii unei imagini clare în ceea ce priveşte capacităţile individuale de finanţare. După caz, informaţiile relevante vor fi reverificate sau vor fi solicitate documente suplimentare pentru probarea capacităţii financiare a proprietarilor. Obiectivul principal este acela de a identifica capacitatea (şi disponibilitatea) proprietarilor individuali de a contribui la costurile de finanţare ale Programului şi/sau de a contribui direct la costurile de reabilitare şi de a informa proprietarii individuali de posibilitatea unui sprijin financiar în cadrul Programului (sau de alte scheme adiţionale de finanţare). Pe perioada de derulare a Programului este posibilă identificarea de scheme adiţionale de finanţare care vor fi evaluate de echipa BRCCI, în urma acestei evaluări existând posibilitatea de recomandare a lor către Comitetului Director în vederea includerii în Manualul de Proceduri în măsura în care acestea sunt fezabile şi conforme cu Condiţiile Programului.

Responsabilitate principală: Consilier Financiar (Evaluare Financiară), Consilier Financiar (Contabilitate)

Asistenţă: Consilier Comunicare,

Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client, analiza legală)

c) Luarea în considerare a Evaluării Sociale: Unul dintre obiectivele interviului este acela de a identifica eligibilitatea participantului pentru un sprijin de nivel mediu sau redus la costurile proiectului în baza veniturilor realizate de acesta. În acest sens, Consilierul Financiar (Evaluare Financiară) verifică dacă venitul unui participant se încadrează în categoriile de venit stabilite pentru alocarea sprijinului la încălzire (vezi tabelul de mai josError! Reference source not found.). Dacă e cazul, Consilierul Financiar (Evaluare Financiară / Contabilitate) va prezenta participantului opţiunea Evaluării Sociale şi cu acceptul acestuia va iniţia Evaluarea Socială derulată de Direcţia de Asistenţă Socială Comunitară.

Responsabilitate principală: Consilier Financiar (Evaluare Financiară),)

Asistenţă: Consilier Financiar (Contabilitate), Consilier Comunicare,

Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client, analiza documentelor)

d) Consiliere Financiară: După întocmirea devizului de costuri în cadrul Evaluării Tehnice, Consilierul Financiar (Evaluare Financiară) va introduce variabilele în Software-ul Financiar Administrativ (FAT) al BRCCI şi va prezenta proprietarilor individuali scenariile posibile de finanţare (Anexa 6N: Software de Evaluare Financiară). În acest sens, Consilierul Financiar (Evaluare Financiară) este sprijinit de Consilierul Financiar (Contabilitate). În cazul în care eligibilitatea pentru o participare redusă la costuri a fost deja confirmată în această etapă prin Evaluarea Financiară, subvenţionarea poate fi introdusă în modelul estimativ. Această etapă de consiliere are de asemenea obiectivul familiarizării participanţilor cu Acordurile de Finanţare potenţiale, dar şi cu cerinţele specifice ale acestora (ipotecă, garanţie bancară) după cum este specificat în cap. 4.5. Întregul proces de consiliere financiară se va derula într-o manieră confidenţială prin interviuri private.

Responsabilitate principală: Consilier Financiar (Evaluare Financiară)

BRCCI Aprilie 2013 25

Asistenţă: Consilier Financiar (Contabilitate), Consilier Comunicare,

Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client, modele financiare)

e) Raportul de Evaluare Financiară: Rezultatele Evaluării Financiare vor fi centralizate de Consilierul Financiar (Evaluare Financiară) într-un Raport de Evaluare Financiară (Anexa 6M: Raport de Evaluare Financiară pentru Proprietari Individuali) care va detalia cerinţele estimate de finanţare precum şi capacităţile fiecărui participant individual la un proiect. Rezultatul evaluării se concretizează în determinarea cuantumului maxim al contribuţiei la costuri pe care un proprietar este dispus şi capabil să îl accepte. Acest rezultat va fi inclus (fără vreo referire la schema de contribuţie aplicabilă proprietarului individual) în Raportul Centralizator de Evaluare Financiară aferent Asociaţiei de Proprietari. Raportul Centralizator de Evaluare Financiară a proprietarilor va constitui parte a Raportului Consolidat de Evaluare. Având în vedere că disponibilitatea de finanţare şi capacităţile de participare e posibil să nu fie întotdeauna congruente, Raportul de Evaluare Financiară va oferi proprietarilor posibilitatea de a analiza şi discuta diferite scenarii în vederea identificării unei distribuiri corecte şi optime a costurilor de reabilitare.

Responsabilitate principală: Consilier Financiar (Evaluare Financiară)

Asistenţă: Consilier Financiar (Contabilitate)

Consultanţă: Training (elaborarea raportului, modele financiare)

BRCCI Aprilie 2013 26

Evaluarea Socială a) Informaţii: În urma identificării proprietarilor participanţi cu venituri reduse în cadrul

interviurilor financiare, Consilierul Financiar (Evaluare Financiară) din cadrul BRCCI va comunica acestora posibilitatea participării cu o cotă redusă din nivelul cheltuielilor determinată pentru participanţii la Program cu venituri reduse şi va furniza informaţii în ceea ce priveşte condiţiile de eligibilitate şi procedurile specifice necesare.

Responsabilitate principală: Consilier Financiar (Evaluare Financiară)

Asistenţă: Consilier Financiar (Contabilitate), Consilier Comunicare,

Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client, aspecte socio- economice)

b) Confirmarea eligibilităţii pentru contribuţii medii sau reduse la cuantumul costurilor de reabilitare: Dacă un participant a confirmat obţinerea subvenţiei pentru încălzire, Consilierul Financiar (Evaluare Financiară) din cadrul BRCCI va contacta Direcţia de Asistenţă Socială Comunitară. Directorul Adjunct al Direcţiei de Asistenţă Socială Comunitară. Directorul va verifica participantul în baza de date şi va confirma sau respinge această cerere printr-un scurt raport adresat BRCCI (în termen de 3 zile). În cazul în care raportul (vezi Anexa 6O: Raport de Evaluare Socială) este favorabil, participantul devine eligibil pentru o participare medie sau redusă la cuantumul costurilor de reabilitare datorită veniturilor sale reduse. Evaluare Socială va lua în considerare doar veniturile obţinute de respectivul proprietar la momentul evaluării. Eventuale modificări a situaţiei veniturilor după semnarea Acordului Final de Cooperare nu vor fi luate în considerare.

Responsabilitate principală: Director Adjunct Direcţie de Asistenţă Socială Comunitară

Asistenţă: Consilier Financiar (Evaluare Financiară / contabilitate), Consilier Comunicare,

Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client)

c) Cerere nouă pentru accesarea subvenţiei la încălzire (Octombrie –Martie ): În cazul în care un participant nu a accesat sprijinul pentru încălzire dar consideră că ar fi eligibil, acesta poate aplica independent (dar nu este obligat la acest demers) la Direcţia de Asistenţă Socială Comunitară pentru obţinerea subvenţiei la încălzire în perioada Octombrie – Martie. Direcţia de Asistenţă Socială Comunitară va derula în acest caz procedura de aplicare şi va transmite confirmarea acceptării pentru acordarea subvenţiei la încălzire pentru respectivul participant către BRCCI pentru a fi luată în considerare în calculul contribuţiei financiare la Proiectul de Reabilitare (vezi Anexa 6O: Raport de Evaluare Socială).

Responsabilitate principală: Director Adjunct Direcţie de Asistenţă Socială Comunitară

Asistenţă: Consilier Financiar (Evaluare Financiară / contabilitate), , Consilier Comunicare,

Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client)

BRCCI Aprilie 2013 27

d) Aplicare pentru o Evaluare Financiară informală = verificarea unei eligibilităţi fictive pentru accesarea sprijinului pentru încălzire (Martie - Octombrie ): În conformitate cu prevederile Legii 70/2011, Direcţia de Asistenţă Socială Comunitară poate procesa cereri pentru obţinerea subvenţiei la încălzire doar în perioada octombrie – martie. În celelalte luni din an (martie - octombrie), proprietarii care doresc să îşi verifice eligibilitatea pentru o participare redusă la cuantumul costurilor de finanţare pot aplica pentru o Evaluare Socială informală. Pentru aceasta, ei trebuie să depună documentele necesare obţinerii subvenţiei la încălzire (Anexa 6X: Formular de Aplicare pentru Obţinerea Subvenţiei la Încălzire) la BRCCI iar Consilierii Financiari (Evaluare Financiară / Contabilitate) vor colecta aceste documente şi le vor transmite către Direcţia de Asistenţă Socială Comunitară. Directorul Adjunct al Direcţiei de Asistenţă Socială Comunitară va elabora o Evaluare Socială estimativă în baza categoriilor de venit aplicabile pentru accesarea subvenţiei la încălzire şi va transmite un raport către BRCCI (Anexa 6O: Raport de Evaluare Socială).pentru cazul în care participantul se încadrează în categoriile de venit eligibile pentru accesare subvenţiei pentru încălzire. În baza acestor informaţii, Consilierul Financiar va determina categoria de contribuţie la costurile de reabilitare pentru respectivul proprietar.

Responsabilitate principală: Consilier Financiar, Director Adjunct Direcţie de Asistenţă Socială Comunitară

Asistenţă: Consilier Financiar(Evaluare Financiară), Consilier Juridic, Consilier Comunicare,

Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client, economie socială, analiza juridică)

Schema de contribuţie şi procedura de rambursare pentru proiectele publice (în acest caz proprietarul este municipalitatea) sunt administrate direct de Serviciul de Buget din cadrul Direcţiei Economice. Alţi proprietari publici (precum autorităţi naţionale sau regionale, biserici, etc) sunt trataţi ca şi proprietari comerciali sau privaţi eligibili pentru contribuţie integrală la costurile de finanţare ale Programului.

BRCCI Aprilie 2013 28

Subvenţia la încălzire şi Categorii pentru Sprijin Financiar*

Categorie Categorii de venit per capita Subvenție la

încălzire Sprijin Financiar Program Reabilitare

1 Individ < 155 lei

contribuție redusă: dacă un participant primeşte 10.000 EURO

sprijin financiar rambursabil în 10 ani, acesta va contribui cu 120 de rate lunare de 9,34 EUR

Familie < 155 lei

2 Individ < 155 lei

Familie < 155 lei

3 Individ 155,1 ‐ 210 lei

Familie 155,1 ‐ 210 lei

4 Individ 210,1 ‐ 260 lei

Familie 210,1 ‐ 260 lei

5 Individ 260,1 ‐ 310 lei

Familie 260,1 ‐ 310 lei

6 Individ 310, 1 ‐ 355 lei

Familie 310, 1 ‐ 355 lei

7 Individ 355,1 ‐ 425 lei

Familie 355,1 ‐ 425 lei

8 Individ 425, 1 ‐ 480 lei

Familie 425, 1 ‐ 480 lei

contribuție medie: dacă un participant primeşte 10.000 EUR sprijin

financiar rambursabil în 10 ani, acesta va contribui cu 120 de rate lunare de 28,02 EUR

9 Individ 480,1 ‐ 540 lei

Familie 480,1 ‐ 540 lei

10 Individ 540,1 ‐ 615 lei

Familie 540,1 ‐ 615 lei

11 Individ 615,1 ‐ 786 lei

Familie 615,1 ‐ 786 lei

12 Individ 786,1 ‐ 1082 lei

13 Familie > 786 lei contribuție integrală: dacă un participant primeşte 10.000 EUR sprijin

financiar rambursabil în 10 ani, acesta va contribui cu 120 de rate lunare de 93,41 EUR

14 Individ > 1082 lei

*Toţi participanţii trebuie să achite o contribuţie la costurile de finanţare ale Programului (pentru a acoperi costurile de finanţare ale împrumutului KfW). Contribuţiile proprietarilor cu venituri mici sunt reduse la o schemă de contribuţie redusă sau medie în funcţie de categoria de venit la care aceştia se încadrează.

BRCCI Aprilie 2013 29

Consolidarea Evaluării Tehnice, Financiare şi Sociale a) Raportul Consolidat de Evaluare: După întocmirea tuturor evaluărilor necesare pentru

un proiect, Consilierul Financiar (Evaluare Financiară) şi Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI împreună cu Expertul Financiar Şef şi Arhitectul Şef Internaţional vor discuta rezultatele evaluărilor şi le vor consolida într-un singur raport (Anexa 6A: Raport Consolidat de Evaluare). Raportul va conţine o propunere pentru măsurile de reabilitare care vor fi implementate în baza priorităţilor şi a capacităţilor financiare ale proprietarilor. Raportul Consolidat de Evaluare va conţine de asemenea şi un deviz de costuri pentru proiectul tehnic, proiect finanţat de asociaţia de proprietari fără subvenţionare din partea Programului.

Responsabilitate principală: Consilier Financiar (Evaluare Financiară), Arhitect Consilier

Asistenţă: Consilier Financiar (Contabilitate), Consilier Tehnic (administrativ),

Consultanţă: financiară, arhitectură

b) Prezentarea Raportului Consolidat de Evaluare Asociaţiei de Proprietari: Raportul Consolidat de Evaluare va fi prezentat şi discutat în detaliu cu Asociaţia de Proprietari înainte de a fi transmis către Comitetul Director pentru aprobare. Asociaţia de Proprietari va confirma acceptul de transmitere a raportului printr-o decizie care va fi anexată. Între măsurile de reabilitare propuse şi capacităţile de finanţare ale proprietarilor trebuie identificat un echilibru de aşa natură încât proiectul să fie fezabil atât din punct de vedere tehnic, cât şi din perspectivă financiară. Pentru aceasta, Consilierul în probleme de Comunicare din cadrul BRCCI va coordona o întrunire cu Asociaţia de Proprietari. În cadrul acestei şedinţe Arhitectul Consilier va prezenta asociaţiei de proprietari evaluarea degradărilor şi cauzele acestora, dar şi măsurile de reabilitare care se impun în paralel cu o estimare a costurilor acestora. Consilierii Financiar desemnaţi (Evaluare Financiară, Contabilitate) vor prezenta rezultatele Evaluărilor Financiare (nu şi a Evaluărilor Sociale!) care vor include de asemenea scenarii de finanţare fezabile în funcţie de măsurile de reabilitare prioritare şi de capacităţile de finanţare aferente asociaţiei de proprietari respective. Este important ca datele financiare cu caracter personal şi confidenţial ale proprietarilor să nu fie făcute publice în cadrul Asociaţiei de Proprietari. Asociaţia de Proprietari va discuta aceste propuneri cu BRCCI (şi cu experţii dacă este necesar) şi va adopta o decizie (preferabil în termen de o lună) de acceptare sau respingere a Evaluării Consolidate şi a propunerii de proiect aferente. În paralel, Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI şi Arhitecţii Consultanţi vor asista asociaţia de proprietari în demersurile acesteia pentru obţinerea Certificatului de Urbanism, document care precede Autorizaţia de Construcţie pentru măsurile de reabilitare stabilite (Sub Anexa 6 A : Cerere pentru Obţinerea Certificatului de Urbanism). Certificatul de Urbanism va fi transmis către BRCCI de reprezentantul Asociaţiei de Proprietari. În cadrul întrunirii, membrii asociaţiei de proprietari vor primi informaţii detaliate şi consiliere cu privire la necesitatea şi cerinţele cuprinse în Proiectul Tehnic (vezi capitolul 5.4) şi se vor familiariza cu formularele tip pentru Cererea de Licitaţie pentru atribuirea Proiectului Tehnic. (Anexa 7A – Solicitare de Licitaţie pentru atribuirea Proiectului Tehnic şi a Serviciilor de Asistenţă Tehnică)

Responsabilitate principală: Consilier Financiar (Evaluare Financiară), Arhitect Consilier

Asistenţă: Consilier Financiar (Contabilitate), Consilier Tehnic (Administrativ),

Consultanţă: financiară, arhitectură, training (comunicare, arhitectură), completarea documentelor.

BRCCI Aprilie 2013 30

c) Luarea în considerare a sugestiilor Asociaţiei de Proprietari : În cazul în care Asociaţia de Proprietari are diferite sugestii cu privire la măsurile de reabilitare propuse sau cu privire la alocarea costurilor, Consilierii Financiari (Evaluare Financiară/Contabilitate) şi Arhitectul Consilier vor continua să coordoneze dialogul cu aceasta pentru a asigura adoptarea unei propuneri unanime care să poată fi încorporată în Raportul de Evaluare Consolidat şi prezentată Comitetului Director în vederea adoptării unei decizii de către acesta. În acest sens este foarte importantă respectarea condiţiilor Programului şi explicarea cerinţelor necesare pentru obţinerea aprobării din partea Comitetului Director către Asociaţia de Proprietari. Pe toată durata de implementare a Programului finanţat de KfW, Rapoartele Consolidate de Evaluare vor trebui contrasemnate de ambii Şefi de Echipă ai celor două echipe de Consultanţi Internaţionali pentru a confirma fezabilitatea proiectului. În cazul în care Evaluarea Consolidată nu se finalizează cu un proiect fezabil fie din cauza deciziei proprietarilor, fie din cauza aspectelor financiare sau tehnice neconforme , proiectul va fi stopat sau amânat (pentru o reverificare ulterioară dacă aceasta este solicitată de Asociaţia de Proprietari şi aprobată de Comitetul Director).

Responsabilitate principală: Consilier Financiar (Evaluare Financiară), Arhitect Consilier

Asistenţă: Consilier Financiar (Contabilitate), Consilier Tehnic (Administrativ),

Consultanţă: financiară, arhitectură

d) Consiliere suplimentară: În funcţie de rezultatul general al evaluării proiectului (Evaluare Tehnice, Socială, Financiară) şi de existenţa Certificatului de Urbanism, Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI precum şi Consultanţii Internaţionali vor continua consilierea cu privire la completarea documentaţiei de licitaţie pentru atribuirea Proiectului Tehnic şi a serviciilor de asistenţă tehnică de către Arhitectul Responsabil al Proprietarilor. De asemenea, proprietarii vor primi câte un pliant informaţional (Anexa 4B: Broşura Condiţiile Programului) cu privire la procedura de obţinere a Autorizaţiei de Construcţie.

Responsabilitate principală: Arhitect Consilier

Asistenţă: Arhitecţi Consultanţi

Consultanţă: financiară, arhitectură, training (comunicare, arhitectură).

e) Schiţarea şi analizarea Acordului Final de Cooperare cu proprietarii: După ce s-a ajuns la un consens cu Asociaţia de Proprietari în ceea ce priveşte un posibil scenariu pentru implementarea şi finanţarea măsurilor de reabilitare, Consilierii Financiari (Evaluare Financiară /Contabilitate), Arhitectul Consilier şi Consilierul Juridic din cadrul BRCCI vor întocmi o versiune preliminară a Acordului Final de Cooperare (vezi Anexa 1C: Acord Final de Cooperare) care trebuie prezentată Asociaţiei de Proprietari, analizată şi coordonată cu aceasta.

Responsabilitate principală: Consilier Financiar (Evaluare Financiară/ Contabilitate), Arhitect Consilier, Consilier Juridic

Asistenţă: Consilier Tehnic (Administrativ),

Consultanţă: financiară, arhitectură, asistenţă juridică

f) Transmiterea Raportului Consolidat de Evaluare către Comitetul Director: Consilierul Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI va transmite Raportul Consolidat de Evaluare către toţi membrii Comitetului Director cu cel puţin 5 zile înainte de şedinţa de aprobare împreună cu toate comentariile / deciziile ulterioare adoptate de Asociaţia de Proprietari. Nu va fi inclusă în raport sau transmisă către Comitetul Director nici o

BRCCI Aprilie 2013 31

informaţie cu privire la situaţia financiară privată a proprietarilor cu excepţia cotelor de participare la distribuirea costurilor şi a valorilor contribuţiilor individuale (excepţie fac datele / documentele transmise anterior către Şeful Direcţiei Sociale în vederea întocmirii Evaluării Sociale ). Comitetul Director va primi doar o indicaţie centralizată cu privire la cuantumul contribuţiei proprietarilor la coturile Programului ca şi nivel redus, mediu sau integral de contribuire (Vezi Anexa 6A: Raport Consolidat de Evaluare pentru Comitetul Director).

Responsabilitate principală: Consilier Financiar (Evaluare Financiară/ Contabilitate)

Asistenţă: Consilier Financiar (Evaluare Financiară/ Contabilitate), Arhitect Consilier, Arhitect Consilier Administrativ, Consilier Comunicare

Consultanţă: Comunicare, coordonare

BRCCI Aprilie 2013 32

Tabelul & Figura 1: Evaluarea Fezabilităţii

BRCCI Aprilie 2013 33

4.3 Analiza Evaluării de către Comitetul Director şi Acordul Final de Cooperare

4.3.1 Conţinut sumar

Aprobarea proiectelor individuale va fi realizată de Comitetul Director în cadrul întrunirii acestuia în baza Rapoartelor de Evaluare. După aprobarea unui proiect sub aspect al dimensiunilor financiare şi tehnice, se va semna un Acord Final de Cooperare între Primărie şi Asociaţia de Proprietari . Acest Acord Final de Cooperare va defini dimensiunea măsurilor de reabilitare implementate cu sprijin financiar în cadrul Programului. Acordul Final de Cooperare atestă faptul că Primăria acceptă întocmirea Acordurilor de Finanţare pentru participanţi şi va aloca pentru aceştia sprijinul financiar în condiţiile în care fiecare proprietar se obligă să participe la costurile de finanţare ale Programului suportate de municipalitate în concordanţă cu situaţiile individuale de venit (vezi Condiţiile Programului).

O cerinţă suplimentară pentru încheierea Acordurilor de Finanţare cu proprietarii privaţi (vezi şi cap. 4.5) este aceea a elaborării de către Asociaţia de Proprietari a unui Proiect Tehnic adecvat pentru reabilitarea imobilului.

Totuşi, Acordul Final de Cooperare nu garantează obţinerea finanţării pentru proiect din fondurile alocate Programului în cazul în care Proiectul Tehnic nu va permite o implementare fezabilă şi în lipsa încheierii Acordului de Finanţare. Nici proprietarii nu au nici o obligaţie cu privire la proiect în această etapă.

Datorită alocării de fonduri din bugetul municipalităţii în favoarea asociaţiei de proprietari, proprietarii individuali vor trebui să accepte participarea la procedura de achiziţie publică în vederea atribuirii contractelor finanţate în tot sau in parte din Fondurile Programului.

Pentru a asigura o implementare eficientă a programului, perioada de valabilitate a Acordului Final de Cooperare va fi limitată a 12 luni în care trebuie să fie demarate lucrările de construcţie pentru reabilitarea clădirii (nu este suficientă demararea dirigenţiei de şantier)

Pentru Proiectele Publice, evaluarea Comitetului Director va fi scurtată. Trei proiecte publice au fost selectate şi prioritizate de Primărie. Totuşi se va obţine o aprobare din partea KfW pentru Evaluarea Tehnică.

4.3.2 Metoda de lucru

a) Invitaţia, pregătirea şi desfăşurarea generală şi documentarea întrunirilor Comitetului Director (vezi cap. 8) Şeful BRCCI coordonează întrunirea şi ordinea de zi a întrunirii Comitetului director cu membrii Comitetului Director şi îi va informa pe aceştia cu privire la tematici ale întrunirii în funcţie de interesele acestora. În paralel, acesta va pregăti o variantă preliminară a Procesului Verbal de Aprobare pentru întrunire. (Anexa 6D: Proces Verbal de Aprobare a Raportului de Consultanţă Tehnică)

Responsabilitate principală: Şef BRCCI

Durata estimativă: până la 4-6 săptămâni

(în funcţie de procesele decizionale ale Asociaţiei de Proprietari)

BRCCI Aprilie 2013 34

Asistenţă: Consilier Financiar , Arhitect Consilier, Consilier Comunicare

Consultanţă: Training(comunicare, organizarea şi documentarea şedinţelor)

b) Transmiterea Raportului de Evaluare către Comitetul Director: Înaintea următoarei întruniri, Consilierul Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI va transmite Raportul Consolidat de Evaluare împreună cu ordinea de zi a întâlnirii tuturor membrilor Comitetului Director. Raportul Consolidat de Evaluare stă la baza deciziei Comitetului Director cu privire la dimensiunea măsurilor de reabilitare propuse prin proiect şi a sprijinul financiar acordat fiecărui proprietar (Anexa 6A: Raport Consolidat de Evaluare pentru Comitetul Director)

Responsabilitate principală: Şef BRCCI

Asistenţă: Consilier Financiar(Contabilitate) , Arhitect Consilier, Consilier Comunicare, Şef BRCCI

Consultanţă: Training(comunicare, organizarea şi documentarea şedinţelor)

c) Prezentarea proiectelor: În cadrul şedinţei Comitetului Director, Arhitectul Consilier şi Consilierii Financiari (Evaluare Financiară / Contabilitate) din cadrul BRCCI vor prezenta proiectul Comitetului Director care va analiza proiectul sub aspectul priorităţii şi fezabilităţii tehnice şi financiare.

