Hotararea 516/23.10.2014 privind aprobarea Caietului de sarcini şi a valorii estimate pentru achiziţia serviciului de administrare şi management a "Infrastructurii regionale de afaceri şi inovare în sectorul IT&C", cod SMIS 34472, investiţie finanţată prin Programul Operaţional Regional 2007-2013, în cadrul Axei prioritare 1 „Sprijinirea dezvoltării durabile a oraşelor - poli urbani de creştere", Domeniul de intervenţie 1.1. „Planuri integrate de dezvoltare urbană", Sub-domeniul: Poli de creştere, Programul Operaţional Regional 2007-2013

1

ROMÂNIA SE APROBĂ,

JUDEŢUL TIMIŞ PRIMAR,

MUNICIPIUL TIMIŞOARA NICOLAE ROBU

ECHIPA DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI

DISPOZIŢIA NR. 997/19.09.2014 NR. SC 2014-

CAIET DE SARCINI

Privind achiziţia serviciului de administrare proprietate nerezidenţială intitulată:

”Infrastructură Regională de Afaceri şi Inovare în Sectorul IT&C”

Municipiul Timişoara

Denumirea şi sediul autorităţii administraţiei publice care organizează procedura:

Municipiul Timişoara, cu sediul pe B-dul C.D. Loga nr. 1, cod 300030, jud. Timiş.

Art. 1. - Prezentul caiet de sarcini a fost întocmit în conformitate cu legislaţia în vigoare şi

precizează condiţiile minime în care se desfăşoară achiziţia publică pentru serviciul de

administrare.

Art. 2. - Caietul de sarcini este anexă la Contractul de prestare servicii conform codurilor

CPV: 75112100-5 – Servicii administrative privind proiectele de dezvoltare şi 98341130-5 –

Servicii de administrare de imobile.

Obiectul procedurii de achiziţii

Serviciul de administrare şi management a ”Infrastructurii Regionale de Afaceri şi

Inovare în Sectorul IT&C - INCUBOX”, amplasate în Timişoara, strada Circumvalaţiunii, nr.

2-4, infrastructură aflată în proprietatea Municipiului Timişoara.

Art. 3. - (1) Componentele infrastructurii de afaceri încredinţate spre administrare care fac

obiectul achiziţiei publice sunt:

 Etajul 4 este destinat găzduirii firmelor aflate în etapa de incubare. Aria construită desfăşurată a nivelului este de 941,23 mp. Include 16 săli care pot fi închiriate de către micro

– întreprinderi (dintre care una all-inclusive), fiecare sală având o arie utilă de aprox. 35 mp.

Suplimentar, a fost amenajată la acest etaj o sală destinată serviciilor de preincubare.

 Etajul 3 este destinat de asemenea găzduirii firmelor aflate în etapa de incubare. Aria construită desfăşurată a nivelului este de 924,17 mp. Include 14 săli (dintre care una all-

inclusive) care pot fi închiriate de către micro – întreprinderi, fiecare sală având o arie utilă de

aprox. 35 mp.

 Etajul 2 este destinat pentru găzduirea firmelor aflate în etapa de consolidare. Aria construită desfăşurată a nivelului este de 941,23 mp. Include 12 săli care pot fi închiriate de

către întreprinderi mici, fiecare sală având o arie utilă de aprox. 50 mp. Pereţii amovibili

permit redimensionarea facilă a sălilor, în conformitate cu nevoile de spaţiu ale fiecărei firme

locatare.

 Etajul 1 este destinat de asemenea găzduirii firmelor aflate în etapa de consolidare. Aria construită desfăşurată a nivelului este de 924,17 mp. Include 12 săli care pot fi închiriate

de către întreprinderi mici, fiecare sală având o arie utilă de aprox. 50 mp. Aria sălilor poate fi

redimensionată în conformitate cu nevoile de spaţiu ale fiecărei firme locatare, datorită

pereţilor amovibili care permit redimensionarea facilă a acestora.

 Parterul va găzdui 4 firme cu profil diferit: o firmă care va exploata snack – bar – ul (50 de locuri), o firmă de consultanţă juridică şi de afaceri, o firmă care va avea ca obiect de

2

activitate exploatarea sălilor de fitness, respectiv de aerobic, respectiv o firma care va presta

servicii de contabilitate.

 Imobilul are spaţii dotate cu echipamente de specialitate şi dotări corespunzătoare obiectului de activitate (mobilier, tehnică de calcul, dotări audio şi video pentru conferinţe).

Art. 4. Misiune, viziune şi obiective asociate ”Infrastructurii Regionale de Afaceri şi

Inovare în Sectorul IT&C”:

Viziune:

Consolidarea unui sector IT&C la nivel regional capabil să facă faţă forţelor

concurenţiale şi competiţiei internaţionale.

Misiune:

Sprijinirea IMM-urilor inovative din domeniul IT&C capabile să utilizeze în mod

eficient resursele existente.

Scopul incubatorului va fi cel de generare de locuri de munca si de creştere a

competitivităţii prin susţinerea dezvoltării afacerilor viabile.

