Hotararea 542/08.12.2015 privind aprobarea încheierii Acordului de Parteneriat între Direcţia de Asistenţă Socială Comunitară a Municipiului Timişoara si Municipiul Oslo - Norvegia, în vederea implementării proiectului pilot "Consolidarea educaţiei şi dezvoltarea competenţelor de muncă şi formare"

Consiliul Local al Municipiului Timișoara Direcția de Asistență Socială Comunitară a Municipiului Timișoara  

Proiect pilot

Pentru parteneriatul cu Municipiul Oslo în cadrul Programului RO25-06

Titlul proiectului: Consolidarea educației și dezvoltarea competențelor de muncă și formare Liderul proiectului: Municipiul Oslo Partener din România: Consiliul Local al Municipiului Timișoara prin:

– Direcția de Asistență Socială Comunitară a Municipiului Timișoara (DASC) (care va monitoriza implementarea activităților propuse în proiectul pilot și va oferi managerului de proiect informațiile necesare pentru raportările activităților așa cum sunt ele solicitate de promotorul proiectului). O scurtă justificare pentru intervenția propusă: În acord cu “Raportul cauzei privind starea Învățământului preuniversitar din România”, publicat de Ministerul Educației, în anul școlar 2010/2011 a existat o creștere importantă a ratei de participare școlară a copiilor cu vârste cuprinse între 3 și 18 ani, ajungând la valoarea de 71,5% , astfel încât putem spune că cel puțin 28 de copii din 100 nu merg la școală. UNICEF menționează în “Manifestul pentru copii” publicat în 2012, că abandonul școlar și eșecul școlar se află în legături strânse cu condițiile de viață, astfel încât doar 33% din copiii proveniți din familii foarte sărace reușesc să promoveze școala generală (8 clase), în contrast cu 95% din copiii din familii cu venituri mai mari, în conformitate cu aceeași publicație. Datele din INS au arătat anul trecut că mai mult de 3 milioane de familii - aproape jumătate decât toate familiile – nu au niciun membru de familie care să lucreze cu forme legale, astfel încât acestea trăiesc numai din beneficii sociale. După mai mult de 5 ani de întârzieri, obiecții constituționale și revizuiri, o reformă nouă și complexă este în curs de implementare, bazată pe noua Lege a învățământului (nr. 1/2011). Din păcate, acest proces amână la nesfârșit măsurile potrivite pentru prevenirea abandonului școlar. Prevenirea abandonului școlar și a ratei de uzură școlară timpurie reprezintă priorități în Strategia Națională pentru Educație pentru perioada 2014-2020. Raportul Eurydice (2011) arată că obiectivul național este de a reduce rata abandonului școlar la 11,8%

Consiliul Local al Municipiului Timișoara Direcția de Asistență Socială Comunitară a Municipiului Timișoara  

până în 2020, dar acest obiectiv depinde foarte mult de capacitatea autorităților centrale și locale să promoveze politici relevante pentru copiii și familiile aflate în situație de risc. Proiectul propus este în concordanță cu aceste obiective și strategii și, deoarece aduce o intervenție la nivel local, se vor realiza, de asemenea, rezultate bune mai rapid și va constitui un model de bună practică ce ar putea fi adoptat de către alte comunități. Abandonul școlar nu este doar o problemă a copilului, ci o problemă serioasă pentru comunitate, a cărei soluție necesită o intervenție prin colaborarea mai multor instituții. Astfel, ne adresăm tuturor actorilor implicați în procesul de învățământ - de la copii, părinți și profesori, până la autorități și comunitate. Bunăstarea și educația copiilor sunt în special afectate de sărăcie; în același timp, creșterea condițiilor de trai pentru copiii vulnerabili și sprijinirea acestora pentru a merge la școală este singura șansă de a schimba, în termen lung, acest mecanism al excluziunii sociale. Scopul proiectului: Creșterea ratei de participare școlară și prevenirea abandonului școlar pentru copiii din familiile defavorizate prin identificarea nevoilor, precum și elaborarea și implementarea unui model de intervenție timpurie în școlile și comunitatea din Timișoara. Proiectul va avea două faze distincte, cu obiective, după cum urmează: Faza I

Obiective • Identificarea nevoilor comunității în domeniul educației prin consultarea reprezentanților comunității. • Creșterea ratei de participare școlară a copiilor din comunitatea Fratelia din Timișoara. • Îmbunătățirea competențelor părinților în a ajuta să crească motivația pentru învățare a copiilor; • Dezvoltarea unui model de intervenție timpurie de prevenire a abandonului școlar, bazat pe evaluarea nevoilor comunității intervenții specializate.

Decembrie 2015 – Decembrie 2016

Faza a II-a

Obiective • Punerea în aplicare a modelului de intervenție timpurie creat anterior în 2 centre pilot din școli cu rată scăzută de participare școlară și într-un centrul de zi pentru copii provenií din familii defavorizate (Centrul de zi “Sfântul Nicolae” din cadrul Serviciului pentru Protecția Copilului și Familiei). • Dezvoltarea curriculei interdisciplinare pentru resursele umane în domeniul educației (profesori, mediatori școlari, directori de școli, consilieri școlari) și asistenți sociali, poliție etc.

Ianuarie 2017 – Decembrie 2021

Consiliul Local al Municipiului Timișoara Direcția de Asistență Socială Comunitară a Municipiului Timișoara  

• Crearea unei rețele de educatori parentali din Timișoara pentru a ajuta părinții să-și dezvolte abilitățile parentale; • Instruirea specialiștilor din educație, asistență socială și domeniile conexe. • Creșterea ratei de participare a copiilor în școli prin oferirea de sprijin prin intermediul programelor școlare și prin servicii de mediere școlară. • Creșterea gradului de conștientizare în comunitate legate de dreptul copiilor la educație și beneficiile pe termen lung ale educației.

Grupurile țintă ale proiectului: 1. Copii din cartierul Fratelia (Timișoara) care sunt într-una sau mai multe situații vulnerabile, cum ar fi: • Copiii din familii dezavantajate social: familii fără venituri, cu venituri mici sau care primesc asistență socială; copiii cu un singur părinte sau cu părinții plecați la muncă în străinătate; familiile cu mulți copii; familiile care locuiesc în suburbii și periferii urbane; familii cu unul sau mai mulți membri bolnav cronic; • Copiii care suferă de un handicap sau alte boli cronice care produc handicap; • Copiii cu risc ridicat de abandon școlar sau de părăsire timpurie a școlii; • Copiii care frecventează Centrul de zi “Sfântul Nicolae” din cadrul Serviciului pentru Protecția Copilului și Familiei • Copiii cu eșec școlar și rată scăzută de frecventare a școlii. 2. Profesorii și alți profesioniști din școlile în care învață copiii care constituie grupul țintă în proiect și profesioniștii care lucrează cu copiii care frecventează Centrul de zi “Sfântul Nicolae” din cadrul Serviciului pentru Protecția Copilului și Familiei; 3. Familiile copiilor aparținând grupului țintă; 4. Specialiștii din domeniul educației și asistenței sociale din Timișoara; 5. Membrii comunității locale din Timișoara. Echipa de management: Unitatea de management al proiectului: 1. Manager proiect –Direcția de Asistență Socială Comunitară a Municipiului Timișoara 2. Asistent manager –Direcția de Asistență Socială Comunitară a Municipiului Timișoara 3. Expert tehnic –Serviciul pentru Protecția Copilului și Familiei 4. Expert financiar –Direcția de Asistență Socială Comunitară a Municipiului Timișoara 5. Expert achiziții publice – Serviciul pentru Protecția Copilului și Familiei 6. Expert juridic –Serviciul pentru Protecția Copilului și Familiei

Consiliul Local al Municipiului Timișoara Direcția de Asistență Socială Comunitară a Municipiului Timișoara  

Echipa de implementare: 1. Coordonator local – Serviciul pentru Protecția Copilului și Familiei 2. Expert – Serviciul pentru Protecția Copilului și Familiei 3. Expert – Serviciul pentru Protecția Copilului și Familiei 4. Expert – Serviciul pentru Protecția Copilului și Familiei 5. Mediator școlar – Furnizor privat de servicii 6. Expert – Furnizor privat de servicii Angajații Direcției de Asistență Socială a Municipiului Timișoara și ai Serviciului pentru Protecția Copilului și Familiei sunt profesioniști în domeniul asistenței sociale, juridic, financiar contabilitate sau achiziții publice și pentru aceștia nu se pretind sume din bugetul proiectului. Serviciul pentru Protecția Copilului și Familiei din Timișoara (SPCF) este un serviciu cu personalitate juridică subordonat Direcției de Asistență Socială Comunitară a Municipiului Timișoara (DASC) și are atribuții în protecția drepturilor copilului și a familiei și a prevenirii separării copilului de familia sa. Între cele două entități va fi un parteneriat pentru transferul de know-how în acest proiect, pentru a implementa cu succes activitățile proiectului cu privire la expertiza lor. Serviciile mediatorului școlar și a expertului în conversațiile comunitare vor fi subcontractate prin achiziția directă de servicii de cercetare socială de la un furnizor privat (ONG). Mediatorul școlar va avea responsabilități de monitorizare a copiilor privind participarea la școală și de a promova copiii din cartierul Fratelia să se înscrie la grădiniță și școală. “Conversațiile comunitare” - au rolul de a identifica nevoile comunitare referitoare la consolidarea educației. Va fi utilizat un Ghid de conversație comunitară elaborat de furnizorul privat. Acest ghid de conversație va fi adaptat după instrumentele internaționale licențiate și pentru utilizarea cărora furnizorul privat deține licența privind dreptul de utilizarea in comunitate, inclusiv pentru instruirea personalului care utilizează acest ghid ca instrument de cercetare comunitară. Furnizorul privat va deține licență pentru utilizarea acestor materiale în comunitate, inclusiv instruirea voluntarilor și a partenerilor pentru a utiliza materialele. Cunoașterea unei comunități nu se dezvoltă numai prin înțelegerea datelor de cercetare, dar, de asemenea, și prin ascultarea și învățarea de la oameni din comunitate. Acest tip de învățare se întâmplă numai prin conversații reale, autentice, care sunt concepute pentru ca oamenii să împărtășească ceea ce doresc să vadă în comunitățile lor și ceea ce ei văd drept provocări cu care se confruntă ei și alții. Aceste date vor fi utilizate în elaborarea “Ghidului de prevenire a abandonului școlar” și având în vedere intervențiile pentru următoarea etapă a proiectului (2017 - 2021). Conversațiile din comunitate vor sprijini obiectivele proiectului prin identificarea nevoilor copiilor, familiilor și comunității în ceea ce privește dezvoltarea intervențiilor care va crește rata de frecventare a școlii și prevenirea abandonului școlar pentru copiii din familiile defavorizate.

Consiliul Local al Municipiului Timișoara Direcția de Asistență Socială Comunitară a Municipiului Timișoara  

Activități pentru proiectul pilot 2015-2016

Activitatea 1 Conferința de lansare a proiectului

Va avea loc o lansare a proiectului organizată de Promotorul proiectului, Primăria Oslo, la sediul Ambasadei Norvegiei la București. La Conferința locală pentru lansarea proiectului în Timișoara vor fi invitați, alături de partenerii locali din proiect și inițiatorul proiectului, reprezentanți ai instituțiilor locale cu responsabilități în domeniul integrării sociale și educaționale a elevilor cu risc social și familiile lor: Inspectoratul Școlar al Județului Timiș, Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului Timiș , ONG-uri locale, reprezentanți ai școlilor, reprezentanți ai comunității și părților interesate, companii implicate în proiecte de educație CSR, reprezentanți mass media etc. Responsabil pentru această activitate este DASC.

Decembrie 2015 Ianuarie 2016

Activitatea 2

Selectarea experților (expert, mediator școlar) Lucrătorii sociali și consilierul juridic vor fi nominalizați din personalul de la SPCF. Mediatorul școlar și expertul vor fi selectați și angajați de către furnizorul privat. Criteriile de selecție a experților sunt: competențe specifice profesionale, experiență, și experiența în lucrul pe proiecte. Responsabili: SPCF și furnizorul privat

Decembrie 2015

Activitatea 3 Identificarea nevoilor din comunitate privind întărirea educației în Fratelia, comunitate din Timișoara - experți (asistenți sociali, mediator școlar, expert în conversațiile comunitare) vor fi incluși în această activitate. Reprezentantul furnizorului privat va pregăti experți din cadrul proiectului în utilizarea Ghidului de conversație comunitară. Furnizorul privat va fi responsabil pentru furnizarea cursului de instruire a experților. Experții de mai sus se vor întâlni cu membrii Comunității Fratelia (un cartier defavorizat din Timișoara). Vor fi întâlniri de grup și întâlniri individuale cu membrii comunității (reprezentanți ai comunității, profesori, părinți, copii etc.). Toți experții din DASC, SPCF și furnizorul privat vor fi implicați în

Ianuarie 2016 – Noiembrie 2016

Consiliul Local al Municipiului Timișoara Direcția de Asistență Socială Comunitară a Municipiului Timișoara  

Conversații comunitare. Fiecare dintre parteneri este responsabil pentru susținerea unei conversații în comunitate/lună. Întâlnirile au nevoie de unele cheltuieli de protocol: apă, biscuiți, suc etc. Vor fi 42 de Conversații comunitare cu cel puțin 15 participanți/ședință .

Activitatea 4 Monitorizarea frecventării școlii de către copii - un expert (numit mediator școlar) va fi implicat în această activitate. El/ea va colabora cu două școli din Fratelia (Școala nr.13 și Școala nr.15) pentru a identifica copiii cu probleme privind frecventarea școlii și el/ea va lucra cu părinții și personalul din școli, în scopul de a ajuta copiii să meargă la școală în mod regulat. Numărul de copii care frecventează școala în acest cartier este estimat la peste 500. Responsabil pentru această activitate este Furnizorul privat.

Ianuarie 2016 – Decembrie 2016

Activitatea 5 Asigurarea de sprijin material pentru copii pentru a îmbunătăți participarea copiilor la școală - Un număr de 150 de copii din familii defavorizate vor primi rechizite și haine pentru a-i ajuta să meargă la școală. Selecția familiilor care vor primi sprijin material se va face pe baza unui set de criterii de selecție. În plus, ambele școli vor fi dotate cu calculatoare, astfel încât aceștia vor avea posibilitatea de a deveni alfabetizați în domeniul utilizării PC-urilor. Elevii vor folosi PC-urile, videoproiector și table în clasele lor, în activitățile școlare de zi cu zi. Vor fi achiziționate pentru fiecare școală: câte 10 PC-uri, câte o tablă, și câte un videoproiector. Un videoproiector suplimentar și un TV va fi achiziționat pentru centrul de zi al SPCF. Responsabil pentru această activitate este DASC .

Februarie 2016 și Octombrie 2016

Activitatea 6 Sesiuni de întâlniri cu părinții - Peste 100 de părinți vor participa la această activitate . Părinții vor fi invitați să învețe despre progresul copiilor lor la școală, pentru a vorbi despre importanța de a avea o educație și vor primi “instrumente” prin care ar putea să motiveze copiii să studieze. Aceasta este o activitate de grup moderată de experți din cadrul proiectului. Responsabil pentru această activitate este SPCF.

Ianuarie 2016 – Decembrie 2016

Activitatea 7 Furnizarea de acte de identitate pentru copii - pentru copiii mai mari de un an, legea română prevede o procedură prin intermediul Judecătoriei pentru a face acte de identitate (certificat de naștere). Astfel, un consilier juridic este necesar pentru a întreprinde demersurile necesare pentru obținerea certificatului de naștere pentru acei copii din comunitate neînregistrați la Serviciul pentru evidența persoanei. De asemenea, părinții copiilor sub un an vor fi ajutați de consilierul juridic și lucrătorii sociali pentru a obține acte de identitate. Responsabil pentru această activitate este SPCF.

Decembrie 2015 – Decembrie 2016

Consiliul Local al Municipiului Timișoara Direcția de Asistență Socială Comunitară a Municipiului Timișoara  

Activitatea 8 Cartografierea copiilor cu risc social din cartierul Fratelia din Timișoara Lucrătorii sociali și mediatorul școlar vor colabora cu școlile și grădinița din cartierul de Fratelia și vor colecta date despre copiii din comunitate: numărul de elevi care îndeplinesc criteriile de eligibilitate stabilite în cadrul proiectului, tipurile de risc social, bariere întâlnite de elevi în școală și de adaptare socială, probleme semnalate de profesori, cauzele riscurilor sociale etc. Responsabil cu această activitate SPCF .

Ianuarie 2016 – Noiembrie 2016

Activitatea 9 Dezvoltarea unui model de intervenție timpurie pentru prevenirea abandonului școlar. Ghidul va fi dezvoltat de către echipa de implemnentare a proiectului. Datele obținute vor fi analizate prin discuții în comunitate cu mediatorul școlar, iar experții vor elabora Ghidul de Intervenție Timpurie de prevenire a Abandonului Școlar și vor face recomandări referitor la cele mai bune practice în intervenția timpurie în prevenirea abandonului școlar, ce se vor disemina și în alte școli, instituții de asistență social și ONG-uri. Ghidul de Intervenție Timpurie de prevenire a Abandonului Școlar este foarte diferit de altele similare, datorită conversațiilor din comunitate care ne vor da puncte de vedere ale părinților și a altor reprezentanți ai comunității asupra ce putem face în vederea prevenirii abandonului școlar. Celălalte ghiduri similare, exprimă punctul de vedere ale cadrelor didactice. Așadar, Ghidul va fi complementar cu alte ghiduri, și va adăuga valoare cu punctele de vedere ale părinților și ai altor reprezentanți ai comunității, referitor la acest aspect. Va fi câte un laptop pentru fiecare organizație care participă la acest proiect : DASC și SPCF. Acestea vor fi folosite de către experți pentru a pregăti toate documentele referitoare la proiect, vor centraliza toate datele evaluării nevoilor, și pentru a putea pregăti și elabora Ghidul de Intervenție Timpurie pentru prevenirea Abandonului Școlar, împreună cu furnizorul privat. Un dispozitiv multifunctional care include imprimantă, scanner și copiator pentru fiecare organizație : DASC și SPCF. Aceasta este necesară pentru toate activitățiile din cadrul proiectului, inclusiv activitățiile cu părinții, familii, membrii ai comunității, etc. Responsabilii pentru această activitate sunt: Furnizorul privat, DASC și SPCF (implementarea activității). Pentru achiziția echipamentelor responsabilitatea aparține DASC.