Responsabilitate principală: Arhitect Consilier, Consilier Financiar (Evaluare Financiară / Contabilitate)

Asistenţă: Consilier Comunicare, Consilier Juridic, Consilieri Tehnici,

Consultanţă: Training (comunicare, pregătirea prezentării)

d) Aprobarea proiectelor: Dacă proiectul este aprobat de Comitetul Director (în conformitate cu drepturile de vot detaliate la cap. 7.2), această decizie va fi argumentată în Procesul Verbal al Şedinţei Comitetului Director (Anexa 2B: Model Proces Verbal al Comitetului Director) elaborat de Şeful BRCCI care trebuie semnat de toţi membrii Comitetului Director prezenţi la şedinţă. Pentru aprobarea finală a acestei etape a proiectului, Raportul Consolidat de Evaluare şi Procesul Verbal al Comitetului Director vor fi transmise către Primar şi KfW în vederea obţinerii acceptului fără obiecţii din partea acestora.

Responsabilitate principală: Şef BRCCI

Asistenţă: Consilier Financiar (Evaluare Financiară / Contabilitate), Arhitect Consilier, Consilier Comunicare, membrii Comitetului Director

Consultanţă: Training (comunicare, pregătirea procesului verbal / Anexa 2B, date suplimentare aşa cum sunt ele solicitate de Comitetul Director, participarea reprezentanţilor KfW)

e) Revizuirea Evaluărilor: Dacă un proiect nu este aprobat, dar dacă interesul proprietarilor în implementarea proiectului se menţine, Arhitectul Consilier şi Consilierul Financiar (Evaluare Financiară / Contabilitate), vor analiza dacă proiectul mai este fezabil în anumite condiţii (măsuri, costuri, scheme finanţare). Evaluările vor fi revizuite în consecinţă de către Arhitectul Consultant şi Consilierul Financiar (Contabilitate) şi rediscutate într-o altă întrunire a Comitetului Director.

Responsabilitate principală: Arhitect Consilier , Consilier Financiar (Evaluare Financiară / Contabilitate)

BRCCI Aprilie 2013 35

Asistenţă:, Consilier Tehnic, Consilier Adjunct Comunicare,

Consultanţă: Training (comunicare, analiză financiară)

f) Acordul Final de Cooperare: După aprobarea oficială a proiectului de către Comitetul Director, se întocmeşte Acordul Final de Cooperare (Anexa 1C: Acord Final de Cooperare) de către Şeful BRCCI şi se transmite către Asociaţia de Proprietari. Acordul Final de Cooperare va fi semnat de Preşedintele Asociaţiei de Proprietari, ca reprezentant legal al acesteia şi de Primarul Timişoarei. Acordul Final de Cooperare va conţine o detaliere exactă a dimensiunilor măsurilor de reabilitare în conformitate cu Evaluarea Tehnică şi va descrie următoarele etape ale implementării care pot fi iniţiate în baza unui Proiect Tehnic adecvat executat de Asociaţia de Proprietari (Acorduri de Finanţare, achiziţii publice). Asociaţia de Proprietari este obligată să contracteze un arhitect calificat utilizând un model de licitaţie furnizat de BRCCI şi să finanţeze Proiectul Tehnic din fonduri proprii. Acordul Final de Cooperare va obliga proprietarii să accepte procedura de achiziţie publică pentru selectarea furnizorilor de servicii şi lucrări pentru proiect. Acesta va intra în vigoare doar după ce fiecare proprietar va fi semnat Acordul Individual de Finanţare respectiv la data atribuirii/semnării primului contract de execuţie a lucrărilor de construcţie sau de prestare a serviciilor de dirigenţie de şantier. În vederea informării adecvate a proprietarilor, Acordul Final de Cooperare va include ca anexă un model de contract pentru elaborarea Proiectului Tehnic respectiv pentru serviciile de asistenţă tehnică din partea unui Arhitect Responsabil al Asociaţiei de Proprietari, un model de contract pentru dirigenţia de şantier a lucrărilor de reabilitare, respectiv un model de contract pentru execuţia lucrărilor de reabilitare. Toate părţile contractante vor trebui să respecte Liniile Directoare pentru Reabilitarea Clădirilor Istorice din Timişoara (vezi Anexa 17). Acordul Final de Cooperare va intra în vigoare doar după acceptarea finală a Proiectului Tehnic şi semnarea Acordurilor de Finanţare cu proprietarii individuali deoarece finanţarea proiectului precum şi fezabilitatea tehnică şi financiară a acestuia depind în mare măsură de rezultatele Proiectului Tehnic. Totuşi, prin semnarea Acordului Final de Cooperare, proprietarii obţin garanţia că finanţarea proiectului lor a fost alocată şi va fi disponibilă după clarificarea tuturor aspectelor legate de dimensionarea măsurilor de reabilitare descrise în Proiectul Tehnic, semnarea tuturor Acordurilor Financiare şi atribuirea contractelor de execuţie a lucrărilor de construcţie (vezi cap. 4.4.1 - h şi 4.6.2 - d)

Responsabilitate principală: Şef BRCCI

Asistenţă: Consilier Comunicare, Consilier Juridic

Consultanţă: Training (comunicare, elaborarea Acordului, consultanţă juridică)

g) Sprijin în contractarea Proiectului Tehnic: După semnarea Acordului Final de Cooperare, Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI şi Arhitecţii Consultanţi vor sprijini Asociaţia de Proprietari în ceea ce priveşte contractarea arhitecţilor pentru elaborarea Proiectului Tehnic. BRCCI va pune la dispoziţia asociaţiei de proprietari o listă de arhitecţi calificaţi şi va consilia asociaţia de proprietari în procesul de selectare a arhitectului. Proprietarul / Asociaţia de Proprietari are libertatea de a alege orice arhitect atestat de Ordinul Arhitecţilor şi care dispune de o licenţă profesională validă. Nu se va recomanda un arhitect anume. Totuşi, având în vedere că proiectele derulate în cadrul acestui Program necesită o expertiză deosebită şi că nivelul calitativ înalt al Proiectului Tehnic este de importanţă crucială pentru implementarea proiectului, BRCCI şi Consultanţii Internaţionali vor sprijini selectarea arhitecţilor de către Asociaţia de

BRCCI Aprilie 2013 36

Proprietari, cu toate că Proiectul Tehnic nu beneficiază de finanţare prin Program. Este important de menţionat însă că BRCCI nu este îndreptăţit să influenţeze decizia Asociaţiei de Proprietari cu privire la contractarea arhitectului. BRCCI se va asigura însă că proprietarii au înţeles necesitatea unui Proiect Tehnic adecvat pentru a putea evita întârzierile sau pierderile financiare datorate calităţii neconforme a Proiectului Tehnic.

Responsabilitate principală: Arhitect Consilier,

Asistenţă: Arhitecţi Consultanţi, Consilier Tehnic (administrativ),

Consultanţă: Training (comunicare, pregătirea contractelor, controlul calităţii)

BRCCI Aprilie 2013 37

Tabelul şi Figura 3 Evaluarea Comitetului Director şi Acordul Final de Cooperare

BRCCI Aprilie 2013 38

4.4 Proiectul Tehnic

4.4.1 Conţinut sumar

Proiectul Tehnic defineşte cu exactitate măsurile detaliate de reabilitare ca fundament pentru obţinerea Autorizaţiei de Construcţie pentru proiect (Anexa 15H: Legea 50/1991 pentru autorizarea construcţiilor, Anexa 15G: Legea 10/1995 privind calitatea construcţiilor). Contractarea Proiectului Tehnic este în sarcina Asociaţiei de Proprietari iar membrii acesteia pot atribui acest proiect unui arhitect la alegerea lor. Totuşi, contractarea Proiectului Tehnic este completată de o serie de recomandări şi consiliere din partea BRCCI pentru proprietari în conformitate cu Liniile Directoare ale Măsurilor de Reabilitare (Anexa18: Linii Directoare pentru Reabilitarea Clădirilor Istorice din Timişoara) pentru a evita costurile suplimentare pentru asociaţia de proprietari şi pentru a asigura calitatea corespunzătoare a Proiectului Tehnic. Aceste Linii Directoare sunt anexate Acordului Preliminar de Cooperare. BRCCI pune la dispoziţia Asociaţiei de Proprietari inclusiv modele de contract – inclusiv program şi alte detalii - în baza cărora vor fi contractaţi arhitecţii pentru elaborarea Proiectului Tehnic, ca şi condiţie premergătoare obţinerii sprijinului financiar pentru implementarea proiectului. Contractele (Anexa 7B: Model de Contract de Proiectare şi Asistenţă TehnicăError! Reference source not found.) obligă arhitecţii la respectarea anumitor standarde precum şi la realizarea Proiectului Tehnic în strânsă colaborare cu Arhitecţii Consultanţi şi BRCCI în cadrul unei limite de timp prestabilite,

Costurile pentru Proiectul Tehnic nu sunt finanţate din fondurile puse la dispoziţie de KfW şi trebuie achitate de Asociaţia de Proprietari. Proiectul Tehnic trebuie aprobat de Arhitecţii Consultanţi pentru ca proiectul să continue. Prin urmare calitatea Proiectului Tehnic trebuie asigurată cu orice mijloace, pentru a determina corelarea dintre măsurile propuse şi obiectivele proiectului de reabilitare. În acest sens, BRCCI va pune la dispoziţia proprietarilor linii directoare şi va consilia proprietarii astfel încât calitatea să fie asigurată pe tot parcursul elaborării Proiectului Tehnic. În cazul în care devizul de costuri din Proiectul Tehnic depăşeşte valorile enunţate în Evaluarea Tehnică, diferenţele vor fi discutate în cadrul şedinţei asociaţiei de proprietari şi necesită aprobarea acesteia. Dacă diferenţa de valoare depăşeşte 15%, proiectul necesită reaprobare din partea Consiliului Director şi a KfW.

În cazul Proiectelor Publice, Proiectul Tehnic va fi finanţat din fonduri separate ale municipalităţii. În cazul diferenţelor de cost faţă de Evaluarea Tehnică proiectul trebuie reaprobat de Primar şi KfW.

4.4.2 Modalitate de lucru

a) Furnizarea de formulare pentru licitaţia electronică asociaţiei de proprietari: Proprietarilor la va fi pus la dispoziţie şi explicat un formular tip pentru cererea de licitaţie (Anexa 7A : Cerere de Licitaţie pentru atribuirea Proiectului Tehnic). La cererea Asociaţiei de Proprietari, Arhitectul Consilier va furniza acestora informaţii suplimentare cu privire la aspecte semnificative (spre exemplu servicii oferite de arhitecţii contractaţi, competenţe speciale necesare în cazul clădirilor

Durată estimativă: până la 6 luni

(dacă Proiectul Tehnic există deja, până 2 luni)

Suplimentar pentru obţinerea Autorizaţiei de Construcţie

(în funcţie de calitatea de monument a imobilului): 2-3 luni

BRCCI Aprilie 2013 39

istorice, necesitatea supravegherii şantierului de către arhitecţi, etc) ce vor trebui luate în considerare la fundamentarea deciziei de contractare a unui arhitect. De asemenea, Arhitectul Consilier va răspunde tuturor întrebărilor pe aceste teme formulate de proprietari.

Responsabilitate principală: Arhitect Consilier,

Asistenţă: Consilier Tehnic (administrativ),

Consultanţă: Arhitectul Şef sau adjunctul acestuia, cerinţe specifice legate de procesul de licitare a proiectului Tehnic, contractare, controlul calităţii

b) Evaluarea ofertelor pentru Proiectul Tehnic: După confirmarea eligibilităţii unui proiect de către Comitetul Director în baza Raportului Consolidat de Evaluare (inclusiv după obţinerea acceptului fără obiecţii din partea Primarului) şi după semnarea Acordului Final de Cooperare, Arhitectul Consilier va sprijini Asociaţia de Proprietari acordând consiliere şi suport în ceea ce priveşte evaluarea ofertelor pentru elaborarea Proiectului Tehnic.

Responsabilitate principală: Arhitect Consilier

Asistenţă: Consilier Tehnic (administrativ),

Consultanţă: Contractare (controlul calităţii)

c) Sprijinirea întocmirii contractelor: Înainte de semnarea contractului pentru elaborarea Proiectului Tehnic, varianta preliminară de contract (vezi Anexa 7B: Model de Contract Proiectare şi Asistenţă Tehnică) şi cerinţele pentru proiectarea tehnică vor fi explicate de Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI şi de Arhitectul Consultant Şef şi adjunctul acestuia Asociaţiei de Proprietari. Aceştia vor sprijin de asemenea Asociaţia de Proprietari prin furnizarea de informaţii relevante către arhitecţii responsabili cărora le-a fost atribuit Proiectul Tehnic. Rezultatul acestei consilieri va fi consemnat într-un proces verbal semnat de Arhitecţii Consultanţi, de reprezentantul Asociaţiei de Proprietari şi de arhitecţii cărora le-a fost atribuit Proiectul Tehnic (Anexa 7C: Evaluarea Intermediară a Proiectului Tehnic).

Responsabilitate principală: Arhitect Consilier

Asistenţă: Consilier Tehnic (Administrativ),Consilier Juridic

Consultanţă: Contractare (controlul calităţii)

d) Controlul calităţii contractelor: Înainte de semnarea contractului între proprietari şi arhitecţii contractaţi pentru realizarea pentru elaborarea Proiectului Tehnic, acesta trebuie depus la BRCCI pentru controlul final al calităţii. Contractul preliminar va fi verificat de Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI şi de către Arhitecţii Consultanţi Şefi sub aspectul conformităţii cu modelul de contract furnizat, dar şi sub aspectul duratei de execuţie şi al conţinutului. Contractul trebuie depus în copie la BRCCI imediat după semnare şi va mai fi verificat încă o dată pentru conformitate cu varianta preliminară acceptată.

Responsabilitate principală: Arhitect Consilier

Asistenţă: Consilier Tehnic (administrativ)

Consultanţă: Contractare (controlul calităţii)

e) Consiliere pe parcursul elaborării Proiectului Tehnic: Pe parcursul elaborării proiectului tehnic, Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI şi Arhitecţii Consultanţi Internaţionali vor consilia în mod obligatoriu arhitecţii cărora le-a fost atribuit Proiectul Tehnic din punct de vedere al soluţiilor tehnice adoptate, etc. Se va realiza cel puţin o evaluare intermediară de către Arhitectul Consultant Şef şi adjunctul acestuia / de Arhitectul Consilier la solicitarea acestora.

BRCCI Aprilie 2013 40

Întrebările sau problemele vor fi consemnate de Arhitectul Consilier şi de Arhitecţii Consultanţi Şefi (Anexa 7C: Evaluarea Intermediară a Proiectului Tehnic), astfel încât eventuale litigii să fie evitate din timp.

Responsabilitate principală: Arhitect Consilier

Asistenţă: Arhitecţi Consultanţi internaţionali

Consultanţă: Training (controlul calităţii)

f) Controlul calităţii proiectului Tehnic: Varianta finală a Proiectului Tehnic va trebui să treacă de controlul final al calităţii exercitat de Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI cu sprijinul Arhitecţilor Consultanţi Şefi. Rezultatul acestei verificări va fi documentat într-un raport scurt care va descrie calitatea măsurilor propuse, estimarea costurilor şi planificarea lucrărilor (Anexa 7D: Evaluare Finală Proiect Tehnic). De asemenea, Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI şi Arhitectul Consultant Şef sau adjunctul acestuia vor verifica dacă Proiectul Tehnic este conform cu Liniile Directoare pentru Reabilitarea Monumentelor Istorice din Timişoara (Anexa17: Linii Directoare pentru Măsurile de Reabilitare a Clădirilor Istorice din Timişoara) şi dacă acesta respectă cerinţele şi standardele impuse de reabilitarea prudentă a monumentelor istorice. Eventuale devieri de la Evaluarea Tehnică în ceea ce priveşte costurile şi măsurile de reabilitare vor trebui argumentate de arhitecţii cărora le-a fost atribuit Proiectul Tehnic şi justificate în detaliu. În cazul în care aceste devieri sunt justificate, este posibilă redimensionarea / realocarea măsurilor de reabilitare în cadrul aceluiaşi buget aprobat pentru asociaţia de proprietari respectivă (cu excepţia cazului în care asociaţia de proprietari este dispusă să crească cuantumul împrumutului rambursabil sau să susţină costurile adiţionale din alte surse de finanţare (acest lucru este necesar în cazul în care costurile totale ale proiectului depăşesc 250.000 EUR).

Responsabilitate principală: Arhitectul Consultant Şef şi adjunctul acestuia dar se va accentua treptat implicarea Arhitectului Consilier

Asistenţă: Consilier Tehnic (Administrativ), arhitectul proprietarilor

Consultanţă: Training (controlul calităţii)

g) Revizuirea Proiectului Tehnic – dacă e cazul : În cazul în care Proiectul Tehnic nu trece Controlul Calităţii, acesta trebuie revizuit de arhitecţii contractaţi de proprietari, cărora le-a fost atribuit Proiectul Tehnic în conformitate cu recomandările formulate de Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI şi de Arhitecţii Consultanţi Şefi. După revizuire, Proiectul Tehnic trebuie depus din nou pentru controlul calităţii.

Responsabilitate principală: Arhitectul Proprietarilor, Arhitect Consilier

Asistenţă: Consilier Tehnic (Administrativ)

Consultanţă: Training (controlul calităţii)

h) Informarea proprietarilor şi reavizarea din partea Comitetului Director: În cazul devierilor justificate ale costurilor cuprinse în Proiectul Tehnic prin comparaţie cu Evaluarea Tehnică, este posibilă ajustarea dimensiunilor măsurilor de reabilitare în conformitate cu bugetul disponibil pentru Asociaţia de Proprietari respectivă (dacă asociaţia de proprietari nu este de acord cu o ajustare bugetară). Devierile peste 15% trebuie reavizate de Comitetul Director (şi de primar şi KfW) putând astfel creşte cuantumul sprijinului financiar şi implicit şi contribuţia proprietarilor. În cazul în care costurile totale ale proiectului depăşesc nivelul de 250.000 EUR, costurile suplimentare vor trebui acoperite de proprietari prin plăţi directe.

Responsabilitate principală: Arhitect Consilier

BRCCI Aprilie 2013 41

Asistenţă: Consilier Tehnic (administrativ)

Consultanţă: Training (controlul calităţii)

i) Obţinerea Autorizaţiei de Construcţie: În cazul în care Proiectul Tehnic este aprobat de toţi partenerii (BRCCI, Controlul Calităţii, Asociaţia de Proprietari, Comitetul Director şi alte foruri dacă e cazul) Asociaţia de Proprietari va putea depune cererea pentru obţinerea Autorizaţiei de Construcţie la Direcţia de Urbanism a Primăriei (Anexa 7E: Cerere pentru Obţinerea Autorizaţiei de Construcţie). Responsabilitatea cu privire la obţinerea Autorizaţiei de Construcţie aparţine Asociaţiei de Proprietari care va beneficia de sprijinul arhitecţilor contractaţi de aceasta. În cazul în care Autorizaţia de Construcţie nu poate fi obţinută din cauza proiectării eronate sau din cauza unor erori profesionale , Proiectul Tehnic va trebui revizuit de către arhitecţii cărora acesta le-a fost atribuit conform prevederilor contractului de proiectare. Poate exista şi situaţia în care prin Autorizaţia de Construcţie sunt impuse anumite modificări la Proiectul Tehnic. Aceste modificări trebuie coordonate şi luate în considerare la implementarea proiectului împreună cu Asociaţia de Proprietari. O copie a Autorizaţiei de Construcţie va fi depusă la BRCCI. Dacă este necesar şi posibil, BRCCI va asista Asociaţia de Proprietari în cazul în care apar probleme în legătură cu cerinţele specifice ale acestui Program.

Responsabilitate principală: Asociaţia de Proprietari, Arhitectul Proprietarilor

Asistenţă: Arhitect Consilier, Consilier Tehnic (Administrativ)

Consultanţă: Training (controlul calităţii)

j) Întâlnirea de informare pentru Asociaţia de Proprietari : După obţinerea Autorizaţiei de Construcţie de către Asociaţia de Proprietari, Consilierul Financiar (Contabilitate) va organiza o întâlnire de informare cu membrii Asociaţiei de Proprietari. În cadrul acestei întâlniri, proprietarii vor primi informaţii cu privire la cerinţele şi opţiunile elaborării Acordurilor de Finanţare.

Responsabilitate principală: Consilier Financiar (Contabilitate)

Asistenţă: Consilier Financiar (Evaluare Financiară, Arhitect Consilier, Consilier Tehnic (Administrativ)

Consultanţă: Comunicare, financiară, juridică

k) Includerea costurilor proiectului în Bugetul Primăriei: Consilierul Financiar (Contabilitate) elaborează o estimare iniţială a costurilor proiectului pentru bugetul municipalităţii la începutul fiecărui an. În cazul în care sunt pe rol mai multe proiecte decât au fost iniţial prevăzute , Consilierul Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI solicită includerea costurilor adiţionale estimate ale proiectelor în bugetul municipalităţii prin transmiterea unui Raport de Ajustare Bugetară (Anexa 8C: Referat de Rectificare Bugetară) la Serviciul de Buget a Direcţiei Economice şi o cerere la Compartimentul de Achiziţii Publice pentru ca proiectul să fie inclus în planificarea anuală de achiziţii publice (Anexa 8D: Solicitare de Includere în Planul Anual de Achiziţii Publice)

Responsabilitate principală: Consilier Financiar (Contabilitate)

Asistenţă: Consilier Financiar (Evaluare Financiară)

Consultanţă: Financiară

l) Elaborarea Acordurilor de Finanţare: După obţinerea Autorizaţiei de Construcţie, Consilierul Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI va finaliza elaborarea Acordurilor de Finanţare pentru proprietarii individuali (Anexa 1D: Acord de Finanţare cu Proprietarii Individuali)

BRCCI Aprilie 2013 42

Responsabilitate principală: Consilier Financiar (Contabilitate)

Asistenţă: Consilier Financiar (Evaluare Financiară), Arhitect Consilier, Consilier Tehnic (Administrativ)

Consultanţă: Financiară, juridică

BRCCI Aprilie 2013 43

Tabelul şi Figura 4: Proiectul Tehnic

BRCCI Aprilie 2013 44

4.5 Acorduri de Finanţare cu proprietarii individuali

4.5.1 Conţinut sumar

Acord de Finanţare cu Proprietarii Individuali (versiune normală)

În baza Acordului Final de Cooperare, se vor încheia Acorduri de Finanţare individuale cu fiecare proprietar din cadrul imobilului participant la Program. Acestea conţin lista finală şi descrierea măsurilor de reabilitare care se vor implementa în cadrul proiectului, structura costurilor cu referire la Acordul Final de Cooperare, precum şi Proiectul Tehnic şi un grafic de plăţi a contribuţiei individuale la costurile programului suportate de municipalitate (Anexa 1D: Acord de Finanţare cu Proprietarii Individuali). Acordurile de Finanţare intră în vigoare după ce toţi participanţii la un proiect de reabilitare au semnat în mod individual Acordurile proprii şi poate fi demarată procedura de achiziţie publică. Recuperarea contribuţiilor din partea proprietarilor intră în vigoare în luna următoare semnării primului contract pentru executarea lucrărilor de reabilitare.

Acorduri de Finanţare pentru Plătitorii Direcţi

Proprietarii care doresc să acopere costurile măsurilor de reabilitare în mod direct, din alte surse de finanţare pot să facă acest lucru în condiţiile în care pot depune o garanţie bancară (Anexa 1H: Model Garanţie Bancară) care să acopere partea lor de costuri din proiect. Garanţia bancară va fi întocmită în favoarea Primăriei şi va trebui depusă în termen de cel mult două luni după semnarea Acordului de Finanţare pentru Plătitorii Direcţi (Anexa 1F: Acord de Finanţare pentru Plătitorii Direcţi). Aceasta va fi administrată de Biroul Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcţiei Economice a Primăriei. Având în vedere faptul că sumele reprezentând aportul plătitorilor direcţi nu vor fi avansate de Primărie, acestea trebuie recuperate în baza facturilor emise de firmele de construcţie şi de cerinţele de recuperare din partea Primăriei. În acest sens va fi întocmit un grafic de eşalonare a plăţilor în conformitate cu perioada de contract estimată pentru proiectul de reabilitare iar garanţia bancară va trebui să acopere această perioadă. Cu toate că Graficul de Plăţi pentru Plătitorii Direcţi poate fi doar estimat (termenele şi aprobarea facturilor nu pot fi prevăzute cu exactitate) este important ca plătitorii direcţi să urmeze o rutină a plăţilor pentru a evita întârzieri la plata facturilor către firmele de construcţii. Ca şi alternativă la furnizarea unei garanţii bancare, plătitorii direcţi pot să constituie un depozit tip escrow cu sumele reprezentând cuantumul procentelor din costuri care le revin în termen de cel mult două luni de la semnarea Acordului de Finanţare pentru Plătitorii Direcţi. Având însă în vedere faptul că această alternativă presupune eforturi administrative considerabile şi costuri suplimentare pentru proprietari, ea ar trebui evitată pe cât posibil. Contul escrow poate fi accesat doar în comun de către Primărie şi proprietarul plătitor direct până la demararea proiectului. După demararea lucrărilor, plătitorul direct va abilita Primăria să acceseze în mod direct fondurile din cont în vederea plăţii facturilor aferente proiectului în conformitate cu graficul de plăţi care va urmări decontarea lucrărilor de reabilitare executate şi facturate de firmele de construcţie şi aprobate de dirigintele de şantier, BRCCI şi Arhitecţii Consultanţi.