Art. 5. Indicatori şi grad de ocupare de îndeplinit:

5.1. Indicatori

INDICATORI

Valoare la sfârşitul

perioadei de implementare

Rezultate induse (indirecte)

Locuri de muncă nou create: infrastructura de afaceri (administraţie) (nr)

5

Locuri de muncă nou create: infrastructura de afaceri (administraţie), femei (nr)

2

Locuri de muncă nou create: infrastructura de afaceri (administraţie), bărbaţi (nr)

3

Locuri de muncă nou create: infrastructura de afaceri (faza de incubare – din anul 5 de exploatare) (nr)

135

Locuri de muncă nou create: infrastructura de afaceri (faza de incubare – din anul 5 de exploatare) femei (nr)

45

Locuri de muncă nou create: infrastructura de afaceri (faza de incubare – din anul 5 de exploatare) bărbaţi (nr)

90

Locuri de muncă nou create: infrastructura de afaceri (faza de consolidare – din anul 5 de exploatare) (nr)

360

Locuri de muncă nou create: infrastructura de afaceri (faza de consolidare – din anul 5 de exploatare) femei (nr)

120

Locuri de muncă nou create: infrastructura de afaceri (faza de consolidare – din anul 5 de exploatare) bărbaţi (nr)

240

Rata de ocupare estimată a structurii de afaceri – anul 1(%) 47,3

Rata de ocupare estimată a structurii de afaceri – anul 5(%) 96,9

IMM atrase în structuri de afaceri – anul 1 20

Raportul este de 1:2 – o femeie la doi bărbaţi.

3

5.2. Gradul de ocupare al spaţiilor destinate închirierii:

Art. 6. Condiţionări pentru îndeplinirea indicatorilor:

(1) Prestatorul este obligat pe parcursul duratei contractului la următoarele:

a) Îndeplinirea indicatorilor şi a gradului de ocupare a spaţiilor destinate închirierii;

b) Preţul de închiriere să nu depăşească:

- Anul I = 3,5 euro/m 2 , Anul II = 4,0 euro/m

2 şi Anul III = 5,0 euro/m

2 spaţiile de

închiriere pentru firme aflate în perioada de încubare;

- Anul I = 5,0 euro/m 2 , Anul II = 6,0 euro/m

2 , Anul III = 7,0 euro/m

2 , Anul IV = 8,0

euro/m 2 şi Anul IV = 9,0 euro/m

2 spaţiile de închiriere pentru firmele aflate în perioada de

consolidare.

Chiria este formată din preţul de închiriere/mp a biroului şi cheltuielile pe utilităţi.

c) Criteriile de admitere a firmelor în perioada de incubare şi de consolidare sunt: 1) Firme aflate în etapa de incubare – criterii de admitere

- Sediu social al chiriaşului va fi unic, fără alte puncte de lucru şi locat în structură;

- maxim 9 de angajaţi;

- Perioada maximă de locare – 3 ani;

Vor avea prioritate solicitanţii de spaţii:

- absolvenţi şi/sau profesori ai facultăţilor de profil, cei cu vârsta maximă de 35 ani, care

doresc să înfiinţeze o firmă şi care în baza unui plan de afaceri dovedesc că au o afacere viabilă;

- microîntreprinderi înfiinţate cu cel mult 2 ani înainte de data depunerii cererii de intrare în

structura de afaceri

Cu obligativitatea de a mai angaja personal (minim 2) în perioada de incubare.

În această etapă, firmele vor fi găzduite pentru o perioadă de maxim 3 ani. Ele sunt puse în

postura de a demonstra viabilitatea ideii de afacere. Societatea trebuie să-şi dovedească capacitatea de

a furniza într-un mod corespunzător şi eficient produsele sau serviciile avute în vedere, ţinând cont de

faptul că, în această fază, resursele financiare sunt adesea destul de limitate. Aceasta este o perioadă

critică în viaţa intreprinderii şi, pentru a evita riscurile unui eşec, ea trebuie sa fie sprijinită, în sensul

reducerii costurilor fixe şi creşterii oportunităţilor de dezvoltare. 2) Firme aflate în etapa de consolidare – criterii de admitere:

- Sediu social al chiriaşului va fi unic şi locat în structură;

- maxim 49 de anagajaţi;

- cifra de afaceri maximă 600.000 euro/an

- Număr maxim de birouri închiriate/firmă – 3 birouri;

47,3% 75,3% 90,9% 96,9% 96,9%

0,0%

200,0%

An 1 An 2 An 3 An 4 An 5

Gradul de ocupare a spațiilor destinate închirierii

0

1000

An 1 An 2 An 3 An 4 An 5

150 293 428 491 515

Total personal angajat la nivel de infrastructură

4

- Perioada maximă de locare – 5 ani;

Politica de ieşire din structura de afaceri va identifica clar momentul în care întreprinderile

care au atins o anumită rată de creştere economică trebuie să părăsească structura.

Regulile interne ale structurii de afaceri vor stabili norme clare de excludere din structură

pentru clienţii care au performanţe scăzute.

În această fază, intreprinderea trece la producţia pe scară largă, fiind necesare investiţii în

achiziţionarea de echipamente şi amenajarea spaţiilor de funcţionare. Se structurează, totodată,

conducerea IMM-ului şi are loc organizarea pe departamente. Riscurile de eşec devin din ce în ce mai

scăzute.

Cu obligativitatea de a mai angaja personal (minim 2) în perioada de consolidare.

După 5 ani, la solicitarea firmelor aflate în perioada de consolidare, durata se prelungeşte, dar

Primăria Municipiului Timişoara – prin Directorul INCUBOXX, poate cere preţul pieţei privind chiria

pe metru patrat.

d) Organizarea de cursuri de perfecţionare, conferinţe, evenimente şi expoziţii:

Sala de conferinţe de la parter – un total de minim 18 evenimente pe an:

- se vor organiza minim 6 evenimente în 6 luni când este sala nedespărţită (120 participanţi);

- se vor organiza minim 12 evenimente în 6 luni când sala este împărţită în două (73,60 +

139,80 mp = 50 + 70 participanţi);

Taxa este pe zi de eveniment.