August 2016 – Noiembrie 2016

Consiliul Local al Municipiului Timișoara Direcția de Asistență Socială Comunitară a Municipiului Timișoara  

Activitatea 10

Conferința finală a proiectului Vor fi invitați împreună cu partenerii de proiect și promotorul proiectului și reprezentanții ale instituțiilor locale cu responsabilități în domeniul integrării sociale și educaționale a elevilor cu risc social și familiile lor : Inspectoratul Școlar Județean, Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului, ONG-uri locale, reprezentanți ai școlii, reprezentanți importanți ai comunității, companii implicate în proiecte de educație CSR., etc. Echipa de implementare a proiectului va prezenta informațiile adunate în conversațiile din comunitate, rezultatele proiectului și activitățiile planificate a fi elaborate și implementate în următoarea perioadă a proiectului. De asemenea, va fi discutat modelul propus pentru programul de intervenție timpurie. Cu această ocazie, consorțiul proiectului va invita official participanții ca să fie parteneri în promovarea educației și de a furniza sau susține servicii pentru copiii ce provin din familii dezavantajate. Responsabilii pentru această activitate este DASC.

Decembrie 2016

Responsabilităţi    

DASC

SPCF Furnizor privat

Responsabil principal Colaborator Colaborator

Activitatea 1 Conferința de lansare a proiectului

DASC va fi organizatorul acestui eveniment. Va pregăti invitațiile (care vor fi trimise și SPCF și furnizorului privat), toate documentele și va face aranjamentele necesare pentru un asemenea eveniment. DASC va avea proprii lor invitați la aceste evenimente. Vor fi invitați și reprezentanți mass media.

SPCF va folosi invitația pregătită de către DASC și o va trimite invitaților lor.

Furnizorul privat va folosi invitația pregătită de către DASC și o va trimite invitaților lor.

Consiliul Local al Municipiului Timișoara Direcția de Asistență Socială Comunitară a Municipiului Timișoara  

Activitatea 5 – Asigurarea de sprijin material pentru copii  

DASC este responsabil pentru selecția copiilor ce vor primi sprijin material bazat pe un criteriu de selecție. DASC este responsabil pentru achiziționarea de haine/rechizite școlare și mâncare, ceea ce reprezintă sprijinul material oferit, dar și de achiziția unui videoproiector și a unui TV pentru Centrul de zi din cadrul SPCF. Sprijinul material include, de asemenea, echipament (calculatoare personale , proiectoare, și table albe) ce va fi oferit școliilor în vederea de a fi folosite de către copii ca și instrumnete pentru îmbunătățirea abilităților de învățare.

SPCF va furniza baza de date a copiilor și familiilor ce se găsesc într-o situație de vulnerabilate socială.

Furnizorul privat referă copiii și familiile raportate de către mediatorul școlar.

Activitatea 10 – Conferința finală a proiectului  

DASC va fi organizatorul acestui eveniment. Va pregătii invitațiile (care vor fi trimise și SPCF și Furnizorul privat), broșurile, rapotul proiectului, ghidul, fluturașii, ca și e-documente și ca și documente printate. DASC va face toate demersurile necesare pentru

SPCF va folosi invitația pregătită de către DASC și o va trimite invitaților lor.

Furnizorul privat va folosi invitația pregătită de către DASC și o va trimite invitaților lor.

Consiliul Local al Municipiului Timișoara Direcția de Asistență Socială Comunitară a Municipiului Timișoara  

un asemenea eveniment. Dasc va avea proprii invitați la eveniment, inclusiv reprezentanți mass media.    

SPCF DASC Furnizorul privat Responsabil principal Colaborator Colaborator

Activitatea 2 – Selectarea experțiilor (asistenți sociali, consilier juridic)

SPCF va fi responsabil pentru selectarea experților proprii, asistenții sociali și consilierul juridic implicați în implementarea proiectului.

- -

Activitatea 7 – Furnizarea de acte de identitate copiilor  

SPCF va consilia și va oferi suport familiilor pentru a putea pregăti actele necesare în vederea obținerii actelor de identitate ale copiilor și familiile lor.

DASC va referi cazuri către SPCF, dacă le identifică.

Furnizorul privat va referi cazuri către SPCF, dacă le identifică.

Activitatea 8 – Cartografierea copiilor cu risc social din comunitatea Fratelia din Timișoara

SPCF va utiliza informațiile existente din cadrul compartimentului de asistență socială pentru a identifica copiii și familiile în dificultate și a le oferi servicii adecvate în funcție de nevoile lor, bazate pe expertiza lor.

DASC va transfera informațiile proprii referitoare la situația familiilor aflate în vecinătatea lor.

Furnizorul privat va referi cazuri SPCF, dacă le identifică.

Consiliul Local al Municipiului Timișoara Direcția de Asistență Socială Comunitară a Municipiului Timișoara  

Furnizorul privat SPCF DASC Responsabil principal Colaborator Colaborator

Activitatea 2 – Selectarea experţilor (mediator şcolar)  

Furnizorul privat va selecta propriul expert, mediatorul școlar.

- -

Activitatea 3 - Comunitatatea are nevoie de identficare, referitor la consolidarea educației în comunitatea Fratelia din Timișoara

Furnizorul privat va fi responsabil pentru furnizarea de pregătire a formării experților. Furnizorul privat (prin experții săi) va conduce 13 conversații comunitare cu cel puțin 250 de participanți. Furnizorul privat va strange toate informațiile din conversațiile comunitare și le va pregăti pentru analiză. Experții din cadrul Furnizorului privat împreună cu ceilalți experți vor analiza datele obținute.

SPCF (prin experții săi) va conduce 13 conversații comunitare cu cel puțin 250 de participanți. SPCF va transfera informațiile obținute din conversațiile comunitare până în ultima zi a fiecărei luni.

DASC va vizita cel puțin 4 conversații comunitare.

Activitatea 4 – Monitorizarea prezenței copiilor la școală  

Furnizorul privat va angaja un expert în medierea școlară. Mediatorul școlar va fi responsabil pentru folosirea competențelor și tehniciilor specific în vederea facilitării

SPCF va referi cazuri Furnizorul privat, dacă identifică. SPCF va transfera informațiile necesare

DASC va considera copiii care au o prezență slabă la școală, referiți de către mediatorul școlar, în a-i include pe lista beneficiarilor de suport material.

Consiliul Local al Municipiului Timișoara Direcția de Asistență Socială Comunitară a Municipiului Timișoara  

relației famile-școală și de a interveni pentru o rată mare de prezență a copiilor în școală. Ea/el va colabora îndeaproape cu asistenții sociali.

mediatorului școlar referitoare la problemele familiale și va colabora la intervențiile coordinate.

Activitatea 6 – Sesiuni de întâlniri cu părinții  

Furnizorului privat va elabora o listă de probleme pentru a putea fi discutate cu părinții și va distribui această listă DASC și SPCF Furnizorului privat va conduce cel puțin 5 ședințe de parenting cu cel puțin 100 de părinți.

DASC va participa la cel puțin 2 dintre ședințele de întâlniri cu părinții și va face recomandări.

SPCF va conduce cel puțin 5 ședințe de parenting cu cel puțin 100 de părinți.

Activitatea 9 – Dezvoltarea uni model de intervenție timpurie pentru prevenirea abandonului școlar

Furnizorul privat va fi responsabil pentru adunarea tuturor datelor din conversațiile comunitare, prezenței copiilor la școală și sesiunile parentale. Furnizorul privat va coordona experții în timpul procesului de elaborare a Ghidului de Intervenție Timpuriu pentru prevenirea Abandonului Școlar.

SPCF va transfera la Furnizorul privat toate informațiile adunate în timpul conversațiilor comunitare și sesiunile parentale. SPCF (prin experții săi) va contribui la elaborarea Ghidului de Intervenție Timpuriu pentru prevenirea Abandonului Școlar sub coordonarea Furnizorul privat.

DASC va oferi sprijinul necesar pentru elaborarea și publicarea Ghidului. DASC va asigura diseminarea Ghidului tuturor participanțiilor la conferință. DASC va avea responsabilitatea achiziției echipamentelor necesare (2 laptop-uri și două echipamente multifuncționale).

Consiliul Local al Municipiului Timișoara Direcția de Asistență Socială Comunitară a Municipiului Timișoara  

Rezultate așteptate în proiect:  Primul parteneriat bilateral româno-norvegian pentru școală și incluziune socială a

copiilor cu risc social;  Mai mult de 500 de membri ai comunității participante prezenți la conversațiile

comunitare;  Mai mult de 500 de copii monitorizați din punct de vedere al prezenței la școală;  Un set de criterii eligibile pentru identificarea și evaluarea inițială a cazurilor sociale

din fiecare școală din rețea, pentru oferirea de suport material;  150 de copii care vor primi suport material în vederea frecventării școlii;  Mai mult decât 200 de părinți vor participa la sesiunile parentale;  Mai mult de 300 de părinți vor fi informați și/sau consiliați de către mediatorul școlar

în legătură cu procedura de înscriere a copiilor la grădiniță și școală;  2 conferințe locale (lansare și finală) pentru acoperire, promovare și diseminare a

rezultatelor proiectului;  100 de participanți la conferințele pentru acoperire, promovare și diseminare a

rezultatelor proiectului;  1000 de fluturași cu informații despre activitățiile proiectului și rezultatele sale printate

și distribuite în timpul implementării proiectului;  1 atelier pentru a pregăti experții, care vor folosi metoda conversațiilor comunitare

pentru a strânge informații referitoare la nevoile educației din comunitate;  10 copii pe an vor avea dosare făcute pentru obținerea actelor de identitate;  30 de părinți vor fi consiliați în legătură cu procedura obținerii certificatelor de naștere

a copiilor sub un an;  3 ateliere în vederea elaborării Ghidului de Intervenție Timpurie pentru prevenirea

Abandonului Școlar;  Va fi elaborat un Ghid de Intervenție Timpurie pentru prevenirea Abandonului Școlar;  200 de copii ale Ghidului de Intervenție Timpurie pentru prevenirea Abandonului

Școlar vor fi distribuite profesioniștilor din cadrul orașului;  Cel puțin 15 școli din oraș vor fi informate asupra intervenției timpurii în prevenirea

abandonului școlar.

Consiliul Local al Municipiului Timișoara  Direcția de Asistență Socială Comunitară 

a Municipiului Timișoara     

Plan de implementare a proiectului

Decembrie 2015

Ianuarie 2016

Februarie 2016

Martie 2016

Aprilie 2016

Mai 2016

Iunie 2016

Iulie 2016

August 2016

Septembrie 2016

Octombrie 2016

Noiembrie 2016

Decembrie 2016

Activitatea 1 Activitatea 2 Activitatea 3 Activitatea 4 Activitatea 5 Activitatea 6 Activitatea 7 Activitatea 8 Activitatea 9 Activitatea 10

Pagina 1 din 37

Implementation Manual Poverty Alleviation

Programme

Pagina 2 din 37

Table of Contents

1.  OVERVIEW ............................................................................................................................. 4 

1.1.  Scope of the manual ............................................................................................................ 4 

1.2.  Applicable law ...................................................................................................................... 5 

1.3.  Roles and Responsibilities during the implementation of the Programme “Poverty Alleviation” ....................................................................................................................................... 6 

1.3.1.  Fund Operator – Deloitte Consultanță SRL ...................................................................... 6 

1.3.2.  Project Promoters ............................................................................................................ 7 

2.  APPLICABLE PROCUREMENT PROCEDURES ................................................................... 9 

2.1  General considerations ........................................................................................................ 9 

2.2  Specific procedures applicable ............................................................................................. 9 

2.3  Roles and responsibilities during the procurement process ............................................... 11 

2.3.1  Fund Operator ................................................................................................................ 11 

2.3.2  Project Promoter ............................................................................................................ 11 

3.  PROJECT FINANCIAL MANAGEMENT ............................................................................... 13 

3.1  Eligibility of expenditure ..................................................................................................... 13 

3.1.1  General principles on the eligibility of costs in projects ................................................... 13 

3.1.2  Eligible Direct Expenditure ............................................................................................. 13 

3.1.2.1.  Staff costs .................................................................................................................. 14 

3.1.2.2.  Travel and subsistence allowances ............................................................................ 14 

3.1.2.3.  Equipment expenditure .............................................................................................. 14 

3.1.2.4.  Consumables and supplies ........................................................................................ 14 

3.1.2.5.  Costs entailed by other contracts ............................................................................... 14 

3.1.2.6.  Costs arising directly from requirements imposed by the project contract for each project 14 

3.1.2.7.  Land and real estate ................................................................................................... 14 

3.1.3  Indirect costs (overheads) .............................................................................................. 15 

3.1.4  Proof of expenditures ..................................................................................................... 16 

3.1.5  Excluded costs ............................................................................................................... 20 

3.2  The project financial flow .................................................................................................... 20 

Pagina 3 din 37

3.2.1  Opening a bank account and payments ......................................................................... 20 

3.2.2  Recovery of the undue payments ................................................................................... 22 

4.  PROJECT MONITORING PROCESS ................................................................................... 24 

4.1  Reporting process .............................................................................................................. 24 

4.1.1  Monthly Summary .......................................................................................................... 24 

4.1.2  Progress Report ............................................................................................................. 24 

4.1.3  Specific monitoring procedures ...................................................................................... 25 

4.1.4  Monitoring (on the spot) visits ........................................................................................ 26 

4.1.5  Additional checks ........................................................................................................... 27 

5.  MODIFICATION OF FINANCING CONTRACTS ................................................................... 28 

5.1  Notification ......................................................................................................................... 28 

5.2  Addendum.......................................................................................................................... 29 

6.  MEASURES OF INFORMATION AND PUBLICITY .............................................................. 31 

6.1  Role and responsibility in the implementation of visibility and publicity activities ................ 31 

6.2  Visibility and communication rules ..................................................................................... 31 

7.  IRREGULARITIES ................................................................................................................ 35 

7.1  Irregularity .......................................................................................................................... 35 

8.  ANNEXES ............................................................................................................................. 37 

Pagina 4 din 37

1. OVERVIEW

The European Economic Area (EEA) was created in 1994 as a free trade area between the European Community (EC) and the European Free Trade Association (EFTA) and brings together the EU member states and the three EEA EFTA States (Norway, Iceland and Liechtenstein) within an internal market based on free circulation of persons, goods, services and capital. The Norwegian Financial Mechanism 2009-2014 was established after the Agreement was signed by the Kingdom of Norway and the European Union on July 2010. The Norwegian Financial Mechanism 2009-2014 provides financial assistance to the Beneficiary States (13 EU state members: Bulgaria, Croatia, Cyprus, the Czech Republic, Estonia, Hungary, Lithuania, Latvia, Malta, Poland, Slovakia and Slovenia) in the amount of approx. EUR 804 million, out of which Romania benefits from a funding of EUR 115.2 million.

The Norwegian Financial Mechanism 2009-2014 aims at reducing the economic and social disparities within the European Economic Area and at strengthening the cooperation between the donor state (Norway) and the beneficiary states through the proposed priority sectors. The Memorandum of Understanding for the Norwegian Financial Mechanism 2009-2014 establishes the legal framework and the administrative entities involved in the Financial Mechanism, the implementation framework as well as the priority sectors. The financial contribution was allotted for the following priority sectors: carbon capture and storage, green industry innovation, research and scholarships; human and social development; justice and home affairs, decent work and tripartite dialogue and poverty alleviation.

The Programme “RO25 – Poverty Alleviation” has as scope poverty alleviation on long term and implementation of short term measures to this purpose. The Programme especially focuses on the early development of children including training, vocational and continuous education encouraging the strategic and institutional cooperation to reduce poverty and promote social inclusion.

The funding of the Programme comes from a budget allocation from the projects already funded in Romania. The Programme is entirely funded by the Norwegian funds with an overall amount of EUR 20 million available for pre-defined projects.

1.1. Scope of the manual

The Implementation Manual is addressed to all Promoters of the Programme ‘RO25 – Poverty Alleviation` for an adequate implementation of the projects financed through this specific programme.

The Scope of this Implementation Manual is to facilitate the unitary understanding and implementation process of the projects funded through the Norwegian Financial Mechanism 2009- 2014, Programme ‘RO25 – Poverty Alleviation’ and to introduce:

 Structures of the Fund Operator - Deloitte Consultanță, and their role;  Rules on project implementation and the monitoring process;  Financial management principles;  Guideline on the procurement procedures;  Rules regarding modifications to the financing contract;  Visibility and publicity rules and principles;

Pagina 5 din 37

 Guidelines regarding irregularities, control and fraud measures;  A series of templates for the documents and reports to be prepared by Promoters as well

as the timing for their submission.

In addition, each section of the Financing Contract provides relevant information, rules and obligations that are compulsory for the Promoters and their Partners.

1.2. Applicable law

At the moment of drafting this manual, the following European Union and national legislation is regulating the implementation and management of the contracts funded through the Norwegian Mechanism Office 2009-2014:

European Union law

 the Agreement between the Kingdom of Norway and the European Union on the Norwegian Financial Mechanism 2009-2014;

 the Memorandum of Understanding on the Implementation of the Norwegian Financial Mechanism 2009-2014, between the Kingdom of Norway and the Beneficiary State;

 Regulation on the Implementation of the Norwegian Financial Mechanism 2009-2014;  Directive 2004/18/CE of 31 March 2004 on the Coordination of Procedures for the award of

public works contracts, public supply, contracts and public service contracts;  Council Regulation (EC) No 1083/2006 of 11 July 2006 laying down general provisions on

the European Regional Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund and repealing Regulation (EC) No 1260/1999;

 Commission Regulation (EC) No 1828/2006 of 8 December 2006 setting out rules for the implementation of Council Regulation (EC) No 1083/2006 laying down general provisions on the European Regional Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund and of Regulation (EC) No 1080/2006 of the European Parliament and of the Council on the European Regional Development Fund.