În cazul proiectelor de reabilitare ale căror costuri depăşesc 250.000 EUR apare limita de finanţare prin proiect iar prin Acordul Final de Cooperare, asociaţia de proprietari se obligă să suporte surplusul de costuri prin plăţi directe. Garantarea acestui surplus prin plăţi directe se va

Durată estimativă: 4 – 6 săptămâni

(+ timp suplimentar în funcţie de procesele decizionale ale asociaţiei de proprietari)

BRCCI Aprilie 2013 45

face prin metoda descrisă mai sus. În acest caz acordurile respective vor fi incluse în sau anexate Acordului Final de Cooperare respectiv Acordurilor individuale de Finanţare.

Grafice de Plăţi şi Ipoteci

Graficele de Plăţi intră în vigoare în luna ulterioară încheierii primului contract pentru lucrările de reabilitare (fie că este vorba de contractul de execuţie sau de contractul de dirigenţie de şantier). În acest mod, perioada de recuperare este întotdeauna garantată a fi de 10 ani. Subsecvent, garanţiile ipotecare ce trebuie depuse de proprietarii individuali trebuie să se deruleze în paralel cu graficele de plăţi şi intră în vigoare în acelaşi timp.

Reglarea conturilor la finalizarea lucrărilor de reabilitare

Contribuţiile proprietarilor individuali calculate în baza estimărilor de cost din cadrul Proiectului Tehnic pot fi diferite de costurile efective stipulate în contractele încheiate cu firma de construcţii care execută lucrările de reabilitare respectiv cu dirigintele de şantier. Totuşi, aceste contribuţii nu vor fi ajustate pe parcursul derulării lucrărilor de reabilitare. În schimb, la finalul lucrărilor de reabilitare se va face reglarea eventualelor diferenţe în sensul ajustării contribuţiilor rămase la costurile efective ale proiectului. Costurile suplimentare trebuie pe cât posibil evitate printr-un management al costurilor transparent (în colaborare cu Asociaţia de Proprietari) şi prin supravegherea atentă a lucrărilor de reabilitare pe parcursul execuţiei lor de către dirigintele de şantier.

4.5.2 Modalitate de lucru

a) Întocmirea Acordului de Finanţare: După aprobarea Proiectului Tehnic de către Arhitecţii Consultanţi, Consilierul Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI va întocmi Acordul de Finanţare (Anexa 1D: Acord de Finanţare pentru Proprietarii Individuali). Pentru proprietarii plătitori direcţi se va întocmi Acord de Finanţare pentru Plătitori Direcţi Error! Reference source not found.(Anexa 1F: Acord de Finanţare pentru Plătitorii Direcţi). Graficele de Plăţi se vor întocmi în conformitate cu estimările de cost cuprinse în Proiectul Tehnic şi vor fi ataşate Acordului de Finanţare. Acordul de Finanţare va cuprinde prevederea că atât Graficele de Plăţi, cât şi garanţiile ipotecare intră în vigoare în luna ulterioară încheierii primului contract pentru execuţia lucrărilor de reabilitare sau pentru dirigenţia de şantier. Orice deviere în ceea ce priveşte costurile efective ale Proiectului de Reabilitare (după derularea procedurii de licitaţie publică) va fi decontată cu ocazia reglărilor de sume după implementarea lucrărilor de reabilitare.

Responsabilitate principală: Consilier Financiar (Contabilitate)

Asistenţă: Consilier Financiar (Evaluare Financiară), Arhitect Consilier, Consilier Tehnic (Administrativ)

Consultanţă: Financiară, juridică

b) Consiliere: Înainte de încheierea efectivă a Acordului de Finanţare urmează o ultimă şedinţă de consiliere între Consilierul Financiar (Evaluare Financiară / Contabilitate) din cadrul BRCCI şi fiecare participant individual în cadrul căreia capacităţile financiare individuale şi disponibilitatea de a contribui la costurile proiectului mai trebuie confirmate încă o dată în vederea verificării fezabilităţii proiectului. De asemenea, Consilierul Financiar (Evaluare Financiară / Contabilitate) din cadrul BRCCI va furniza proprietarilor un model de contract pentru garanţia ipotecară (Anexa 1D: Contract Ipotecar) contract obligatoriu pentru toţi participanţii cu excepţia plătitorilor direcţi care trebuie să prezinte o garanţie bancară (Anexa 1H: Model Garanţie Bancară) sau să constituie un depozit de tip escrow pentru procentul din total costuri care le revine. Contractele de ipotecă vor fi anexate Acordului de Finanţare. În baza sesiunilor de consiliere, Consilierul Financiar

BRCCI Aprilie 2013 46

(Evaluare Financiară / Contabilitate) din cadrul BRCCI va elabora un grafic de plăţi care ulterior va fi anexat Acordului de Finanţare. O dată definite variabilele financiare în conformitate cu estimările de cost din cadrul Proiectului Tehnic, Consilierul Financiar (Evaluare Financiară / Contabilitate) din cadrul BRCCI se asigură că participanţii (şi consilierii lor juridici) au înţeles pe deplin condiţiile Acordurilor. Prin urmare în termen de o săptămână, fiecărui participant i se va preda un model al Acordurilor, acordându-i-se explicaţii suplimentare în legătură cu fiecare paragraf al textului sau în legătură cu fiecare neclaritate. De asemenea, proprietarii individuali vor putea verifica şi discuta variantele preliminare de contract cu consilierii lor juridici la cerere.

Responsabilitate principală: Consilierul Financiar (Evaluare Financiară / Contabilitate)

Asistenţă: Arhitect Consilier, Consilier Tehnic (Administrativ)

Consultanţă: Financiară, juridică, înţelegerea detaliată a Acordului de Finanţare şi a documentelor aferente dar şi a rolului acestora pentru proiect şi a implicaţiilor pentru proprietari şi Primărie.

c) Încheierea Acordurilor de Finanţare pentru proiecte private: După întocmirea variantei finale de Acordului de Finanţare de către Consilierul Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI şi după finalizarea discuţiilor individuale cu fiecare participant la un proiect, documentele trebuie semnate de către semnatarii autorizaţi din partea Primăriei (Primar, Director de Direcţie Economică) şi de participant. Plătitorii Direcţi vor semna un Acord de Finanţare pentru Plătitori Direcţi. Acordurile de Finanţare intră în vigoare doar după semnarea tuturor Acordurilor de Finanţare individuale de către proprietarii membrii ai unei asociaţii de proprietari participanţi la proiect. Recuperarea cheltuielilor intră în vigoare în prima zi din luna ulterioară semnării primului contract pentru proiect (lucrări de reabilitare sau dirigenţie de şantier) . BRCCI va informa toţi participanţii în termen de o săptămână cu privire la stadiul / intrarea în vigoare a Acordului de Finanţare şi a Graficelor de Plăţi şi Garanţii Ipotecare

Responsabilitate principală: Şeful BRCCI

Asistenţă: Consilierul Financiar (Contabilitate), Consilieri Comunicare

Consultanţă: comunicare, financiară, juridică

d) Încheierea Acordurilor de Finanţare pentru proiecte de interes public: În cazul proiectelor de interes public, Consilierul Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI va întocmi a Declaraţie de Finanţare specifică (Anexa 1G: Acord de Finanţare pentru Proiecte Publice) care va fi semnată de Primăria Timişoara şi KfW. Graficul de Plăţi va fi întocmit în conformitate cu costurile efective de reabilitare specificate în contractul semnat cu firma de construcţii desemnată pentru execuţia lucrărilor de reabilitare iar rambursare eşalonată pe o perioadă de 10 ani. Spre deosebire de Acordurile de Finanţare pentru proprietarii privaţi, Acordurile de Finanţare pentru Proiecte Publice vor fi administrate direct de Serviciul de Buget din cadrul Direcţiei Economice iar rapoartele lunare vor fi transmise către BRCCI pentru ca acesta să poată monitoriza şi raporta toate fluxurile (proiecte publice şi private).

Responsabilitate principală: Şeful BRCCI

Asistenţă: Consilier Financiar (Contabilitate), Consilieri Comunicare

Consultanţă: comunicare, financiară, juridică

BRCCI Aprilie 2013 47

e) Demararea Procedurii de Licitaţie Publică: După aprobarea Proiectului Tehnic, Arhitectul Proprietarilor, Asociaţia de Proprietari, Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI şi Arhitecţii Consultanţi Internaţionali (şefi) asistaţi de Direcţia pentru Achiziţii Publice vor discuta şi decide în termen de 30 de zile dimensiunile şi segmentarea licitaţiei în conformitate cu Reglementările Naţionale pentru Achiziţii Publice. După încheierea tuturor Acordurilor de Finanţare pentru proiect, documentele necesare (vezi Anexa 9: Documente Licitaţie) procedurii de achiziţie publică sunt pregătite de BRCCI. După aprobarea variantei preliminare a documentaţiei de către Arhitecţii Consultanţi şi Arhitectul Consilier (şi în cazul proiectelor care exced valoarea de 100.000 EUR, după aprobarea KfW – se va lua în calcul suficient timp pentru traducere şi cel puţin trei săptămâni pentru livrare către KfW şi verificare), Consilierul Tehnic din cadrul BRCCI le va transmite către consilierul desemnat pentru realizarea procedurilor de achiziţie publică din cadrul Serviciului de Achiziţii Publice a Direcţiei de Patrimoniu care va demara procedura de achiziţie publică.

Responsabilitate principală: Arhitect Consilier

Asistenţă: Consilier Financiar (Evaluare Financiară/contabilitate) Arhitecţi Consultanţi, Consilier Tehnic (administrativ), Consilier Comunicare, Serviciul de Achiziţii Publice

Consultanţă: Financiară, juridică, comunicare, legislaţie licitaţii publice

BRCCI Aprilie 2013 48

Tabelul şi Figura 5: Acorduri Financiare

BRCCI Aprilie 2013 49

4.6 Procedura de achiziţie publică

4.6.1 Conţinut sumar

Procedura de achiziţie publică este un pas cheie în procesul de implementare a unor lucrări de reabilitare în conformitate cu criteriile agreate de reabilitare prudentă a patrimoniului istoric şi cu situaţia financiară a proprietarilor. Procedura de achiziţii publice are la bază documente de licitaţie precum Proiectul Tehnic, aşa cum a fost acceptat acesta prin decizie comună de către Asociaţia de Proprietari şi aprobat de Arhitecţii Consultanţi şi BRCCI (şi KfW – vezi mai jos), dar şi documente specifice cu privire la criteriile de calificare pentru ofertanţi şi documente specifice (Rapoarte de necesitate şi oportunitate , note de estimare, note descriptive cu privire la cerinţele şi calificările minime, propuneri şi angajamente pentru achiziţii publice) aşa cum sunt acestea solicitate de procedurile de achiziţie publică ale Primăriei. Documentele de licitaţie vor indica întotdeauna faptul că finanţarea proiectului este asigurată de municipalitate cu sprijinul fondurilor KfW. Se va solicita de asemenea o Declaraţie de Angajament (Anexa 9E: Declaraţie de Angajament solicitată de KfW), o Garanţie de Adjudecare a Ofertei pentru o perioadă minimă prestabilită până la finalizarea licitaţiei şi a perioadei de contestare şi o Garanţie de Bună Execuţie sau o garanţie similară în valoare de minim 10% din valoarea contractului cu o perioadă de valabilitate care va acoperi durata execuţiei lucrărilor şi suplimentar încă o perioadă de 5 ani. În cazul proiectelor cu o valoare estimată peste 100.000 EUR, trebuie descrise şi luate în considerare cerinţele suplimentare pentru obţinerea aprobării din partea KfW.

Înainte de depunerea documentelor de licitaţie de către BRCCI la Serviciul de Achiziţii Publice, acestea trebuie aprobate de Consultanţii Internaţionali (condiţie obligatorie pentru efectuarea plăţilor viitoare din fondul KfW pentru contractele aferente proiectului de reabilitare). În cazul în care valoarea estimată a unui proiect licitat excede suma de 100.000 EUR, procedura de achiziţie publică necesită cel puţin două accepturi fără obiecţii formulate din partea Primăriei către KfW pentru asigurarea finanţării lucrărilor de reabilitare înainte de publicarea licitaţiei şi atribuirea contractului. Documentele de licitaţie vor fi transmise către KfW pentru analiză şi comentarii într-un termen adecvat înaintea publicării invitaţiilor de participare la licitaţie.

După evaluarea licitaţiei, (pentru proiecte cu valori mai mari de 100.000 EUR), Primăria Timişoara va obţine acceptul KfW în mod direct, prin transmiterea raportului final al Comisiei de Licitaţie elaborat în limba engleză cu trei săptămâni înainte de termenul de anunţare a ofertei câştigătoare. Acest deziderat va trebui luat în considerare la stabilirea termenelor pentru procedura de achiziţie publică şi a perioadei de valabilitate a ofertelor.

Pe parcursul derulării procedurii de achiziţie publică, pentru toate proiectele finanţate prin fonduri KfW Arhitecţii Consultanţi, Consultanţii Financiari şi Consultanţii Instituţionali vor fi implicaţi în procedură şi vor acţiona ca experţi externi ai comisiei de licitaţie responsabili cu verificarea şi analiza ofertelor tehnico-financiare din partea BRCCI, al Primăriei şi KfW şi în sprijinul Asociaţiei de Proprietari. Rolul experţilor externi este acela de a verifica propunerile tehnice dar şi posibilele consecinţe ale ofertelor financiare şi eventuale modificări ale contractului propus de ofertant conform specificaţiilor din Hotărârea de Guvern 925/2006 (Anexa 15F: HG 925/2006, Art. 73)

Durata estimativă: până la 4-6 luni

(+ timp suplimentar în funcţie de procesele decizionale ale asociaţiei de proprietari)

BRCCI Aprilie 2013 50

Asociaţia de Proprietari va fi implicată direct în procedura de achiziţie publică printr-un reprezentant desemnat. Ca şi membru al comisiei de licitaţie, reprezentantul proprietarilor va avea acces direct la toate documentele, ofertele şi documentele de evaluare tehnico-financiară ale experţilor externi, dar şi drept de vot în comisia compusă din minim doi membri din cadrul BRCCI, un membru din cadrul Serviciului de Achiziţii Publice, un membru din cadrul Direcţiei Juridice . Experţii externi au dreptul să participe la întrunirile comisiei în conformitate cu prevederile HG 925 / 2006, Art. 74(3). Toţi membrii comisiei precum şi toţi experţii externi vor semna o Declaraţie de Confidenţialitate (Anexa 9G: Declaraţie de Confidenţialitate) pentru a-şi putea îndeplini atribuţiile ca membru al comisiei de licitaţie (HG 925/2006 Ar 74/75).

În timpul desfăşurării procedurii de licitaţie publică , tuturor membrii comisiei de licitaţie precum şi tuturor experţilor externi le este interzis să transmită către terţi orice informaţie sau document la care au acces în cadrul licitaţiei. Reprezentantul proprietarilor este îndreptăţit să informeze proprietarii cu privire la tematici specifice derulării licitaţiei şi procedurilor doar după finalizarea procedurii de licitaţie.

4.6.2 Modalitate de lucru

a) Elaborarea documentelor de licitaţie şi stabilirea comisiei de licitaţie: Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI va întocmi documentele necesare (Rapoarte de necesitate şi oportunitate, note de estimare, note descriptive cu privire la cerinţele şi calificările minime, propuneri şi angajamente pentru achiziţii publice) în vederea demarării procedurii de achiziţie publică pentru atribuirea contractului de execuţie a lucrărilor şi a contractului de dirigenţie de şantier (Anexa 9D: Model de Contract pentru Execuţia Lucrărilor de Construcţie, Anexa 9E: Model de Contract pentru Dirigenţie de Şantier) în termen de 5 zile după obţinerea acceptului fără obiecţii din partea Arhitecţilor Consultanţi pentru Proiectul Tehnic. Arhitectul proprietarilor va fi disponibil prin contractul deja semnat cu Asociaţia de Proprietari pentru eventuale clarificări. În paralel cu elaborarea documentelor de licitaţie, comisia de licitaţie va fi stabilită cu aprobarea Primarului. Un membru obligatoriu al Comisiei de Licitaţie trebuie să fie reprezentantul desemnat al Asociaţiei de Proprietari (Anexa 15I Ordonanţa de Urgenţă 34/2006 din 19.04.2006). În ceea ce priveşte procesul de elaborare a documentelor de licitaţie, se va considera că toată documentaţia de ofertare va fi depusă şi în format electronic (cel puţin ca documente .pdf pe CD). Dacă valoarea contractului depăşeşte 100.000 EUR, ofertanţii vor depune şi fişierele originale în Word sau Excel pentru a facilita traducerea lor.

Responsabilitate principală: Arhitect Consilier

Asistenţă: Consilier Tehnic (Administrativ),

Consultanţă: juridică (legislaţie licitaţii publice), arhitectură, financiară

b) Evaluarea tuturor documentelor de licitaţie necesare: Arhitecţii Consultanţi vor evalua documentele de licitaţie în vederea demarării procedurii de achiziţie publică pentru atribuirea contractului de execuţie a lucrărilor şi a contractului de dirigenţie de şantier. Arhitecţii Consultanţi vor furniza Arhitectului Consilier din cadrul BRCCI o aprobare scrisă din partea KfW în termen de 5 zile de la primirea versiunii preliminare a documentelor de licitaţie (Anexa 9A Evaluarea documentelor de licitaţie). Asociaţia de Proprietari va trebui să prezinte Arhitectului Consilier din cadrul BRCCI acceptul fără obiecţii şi /sau comentariile pe care le are în termen de o săptămână după explicitarea documentaţiei de licitaţie în cadrul şedinţei de asociaţie sau prin reprezentantul Asociaţiei în termen de o săptămână de la primirea documentelor de licitaţie. KfW va fi notificată cu privire a obţinerea acceptului fără obiecţii din partea Asociaţiei de Proprietari. În cazul în care acceptul Asociaţiei de Proprietari în formă scrisă nu este obţinut în

BRCCI Aprilie 2013 51

perioada de timp stabilită, Asociaţia de Proprietari va fi notificată în scris cu privire la riscurile pe care le incumbă amânarea proiectului.

Responsabilitate principală: Arhitect Consilier BRCCI, Arhitecţi Consultanţi

Asistenţă: Consilier Tehnic (Administrativ),

Consultanţă: juridică (legislaţie licitaţii publice), arhitectură

c) Obţinerea semnăturilor din partea Direcţiilor din cadrul Primăriei pentru documentele de licitaţie necesare: Consilierul Tehnic (Administrativ) va semna documentele de licitaţie şi va obţine semnăturile necesare din partea Directorului Direcţiei de Urbanism şi din partea Primarului în vederea demarării procedurii de achiziţie publică în termen de 3 zile lucrătoare după obţinerea acceptului fără obiecţii din partea Asociaţiei de Proprietari şi respectiv din partea KfW în cazul contractelor cu valori estimate peste 100.000 EUR.

Responsabilitate principală: Consilier Tehnic (Administrativ),

Asistenţă: Arhitect Consilier

Consultanţă: juridică (legislaţie licitaţii publice), arhitectură

d) Predarea documentelor pentru demararea procedurii de achiziţie publică către Serviciul de Achiziţii Publice: Consilierul Tehnic (Administrativ) va preda documentele de licitaţie pentru demararea procedurii de achiziţie publică pentru atribuirea contractului de execuţie a lucrărilor şi a contractului de dirigenţie de şantier către Serviciul de Achiziţii Publice în termen de 1 zi după obţinerea aprobării scrise din partea reprezentantului Asociaţiei de Proprietari şi din partea Arhitecţilor Consultanţi pentru KfW. În paralel, se va transmite şi Decizia Primarului cu privire la membrii comisiei de licitaţie către Serviciul de Achiziţii Publice. În cazul în care Serviciul de Achiziţii Publice are obiecţii în legătură cu documentele de licitaţie, le va transmite către BRCCI care va informa Arhitecţii Consultanţi şi Asociaţia de Proprietari în legătură cu acest aspect. Dacă modificările care se impun afectează conţinutul documentelor de licitaţie (criteriile de calificare, parametrii de calitate, termenele, etc) trebuie obţinută aprobarea acestora din partea Consultanţilor şi a Asociaţiei de Proprietari în termen de o săptămână de la informarea lor.

Responsabilitate principală: Consilier Tehnic (Administrativ),

Asistenţă: Arhitect Consilier

Consultanţă: juridică (legislaţie licitaţii publice)

e) Procesarea documentelor de achiziţie publică în vederea publicării în Sistemul Electronic de Achiziţii Publice (SEAP): După introducerea informaţiilor transmise prin BRCCI în Sistemul Electronic de Achiziţii Publice (SEAP), Consilierul din cadrul Serviciului de Achiziţii Publice va lista o versiune preliminară a caietului de sarcini de licitaţie şi o va transmite către BRCCI în termen de 10 zile pentru a fi tradusă şi transmisă înainte de publicare către Consultanţii Internaţionali şi către KfW în vedere obţinerii acceptului fără obiecţii dacă valoarea estimată a contractului excede suma de 100.000 EUR.

Responsabilitate principală: Consilier Serviciu de Achiziţii Publice

Asistenţă: Arhitect Consilier

Consultanţă: juridică (legislaţie licitaţii publice)

f) Obţinerea Acceptului fără Obiecţii din partea KfW: Înainte de publicarea unei licitaţii, documentele aferente vor fi aprobate de Arhitecţii Consultanţi Internaţionali şi de KfW, în cazul

BRCCI Aprilie 2013 52

în care valoarea estimată a contractului excede suma de 100.000 EUR. Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI va dispune traducerea versiunii preliminare a caietului de sarcini de licitaţie de către personalul BRCCI în termen de o zi lucrătoare de la obţinerea acesteia de la Serviciul de Achiziţii Publice şi o va transmite în termen de o săptămână către:

• Arhitecţii Consultanţi în cazul tuturor contractelor

o cu valori estimate sub 100.000 EUR în limba română în termen de 1 zi de la primirea din partea Serviciului de Achiziţii Publice pentru formularea de comentarii într-un termen agreat de o săptămână de la primire

o cu valori estimate peste 100.000 EUR atât în limba română, cât şi traducerea în limba engleză în termen de o săptămână de la primirea din partea Serviciului de Achiziţii Publice pentru formularea de comentarii într-un termen agreat de o săptămână de la primire

• Sediul KfW din Frankfurt atât în limba română, cât şi traducerea în limba engleză pentru toate contractele cu o valoare estimată care excede 100.000 EUR în termen de o săptămână de la primirea din partea Serviciului de Achiziţii Publice pentru formularea de comentarii într-un termen agreat de 5-10 zile lucrătoare de la primire. În acest caz se va transmite în avans prin email versiunea scanată a documentelor imediat ce ceasta este disponibilă echipei BRCCI.

Responsabilitate principală: Arhitect Consilier

Asistenţă: Consilier Tehnic (Administrativ)

Consultanţă: juridică (legislaţie licitaţii publice, arhitectură

g) Aprobarea Caietului de Sarcini: Fie KfW în mod direct (pentru contracte cu valori estimate peste 100.000 EUR), fie Arhitecţii Consultanţi (pentru contracte cu valori estimate sub 100.000 EUR) vor transmite către BRCCI o aprobare în formă scrisă a versiunii preliminare a Caietului de Sarcini ( Anexa 9B Evaluarea Caietului de Sarcini preliminar) după cum urmează:

• Arhitecţii Consultanţi pentru contracte de lucrări construcţie cu valori estimate mai mici de 100.000 EUR în termen de 5 zile lucrătoare de la primirea din partea BRCCI.

• Sediul KfW din Frankfurt pentru contracte de lucrări de construcţie cu o valoare estimată mai mare de 100.000 EUR în termen de 15 zile lucrătoare de la primirea din partea BRCCI

Responsabilitate principală: Arhitecţi Consultanţi, KfW

Asistenţă: Arhitect Consilier

Consultanţă: juridică (legislaţie licitaţii publice), arhitectură

h) Informarea de continuare a Licitaţiei Publice: După obţinerea aprobării Caietului de Sarcini de la KfW direct sau de la Arhitecţii Consultanţi, Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI va informa Consilierul din cadrul Serviciului de Achiziţii Publice în termen de 1 zi cu privire la continuarea procedurii de licitaţie publică.

Responsabilitate principală: Arhitect Consilier

Asistenţă: Consilier Tehnic (Administrativ), Consilier Serviciu de Achiziţii Publice

Consultanţă: juridică (legislaţie licitaţii publice), arhitectură

BRCCI Aprilie 2013 53

i) Iniţierea validării prin ANRMAP: Consilierul din cadrul Serviciului de Achiziţii Publice va transmite electronic versiunea preliminară a Caietului de Sarcini şi documentele de licitaţie introduse în Sistemul Electronic de Achiziţii Publice (SEAP) către Agenţia Naţională de Reglementare şi Monitorizare a Achiziţiilor Publice (ANRMAP) în termen de 1 zi după obţinerea notificării de acceptare scrise din partea KfW sau după caz, din partea Arhitecţilor Consultanţi prin intermediul Arhitectului Consilier din partea BRCCI. În cazul în care ANRMAP formulează obiecţii cu privire la criteriile de calificare, criteriile de evaluare a calităţii sau alte aspecte relevante, Consilierul de Achiziţii Publice va informa Arhitectului Consilier din partea BRCCI. Pentru modificarea documentelor de licitaţie este necesară aprobarea scrisă a Arhitecţilor Consultanţi şi a Asociaţiei de Proprietari, ala cum a fost descris la pct. b) de mai sus.