Pentru angajaţii aflaţi în perioada de incubare nu se percepe taxă, pentru cei aflaţi în perioada

de consolidare se percepe 50% din taxa pentru persoanele din exteriorul INCUBOXX-ului, dar nu au

voie să le subcontracteze;

Săli de seminar – un total de minim 30 de cursuri pe an:

- se vor organiza minim 10 cursuri/an/sală de seminar rezultând un total de 30 de cursuri pe an

(56,77 + 53,88 + 56,77 mp = câte 30 cursanţi în fiecare sală);

Pentru angajaţii aflaţi în perioada de incubare nu se percepe taxă, pentru cei aflaţi în perioada

de consolidare se percepe 50% din taxa pentru persoanele din exteriorul INCUBOXX-ului, dar nu au

voie să le subcontracteze;

Taxa este pe zi de curs.

Spaţiu pentru expoziţii – un total de minim 6 expoziţii pe an:

- se vor organiza minim 6 expoziţii/an

Pentru angajaţii aflaţi în perioada de incubare nu se percepe taxă, pentru cei aflaţi în perioada

de consolidare se percepe 50% din taxa pentru persoanele din exteriorul INCUBOXX-ului, dar nu au

voie să le subcontracteze;

Taxa este pe zi de expoziţie.

e) Tipul activităţilor desfăşurate în cadrul structurii

1. Consultanţă IT

Serviciul de consultanţă IT este un serviciu de asistenţă logistică oferit în scopul

întreţinerii, optimizării şi dezvoltării sistemului informatic din companie:

- Consultanţă pentru achiziţionarea de echipamente noi; - Consultanţă pentru extinderea şi optimizarea infrastructurii de networking; - Consultanţă pentru modernizarea sistemului informatic pentru adaptarea acestuia la cerinţele momentului actual;

- Consultanţă pentru achiziţionarea şi utilizarea legală a produselor software de orice tip (aplicaţii, produse multimedia etc);

- Consultanţă IT prvind implementarea unui sistem-cadru de securitate mult mai solid; - Consultanţă IT a managementului informaţiei; - Standardizarea procedurilor de backup al informaţiei; - Acordarea de asistenţă în angajarea personalului IT; - Consultanţă IT pentru implementarea de sisteme de protecţie împotriva acţiunilor de spamming şi viruşi.

2. Asistenţă tehnică, mentenanţă IT

a) Asistenţă tehnică calculatoare, mentenanţă calculatoare:

5

- Verificare antivirus; - Utilizarea spaţiului pe disk; - Defragmentare hardisk; - Remediere probleme hardware si software; - Verificare softuri instalate; - Verificare log-uri; - Instalare sisteme de operare; - Instalare programe informatice. b) Asistenţă tehnică reţele de calculatoare, mentenanţă reţele de calculatoare:

- Verificare switchuri, routere; - Verificare cablare; - Verificare ip-uri alocate; - Verificare printere; - Verificare reguli firewall; - Verificare log-uri firewall; - Update firewall calculatore; - Verificare UPS-uri. c) Asistenţă tehnică servere, mentenanţă servere:

- Verificare funcţionalitate servicii instalate (Web, Mail, Firewall, Routare, DHCP, DNS, FileServer, Active Directory);

- Verificare log-uri servere; - Instalare update-uri si servicepack-uri necesare; - Verificare permisiuni fişiere; - Verificare funcţionalitate aplicaţii instalate; - Verificare redundanţă; - Verificare backup-uri. 3. Recuperare date

- Recuperare date de pe harduri de desktop sau laptop; - Recuperare date card; - Recuperare date stick USB, ARS; - Recuperare date DVD/CD; - Recuperare date de pe harduri externe; - Recuperare date de pe hard-uri RAID; - Recuperare date de pe IPOD; - Recuperare date de pe SSD-uri; 4. Web design

- Design şi creaţie logo şi banner-e publicitare; - Construcţie site static; - Construcţie site dinamic; - Construcţie magazin virtual; - Construcţie newsletter; - Redesign site; - Administrare site; - Servicii pentru optimizarea site-ului pentru motoarele de căutare (tehnici SEO – Search Engine Optimization).

5. Înregistrare domenii şi web hosting (găzduire Web)

6. Securitate IT

- Securizare Email: filtrarea mesajelor SPAM şi detecţie viruşi; - Securizare Web: filtrarea conţinutului Web; - Securizare Servere: audituri de securitate şi aplicarea continuă a patch-urilor de securitate;

6

- Securizare retea informatica: audituri de securitate, testarea vulnerabilităţii; - Securizare informaţii: pachet cuprinzător de tehnologii pentru a preveni scurgerea de informaţii din companie;

- Securizare calculatoare: antivirus, antispyware şi tehnologii de navigare pe Internet în siguranţă;

- Securizare fizică: prevenirea accesului neautorizat. 7. Virtualizare

- Virtualizare servere; - Virtualizare calculatoare; - Virtualizare aplicaţii. 8. Depanare calculatoare

- Depanare şi configurare software şi hardware; - Diagnosticare IT; - Curăţare şi întreţinere componente IT; - Înlocuire compnente defecte; - Achiziţii componente de schimb. 9. Proiectare reţele de calculatoare

- Alegerea şi achiziţia echipamentelor necesare pentru proiectarea unei reţele de calculatoare;

- Instalarea, configurarea şi montarea componentelor IT necesare pentru proiectarea unei reţele de calculatoare.