National Law

 Government Emergency Ordinance no. 34/2006 on the award of public procurement contracts, public works concession contracts and services concession contracts subsequently amended and supplemented;

 Government Decision no. 1660/2007 on the approval of the application norms of the legal provisions referring to the award of public procurement contracts by electronic means from Government Emergency Ordinance no. 34/2006 with the subsequent amendments and supplements;

 Emergency Ordinance no. 30/2006 on the verification function of the procedural aspects related to the awarding process of the public procurements contracts, public works concession contracts and services concession contracts subsequently amended and supplemented;

 Law no. 500/2002 on public funding with the subsequent amendments and supplements;  Law no. 571/2003 on the Fiscal Code with the subsequent amendments and supplements;  Law approving Emergency Ordinance no. 23/2013 on the financial management of the

non-reimbursable external financing corresponding to the Financial Mechanism of the European Economic Area 2009-2014 and Norwegian Financial Mechanism 2009-2014;

Pagina 6 din 37

 Law approving Emergency Ordinance no. 88/2012 on the institutional framework for the coordination, implementation and management of the financial assistance given to Romania through the Financial Mechanism of the European Economic Area 2009-2014 and Norwegian Financial Mechanism 2009-2014;

 Emergency Ordinance no. 88/2012 on the institutional framework for the coordination, implementation and management of the financial assistance given to Romania through the Financial Mechanism of the European Economic Area 2009-2014 and Norwegian Financial Mechanism 2009-2014;

 Emergency Ordinance no. 23/2013 on the financial management of the non-reimbursable external financing corresponding to the Financial Mechanism of the European Economic Area 2009-2014 and Norwegian Financial Mechanism 2009-2014;

 Order of the Minister of European Funds 1120/2013 on approving the simplified procedure applied to private beneficiaries under the projects financed from structural instruments, the “Convergence” objective, as well as projects funded by the EEA and Norwegian Financial Mechanisms for awarding contracts of supplying, works or services subsequently amended and supplemented;

 Ordinance no. 92/2003 on the Fiscal Code, subsequently amended and supplemented;  Order of the Minister of Public Finance no. 1917/2005 on approving the Methodological

Norms concerning the organization and conducting of public sector accounting, the Chart of accounts and the Instructions for applying it;

 Order of the Minister of Public Finance no. 1792/2002 on approving the methodological Norms with regards to the employment, liquidation, enactment and payment of public institutions’ expenditures but also organization, evidence and account of budgetary and legal commitments, subsequently amended and supplemented;

 Government Emergency Ordinance no. 66/2011 on the prevention, ascertainment and sanctioning of the irregularities occurred upon the obtainment and use of the European funds and/or national public funds related thereto, subsequently amended and supplemented;

 Government Decision no. 875/2011 approving the methodological norms for the Government Emergency Ordinance no. 66/2011 on the prevention, ascertainment and sanctioning of the irregularities occurred upon the obtainment and use of the European funds and/or national public funds related thereto, subsequently amended and supplemented;

 Law No. 78/2000 on preventing, discovering and sanctioning of corruption acts subsequently amended and supplemented.

Useful links

 www.fonduri-ue.ro  www.eeagrants.ro  www.eeagrants.org

1.3. Roles and Responsibilities during the implementation of the Programme “Poverty Alleviation”

1.3.1. Fund Operator – Deloitte Consultanță SRL

 shall comply with all the provisions of the management contract, with the national and European Union law in force;

Pagina 7 din 37

 shall be responsible for the Programme implementation by creating an adequate management and control system and shall establish its own organization structure so that the Programme’s objectives are met

 shall make sure that the Programme/ Projects is/are implemented in accordance with the regulations in force and shall monitor the progress and quality of their implementation

 shall continuously monitor the progress of the projects regarding the progress made to achieve the objectives and the results set;

 shall ensure the transfer of payments to the Project Promoters and shall financially monitor the projects using well-set control and verification mechanisms;

 shall be responsible with the preparation and submission of the reports regarding irregularities drafted following the verifications performed at the Promoters` sites and shall make sure that all necessary and adequate measures are taken to prevent irregularities, to promptly and efficiently investigate any suspicion of irregularities;

 shall perform at least two monitoring visits for each project in order to verify the management and control systems of the Promoters;

 shall ensure the existence of an IT system for the recording and archiving of the accounting records for each project and shall make sure that the Promoters keep either a separate accounting system or an adequate bookkeeping for all project-related transactions;

 Shall make sure that the Promoters fulfil their visibility and publicity responsibilities in accordance with the contract provisions.

In accordance with Annex I of the financing contract - General Conditions applicable to the Contract - and with the Implementation Manual, the Fund Operator will ensure that the promoters are informed about the contract specific conditions, financial conditions and deadline for execution.

Any discrepancy between the objectives, results, activities, costs and deadlines foreseen in the Financing Contract and those in the progress reports (including financial reports and other supporting documents) and any violation of the terms and conditions stipulated in the financing contract identified by the Project Officer form the Contracting and Monitoring Team in the implementation process will be reported to the Financial Mechanism Office (FMO) and to other relevant institutions in overseeing the implementation of the programme. In case of deviations of project implementation from the initial planning or in case of non-compliance, the Project officer may provide the promoters with specific recommendations. In turn, the project promoters are bound to implement with no delay the recommendations.

If the Promoters do not implement the recommendations received from the Fund Operator during the monitoring process in order to fix the reported non-compliance or to correct the identified deviations from the initial planning, the Fund Operator will communicate this to the Financial Mechanism Office, and after analysing the situation it will apply the contractual provisions (if case) regarding suspension / reduction / termination of the contract.

1.3.2. Project Promoters

 shall comply with all the provisions of the funding contract, national and European Union law in place;

 shall ensure that the project is implemented with the highest professionalism and efficiency;

Pagina 8 din 37

 shall use the funds only for the purpose of the project for which the funding contract was concluded;

 shall be exclusively liable for the elaboration and implementation of the Project or, where appropriate, for the elaboration and implementation of the Project in partnership with Project Partners, in order to reach the Project’s objectives and indicators;

 shall submit to the Fund Operator, within the time limits and conditions mentioned in the funding contract, the notifications and addendum to the funding contract, in dully justified cases;

 shall prepare and submit to the Fund Operator, within the agreed time frame, the interim/ final technical and financial reports as well as the monthly summary;

 shall provide all administrative, technical or financial information related to the Project and the documents requested by the Fund Operator, the Financial Mechanism Office or any relevant body;

 shall ensure that all visibility and publicity measures stipulated in the funding contract and in this Manual are complied with.

 shall keep the accounting records using separate analytical accounts for this project. The accounting system shall be compliant with the national law in force.

 may contract an external auditor to prepare the Project’s audit report in compliance with the audit standards in force.

Pagina 9 din 37

2. APPLICABLE PROCUREMENT PROCEDURES

2.1 General considerations

In accordance with the Regulation on the implementation of the Norwegian Financial Mechnanism 2009-2014, national and European Union law on public procurement shall be complied with at any level in the implementation of the Programme and its projects.

As the project Promoters receive 100% of the eligible expenditure of the project as a project grant from a programme under the Norwegian Financial Mechanism 2009-2014, it is mandatory for them to conduct their procurement for their specific project in compliance with the applicable national public procurement legislation.

The highest ethical standards shall be observed during the procurement and execution of contracts. The Programme Operator shall ensure the application of adequate and effective means to prevent illegal or corrupt practices. No offer, gifts, payments or benefit of any kind, which would or could, either directly or indirectly, be construed as an illegal or corrupt practice, e.g. as an inducement or reward for the award or execution of procurement contracts, shall be accepted.

The eligibility of project expenditure undertaken through Programme “Poverty Alleviation” is conditional on compliance with national and European law on public procurement.

2.2 Specific procedures applicable

When awarding the contracts, the Promoters / Partners shall apply the following principles:

 Non-discrimination and equal treatment – ensure proper conditions for a real competition by setting and applying, at any time during the contract awarding procedure, identical rules, requirements and criteria for all economic operators.

 Mutual recognition – accept the products, services, works lawfully provided on the European Union market, accept the diplomas, certificates and other documents issued by relevant authorities from other states, as well as the technical specifications equivalent to those requested at national level.

 Transparency – inform the public of all the information related to product supply and/or services contract awarding.

 Proportionality – ensure the correlation between the Promoter’s objective, the scope of the public procurement contract and the requirements to be met.

 Efficiency in the use of public funds – competitive awarding of public procurement contracts and the use of criteria reflecting the economic advantages of the proposals that are cost-efficient.

 Accountability – clearly establish the tasks and responsibilities of the Promoter’s personnel involved in the public procurement procedure in order to ensure the professionalism, impartiality and independence of the decisions taken in the procurement process.

Specifically, the procurement within the projects funded through the Norwegian Financial Mechanism 2009 – 2014 may be performed by two types of beneficiaries:

Pagina 10 din 37

1. Project Promoters as PUBLIC INSTITUTIONS/ CONTRACTING AUTHORITIES – as per article 8 of the Government Emergency Ordinance no. 34/2006 as well as the legal entities meeting the conditions stipulated at article 9, para c) and c^1), carry out procurement procedures within the projects implemented in accordance with and based on Government Emergency Ordinance no. 34/2006 on the award of public procurement contracts, approved with amendments and supplements by Law no. 337/ 2006, subsequently amended and supplemented.

2. Project Promoters as PRIVATE BENEFICIARIES – carry out procurement procedures within the implemented projects in accordance and based on the Order of the Minister of European Funds 1120/2013 on approving the simplified procedure applied to private beneficiaries under the projects financed from structural instruments, the “Convergence” objective, as well as projects funded by the EEA and Norwegian Financial Mechanisms for awarding contracts of supplying, works or services (Order of Minister of European Funds no. 1120/2013).

Type of contract Estimated value

(EURO, excluding VAT)

Applicable law

Services contracts

0-4.999 OMEF 1120/2013

5.000-30.000 OMEF 1120/2013

30.000-207.000 OMEF 1120/2013

>207.000 GEO 34/2006

Supply contracts 0-4.999 OMEF 1120/2013

5.000-30.000 OMEF 1120/2013

30.000-207.000 OMEF 1120/2013

>207.000 OMEF 1120/2013

Works contracts 0-4.999 OMEF 1120/2013

5.000 – 100.000 OMEF 1120/2013

100.000-5.186.000 OMEF 1120/2013

>5.186.000 GEO 34/2006

The procedure applicable to project Promoters applies mutatis mutandis to Project Partners.

The acquisitions made from the budget chapter - Indirect costs will be exempted from this procedure if they are costs of contracts in progress at the time of signing the financing contract,

Pagina 11 din 37

such as the office costs (electricity, gas, cleaning, heating, rent, etc.), administrative costs (telephone, fax, internet, mail etc.).

2.3 Roles and responsibilities during the procurement process

2.3.1 Fund Operator

The Fund Operator shall verify the compliance with the applicable procurement regulations from an administrative viewpoint thus ensuring that the project Promoters abide by the national regulatory framework in respect of public procurement.

This verification shall be performed based on the following documents submitted by Promoter:

 Internal procurement procedure, where applicable;  Project procurement plan, detailed on each contract to be procured;  Documents included in the Procurement file per each contract:

• Explanatory note on the estimated value, • Explanatory note on qualification criteria, • Explanatory note on award criteria, • Publicity proof for procedure: proof of dispatching invitations to participate in the

procurement procedure or proof of posting on website or proof of announcing in the media the procurement procedure,

• The tender documentation including: data sheet (information to tenderers and forms, as applicable), technical specifications, draft contract and any modifications to the tender documentation: clarifications and erratum lists (if any);

• Any other documents (e.g. statements) that can be required by the administrative verification procedure;

• Any other relevant communications issued before the submission of tenders; • All technical and financial offers received, • Evaluation reports and the documents communicating the result of the procedure

with proof of dispatching; • Contract (with annexes) between the Promoter and the winning tenderer, • Addenda to contract with supporting documents (if any), • Reception reports with partial and final acceptance of the goods / services / works.

 Monthly Report / Progress Reports / Final Report.

The Fund Operator performs desk administrative verification of public procurement and on-the-spot verifications at the Promoter’s head office, during monitoring visits and additional checks.

2.3.2 Project Promoter

The Project Promoter or Project Partners (if case), as contracting entity, shall be directly liable for the lawfulness and technical quality of the procurement process.

The main obligations of the Promoter and / or Project Partners as regards the procurement process are:

 Follow all the public procurement phases as provided by the relevant legal norms, including conclusion of the procurement contract and shall ensure the contract

Pagina 12 din 37

management, including payment of purchased goods/ services/ works, so that the Project implementation timeline is complied with;

 Choose the procurement procedure according to the applicable regulations, as described in the chapter 2.2 above,

 Submit to Fund Operator: o Internal procurement procedure, where applicable; o Project procurement plan, detailed on each contract to be procured; o For each contract, documents included in the Procurement file within 2 working

days since they are produced; o Monthly Report / Progress Reports / Final Report with details and progress of

procurement procedures and implementation of the procured contracts;  Apply and ensure the compliance of the project procurement processes with principles of

non-discrimination and equal treatment, mutual recognition, transparency, proportionality, efficiency in use of public funds, accountability, as described above.

 Make sure that no contracts will be awarded to the tenderers who, during the procurement procedure fall into one of the following situation: do not comply with the mandatory criteria for participation in procurement procedure; are subject to a conflict of interest; are guilty of false statements provided in the information required by the acquirer as a condition of participation in the procurement procedure or fail to provide the requested information; send the necessary documentation after the deadline; the technical and financial offer does not comply with the technical specifications.

 Keep all supporting documents for the procurement procedures (including the documents related awarding and implementation of the contracts) in hardcopy and softcopy for at least 5 years after the Project’s completion.

 Archive and keep available all justification documents to any party that have the legal right to ask for them (project auditor, representatives of Fund Operator, Financial Mechanism Office or to any other authority according to the financing contract).

Pagina 13 din 37

3. PROJECT FINANCIAL MANAGEMENT

3.1 Eligibility of expenditure

3.1.1 General principles on the eligibility of costs in projects

In accordance with the Regulation on the implementation of the Norwegian Financial Mechnanism 2009-2014, eligible expenditures of projects are those actually incurred by the project Promoter, which meet the following criteria:

 they are incurred between the first and final dates of eligibility of a project as specified in the project contract;

 they are connected with the subject of the project contract and they are indicated in the estimated overall budget of the project;

 they are proportionate and necessary for the implementation of the project;  they must be used for the sole purpose of achieving the objective(s) of the project and its

expected outcome(s), in a manner consistent with the principles of economy, efficiency and effectiveness;

 they are identifiable and verifiable, in particular through being recorded in the accounting records of the project Promoter and determined according to the applicable accounting standards of the country where the Project Promoter is established and according to generally accepted accounting principles; and

 they comply with the requirements of applicable tax and social legislation.

Expenditures are considered to have been incurred when the cost has been invoiced, paid and the subject matter delivered (in case of goods) or performed (in case of services and works). Exceptionally, costs in respect of which an invoice has been issued in the final month of eligibility are also deemed to be incurred within the dates of eligibility if the costs are paid within 30 days of the final date for eligibility. Overheads and depreciation of equipment are considered to have been incurred when they are recorded on the accounts of the project Promoter.

The project Promoter’s internal accounting and auditing procedures must permit direct reconciliation of the expenditures and revenue declared in respect of the project with the corresponding accounting statements and supporting documents.

All documents certifying the eligible expenditures under a contract between the promoter and a third party must be dated within the eligibility period of the project and the goods/services/works provided must comply with the technical and financial specifications set out in the contract.

3.1.2 Eligible Direct Expenditure

The direct eligible expenditures for a project are those expenditures which are identified by the project Promoter or the Project Partner, in accordance with their accounting principles and usual internal rules, as specific expenditures directly linked to the implementation of the project and which can therefore be booked to it directly. In particular, the following direct expenditures may be eligible provided that they satisfy the criteria set out in chapter 3.1.1 above.

Pagina 14 din 37

3.1.2.1. Staff costs

The staff costs refer to the cost of staff assigned to the project, comprising actual salaries plus social security charges and other statutory costs included in the remuneration, provided that this corresponds to the project Promoter’s and project partner’s usual policy on remuneration. For each team member the salary reimbursed is proportional to the working time spent on the project according to the time sheets / contract

3.1.2.2. Travel and subsistence allowances

Travel and subsistence allowance will be reimbursed for staff taking part in the project, provided that they are in line with the project Promoter’s and project Partner’s usual practices on travel costs and do not exceed the relevant national scales.

3.1.2.3. Equipment expenditure

Cost of new or second hand equipment will be reimbursed provided that it is depreciated in accordance with generally accepted accounting principles applicable to the Project Promoter and generally accepted for items of the same kind. Only the portion of the depreciation corresponding to the duration of the project and the rate of actual use for the purposes of the project may be taken into account by the Programme Operator, except where the nature and/or the context of its use justifies different treatment by the Programme Operator. The application of such exceptions shall be regulated in the programme agreement and shall comply with the applicable rules on state aid.

3.1.2.4. Consumables and supplies

Costs of consumables and supplies are eligible, provided that they are identifiable and assigned to the project.

3.1.2.5. Costs entailed by other contracts

Costs entailed by other contracts awarded by a project promoter for the purposes of carrying out the project, provided that the awarding complies with the applicable rules on public procurement.

3.1.2.6. Costs arising directly from requirements imposed by the project contract for each project

e.g. dissemination of information, specific evaluation of the action, audits, translations, reproduction and including the costs of any financial services (especially the cost of financial guarantees).

3.1.2.7. Land and real estate

The cost of purchase of real estate, meaning buildings constructed or under development and the appropriate rights to the land on which they are built, and land not built on may be eligible under the following conditions:

a) there shall be a direct link between the purchase and the objectives of the project;

Pagina 15 din 37

b) purchase of real estate and/or land may not represent more than 10% of the total eligible expenditure of the project, unless a higher percentage is explicitly authorised in this agreement and set in the decision to award the project grant;

c) a certificate shall be obtained prior to the purchase from an independent qualified evaluator or duly authorised official entity confirming that the purchase price does not exceed the market value and that it is free of all obligations in terms of mortgage and other liabilities, particularly in respect of damage related to pollution. In case of purchase of real estate the certificate must either confirm that the building in question is in conformity with national regulations, or specify what is not in conformity with national regulations but which is to be rectified by the Project Promoter under the project;

d) the real estate and/or the land shall be used for the purpose and for the period specified in the decision to award the project grant. The ownership must be transferred to the Project Promoter, or those explicitly designated by the Project Promoter in the project application as recipients of the real estate and/or the land, prior to the completion of the project. The real estate and/or the land cannot be sold, rented, or mortgaged within five years of the completion of the project, or longer if stipulated in the project contract. The FMO may waive this restriction if it would result in an unforeseen and unreasonable burden on the Project Promoter;

e) the real estate and/or land may only be used in conformity with the objectives of the project. In particular, buildings may be used to accommodate public administration services only where such use is in conformity with the objective of the project; and

f) the purchase of real estate and/or land shall be explicitly approved by the Fund Operator prior to the purchase, either in the project contract or by a later decision. The Fund Operator shall consult the FMO before issuing such approval.