Responsabilitate principală: Consilier Serviciu de Achiziţii Publice

Asistenţă: Arhitect Consilier

Consultanţă:

j) Validarea şi publicarea licitaţiei: Documentele de licitaţie şi Caietul de Sarcini vor fi validate de Agenţia Naţională de Reglementare şi Monitorizare a Achiziţiilor Publice (ANRMAP) prin Sistemul Electronic de Achiziţii Publice (SEAP) în termen de 14 zile după transmiterea prin Sistemul Electronic de Achiziţii Publice (SEAP) realizată de către Consilierul din cadrul Serviciului de Achiziţii Publice. O dată validată, invitaţia la licitaţia publică va fi publicată automat prin Sistemul Electronic de Achiziţii Publice (SEAP)..

Responsabilitate principală: ANRMAP

Asistenţă: -

Consultanţă: -

k) Perioada de licitare şi primirea ofertelor: Termenul minim în care toate documentele de licitaţie, inclusiv Caietul de Sarcini, Proiectul Tehnic, modelele de contract, descrierea criteriilor de calificare, descrierea criteriilor de calitate , bugetul estimativ, aşa cum au fost ele aprobate de KfW sau, după caz, de Arhitecţii Consultanţi trebuie să fie disponibile în Sistemul Electronic de Achiziţii Publice (SEAP) este de 13 zile calendaristice în cazul unor cereri de ofertare şi de 52 de zile calendaristice în cazul unei proceduri de licitare. Ofertele vor fi primite la Biroul de Registratură din cadrul Primăriei (Bd. CD Loga Nr. 1, Cam. 12) până la data şi ora enunţate în invitaţia de participare la licitaţie şi înregistrate împreună cu ofertele tehnice şi financiare depuse separat în plicuri sigilate, conform documentaţiei care stipulează criteriile de calificare. Dovada înregistrării acestora va fi generată automat de sistem. Ofertanţii vor include în plicuri şi o copie digitală a tuturor documentelor de licitaţie.

Responsabilitate principală: Biroul de Registratură al Primăriei

Asistenţă: -

Consultanţă: -

l) Deschiderea ofertelor: Ofertele vor fi deschise şi verificate sub aspectul completitudinii de către Comisia de Licitaţie (inclusiv de către reprezentantul Asociaţiei de Proprietari) în faţa reprezentanţilor ofertanţilor. Ofertele complete vor fi predate către Arhitecţii Consultanţi care vor acţiona ca experţi externi pentru comisia de licitaţie în aceeaşi zi în vederea verificărilor aprofundate. Comisia de Licitaţie va întocmi un Proces Verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor (Responsabil Consilierul Serviciului de Achiziţii Publice) şi o notă de predare a ofertelor către experţii externi (Arhitecţii Consultanţi).

Responsabilitate principală: Comisia de Licitaţie, Arhitecţi Consultanţi

BRCCI Aprilie 2013 54

Asistenţă:

Consultanţă: juridică (legislaţie licitaţii publice), arhitectură

m) Evaluarea eligibilităţii: Eligibilitatea ofertanţilor va fi verificată în conformitate cu Caietul de Sarcini. Delegatul Serviciului de Achiziţii Publice, membru în comisia de licitaţie va întocmi un Proces Verbal în termen de 10 zile lucrătoare după sesiunea de deschidere a ofertelor în funcţie de complexitatea cererilor şi de numărul de ofertanţi.

După întocmirea Procesului Verbal, Consilierul din cadrul Serviciului de Achiziţii Publice delegat ca membru al comisiei de licitaţie va transmite ofertanţilor solicitări scrise din partea comisiei cu privire la documentele lipsă, documentele incomplete sau documentele care prezintă neclarităţi necesare pentru respectarea criteriilor de calificare, aşa cum sunt acestea formulate în Caietul de Sarcini în termen de 1 zi după finalizarea procesului verbal

Ofertanţii vor transmite informaţiile solicitate în termen de 5 zile lucrătoare de la primirea solicitării scrise.

După primirea răspunsurilor de clarificare, comisia va analiza aceste răspunsuri în termen de 1 – 5 zile lucrătoare în funcţie de complexitatea cererilor şi de numărul de ofertanţi iar Consilierul din cadrul Serviciului de Achiziţii Publice va întocmi un Proces Verbal al Comisiei cu privire la evaluarea răspunsurilor în aceeaşi zi. În această etapă, ofertanţi nu sunt informaţi cu privire la vreo evaluare realizată de comisia de licitaţie. Toate procesele Verbale sunt destinate doar uzului intern şi sunt accesibile doar membrilor Comisiei de Licitaţie.

Responsabilitate principală: Comisia de Licitaţie, Consilier din cadrul Serviciului de Achiziţii Publice

Asistenţă: -

Consultanţă: -

n) Evaluarea tehnică şi financiară a ofertelor de către experţii externi: Ofertele tehnice şi financiare sunt evaluate de către Arhitecţii Consultanţi care acţionează ca şi experţi externi ai comisiei de licitaţie în termen de 10 zile lucrătoare de la primirea ofertelor tehnice şi financiare din partea comisiei de licitaţie. Raportul de Evaluare Tehnică rezultant (Anexa 9C: Evaluarea ofertei tehnico-financiare - Raportul Experţilor Externi) va conţine o evaluare a ofertelor atât din punct de vedere tehnic, cât şi din punct de vedere al fezabilităţii financiare. Acesta va include de asemenea recomandări formulate în atenţia Comisiei de Licitaţie cu privire la cerinţele de clarificare necesare sau explicaţii în ceea ce priveşte costurile din partea ofertanţilor. Situaţiile în care ofertele nu sunt conforme cu cerinţele din documentaţia de planificare tehnică vor fi identificate şi menţionate în mod explicit în raport. Raportul va fi transmis comisiei de licitaţie cu respectarea termenului de 10 zile menţionat mai sus.

Arhitecţilor Consultanţi care acţionează ca şi experţi externi ai comisiei de licitaţie nu le este permis să divulge nici o informaţie cu privire la conţinutul ofertelor sau la numele ofertanţilor către terţi şi nici să contacteze ofertanţii cu excepţia punctului de vedere asupra procedurii în formă scrisă (bazat pe analiza documentelor de licitaţie, a proceselor verbale, a procesului verbal final şi a documentelor la care acestea fac referire) care trebuie transmis către KfW pentru toate procedurile înainte de atribuirea contractului.

Responsabilitate principală: Arhitecţii Consultanţi care acţionează ca şi experţi externi pentru Comisia de Licitaţie

BRCCI Aprilie 2013 55

Asistenţă: Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI care acţionează ca şi expert extern pentru Comisia de Licitaţie

Consultanţă: -

o) Solicitările de clarificare: Comisia de Licitaţie va transmite către ofertanţi cererile de clarificare recomandate în cadrul Raportului de Evaluare în termen de 3 zile lucrătoare după primirea raportului de la Arhitecţii Consultanţi care acţionează ca şi experţi externi pentru comisia de licitaţie. Termenul în care ofertanţii trebuie să transmită răspunsurile de clarificare este de 5 zile calendaristice după primirea solicitării scrise din partea comisiei de licitaţie.

Comisia de licitaţie poartă întreaga responsabilitate pentru luarea sau nu în considerare a recomandărilor formulate în cadrul Raportului de Evaluare Tehnică în conformitate cu prevederile Legii 34/2006 (Anexa 15I: Legea 34 / 2006). Totuşi, neluarea în considerare a recomandărilor formulate în cadrul Raportului de Evaluare Tehnică poate duce la respingerea sprijinului financiar din partea KfW într-o etapă ulterioară a procesului.

Responsabilitate principală:, Consilier din cadrul Serviciului de Achiziţii Publice mandatat de Comisia de Licitaţie

Asistenţă: -

Consultanţă: -

p) Evaluarea răspunsurilor ofertanţilor: Arhitecţii Consultanţi care acţionează ca şi experţi externi pentru comisia de licitaţie vor evalua răspunsurile ofertanţilor transmise de Consilierul din cadrul Serviciului de Achiziţii Publice mandatat de comisia de licitaţie şi vor întocmi un Raport de Evaluare tehnico-financiară care va fi transmis către comisia de licitaţie în terme de 5 zile de la primirea răspunsurilor ofertanţilor din partea comisiei de licitaţie.

Responsabilitate principală: Arhitecţi Consultanţi

Asistenţă: Arhitect Consilier

Consultanţă: juridică (legislaţie licitaţii publice), arhitectură

q) Procesul Verbal Final al comisiei de licitaţie Comisia de licitaţie va întocmi un Proces Verbal Final de Evaluare a procedurii şi va elabora Raportul de Evaluare şi Notificarea de Atribuire a contractului de execuţie a lucrărilor de construcţie în termen de 2 – 5 zile lucrătoare în funcţie de complexitatea cererilor şi de numărul de ofertanţi. Nici decizia şi nici raportul nu vor fi făcute publice până când nu se va obţine nota de acceptare fără obiecţii direct de la KfW (vezi pct. t) de mai jos) pentru contractele a căror valoare estimativă excede 100.000 EUR respectiv din partea Arhitecţilor Consultanţi în cazul contractelor a căror valoare estimativă este sub 100.000 EUR. În caz contrar, municipalitatea se expune riscului de a periclita sprijinul financiar din partea KfW pe motiv de nerespectare a procedurilor programului. Într-un astfel de caz, municipalitatea ar rămâne totuşi obligată la respectarea clauzelor Acordului de Finanţare şi la acordarea sprijinului financiar către Asociaţia de Proprietari.

Procesul verbal Final va fi predat către Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI

Responsabilitate principală:, Consilier din cadrul Serviciului de Achiziţii Publice

Asistenţă: -

Consultanţă: -

r) Solicitarea de acceptare fără obiecţii din partea KfW şi / sau din partea Arhitecţilor Consultanţi : Şeful BRCCI va solicita o scrisoare de acceptare fără obiecţii din partea KfW în

BRCCI Aprilie 2013 56

cazul proiectelor cu valori peste 100.000 EUR cu trei săptămâni înainte de termenul final fixat pentru atribuirea contractului de execuţie către câştigătorul licitaţiei. În vederea obţinerii scrisorii de acceptare fără obiecţii din partea KfW, Procesul Verbal Final de Evaluare al comisiei de licitaţie va fi tradus în limba germană sau engleză şi transmis direct către KfW (atât varianta originală în limba română, cât şi traducerea ) sau va fi transmis fără traducere (doar varianta originală în limba română) către Consultantul KfW în cazul în care valoarea estimativă a contractului este sub 100.000 EUR. Documentele sus menţionate vor fi transmise către KfW în format digital prin email în termen de 5 zile după primirea lor la BRCCI de la Serviciul de Achiziţii Publice. Documentele vor fi transmise şi prin poştă în cadrul aceluiaşi termen. Transmiterea documentelor către kfW doar în format electronic este acceptată în cazul în care Arhitecţii Consultanţi furnizează o copie scanată a Raportului de Evaluare semnat de toţi membrii comisiei de licitaţie.

Responsabilitate principală:, Consilier din cadrul Serviciului de Achiziţii Publice

Asistenţă: Comisia de Licitaţie

Consultanţă: -

s) Acceptul fără obiecţii din partea KfW: KfW va răspunde în termen de maxim 15 zile lucrătoare de la primirea versiunii traduse a Raportului Final al comisiei de licitaţie. Din acel moment poate fi semnat contractul pentru execuţia lucrărilor de construcţie dintre Primărie şi ofertantul câştigător. Conform Acordului Separat şi anexelor sale (vezi Anexa 13A: Acordul Separat) KfW are dreptul de a solicita informaţii suplimentare şi documente care au făcut parte din procedura de licitaţie publică (documente sau rapoarte de licitaţie, evaluări intermediare sau finale, etc)

Arhitecţii Consultanţi vor răspunde solicitării de acceptare fără obiecţii în termen de 5 zile de la primirea versiunii în limba română a Raportului Final al Comisiei de Licitaţie

Responsabilitate principală: Arhitect Consilier, Arhitecţi Consultanţi

Asistenţă: -

Consultanţă: -

t) Finalizarea Raportului de Atribuire şi notificarea câştigătorului: După primirea Scrisorii de acceptare fără obiecţii, poate avea loc semnarea raportului de atribuire a contractului de execuţie a lucrărilor de construcţie, inclusiv contrasemnarea din partea Primarului. Termenul de realizare este de 2 – 5 zile.

Rezultatul va fi făcut public pentru ofertanţi în formă scrisă în termen de 1 zi după semnarea raportului de atribuire.

Va exista o perioadă de 5 zile în care ofertanţii pot depune obiecţii cu privire desfăşurarea procedurii la Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor

Responsabilitate principală: Comisia de Licitaţie Consilier din cadrul Serviciului de Achiziţii Publice

Asistenţă: -

Consultanţă: -

u) Analizarea obiecţiilor şi semnarea contractului: Contractul va fi semnat cu firma câştigătoare în termen de 7 zile după încheierea perioadei de depunere a obiecţiilor obiecţii cu privire desfăşurarea procedurii.

BRCCI Aprilie 2013 57

Responsabilitate principală: Serviciul de Achiziţii Publice

Asistenţă: Arhitect Consilier

Consultanţă: juridică, arhitectură

v) Obţinerea aprobării din partea Asociaţiei de Proprietari: În termen de o zi după semnarea contractului, Arhitectul Consilier va solicita Asociaţiei de Proprietari transmiterea în termen de 10 zile calendaristice a unei aprobări în formă scrisă (Anexa 9H: Accept fără obiecţii din partea Asociaţiei de Proprietari). Aşa cum se menţionează în modelul de contract pentru execuţia lucrărilor de construcţie, contractul este valid doar după obţinerea acceptului fin partea Asociaţiei de proprietari şi din partea KfW (conform pct. r) de mai sus). Acceptul fără obiecţii din partea Asociaţiei de proprietari este necesar având în vedere dreptul de veto al proprietarilor care reprezintă o parte integrantă a conceptului proiectului. Mai mult, acesta este sprijinit de legislaţia în domeniu. Serviciul de Achiziţie Publică din cadrul Primăriei are sarcina de a obţine această aprobare în modalitatea descrisă mai sus.

Responsabilitate principală: Serviciul de Achiziţii Publice

Asistenţă: Arhitect Consilier

Consultanţă: juridică, arhitectură

BRCCI Aprilie 2013 58

Tabelul & Figura 2: Proceduri de Achiziţie Publică

BRCCI Aprilie 2013 59

4.7 Lucrări de Reabilitare

4.7.1 Conţinut sumar

Lucrările efective de reabilitare sunt executate sub supravegherea Dirigintelui de Şantier contractat din partea Asociaţiei de Proprietari şi a Primăriei şi asistat în mod regulat de Arhitecţii Consultanţi (până la sfârşitul anului 2015/primăvara anului 2016) împreună cu Consilierul Tehnic (Supraveghetor) din cadrul BRCCI. Calitatea lucrărilor este asigurată consiliere reciprocă continuă, dar şi de o serie de aprobări care preced plăţile facturilor emise de firmele de construcţie (Anexa 11A: Formular de Control al Calităţii, Anexa 11B: Confirmarea Materialelor de Construcţie, Anexa 11C Model pentru Instrucţiuni de Şantier, Anexa 11D: Formular de Recepţie Finală Parţială a Lucrărilor). Reprezentantul Asociaţiei de Proprietari poate invita Arhitecţii Consultanţi şi Arhitectul Consilier sau Consilierul Tehnic la şedinţele de asociaţie. Partenerii invitaţi vor găsi disponibilitate şi vor da curs invitaţiei pentru a asigura o comunicare bună cu proprietarii. Este de asemenea obligatoriu ca dirigintele de şantier contractat să fie disponibil pentru astfel de întruniri prin prevederile contractuale semnate.

Agenţia de Implementare a Programului va executa panouri de publicitate a programului care vor conţine cel puţin următorul mesaj:

"Un Program de Dezvoltare al Primăriei Timişoara cofinanţat de Republica Federală Germană prin KfW" - inclusiv însemnele şi logo-urile solicitate, aşa cum au fost ele puse la dispoziţie de KfW.

4.7.2 Modalitate de lucru

a) Întâlnirea de începere a şantierului (la demararea lucrărilor de reabilitare): În urma contractării unei firme de construcţie şi a unui Diriginte de Şantier (Anexa 9 D: Model de Contract de Execuţie a Lucrărilor de Construcţie şi Anexa 9F Model de Contract pentru Dirigenţia de Şantier) Consilier Tehnic (Supraveghetor) din cadrul BRCCI şi Arhitecţii Consultanţi Şefi organizează o întâlnire de demarare lucrărilor de reabilitare. La întâlnire trebuie să participe Şeful de Şantier al firmei de construcţie care va executa lucrările, Supraveghetorul Tehnic al firmei de construcţii, Arhitectul Proprietarilor, Dirigintele de Şantier, reprezentantul Asociaţiei de Proprietari, Arhitectul Consultant Şef sau adjunctul acestuia şi Consilierul Tehnic (Supraveghetor) din cadrul BRCCI. În cadrul întâlnirii, şantierul este predat în mod oficial de către reprezentantul Asociaţiei de Proprietari, Şefului de Şantier al firmei de construcţie care va executa lucrările, ocazie cu care Dirigintele de Şantier va completa un formular special Dirigintele de Şantier va notifica Inspectoratul de Stat Construcţii şi Inspectoratul Local în Construcţii cu privire demararea lucrărilor de reabilitare.

Responsabilitate principală: Consilier Tehnic (Supraveghetor)

Asistenţă: Consilier Tehnic (Administrativ), Arhitecţii Consultanţi, Diriginte de Şantier, Arhitectul Proprietarilor

Consultanţă: arhitectură

b) Întâlniri săptămânale pe şantier: Pe parcursul execuţiei lucrărilor de reabilitare se vor organiza întâlniri săptămânale pe şantier în vederea garantării integrării / colaborării tuturor participanţilor, a unei supravegheri continue a lucrărilor şi în vederea asigurării calităţii lucrărilor.

Durata estimativă: 2-12 luni

BRCCI Aprilie 2013 60

Consilierul Tehnic (Supraveghetor) din cadrul BRCCI va coordona întâlnirea la care vor participa Arhitecţii Consultanţi , Inginerul Supraveghetor, Dirigintele de Şantier, Arhitectul Proprietarilor, Şeful de Şantier din partea firmei executante, Supraveghetorul Tehnic al firmei executante şi reprezentantul Asociaţiei de Proprietari. În cadrul întâlnirii se va evalua calitatea lucrărilor sub aspectul deteriorărilor sau a implementării neadecvate. Orice lucrări neconforme vor fi consemnate de Dirigintele de Şantier într-un formular tip (Anexa 11E: Formular Tip Supraveghere Şantier) care este ulterior transmis către firma executantă ca şi document de bază pentru revizuirea lucrărilor, dar numai după ce Arhitectul Consultant Şef a confirmat conformitatea documentului realitatea de pe şantier.

Responsabilitate principală: Consilier Tehnic (Supraveghetor),

Suport intern: Arhitecţi Consultanţi, Consultanţi Supraveghetori, Diriginte de Şantier, reprezentantul Asociaţiei de Proprietari, Şeful de Şantier, Director Tehnic, Arhitectul proprietarilor

Consultanţă: arhitectură

c) Aprobarea situaţiilor de lucrări lunare şi facturarea: Înainte ca firma de construcţii factureze orice lucrări, trebuie obţinute aprobări ale lucrărilor parţiale executate de la Dirigintele de Şantier Consilierul Tehnic Supraveghetor din cadrul BRCCI, Arhitecţii Consultanţi, şi reprezentantul Asociaţiei de Proprietari. Calitatea lucrărilor este consemnată de Dirigintele de Şantier în situaţii de lucrări care descriu pe scurt lucrările executate precum şi orice lucrări neconforme (Anexa 11E: Formular Tip Supraveghere Şantier). Formularele completate sunt predate de Dirigintele de Şantier către firma executantă preferabil după corelarea cu Consultanţii Supraveghetori care trebuie să verifice lucrările într-o perioadă de timp prestabilită. Validarea dimensiunilor şi a calităţii lucrărilor de reabilitare executate este o cerinţă absolut necesară pentru facturarea acestora. În cazul în care lucrările au fost confirmate ca fiind adecvate, firma executantă poate emite o factură parţială pentru lucrările respective. Factura parţială trebuie să cuprindă copii după Formularele de Supraveghere a Şantierului completate şi trebuie aprobată atât de Arhitecţii Consultanţi, cât şi de Consultanţii Instituţionali şi de Consilierul Tehnic Supraveghetor din cadrul BRCCI care vor contrasemna Formularele de Supraveghere a Şantierului întocmite de dirigintele de şantier şi ataşate facturii. Consilierul Tehnic (Supraveghetor) din cadrul BRCCI va transmite apoi factura împreună cu toate documentele necesare (Anexa 8E: Angajament Bugetar, Anexa 8F Propunere de angajare a unei Cheltuieli, Anexa 8G: Autorizaţie de Plată) Directorului Executiv al Direcţiei de Urbanism pentru aprobare. După obţinerea aceste aprobări din partea Directorului Executiv al Direcţiei de Urbanism, Şeful Serviciului de Buget din cadrul Direcţiei Economice va efectua plata.

Responsabilitate principală: Consilier Tehnic (Supraveghetor)

Asistenţă: Diriginte de Şantier, reprezentantul Asociaţiei de Proprietari, Directorul Executiv al Direcţiei de Urbanism, Şeful Serviciului de Buget din cadrul Direcţiei Economice

Consultanţă: financiară, arhitectură

d) Aprobarea finală a lucrărilor (Recepţia finală parţială) şi factura finală: La finalul lucrărilor de reabilitare (la final de contract sau în urma unei notificări transmise de firma executantă) firma de construcţie va anunţa Dirigintele de Şantier cu privire la finalizarea lucrărilor contractate şi va solicita Comitetului de Aprobare Aprobarea Finală a Lucrărilor în urma unei inspecţii pe şantier. Dirigintele de Şantier va notifica Consilierul Tehnic din cadrul BRCCI în legătură cu acest aspect iar Consilierul Tehnic din cadrul BRCCI va notifica la rândul său membrii Comitetului de Aprobare responsabil şi Observatorii implicaţi (Este obligatoriu ca

BRCCI Aprilie 2013 61

Arhitectul Proprietarilor să fie invitat şi să întocmească un raport scris cu privire la data şi ora inspecţiei pe şantier pentru aprobarea lucrărilor). Comitetul de aprobare este format din Primar, Arhitect Şef, Directorul Direcţiei de Urbanism, Arhitectul Consultant Şef sau adjunctul acestuia, reprezentantul Asociaţiei de Proprietari, reprezentantul Direcţiei Judeţene pentru Cultură şi Patrimoniu şi reprezentantul Inspectoratului de Stat în Construcţii. Membrii invitaţi vor fi Arhitectul Proprietarilor, Consilierul Tehnic (Supraveghetor), Supraveghetorul Tehnic responsabil cu execuţia lucrărilor din partea firmei de construcţie acreditat de Ministerul Culturii şi Patrimoniului Naţional Cultural. Membrii Comisiei vor efectua recepţia la finalul lucrărilor dacă se dovedeşte că lucrările executate corespund cerinţelor cantitative şi calitative. La Procesul Verbal de Recepţie a Lucrărilor va fi anexat un raport separat al Arhitectului Proprietarilor. Aprobarea Finală va urma aceeaşi procedură ca şi în cazul supravegherii săptămânale a lucrărilor şi va fi consemnată într-un formular tip (Anexa 11D: Model de Proces Verbal de Recepţie Finală Parţială). Acesta se va întocmi în termen de 7 zile de la primire cererii. Orice lucrări neconforme trebuie remediate în termenul stipulat în Procesul Verbal de Recepţie întocmit la finalul lucrărilor. După aprobarea lucrărilor , firma executantă va întocmi factura finală. Aceasta trebuie aprobată de Arhitecţii Consultanţi Şefi, de Consultanţii Instituţionali şi de Consilierul Tehnic (Supraveghetor ) din cadrul BRCCI. În cazul în care aceasta este aprobată, factura este transmisă împreună cu Procesul Verbal de Recepţie la finalizarea lucrărilor de Consilierul Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI către Serviciul de Buget din cadrul Direcţiei Economice având anexate toate documentele aferente (Anexa 8E: Angajament Bugetar, Anexa 8F Propunere de angajare a unei Cheltuieli, Anexa 8G: Autorizaţie de Plată) . În final Şeful Serviciului de Buget din cadrul Direcţiei Economice va face plata.