10. Crearea unor programe informatice specializate

- Programe informatice special concepute pentru agenţii comerciali (ex: programe software de gestiune financiar-contabilă, managementul documentelor, analiză economico-financiară,

Enterprise Resource Planning, managementul relaţiilor cu clienţii etc.);

- Programe informatice pentru telefoanele mobile; - Programe informatice pentru administraţia publică; - Programe informatice pentru instituţii de învăţământ; - Programe informatice pentru maşinile industriale; - Programe informatice pentru electronice şi electrocasnice; - Programe informatice pentru Internet (e-mail, partajare fişiere, editor HTML, browser Web etc.);

- Software engineering (bugtracker, compilator, debugger, Integrated Development Environment, revision control, generator de documentaţie, software pentru instalare, software

pentru dezinstalare);

- Multimedia (editor audio, software pentru grafică computerizată 3D, software pentru editare grafică de tip „bitmap”, software pentru editare grafică vectorială, software pentru

redare multimedia, software pentru editare video etc.);

- Securitate (antivirus, firewall, criptare, password cracking/recovery/auditing); - Prelucrarea datelor (sisteme pentru baze de date, software pentru backup, sofware pentru arhivarea fişierelor etc.);

- Motoare pentru jocuri. f) La finalizarea duratei contractului să nu existe nici o pierdere şi nici un cost

suplimentar faţă de Balanţa de încasări şi plăţi.

7

(2) Condiţionarea îndeplinirii indicatorilor în primii 5 ani de postimplementare este

următoarea:

Anul I

Trimestrul I II III IV

Gradul de ocupare (%) 2% 15% 30% 47,3%

Penalizare 0% 3% 20% 50%

Anul II

Trimestrul I II III IV

Gradul de ocupare (%) 50% 55% 65% 75,3%

Penalizare 5% 1% 20% 50%

Anul III

Trimestrul I II III IV

Gradul de ocupare (%) 77% 80% 85% 90,9%

Penalizare 0% 3% 20% 50%

Anul IV şi V

Trimestrul I II III IV

Gradul de ocupare (%) 92% 94% 96% 96,9%

Penalizare 0% 3% 20% 50%

Nu se iau în calcul spaţiile de la parter.

(3) În cazul neîndeplinirii îndicatorilor la un an de la încheierea contractului, Prestatorul este

penalizat cu 50% taxa de administrare anuală.

(4) În cazul în care nici la 3 luni de la încheierea primului an de contract nu s-au îndeplinit

indicatorii şi gradul de ocupare menţionaţi la art. 5, contractul se poate rezilia unilateral.

(5) Admiterea întreprinderilor în cadrul infrastructurii va fi realizată în baza unei proceduri

dezvoltate de prestator şi aprobate de Municipiul Timişoara. Prestatorul va organiza în acest

sens sesiuni de depunere a candidaturilor de ocupare a spaţiilor disponibile. Dosarele de

candidatură vor conţine în mod obligatoriu un Plan de afaceri, a cărui structură va fi definită

în cadrul procedurilor de admitere. Perioada vizată în planul de afaceri va fi de 3 ani pentru

întreprinderile candidate pentru ocuparea spaţiilor din secţiunea de incubare, respectiv 5 ani

pentru întreprinderile candidate pentru ocuparea spaţiilor din secţiunea de consolidare.

(6) După 5 ani, la solicitarea firmelor aflate în perioada de consolidare, durata se prelungeşte,

dar Primăria Municipiului Timişoara – prin Directorul INCUBOXX poate cere preţul pieţei

privind chiria pe metru patrat.

Art. 7. Durata contractului de administrare:

Durata contractului se întinde pe o perioada de 5 ani (60 luni), cu posibilitatea de

prelungire, cu drept de preempţiune pentru prestator în situaţia îndeplinirii în totalitate a

condiţiilor contractuale pe perioada iniţială, şi începe din ziua următoare semnării contractului

de către ambele părţi.

Cerinţa este impusă de perioada de valabilitate a contractului de finanţare, care

este de 5 ani, după finalizarea implementării proiectului.

Art. 8. Descrierea serviciilor de administrare şi management

sprijinirea antreprenorilor prin facilitarea accesului la infrastructura de afaceri la preţuri sub media pieţei;

corectarea şi adaptarea regimului de prestare a activităţii la cerinţele beneficiarului

atragerea de noi investitori şi surse de finanţare pentru dezvoltarea activităţilor economice;

generarea de noi locuri de muncă (în administrarea infrastructurii, dar mai ales în cadrul firmelor găzduite);

8

crearea unor mecanisme şi instrumente de impulsionare a activităţilor de cercetare tehnologică inovativă şi accelerare a vitezei de implementare a noilor tehnologii prin

încurajarea relaţiilor de cooperare între instituţii de educaţie şi cercetare şi întreprinderi;

promovarea afacerilor incubate pe plan naţional şi internaţional;

acordarea de asistenţă tehnică şi instruirea potenţialilor întreprinzători în perioada premergătoare incubării.

folosirea bunurilor primite pe bază de inventar – mobile şi imobile - potrivit destinaţiei acestora, respectiv exploatarea corespunzătoare, evitând distrugerea, degradarea sau

deteriorarea lor. In caz de deteriorare ori distrugere a bunurilor, prestatorul va suporta

cheltuielile de reparaţii sau înlocuire a acestora, după caz;

respectarea cerinţelor privind împărţirea pe sexe a locurilor de muncă nou create - infrastructura de afaceri (faza de incubare şi consolidare), conform menţiunilor din tabelul cu

indicatori

 asigurarea administrării şi managementului în conformitate cu Planul de afaceri aprobat, anexă la HCL-ul de aprobare a prezentului Caiet de sarcini;

 asigurarea vizibilităţii în condiţii eficiente a infrastructurii de afaceri prin toate mijloacele, inclusiv prin promovarea prin reclame şi publicitate de orice fel, inclusiv în mass-

media, prospectarea pieţei şi atragerea de clienţi în infrastructură cu respectarea indicatorilor

prezentaţi la pct. 9;

 asigurarea în bune condiţii a relaţiei cu chiriaşii;  încheierea de contracte de închiriere cu rezidenţii infrastructurii;  asigurarea integrităţii patrimoniului infrastructurii de afaceri;  asigurarea monitorizării şi evaluării activităţilor firmelor incubate pe întreaga perioadă de derulare a contractelor lor;