The restrictions referred to in paragraph (d) apply also to buildings that are constructed or reconstructed through a financial contribution from the EEA Financial Mechanism 2009-2014.

Expenditure on site preparation and construction which is essential for the implementation of the project may be eligible.

The cost of real estate and/or land already owned, directly or indirectly, by the Project Promoter, or purchase of real estate and/or land owned, directly or indirectly, by the project partner or a public administration, shall not be eligible. Under no circumstances shall real estate and/or land be purchased for speculative purposes. The real estate and/or the land shall not have received a national or external donor grant in the last 10 years which would give rise to a duplication of funding.

3.1.3 Indirect costs (overheads)

Indirect costs are those costs that cannot be directly attributed to the project and cannot be identified by the Promoter and/or Project Partners as being directly attributed to the project but which can be identified and justified by the accounting system as being incurred in direct relation with the eligible costs. They may not include any eligible direct costs. Indirect costs of the project shall represent a fair apportionment of the overall overheads of the project promoter or the project partner.

The promoter can use for the calculation of indirect costs one of two methods listed below:

Pagina 16 din 37

 Calculation method 1 – based on actual indirect costs for those Project Promoters and Project Partners that use an analytic accounting system to identify their indirect costs as indicated above,

 Calculation method 2 - Project Promoter and Project Partners may opt for a flat rate of up to 20% of its total direct eligible costs, excluding its direct eligible costs for subcontracting and the costs of resources made available by third parties which are not used on the premises where the Project Promoter implements the Project (e.g. costs for the services provided by a Consultant and/or Expert that is not performing a dependent activity in accordance to the legislation in force).

The calculation method has to be indicated in the pre-defined project contracts.

Indirect costs are those costs for activities, goods or services that benefit more than one project and it can be partially included in this chapter. This category may include, for example, the costs related to administrative staff / executive costs utilities / rent / office supplies, etc. For their calculation the promoter will use one of the two methods specified above. In case of using first method of calculation the promoter must provide supporting documents (invoices, tax, etc.).

3.1.4 Proof of expenditures

In order to be reimbursed the expenditures will be assigned to the corresponding budget chapters’ typology to which they belong and the costs incurred by project promoters and project partners shall be supported by receipted invoices, or alternatively by accounting documents of equivalent probative value.

The promoter has the possibility to choose to contract external audit in order to justify the expenditures made in the reporting period. A report by an independent and certified auditor, certifying that the claimed costs are incurred in accordance with this Agreement, the national law and accounting practices of the project partner’s country, shall be seen as sufficient proof of costs incurred by a project promoter or a project partner whose primary location is in a Donor State or a Beneficiary State or inter-governmental organizations.

The costs of invoices issued in the last three months of the project are considered to be made within the eligibility period if they are paid within 30 days from the date of project completion. The payments made by the promoter after this period will not be considered eligible.

The Financial Report attached to each Progress Report will cover and detail all costs incurred in project implementation under each budgetary chapter.

Pagina 17 din 37

Type of expense

Example of supporting documents Document certifying the payment

Staff costs Salaries:

 administrative act (order, decision, disposal, etc.) to set up the project team, with the following information: name, position within the project team (project manager, assistant manager, financial manager, etc.) and the period of employment

 administrative notification/addendum/ modifications of the team members;

 Individual employment contracts or amendments to contracts of employment in accordance with applicable law, as appropriate;

 Monthly payroll with the calculation of the amounts required to be reimbursed;

 Time sheets approved by the project manager;

 Convention / civil contracts for services;

 Contract of copyright;

 Service contracts concluded with authorized individuals (PFA);

 Payroll (prepared for the project);

 Invoice (if applicable);

 Statement on the rights granted and taxes withheld under the law in force.

Social security contributions and the expenses related to salary:

 Centralized payroll;

 The contributions to CAS, CASS, unemployment contributions for work accidents and occupational diseases.

 Payment orders

 Cash book;

 Receipt, the payment order (for cash payments);

 Account statement showing transfers and / or withdrawals.

Travel and subsistence

General documents: - Orders of payment / cash book;

receipt, the payment order (for cash

Pagina 18 din 37

Type of expense

Example of supporting documents Document certifying the payment

allowances  Highway tax receipts;

 Vouchers ferry bridge tolls;

 Receipts / vouchers parking fees;

 Tickets / travel tickets

Transportation by private car:

 Fuel tax receipt;

 Travel order to be included in the route travelled and the number of kilometers actually travelled;

Vehicle transport service:

 Copy roadmap vehicle journeys approved for the project;

 Fuel tax receipt;

 Travel in order to be included in the route travelled and the number of miles actually travelled;

Transport by air / rail / waterway:

 Travel tickets / vouchers (as provided by the laws);

 Travel order;

 External or internal invoice (if applicable).

Transport by bus:

 Travel order;

 Fuel tax receipt;

 External or internal invoice (if applicable);

payments);

- Statement showing transfers and / or withdrawals. - The provision of payment (for cash payments);

- Bank statement or other proof of payment of the invoice (electronic payments).

Pagina 19 din 37

Type of expense

Example of supporting documents Document certifying the payment

Subsistence allowances:

 Travel order

Accommodation:

 External or internal invoice with the names of the persons accommodated;

 Travel order;

 Per diem;

Costs directly related to the project

Rent (locations, property):

 Lease / service;

 External invoice and / or internal issued by the seller, provider.

Rate of lease:

 schedules lease with lease rates;

 invoices paid lease rates;

 Minutes of receiving provisional / final (where applicable).

- Orders of payment / cash book;

receipt, the payment order (for cash payments);

- Statement showing transfers and / or withdrawals. - The provision of payment (for cash payments);

- Bank statement or other proof of payment of the invoice (electronic payments).

The general administration expenses are considered to be eligible expenses if it is based on the actual costs directly related to project implementation and if the need for these expenses is proven.

3.1.5 Excluded costs

The following types of expenses are not eligible:

 any expenditures incurred prior to the approval of the grant by donors;  interest on debt, debt service charges and late payment charges;  charges for financial transactions and other purely financial costs, except costs related to accounts

required by the Funder or the Fund Operator;  provisions for losses or potential future liabilities;  exchange rate losses;  recoverable VAT, according to legal provisions in force;  costs that are covered by other sources;  fines, penalties and costs of litigation; and  excessive and reckless expenditure.

The excluded costs which are needed to implement the project and any additional costs incurred during project implementation shall be borne exclusively by the Promoters/or Partners.

Note: Procedure for VAT Payment

The value added tax is an eligible expense related to the implementation of the project only if the Project Promoter cannot recover VAT, as follows:

 If the promotor/partner does not recover VAT, the expense incurred with the unrecoverable VAT is eligibile within the project.

 If the promotor/partner is able to recover the VAT, this shal be considered as an excluded expenditure within the project.

 If the VAT is partially recoverable, only the unrecoverable part is eligible.

According to the provision of the Order NO. 33/2012 Certification Procedure for declaration of the deduction VAT on expenses in the request for Payment, the promoter has the obligation to obtain the "Certificate on VAT deductibility related costs included in the request for Payment".

3.2 The project financial flow

3.2.1 Opening a bank account and payments

In order to conduct financial transactions relating to the Program "Poverty Alleviation" (RO25), the Promoters and Partners are required to open accounts in EURO at a commercial bank, especially dedicated to the project. In this regard the Promoter will complete the financial identification form (Annex IV to Financing Contract) and will transmit it to the Fund Operator for verification.

For projects implemented in partnership, the payments will be transferred by the Fund Operator into the Promoter’s bank account and the Promoter, within 5 working days from the receipt of the payment, will further make payments to the Partners. In this respect the Promoter is required to send a written notification to the Partner(s) and to the Fund Operator informing about the amounts transferred into partners` accounts. The notification will be accompanied by a copy of the payment proof and the bank statement.

If the Promoter does not transfer the agreed amounts, the partners can submit a written notification both to the Promoter and to the Fund Operator.

The Promoter will access the programme payment system through a Request for Advance Payment and several Requests for Payment at intervals not exceeding four (4) months.

The requested and authorised amounts will be transferred to the Promoter`s account by the Fund Operator. All the amounts received in the account will be denominated in Euro and the payment instrument used is the order of payment.

The Request for Advance Payment will be submitted after signature of the financing contract. The Request for Payment shall be made at four months intervals. The Fund Operator will check and authorize the payments within 15 working days from the registration for the Request for Advance Payments and respectively in 15 days from the approval of the corresponding financial report for the Requests for Payment.

In the mechanism of Payment claims, which apply to all Promoters/Partners, the Fund Operator will transfer the eligible costs and the VAT that cannot be recovered under the rules in force. The payments are recorded in the accounting system, in separate analytical accounts for each project. Any interest or debt from the total amount paid to the Promoter will be mentioned in the financial report and it will be deducted from the final payment. The costs of activities financed through the projects must be sustained by supporting documents to prove that those expenses were incurred and paid otherwise the Fund Operator cannot validate these costs as being eligible. The promoters will be reimbursed with amounts validated by the Fund Operator as being eligible costs.

The project accounting will be carried out separately in the Promoter`s accounting system using separate analytical accounts for each project in order to reflect the funding sources; the double entry must be in accordance with national legislation. The accounting records must be identified and verified. The project`s separate account records will highlight the costs and the revenues of the project activities in order to identify and verify all project income and expenditures by a final account balance. The eligible expenses and the excluded costs must be recorded separately and presented separately on all invoices or payment documents, indicating separately the VAT on eligible costs.

NOTE:

The term assumed by FO for processing progress report (technical and financial) is 30 working days from date of receipt. If needed FO may request Promotors to send additional documents and clarifications and in this case the term assumed for processing may be interrupted repeatedly but without exceeding 10 working days.

If the Promoter does not submit the clarifications and the requested documents in due time (maximum 2 working days for each request), FO can reject in partial or in total the Request for Payment.

Starting with the second instalment, the Fund Operator shall retain the amount which was not spent or the project activities or were not performed and consequently amounts were not spent by the Project Promoter in the previous reporting period. The retained amounts can be released, in total or in part, within the following payment request and after the payments are made or activities are performed and corresponding payments are made.

The Final Financial report will be submitted within 90 days from the completion of the project.

3.2.2 Recovery of the undue payments

The undue payments shall be recovered by the Fund Operator in case of irregulatiries or at the end of the project if the total costs incurred and paid by the promoters for the entire contract is less than the payment requests already paid.

Should the Fund Operator, as result of the verification, report serious irregularities in financial project management, the Operator shall notify the Promoter about the amounts that should be recovered from the promoter.

The operator has the right to suspend payments in any of the following cases:

 The Project Promoter has not complied with the Financing Contract provisions on the conditions for payments;

 Credible information indicates that the progress of the Project is not in accordance with the Financing Contract;

 The reports requested by the Fund Operator under the Financing Contract or any other information requested has not been provided by the Project Promoter or include incomplete information;

 The access of the Fund Operator and the institutions stipulated hereof as required under the Financing Contract is restricted;

 The financial management of the Project has not been in accordance with the generally accepted accounting principles;

 The Fund Operator becomes aware of suspected or actual cases of irregularities, or such cases have not been adequately reported, investigated or remedied by the Project Promoter, in accordance with the Financing Contract;

 The implementation of the Project is deemed to be a violation of national or European Union law;  A fundamental change of circumstances occurs and said circumstances constitute an essential

basis for receiving the Funding from the Norwegian Financial Mechanism 2009-2014;  The Fund Operator becomes aware of any misrepresentation of facts in any information given by or

on behalf of the Project Promoter affecting directly or indirectly the implementation of the Project;  A procedure on financial corrections has been opened, as detailed in the Financing Contract;  Any other obligation stipulated in the FinancingContract is not complied with by the Project

Promoter;  The payments for the Project/ Programme have been suspended by the Financial Mechanism

Office or any other institutions within the Norwegian Financial Mechanism Programme 2009-2014;

The suspension due to the serious deficiencies in the project management shall be proportionate with the nature and gravity of the irregularity. The Promoter shall be entitled to present their views before the Fund Operator decides on suspension of payments. The decision on suspension of payments will be motivated and it will have immediate effect. The Promoter has the right to submit documents or other evidence relevant for the Operator to review the decision on the suspension. If the Operator finds that there are no longer applicable conditions for suspension, it will decide to resume payments to the Promoter.

The Fund Operator may make any financial corrections based on the criteria included in the Financing Contract, consisting of cancelling all or part of the financial contribution provided under this Contract. The Fund Operator may make financial corrections if one or more of the following applies:

 A serious breach of the Contract has occurred,  A serious deficiency exists in the management and control system of the Project,

 The expenditure reported in an interim financial report or in the final report is not compliant with this Contract and has not been corrected prior to sending of the financial correction notification by the Fund Operator;

 The Project Promoter has not complied with its obligation to investigate or remedy irregularities, prior to the sending of the notification on financial correction application by the Fund Operator;

 It was decided to apply financial corrections by the Financial Mechanism Office or by any other responsible institutions within the Norwegian Financial Mechanism 2009 – 2014.

In order to determine the amount of the financial correction, the Fund Operator shall take into account the nature and gravity of the irregularity and the extent and financial implications of the deficiencies found.

Prior to making a decision on the financial corrections, the Fund Operator shall notify the Project Promoter of its intention to make such a decision. The notification shall outline the reasons for the decision and indicate the relevant amounts. The Project Promoter can, within 30 (thirty) calendar days from the date the notification was received, provide the Fund Operator with any documents relevant to the decision. The Fund Operator’s decision to apply financial corrections shall contain the reasons for the decision.

The operator shall establish and individualize, after verification of the complaints of irregularities received, the debtor and its payment obligation, compiling a record of finding irregularities and establishing budgetary claims. The promoter is required to record in accounting and to voluntarily pay the amounts due within 2 months from the date of confirmation of receipt. If the promoter fails to reimburse the referred by the deadline established by the Operator, the latter can increase the amounts due by adding late payment interest of 0.02% per day. The interest on late payment shall cover the period between the expiry of the deadline set by the Operator (exclusive) and the date of actual payment (inclusive). Any partial payments shall first cover increases thus established. If the project is implemented and the Promoter shall not transfer rate due to the voluntary payment, it will be recovered by deduction from the Payments. If the validated eligible expenditure is less than the amount owed, the difference will be deducted from the next Payment request will be made.

4. PROJECT MONITORING PROCESS

The project monitoring process is done by the Fund Operator to pursue its own projects objectives and therefore specific objectives and overall objective of the Programme "Poverty Alleviation" (RO25) and to ensure compliance with Norwegian Financial Mechanism 2009 – 2014 rules and European and national law. The Fund Operator will monitor projects administratively, technically and financially.

The project monitoring process is carried out as follows:

 Through reporting process:  Monthly Summary;  Progress Reports (four months);  Final report (at the end of the project);

 Through specific monitoring procedures:  Monitoring visits;  Additional checks;

4.1 Reporting process

The Project Promoters will prepare and submit to the Fund Operator the following reports:

4.1.1 Monthly Summary

The Monthly Summary will be prepared by the Promoter and submitted to Fund Operator by e-mail within 7 days of the month following the reporting period and will include a review of the activities implemented in the previous month with a focus on activities performed, achieved results and possible delays. Monthly Summary will be submitted electronically by e-mail at: [email protected].

4.1.2 Progress Report

The Progress Report will be prepared by the Promotor and send to the Fund Operator every 4 months after signing the financing contract within 15 working days from the completion of each reporting period. The progress report will contain the following:

- Technical Progress Report, including details on: o The progress of planned activities; o Progress and status of indicators: since the last report until today and cumulative values

from the beginning of project implementation until the reporting date; o Description of results and deliverables; o Issues / problems identified during the reporting period and mitigation measures o Procurement procedures; o Supporting documents for the activities performed during the reporting period.

- Financial Progress Report, including details on: o Financial progress o Supporting documents for the activities performed during the reporting period.

In addition, together with each Progress Report, the Project Promoters will submit the Request for Payment for the next implementation period.

The Progress Report will be signed by the Promoter’s legal representative / project manager and will be submitted electronically by e-mail. The Progress Report will be accompanied by all supporting documents nedded to justify the technical and financial progress during the corresponding reporting period.

The Fund Operator will pay the Request for Payment accompanying the Progress Report only after the approval of the Progress Report.

The Final Report is required for the final assessment of project implementation and it has a key role in identifying total eligible costs of the project.

The report includes all activities and results, and all indicators achieved during the entire period of project implementation. The success of the project implementation is reflected in the achievement of indicators provided in the Financing Contract.

The Promoter will explain the progress of the overall objective/purpose of the project, in terms of achieving the indicators provided in the application.

The final report, along with supporting documents, Final Request for Payment, the external audit report (if applicable) and Financial Report will be submitted to the Promoter within maximum 90 days from the completion of the project implementation. The Final Report, Request for Payment and Financial Report will be completed electronically, listed, signed and stamped and will be submitted in one original copy by mail to the Fund Operator.

If after analysing progress reports the Operator will require clarifications and additional documentation the Fund experts will send an address/e-mail for clarification. The promoter is required to submit any information requested within maximum 7 (seven) calendar days from the date of the receipt of the Fund Operator’s request. The Operator reserves the right to apply during the period of project implementation, any documents it deems necessary in the verification process.

4.1.3 Specific monitoring procedures

The specific monitoring procedures include:

 the monitoring visit (on the spot visit) and  additional (ad-hoc) checks to monitor the status and progress of the activities described in the

project.

The monitoring visits and the additional checks may occur at any time during the project implementation and also after final payment (ex-post vists), for a period of five years from the date of project completion and it can include checks of technical and financial aspects. The Promoter has the obligation to put at the disposal of the monitoring team all information required and to provide all necessary support for the verification operations by:

 Ensuring the presence of project team members.  Ensuring access to places and spaces where the project is implemented,  Ensuring access to systems, including all documents concerning the technical and financial

information of the project,  Ensure access to all original documents,  Ensuring adequate space to perform verifications,  Ensure that all sub-contractors will guarantee the availability of information and documents related

to the project.