Responsabilitate principală: Consilier Tehnic Supraveghetor, Consilier Financiar, Şeful Serviciului de Buget din cadrul Direcţiei Economice

Asistenţă: Arhitecţi Consultanţi, Consultanţi Instituţionali, Diriginte de Şantier, reprezentantul Asociaţiei de Proprietari,

Consultanţă: financiară(plata în termen a facturilor), arhitectură (controlul calităţi)i

e) Recepţia Finală după perioada de extindere a garanţiei: În cadrul relaţiei contractuale dintre Asociaţia de Proprietari, Primărie şi firma care execută lucrările de construcţie este prevăzută o perioadă minimă de garanţie de 5 ani. În acest sens, firma care execută lucrările de construcţie va furniza o garanţie de bună execuţie în valoare de minim 10% din valoarea contractului care va acoperi perioada sus menţionată de 5 ani (la care se vor adăuga câteva luni pentru etapele următoare, reparaţii necesare, etc). După o perioadă de 5 ani în urma convocării de către Dirigintele de Şantier se va face o nouă verificare a şantierului. Verificarea se va face de Consilierul Tehnic (Supraveghetor) din cadrul BRCCI, Arhitectul Proprietarilor, Dirigintele de Şantier şi reprezentantul Asociaţiei de Proprietari. Aprobarea finală se consemnează într-un formular (Anexa 11D: Model de Proces Verbal de Recepţie Finală Parţială) în baza căruia Şeful Biroului de Buget din cadrul Direcţiei Economice va returna garanţia (dacă nu există defecte care să fie notificate firmei de construcţii) în baza facturii şi a documentelor aferente primite de la Consilierul Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI (Anexa 8E: Angajament Bugetar, Anexa 8F Propunere de angajare a unei Cheltuieli, Anexa 8G: Autorizaţie de Plată)

Responsabilitate principală: Consilier Tehnic (Supraveghetor), Consilier Financiar, Şeful Serviciului de Buget din cadrul Direcţiei Economice

Asistenţă: Arhitecţi Consultanţi, Diriginte de Şantier, reprezentantul Asociaţiei de Proprietari,

Consultanţă: financiară, arhitectură

BRCCI Aprilie 2013 62

Tabelul & Figura 7: Lucrări de Reabilitare

BRCCI Aprilie 2013 63

4.8 Rambursarea Finanţării

4.8.1 Conţinut sumar

Rambursarea contribuţiilor lunare ale proprietarilor beneficiari ai sprijinului financiar în cadrul Programului la rambursarea împrumutului KfW şi participarea acestora la costurile administrative ale Programului implică mai multe departamente ale Primăriei, mai precis Biroul de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcţiei Economice, Serviciul de Buget din cadrul Direcţiei Economice şi în cazul participanţilor rău platnici, Direcţia Clădiri Terenuri şi Dotări Diverse precum şi Serviciul Juridic.

Procedura de rambursare aferentă proiectelor private include procesarea şi administrarea graficelor de plăţi şi este gestionată la nivelul Biroului de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcţiei Economice. Atribuţiile Biroului de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului cuprind şi administrarea Acordurilor de Finanţare cu Proprietarii Privaţi şi demararea procedurilor legale în cazul proprietarilor participanţi rău platnici.

Procedura de recuperare pentru Proiectele Publice (proiecte în care municipalitatea este proprietar parţial sau integral) este administrată direct de Serviciul de Buget din cadrul Direcţiei Economice. Proprietarii publici care nu aparţin de municipalitate (precum autorităţi naţionale sau regionale, unităţi de cult, etc) vor fi trataţi ca şi proprietari comerciali sau privaţi eligibili pentru plata integrală a contribuţiei la costurile de finanţare a programului. În aceste cazuri, Biroul de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcţiei Economice este responsabil cu procesarea şi administrarea plăţilor de rambursare.

Administrarea diferitelor conturi necesare în cadrul recuperării contribuţiilor pentru Proiectele de Reabilitare (pentru clădiri private sau publice) din cadrul Programului (Anexa 8O: Graficul Conturilor Programului) este responsabilitatea Direcţiei Economice. Deciziile cu privire la posibile aplicări pentru utilizarea atât a fondurilor iniţiale, cât şi a fondurilor recuperate aparţin Comitetului Director.

BRCCI are un rol de monitorizare a modalităţii de utilizare şi recuperare a fondurilor. Prin urmare, acesta va consolida informaţiile provenind din diferitele proiecţii financiare şi le va utiliza în vederea monitorizării şi a previzionării dezvoltării generale a programului dar şi a necesarului viitor de finanţare. În conformitate cu prevederile Acordului de Împrumut şi Finanţare, responsabilităţile BRCCI includ (cu sprijinul Biroul de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcţiei Economice şi cu sprijinul Direcţiei Economice) raportarea a KfW şi gestionarea unei documentaţii complete a documentelor proiectului pentru eventuale verificări derulate de KfW şi / sau de reprezentanţii Guvernului German până la finalizarea cooperării cu KfW.

4.8.2 Modalitate de lucru

a) Transmiterea Acordurilor de Finanţare către Direcţia Economică: În cazul clădirilor aparţinând proprietarilor privaţi Consilierul Financiar (contabilitate) din cadrul BRCCI va transmite către Biroul de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcţiei Economice copii ale Acordurilor de Finanţare şi ale Acordurilor Ipotecare încheiate cu proprietarii individuali pentru administrare şi documentare. De asemenea, BRCCI va informa

Durată: 10 ani

BRCCI Aprilie 2013 64

Biroul de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului cu privire la demararea perioadei de recuperare a finanţării după încheierea primului contract de execuţie a lucrărilor de construcţie sau dirigenţie de şantier aferent proiectului. BRCCI şi proprietarii privaţi vor păstra câte unul dintre exemplarele originale ale Acordului de Finanţare şi a Acordului Ipotecar. În cazul imobilelor proprietate publică, Acordul de Finanţare este transmis direct către Serviciul de Buget din cadrul Direcţiei Economice care va administra acest atât acord cât şi recuperarea contribuţiilor municipalităţii

Recuperarea contribuţiilor în cazul proprietarilor privaţi sau comerciali este responsabilitatea Biroului de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcţiei Economice.

Responsabilitate principală: Consilier Financiar (Contabilitate)

Asistenţă: Consilier Financiar (Evaluare Financiară)

Consultanţă: Financiară, juridică, comunicare

b) Facturarea lunară / Memo lunar:

• În cazul proiectelor private, recuperarea finanţării începe după intrarea în vigoare a Graficelor de Plăţi aferente Acordurilor de Finanţare individuale. Începând cu acest termen, Şeful Biroului de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcţiei Economice va transmite notificări de plată lunare către debitori (Anexa 10A: Notificare de Plată - Direcţia Economică). Proprietarii pot să achite ratele lunare până în ultima zi lucrătoare a fiecărei luni fie prin transfer bancar direct în contul special de tip revolving Nr…. ………….care este în proces de deschidere dar necesită aprobare din partea Ministerului de Finanţe(Anexa 8O.6: Fluxurile Financiare: Decontări cu Ministerul de Finanţe) sau în numerar la casieria Primăriei, Direcţia de Urbanism .

• În cazul proiectelor publice, Şeful Serviciului de Buget din cadrul Direcţiei Economice va informa Biroul de Contabilitate cu privire la ratele lunare exigibile prin completarea formularelor de angajament bugetar, propunere de angajare a unei cheltuieli şi autorizare la plată.

Responsabilitate principală: Şeful Biroului de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcţiei Economice(proiecte private şi comerciale) Şeful Serviciului de Buget din cadrul Direcţiei Economice (proiecte publice)

Asistenţă: Consilier Financiar (Contabilitate), Consilier Financiar (Evaluare Financiară)

Consultanţă: Financiară(facturare/colectare), juridică

c) Colectarea veniturilor: Plăţile de rambursare vor fi colectate în cazul proiectelor private şi comerciale de Şeful Biroului de Contabilitate din cadrul Direcţiei Economice într-un sub-cont de trezorerie de tip revolving care va fi deschis de Ministerul de Finanţe pentru reutilizarea fondurilor de finanţare. (vezi Anexele 8OError! Reference source not found.).

Pentru proiecte publice în care primăria este proprietar parţial sau integral, recuperarea fondurilor este administrată direct de Serviciul de Buget din cadrul Direcţiei Economice după primirea formularelor de angajament bugetar, propunere de angajare a unei cheltuieli şi autorizare la plată de la Consilierul Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI. După primirea notificării din partea Şefului Serviciului de Buget al Direcţiei Economice, şeful Biroului de Contabilitate din cadrul Direcţiei Economice efectuează plata contribuţiei corespunzătoare în contul special de trezorerie de tip revolving care va fi deschis de Ministerul de Finanţe pentru reutilizarea fondurilor de finanţare.

BRCCI Aprilie 2013 65

Responsabilitate principală: Şeful Biroului de Contabilitate din cadrul Direcţiei Economice

Asistenţă: Consilier al Biroului de Contabilitate din cadrul Direcţiei Economice, Consilieri Financiari (Evaluare Financiară / Contabilitate)

Consultanţă: Financiară juridică

d) Demararea procedurilor de conciliere: În cazul spaţiilor publice închiriate, Primăria a stabilit o procedură de conciliere în vederea asigurării plăţii la timp a chiriilor (Anexa 10F: Extras din Procedura de Conciliere pentru participanţii rău platnicii). Această procedură va fi utilizată şi în cazul recuperării contribuţiilor participanţilor la Program. În cazul în care un debit nu este achitat la timp (până în ultima zi lucrătoare a fiecărei luni), Şeful Biroului de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului va demara procedura de conciliere prin transmiterea unei note de conciliere către proprietarul debitor (Anexa 10B: Invitaţie la Conciliere – Direcţia Economică)

Responsabilitate principală: Şeful Biroului de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcţiei Economice

Asistenţă: Consilier Financiar( Contabilitate), Consilier Financiar (Evaluare Financiară), Consilieri Comunicare

Consultanţă: Financiară, juridică

e) Demararea procedurilor legale: În cazul în care un proprietar nu acceptă invitaţia la conciliere, Şeful Biroului de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcţiei Patrimoniu va transmite proprietarului debitor un proces verbal care va enunţa eforturile de conciliere (Anexa 10C: Proces Verbal de Conciliere). În cazul în care proprietarul individual nu transmite nici un răspuns acestor demersuri, Şeful Biroului de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului va pregăti documentele necesare în vederea demarării procedurilor legale prin intermediul Serviciului Juridic din cadrul Primăriei (Anexa 10D: Documente pentru Proceduri Legale). Un Consilier Juridic desemnat din cadrul Serviciului Juridic va realiza şi va administra procedurile legale pentru participanţii la Program rău platnici în conformitate cu procedurile stabilite în cazul închirierii spaţiilor publice. Opţiunea finală în cadrul procedurilor legale este utilizarea garanţiei ipotecare – procedură care va fi iniţiată de Consilierul Juridic al Serviciului Juridic cu aprobarea Primarului.

Responsabilitate principală: Şeful Biroului de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcţiei Patrimoniu, Consilier Juridic din cadrul Serviciului Juridic

Asistenţă: Consilier Juridic

Consultanţă: juridică(informaţii procedurale transmise proprietarilor)

f) Raportare: Toate departamentele implicate în procesul de recuperare şi administrare a fondurilor de contribuţii (Biroul de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului, Serviciul Buget, Biroul de Contabilitate) vor furniza rapoarte lunare către BRCCI. Şeful Biroului de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcţiei Economice va întocmi un raport lunar consolidat (Anexa 10E: Raport de Facturare şi Colectare al Direcţiei Economice) cuprinzând toate observaţiile cu privire la contribuţiile proprietarilor individuali şi ale municipalităţii, dar şi informaţii cu privire la rău platnici şi procedurile legale în desfăşurare. Şeful Biroului de Contabilitate din cadrul Direcţiei Economice va întocmi rapoarte lunare cu privire la evoluţia conturilor Programului care vor fi transmise către BRCCI cel târziu până în data de 15 a lunii următoare.

BRCCI Aprilie 2013 66

Responsabilitate principală: Şeful Biroului de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcţiei Economice, Şeful Serviciului de Buget din cadrul Direcţiei Economice,

Asistenţă: Consilier Financiar (Contabilitate), Consilier Juridic

Consultanţă: financiară, juridică(probleme de buget, probleme de raportare), comunicare

BRCCI Aprilie 2013 67

Tabelul & Figura 3: Rambursarea Finanţării

BRCCI Aprilie 2013 68

5. CERINŢE SPECIFICE DE ACHIZIŢIE ÎN CONFORMITATE CU ACORDUL SEPARAT

Următoarea secţiune prezintă o sinteză directă extrasă din Acordul Separat (Anexa 13A: Acordul Separat) şi descrie cerinţele specifice pe de o parte în ceea ce priveşte atribuirea contractelor pentru achiziţia de bunuri, lucrări şi alte servicii pe parcursul implementării Programului, oferind şi o listă de bunuri, lucrări şi servicii care va fi transmisă către KfW ca şi bază de referinţă pentru cheltuielile efectuate în cadrul Programului de reabilitare şi pe de altă parte în ceea ce priveşte contractarea suplimentară de consultanţi dacă aceasta se dovedeşte necesară. Cu toate că procedurile enunţate mai sus sunt auto-reglementate de municipalitate, cerinţele agreate în cadrul Acordului Separat trebuie luate în permanenţă în considerare.

5.1 Atribuirea Contractelor de Achiziţie de Bunuri, Lucrări şi alte Servicii

a) Aşa cum este specificat în Conceptul Proiectului, contractarea de bunuri, lucrări şi alte servicii pentru sub-proiecte se va desfăşura în conformitate cu legislaţia românească în domeniul achiziţiilor publice prin intermediul unei licitaţii competitive sau al unei licitaţii competitive limitate respectiv prin solicitări de ofertare (vezi şi Anexa 13B Linii Directoare ale KfW privind procedura de achiziţie)

b) În cazul serviciilor, lucrărilor sau bunurilor, altele decât cele furnizate ca parte a sub-proiectelor proprietarilor, documentele de licitaţie vor fi transmise către KfW pentru analiză şi acceptarea fără obiecţii în timp util înainte de publicarea invitaţiei de participare la licitaţie în cazul în care BRCCI estimează că valoarea unei livrări sau a unui serviciu scos la licitaţie va depăşi suma de 100.000 EUR. Toate deciziile de achiziţie vor fi analizate de echipa de experţi externi contractată de KfW (Lotul 1 şi 2)

c) Perioada de licitaţie va fi stabilită de aşa manieră, încât aceasta să ofere participanţilor timp suficient pentru elaborarea ofertelor lor.

d) În notificarea de pre-calificare sau –dacă pre-calificarea nu este o condiţie – în documentaţia de licitaţie, Primăria va impune ofertanţilor prezentarea unei Declaraţii de Angajament împreună cu documentele de pre-calificare sau cu documentele de licitaţie (Anexa 9E: Declaraţie de Angajament)

e) Detalii suplimentare privind procedura de atribuire şi condiţiile contractuale sunt aprofundate în cadrul Liniilor Directoare pentru contractarea de bunuri şi lucrări în cadrul Cooperării Financiare cu ţările în curs de dezvoltare (Anexa 13B: Linii Directoare ale KfW privind procedura de achiziţie) care fac parte integrantă din acest Acord şi vor fi aplicate în cazul în care KfW solicită în mod expres acest lucru.

f) La încheierea contractelor pentru achiziţia de bunuri, lucrări sau servicii finanţate din Împrumut sau Sprijinul Financiar, Primăria va respecta următoarele principii:

• Având în vedere că din Împrumut sau din Sprijinul Financiar nu este permisă finanţarea taxelor vamale conform Art. 1.3 al Acordului de Împrumut şi Finanţare, dacă astfel de taxe vamale intră în componenţa valorică a unui contract, ele vor fi evidenţiate separat atât în contracte, cât şi pe facturile aferente. În cazul în care facturile de bunuri, lucrări sau servicii for fi întocmite în numele Primăriei, taxa pe valoarea adăugată precum şi alte taxe aplicabile vor fi evidenţiate separat în contractele şi facturile aferente având în vedere că nu este permisă finanţarea taxelor suportate de Împrumutat (Republica România) sau de Primărie din Împrumut sau din sprijinul Financiar conform Art. 1.3 al Acordului de Împrumut şi Finanţare.

BRCCI Aprilie 2013 69

• În cazul în care plăţile aferente contractelor de achiziţie de bunuri, lucrări sau servicii vor fi efectuate din Împrumut sau din Sprijinul Financiar, contractele în cauză vor conţine prevederea expresă că orice rambursări, garanţii sau creanţe exigibile respectiv orice plăţi asiguratorii datorate Împrumutatului sau Agenţiei de Implementare a Programului vor fi efectuate în favoarea Primăriei în contul Nr. 3800000000 (IBAN: DE53 5002 0400 3800 0000 00) la KfW, Frankfurt am Main (BIC: KFWIDEFF; BLZ 500 204 00) iar KfW va credita contul Împrumutatului cu aceste plăţi. În cazul în care aceste plăţi sunt efectuate în monedă locală, ele vor fi transferate într-un cont special din România al Primăriei care poate fi accesat doar cu acceptul KfW. Astfel de fonduri pot fi reutilizate pentru implementarea programului cu acceptul KfW.

5.2 Atribuirea Consultanţilor şi Auditorului pentru Managementul Fondului de Dispunere.

a) Până la finalul anului 2009, GTZ a sprijinit CCRCIT în cadrul programului Agenţiei de Implementare a Programului de Reabilitare Prudentă şi Revitalizare Economică a Cartierelor Istorice Fabric, Cetate şi Iosefin. O formă similară de asistenţă va fi necesară pentru implementarea activităţilor aferente programului de Sprijin Financiar Conceptului proiectului. Din acest motiv, KfW va pune la dispoziţie serviciile experţilor în valoare totală netă de până la 1,0 mil. EUR dintr-un grant special alocat de guvernul german. Aceste fonduri nu fac parte din Acordul de Împrumut şi Finanţare, din Acordul de Proiect sau din Acordurile Separate aferente . prin urmare, sfera serviciilor puse la dispoziţie de Echipa de Consultanţi (Lotul 1 i Lotul 2 după cum este enunţat în tabelul de descriere a posturilor înainte de capitolul 1) a fost stabilită în cadrul Termenilor şi Condiţiilor publicate de KfW în cadrul licitaţiei publice din iulie 2011 şi enunţaţi în Anexa 24. Ambele echipe de consultanţi au fost contractate de KfW în baza rezultatelor procedurii de achiziţie publică şi şi-au început activitatea cu o durată preconizată de până la 48 de luni în aprilie 2012.

b) În cazul în care pe perioada de implementare a Programului sunt necesare orice servicii de expertiză suplimentare care vor fi achitate din fondurile aferente Acordului de Împrumut şi Finanţare (spre exemplu din bugetul pentru cheltuieli neprevăzute), contractul va fi atribuit către consultanţi independenţi calificaţi în urma unei licitaţii publice competitive, În cazul în care se preconizează că valoarea serviciilor de expertiză se va situa sub limita de 300.000 EUR şi cu aprobarea prealabilă a KfW, procedura de atribuire a contractului va fi guvernată de legea română a achiziţiilor publice. În caz contrar, procedura de atribuire a contractelor va fi guvernată de Ghidul pentru Atribuirea Contractelor de Consultanţă în Domeniul Cooperării Financiare cu Ţări în Curs de Dezvoltare(Anexa 5 la Acordul Separat) care fac parte integrantă din Acordul Separat.

c) În notificarea de pre-calificare sau –dacă pre-calificarea nu este o condiţie – în documentaţia de licitaţie, Agenţia de Implementare a Programului va impune ofertanţilor prezentarea unei Declaraţii de Angajament corespunzătoare împreună cu documentele de pre-calificare sau cu documentele de licitaţie (a se vedea Anexa 9E: Declaraţie de Angajament)

d) Prin procedura de utilizare a fondurilor s-a stabilit că managementul Fondului de Dispunere al Primăriei Timişoara va fi auditat de un auditor independent. KfW a elaborat o versiune preliminară a Termenilor de Referinţă pentru aceste servicii care vor defini cerinţele atât în ceea ce priveşte procedura de achiziţie publică, cât şi în ceea ce priveşte serviciile prestate. Înainte de publicarea licitaţiei publice Primăria va prezenta KfW întreaga documentaţie de licitaţie pentru obţinerea acordului fără obiecţii din partea acesteia. Înainte de încheierea contractului , Primăria va informa KfW cu privire la ofertele primite (incluzând toate documentele în limba

BRCCI Aprilie 2013 70

engleză sau cu traducere în limba engleză) rezultatul evaluării licitaţiei şi versiunea finală a contractului pentru obţinerea acordului fără obiecţii. Auditorul va monitoriza managementul Fondului de Dispunere începând de la efectuarea primei decontări şi până la ultima decontre în cadrul programului conform prevederilor descrise în Termenii de Referinţă şi în Procedura de Decontare a Fondului de Dispunere cuprinsă în Acordul Separat. Auditorul va prezenta Primarului Timişoarei şi KfW un raport anual în termen de 6 luni după ultima decontare din Împrumutul KfW cel puţin în varianta originală în limba engleză cu traducere în limba română.

5.3 Lista de bunuri, lucrări şi servicii

a) Lista de bunuri, lucrări şi servicii care vor fi finanţate din Împrumut şi Sprijinul Financiar va fi elaborată în baza contractelor încheiate pentru aceste bunuri, lucrări sau servicii. În acest context, Consilierii Tehnici din cadrul BRCCI vor transmite către KfW o listă cuprinzând

• Toate contractele pentru sub-proiecte încheiate cu proprietarii - cuprinzând următoarele informaţii: data şi valoarea contractului, datele imobilului care va fi reabilitat, proprietar, număr de referinţă, valoare finanţată din Împrumut şi Sprijinul Financiar.

• Contractele încheiate cu consultanţi şi experţi - cuprinzând următoarele informaţii: data şi valoarea contractului, descrierea serviciului, număr de referinţă, valoare finanţată din Împrumut şi Sprijinul Financiar

• Orice alte servicii, lucrări sau bunuri - cuprinzând următoarele informaţii: data şi valoarea contractului, descrierea serviciilor, bunurilor sau lucrărilor, număr de referinţă, valoare finanţată din Împrumut şi Sprijinul Financiar

b) KfW va informa Agenţia de Implementare a Programului la cerere cu privire la sumele alocate din Împrumut şi Sprijinul Financiar pentru finanţarea "Listei de Bunuri şi Servicii" care va include toate sumele rezervate pentru bunuri, lucrări şi servicii în cadrul acestui Program.

Procedura de rambursare a finanţării

Pentru proiectele private, procedura de rambursare a finanţării toate fi structurată în următoarele etape (vezi Anexa 8O: Rambursarea Finanţării – proiecte private):

1. După semnarea tuturor Acordurilor Individuale de Finanţare cu toţi membrii unei Asociaţii de Proprietari se va transmite o copie a fiecărui Acord către Biroul de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcţiei Economice

2. După introducerea informaţiilor cuprinse în Acordul de Finanţare în baza de date internă a municipalităţii, Biroul de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului va transmite proprietarilor notificări de plată lunare iar proprietarii vor trebui să achite contribuţiile lunare până în ultima zi lucrătoare a lunii. Contul utilizat pentru plata contribuţiei proprietarilor este contul de trezorerie de tip revolving al Primăriei proprietarii dispun de două posibilităţi de achitare a ratelor lunare: fie prin transfer bancar , fie prin plata în numerar la casieria Primăriei.

3. Biroul de Contabilitate din cadrul Direcţiei Economice solicită extrasele de cont de trezorerie ale contului revolving, introduce datele în sistemul informatic şi transmite Biroului de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului solicitarea de generare a unui raport cu privire la plăţile de rambursare efectuate de proprietari în luna precedentă (Raportul va fi întocmit şi transmis Consilierului Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI până în data de 15 a lunii următoare rambursărilor)

BRCCI Aprilie 2013 71

4. Biroul de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului transmite raportul sus menţionat către Consilierului Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI care va utiliza aceste informaţii în vederea monitorizării programului şi a elaborării rapoartelor pentru KfW (rapoarte de evoluţie, etc)

5. Procedura de conciliere este iniţiată în cazul în care un proprietar nu îşi achită ratele vreme de 3 luni consecutive şi începe în termen de o lună de la momentul menţionat mai sus pentru neplată .

Aceeaşi procedură de rambursare se foloseşte şi în cazul proprietarilor care beneficiază de sprijin financiar şi în cazul plătitorilor direcţi în sensul că ambele tipuri de proprietari vor achita contribuţii lunare în contul revolving menţionat anterior.

Pentru Plătitorii Direcţi sunt disponibile două modalităţi de plată a lucrărilor de reabilitare: fie în forma ratelor lunare, fie ca plată unică. Metoda de rambursare respectă procedura menţionată anterior atât în cazul Plătitorilor Direcţi care aleg varianta de plată lunară a contribuţiilor pe o perioadă de 10 ani, cât şi în cazul Plătitorilor Direcţi care aleg varianta plăţii unice în termen de două luni de la semnarea contractului de execuţie a lucrărilor de construcţie.

Cazul particular este reprezentat de Plătitorii Direcţi care aleg varianta plăţii unice, dar doresc efectuarea acesteia ulterior perioadei de două luni de la semnarea contractului de execuţie a lucrărilor de construcţie pentru a asigura continuitatea lucrărilor de reabilitare.