 prestează, potenţialilor beneficiari, servicii profesionale de asistenţă în procesul de preincubare;

 stabilirea şi menţinerea relaţiilor cu reţelele internaţionale de incubatoare tehnologice şi de afaceri;

 reprezentarea, în calitate de administrator, a structurii de afaceri în relaţiile cu terţii;  ţinerea la zi a documentelor cu privire la prestarea serviciului;  respectarea legislaţiei, normelor, prescripţiilor şi regulamentelor privind igiena muncii, protecţia muncii, protecţia mediului, prevenirea şi stingerea incendiilor;

 furnizarea către autoritatea administraţiei publice locale, a informaţiilor solicitate şi accesul la documentaţiile şi la actele individuale pe baza cărora prestează administrarea;

 prestatorul va înştiinţa municipiul Timişoara în calitate de achizitor de lucrările de reparaţii curente, capitale şi a defecţiunilor datorate greşelilor de execuţie apărute pe parcursul

duratei contractului;

 întocmirea lunară a unui raport de activitate pentru luna anterioară. Cheltuielile de închiriere (preţul pe metru patrat şi cheltuielile pe utilităţi) sunt

prevăzute în Planul de afaceri (anexă la contract) şi aprobat de Municipiul Timişoara prin

Hotărâre a Consiliului Local al Municipiului Timişoara nr. 431/12.09.2014, urmărindu-se

acordarea unor facilităţi întreprinderilor din domeniul IT&C găzduite în secţiunile de

incubare, respectiv consolidare.

Prestatorul trebuie să prezinte calificarea şi experienţa adecvată pentru a asigura

suportul în planificarea afacerilor, în concordanţă cu nevoile specifice ale întreprinderilor

găzduite.

Societatea care va asigura administrarea infrastructurii va putea organiza cursuri de

formare profesională pentru personalul firmelor găzduite sau pentru terţi, va putea organiza

expoziţii şi se va ocupa de reclama şi publicitatea INCUBOXX.

9

Prestatorul de servicii de administrare va încasa chiriile de pe spaţiile de incubare şi

consolidare, de la cele 4 spaţii de la parter (o firmă care va exploata snack – bar – ul (50 de

locuri), o firmă de consultanţă juridică şi de afaceri, o firmă care va avea ca obiect de

activitate exploatarea sălilor de fitness, respectiv de aerobic, respectiv o firma care va presta

servicii de contabilitate) şi veniturile obţinute din organizarea de cursuri de formare

profesională şi din organizarea de expoziţii, la fiecare sfârşit de lună, urmând a le depune în

contul pentru Concesiuni şi închirieri nr. RO08TREZ62121A300530XXXX, pus la dispoziţie

de către Primăria Municipiului Timişoara, până în data de 05 a lunii următoare.

Prestatorul va deconta cheltuielile privind organizarea de cursuri de formare

profesională pentru personalul firmelor găzduite sau pentru terţi, expoziţii şi a celor cu

reclama şi publicitatea INCUBOXX, în baza unui decont ataşat la Raportul lunar.

Art. 9. Verificări şi garanţii

(1) Achizitorul va verifica, prin sondaj, modul de îndeplinire a indicatorilor şi de prestaţie a

administrării şi managementului, întocmind note de constatare privind calitatea prestaţiei,

deficienţele constatate, sesizările şi reclamaţiile utilizatorilor şi va lua măsuri de soluţionare

operativă a acestora.

(2) La începutul fiecărei luni prestatorul de servicii întocmeşte un raport lunar, pentru luna

precedentă, ce va fi înaintat către beneficiar – Primăria Municipiului Timişoara, conform

modelului din Anexa I, până în data de 05 a lunii.

(3) După prezentarea, verificarea şi acceptarea raportului, prin proces verbal de predare-

primire, se va emite factura de către prestator pentru luna respectivă;

(4) În cazul neprezentării raportului lunar, prestatorul va fi penalizat cu 0,5% din valoarea

primită în luna respectivă;

(5) În cazul în care din culpa prestatorului Achizitorul este penalizat pentru neîndeplinirea

indicatorilor „Infrastructurii regionale de afaceri şi inovare în sectorul IT&C”, cod SMIS

34472, prevăzuţi la Art. 5 din prezentul Caiet de sarcini, prestatorul de servicii de administrare

şi management va fi penalizat cu 50% din valoarea taxei de administrare pe un an.

(6) Lunar, reprezentanţii echipei de implementare a proiectului din cadrul Primăriei

Municipiului Timişoara, vor analiza, împreună cu reprezentantul prestatorului care răspunde

de prestarea serviciului, sesizările, reclamaţiile şi solicitările utilizatorilor în vederea

soluţionării legale şi operative a acestora.

Art. 10. Personal alocat obligatoriu: 10.1. Alocarea a minim 5 angajaţi (2 femei şi 3 bărbaţi) cu normă întreagă, care se vor

dedica gestionării ”Infrastructurii Regionale de Afaceri şi Inovare în Sectorul IT&C”,

conform Indicatorilor prevăzuţi la Art. 5 din prezentul Caiet de sarcini.

Ofertantul va asigura personalul de specialitate, menţionat mai sus, care este

considerat strict necesar pentru îndeplinirea contractului.

Disponibilitatea de a organiza cursuri gratuite în domeniul elaborării planurilor de

afaceri pentru firmele din domeniul IT&C din Regiunea de Vest înainte de prima deschidere a

competiţiei de ocupare a spaţiilor din cadrul structurii de afaceri (declaraţie de

disponibilitate).

Deţinerea cel puţin a unei convenţii cu o facultate din Regiune privind organizarea de

stagii de practică pentru studenţi şi organizarea de târguri de oferte de muncă (copie

convenţie).