The Fund Operator shall manage and implement the verification in accordance with the principle of sound financial management, as follows:

 check the supply of products and services and control if the expenditure declared by the promoters for operations has actually been incurred and complies with Norwegian Financial Mechanism 2009 – 2014, European and national rules;

 check the existence of a system for recording and storing in electronic form of information, the accounting records for each operation and their availability;

 ensure that promoters and other bodies involved in the project operations maintain a separate accounting system or an adequate accounting code for all transactions relating to the operations according to national accounting rules;

 Check the compliance with the information and publicity rules of the Programme “Poverty Alleviation”;

 Check the reality of the declared expenditures;  Check if the purchase of goods or services has been made in accordance with the applicable

procurement rules as detailed in chapter 2 – Applicable procurement procedures;

The Promoter has the obligation to provide to verification team all administrative and accounting documents required in original, to provide access to computer systems and to all documents stored in electronic format on the technical and financial management of the project. During the verification the promoter shall ensure the presence of persons empowered to give all relevant information.

The others issues checked during the monitoring visit/additional checks/ad hoc visits:

 to verify the promoter/project management team capacity to implement the actions set out in the application;

 to check the legality, regularity of financial operation;  to check accounting records of all transactions relating to the project;  to check the compliance with European and national public procurement legislation;  to check the obligations on providing visibility and publicity to the project;  to verify project technique stage in accordance with its obligations under the financing contract.

In principle ex-post verification shall be focused on:

 the sustainability of the project, according to the financing contract;  the achievement of indicators after the completion of the project;  the archiving of the project documents.

4.1.4 Monitoring (on the spot) visits

The monitoring visits are official meetings between Promoter and representatives of the Fund Operator. The purpose of these visits is to monitor the implementation of the important activities, to provide assistance in order to improve implementation, to verify compliance between the situation described in the Monthly Summary and Progress Reports and the actual project implementation stage.

The monitoring visits are conducted by the Fund Operator project and financial officers. Through the monitoring visits the following aspects will be verified:

 accuracy and reality of the information provided in the progress reports,  progress of work as compared with the proposed targets,  contents of the project file – original documents: relevant technical supporting documents,

procurement documents, financial documents.

The final scope of the monitoring visits is to have an early identification of possible problems occurred in the implementation, make suggestions or recommendations on remedial measures and remark the project successful elements.

The Operator shall pay at least two visits during the project implementation. The promoter will be notified, in writing, usually at least 3 working days before the monitoring visit. If the Promoter informs the Operator on its unavailability, the Operator will consider replanning, and the Promoter will be informed about the decision.

The monitoring visits are carried out by project officers and financial officers. The promoter shall ensure the availability of project team and prepare the documentation and the local logistics for the monitoring visit. After the monitoring visit the promoter will receive a copy of the monitoring visit report prepared by Operator`s monitoring team. The monitoring visit report will include, as appropriate: the purpose of the visit, the findings, recommendations / corrective actions and deadlines proposed to remediate possible problems. Also, if there are inconsistencies between data reported by the Promoter in the progress reports and the situation on the ground, such differences will be noted in the monitoring visit report.

4.1.5 Additional checks

The additional checks are usually performed if special problems occur in project implementation, uncertainties and or situations that require consultation between Operator and Promoter. The additional checks may occur at the Promoter offices (ad hoc monitoring visits) or at the Operator`s headquarter based on additional information submitted by Promoter. The ad hoc monitoring visits and the desk additional checks are conducted by the fund operator project and/or financial officers.

The Promoter will be notified, in writting usually at least 3 working days before the planned date of the additional verification.

The additional checks are carried out by project officers and / or financial officers.

If the additional check is carried out at Promotor’s offices, the Promoter shall ensure the availability of project team and prepare the documentation and the local logistics for the additional check / ad hoc monitoring visit. After the additional check the promoter will receive a copy of the ad hoc monitoring visit report prepared by the monitoring team. The ad hoc monitoring visit report will include, as appropriate: the purpose of the visit, the findings, recommendations / corrective actions and deadlines proposed to remediate possible problems. Also, if there are inconsistencies between data reported by the Promoter in the progress reports and the situation on the ground, such differences will be noted in the ad hoc monitoring visit report.

The desk additional checks will be performed at headquarters of the Operator. The Promotor will be requested in writing to submit additional information to clarify aspects related to project implementation. The additional information will be submitted by Promotor in 3 working days since receipt of request for additional information.

After performing the additional checks the Operator will prepare the Report on additional checks. The Promoter will receive a copy of the Report. The Report on additional checks will include, as appropriate: the purpose of the additional checks, the findings, recommendations / corrective actions and deadlines proposed to remediate possible problems.

5. MODIFICATION OF FINANCING CONTRACTS

After the contract signature, the contract provisions may be modified without affecting the project main goal. The changes to the financing contract can be achieved either by notification or by an addendum. Most of the changes require the agreement of both parties. As an exception, modifications to financing contracts due to changes in national and European legislation will be made by the Operator, without requiring the Promoter consent.

The modifications of the financing contract may be initiated by the parties, only during project implementation period. All changes must be duly justified.

The Operator reserves the right to approve or not the Promoter requests to amending the contract. The Operator has the obligation to justify the rejection of contract modification.

5.1 Notification

The promoter is required to notify in writing the Operator, no later than 10 working days from the date of the modification in the following cases:

a) Change of address or registered office;

b) Change of the project account;

c) Replacement of the legal representative;

d) Appointment / change of any member of the project team. The Promoter must disclose the names and contact details of the nominated person and to send a CV;

e) Changes in the project budget reallocations between budget chapters, involving a variation of less than 10% of the amount stipulated in the contract grant. These changes will be cumulated. When the cumulated amount of variations per chapter exceeds 10%, the further reallocations will be made through addenda.

f) Changes in the budget lines in the same budget chapter;

g) Changes in the implementation timeline which do not affect overall project duration;

h) Change of Partner organisations in the project.

These changes can be made only with the written consent of the Operator. The notification shall be accompanied by supporting documents demonstrating the necessity to operate the changes. It should be noted that the professional experience of the persons proposed to replace other team members must be at least equivalent with the professional experience of those leaving the project. Depending on the notification subject, the promoter is required to submit various documents such as:

 New registered tax certificate;  New Financial Identification Form;  Names and contact details of the legal representative;  Revised budget;  CV members’ team;  Revised sections of the Application Form;

The notification must be signed and stamped by the legal representative/project manager, registered with the Promoter and submitted by fax or e-mail to Operator. The Operator shall communicate to promoter the notification approval or the rejection by fax/e-mail within 7 working days from the registration. After

analysing notifications and the supporting documents, the Operator may request clarification and may reject with justification the notifications.

The approved notifications will enter into force starting from the date of registration and submission by the Promoter to Fund Operator.

5.2 Addendum

In certain cases, the Promoter is required to submit an addendum request with explicit and detailed justification of the reasons that led to this. Examples of situations which may require the completion of an addendum:

a) Any changes in budget between chapters, which exceed 10% of each chapter affected, except indirect costs that cannot be increased;

b) Changes in the project budget reallocations between budget chapters, involving a variation of less than 10% of the amount stipulated in the contract grant; in cases where cumulated amount of variations per chapter exceeds 10%.

c) Include new eligible activities that contribute to achieving specific objectives and results of the project without supplementing total eligible cost of the project;

d) Change of the project implementation period.

The duration of project implementation can be extended with the consent of the Fund Operator, but it cannot exceed April 30th, 2017. The duration can be extended in the following conditions: the cause that generates delays cannot be attributable solely to the Promoter; the prolongation of the project implementation conducts to achieve the project goals; force majeure.

Any request to amend the financing contract through addendum must be submitted to the Operator, within 60 calendar days before the project completion at the latest.

Any addendum request must be signed and stamped by the legal representative / project manager and submitted for approval with at least 30 calendar days before the date on which the Promoter wishes the changes to take place. The request shall detail the reasons for which the addendum is required and proper justification and arguments shall be given in favour of the proposed modification. The proposed addendum should not affect the the project purpose nor increase the total eligible budget. The addendum request will be accompanied by all supporting documents (revised sections of the application, new project budget, new timeline and other supporting documents that may be necessary).

The Fund Operator will analyse the addendum and the supporting documents and will communicate to the promoter the addendum approval or the rejection (with justification) by fax/e-mail within 14 calendar days from registration. During this period the Operator may request clarifications and/or additional information or documents to support approval of the addendum.

In case of approval of addendum request the Fund Operator shall initiate the modification of the financing contract and will send to promoter the signed addendum to Financing Contractat in two originals together with the approval letter.

The addendum must be signed and stamped by the Promoter legal representative/project manager. One original will be kept by the Promoter and one shall be returned to Fund Operator.

NOTE

If the requested changes are affecting the general objective, the specific objectives or propose reallocations between budgetary chapters of more than 10%, the addendum will be submitted to direct approval of the Financial Mechanism Office.

The last request for the contract amendment shall be submitted, with at least 60 calendar days before the last day of the project implementation.

6. MEASURES OF INFORMATION AND PUBLICITY

In accordance with the financing contract, Article 3 – Visibility and publicity within the programme, General Conditions of Contract, the Promoter has the Project Promoter shall disseminate the information about the Project to a wider audience, at national, regional or local level. All the advertising information and materials related to the Project and the Norwegian Financial Mechanism 2009-2014 shall comply with the Visual Identity Rules as stipulated Communication and Design Manual. This manual provides guidance and advice on how to best carry out information and publicity activities on programmes and projects funded by the EEA Grants and Norway Grants.

The obligatory requirements on communication activities are outlined in the Publicity and Information Requirements as set out in Annex 4 of the Regulations on the implementation of the EEA and Norwegian Financial Mechanisms 2009-2014, and attached to this manual.

The rules set out in the Annex 4 of the Regulations on the implementation of the EEA and Norwegian Financial Mechanisms 2009-2014 and in Communication and Design Manual are referring to the technical requirements on de development and implementation of Publicity Plan and the use of logos, leaflets, boards, posters, publications, websites or audio-visual materials.

6.1 Role and responsibility in the implementation of visibility and publicity activities

The Fund Operator will monitor the compliance with rules and regulation on visibility set up by the Norwegian Financial Mechanism 2009-2014. As mentioned before, the Promoter responsibilities on visibility and publicity are provided in Article 3 of the General Conditions to Financing Contract and in Annex 4 to the Regulation on implementation of the Norwegian Financial Mechanism 2009-2014.

According to these documents, the Project Promoters are responsible to:

 develop and implement the Publicity Plan for the project;  inform the public about the project developed through the "Poverty Alleviation" (RO25) financed by

the Norwegian Financial Mechanism 2009-2014;  mention that the project is directly financed through the Programme "Poverty Alleviation" (RO25)

under the Norwegian Financial Mechanism 2009-2014;  include in the project a minimum measures of information and publicity as: the publication of a

press release in a national/regional newspaper about launching the project and a press release on project closure mentioning the project results; to post banners or posters about the project; the insertion on the support materials (training activities) compulsory visual identity elements; the placing labels on the visible part of fixed assets acquired during the project; to organize at least one event to promote the project, for example, a press conference, a seminar etc.

The Fund Operator will cooperate with the Financial Mechanism Office concerning the dissemination of information on the program "Poverty Alleviation" (RO25). A web site dedicated to the program will be developed and will contain detailed information relevant to program implementation and may also include printed materials (brochures, flyers), press releases, articles, interviews etc. The Promotors may be requested to submit publicity materials to be published on this web site.

6.2 Visibility and communication rules

All the materials developed under the projects will highlight the financial support provided by the Norwegian Financial Mechanism 2009-2014 through the Programme "Poverty Alleviation" (RO25).

The following statement is required:

In English:

In Romanian:

This statement will be inserted in different forms (written or audio) depending on the type of material produced.

When issuing communications to the media, such as press releases or invitations to events the Promoters should comply with the following rules:

 Mention the project source of funding:

Project finanţat prin Mecanismul Financiar Norvegian 2009-2014 în cadrul Programului ”Combaterea Sărăciei” (RO25)/ A project financed by the Norwegian Financial Mechanism 2009- 2014 in the framework of " Poverty Alleviation" (RO25);

 Insert the logo Norway Grants 2009-2014, on the first page, top right;  Use the logo of project promoter and optionally partner/s' in the bottom side of the materials;  Mention the project title and the financed amount;  Insert the following statement "For official information on EEA and Norway Grants please access

www.eeagrants.org", located in the bottom side of communication.

In the publications - such as books, brochures, leaflets, newsletters, flyers, training materials etc. the promoter will include the following:

 The project source of funding:

Proiect finanţat prin Mecanismul Financiar Norvegian 2009-2014 în cadrul Programului ”Combaterea Sărăciei” (RO25)/ A project financed by the Norwegian Financial Mechanism 2009- 2014 in the framework of " Poverty Alleviation" (RO25);

 Logo Norway Grants 2009 - 2014;  The text:

This material does not necessarily represent the official position of Norwegian Financial Mechanism 2009 - 2014;

 The editor of material;  The date of publication (month, year).  Recommended websites www.eeagrants.org and the project website (if applicable).

In the posters to promote events and activities in the project the promoter will include the following:

 The project source of funding:

Proiect finanţat prin Mecanismul Financiar Norvegian 2009-2014 în cadrul Programului ”Combaterea Sărăciei” (RO25)/ A project financed by the Norwegian Financial Mechanism 2009- 2014 in the framework of " Poverty Alleviation" (RO25);

Supported by a grant from Norway through the Norwegian Financial Mechanism 2009-2014, in the frame of Poverty Alleviation.

Project susţinut din fonduri acordate de către Guvernul Norvegiei prin Mecanismul Financiar Norvegian 2009-2014 în cadrul Programului ”Combaterea Sărăciei” (RO25).

 Logo Norway Grants 2009 - 2014;  The text:

This material does not necessarily represent the official position of Norwegian Financial Mechanism 2009 - 2014;

 The logo of the project promoter and optionally partner/s' in the bottom side of the materials;  Recommended websites www.eeagrants.org and the project website (if applicable).

In the case of banners and panels are indoor and outdoor materials (Roll-up, billboards, plaques, etc.) the promoter will include the following:

 Logo Norway Grants 2009-2014, on the first page, top right;  The logo of the project promoter and optionally partner/s' in the bottom side of the materials  Project title and/or slogan, where applicable.  Recommended websites www.eeagrants.org and the project website (if applicable).

In the case of electronic materials - websites, newsletters the promoter will include the following:

 Logo Norway Grants 2009-2014, on the first page, top right;  Recommended websites www.eeagrants.org and the project website (if applicable).  The text:

This material does not necessarily represent the official position of Norwegian Financial Mechanism 2009 - 2014;

 The logo of the project promoter and optionally partner/s' in the bottom side of the materials  Project title and/or slogan, if applicable.

In the case of websites or sections of their website dedicated to project, the promoter will include the following:

 The logo Norway Grants 2009-2014, on the first page, top right;  The text:

This material does not necessarily represent the official position of Norwegian Financial Mechanism 2009 - 2014;

 The statement For official information on EEA and Norway Grants please access www.eeagrants.org

located in the bottom side of communication.

 The logo of project promoter and optionally partner/s' in the bottom side of the materials;

In the case of audio-video - radio and TV, video presentations, etc. the promoter will include the following:

 To mention the project source of funding: Proiect finanţat prin Mecanismul Financiar Norvegian 2009-2014 în cadrul Programului ”Combaterea Sărăciei” (RO25)/ A project financed by the Norwegian Financial Mechanism 2009-2014 in the framework of " Poverty Alleviation" (RO25);

 To insert the logo Norway Grants 2009-2014, on the first page, top right;  www.eeagrants.org website;  To insert the warning: This material does not necessarily represent the official position of

Norwegian Financial Mechanism 2009 - 2014;  To use the logo project promoter and optionally partner/s' in the bottom side of the materials;

In case of the videos posted on various online platforms (e.g. YouTube), the promoter should mentioned in the material the financing source and the project title in which the material was made.

The promotional materials not included in the previous categories (folders, pens, mugs, shirts, etc.) will have the following entries, depending on the size and space available:

 The project source of funding:

Proiect finanţat prin Mecanismul Financiar Norvegian 2009-2014 în cadrul Programului ”Combaterea Sărăciei” (RO25)/ A project financed by the Norwegian Financial Mechanism 2009- 2014 in the framework of " Poverty Alleviation" (RO25);

 Recommended websites www.eeagrants.org and the project website (if applicable).  Project title;  Logo of project promoter and optionally partner/s' in the bottom side of the materials;

If the space does not permit, the promoter must use the logo Norway Grants 2009-2014, or www.eeagrants.org website.

In case of purchased land and buildings through the project the spaces must be marked with a sign/poster provisionally that will include all the following elements:

 Logo Norway Grants 2009-2014;  Project title;

Not later than 6 months from the project ends, the panel will be temporarily replaced by a permanent plaque, which will include the same items. All fixed assets purchased under the project shall be marked with labels that will contain the items listed in this chapter.

The logos used may be downloaded from the website www.eea grants.org. For technical details about the implementation of communication materials and recommended formats and models, please see the “Communication and Visibility Manual of EEA Grants 2009 – 2014”, available on the website: http://eeagrants.org/Results-data/Results-overview/Documents/Toolbox-for-programmes/Communication- templates/Communication-manual-and-guidance-notice/Communication-and-design-manual

All visibility materials will be sent by Promoter by e-mail to Fund Operator for approval before printing or sending them to the press.

The press release will be sent at least three days before the events. All other visibility materials must be submitted to the Fund Operator for approval in Romanian/English (language minority and - where applicable) before being used by the Promoter.

7. IRREGULARITIES

7.1 Irregularity

In accordance with “Regulation on the implementation of the Norwegian Financial Mechanism 2009-2014”, the Agreement on the on the Implementation of Poverty Alleviation Programme (RO25) and the General Condition to Financing Contract an irregularity shall mean an infringement of:

(a) the Financing Contract;

(b) any provision of European Union law;

Under EU law (Article 2 point 7 of Council Regulation (EC) Nr. 1083/2006, with subsequent amendments), the irregularity is defined as any violation of a provision of European law by an operator which has, or could have the effect of prejudicing the general budget of the European Union by charging an improper expenditures.