Proiecte Publice: Până la finalizarea lucrărilor de reabilitare, Primăria este plătitorul care achită lucrările executate de firma de construcţii în rate. Pentru a proteja Primăria împotriva riscului de neplată a contribuţiei aferente plătitorilor direcţi, aceştia trebuie să prezinte la BRCCI o garanţie bancară pentru valoarea contribuţiei lor specificată în Acordul Individual cu Plătitorul Direct. Această garanţie bancară este constituită în favoarea Primăriei Timişoara, acoperă cuantumul contribuţiei Plătitorului Direct şi este valabilă până când întreaga sumă a fost achitată în contul revolving. Varianta standard ar fi achitarea integrală a sumei până la finalizarea lucrărilor de reabilitare. Consilierul Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI va transmite garanţia bancară către Biroul de Contabilitate din cadrul Direcţiei Economice care o va păstra până în momentul achitării integrale a contribuţiei. La finalizarea lucrărilor, firma executantă notifică Consilierii Tehnici din cadrul BRCCI care verifică starea lucrărilor executate şi după confirmarea lucrărilor executate semnează Procesul Verbal de Recepţie a lucrărilor de reabilitare şi îl transmit către BRCCI. Consilierul Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI transmite procesul Verbal menţionat anterior către Biroul de Contabilitate din cadrul Direcţiei Economice . Biroul de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcţiei Economice întocmeşte factura cuprinzând valoarea integrală în numele Plătitorului Direct care ar trebui să efectueze plata în termen de 15 zile în contul revolving de trezorerie, rambursând astfel Primăriei Timişoara valoarea lucrărilor de reabilitare executate pentru Plătitorul Direct. După primirea sumelor, Direcţia Economică va returna plătitorului Direct garanţia bancară. În cazul unei rambursări anticipate integrale, garanţia se va returna Plătitorului Direct. În cazul unei suplimentări (puţin probabile) a costurilor, se va întocmi o factură suplimentară aferentă pe seama Plătitorului Direct.

Pentru proiectele publice, procedura de rambursare a finanţării include următoarele etape specifice: (vezi Anexa 8O: Rambursarea Finanţării – proiecte private)

1. După semnarea Acordurilor aferente proiectelor publice, acestea sunt transmise către KfW spre aprobare de unul dintre Consilierii Financiar din cadrul BRCCI

2. Aprobarea KfW este elaborată în formă scrisă, în două exemplare originale , dintre care unul rămâne la KfW iar celălalt va fi transmis Serviciului de Buget din cadrul Direcţiei Economice.

3. La o lună după semnarea Contractului de execuţie cu firma de construcţii, Consilierul Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI va completa cele trei formulare (Anexa 8E:

BRCCI Aprilie 2013 72

Angajament Bugetar, Anexa 8F Propunere de angajare a unei Cheltuieli, Anexa 8G: Autorizaţie de Plată) pe care le va transmite către Serviciul de Buget din cadrul Direcţiei Economice.

4. După primirea formularelor menţionate anterior, Serviciul de Buget din cadrul Direcţiei Economice va efectua transferul sumelor din bugetul local în contul revolving de trezorerie al Primăriei la Cererea Direcţiei Economice şi după întocmirea aprobării din partea Ministerului de Finanţe.

BRCCI Aprilie 2013 73

6. MANAGEMENTUL PROCEDURILOR PENTRU FONDUL DE DISPUNERE

6.1 Conţinut sumar

În vederea efectuării cheltuielilor în cadrul Programului, , Primăria Timişoara va aplica Procedurile Fondului de Dispunere.

În cadrul Programului sunt utilizate şase conturi:

• Cinci conturi de dispunere pentru decontarea cheltuielilor care includ:

o Patru conturi speciale deschise la BRD Timişoara pentru administrarea Fondului de Dispunere în care se colectează sumele alimentate de KfW şi se transferă ulterior în contul curent de trezorerie şi anume:

Două conturi denominate în EUR pentru componentele Finanţării KfW:

• pentru împrumut - RO36BRDE360SV32432913600 şi

• pentru grant - RO39BRDE360SV73147633600

Două conturi denominate în RON ale căror sume corespund conturilor sus menţionate în EURO pentru componentele Finanţării KfW:

• pentru împrumut - R13BRDE360SV32432403600 şi

• pentru grant - RO47BRDE360SV82899853600

• Contul curent de trezorerie (RO60TREZ62124700220XXXXX) pentru transferarea fondurilor KfW din conturile speciale deschise la BRD şi menţionate mai sus şi pentru utilizarea acestor fonduri în vederea efectuării plăţilor către contractori. Soldul acestui cont este limitat la sumele necesare pentru plata facturilor scadente

Un cont de trezorerie specific de tip revolving (numărul nu este încă disponibil având în vedere că deschiderea contului este încă în curs la cererea Direcţiei Economice a Primăriei Timişoara şi necesită aprobare din partea Ministerului de Finanţe) va fi deschis în numele Primăriei pentru

• Colectarea contribuţiilor individuale de la Proprietarii Privaţi pentru finanţarea proiectelor private şi a contribuţiilor Primăriei pentru finanţarea proiectelor publice

• Efectuarea de plăţi către diriginţii de şantier şi către firmele de construcţie după acumularea de capital suficient şi epuizarea împrumutului şi grant-ului.

• Rambursări semestriale ale împrumutului începând cu data de 20 mai 2020.

Pentru informaţii detaliate cu privire la conturile menţionate anterior, vă rugăm să consultaţi Anexa 8O.3: Fluxuri Financiare: Decontări – Fond de Dispunere. Deschiderea contului special pentru fondul de finanţare a fost realizată în conformitate cu cerinţele definite de Procedura Fondurilor de Finanţare KfW descrisă în Acordul separat (Anexa 13: Acord Separat)

Contabilizarea şi documentarea oricăror alte costuri suplimentare (comisioane şi taxe bancare) distinct detectabile în funcţie de codurile acestora se va include separat, pe centre de cost în raportarea către KfW. Informaţiile relevante vor fi furnizate de rapoarte şi documente transmise de Direcţia Economică şi vor fi incluse de Consilierul Financiar (contabilitate) în raportările către KfW

BRCCI Aprilie 2013 74

Procedura de decontare a Programului

Procedura de decontare a programului este administrată de BRCCI în colaborare cu Direcţia Economică din cadrul Primăriei. În acest sens, BRCCI administrează cererile de decontare legate de activitatea proiectului şi raportarea către KfW iar Direcţia Economică a primăriei gestionează fluxurile de cheltuieli şi rambursări în conturile bancare şi de trezorerie ale Programului.

Decontările efectuate de KfW vor fi guvernate de reglementările stipulate în Anexa Nr. 7 la Acordul Separat (Procedura de Decontare) care este parte integrantă din acest Acord şi are la bază Conceptul Proiectului (Anexa 1 la Acordul Separat)

Tragerile alocate finanţării proprietarilor publici sau comerciali precum şi eforturilor de reabilitare ale municipalităţii vor fi efectuate din împrumut. Toate celelalte trageri vor fi efectuate pari passu (unu la unu) din împrumut şi grant. Tragerile în legătură cu măsuri arhitecturale specifice finanţate din bugetul pentru cheltuieli neprevăzute vor fi efectuate din grant. În cazul în care fie împrumutul, fie grant-ul au fost epuizate complet, toate decontările se vor efectua din fondul rămas disponibil. Agenţia de Implementare a Programului (BRCCI) îşi va structura cererile de decontare şi previziunile de cash-flow în consecinţă.

Procedura Fondului de Dispunere a fost stabilită în aşa manieră, încât întreaga responsabilitate pentru administrarea fondului revine Primăriei Timişoara. Managementul şi contabilitatea precum şi managementul previziunilor şi tranzacţiilor cade în sarcina municipalităţii Timişoara. Suplimentar, este obligatorie auditarea anuală de către un auditor independent conform prevederilor Acordului Separat din 1 septembrie 2010 şi va fi iniţiată de Primăria Timişoara (vezi cap. 5 şi Anexa 13A: Acordul Separat) Contractarea auditorului se va face de către Primăria Timişoara prin licitaţie publică în conformitate cu prevederile Termenilor de Referinţă furnizaţi de KfW către BRCCI.

Procedura de tragere din conturile programului poate fi structurată în următoarele etape:

a. Deschiderea şi alimentarea contului special pentru Fondul de Dispoziţie

1. Pentru Fondul de Dispoziţie a fost deschis un cont special la BRD Timişoara. A fost transmisă către KfW o listă a semnatarilor autorizaţi şi a specimenelor lor de semnătură.

2. Consilierul Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI va transmite către KfW solicitările de lichidităţi semnate de semnatarii autorizaţi pentru partea de împrumut şi grant pentru ca KfW să facă alimentarea contului special (pentru necesarul viitor de lichidităţi se vor întocmi cereri de alimentare)

3. KfW aprobă cererea de alimentare şi efectuează viramentul lichidităţilor în conturile speciale de EURO deschise la BRD Timişoara. În cazul în care KfW nu aprobă cererea de alimentare, aceasta se va ajusta corespunzător înainte de a se retransmite către KfW

b. Procedura de tragere pentru efectuarea plăţilor din contul special (vezi Anexa 8O.3)

Fluxul de Lichidităţi: Exemplificarea Plăţilor din Fondul de Dispunere

1. Consilierul Tehnic primeşte facturile şi situaţiile de lucrări aferente (anexe ale facturilor care prezintă descrierea detaliată a costurilor specifice) de la firma executantă a lucrărilor de reabilitare

2. Consilierii Tehnici ai BRCCI împreună cu Consultanţii Tehnici (Lot 2) verifică facturile şi situaţiile de lucrări pe care le aprobă imediat sau după ce sau solicită firmei executante corecţia acestora în cazul în care sunt constatate inadvertenţe

3. Consilierul Financiar din cadrul BRCCI întocmeşte cele trei formulare necesare pentru efectuarea plăţilor din bugetul Primăriei Timişoara (Anexa 8E: Angajament Bugetar,

BRCCI Aprilie 2013 75

Anexa 8F Propunere de angajare a unei Cheltuieli, Anexa 8G: Autorizaţie de Plată), verifică aceste documente împreună cu Consultantul Financiar (Lot 1) şi le transmite către Serviciul de Buget din cadrul Direcţiei Economice. Din punct de vedere procedural, aceste trei formulare se vor completa pentru orice plăţi care se încadrează în responsabilitatea bugetului Primăriei.

4. În colaborare cu Direcţia Economică, Serviciul de Buget aprobă documentele şi virează sumele în contul curent de trezorerie al Primăriei - RO60TREZ62124700220XXXXX

5. În paralel, Consilierul Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI transmite către Biroul de Contabilitate din cadrul Direcţiei Economice notificarea de transfer al sumelor. Biroul de Contabilitate din cadrul Direcţiei Economice transmite către BRD Ordinul de Schimb Valutar din EUR în RON şi după efectuarea schimbului valutar, Ordinul de Transfer al sumelor

• fie din contul denominat în lei aferent împrumutului (RO13BRDE360SV32432403600)

• fie din contul denominat în lei aferent grant-ului (RO47BRDE360SV82899853600)

în contul curent specific de trezorerie sus menţionat

6. Serviciul de Buget din cadrul Direcţiei Economice întocmeşte Ordinele de Plată pentru virarea sumelor aferente plăţii facturilor întocmite de firma executantă a lucrărilor de reabilitare. Ordinul de Plată este aprobat de Directorul Direcţiei Economice şi de Primar. După aprobarea Ordinului de Plată, se efectuează plata facturilor către de firma executantă a lucrărilor de reabilitare din contul menţionat mai sus. În cazul în care lichidităţile destinate plăţii facturilor către firmele executante ale lucrărilor de reabilitare pentru proiectele proprietarilor privaţi provin din mai multe conturi (trageri pari passu din împrumut şi grant), acestea se vor comprima într-un singur transfer bancar din contul de trezorerie al Primăriei către firma executantă a lucrărilor de reabilitare.

7. În cadrul etapei menţionate anterior se întocmesc două exemplare originale ale Ordinului de Plată. După efectuarea plăţii către firma executantă a lucrărilor de reabilitare, trezoreria va transmite un exemplar original al Ordinului de Plată către firma executantă a lucrărilor de reabilitare iar celălalt exemplar original îl va transmite împreună cu extrasele de cont zilnice înapoi către Serviciul de Buget. Serviciul de Buget va transmite copii ale documentelor de plată către Consilierul Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI care va utiliza aceste informaţii la întocmirea raportărilor regulate către Ministerul de Finanţe (vezi Anexa 8M Formularul 1: Raport privind Finanţările Rambursabile şi Anexa 8N: Grafic Estimativ de Plăţi OMF 1059/2008) şi către KfW (rapoarte de dezvoltare, etc)

c. Procedura de decontare pentru efectuarea plăţilor din contul revolving

După epuizarea disponibilităţilor aferente împrumutului şi grant-ului, fondurile colectate în contul revolving pot fi utilizate pentru finanţarea lucrărilor de reabilitare. Începând din anul 2020, fondurile colectate în contul revolving vor fi utilizate pentru plăţile de rambursare a împrumutului pe o perioadă de 10 ani (conform Anexei 13A: Acordul Separat). După anul 2030 fondurile din contul revolving – dacă acestea mai sunt disponibile – pot fi utilizate doar pentru reabilitarea clădirilor.

Până în anul 2020 (vezi anexa 8O.4 Fluxul Lichidităţilor : Decontări din Contul Revolving până în 2020)

BRCCI Aprilie 2013 76

1. Consilierul Financiar (Contabilitate) primeşte facturile şi situaţiile de lucrări aferente (anexe ale facturilor care prezintă descrierea detaliată a costurilor specifice) de la firma executantă a lucrărilor de reabilitare

2. Consilierii Tehnici ai BRCCI împreună cu Consultanţii Tehnici (Lot 2) verifică facturile şi situaţiile de lucrări pe care le aprobă imediat sau după ce sau solicită firmei executante corecţia acestora în cazul în care sunt constatate inadvertenţe

3. Consilierul Financiar din cadrul BRCCI întocmeşte cele trei formulare necesare pentru efectuarea plăţilor din bugetul Primăriei Timişoara (Anexa 8E: Angajament Bugetar, Anexa 8F Propunere de angajare a unei Cheltuieli, Anexa 8G: Autorizaţie de Plată), verifică aceste documente împreună cu Consultantul Financiar (Lot 1) şi le transmite către Serviciul de Buget din cadrul Direcţiei Economice. Din punct de vedere procedural, aceste trei formulare se vor completa pentru orice plăţi care se încadrează în responsabilitatea bugetului Primăriei.

4. După primirea formularelor de plată, Serviciul de Buget emite notificarea de transfer al sumelor din contul revolving în contul curent de trezorerie

5. Prin analogie cu procedura de decontare din Fondul de Dispoziţie, Serviciul de Buget din cadrul Direcţiei Economice întocmeşte Ordinele de Plată pentru virarea sumelor aferente plăţii facturilor întocmite de firma executantă a lucrărilor de reabilitare din contul curent de trezorerie menţionat mai sus. După aprobarea Ordinelor de Plată, se efectuează viramentul sumelor în contul menţionat mai sus al firmei executante a lucrărilor de reabilitare.

6. Efectivul din contul curent va fi utilizat pentru plata facturilor către firma executantă a lucrărilor de reabilitare

Începând din anul 2020 (vezi anexa 8O.4 Fluxul Lichidităţilor : Trageri din Contul Revolving din 2020)

Conform prevederilor Acordului Separat, începând din anul 2020, Primăria Timişoara va începe rambursarea împrumutului către KfW. Rambursarea împrumutului se face prin Ministerul de Finanţe. Pentru perioada de rambursare de 10 ani, fondurile disponibile în contul revolving vor fi utilizate cu prioritate pentru rambursarea împrumutului, dar sumele rămase pot fi utilizate pentru reabilitarea clădirilor. În cazul în care Primăria Timişoara va reuşi atragerea de surse suplimentare de finanţare, în contul revolving va creste efectivul sumelor disponibile pentru execuţia lucrărilor de reabilitare la finalul programului (2040)

1. Consilierul Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI întocmeşte cele trei formulare (Anexa 8E: Angajament Bugetar, Anexa 8F Propunere de angajare a unei Cheltuieli, Anexa 8G: Autorizaţie de Plată), necesare pentru efectuarea plăţilor semestriale de rambursare a împrumutului (în lunile mai şi noiembrie ale fiecărui an începând din 2020) şi le transmite către Serviciul de Buget din cadrul Direcţiei Economice.

2. După primirea formularelor de plată, Serviciul de Buget emite notificarea de transfer al sumelor din contul revolving în contul curent de trezorerie

3. Serviciul de Buget din cadrul Direcţiei Economice întocmeşte Ordinele de Plată şi efectuează viramentul ratei de rambursare a împrumutului din contul curent de trezorerie în contul Ministerului de Finanţe

4. Ministerul de Finanţe transferă sumele sus menţionate către KfW

BRCCI Aprilie 2013 77

5. Doar sumele rămase după plata ratelor de rambursare a împrumutului pot fi utilizate pentru plăţi către firme executante a lucrărilor de reabilitare (Anexa 8O.3: Fluxul de Lichidităţi: Decontare – Fond de Dispunere)

d. Procedura de decontare pentru efectuarea plăţilor către Ministerul de Finanţe (vezi Anexa 8O.6: Fluxul de Lichidităţi : Decontare – Ministerul de Finanţe)

În conformitate cu prevederile Acordului Separat (Anexa 13: Acordul Separat) şi ale Acordului de Transmitere a Împrumutului (Anexa 25: Împrumut Subsidiar & Acord de Finanţare) Primăria Timişoara va efectua următoarele plăţi semestriale în contul Ministerului de Finanţe

• Comision de risc – se va achita în 8 rate egale în valoare de 10.312,5 EUR începând din noiembrie 2011 şi până în 20 mai 2015 (garanţia de risc solicitată de Ministerul de Finanţe pentru a acoperi riscul Primăriei Timişoara de neplată a ratelor de rambursare a împrumutului)

• Comision nerambursabil de acordare de 0,2% p.a până la epuizarea împrumutului – scadent împreună cu prima plată de dobândă (valoarea exactă a primului comision de acordare va fi calculată după transferul fondurilor de către KfW în contul Primăriei Timişoara deschis la BRD şi notificarea Ministerului de Finanţe cu privire la efectuarea viramentului astfel încât Primăria Timişoara să primească calculaţia sumei reprezentând comisionul de acordare plătibil către Ministerul de Finanţe)

• Dobânda la împrumut de 2% p.a – prima plată de dobândă va fi calculată după efectuarea primei trageri din fondul KfW (vezi mai sus).

După ce Ministerul de Finanţe transmite Primăriei Timişoara notificarea privind cuantumul dobânzii şi al comisionului de acordare, aceasta va efectua plăţi semestriale (pe data de 20 mai şi pe 20 noiembrie)

1. Consilierul Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI întocmeşte şi transmite către KfW solicitările de lichidităţi pentru partea de împrumut şi grant

2. KfW aprobă cererea de alimentare şi efectuează transferul lichidităţilor în conturile speciale de EURO deschise la BRD Timişoara pentru împrumut şi grant informând concomitent Ministerul de Finanţe cu privire la transferul sumelor.

3. Ministerul de Finanţe transmite două exemplare originale ale notificărilor de plată (către BRCCI şi către Serviciul de Buget din cadrul Direcţiei Economice) cu specificarea cuantumului dobânzii, al comisionului de acordare şi al comisionului de risc plătibile semestrial de către Primăria Timişoara către Ministerul de Finanţe. Notificările viitoare vor fi întocmite semestrial şi vor acoperi perioada următoarelor 6 luni.

4. Consilierul Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI întocmeşte cele trei formulare de plată (Anexa 8E: Angajament Bugetar, Anexa 8F Propunere de angajare a unei Cheltuieli, Anexa 8G: Autorizaţie de Plată), şi le transmite către Serviciul de Buget din cadrul Direcţiei Economice.

5. Serviciul de Buget din cadrul Direcţiei Economice întocmeşte Ordinul de Plată pentru efectuarea următoarelor plăţi către Ministerul de Finanţe:

• Până în 2020 plata dobânzii, a comisionului de risc şi a comisionului de acordare

• Începând din 2020 plata dobânzii şi a ratei de rambursare

BRCCI Aprilie 2013 78

6. Ministerul de Finanţe transferă următoarele plăţi către KfW:

• Până în 2020 plata dobânzii şi a comisionului de acordare

• Începând din 2020 plata dobânzii şi a ratei de rambursare

Lista de Bunuri, Lucrări şi Servicii

KfW nu solicită copii sau traduceri ale contractelor pentru a deconta facturile, dar trebuie să obţină Lista de Bunuri şi Servicii descrisă la cap. 5.3. Toate contractele şi documentaţiile trebuie să fie disponibile la BRCCI pentru a permite verificări ale KfW sau ale reprezentanţilor acesteia cu privire la utilizarea fondurilor oricând pe perioada de implementare a programului. În cazul în care pe parcursul acestor verificări există neclarităţi, KfW poate solicita copii ale traducerilor contractelor specifice.

Oricum, în cazul în care valoarea unui contract pentru un proiect de reabilitare depăşeşte suma de 100.000 EUR sau în cazul contractării de servicii suplimentare de expertiză, municipalitatea trebuie să transmită copii şi traduceri ale contractelor către KfW pentru a obţine aprobarea acesteia de iniţiere a licitaţie şi atribuire a contractelor.

În schimb, la solicitarea Primăriei Timişoara, KfW va furniza informaţii cu privire la sumele din Împrumut şi Sprijinul Financiar alocate pentru finanţare ("Lista de Bunuri şi Servicii" care include toate sumele alocate pentru bunuri, lucrări şi servicii în cadrul Programului).

6.2 Modalitate de lucru

a) Administrarea Fondului de Dispunere: Administrarea Fondului de Dispunere va fi asigurată de Serviciul de Buget din Cadrul Direcţiei Economice. Oricum, Consilierul Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI va dirija şi sprijini administrarea prin coordonarea şi gestionarea următoarelor aspecte

• Pregătirea documentelor administrative pentru deschiderea Fondului de Dispunere

• Pregătirea

Cererii de Tragere iniţiale (în baza Anexei 8I: Cerere de Tragere) pentru a fi semnată de Şeful Serviciului de Buget al Direcţiei Economice, de Directorul Direcţiei Economice şi de Primar pentru a fi transmisă către KfW

Cash-Flow-ului estimat şi a Devizului de Cheltuieli (Anexa 8L: Declaraţia de Cheltuieli) semnat de Consilierul Financiar (contabilitate) din cadrul BRCCI şi de Directorul Direcţiei de Urbanism pentru a fi transmise către KfW

• Aprobarea KfW şi transferul iniţial în sumă de maxim 250.000 EUR în contul de EUR RO36BRDE360SV32432913600 deschis la BRD

• Previzionarea necesarului de anual de lichidităţi decontabile din Fondul de Dispunere pentru următoarele 4 luni (incluzând valorile Fondului de Dispunere în bugetul anual al Primăriei care poate fi ajustat) prin întocmirea documentelor aferente:

Plan Anual de Cheltuieli Materiale (Anexa 8A: Plan Anual de Cheltuieli Materiale) care prezintă lichidităţile trimestriale şi anuale necesare

Raport de Justificare Bugetară (Anexa 8B: Referat de Fundamentare Buget) care justifică necesarul de finanţare al proiectelor specifice şi se elaborează de către

BRCCI Aprilie 2013 79

Consilierul Financiar (Contabilitate) la finalul fiecărui an pentru anul următor stabilind o bază de referinţă pentru estimarea bugetară anuală a municipalităţii.

Raport de Ajustare Bugetară (Anexa 8C: Referat de Rectificare Bugetară ) prezintă necesarul suplimentar de finanţare care nu este cuprins în estimarea bugetară şi este elaborat de Consilierul Financiar (Contabilitate) , semnat de Şeful Serviciului de Buget din cadrul Direcţiei Economice şi aprobat de Primar.

• Pregătirea cererilor de alimentare adresate kfW pentru a asigura un flux de lichidităţi adecvat . În conformitate cu Procedura Fondului de Dispunere, cererea de alimentare se întocmeşte când 50% din fondurile disponibile au fost utilizate, dar în termen de 4 luni de la ultima alimentare. În cazul în care 50% din fondul de dispunere nu poate fi utilizat în 4 luni, se va transmite de urgenţă o informare către KfW cu privire la acest aspect. Informaţiile care se vor completa în cererea de alimentare sunt cuprinse în formularul de cerere de decontare (Anexa 8I: Cerere de Tragere), în formularul de corelare a conturilor speciale (Anexa 8K: Reconcilierea Conturilor Speciale) şi în devizul estimativ de cheltuieli trimestriale (Anexa 8L: Declaraţie de Cheltuieli).

Responsabilitate principală: Consilier Financiar (Contabilitate)

Asistenţă: Consilier Financiar (Evaluare Financiară), Consilier Tehnic

Consultanţă: Training (domeniu financiar)

• Aprobarea cererilor de alimentare către KfW de către semnatarii autorizaţi ai Primăriei, Primarul şi Directorul Direcţiei Economice şi transferul fondurilor KfW în conturile denominate în EUR (în contul de împrumut, în contul de grant sau în ambele în funcţie de specificul proiectului finanţat).

Responsabilitate principală: Consilier Financiar (Contabilitate)

Asistenţă: Consilier Financiar (Evaluare Financiară),

Consultanţă: Training (domeniu financiar)

b) Plata Facturilor: Tranzacţiile vor fi iniţiate de Consilierul Financiar (Contabilitate) şi implementate în baza următoarelor etape:

Se face predarea unei facturi a firmei de construcţii către Dirigintele de Şantier după care aceasta este verificată şi confirmată în conformitate cu procedura stabilită la cap. 4.6.2. Factura este confirmată şi de Arhitectul Consultant Şef şi de Expertul Instituţional şi declarată liberă la plată.