Cerinţa este conformă cu Indicatorii proiectului prevăzuţi în Planul de afaceri şi în

Cererea de finanaţare Anexe la Contractul de finanţare nr. 1986/2011, aprobat prin Hotărârea

Consiliului Local al Municipiului Timişoara nr. 431/12.09.2014.

Angajaţii alocaţi pentru gestionarea infrastructurii vor acoperi cel puţin următoarele

domenii de activitate, având următoarele funcţii:

o Director centru;

10

o Administrator; o Responsabil marketing; o Recepţioner; o Femeie de serviciu.

Această cerinţă este impusă de Secţiunea 2.6. Indicatori şi de Secţiunea 3.1. Egalitatea

de şanse – Egalitatea între femei şi bărbaţi este un drept fundamental – din Cererea de

finanţare – anexă la contractul de finanţare nr. 1986/2011, o valoare comună a UE, şi o

condiţie necesară pentru realizarea obiectivelor. În calitate de Stat Membru al Uniunii Europene, România s-a angajat să respecte

drepturile tuturor cetăţenilor săi la tratament egal, indiferent de sex, etnie, religie, dizabilităţi,

vârstă şi orientare sexuală.

Problematica promovării egalităţii şanselor în viaţa socială pentru ambele sexe,

constituie o cerinţă esenţială pentru societatea românească, fiind considerată o componentă de

bază a preocupării pentru respectarea drepturilor fundamentale ale oamenilor. De aceea,

stimularea în egală măsură a contribuţiei femeilor şi bărbaţilor la dezvoltarea durabilă şi la

progresul societăţii a căpătat o importanţă crescândă în România.

Pornind de la principiul egalităţii de şanse între femei şi bărbaţi, astfel cum este definit

în Legea 202/2002, republicată, care presupune luarea în considerare a diferitelor capacităţi,

necesităţi şi aspiraţii ale bărbaţilor şi ale femeilor precum şi tratamentul egal al acestora, în

prezent, este esenţial pentru România ca femeilor să li se asigure în mod real egalitatea de

şanse în ceea ce priveşte accesul la educaţie, la formare şi la un loc de muncă, la întemeierea

unei familii şi la participarea la luarea de decizii publice şi politice, trăsătură ce caracterizează

societăţile democratice şi dezvoltate. În acest scop, România depune un efort important pentru

a-şi adapta legislaţia la principiul nediscriminării pe criteriul de sex, conform legislaţiei

comunitare.

În România există o segregare pe sexe a ocupaţiilor, observându-se că cele în care

predomină femeile, sunt, în general, mai prost plătite. Bărbaţii reprezintă mai mult de

jumătate din populaţia activă. Accesul egal pe piaţa muncii presupune iniţierea şi derularea

unor programe de informare referitoare la egalitatea în drepturi pe piaţa muncii pentru femei

şi pentru bărbaţi, precum şi stimularea interesului pentru formarea profesională continuă în

vederea facilitării accesului în toate sectoarele de activitate.

Pentru ca aceste obiective să fie realmente eficiente, este necesară elaborarea unei

strategii care să stabilească acţiuni ce trebuie îndeplinite, respectiv măsuri concrete precum şi

termenele-limite de realizare, în aşa fel încât să fie posibilă evaluarea rezultatelor obţinute şi

totodată, să precizeze organele responsabile cu implementarea lor.

Conceptul de egalitate de şanse a evoluat în ultima perioadă, devenind un concept mai larg

care se referă nu doar la femei şi bărbaţi dar şi la relaţia cu alte grupuri dezavantajate dintr-o societate.

Prestatorul îşi asumă atingerea obiectivelor privind gradul de ocupare a infrastructurii,

respectiv numărul de locuri de muncă create la nivelul acesteia, conform graficelor de mai

sus.

Art. 11. Preţul contractului

11.1. Achizitorul se obliga să plătească prestatorului preţul convenit pentru îndeplinirea

serviciilor ofertate.

11.2. Preţul convenit pentru îndeplinirea contractului, plătibil prestatorului de către achizitor,

este valoarea ofertată în lei la care se adaugă TVA.

11

11.3. Prestatorul va primi lunar contravaloarea sumei ofertate împărţită la cele 60 de luni (5

ani) cât este durata contractului.

11.3. În cazul în care prestatorul va îndeplini gradul de ocupare mai repede decât termenele

prevăzute la art. 5 din prezentul Caiet de sarcini, pe lângă plata lunară, va primi un bonus de

5,0% din cuantumul încasărilor chiriilor din luna respectivă.

11.4. Toate veniturile din închirierea spaţiilor vor reveni Municipiului Timişoara. Chiria va fi

urmărită şi încasată de către administrator şi virată integral într-un cont pus la dispoziţie de

Municipiul Timişoara. În acelaşi timp, Municipiul Timişoara va suporta cheltuielile de

exploatare a infrastructurii, acestea incluzând (fără a se limita la):

o Cheltuieli de întreţinere spaţii verzi o Cheltuieli reparaţii birouri o Cheltuieli cu spălarea faţadei o Inspectii şi service sistem climatizare o Cheltuieli utilităţi 11.5. Cheltuielile cu amortismentele nu sunt luate în calcul în Planul de afaceri, rămânând în

sarcina Primăriei Municipiului Timişoara.

11.6. Municipalitatea îşi asumă realizarea investiţiilor de înlocuire la finalizarea duratei de

viaţă economică a echipamentelor, pe întreaga durată a contractului.

11.7. La elaborarea preţului ofertat, ofertanţii au obligaţia de a ţine cont de cele 3

componente din care este formată taxa de administrare:

a) Cheltuieli salariale pentru cele 5 persoane (2 femei şi 3 bărbaţi) care vor

administra imobilul, detaliate conform tabelului de mai jos;

Nr.

crt.