(c) any provision of the national law of the Beneficiary State,

The irregularities in accordance with applicable national law (article. 2 paragraph (1) letter a) of the Ordinance No. 66/2011, as amended and supplemented), is any deviation from legality, regularity and conformity to the provisions of national and/or European legislation and the provisions of financing contract, which harmed or could harm EU budget/public budgets international donors and/or national public funds.

which may affect or prejudice the Project / Programme implementation, for instance unjustified or disproportionate expenditure or reducing or losing the funding under the Project.

It is the Project Promoter’s responsibility to make every effort possible to prevent, detect, and nullify the effect of any cases of irregularities, both intentional and unintentional. Similarly, the Fund Operator shall investigate any suspected and actual cases of irregularities promptly and efficiently.

In case of irregularities, the Fund Operator shall, taking into account the seriousness of the irregularity, decide whether to:

 Terminate the project and the contract and request the reimbursement of all or part of the funding already paid to the Project Promoter,

 Allow the project to continue but apply a proportionate financial correction,  Take no action.

The unintentional irregularity is an action of a person involved in the program/project who is negligent in accomplished their duties or in most cases, result in a violation of procedures. The unintentional irregularity refers to mistakes and errors caused by negligence; the unintentional violation of applicable national procedures.

An intentional irregularity is an intentional act or an intentional omission relating to:

 the use or presentation of false statements or documents, incorrect or incomplete, resulting in illegal detention acquire no right or funds / decrease resources from the general budget of the European Communities and the state budget;

 Non-disclosure of information in violation of a specific obligation with the same effect shown above;  Allocation / acquisition that inappropriate use of funds;  Erroneous spending the funds.

The responsibilities that Project Promoters have related to irregularities are included and detailed in the General Conditions to each Financing Contract.

8. ANNEXES

Annex 1 – Request for Payment

Annex 2 – Financial Report

Annex 3 – Monthly Summary

Annex 4 – Technical Progress Report

Annex 5 – Notification form

Annex 6 – Budget modification form

Annex 7 – Procurement Plan

                  Consiliul Local al Municipiului Timişoara Direcţia de Asistenţă Socială Comunitară a Municipiului Timişoara    

Bugetul proiectului 

Titlul Proiectului: Consolidarea educației și dezvoltarea competențelor de muncă și formare   Promotorul proiectului: Primăria Municipiului OSLO – în parteneriat cu Direcția de Asistență Socială Comunitară a  Municipiului Timișoara 

Bugetul total: 59,999 Euro              

Durata: 13 luni             

Bugetul proiectului  Pentru toată durata proiectului 

Cheltuieli  Unitate  Număr de  unități 

 Cost per  unitate       (Euro)  

 Costuri      (Euro)  

1. Cheltuieli de personal             

1.1 Echipa de proiect     0       

1.2 Experți     0       

Subtotal Cheltuieli de personal                               ‐    

2. Deplasări și cheltuieli de subzistență             

2.1. Deplasări internaționale(transport, asigurare  medicală, cazare și diurnă) 

per  persoană/per 

zi  0                      ‐    

                     ‐    

2.2 Deplasări interne  (transport, cazare și diurnă) 

per  persoană/per 

zi  8                   250  

              2.000  

2.3 Alte cheltuieli de transport (a se introduce linii  bugetare dacă e necesar)     0 

                    ‐    

                     ‐    

Subtotal Deplasări și cheltuieli de subzistență                         2.000  

3. Echipamente și bunuri             

3.1 Cheltuieli complete             

3.1.1 Laptop  per laptop  22                   530  

            11.660  

3.1.1 Sistem de operare  per licență  22                   175  

              3.850  

3.1.1 Program antivirus  per licență  22                     30  

                  660  

3.1.1 Dispozitiv multifuncțional  per dispozitiv  2                   320  

                  640  

3.1.1 Tablă albă de scris pentru școli  per bucată  2                                    

                  Consiliul Local al Municipiului Timişoara Direcţia de Asistenţă Socială Comunitară a Municipiului Timişoara    

230   460  

3.1.1  Videoproiector pentru școli și centrul de zi  per bucată  3                   500  

              1.500  

3.1.1 TV  centrul de zi  per bucată  1         530    530  

3.2 Valoarea de depreciere                                  ‐    

3.3 Alte cheltuieli             

Subtotal  Echipamente și bunuri          

           19.300  

4. Cheltuieli directe legate de proiect             

4.1  Cheltuieli de comunicare (telefon, fax, internet,  costuri poștale) direct legate de proiect  per lună  0 

                    ‐    

                     ‐    

4.2  Consumabile (papetărie) direct legate de activitățile  din proiect     1 

             1.860  

              1.860  

4.3 Chirie și utilități pentru locația din proiect  per lună                             ‐    

4.4 Alte cheltuieli (introduceți linii bugetare dacă e  necesar)  per lună       

                     ‐    

4.4.1 Servicii de cercetare socială pentru identificarea  nevoilor  și dezvoltarea și implementarea unui model de  intervenție timpurie în școlile și comunitatea din  Timișoara  per proiect  1 

           12.825  

            12.825  

4.4.2 Cheltuieli pentru acte de identitate pentru copii și  părinți  per document  10 

                   25  

                 250  

4.4.3 Conversații în comunitate și sesiuni cu părinții  per întâlnire  36                     35  

             1.260  

4.4.4 Rechizite  per copil  150                     40  

             6.000  

4.4.5 Haine pentru copii  per copil  150                     50  

             7.500  

4.4.6 Alimente pentru copii   per copil  150                     38  

              5.700  

Subtotal Cheltuieli directe legate de proiect                       35.395  

5. Alte cheltuieli             

5.1 Publicații  per bucată  1    550   550  

5.2 Studii, cercetare  per contract                             ‐    

5.3 Cheltuieli pentru audit  per contract  1               1.050  

              1.050  

5.4 Comisioane bancare  per proiect  1                   904  

                  904  

5.5 Cheltuieli pentru conferințe/seminarii  per  2                                    

                  Consiliul Local al Municipiului Timişoara Direcţia de Asistenţă Socială Comunitară a Municipiului Timişoara    

eveniment  150   300  

5.6 Acțiuni pentru vizibilitate  per proiect                             ‐    

5.7 Traduceri  per proiect  1                   500  

                  500  

Subtotal Alte cheltuieli                         3.304  

6.  Total cheltuieli eligibile pentru proiect (total de la 1  la 5)          

            59.999  

7.  Costuri indirecte                                 ‐    

8. Total cheltuieli eligibile pentru proiect (6+7)                       59.999  

Anexa la HCL nr. ___________ / ____________

Local Council of Timisoara The Social Work Department from Timisoara

Traducere: Diana Donawell, Şef Birou Relaţii Internaţionale, Direcţia Comunicare

Partnership agreement

1. City of Oslo, the Governing Mayor’s Office, Seat at Rådhuset, N-0037 Oslo, Norway,

Represented by Mr. Trond Andersen, General Director as Project Promoter (herein after referred to as ”The Project Promoter”) 2. The Local Council of Timisoara

The Social Work Department from Timişoara, Bulevardul Regele Carol Ist No. 10 , Timişoara 300176, Romania, Represented by Ms Maria Stoianov, Executive Director (herein after referred to as “the Project Partner”)

The Project Promoter and the Partner as Parties to this agreement collectively referred to as ”the Parties” agree the following: Art 1. The project The Project Promoter has been approved by the Norwegian financial Mechanism (hereinafter referred to as ”the FMO”) as beneficiary of non- reimbursable funding offered by the Norwegian Financial Mechanism 2009-2014, in view of implementing the project “Strengthening education and developing work and skills training” (hereinafter referred to as ”the project”). The project shall contribute to the objectives set out in the Poverty Alleviation Programme in Romania (RO25). The Fund Operator of the Programme is SC Deloitte Consultanță SRL (headquartered at 4-8 Nicolae Titulescu, East entrance, 2nd floor, 1st District, Bucharest, Romania, hereinafter referred to as ”The Fund Operator”). The Fund Operator and the project Promoter have concluded a contract on the funding and implementation of the

Acord de parteneriat

1. Municipiul Oslo, Cabinetul Primarului, Cu sediul pe Str. Rådhuset, N-0037 Oslo, Norvegia,

Reprezentat de către domnul Trond Andersen, Director General, în calitate de Promotor al Proiectului (denumit în continuare „Promotorul Proiectului”)

2. Consiliul Local al Municipiului Timişoara Direcția de Asistență Socială Comunitară a Municipiului Timișoara, Cu sediul pe Bulevardul Regele Carol I, nr. 10, Timișoara 300176, România Reprezentată de către doamna Maria Stoianov, Director Executiv (denumită în continuare „Partenerul Proiectului”)

Promotorul Proiectului și Partenerul Proiectului în calitate de părți ale acestui acord, denumite în continuare "Părțile", convin următoarele: Art 1. Proiectul Promotorul Proiectului a fost aprobat de către Mecanismul Financiar Norvegian (denumit în continuare "MFN"), în calitate de beneficiar al finanțării nerambursabile oferite de către Mecanismul Financiar Norvegian 2009-2014, în vederea implementării proiectului "Consolidarea educației și dezvoltarea competenţelor de muncă şi formare" (denumit în continuare "proiectul"). Proiectul va contribui la atingerea obiectivelor stabilite în Programul de Combatere a Sărăciei în România (RO25). Operatorul Fondului Programului este SC Deloitte Consultanţă SRL (cu sediul pe Str. Nicolae Titulescu nr. 4-8, intrarea de Est, etajul 2, sectorul 1, București, România, denumită în continuare "Operatorul Fondului"). Operatorul Fondului și Promotorul Proiectului au încheiat un contract privind finanțarea și implementarea

Anexa la HCL nr. ___________ / ____________

Local Council of Timisoara The Social Work Department from Timisoara

Traducere: Diana Donawell, Şef Birou Relaţii Internaţionale, Direcţia Comunicare

project. Art. 2 –Object of the Partnership Agreement The Project Promoter and the Partner shall define the rules and procedures for work to be carried out and the relations that shall govern them within the partnership. Through the present agreement, the parties establish their rights and duties, the way of achieving their tasks and responsibilities and the relations that shall govern them within the partnership, in accordance with the Implementation plan and the Communication plan of the above mentioned project, and with the Pilot project and its budget proposed and implemented by the Romanian partner, which will be considered as an integrated part of the present Partnership Agreement. Art. 3 – Duration of the Agreement 3.1 This Partnership Agreement is approved by the fund Operator and shall take effect on the date on which it is signed by all parties involved. 3.2. The first date of eligibility of expenditures in the project is 1st of December 2014 and the last date of eligibility of expenditures in the project is 31st of December 2016. Conditioned by approval of addendum, the date will be prolonged to the 28th of February 2017. 3.3. This partnership agreement shall cease its effects at the latest on the date of the final payment to be made to the Project Promoter or, if necessary, after recovering from the project Promoter the amounts from the non- reimbursable funding that must be paid back. The provisions of this Partnership Agreement related to confidentiality, indemnification, information undertakings or any other provisions that expressly provide for their survival, will survive the termination of this Partnership Agreement and will remain in effect until fulfilled.

proiectului. Art. 2 Obiectul Acordului de parteneriat Promotorul Proiectului și Partenerul vor defini regulile și procedurile pentru activităţile care urmează să fie efectuate și relațiile care le vor reglementa în cadrul parteneriatului. Prin prezentul acord, părțile îşi stabilesc drepturile și obligațiile, modul de realizare a sarcinilor și responsabilităților care le revin și relațiile care le vor reglementa în cadrul parteneriatului, în conformitate cu planul de implementare și Planul de comunicare al proiectului mai sus menţionat, precum şi cu Proiectul pilot și a bugetul propus al acestuia și implementat de către partenerul român, care vor fi considerate ca parte integrantă a prezentului Acord de Parteneriat. Art. 3 - Durata acordului 3.1 Acest Acord de Parteneriat este aprobat de către Operatorul Fondului și va produce efecte de la data la care este semnat de către toate părțile implicate. 3.2. Data de început a eligibilităţii cheltuielilor din cadrul proiectului este 1 decembrie 2014, iar data finală a eligibilităţii cheltuielilor din cadrul proiectului este 31 decembrie 2016. Data poate fi prelungită până la 28 februarie 2017 doar prin semnarea unui act adiţional. 3.3. Acest Acord de Parteneriat își va înceta efectele cel mai târziu la data plății finale care va fi făcută Promotorului Proiectului sau, dacă este necesar, după recuperarea de la Promotorul Proiectului a sumelor din fondurile nerambursabile care trebuie să fie rambursate. Prevederile acestui Acord de Parteneriat legate de confidențialitate, despăgubiri, angajamentele privind informarea sau orice alte prevederi care prevăd în mod expres continuarea aplicării lor, vor continua să fie aplicate şi după încetarea acestui Acord de Parteneriat și vor rămâne în vigoare până vor fi îndeplinite.

Anexa la HCL nr. ___________ / ____________

Local Council of Timisoara The Social Work Department from Timisoara

Traducere: Diana Donawell, Şef Birou Relaţii Internaţionale, Direcţia Comunicare

3.4 The Partner shall comply with its obligations arising from or related to this Partnership Agreement for a period of 5 years from the date the Final Report was approved by the Fund Operator. To this end, similar to the implementation period, the partner shall give the Fund Operator and the Project Promoter access to any additional and/or supporting documents, shall permit the authorized personnel to monitor, audit or perform on-the- spot verifications in accordance with this Partnership Agreement and it`s Annexes and shall give, upon request, prompt, full and unimpeded access to all relevant information, documents, persons and locations. 3.5. This Partnership Agreement shall remain in force until the Project Promoter has discharged in full his obligations toward The Financial Mechanism Office. The implementation period of the project is 16 months. The implementation period cannot exceed the December 2016. Art. 4 – Role and responsibilities in project implementation 4.1 Role and responsibilities are described in the following table as it corresponds to the Pilot Project description (Annex 1) and to the provisions from the application form submitted by the Project Promoter to the FMO (Annex 2):

City of Oslo

The Project Promoter shall be in overall charge of the project. The specific responsibilities of the Project Promoter will be:  Based on the information provided by the

Partner, the Project Promoter will prepare: o Monthly reports o Interim technical and financial

reports o Final Report

3.4 Partenerul trebuie să-şi îndeplinească obligațiile care decurg din acest Acord de Parteneriat sau pe cele legate de acesta pentru o perioadă de 5 ani de la data la care Raportul Final fost aprobat de către Operatorul Fondului. În acest scop, similar cu perioada de implementare, Partenerul va acorda Operatorului Fondului și Promotorul Proiectului accesul la orice documente suplimentare și/sau ajutătoare, va permite personalului autorizat să monitorizeze, auditeze sau să efectueze verificări la fața locului în conformitate cu acest Acord de Parteneriat și anexele sale și va acorda, la cerere, acces deplin şi neîngrădit la toate informațiile relevante, documente, persoane și locații. 3.5. Acest Acord de Parteneriat va rămâne în vigoare până când Promotorul Proiectului îşi îndeplineşte toate obligațiile față de Oficiul Mecanismului Financiar. Perioada de implementare a proiectului este de 16 luni. Perioada de implementare nu poate depăși luna decembrie 2016. Art. 4 - Rolul şi responsabilităţile în implementarea proiectului 4.1 Rolul și responsabilitățile sunt descrise în tabelul de mai jos întrucât corespunde descrierii Proiectului Pilot (Anexa 1) și prevederilor din formularul de cerere depus de către Promotorul Proiectului la MFN (Anexa 2):

Municipiul Oslo

Promotorul Proiectului va avea responsabilitatea întregului proiect. Responsabilitățile specifice ale Promotorului proiectului vor fi: • Pe baza informațiilor furnizate de către Partener, Promotorul Proiectului va pregăti: o rapoarte lunare o rapoarte tehnice și financiare intermediare o raportul final

Anexa la HCL nr. ___________ / ____________

Local Council of Timisoara The Social Work Department from Timisoara

Traducere: Diana Donawell, Şef Birou Relaţii Internaţionale, Direcţia Comunicare

 The Project Promoter will send the above mentioned reports to the Fund Operator in accordance with the format and timing set out in the Project Contract.

