1
ROMÂNIA Se aprobă, JUDEŢUL TIMIŞ PRIMAR PRIMĂRIA MUNICIPIULUI TIMIŞOARA SERVICIUL DEZVOLTARE ŞI Dr.ing. GHEORGHE CIUHANDU INTEGRARE EUROPEANĂ Nr. SC 2006 – 5548/27.03.2006
REFERAT
privind implementarea Sistemului de Management al Calităţii
În ultimiii ani Primăria Municipiului Timişoara a depus eforturi constante pentru reducerea
birocraţiei, un exemplu elocvent în acest sens fiind proiectul derulat de către autoritatea publică împreună cu IRIS şi Ambasada S.U.A „Timişoara oraş de 5 stele”. Astfel accelerarea procesului de eliberare a documentelor necesare cetăţenilor, îmbunătăţiriea, atât a procedurilor de lucru, cât şi a organizării interne, reprezintă obiective importante.
De altfel şi Guvernul României are iniţiative în acest sens, prin Hotărârea de Guvern nr. 1723/2004 se prevede, ca măsură pe termen lung pentru combaterea birocraţiei în activitatea de relaţii cu publicul implementarea de către autorităţile publice locale a sistemului de management al calităţii – ISO 9001, măsură ce trebuie realizată până la data de 1 iunie 2006.
Standardul ISO 9001, internaţional recunoscut, este un standard generic. Obiectivul acestuia este de a stabili cerinţe internaţionale pentru sistemul de management al calităţii în orice domeniu. Un certificat ISO 9001 dovedeşte că sistemul de management al calităţii, implementat într-o instituţie, întruneste toate cerinţele acestui standard internaţional.
Sistemul de management al calităţii se adresează şi implicit poate fi aplicat de orice tip de instituţie, fie ea publică sau privată; şi reprezintă acel sistem prin care se urmăreşte asigurarea unor produse şi servicii în conformitate cu cerinţele clienţilor, respectiv cetăţenilor.
Un sistem de management al calităţii include următoarele: - strategia instituţiei; - organizare şi responsabilităţi definite; - control operaţii critice inclusiv practici standard; - control documente (asigurarea că documentele aduse la zi sunt disponibile); - instruire; - sistem de înregistrare; - audit intern; - sistem de acţiuni preventive şi corective; - analiză management pentru îmbunătăţire continuă.
Existenţa unui sistem de management al calităţii presupune un mod competitiv de administrare, gestionare, o mai bună alocare a resurselor.
Un sistem de management al calităţii conferă instituţiei publice oportunitatea de a examina felul în care lucrează angajaţii şi ajută la îmbunătăţirea comunicării între aceştia. În mod evident, o mai bună
2
comunicare între angajaţi duce la fluidizarea activităţii, fluidizare ce contribuie la îmbunătăţirea relaţiilor cu cetăţenii/beneficiarii serviciilor.
Prin implementarea în cadrul Primăriei Municipiului Timişoara a sistemului de management al calităţii se urmăreşte eficientizarea serviciilor publice locale. Rezultatele aşteptate sunt următoarele: − punerea cetăţenilor în contact cu o birocraţie pozitivă, nu cu una negativă, rezultând rezolvarea
competentă a cererilor cetăţenilor, adică ale contribuabililor/alegători. − descurajarea posibilităţilor de corupere a sistemului/personalului Primăriei Municipiului Timişoara − conştientizarea fiecărui angajat al Primăriei Municipiului Timişoara că poate influenţa, pozitiv sau
negativ, modul de funcţionare al instituţiei − posibilitatea de evaluare a satisfacţiei cetăţenilor municipiului în relaţia cu Primăria Municipiului , cât
şi a satisfacţiei angajaţilor Primăriei − urmărirea îndeplinirii politicii şi obiectivelor instituţiei publice − economisire de timp şi bani atât din bugetul contribuabililor cât şi din cel al instituţiei publice − prin certificarea serviciilor se va obţine evitarea erorilor, în locul corectării lor − ţinerea sub control a tuturor documentelor din instituţia publică: elaborare, analiză, aprbare, emitere,
difuzare, păstrare, modificare, retragere şi distrugere − definirea clară a circuitului documentelor şi înregistrarea acestora − stabilirea tuturor responsabilităţilor şi urmărirea documentară a respectării acestora − urmărirea îndeplinirii, eficacităţii şi eficienţei acţiunilor stabilite în cadrul instituţiei publice − asigurarea competenţei, conştientizării şi instruirii personalului Primăriei Municipiului Timişoara − îmbunătăţirea continuă a performanţei generale a Primăriei Municipiului Timişoara.