Factura este transmisă către Consilierul Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI care o verifică şi pregăteşte documentele necesare pentru efectuarea plăţii:

• Angajament Bugetar pentru fiecare proiect (Anexa 8E: Angajament Bugetar) – confirmarea că Primăria Timişoara a bugetat lichidităţi suficiente, semnat de Primar şi de Şeful Serviciului de Buget din cadrul Direcţiei Economice

• Propunere de angajare a unei Cheltuieli (Anexa 8F: Propunere de Angajare a unei Cheltuieli) – descriere detaliată a utilizării fondurilor elaborat de Consilierul Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI în limita alocărilor bugetare şi semnat de Primar şi de Şeful Serviciului de Buget din cadrul Direcţiei Economice

• Autorizarea de Plată (Anexa 8G: Autorizare de Plată) – completează informaţiile din Propunerea de angajare a unei Cheltuieli şi este întocmită de Consilierul Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI şi semnată de Primar, de Şeful

BRCCI Aprilie 2013 80

Serviciului de Buget din cadrul Direcţiei Economice şi de Directorul Direcţiei de Urbanism

• Notificarea de Transfer din Contul de EUR în Contul de RON (Anexa 8H: Notificare de Transfer din Contul de EUR în Contul de RON ) întocmită de Consilierul Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI şi semnată acesta şi de Directorul Direcţiei de Urbanism

Responsabilitate principală: Consilier Financiar (Contabilitate), Şeful BRCCI (semnătură)

Asistenţă: Consilier Financiar (Evaluare Financiară), Şeful Serviciului de Buget din cadrul Direcţiei Economice, Directorul Direcţiei de Urbanism, Primar

Consultanţă: comunicare, financiară, juridică(spre exemplu reglementările Acordului Separat)

c) Managementul Fondului de Dispunere: Fondul de Dispunere este administrat de Şeful Serviciului de Buget din cadrul Direcţiei Economice cu asistenţa şi îndrumarea Consilierului Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI. Şeful Serviciului de Buget din cadrul Direcţiei Economice transmite informaţiile cu privire la soldurile conturilor denominate în EUR RO36BRDE360SV32432913600 sau RO39BRDE360SV73147633600 către Consilierul Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI pentru a asigura decontarea rapidă. În baza acestor informaţii, Consilierul Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI întocmeşte Devizul de Cheltuieli (Anexa 8F: Propunere de angajare a unei Cheltuieli) pentru a formula cererea de alimentare pentru următoarele 4 luni. Cuantumul iniţial maxim al Fondului de Dispunere este de 250.000 EUR

În cazul în care sunt necesare fonduri suplimentare Consilierul Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI întocmeşte

• Cereri de Alimentare care vor fi semnate de semnatarii autorizaţi şi vor fi transmise către KfW pentru aprobare şi transferul sumelor. Copiile scanate ale acestor documente vor fi transmise prin email către KfW împreună cu următoarele documente întocmite de Consilierul Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI : Cererea de Alimentare (Anexa 8I: Cerere de Tragere, Anexa 8K: Reconcilierea Conturilor Speciale, Anexa 8L: Declaraţie de Cheltuieli) semnate de semnatarii autorizaţi. Semnatarii autorizaţi sunt: Primarul Dl. Nicolae Robu, Directorul Executiv al Direcţiei Economice Dna. Smaranda Haracicu şi leful Serviciului de Buget, Dna Steliana Stanciu (vezi Anexa 8P: Semnatarii autorizaţi pentru justificarea adecvată a cererii de alimentare).

• Furnizează informaţii cu privire la plăţile efectuate de la ultima alimentare şi cu privire la situaţia tuturor conturilor bancare ale programului, inclusiv contul revolving (Anexa 8K: Reconcilierea Conturilor Speciale) . Rapoartele trebuie să conţină verificarea cursului de schimb, informaţii cu privire la comisioanele şi taxele bancare şi veniturile din dobânzi pentru fiecare cont şi copii ale extraselor de cont.

Responsabilitate principală: Şeful Serviciului de Buget din cadrul Direcţiei Economice

Asistenţă: Consilier Financiar (Contabilitate)

Consultanţă: comunicare, financiară, juridică

d) Auditarea Fondului de Dispunere: managementul Fondului de Dispunere, contul special şi utilizarea fondurilor în cadrul Programului vor fi auditate de un auditor independent (desemnat

BRCCI Aprilie 2013 81

prin licitaţie publică de Primărie). Selectarea auditorului va urma o procedură similară celei descrise în Acordul Separat (Anexa 13 A: Acordul Separat) iar această procedură este încă în faza de elaborare. Raportul de Audit va fi întocmit în limba germană sau în limba engleză şi în limba română. Acesta va trebui să acopere întreaga perioadă de derulare a tranzacţiilor. Obligaţiile de raportare pentru auditorii desemnaţi vor fi clarificate în cadrul Termenilor de Referinţă şi în cadrul contractelor de audit încheiate cu aceştia. Rapoartele de audit transmise către KfW vor fi semnate de compania de audit şi de auditorul executant.

Responsabilitate principală: Compania de audit contractată

Asistenţă: Consilier Financiar (Contabilitate)

Consultanţă: comunicare, financiară, juridică

BRCCI Aprilie 2013 82

7. COMUNICARE ŞI MARKETING

7.1.1 Conţinut sumar

Comunicarea şi Marketingul sunt activităţi importante pentru promovarea Programului, a caracterului acestuia şi a trăsăturilor specifice, precum şi crearea, creşterea şi îmbunătăţirea nivelului de conştientizare şi de înţelegere a specificului reabilitării istorice. Unele dintre aceste activităţi sunt integrate în procesul de implementare a proiectelor sau în schimbul de informaţii dintre reprezentanţii municipalităţii; altele se desfăşoară în mod constant pe fundalul programului sau necesită eforturi orientate în funcţie de moment. O strategie cuprinzătoare de comunicare şi marketing (Anexa 12: Strategia de Comunicare şi Marketing) coordonează totalitatea activităţilor în acest domeniu şi identifică obiective, procese şi grupuri ţintă care trebuie avute în vedere pentru promovarea programului şi stabilirea unui flux informaţional credibil pentru populaţie şi pentru participanţii potenţiali. De asemenea, Strategia de Marketing şi Comunicare conţine un Plan de Acţiune cu activităţi detaliate care vor fi actualizate trimestrial.

BRCCI este iniţiatorul eforturilor de comunicare şi marketing în domeniul activităţilor care vizează imobilele aparţinând patrimoniului de clădiri istorice, dar şi în ceea ce priveşte activităţile conexe dezvoltării Programului de Finanţare al KfW. BRCCI activează în strânsă colaborare cu Direcţia de Comunicare pentru a se putea integra într-o agenda comună de comunicări şi evenimente. Responsabilitatea principală revine Consilierului de Comunicare care răspunde în faţa Şefului BRCCI, dar şi Directorului Direcţiei de Urbanism pentru aprobarea activităţilor şi materialelor specifice şi a bugetului necesar.

Planul de marketing şi comunicare va fi întocmit anual şi revizuit trimestrial. Etapele pregătitoare anterioare prezentării planului pentru aprobare includ consultarea cu echipa BRCCI şi cu corespondenţii dedicaţi din cadrul Direcţiei de Comunicare. Informaţiile vor fi colectate de la consilierii specializaţi şi verificate de către de către aceştia (echipa internă – informaţii tehnice şi economice), de la consultanţi şi surse externe. Materialele elaborate trebuie prezentate şi analizate cu managementul intern – Şeful BRCCI şi corespondenţii dedicaţi din cadrul Direcţiei de Comunicare. O dată aprobate materialele şi activităţile specifice vor fi incluse pe agenda comună de comunicări şi evenimente.

Bugetul pentru comunicări şi activităţi specifice de marketing este asigurat prin resurse de la bugetul local. Sumele necesare vor fi estimate în cadrul aceleiaşi scheme ca şi bugetul anual pentru măsuri de marketing şi comunicare şi vor fi reevaluate ca şi buget real pe măsură ce activităţile planificare sunt implementate.

Toate activităţile, publicaţiile, etc vor fi documentate de BRCCI (materialele furnizate, articole apărute în presă – ca documente justificative, prezentări disponibile pe internet, etc). Consilierul în probleme de Comunicare din cadrul BRCCI se va consulta în acest sens cu Consultantul Instituţional. Decizia finală va fi adoptată de Comitetul Director.

În cadrul rapoartelor transmise în mod regulat, KfW va primi copii după materialele elaborate (cu traducere în limba engleză sau germană dacă nu s-a convenit în mod expres altfel), dovezi şi informaţii generale cu privire la percepţia Programului în cadrul publicului

BRCCI Aprilie 2013 83

7.1.2 Informaţii de bază pentru Managementul Activităţilor de Marketing

Grupuri ţintă

În general, succesul sau eşecul măsurilor de marketing depinde de nivelul de înţelegere a grupurilor ţintă (nevoile acestora, atitudinile, percepţiile, comportamentul consumatorului, nivelul de satisfacţie, elemente plăcute / neplăcute).

Întrebări utile în înţelegerea grupurilor ţintă

Care sunt particularităţile fiecărui grup ţintă

Ce trebuie făcut pentru a satisface diversele nevoi ale acestora?

Care este motivul grupului ţintă pentru care solicită serviciile voastre?

Ce este necesar pentru a dezvolta o relaţie bună cu grupurile ţintă

BRCCI trebuie să abordeze diversele grupuri ţintă. Abordarea se va face prin activităţi diferite ale Planului de Marketing şi Relaţii Publice.

Grupul ţintă: Decidenţii Comitetul Director: Primar (acţionează ca Preşedinte al Comitetului Director), Ministerul de Finanţe, KfW, Consultanţi, alţi parteneri cheie din cadrul municipalităţii care fac parte din procesul de implementare (Direcţiile Primăriei) Grupul ţintă : Participanţii la Program

Asociaţii de Proprietari: Preşedinţii Asociaţiilor de Proprietari, Proprietarii individuali Grupul ţintă: Publicul General

Locuitorii Timişoarei, publicul naţional şi internaţional, turiştii, participanţii la conferinţe, etc… Grupul ţintă: Partenerii media

Presa scrisă, radio, TV, internet-media Grupul ţintă: Firmele de Construcţie / Arhitecţii Locali

Grupul ţintă: Multiplicatorii

Direcţia Judeţeană pentru Cultură şi Patrimoniu Cultural Naţional, Clubul Germen de Afaceri, Clubul Rotary, Consulatul German, Fundaţia Româno - Germană, Camera de Comerţ Industrie şi Agricultură, Ordinul Arhitecţilor din România, alte Organizaţii Non Guvernamentale co-interesate, etc.

Mixul de Comunicare / Instrumente de Marketing

Opţiunile viabile pentru măsurile de comunicare sunt:

Operatorii media clasici (TV, radio, anunţuri)

Abordare directă prin email

Publicaţii, materiale informaţionale sau promoţionale pe suport de hârtie (broşuri, cataloage,pliante, postere, mesh-uri, panouri de prezentare, folii de prezentare)

Obiecte promoţionale : tricouri, pixuri, etc

BRCCI Aprilie 2013 84

Instrumente de promovare: comunicate de presă, conferinţe de presă, panouri, newsletter, zilele porţilor deschise, rapoarte, prezentări, campanii cu partenerii de cooperare, sponsorizări)

Evenimente, festivităţi, expoziţii, training-uri, workshop-uri

Comunicare directă (consiliere, întâlniri)

Comunicare online (pagina de internet, reţele de socializare)

Exemplul unui Plan de Marketing

Partenerii Media

Partenerii media vizaţi sunt cei activi pe plan local: presa scrisă la nivel local (majoritatea operatorilor au implementat deja şi versiuni online), posturi TV locale sau naţionale cu reprezentare locală, posturi de radio locale şi regionale respectiv posturi naţionale cu reprezentare locală,

Presa scrisă

Sursele locale de ştiri zilnice, presă scrisă sau disponibilă on-line: Renaşterea, Tion, Ora de Timiş, DeBanat, TMPress, Agenda, Adevărul de Timişoara, Ziua de Vest, Vestul.ro, PressAlert Opinia Timişoarei, Timpolis

Posturi TV

Digi24 Timişoara (ca şi post local al postului naţional de ştiri Digi24), TVT89 şi Europa Nova, TVR Timişoara, Realitatea Timişoara; precum şi alţi corespondenţi locali ai posturilor TV naţionale

Posturi Radio (locale şi regionale)

Radio Timişoara, Radio Reşita, WestCityRadio, KissFM, precum şi alţi corespondenţi locali ai altor posturilor radio sau posturi radio online.

Blog: Skyscrapercity

Măsuri de Marketing și PR Ian Feb Mar Apr Mai Iun Iul Aug Oct Nov Dec

PR Managementul Relațiilor Publice <-- în mod continuu --> Conferințe de Presă Comunicate de Presă <-- în mod continuu --> Spoturi TV <-- <-- planificate --> Campania "Poveștile Clădirilor Istorice" <-- în mod continuu --> Materiale imprimate Fluturașul de imagine Materiale de prezentare Roll-up-uri, postere Pachet informativ pentru proprietari Pagina de internet Pagina pe www.primariatm.ro Comunicarea internă Procese cu Direcțiile din cadrul Primăriei <-- în mod continuu --> Raportarea către Comitetul Director <-- în mod continuu --> Punct de Informare / Networking Instituții <-- în mod continuu --> Multiplicatori <-- în mod continuu --> Eventimente <-- continous --> Asociații de Proprietari <-- în mod continuu --> Consilii de Cartier <-- în mod continuu --> Arhitecți, Firme de Construcție <-- în mod continuu -->

BRCCI Aprilie 2013 85

Reguli ale proceselor de comunicare din cadrul Primăriei Timişoara / Direcţiei de Comunicare

Primăria Timişoara are dreptul de a autoriza reprezentanţi ai birourilor editoriale, la solicitarea acestora, ca reporteri/editori speciali în relaţia cu instituţia. Aceştia sunt în contact permanent cu ofiţerul de presă din cadrul Primăriei şi au dreptul de a participa la conferinţele de presă şi diverse evenimente şi a de primi informaţii actuale cu privire la tematicile comunicate de reprezentanţii municipalităţii. Evenimentele organizate de Departamentul de Comunicare sau iniţiate de alte departamente / birouri trebuie să respecte principiile identităţii corporatiste. Din acest punct de vedere integrarea Programului de Reabilitare în strategia de comunicare corporatistă a Primăriei ca şi Program Municipal Special se dovedeşte a fi utilă. Totuşi, BRCCI şi Programul dispun de un anumit grad de libertate în dezvoltarea şi implementarea ideilor specifice proprii. Diverşii iniţiatori de evenimente specifice din cadrul Primăriei vor comunica cu reprezentanţii desemnaţi din cadrul Direcţiei de Comunicare pentru feed-back, sprijin în obţinerea aprobărilor necesare pe linie ierarhică (prezentarea la primar sau viceprimar pentru aprobare) respectiv sprijin în cadrul Consiliului Local, asistenţă sau expertiză logistică sau de resurse umane.

Metode principale de comunicare / distribuire în cadrul Primăriei

Întâlnirile de presă au loc zilnic iar Primarul comunică reprezentanţilor presei informaţii actualizate precum şi diverse proiecte şi răspunsuri la întrebările reporterilor de presă. După conferinţa de presă, informaţia este postată pe pagina de internet a Primăriei, pe cele 29 de panouri LED informative amplasate în tot oraşul şi trimisă prin intermediul newsletter-urilor către peste 3.000 de cetăţeni. Informaţia relevantă este astfel transmisă prin e-mail către preşedinţii Consiliilor Consultative şi către Centrul de Consiliere a Cetăţenilor din cadrul Primăriei.

La sfârşitul lunii, informaţiile relevante sunt publicate în Monitorul Oficial al Primăriei care se distribuie gratuit la mai mult de 125.000 de adrese poştale.

7.1.3 Modalitate de lucru

a) Bugetul şi aprobarea cheltuielilor

Bugetul de Marketing şi Comunicare reprezintă o parte din Bugetul General al Primăriei Timişoara. Sumele estimate vor fi incluse în planul anual de buget al BRCCI care este solicitat de Direcţia Economică şi trimis către aceasta în fiecare an în luna decembrie. Estimarea necesarului are loc în cadrul BRCCI iar necesarul este aprobat de către Directorul Direcţiei de Urbanism. Rezultatele reevaluărilor bugetare periodice vor fi analizate în interiorul serviciului şi prezentate directorului în vederea aprobării. Astfel, acestea vor fi incluse de asemenea în planul municipal de revizuire bugetară pentru a se asigura resursele necesare. (Vezi mai jos pct. d – Planificare anuală şi ciclul de revizuire)

Întrebări utile pentru planificarea bugetară:

Care este volumul total de finanţare necesar?

Când sunt necesare fondurile şi care este volumul lor? (an, lună)

Planul de buget este realist?

Pentru revizuirea bugetară anuală: planul de buget a fost atins? Sunt necesare ajustări?

Buget

Planul de Marketing şi Comunicare include o primă estimare generală a bugetului în corelaţie cu activităţile propuse pentru implementare. Aceste prime estimări au la bază experienţe anterioare şi o cercetare generală a pieţei. Aceste estimări vor fi incluse în forma enunţată mai sus în estimarea generală de buget pentru întregul birou pentru anul următor. Pentru anul 2013, Primăria a alocat 20.000

BRCCI Aprilie 2013 86

EUR din bugetul municipal pentru BRCCI. Propunerea de buget pentru anul următor va fi prezentată până în luna iunie 2013.

Bugetul propriu zis (bugetul disponibil pentru cheltuială) depinde de aprobarea bugetului general al Primăriei de către Consiliului Local.

Aprobarea cheltuielilor

Consilierul pe probleme de Comunicare va demara o primă propunere de buget pentru activitatea de marketing şi comunicare pentru anul următor până în iunie 2013. În etapa de planificare a activităţilor de Marketing şi Comunicare, Consilierul pe probleme de Comunicare se va consulta cu diferiţii experţi consultanţi (pe probleme de comunicare, marketing, aspecte economice) şi cu echipa BRCCI pentru a corela planificarea bugetară cu activităţile viitoare planificate, termenele şi agenda acestora

În acord cu Şeful BRCCI, bugetul estimat pentru activităţile de marketing şi comunicare va fi inclus în bugetul general estimat pentru BRCCI (activităţi planificate pentru anul următor, utilităţi, întreţinere, echipamente, etc)

Estimarea generală de buget a BRCCI va fi transmisă spre aprobare Directorului Direcţiei de Urbanism pentru a putea fi inclusă în estimarea întregii Direcţii. Estimarea consolidată va fi înaintată Direcţiei Economice în vederea pregătirii şi prezentării propunerii finale de buget pentru dezbatere şi aprobare de către Consiliul Local.

Bugetul pentru anul în curs va fi aprobat prin votul Consiliului Local în timpul anului (în primul trimestru). Cu toate acestea, în prima parte a anului pot fi întreprinse activităţi specifice de marketing şi comunicare. Totuşi este recomandabilă luarea în considerare a unor activităţi de anvergură mai mică pentru a se putea acoperi sau amâna cheltuielile implicite. Până la aprobarea bugetului de către Consiliul Local, activităţile pot fi finanţate din Fondul de Rezervă (în mod limitat!). Prioritizarea, autorizarea şi efectuarea plăţilor cad în sarcina Direcţiei Economice. Decizia finală şi aprobarea plăţilor se autorizează de către Primar.

Achiziţia serviciilor va fi propusă spre aprobare Direcţiei Economice şi Primarului. În baza acestei aprobări iniţiale a unei cheltuieli virtuale, achiziţia de servicii se va declina procedurii generale de achiziţii publice. Procedura de plată va fi realizată de Direcţia Economică după primirea facturii de la furnizorul de servicii. Iniţierea procedurii de plată se află în sarcina beneficiarului direct – BRCCI cu menţiunea destinaţiei specifice şi aprobate a cheltuielilor iar plăţile se vor executa doar după aprobarea expresă a Primarului.

Responsabilitate principală(pentru iniţiere): Consilier Comunicare

Responsabilitate pentru aprobare: Direcţie Economică, Primar

Asistenţă: Consilier Financiar, Consilier Tehnic, Consilierul Direcţiei de Comunicare

Consultanţă: Asistenţă. Training (comunicare, relaţii publice, financiar)

b) Autorizarea materialelor de comunicare – design grafic, conţinut şi text

În conformitate cu Strategia de Marketing şi Comunicare şi cu Planul Anual de Marketing şi Comunicare, design-ul grafic, conţinutul şi textul materialelor de comunicare va fi elaborat de către Consilierul de Comunicare. Procesul de elaborare până la prezentarea pentru aprobare include consultarea cu întreaga echipă a BRCCI şi cu corespondenţii dedicaţi din cadrul Direcţiei de

BRCCI Aprilie 2013 87

Comunicare. Informaţiile tehnice şi economice incluse în materiale vor fi furnizate / verificate de consilierii specializaţi din cadrul BRCCI şi ulterior editate ca şi conţinut al materialelor promoţionale pe suport de hârtie (broşuri, flyere, postere, concepte pentru evenimente, comunicate de presă, etc) în funcţie de mesajul care se doreşte a fi transmis către categoriile specifice de public în cadrul general al strategiei de marketing şi comunicare. Toate materialele se vor prezenta şi se vor discuta cu managementul intern – Şeful BRCCI dar şi cu personalul desemnat din cadrul Direcţiei de Comunicare. După aprobare, materialele şi activităţile specifice vor fi prezentate pe agenda comună de comunicări şi evenimente.

În ceea ce priveşte conţinutul comunicatelor de presă, Consilierul de Comunicare se va consulta cu Şeful BRCCI sau cu Directorul Direcţiei de Urbanism în funcţie de caracterul mesajului / informaţiei transmise iar documentul final va fi transmis către consilierii dedicaţi din cadrul Direcţiei de Comunicare pentru obţinerea aprobării din partea Primarului şi distribuirea ulterioară către reprezentanţii presei.

c) Relaţii media şi coordonarea relaţiilor publice (PR)

În conformitate cu cerinţele Programului, Consilierul de Comunicare din cadrul BRCCI colaborează în mod constant cu reprezentanţii desemnaţi pentru cooperarea cu Programul Municipal de Reabilitare a Clădirilor Istorice şi cu Programul de Sprijin Financiar din cadrul Direcţiei de Comunicare în ceea ce priveşte relaţia cu partenerii media. Consilierul de Comunicare va sesiza şi iniţia oportunităţile privitoare la mesaje relevante de comunicare destinate mass mediei locale. Scopul general aste acela de a informa cetăţenii şi în special proprietarii de apartamente din imobilele istorice despre existenţa programului şi de a promova programul prin evidenţierea dezvoltărilor importante din cadrul acestuia (spre exemplu deschiderea de şantiere de construcţii, finalizarea de proiecte etc…) şi de a asigura calitatea distribuirii acestora în mass media. În cadrul etapei de colectare a informaţiilor relevante, Consilierul de Comunicare va beneficia de suportul membrilor echipei BRCCI, având în vedere că responsabilităţile acestora de specialitate şi expertiza lor sunt necesare. Aceasta va asigura corectitudinea şi acurateţea informaţiilor de ordin tehnic,economic, legal, etc.

Consilierul de Comunicare din cadrul BRCCI este de asemenea implicat în situaţii de comunicare directă cu reprezentanţii media pentru a consolida încrederea şi credibilitatea surselor în ceea ce priveşte mesajele care ajung la partenerii media. Acest deziderat poate fi atins prin participarea la conferinţe de presă, stabilirea contactelor cu reprezentanţii media autorizaţi, organizarea de conferinţe de presă referitoare la activităţile şi programele BRCCI la locul evenimentelor, etc…

Etape de parcurs:

• Definirea subiectelor interesante şi pregătirea comunicatelor de presă (cu sprijinul consilierilor specializaţi)

• În funcţie de subiect, furnizarea comunicatelor de presă în colaborare cu consilierul din cadrul Direcţiei de Comunicare a Primăriei Timişoara.

• În funcţie de subiect, pregătirea comunicatelor de presă în colaborare cu consilierul din cadrul Direcţiei de Comunicare a Primăriei Timişoara.

• Transmiterea de informaţii către Departamentul de Comunicare pentru integrarea acestora pe pagina de internet a Primăriei Timişoara.

Responsabilitate principală: Consilier Comunicare, Consilierul Direcţiei de Comunicare

a Primăriei Timişoara.

BRCCI Aprilie 2013 88

Asistenţă: Consilier Financiar (sursă de informare), Consilier Tehnic (sursă de informare), Consilierul Direcţiei de Comunicare

Consultanţă: Asistenţă. Training (comunicare, relaţii publice, financiar, arhitectură, medii sociale, întreţinere site web)

d) Planificare anuală şi revizuire:

Dacă planul de marketing este elaborat într-un anumit moment în timp, de regulă înainte de aprobarea bugetară, acesta este totuşi un proces cu ciclu anual.

Elaborarea unui plan de marketing şi comunicare în colaborare cu Seful BRCCI, Directorul Direcţiei de Urbanism şi Planificare şi consilierii dedicaţi din partea Direcţiei de Comunicare constă în:

1. Planificarea anuală de măsuri de marketing pentru anul următor

• Programare: Înainte de planificarea bugetară generală a Primăriei Timişoara din luna decembrie, Consilierul de Comunicare din cadrul BRCCI va iniţia cel târziu în luna octombrie sau noiembrie planificarea anuală de buget pentru activităţile de marketing şi comunicare din anul următor. În baza acestor activităţi va fi calculat bugetul de marketing şi transmis către Serviciul de Buget din cadrul Primăriei.

• Bugetul final va fi aprobat de Primăria Timişoara pe parcursul primului trimestru din anul următor. Până la aprobarea finală a bugetului anual pot fi planificate şi implementate doar măsuri minore.