 Management of any necessary changes in response to the requests of the Fund Operator

 Preparation of the detailed Project Implementation Plan and the list of responsibilities of the Partner and their timing

 Arrangement of the following events: o Launch event o Closing event

 The Project Promoter is responsible for facilitating a workshop for the Partner on requirements for participating in projects funded by Norway Grants/EEA grant and EU-funds

 Development and maintenance of project

website and social media accounts o Arranging for freelance

writer/photographer attending project activities in Timisoara to provide material for communication on the website and Facebook

o Organization, moderation and recording of meetings with the Project Partner, ensuring that meetings happen with sufficient frequency and enable efficient and effective implementation

o Coordination of notifications and addendums to the contract

o Making timely transfers of resources to the Partner

o Ensure flow of information between the Fund Operator and the Partner

o Ensure that the Fund Operator is informed of any important project event

o Send invitations/notice to the Fund Operator regarding any communication project event

o Management of the implementation of the project in accordance with the conditions to the Project Contract and it`s annexes

o Arrange study visit and staff exchange to Norway. City of Oslo will pay for and manage the financial costs

• Promotorul Proiectului va trimite rapoartele menționate mai sus Operatorului Fondului, în conformitate cu formatul și calendarul stabilit în Contractul Proiectului • Gestiona orice modificări necesare ca răspuns la solicitările Operatorului Fondului • Pregăti Planul de Implementare detaliat al Proiectului și lista de responsabilități a Partenerului și calendarul de îndeplinire a acestora. • Organiza următoarele evenimente: - evenimentul de lansare - evenimentul de închidere -Promotorul Proiectului este responsabil pentru facilitarea unui atelier de lucru pentru Partener privind cerințele de participare la proiecte finanțate prin Granturile Norvegiene/ granturile SEE și fondurile UE • Dezvoltarea și întreținerea site-ului web al proiectului și a conturilor social media o Să aranjeze ca un scriitor/fotograf independent să participe la activitățile proiectului din Timișoara pentru a furniza materiale care să fie comunicate pe site-ul Internet al proiectului și Facebook • Organizarea, moderarea și înregistrarea întâlnirilor cu Partenerul Proiectului, asigurându-se că întâlnirile au loc cu regularitate și permit implementarea eficientă şi efectivă • Coordonarea notificărilor și a actelor aditionale la contract • Efectuarea în timp util a transferurilor de resurse către Partener • Asigurarea fluxului de informații între Operatorul Fondului și Partener • Se asigură că Operatorul Fondului este informat cu privire la orice eveniment important al proiectului • Trimite invitații/anunţuri Operatorului Fondului cu privire la orice eveniment de comunicare din cadrul proiectului • Gestionează implementarea proiectului în conformitate cu condițiile Contractului Proiectului și anexele acestuia • Organizează vizita de studiu și schimbul de personal în Norvegia. Primăria Municipiului Oslo va plăti pentru aceasta și va gestiona costurile financiare

Anexa la HCL nr. ___________ / ____________

Local Council of Timisoara The Social Work Department from Timisoara

Traducere: Diana Donawell, Şef Birou Relaţii Internaţionale, Direcţia Comunicare

o Write final version of main project application

The Social Work Department from Timisoara

The Project Partner shall be responsible for the practical implementation of the pilot project by developing pilot projects and small scale testing of different measures and incentives. The Project Partner shall oversee the activities and deliver monthly summaries to the Project Promoter, describing the performed activities according to project description. The Project Partner shall produce a written report to the Project Promoter on the expenditures every third month. The budget shall be audited by a preapproved auditor (on the budget of the Project Promoter) who shall audit the budget of 30 000 Euros after the first installment. There shall be a final auditing on the whole amount of 60 000 when the pilot project is completed, on the Project Partners budget. Person at Project Partner responsible for sending reports to Project Promoter: Name: Gabriela-Cristina Curuţ Mail: [email protected] Telephone: +40 722 329 914 The partner will obligate to follow the Regulation on the implementation of the Norwegian Financial Mechanism 2009 – 2014, the general and specific conditions in RO25-06 and implementation manual set out by Deloitte Consultanta SRL and report to the Project Promoter according to this. The specific responsibilities of the Project partner will be:

 Implement the Pilot project activities enlisted in the Project description attached hereto (Annex 1)

 Prepare and submit monthly summary, technical progress report trimonthly, and periodic narrative and financial reports according to the agreed templates to the Project promoter for the first financial installment

• Scrie versiunea finală a aplicaţiei pentru proiectul principal

Direcţia de Asistenţă Socială Comunitară a Municipiului Timişoara

Partenerul Proiectului va fi responsabil pentru implementarea a proiectului pilot prin dezvoltarea de proiecte pilot și testarea la scară mică a diferite măsuri și stimulente. Partenerul Proiectului va supraveghea activitățile și va furniza rezumate lunare Promotorului Proiectului, descriind activitățile desfășurate în conformitate cu descrierea proiectului. Partenerul Proiectului va întocmi un raport scris către Promotorul Proiectului cu privire la cheltuieli odată la trei luni. Bugetul va fi auditat de către un auditor stabilit în prealabil (din bugetul Promotorul Proiectului) care va audita modul de cheltuire a primei tranşe a bugetului în valoare de 30 000 Euro. Un audit final privind întreaga sumă de 60 000 se va face atunci când proiectul pilot este finalizat, din bugetul Partenerilor Proiectului. Persoana din partea Partenerului Proiectui responsabilă pentru trimiterea de rapoarte către Promotorul Proiectului: Nume: Gabriela-Cristina Curuț Email: [email protected] Telefon: +40 722 329 914 Partenerul se va obliga să respecte Regulamentul de implementare a Mecanismului Financiar Norvegian 2009 - 2014, condițiile generale și specifice ale RO25-06 și manualul de implementare stabilit de către Deloitte Consultanţă SRL şi va face raportările către Promotorul Proiectului în conformitate cu acestea. Responsabilitățile specifice ale Partenerului Proiectului vor fi: • Implementarea activităților Proiectului pilot înscrise în descrierea Proiectului anexată la prezentul acord (Anexa 1) • Pregătirea și trimiterea lunar a unui rezumat, trimestrial a unor rapoarte tehnice de progres, și periodic a unor rapoarte narative şi financiare în conformitate cu modelele stabilite către Promotorul Proiectului pentru prima tranșă financiară

Anexa la HCL nr. ___________ / ____________

Local Council of Timisoara The Social Work Department from Timisoara

Traducere: Diana Donawell, Şef Birou Relaţii Internaţionale, Direcţia Comunicare

 Provide timely and complete information without delay to Project Promoter on any and all developments and circumstances that may have an impact on the execution of planned activities during the implementation period

 Cooperate with the other Project Partners

 Contribute and participate in the: o Launch conference o Closing conference

 Local launch conference  Select experts and do a community

needs identification  Monitoring children attendance in

school  Providing material support to 48

children to improve school attendance

 Parenting sessions to 200 parents  Providing identification papers for

children  Mapping children of social risk from

the Fratelia community  Development of an early

intervention guide preventing school drop-out

 Final conference 4.2 The Project Promoter is responsible for the overall coordination and management of the project. The Project Partner is responsible for the implementation of the pilot project. The Project Promoter shall be the beneficiary of the grant and shall manage the funds in accordance with the details of this Partnership Agreement. 4.3. The Project Promoter will ensure timely commencement of the Project and implementation of the entire project within the time schedule and in compliance with all obligations set out in the Project Contract. The Project promoter will notify the Fund Operator of any factors that may adversely affect the implementation of the Project Activities or the budget. 4.4 The Project Partner is responsible for the preparation of an Implementation plan setting out the tasks to be undertaken as part of the project and the role of Project Partner in their

• Furnizarea de informații complete, în timp util şi fără întârziere către Promotorul Proiectului cu privire la toate aspectele și circumstanțele care pot avea un impact asupra executării activităților planificate în perioada de implementare • Cooperarea cu alți Parteneri de Proiect • Implicarea și participarea la: o conferința de lansare o conferința de închidere • Conferința de lansare locală • Selectarea experților și identificarea nevoilor comunităţii • Monitorizarea prezenței copiilor la școală • Acordarea de sprijin material la 48 de copii pentru îmbunătățirea frecvenţei școlare • Sesiuni de educație parentală pentru 200 părinți • Obţinerea actelor de identitate pentru copii • Identificarea copiilor în situaţie de risc social din cartierul Fratelia • Elaborarea unui ghid de interventie timpurie pentru prevenirea abandonului școlar • Conferinta finala

4.2 Promotorul Proiectului este responsabil pentru coordonarea generală și managementul proiectului. Partenerul ProiectULUI este responsabil pentru implementarea proiectului pilot. Promotorul Proiectului va fi beneficiarul grantului și va gestiona fondurile în conformitate cu detaliile din acest Acord de Parteneriat. 4.3. Promotorul Proiectului va asigura începerea în timp util a proiectului și implementarea întregului proiect în calendarul stabilit și în conformitate cu toate obligațiile prevăzute în Contractul Proiectului. Promotorul Proiectului va notifica Operatorul Fondului cu privire la orice factori care pot afecta în mod negativ implementarea activităților proiectului sau bugetul. 4.4 Partenerul Proiectului este responsabil pentru pregătirea unui plan de implementare care stabilește sarcinile care urmează să fie întreprinse în cadrul proiectului și rolul

Anexa la HCL nr. ___________ / ____________

Local Council of Timisoara The Social Work Department from Timisoara

Traducere: Diana Donawell, Şef Birou Relaţii Internaţionale, Direcţia Comunicare

implementation, and a Project budget. The project budget shall include provisions on the financial arrangements between the parties, including, but not limited to, which expenditure the Project Partner can get reimbursed from the project budget, with detailed itemized costs and unit prices. 4.5 Total allocation to the Partner is EUR 60,000. The detailed budget of the Partner is set out in Annex 3. The Project partner will receive 50 per cent of the total funding for the pilot project upon the signature of this agreement by both parties. The remaining funding will be paid when the first financial report is delivered to project Promoter and approved by Deloitte and will be based on reported spending in the project. The financial report for the first installment should be delivered by no later than 15th of April 2016. The Partner can receive payments representing the value of the eligible expenditures incurred and approved by the Fund Operator under the terms and conditions of the Project Contract in the following instalments:

Reporting period Amount (EUR)

Advance Payment

Until 15th April 2016 30,000

Second Installment

After approval of financial report by Deloitte

29,999

Total 59,999 4.6 Scope of eligible expenses, detailed accounting and financial implementation procedures and other financial management arrangements to be applied by the Partner are set out in the Implementation Manual issued by the Fund Operator. The Partner is responsible for following the guidelines of the implementation Manual and any additional guidelines or procedures issued by the Fund Operator or the Project Promoter.

Partenerului Proiectului în implementarea acestora, precum și un buget al Proiectului. Bugetul proiectului va include prevederi referitoare la aranjamentele financiare dintre părți, inclusiv ce cheltuieli îi pot fi rambursate Partenerului Proiectului din bugetul proiectului, cu o defalcare detaliată a cheltuielilor și a prețurilor unitare, dar nelimitându-se la acestea. 4.5 Suma totală alocată Partenerului este de 60.000 EUR. Bugetul detaliat al Partenerului este prevăzut în Anexa 3. Partenerul Proiectului va primi 50 la sută din finanţarea totală pentru proiectul pilot la data semnării acestui Acord de către ambele părți. Restul finanțării va fi plătit când primul raport financiar este furnizat Promotorului Proiectului și aprobat de către Deloitte și se va baza pe cheltuielile raportate în cadrul proiectului. Raportul financiar pentru prima tranșă va trebui furnizat până cel târziu la data de 15 aprilie 2016. Partenerul poate primi plăți reprezentând valoarea cheltuielilor eligibile efectuate și aprobate de către Operatorul Fondului în conformitate cu termenii și condițiile Contractului Proiectului în următoarele tranşe:

Perioada de raportare Suma (EUR) Plată în avans Până la data de 15

aprilie 2016 30,000

A doua tranşă După aprobarea raportului financiar de către Deloitte

29,999

Total 59,999 4.6 Domeniul de aplicare al cheltuielilor eligibile, procedurile contabile și financiare detaliate de implementare și alte aranjamente privind managementul financiar care trebuie să fie aplicate de către Partener sunt stabilite în Manualul de implementare emis de către Operatorul Fondului. Partenerul este responsabil de respectarea instrucţiunilor din Manualul de implementare, precum și a oricăror altor instrucţiuni sau proceduri suplimentare emise de

Anexa la HCL nr. ___________ / ____________

Local Council of Timisoara The Social Work Department from Timisoara

Traducere: Diana Donawell, Şef Birou Relaţii Internaţionale, Direcţia Comunicare

4.7. The Project Promoter is responsible for the preparation and submission of periodic progress reports, interim reports, final reports, follow-up budget documentation, financial declarations, requests for payment, financial reports. The Partner is responsible for providing all relevant information, financial data and supporting documents to the project promoter in a timely manner in order to enable the project promoter to fulfil its reporting obligations.4.7 The level of indirect costs is EUR 0. 4.8. The exchange rate used for the reports is the one established by the European Commission (inforeuro) on its official website (http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/in fo_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cf ), corresponding to the month the expenditure was incurred. 4.9 In case of cooperation with third parties including subcontractors, the Project Partner shall remain solely responsible to the Project Promoter concerning compliance with its obligations as set out in this Partnership Agreement. 4.10 Co-operation with third parties including subcontractors shall be undertaken in accordance with procedures set out in EU and national public procurement legislation and in the Implementation Manual. If subcontracting or co-operation with third parties is considered, the project partner shall consult with the project promoter and the Fund Operator before making any contract of such kind. Art. 5 – Monitoring, evaluation and reporting 5.1 The Project Promoter has overall responsibility for monitoring the actions undertaken by the Project Partner on an on-

Operatorul Fondului sau Ppromotorul Proiectului. 4.7 Promotorul Proiectului este responsabil de pregătirea și transmiterea rapoartelor periodice de progres, rapoartelor intermediare, rapoartelor finale, documentelor de monitorizare a bugetului, declarațiilor financiare, cererilor de plată, rapoartelor financiare. Partenerul este responsabil de furnizarea tuturor informațiilor relevante, datelor financiare și a documentelor justificative către Promotorul Proiectului în timp util pentru a permite PromotoruluiPproiectului să-și îndeplinească obligațile de raportare. 4.7 Nivelul costurilor indirecte este 0 EUR. 4.8. Cursul de schimb utilizat pentru rapoarte este cel stabilit de către Comisia Europeană (Inforeuro) pe site-ul său oficial (http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/in fo_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cf), care corespunde lunii în care cheltuielile au fost efectuate. 4.9 În caz de cooperare cu terțe părți, inclusiv subcontractanți, Partenerul Proiectui va fi singurul responsabil faţă de Promotorul Proiectului în ceea ce priveşte îndeplinirea obligațiilor sale stabilite în acest Acord de Parteneriat. 4.10 Cooperarea cu terțe părți, inclusiv subcontractanți, se va realiza în conformitate cu procedurile stabilite de legislația Uniunii Europene şi cea națională privind achizițiile publice și de Manualul de implementare. Dacă subcontractarea sau cooperarea cu terțe părți este avută în vedere, Partenerul Proiectului se va consulta cu Promotorul Proiectului și Operatorul Fondului înainte de a încheia orice contract de acest gen. Art. 5 - Monitorizarea, evaluarea şi raportarea 5.1 Promotorului Proiectului îi revine în întregime responsabilitatea de a monitoriza permanent acțiunile întreprinse de către Partenerul Proiectului, și responsabilitatea de

Anexa la HCL nr. ___________ / ____________

Local Council of Timisoara The Social Work Department from Timisoara

Traducere: Diana Donawell, Şef Birou Relaţii Internaţionale, Direcţia Comunicare

going basis, and is responsible for the monitoring, evaluation and reporting requirements set out in the Project Contract. 5.2 The project partner is obliged to supply the Project Promoter with all information deemed necessary for the preparation of reports. Templates for the reports will be provided by the project partner, based on the implementation manual for RO25. Art. 6 – Financial Control and Audits The Project partner shall carry out one audit on the first financial period and one on the completion of the pilot project within the timeframe. The first audit will be on the budget of the project Promoter. The full audit will be on the budget of the project Partner. They will also provide two financial reports, one for each installment. See article 7.13 of the Regulation on implementing Norwegian Financial Mechanism, align. 3. The project partner shall make all the necessary arrangements to ensure that any audits notified by Office of the Auditor General of Norway can be carried out. The project partner is obliged to have external auditing on the expenditures and accounting. Art.7- Communication and Publicity 7.1 The Project Promoter and the Project Partner shall implement the communication and publicity measures in accordance with the project application and the Communication Plan set by the project promoter. 7.2 Any communication within or in relation with this agreement shall be done in writing to the following addresses: For the Project Promoter

1. City of Oslo, the Governing Mayor’s Office, Rådhuset, N-0037 Oslo, Norway, Represented by Mr. Trond Andersen General Director

monitoriza, evalua și raporta obligaţiile stabilite în Contractul Proiectului. 5.2 Partenerul Proiectului este obligat să furnizeze Promotorului Proiectului toate informațiile considerate necesare pentru pregătirea rapoartelor. Modelele pentru rapoarte vor fi furnizate de către Partenerul Proiectului, pe baza manualului de implementare pentru RO25. Art. 6 - Controlul Financiar şi Auditul Partenerul Proiectului va face un audit pentru prima perioadă financiară și unul la finalizarea proiectului pilot în calendarul stabilit. Primul audit va fi asupra bugetului Promotorului Proiectului. Auditul complet va fi asupra bugetului Partenerului Proiectului. Acestea vor furniza două rapoarte financiare, câte unul pentru fiecare tranșă. A se vedea articolul 7.13 din Regulamentul privind implementarea Mecanismului Financiar Norvegian, alin. 3. Partenerul Proiectului va face toate demersurile necesare pentru a se asigura că orice audit, notificat de către Biroul Auditorului General al Norvegiei poate fi realizat. Partenerul Proiectului este obligat să aibă un audit extern asupra cheltuielilor și serviciilor contabile. Art.7 - Comunicarea şi publicitatea 7.1 Promotorul Proiectului și Partenerul Proiectului vor implementa măsuri de comunicare și publicitate în conformitate cu aplicaţia proiectului și Planul de Comunicare stabilit de către Promotorul Proiectului. 7.2 Orice comunicare în cadrul sau în legătură cu prezentul Acord se va face în scris la următoarele adrese: Pentru Promotorul Proiectului 1. City of Oslo, the Governing Mayor’s Office, Rådhuset, N-0037 Oslo, Norway, Reprezentat de Mr. Trond Andersen, Director General

Anexa la HCL nr. ___________ / ____________

Local Council of Timisoara The Social Work Department from Timisoara

Traducere: Diana Donawell, Şef Birou Relaţii Internaţionale, Direcţia Comunicare

For the Project partner 2. Direcţia de Asistenţă Socială Comunitară a

Municipiului Timişoara, Bulevardul Regele Carol I nr. 10, Timişoara, România Represented by Ms Maria Stoianov, Executive director

7.3 Any change of the contact details of the Parties shall be communicated in writing. 7.4 The language of communication between the parties shall be English Art.8 – Modifications, withdrawals and disputes 8.1 Any modification to the present Partnership Agreement shall form the subject of a rider to this contract, which shall be submitted for the approval of Fund Operator – Deloitte Consultanta SRL. 8.2 The Project Promoter and the Project Partner agree not to withdraw from the project unless there are unavoidable reasons for it. In such duly justified cases, the Partner may request the termination of his participation in the present Agreement by submitting to the Project Promoter a written notice with 60 days in advance stating the reasons. If this were nonetheless to happen the Project Promoter and the Project Partner shall endeavour to cover the contribution of the withdrawing Project Partner, either by assuming their tasks or by asking one or more new partners to join the partnership. Inclusion of new partners is subject to prior approval by Fund Operator – Deloitte Consultanta SRL. 8.3 In case of any disputes among themselves, the partners to this agreement are obliged to work towards an amicable settlement. If no solution can be found between the partners, each and any legal disputes that may result from or in connection with this present Partnership Agreement will be finally decided in