Funcţia Simbol Salariul NET

lei/lună Salariul BRUT

lei/lună Contribuţia

angajatorului

lei/lună

1 Director centru D

2 Administrator A

3 Responsabil marketing RM

4 Recepţioner R

5 Femeie de serviciu FS

b) Cheltuieli de administrare – se calculează ca procent din cheltuielile salariale:

materiale de curăţat pentru întreţinerea curăţeniei (detergenţi, mopuri, hârtie igienică etc.),

consumabile (hârtie pentru copiator, hârtie pentru ploter, toner pentru multifuncţionale şi

ploter etc.), deplasări în delegaţii pentru promovarea INCUBOXX şi în vederea încheierii de

protocoale de colaborare etc.

c) Profit – se calculează ca procent din cheltuielile salariale

Taxa de administrare se calculează pe un an de zile şi pe 5 ani (durata contractului).

Art. 12. Clauze referitoare la încetarea prestării serviciului:

(1) Încetarea administrării INCUBOXX de către prestator se face în următoarele situaţii:

a) în cazul în care prestatorul nu îndeplineşte gradul de ocupare al INCUBOXX şi indicatorii

prevăzuţi la art. 5 din prezentul Caiet de sarcini;

b) la expirarea duratei stabilite prin contractul de prestări servicii, dacă părţile nu convin, în

scris, prelungirea acestuia, în condiţiile legii;

c) în cazul în care interesul naţional sau local o impune, prin denunţarea unilaterală de către

achizitor, cu plata unei despăgubiri juste şi prealabile în sarcina prestatorului, dar care nu

poate depăşi în nici un caz valoarea contractului de prestări servicii de administrare iniţial;

f) la dispariţia, dintr-o cauză de forţa majoră, a bunului sau în cazul imposibilităţii obiective a

prestatorului de a-l exploata, prin renunţare, fără plata unei despăgubiri;

g) achizitorul îşi rezervă dreptul de a renunţa la contract, printr-o notificare scrisă adresată

prestatorului, fără nici o compensaţie, dacă acesta din urmă dă faliment (în cazul societăţilor

12

comerciale), cu condiţia ca această anulare să nu prejudicieze sau să afecteze dreptul la

acţiune sau despăgubire pentru prestator. În acest caz, prestatorul are dreptul de a pretinde

numai plata corespunzătoare pentru partea din contract îndeplinită până la data denunţării

unilaterale a contractului.

Art. 13. Dispoziţii finale:

(1) Ofertantul va prezenta un Plan de management care va conţine strategia de recrutare a

IMM-urilor pentru ocuparea spaţiilor din incubare şi consolidare pentru îndeplinirea

indicatorilor proiectului, strategia de organizare a cursurilor de perfecţionare, conferinţelor şi

expoziţiilor, riscurile ce pot duce la neîndeplinirea indicatorilor de proiect şi strategia de

atenuare şi eliminare a riscurilor. În cazul neprezentării Planului de management oferta

este considerată neconformă.

(2) Condiţiile prevăzute în caietul de sarcini sunt minimale şi obligatorii pentru desfăşurarea

achiziţiei publice pentru prestarea serviciilor de administrare proprietate nerezidenţială (CPV

70332).

(3) Ofertanţii pot oferi şi alte condiţii, altele decât cele specificate în prezentul caiet de sarcini,

şi care nu contravin cu prevederile acestuia, preconizate a fi favorabile unei bune desfăşurări a

activităţii acestui serviciu.

MANAGER DE PROIECT ASISTENT DE PROIECT

Ing. Daniela-Elena BURTIC jr. Andreea BĂLAN

RESPONSABIL JURIDIC

Jr. Simona VÎRLEA

13

Prestator ANEXA I

Date de identificare

RAPORT LUNAR

Privind administrarea şi managementul INCUBOXX

Luna nr. ___ a contractului de prestări servicii nr. ______/_________

(ziua/luna/anul întocmirii raportului)

Descrierea pe scurt a activităţilor desfăşurate în luna pe care o raportează:

Îndeplinirea Indicatorilor şi a gradului de ocupare a INCUBOXX, conform art. 5 din

Caietul de sarcini anexă la contract:

1. Personalul angajat (2 femei şi 3 bărbaţi) şi atribuţiile acestora:

- Director centru

- Administrator

- Responsabil marketing

- Recepţioner

- Femeie de serviciu

2. Numărul de firme în incubare (inclusiv enumerarea acestora)

- personalul firmelor din incubare: câte femei şi câţi bărbaţi

Nr. crt. Societatea Comercială Număr angajaţi din care:

Femei Bărbaţi

1.

n.

3. Numărul de firme în consolidare (inclusiv enumerarea acestora)

- personalul firmelor din consolidare: câte femei şi câţi bărbaţi

Nr. crt. Societatea Comercială Număr angajaţi din care:

Femei Bărbaţi

1.

n.

4. Gradul de ocupare al clădirii (% din suprafaţa totală):

5. Probleme legate de integritatea clădirii apărute în luna raportată:

6. Alte probleme, sesizări, solicitări:

S.C. _____________________ S.R.L.