• Participanţii la acest proces sunt Consilierul de Comunicare şi consilierii din cadrul echipei BRCCI (informaţii şi feed-back), consilierul dedicat din cadrul Direcţiei de Comunicare, reprezentanţii altor organizaţii externe ca şi parteneri potenţiali pentru activităţi de marketing şi comunicare.

• Etape ale planificării de marketing:

o Analiza situaţiei (revizuirea şi instruirea din activităţi de marketing şi comunicare anterioare din cadrul Programului de Reabilitare şi din cadrul Programului GTZ „Reabilitarea Prudentă şi Revitalizarea Economică a Cartierelor Istorice din Timişoara” derulat în perioada 2006 – 2009, studiu de impact prin cercetări, feed-back-uri, informaţii)

o Revizuirea, reevaluarea şi reformularea (dacă este necesar) a obiectivelor anterioare

o Revizuirea şi adaptarea strategiilor

o Revizuirea măsurilor de comunicare şi crearea unui nou mix de comunicare

o Calcularea bugetului de marketing

o Prezentarea şi discutarea strategiei de comunicare şi marketing cu Şeful BRCCI şi cu consilierii dedicaţi din cadrul Direcţiei de Comunicare din Primărie.

o Pregătirea conţinutului prezentării şi discuţiilor cu Comitetul Director

o Aprobarea versiunii finale a strategiei de către Comitetul Director

BRCCI Aprilie 2013 89

2. Revizuirea strategiei de marketing

• Programare: după aprobare, bugetul general al Primăriei Timişoara este reanalizat pe trimestre. Înainte de această reanalizare, activităţile de marketing trebuie reanalizate.

• Participanţii la acest proces sunt Consilierul de comunicare şi consilierii din cadrul echipei BRCCI (informaţii şi feed-back), consilierul dedicat din cadrul Direcţiei de Comunicare, reprezentanţii altor organizaţii externe ca şi parteneri potenţiali pentru activităţi de marketing şi comunicare.

• Etape:

o Revizuirea situaţiei curente şi a posibilelor schimbări

o Revizuirea coerenţei obiectivelor

o Revizuirea măsurilor de comunicare şi adaptări opţionale

o Prezentarea şi discutarea actualizărilor cu Şeful BRCCI şi cu ………

o Raportarea şi discutarea actualizărilor cu Comitetul Director şi elaborarea unui plan strategic actualizat.

Responsabilitate principală: Consilier Comunicare

Asistenţă: Consilier Financiar, Consilier Tehnic, Consilierul Direcţiei de Comunicare

Consultanţă: Asistenţă.

Planificare anuală şi revizuire: La începutul ultimului trimestru al fiecărui an, Consilierul pe probleme de Comunicare din cadrul BRCCI va elabora planificarea anuală pentru activităţile de comunicare şi marketing din anul viitor. Această planificare cuprinde următoarele etape:

• Analiza situaţiei (revizuirea şi instruirea din activităţi de marketing şi comunicare anterioare din cadrul Programului de Reabilitare şi din cadrul Programului GTZ) –

• Revizuirea şi reformularea (dacă este necesar) a obiectivelor anterioare

• Revizuirea şi adaptarea strategiilor

• Revizuirea măsurilor de comunicare şi crearea unui nou stil de comunicare

• Revizuirea impactului Programului asupra condiţiilor de trai şi asupra dezvoltării economice

• Planificarea bugetului de marketing pentru anul următor în funcţie de cerinţe

• Prezentarea şi discutarea strategiei de comunicare şi marketing cu Şeful de Serviciu din cadrul BRCCI şi cu Şeful Direcţiei de Dezvoltare din Primărie.

• Pregătirea conţinutului prezentării şi discuţiilor cu Comitetul Director

• Aprobarea versiunii finale a strategiei prin Comitetul Director

După primul trimestru al fiecărui an, Responsabilul cu Comunicarea realizează o reevaluare a strategiei anuale de comunicare şi marketing în baza următoarelor etape:

• Revizuirea situaţiei curente şi a posibilelor schimbări

BRCCI Aprilie 2013 90

• Revizuirea coerenţei obiectivelor

• Revizuirea măsurilor de comunicare şi a adaptărilor opţionale

• Prezentarea şi discutarea actualizărilor cu Şeful de Serviciu din cadrul BRCCI şi cu Şeful Direcţiei de Comunicare din Primărie.

• Raportarea şi discutarea actualizărilor cu Comitetul Director şi elaborarea unui plan strategic actualizat.

Responsabilitate principală: Consilier Comunicare

Asistenţă: Consilier Financiar (Evaluare Financiară), Consilier Tehnic Administrativ, Consilierul Direcţiei de Comunicare

Consultanţă: Training (Comunicare, relaţii publice, arhitectură, consultanţă financiară, know-how medii sociale, întreţinere site web)

e) Activităţi de comunicare pentru grupuri ţintă diferite: Consilierul pe probleme de Comunicare din cadrul BRCCI coordonează activităţile de comunicare pentru diferitele grupuri ţintă ale Programului (Anexa 12: Strategie de Comunicare şi Marketing). Această activitate include:

• Furnizarea de informaţii adecvate(spre exemplu campanii şi iniţiative, prezentări, publicaţii, etc).

• Comunicare directă cu participanţi (potenţiali) la Program (consiliere, întâlniri, etc) şi training / suport în cadrul echipei BRCCI pentru comunicare directă .

• Moderarea situaţiilor conflictuale cu sprijinul Şefului BRCCI, a Consilierului Juridic şi al Experţilor Internaţionali (pe durata serviciilor de consultanţă finanţate de KfW).

• Comunicare în medii (campanii, conferinţe de presă, radio, TV, stabilirea relaţiei cu reprezentanţii media).

• Comunicare online (actualizare site web, media socială)

• Planificarea şi coordonarea evenimentelor

• Elaborarea şi actualizarea materialelor informative

• Comunicarea cu firmele de construcţii şi arhitecţii (coordonarea training-urilor/work-shop-urilor, informaţii, publicaţii, networking)

Responsabilitate principală: Consilier Comunicare

Asistenţă: Consilier Financiar (Evaluare Financiară), Consilier Tehnic Administrativ, Consilierul Direcţiei de Comunicare

Consultanţă: Training (Comunicare, relaţii publice, arhitectură, consultanţă financiară, moderarea conflictelor, situaţii de comunicare dificile cu grupurile ţintă)

f) Relaţii media: În conformitate cu cerinţele Programului, Consilierul pe probleme de Comunicarea din cadrul BRCCI va organiza şi administra relaţia cu grupurile media pentru a aduce evoluţia Programului în atenţia publicului (spre exemplu finalizarea de proiecte, realizări, etc). Pregătirea conferinţelor de presă implică următoarele activităţi

• Pregătirea conferinţelor de presă.

BRCCI Aprilie 2013 91

• Urmărirea reprezentării Programului în medii.

• Organizarea apariţiilor media

• Elaborarea comunicatului de presă către reprezentanţii media .

• Actualizarea paginii de internet

• Urmărirea presei sociale

Responsabilitate principală: Consilier Comunicare

Asistenţă: Consilier Financiar Adjunct, Consilier Tehnic Administrativ, Consilierul Direcţiei de Comunicare

Consultanţă: Training (Comunicare, relaţii publice, arhitectură, consultanţă financiară, know-how media socială, mentenanţă site web)

g) Suport logistic: Chiar dacă responsabilitatea principală în ceea ce priveşte coordonarea măsurilor de comunicare şi marketing îi aparţine Consilierul pe probleme de Comunicare din cadrul BRCCI, suportul logistic trebuie să fie asigurat de alţi membrii ai echipei BRCCI în conformitate cu disponibilitatea şi experienţa acestora. Aici se încadrează organizarea de evenimente şi iniţiative, dar şi furnizarea de cunoştinţe profesionale (tehnice, financiare, juridice) în ceea ce priveşte elaborarea materialelor informative.

Responsabilitate principală: Responsabil Financiar Adjunct, Responsabil Administrativ Arhitectură

Asistenţă: Arhitect Consilier, Consilier Tehnic Supraveghetor, Consilier Financiar, Consilier Juridic

Consultanţă: Training (Comunicare, relaţii publice, arhitectură, consultanţă financiară)

BRCCI Aprilie 2013 92

8. ADOPTAREA DECIZIILOR ŞI MONITORIZAREA PROGRAMULUI

8.1 Comitetul Director

8.1.1 Conţinut sumar

Comitetul Director asigură şi coordonarea şi monitorizarea Programului. Una din funcţiile sale specifice este aceea de aproba proiectele de reabilitare şi sprijinul financiar oferit proprietarilor. Pentru aceasta, membrii Comitetului Director trebuie să se întrunească regulat o dată la două săptămâni la un termen fixat (Anexa 2C: Programul de Şedinţe ale Consiliului Director pentru anul 2013) pentru a discuta evoluţia Programului din perspectivă operaţională. Partea de monitorizare cuprinde atât progresul general al proiectelor, implementarea financiară precum recuperarea finanţării sau procedurile Fondului de Dispunere, cât şi aspecte generale legate de implementarea fizică (proceduri de achiziţie, evoluţia lucrărilor de reabilitare). Scopul monitorizării şi a comunicării interne în cadrul întrunirilor Comitetului Director este acela de a asigura o implementare eficientă a Programului, a identifica punctele slabe ale Programului (din punct de vedere procedural sau structural) şi de a reacţiona rapid în ceea ce priveşte eliminarea lor în colaborare cu decidenţii principali care trebuie să aprobe îmbunătăţirile propuse. Atribuţiile Comitetului Director includ de asemenea soluţionarea eficientă a conflictelor apărute pe parcursul derulării Programului şi de asigura coordonarea Programului împreună cu KfW şi Ministerul Finanţelor Publice după caz.

Structura şi membrii Comitetului Director sunt descrise în Anexa 2A: Structura Comitetului Director. Programul de Şedinţe al Comitetului Director a fost aprobat de Comitetul Director în cadrul sesiunii din 26 martie 2013 (vezi anexa 26). Comitetul Director este organizat în nouă nivele: nivelul operaţional (grupul de coordonare) şi nivelul decizional (grupul decizional). Din Grupul Decizional cu drept de vot face parte Primarul Timişoarei, KfW şi reprezentanţii acesteia, Directorul Direcţiei de Urbanism şi Şefii de Birou ai departamentelor de Contabilitate şi Venituri. Grupul de Coordonare în schimb este responsabil cu analiza proiectelor propuse şi furnizarea informaţiilor suplimentare, dar şi acordarea de suport juridic sau clarificarea aspectelor propuse de Grupul Decizional. Membrii Grupului de Coordonare sunt Directorii Serviciilor Juridic şi Achiziţii Publice, Directorul Direcţiei de Dezvoltare,, Directorul Direcţiei de Clădiri, Terenuri şi Dotări Diverse, şeful BRCCI şi unul dintre Consilierii Financiar sau Tehnic. Informaţiile primite şi analizate în cadrul activităţii Comitetului Director vor fi tratate în mod confidenţial , în special în ceea ce priveşte proprietarii privaţi sau asociaţiile de proprietari şi în special în ceea ce priveşte procedurile de achiziţie publică sau pe cele iniţiate de proprietarii individuali. Toţi membrii Comitetului Director trebuie să fie familiarizaţi cu aceste principii de bază.

8.1.2 Modalitate de lucru

a) Ordinea de zi şi coordonarea şedinţelor: Înainte de fiecare întrunire a Comitetului Director, Şeful BRCCI elaborează o ordine de zi în baza unei rutine stabilite sau a problemelor apărute. Problemele de discutat pot fi propuse de orice membru al Comitetului Director sau de orice altă persoană implicată în implementarea operaţională a Programului. În funcţie de specificul ordinii de zi, la şedinţele Comitetului Director pot fi invitaţi experţi externi pentru a clarifica diverse aspecte ale tematicilor abordate pentru membrii permanenţi ai Comitetului Director. Invitaţiile şi documentele se vor transmite cu cel puţin 3 zile înainte de întrunirea Comitetului Director prin email.

BRCCI Aprilie 2013 93

Responsabilitate principală: Şeful BRCCI

Asistenţă: Consilier Comunicare, Consilieri Financiari, Consilieri Tehnici, Membrii Comitet Director

Consultanţă: Training (Comunicare, relaţii publice, arhitectură, consultanţă financiară)

b) Moderarea şi consemnarea şedinţelor: Şedinţele se vor desfăşura cu participarea Şefului Direcţiei de Urbanism şi vor fi moderate de Şeful BRCCI. În cadrul şedinţelor, toate puncte specifice de pe ordinea de zi vor fi prezentate de persoana care le-a iniţiat şi discutate de membrii Comitetului Director. Rezultatele fiecărei şedinţe a Comitetului Director sunt consemnate într-un Proces Verbal (Anexa 2B) care este redactat fie de Consilierul Financiar (Evaluare Financiară) sau de Consilierul Tehnic Administrativ .

Responsabilitate principală: Şef BRCCI, Consilier Tehnic Administrativ

Asistenţă: Consilier Financiar (Evaluare Financiară), Arhitect Consilier, Membrii Comitet Director (Anexa 2A: Structura Comitetului Director)

Consultanţă: Training (Comunicare, relaţii publice, arhitectură, consultanţă financiară

c) Aprobarea modificărilor la Manualul de Proceduri al Programului: Dacă membrii permanenţi ai Comitetului Director (Grupul Decizional şi Grupul de Coordonare) identifică puncte slabe în procedurile sau structurarea Programului, aceştia pot propune modificări care trebuie adoptate de Grupul Decizional şi aprobate de Primar şi KfW pentru a fi implementate (Anexa 2A: Structura Comitetului Director). Propunerile de modificări vor fi argumentate în cadrul Procesului Verbal de Şedinţă a Comitetului Director de către Şeful BRCCI sau de către înlocuitorul său din cadrul BRCCI şi supuse aprobării Primarului şi KfW (Anexa 2B: Proces Verbal de Şedinţă a Comitetului Director). După obţinerea aprobării din partea Primarului şi din partea KfW, Şeful BRCCI asigură o integrare adecvată a modificărilor în Manual şi în toate procedurile şi / sau documentele relevante ale Programului dar şi informarea participanţilor şi echipei implicate în derularea Programului.

d) Activitatea de Monitorizare a Comitetului Director Activitatea de monitorizare a Comitetului Director şi rezultatele acesteia se vor concretiza în rapoarte semestriale către KfW. Raportarea va fi realizată de BRCCI, dar include de asemenea şi informaţii obţinute de la celelalte departamente implicate pentru a furniza o imagine de ansamblu coerentă asupra procedurilor Programului.

Responsabilitate principală: Responsabil Financiar,

Asistenţă: Arhitect Consilier, Consilier Tehnic Administrativ, Consilieri Financiari, Responsabil Financiar Adjunct, Membrii Comitet Director

Consultanţă: Training (Comunicare, relaţii publice, arhitectură, consultanţă financiară

BRCCI Aprilie 2013 94

8.2 Raportarea

8.2.1 Conţinut sumar

În general, atât Primarul, şi Consiliul Local, cât şi KfW necesită informaţii coerente regulate cu privire la progresul Programului şi atingerea obiectivelor definite. Atingerea obiectivelor generale va fi monitorizată prin progresul proiectelor, dezvoltarea financiară şi impactul activităţilor Programului asupra condiţiilor de trai ale locuitorilor imobilului care face parte din proiect, a cartierelor istorice Cetate, Iosefin şi Fabric precum şi ale populaţiei şi actorilor economici din Timişoara.

În ceea ce priveşte cerinţele de informare din partea KfW, a fost agreat că Primăria / BRCCI va transmite rapoarte semestriale către KfW cu privire la progresul Programului (Rapoarte de Progres ) şi cu privire la dezvoltarea tuturor celorlalte condiţii generale semnificative (Anexa 18B: Standarde de Monitorizare a Proiectului). Pe lângă referirile la toate temele enunţate în Anexa 8 a Acordului Separat raportul informaţii cu privire la toate circumstanţele care pot periclita atingerea obiectivului general, a scopului programului şi rezultatele. La finalul Programului, Agenţia de Implementare a Programului va întocmi un raport final al măsurilor implementate. Primul raport cu privire la starea de fapt a fost transmis şi face referire la perioada dintre semnarea Acordului de Împrumut şi luna februarie 2013 Prin urmare, perioadele de raportare sunt între lunile martie – august, şi septembrie – februarie. Rapoartele trebuie să ajungă la KfW în termen de cel mult 4 săptămâni după finalizarea perioadei analizate.

După finalizarea Programului, Primăria / BRCCI cor continua raportarea cu privire la dezvoltarea ulterioară a acestuia. (vezi Anexa 8 la Acordul Separat pentru detalii). KfW va informa Primăria / BRCCI în timp util cu privire la finalizarea perioadei de raportare.

8.2.2 Modalitate de lucru

a) Colectarea datelor : În vederea furnizării informaţiilor solicitate, următoarele date cu privire la evoluţia programului vor fi colectate în mod continuu de Şeful BRCCI: informaţii tehnice şi financiare, activităţi din perioada raportată, modificări în structura echipei precum şi alte informaţii relevante privind implementarea programului.

b) Coordonarea rapoartelor KfW: Redactarea unui raport semestrial al BRCCI către KfW (pentru perioadele de elaborare şi prezentare vezi mai jos) va fi coordonată de Şeful BRCCI şi de Consilierii din cadrul BRCCI care vor colecta şi vor asambla informaţiile necesare obţinute din diverse surse. Conţinutul şi forma rapoartelor sunt predefinite în Anexa 8 la Acordul Separat (Anexa 13: Acordul Separat) şi includ

• Descrierea şi informarea cu privire la activităţile şi progresul programului de la ultimul raport.

• Progresul Programului de Reabilitare Prudentă şi Revitalizare Economică a Cartierelor Istorice Fabric, Cetate şi Iosefin

• Dificultăţile şi problemele apărute cu indicarea posibilelor soluţii sau a soluţiilor deja adoptate şi propuneri de reacţionare la aceste probleme.

• Dezvoltare şi realizări cu privire la indicatori (vezi Anexa 8 la Acordul Separat)

• Actualizarea Listei cu proiecte, bunuri, lucrări şi servicii

• Actualizarea termenelor

• Actualizarea Planului Financiar şi al Planului de Costuri

BRCCI Aprilie 2013 95

• Dezvoltări generale cu privire la mediul economic, politic şi juridic pentru reabilitarea monumentelor istorice din România

• Dezvoltarea generală a Timişoarei şi în special a condiţiilor de trai în cartierele istorice Cetate, Fabric şi Iosefin.

• Impactul Programului asupra locuitorilor şi proprietarilor imobilelor participante, asupra cetăţenilor şi a societăţilor comerciale din cartierele istorice dar şi în general aspura altor entităţi.

Responsabilitate principală: Şeful BRCCI

Asistenţă: Consilier Comunicare, Consilier Financiar (Evaluare Financiară), Consilier Tehnic Administrativ, Consilier Juridic, Şeful Serviciului de Buget din cadrul Direcţiei Economice, Şeful Biroului de Venituri din cadrul Direcţiei Patrimoniu, Şeful Biroului de Achiziţii Publice din cadrul Direcţiei Patrimoniu, Consilier al Direcţiei Juridice, Consilier al Direcţiei de Comunicare, Director al Direcţiei Sociale.

Consultanţă: Training (coordonare, financiară, arhitectură, elaborarea de rapoarte)

c) Predarea Raportului KfW : Şeful BRCCI va preda raportul BRCCI semestrial către KfW în atenţia Managerului de Proiect Responsabil al şi o copie către Directorul Direcţiei de Urbanism şi o copie către Primar (Anexa 18: Model de Raport către KfW)

Responsabilitate principală: Şeful BRCCI

Asistenţă: Consilier Comunicare, Consilier Financiar (Evaluare Financiară), Arhitect Consilier

Consultanţă: Training (coordonare, financiară, arhitectură, elaborarea de rapoarte)

d) Transmiterea raportului lunar către Ministerul de Finanţe: Până la mijlocul lunii următoare, Consilierul Financiar (Contabilitate) din cadrul BRCCI va pregăti un raport lunar cu privire la împrumutul KfW conform prevederilor OMF 1059/2008 (Anexa 8M: Formular 1 – Raport privind Fondurile Rambursabile(OMF 1059/2008) Raportul trebuie semnat de Şeful BRCCI, Directorul Direcţiei de Urbanism şi de Directorul Direcţiei Economice.

8.3 Baza de date pentru proiecte

8.3.1 Conţinut sumar

Pentru monitorizarea sub-proiectelor se va menţine şi administra o bază de date pe serverul de la BRCCI. În vederea monitorizării evoluţiei proiectului, această bază de date va colecta toate informaţiile (tehnice şi financiare, informaţii apărute în presă, etc) cu privire la proiecte şi va asigura un acces facil şi rapid la toate documentele necesare. Mai mult, străzile imobilelor parte a proiectului din cartierele relevante vor fi monitorizate pentru a urmări dezvoltarea situaţiei şi a stării sociale locuitorilor dar şi impactul Programului asupra mediului de afaceri şi a gentrificării. Procesul de selecţie va fi coordonat în strânsă colaborare cu KfW pentru a asigura includerea tuturor cerinţelor de monitorizare.

8.3.2 Modalitate de lucru

a) Administrarea bazei de date (financiară): Consilierul Financiar (Evaluare Financiară) va alimenta baza de date cu toate informaţiile financiare relevante din cadrul întocmirii unui proiect

BRCCI Aprilie 2013 96

(spre exemplu capacitatea de finanţare a proprietarilor individuali din cadrul Evaluării Financiare), din cadrul fazei de implementare tehnică (stadiul facturilor) şi din cadrul procesului de recuperare a proiectelor (stadiul general şi individual de recuperare a contribuţiilor din partea proprietarilor) şi pe parcursul implementării tehnice (stadiul facturilor). Consilierul Financiar (Evaluare Financiară) asigură de asemenea sincronizarea bazei de date cu informaţiile financiare detaliate din cadrul Software-ului Financiar Administrativ (FAT) Structura bazei de date este prezentată în Anexa 20: Structura Bazei de Date. Evaluările Financiare, dar şi Baya de Date a Proiectului şi Software-ului Financiar Administrativ (FAT) vor fi securizate cu parole de acces care vor permite doar echipei autorizate a BRCCI accesul la datele sensibile şi vor preveni dispersarea accidentală a informaţiilor sensibile. Săptămânal se va realiza un back-up al bazei de date care va fi stocat pe suporturi de stocare electronice şi depozitat în seif. Având în vedere că actualmente un singur membru al echipei BRCCI dispune de instruire în utilizarea bazei de date, se va asigura pe viitor instruirea a încă minim un consilier. Copiile pe suport de hârtie ale Evaluărilor Financiare şi ale Contractelor vor fi de asemenea depozitate într-un seif. Având în vedere că seiful disponibil la sediul BRCCI va deveni în curând neîncăpător, se vor procura seifuri suplimentare. Responsabilitatea pentru siguranţa informaţiilor revine tuturor consilierilor. Acesta este considerat un punct critic, având în vedere că toţi consilierii au acces la baza de date. Consilierii Financiari poartă responsabilitatea siguranţei şi securităţii informaţiilor cuprinse în Evaluarea Financiară şi Software-ului Financiar Administrativ (FAT).

Responsabilitate principală: Consilier Financiar (Evaluare Financiară),

Asistenţă: Consilier Financiar (contabilitate), Consilier Comunicare

Consultanţă: Training ( financiară, utilizare FAT)

b) Administrarea Bazei de Date (tehnică): Consilierul Tehnic Administrativ din cadrul BRCCI va actualiza şi va administra informaţiile tehnice din baza de date. Pe parcursul elaborării proiectelor, aceasta include informaţii din cadrul Evaluării Tehnice şi a Proiectului Tehnic. Pe parcursul implementării proiectului, aceasta priveşte stadiul lucrărilor de reabilitare dar şi problemele şi modificările din cadrul procesului de implementare. Consilierii Tehnici vor actualiza baza de date prin actualizarea condiţiei tehnice a tuturor imobilelor aflate pe Lista Prioritară într-un termen relaxat. Aceste actualizări vor cuprinde şi documentaţii foto şi descrierea schimbărilor prin comparaţie cu ultima monitorizare şi colectare de date. În cadrul Programului, Consilierii Tehnici ai BRCCI vor colecta şi actualiza cu prioritate informaţiile tehnice cu privire la proiectele pentru care Acordurile preliminare de Cooperare, Acordurile Finale de Cooperare sau Acordurile Financiare sunt deja disponibile. Totuşi, nu se va neglija nici actualizarea de rutină. Securizarea informaţiilor este responsabilitatea Consilierilor Tehnici.

Responsabilitate principală: Consilier Tehnic Administrativ,

Asistenţă: Arhitect Consilier, Consilier Tehnic Supraveghetor

Consultanţă: Training ( arhitectură, administrarea bazelor de date)

Informații HCL

Atașamente în original

Citat de (2)

Consiliul Local Timisoara

Hotararea 306/30.05.2013 privind aprobarea Manualului de Proceduri a programului "Reabilitarea Monumentelor Istorice din Cartierele Istorice ale Timişoarei, Infrastructură Municipală Fază II "

30.05.2013

Atasament: Referat.pdf

Atasament: Manual_versiunea_13052013_RO.pdf