Pentru Partenerul Proiectului 2. Direcția de Asistență Socială Comunitară a Municipiului Timișoara, Bulevardul Regele Carol I nr. 10, Timișoara, România Reprezentată de doamna Maria Stoianov, Director Executiv 7.3 Orice modificare a detaliilor de contact ale Părţilor va fi comunicată în scris. 7.4 Limba de comunicare între părți va fi engleza. Art.8 - Modificări, retrageri şi dispute 8.1 Orice modificare a prezentului Acord de Parteneriat va face obiectul unei anexe la prezentul contract, care va fi supusă aprobării Operatorului Fondului - Deloitte Consultanţă SRL. 8.2 Promotorul Proiectului și Partenerul Proiectui convin să nu se retragă din proiect, cu excepția cazului în care există motive inevitabile pentru aceasta. În astfel de cazuri justificate corespunzător, Partenerul poate solicita încetarea participării sale la prezentul Acord prin transmiterea către Promotorul Proiectului unei notificări scrise cu 60 de zile în avans precizând motivele. Dacă acest lucru s-ar întâmpla Promotorul Proiectului și Partenerul Proiectului se vor strădui să acopere contribuția Partenerului Proiectului care se retrage, fie prin asumarea obligaţiilor acestora fie cerând unuia sau mai multor noi parteneri să se alăture parteneriatului. Includerea de noi parteneri este supusă aprobării prealabile de către Operatorul Fondului - Deloitte Consultanţă SRL. 8.3 În cazul unor neînțelegeri între aceştia, partenerii acestui acord sunt obligați să depună eforturi în vederea unei soluționări amiabile. Dacă nici o soluție nu poate fi găsită între parteneri, orice litigiu juridic care poate decurge din sau în legătură cu prezentul Acord de Parteneriat va fi în cele din urmă soluţionat în

Anexa la HCL nr. ___________ / ____________

Local Council of Timisoara The Social Work Department from Timisoara

Traducere: Diana Donawell, Şef Birou Relaţii Internaţionale, Direcţia Comunicare

accordance with the Romanian jurisdiction. Art.9 – Non-execution of obligations and reimbursement In the event of total or partial incompletion of the obligations of any of the project partners or in the event of material errors in the effective execution of project activities, each cosignatory member of the present Partnership Agreement undertakes to reimburse the Project Promoter any funds that have been unduly received, within the month following notification. Art. 10 – Applicable legal provisions The following provisions of the general conditions to the Project Contract shall be considered as binding for the Partner:

 Indemnification (Art. 14 of General conditions)

 Confidentiality (Art. 13 of General conditions)

 Visibility and Publicity within the Project (Art. 3 of General conditions)

 Financial reporting and technical and financial verifications (Art. 6 of General conditions)

 Ownership/use of results and equipment (Art. 11 of General conditions)

 Code of conduct and Conflict of interest (Art. 12 of General conditions)

 Eligible costs (Art. 5 of General conditions)

The present Partnership Agreement shall comply with the public procurement laws applicable in the country where the procurement is taking place (Norway or Romania). Art. 11 – Concluding provisions This present Partnership Agreement can only be changed by means of a written amendment that is signed by the Project Promoter and the Project Partner. The amended agreement is

conformitate cu jurisdicția românească. Art.9 - Neexecutarea obligaţiilor şi rambursarea În cazul neîndeplinirii totale sau parţiale a obligațiilor oricăruia dintre partenerii proiectului sau în cazul unor erori materiale în executarea efectivă a activităților proiectului, fiecare membru semnatar al prezentului Acord de Parteneriat se angajează să ramburseze Promotorului Proiectului orice fonduri care au fost primite în mod nejustificat, în luna următoare notificării. Art. 10 - Prevederile legale aplicabile Următoarele prevederi din condițiile generale ale Contractului Proiectului vor fi considerate obligatorii pentru Partener: • Despăgubirile (Art. 14 din Condițiile generale) • Confidențialitatea (Art. 13 din Condițiile generale) • Vizibilitatea și Publicitatea în cadrul Proiectului (Art. 3 din Condițiile generale) • Raportarea financiară și verificările tehnice și financiare (Art. 6 din Condițiile generale) • Proprietatea / folosirea rezultatelor și echipamentelor (Art. 11 din Condițiile generale) • Codul de conduită și Conflictele de interese (Art. 12 din Condițiile generale) • Costurile eligibile (Art. 5 din Condițiile generale) Prezentul Acord de Parteneriat va respecta legislația privind achizițiile publice aplicabiă în țara în care se face achiziția (Norvegia sau România). Art. 11 - Dispoziţii finale Prezentul Acord de Parteneriat poate fi schimbat doar printr-un act adiţional scris care este semnat de către Promotorul Proiectului și Partenerul Proiectului. Acordul modificat este

Anexa la HCL nr. ___________ / ____________

Local Council of Timisoara The Social Work Department from Timisoara

Traducere: Diana Donawell, Şef Birou Relaţii Internaţionale, Direcţia Comunicare

subject to prior approval by Fund Operator – Deloitte Consultanta SRL. Written in English in 3 original copies. Annexes: Annex 1 Pilot Project description Annex 2 Budget and project implementation plan Annex 3 Implementation Manual

supus aprobării prealabile de către Operatorul Fondul - Deloitte Consultanţă SRL. Semnat in 3 exemplare originale. Anexe: Anexa 1 Descrierea proiectului pilot Anexa 2 Bugetul proiectului şi planul de implementare Anexa 3 Manualul de implementare (în limba engleză)

Organization/ Organizaţia

Name and title of legal representative/ Numele şi Funcţia Reprezentantului Legal

Signature/ Semnătura

Date/Place Data/Locul

Promoter/Promotor – City of Oslo/ Municipiul Oslo

Mr Trond Andersen, General Director / Director General

Oslo

Partner - The Social Work Department/ Partenerul Proiectului - Direcţia de Asistenţă Socială Comunitară a Municipiului Timişoara

Mrs. Maria Stoianov, Executive Director/ Doamna Maria Stoianov, Director Executiv

Timişoara

Consiliul Local al Municipiului Timişoara

Direcţia de Asistenţă Socială Comunitară a Municipiului Timişoara

Timişoara, Bv. Regele Carol I nr.10, cod 300176, Tel./Fax: 0256‐220.583, 

e‐mail: [email protected] 

Nr. 5183/03.12.2015                                                                                                                        Se aprobă, 

                                                                                                                                                             Primar  

                                                                                                                                                        Nicolae Robu 

REFERAT 

privind aprobarea încheierii Acordului de Parteneriat între Direcția de Asistență Socială 

Comunitară a Municipiului Timișoara și Municipiul Oslo ‐ Norvegia, în vederea implementării 

proiectului pilot ”Consolidarea educaţiei si dezvoltarea competenţelor de muncă si formare”  

În zilele de 23 și 24 aprilie 2015, la Primăria Municipiului Timișoara a fost primită vizita unei 

delegații din partea municipalității din Oslo,  având  ca  scop  stabilirea unor  relaţii de  colaborare  în 

vederea  pregătirii  unui  proiect  în  domeniul  incluziunii  sociale  prin  programul  de  finanțare  al 

Fondurilor  Norvegiene,  printr‐o  abordare  bazată  pe  implicarea  comunităţii  locale.  Orașul  Oslo 

urmărește ca prin această colaborare și implicare puternică a autorităților locale si ONG‐uri regionale 

să  efectueze  o  analiză  a necesităților  în domeniul  social  și  cel  al pieței  forței de muncă  în vederea 

identificării măsurilor necesare pentru a reduce sărăcia în rândul grupurilor cele mai defavorizate. 

În data de 6 mai a  fost  semnată de  către primarul municipiului Timișoara, domnul Nicolae 

Robu, scrisoarea de  intenție privind participarea municipiului Timișoara  într‐un proiect finanțat din 

Fondurile Norvegiene, pe care o atașăm la prezentul referat. 

În urma acestor  întâlniri, municipiul Timișoara a fost selectat ca partener naţional, alături de 

municipiul Craiova, pentru participarea la proiectul pregătitor „Consolidarea educaţiei si dezvoltarea 

competenţelor de muncă  și  formare”,  implementat de municipalitatea din Oslo, pe o perioadă de 2 

ani. Printr‐o  serie de ateliere de  lucru comune cu  reprezentanţii municipalităţii din Oslo, discuţii  si 

vizite  ale  acestora  în  comunităţile  locale,  desfășurate  în  perioada mai  –  iunie  2015,  reprezentanții 

instituțiilor  din  cele două municipalităţi din România  și Norvegia  au  avut  ca  scop  identificarea  si 

propunerea unor proiecte pilot  care  să  fie  implementate  la nivel  local  având  ca grup  ţintă  copii  si 

familii aflate în dificultate, și în mod special tineri șomeri și persoane de etnie roma. 

În perioada 11‐12 iunie 2015 a avut loc a doua întânire de lucru între reprezentanţii Direcției de 

Asistență  Socială Comunitară  a Municipiului Timișoara  și  Serviciului pentru Protecția Copilului  și 

Familiei  Timișoara  și  cei  ai municipalităţii  din  Oslo,  ocazie  cu  care  au  fost  analizate  și  discutate 

aspecte  administrative  referitoare  la  acordul  de  parteneriat  privitor  la  acest  proiect,  condiţiile  de 

gestionare a grantului acordat pentru implementarea la nivel local a unui proiect pilot si planificarea 

schimbului de experienţă între angajaţii instituțiilor partenere în proiect. 

  Proiectul pilot care va  fi derulat de Direcția de Asistență Socială Comunitară Timișoara  în 

perioada decembrie 2015 – decembrie 2016 se va desfășura în parteneriat cu un furnizor de servicii de 

cercetare  socială din municipiul Timișoara,  a  cărui  servicii  vor  fi  contractate prin  achiziție directă, 

conform  cerințelor prezentate  în descrierea proiectului  și are  ca  scop: Creșterea  ratei de participare 

școlară și prevenirea abandonului școlar pentru copiii din familiile defavorizate din cartierul Fratelia 

și  a  copiilor  care  frecventează Centrul de  zi pentru  copii din  familii defavorizate “Sf. Nicolae” din 

cadrul Serviciului pentru Protecía Copilului și Familiei Timișoara  prin identificarea nevoilor, precum 

și  elaborarea  și  implementarea  unui model  de  intervenție  timpurie  în  școlile  și  comunitatea  din 

cartierul Fratelia din Timișoara. 

  Proiectul pilot constituie faza premergătoare pentru implementarea unui proiect fInanțat tot 

din Fonduri Norvegiene, care se va desfășura în perioada 2017‐2021. 

Astfel, proiectul are două faze distincte, cu obiective, după cum urmează: 

Faza I – Obiective (decembrie 2015 – decembrie 2016) 

•  Identificarea  nevoilor  comunității  în  domeniul  educației  prin  consultarea  reprezentanților 

comunității. 

• Creșterea ratei de participare școlară a copiilor din comunitatea Fratelia din Timișoara. 

• Îmbunătățirea competențelor părinților în a ajuta să crească motivația pentru învățare a copiilor; 

• Dezvoltarea  unui model  de  intervenție  timpurie  de  prevenire  a  abandonului  școlar,  bazat  pe 

evaluarea nevoilor comunității intervenții specializate. 

Faza II – Obiective (ianuarie 2017 – decembrie 2021) 

• Punerea în aplicare a modelului de intervenție timpurie creat anterior în 2 centre pilot din școli cu 

rată  scăzută  de  participare  școlară  și  într‐un  centrul  de  zi  pentru  copii  provenií  din  familii 

defavorizate  (Centrul  de  zi  “Sfântul Nicolae”  din  cadrul  Serviciului  pentru  Protecția  Copilului  și 

Familiei). 

• Dezvoltarea  curriculei  interdisciplinare pentru  resursele umane  în domeniul  educației  (profesori, 

mediatori școlari, directori de școli, consilieri școlari) și asistenți sociali, poliție etc. 

•  Crearea  unei  rețele  de  educatori  parentali  din  Timișoara  pentru  a  ajuta  părinții  să‐și  dezvolte 

abilitățile parentale; 

• Instruirea specialiștilor din educație, asistență socială și domeniile conexe. 

• Creșterea ratei de participare a copiilor în școli prin oferirea de sprijin prin intermediul programelor 

școlare și prin servicii de mediere școlară. 

•  Creșterea  gradului  de  conștientizare  în  comunitate  legate  de  dreptul  copiilor  la  educație  și 

beneficiile pe termen lung ale educației. 

Grupurile țintă ale proiectului pilot: 

1. Copiii din cartierul Fratelia (Timișoara) care sunt într‐una sau mai multe situații vulnerabile, cum  ar fi: 

  •  Copiii  din  familii  dezavantajate  social:  familii  fără  venituri,  cu  venituri mici  sau  care 

primesc asistență socială; copiii cu un singur părinte sau cu părinții plecați  la muncă  în străinătate; 

familiile cu mulți copii; familiile care  locuiesc  în suburbii și periferii urbane; familii cu unul sau mai 

mulți membri bolnav cronic; 

  • Copiii care suferă de un handicap sau alte boli cronice care produc handicap; 

  • Copiii cu risc ridicat de abandon școlar sau de părăsire timpurie a școlii; 

  • Copiii  care  frecventează Centrul  de  zi  “Sfântul Nicolae”  din  cadrul  Serviciului  pentru 

Protecția Copilului și Familiei 

  • Copiii cu eșec școlar și rată scăzută de frecventare a școlii. 

2. Profesorii și alți profesioniști din școlile în care învață copiii care constituie grupul țintă în proiect  și profesioniștii care  lucrează cu copiii care frecventează Centrul de zi “Sfântul Nicolae” din cadrul 

Serviciului pentru Protecția Copilului și Familiei;  

3. Familiile copiilor aparținând grupului țintă;  4. Specialiștii din domeniul educației și asistenței sociale din Timișoara;  5. Membrii comunității locale din Timișoara. 

Rezultatele proiectului pilot: 

 Primul parteneriat bilateral româno‐norvegian pentru școală și incluziune socială a copiilor cu  risc social; 

 Mai mult de 500 de membri ai comunității participante prezenți la conversațiile comunitare;   Mai mult de 500 de copii monitorizați din punct de vedere al prezenței la școală;   Un  set  de  criterii  eligibile  pentru  identificarea  și  evaluarea  inițială  a  cazurilor  sociale  din 

fiecare școală din rețea, pentru oferirea de suport material; 

 150 de copii care vor primi suport material în vederea frecventării școlare;   Mai mult de 200 de părinți vor participa la sesiunile parentale;   Mai mult  de  300  de  părinți  vor  fi  informați  și/sau  consiliați  de  către mediatorul  școlar  în 

legătură cu procedura de înscriere a copiilor la grădiniță și școală; 

 2 conferințe locale (lansare și finală) pentru acoperire, promovare și diseminare a rezultatelor  proiectului; 

 100 de  participanți  la  conferințele  pentru  acoperire,  promovare  și diseminare  a  rezultatelor  proiectului; 

 1000  de  fluturași  cu  informații  despre  activitățiile  proiectului  și  rezultatele  sale  printate  și  distribuite în timpul implementării proiectului; 

 1 atelier pentru a pregăti experții  care vor  folosi metoda  conversațiilor  comunitare pentru a  strânge informații referitoare la nevoile educației din comunitate; 

 10 copii pe an vor avea dosare făcute pentru obținerea actelor de identitate;   30  de  părinți  vor  fi  consiliați  în  legătură  cu  procedura  obținerii  certificatelor  de  naștere  a 

copiilor sub un an;  

 3  ateliere  în  vederea  elaborării  Ghidului  de  Intervenție  Timpurie  pentru  prevenirea  Abandonului Școlar; 

 Va fi elaborat un Ghid de Intervenție Timpurie pentru prevenirea Abandonului Școlar;   200 de copii ale Ghidului de Intervenție Timpurie pentru prevenirea Abandonului Școlar vor fi 

distribuite profesioniștilor din cadrul orașului; 

 Cel  puțin  15  școli  din  oraș  vor  fi  informate  asupra  intervenției  timpurii  în  prevenirea  abandonului școlar. 

În  scopul  realizării  și  implementării  activităţilor  propuse  în  proiectul  pilot  și  a  atingerii 

rezultatelor  asteptate, Direcția de Asistență  Socială Comunitară  a Municipiul Timișoara  va  avea  la 

dispoziţie  un  buget  de  60.000  Euro  din  Fondurile  Norvegiene.  În  conformitate  cu  prevederile 

Ordonanței  de  Urgență  a  Guvernului  nr.64/2009,  Direcția  de  Asistență  Socială  Comunitară  a 

Municipiului Timișoara va gestiona financiar instrumentele structurale pentru obiectivul convergență. 

Va fi transferată o tranșă de avans, de către Municipiul Oslo, imediat după semnarea contractului de 

finanțare și o a doua tranșă după aprobarea de către consultantul financiar pentru fonduri norvegiene 

a modului  în  care  a  fost  cheltuită  prima  tranșă,  din  care  vor  fi  efectuate  cheltuielile  din  bugetul 

proiectului.  

Cota  de  cofinanțare  din  partea Direcția  de Asistență  Socială Comunitară  a Municipiului 

Timișoara este 0 lei. 

Astfel având în vedere cele prezentate anterior și în conformitate cu prevederile art. 36, alin (2) 

– literele d) și e), alin. (6) – litera a) – pct.1 si pct. 2, alin. (7) ‐ literele a) și c), art. 45, alin (2) lit. f) din 

Legea nr. 215/2001, republicată, privind Administraţia publică locală, prin prezentul referat  

PROPUNEM: 

1. Încheierea  Acordului  de  Parteneriat  între  Direcția  de  Asistență  socială  Comunitară  Timișoara  și Municipiul Oslo  ‐ Norvegia,  având  ca  obiect  implementarea proiectului pilot 

„Consolidarea educaţiei si dezvoltarea competenţelor de muncă si formare” finanţat în cadrul 

Programului RO 25 – 06 (Programul de Combatere a Sărăciei).  

2. Mandatarea Directorului Executiv al Direcției de Asistență Socială Comunitară a Municipiului  Timișoara – doamna Maria Stoianov să semneze Acordul de parteneriat. 

3. Implementarea proiectului va fi realizată prin unitatea de management a proiectului și echipa  de  implementare, din  care vor  face parte persoane  angajate  în  cadrul Direcției de Asistență 

Socială  Comunitară  a  Municipiului  Timișoara  și  Serviciului  pentru  Protecția  Copilului  și 

Familiei Timișoara, desemnate prin dispoziția directorului  executiv al Direcției de Asistență 

Socială Comunitară a Municipiului Timișoara, doamna Maria Stoianov, care va avea funcția de 

manager al proiectului.  

Viceprimar,              Secretar,     

Traian Stoia                   Ioan Cojocari   

Director executiv,          Director executiv adjunct, 

    Maria Stoianov          Gabriela Cristina Curuț   

                  Șef Serviciu, 

                Mihaela Buzilă‐Petrescu   

                  Avizat juridic PMT,