În plus, faţă de aceste elemente de bază, implementarea unui sistem de management al calităţii prezintă avantaje prin îmbunătăţirea transparenţei actului decizional.
Implementare unui sistem de management al calităţii reprezintă, într-o oarecare masură, şi o chestiune de imagine, deoarece scopul unui astfel de sistem îl constituie creşterea competitivităţii.
Sistemul de management al calităţii îşi propune să asigure servicii de calitate pentru colectivitatea locală, garantând îndreptarea tuturor eforturilor instituţiei spre satisfacerea cerinţelor explicite sau implicite ale cetăţenilor, prin creşterea calităţii activităţii desfăşurate şi îmbunătăţirea continuă. Astfel, autoritatea publică locală are competenţa necesară de a oferi satisfacţii cetăţenilor, întrucât nivelul înalt de competitivitate permite adaptarea „gamei de servicii” a Primăriei Municipiului Timişoara la cerinţele cetăţenilor, asigură o percepţie de calitate ridicată şi nu în ultimul rând, sistemul de management al calităţii contribuie la îmbunătăţirea comunicării între cetăţeni şi funcţionarii din cadrul Primăriei. Deci, ca un beneficiu pentru cetăţeni, prin implementarea unui sistem efectiv de management al calităţii sunt satisfăcute cerinţele cetăţenilor, ceea ce duce la creşterea credibilităţii autorităţilor locare şi la încrederea în serviciile furnizate de Primăria Municipiului Timişoara.
În ceea ce priveşte personalul instituţiei publice, un asemenea sistem are menirea de a motiva angajaţii şi în acelaşi timp de a contribui la ordonarea activităţii, atât a funcţionarilor publici din instituţie, cât şi a personalului contractual angajat. Un sistem de management eficient face ordine în alocarea responsabilităţilor către fiecare angajat în parte, ajutând astfel la creşterea eficienţei acestora.
Tot ca un beneficiu pentru personalul Primăriei Municipiului Timişoara, sistemul de managenent al calităţii oferă şi posibilitatea pregătirii perfecţionării profesionale a angajaţilor. În vederea implementării sistemului integrat de management al calităţii în cadrul Primăriei Municipiului Timişoara este necesară achiziţionarea de servicii de consultanţă, instruire şi certificare. Proiectul va fi realizat în colaborare cu Camera de Comerţ, Industrie şi Agricultură Timişoara, întrucât sistemul de management al calităţii beneficiază de cofinanţare din partea Camerei, fiind promisă, în acest scop, alocarea 10.000 RON pentru implementarea acestuia.
3
Totodată va fi necesară constituirea unei comisii de analiză a conditţiilor de implementare a sistemului de management al calităţii. Comisia va stabilită de comun acord cu consultantul selectat, în funcţie de situaţiile şi nevoile apărute la momentul respectiv.
Având în vedere aspectele menţionate mai sus; În baza prevederilor art. 2 şi III din anexa la Hotărârea Guvernului nr. 1723/2004 privind aprobarea Programului de măsuri pentru combaterea birocraţiei în activitatea de relaţii cu publicul; În conformitate cu dispoziţiile art. 38 alin. 2 lit. d) şi x) din Legea administraţiei publice locale nr. 215/2001, cu modificările ulterioare;
Propunem:
Art. 1. Implementarea Sistemului de Management al Calităţii în cadrul Primăriei Municipiului Timişoara;
Art. 2. Aprobarea alocării, din bugetul local, a următoarelor sume:
- 13.000 euro + TVA reprezentând costuri de consultanţă şi instruire, - 4.500 euro + TVA reprezentând costuri de certificare
Direcţia Patrimoniu Ec. Nicuşor MIUŢ
Director economic Ec. Adrian BODO
Şef Serviciu Dezvoltare şi Integrare Europeană Arh. Aurelia JUNIE
Avizat Juridic Şef Serviciu
Cons. Jr. Mirela LASUSCHEVICI
Întocmit
Cons. Raluca TEODORESCU