Reprezentant:

(Numele şi prenumele cu litere mari de tipar)

(funcţia deţinută)

(semnătura)

ROMANIA APROBAT, JUDETUL TIMIS PRIMAR MUNICIPIUL TIMISOARA DIRECŢIA DEZVOLTARE Nicolae Robu Serviciul Proiecte cu Finanţare Internaţională NR.__________________________

REFERAT privind aprobarea Caietului de sarcini şi a valorii estimate pentru achiziţia serviciului

de administrare şi management a “Infrastructurii regionale de afaceri şi inovare în sectorul IT&C”, cod SMIS 34472, investiţie finanţată prin Programul Operaţional Regional 2007-2013, în cadrul Axei prioritare 1 „Sprijinirea dezvoltării durabile a oraşelor - poli urbani

de creştere”, Domeniul de intervenţie 1.1. „Planuri integrate de dezvoltare urbană”, Sub- domeniul: Poli de creştere, Programul Operaţional Regional 2007-2013,

Proiectul “Infrastructură regională de afaceri şi inovare în sectorul IT&C”, cod

SMIS 34472, a cărui implementare a început în data de 26.07.2011, este finanţat în cadrul Regio - Programul Operaţional Regional 2007-2013, Axa prioritară 1 „Sprijinirea dezvoltării durabile a oraşelor – poli urbani de creştere”, Domeniul de intervenţie 1.1. „Planuri integrate de dezvoltare urbană”, Sub-domeniul: Poli de creştere.

Obiectivul general al proiectului a fost realizarea unei structuri locale de sprijinire a afacerilor pentru încurajarea iniţiativei antreprenoriale locale, într-un domeniu de importanţă strategică pentru îndeplinirea viziunii de dezvoltare a Polul de Creştere Timişoara - tehnologia informaţiei şi telecomunicaţii – în vederea dezvoltării durabile a mediului de afaceri din această zonă.

Imobilul în speţă a fost construit pentru găzduirea unei structuri de sprijinire a afacerilor (incubator) în domeniul IT&C, menită să contribuie la sprijinirea microintreprinderilor aflate în faza demarării şi a IMM-urilor aflate în faza consolidării afacerilor lor şi a serviciilor de suport pentru firmele incubate, care să contribuie la reducerea cheltuielilor indirecte ale acestora, în vederea creşterii competitivităţii lor pe piaţă.

Clădirea a fost finalizată, dotată şi recepţionată iar termenul de finalizare a contractului de finanţare este 25.01.2015.

Atribuirea contractului de prestări servicii de administrare şi management va avea loc prin procedură concurenţială, conform OUG nr. 34/2006, cu o durată a contractului de prestări servicii de 5 ani cât este perioada de valabilitate a Contractului de finanţare nr. 1986/2011. Prin Hotărârea Consiliului Local al Municipiului Timişoara nr. 431/12.09.2014, s-a aprobat alocarea anuală a sumei de 612.373,00 lei pentru administrarea şi întreţinerea obiectivului de investiţie INCUBOXX, realizat prin proiectul “Infrastructură regională de afaceri şi inovare în sectorul IT&C”, cod SMIS 34472, finanţat prin Programul Operaţional Regional 2007-2013. Cheltuielile salariale, prevăzute prin HCL nr. 431/12.09.2014, sunt mai mari (174.000,00 lei/an) decât cele menţionate în Planul de afaceri întocmit în 2009 (134.000,00 lei/an), dar prea mici ca să atragă ofertanţi în vederea achiziţiei serviciului de administrare şi management al INCUBOXX. Având în vedere cele menţionate mai sus, solicităm ca valoarea estimată pentru achiziţia serviciului de administrare şi management a INCUBOXX pentru o durată a contractului de 5 ani, să fie 1.728.105,60 lei la care se adaugă TVA, respectiv 345.621,12 lei/an, fără a se suplimenta valoarea anuală aprobată prin HCL nr. 431/12.09.2014.

Detaliem, mai jos, modul de calcul al valorii estimate pentru achiziţia contractului de prestări servicii de administrare şi management al INCUBOXX: Nr. crt.

Funcţia Simbol Salariul NET lei/lună

Salariul BRUT lei/lună

Contribuţia angajatorului

lei/lună 1 Director centru D 4.500,00 6.416,00 1.477,00 2 Administrator A 3.000,00 4.276,00 983,00 3 Responsabil marketing RM 3.000,00 4.276,00 983,00 4 Recepţioner R 2.000,00 2.847,00 654,00 5 Femeie de serviciu FS 1.000,00 1.378,00 318,00 Cheltuieli salariale: Cheltuieli salariale lunare = 23.608,00 lei/lună Cheltuieli salariale anuale = 283.296,00 lei/an Cheltuieli de administrare 15% = 42.494,40 lei/an Profit 7% = 19.830,72 lei/an TOTAL valoare estimată taxă de administrare lunară = 28.801,76 lei/lună TOTAL valoare estimată taxă de administrare anuală = 345.621,12 lei/an TOTAL valoare estimată ca taxă de administrare pe cei 5 ani de contract = 1.728.105,60 lei

Având în vedere cele menţionate mai sus, precum şi necesitatea îndeplinirii tuturor indicatorilor prevăzuţi şi asumaţi prin proiect,

PROPUNEM:

- aprobarea Caietului de sarcini (anexa 1) pentru achiziţia serviciului de administrare şi management a clădirii construită prin proiectul “Infrastructurii regionale de afaceri şi inovare în sectorul IT&C”, cod SMIS 34472. - aprobarea valorii estimate de 1.728.105,60 lei la care se adaugă TVA pe o perioadă de 5 ani, respectiv 345.621,12 lei/an la care se adaugă TVA pentru serviciul de administrare şi management a clădirii proiectului “Infrastructurii regionale de afaceri şi inovare în sectorul IT&C”, cod SMIS 34472. Director Direcţia Dezvoltare Pentru Secretar, Arh. Aurelia JUNIE Simona DRĂGOI Şef Serviciul Proiecte cu Finanţare Internaţională Director Direcţia Economică

Ing. Magdalena NICOARĂ ec. Smaranda HARACICU Manager de proiect Asistent de proiect ing. Daniela-Elena BURTIC jr. Andreea BĂLAN

Avizat juridic Cons. Juridic Daniela ŞTEFAN

Cod. FO 53-01,ver.1